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CAPITULO I
1- ASPECTOS PRELIMINARES 1.1 ORIGEN DE LA ACTUACIN Siguiendo instrucciones del ciudadano Wilmer Colina Morles, titular de la Unidad de Auditora Interna de la Alcalda del Municipio Libertador del Estado Mrida, segn oficio N UAI-0077-2011, UAI-0076-2011, UAI-0075-2011 de fecha 23 de Mayo del 2011, se procedi a realizar la INSPECCIN FISCAL, EN LA GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE LA ALCALDA DEL MUNICIPIO LIBERTADOR DEL ESTADO MRIDA, SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CORRESPONDIENTE AL EJECICIO FISCAL 2010. Con el objeto de verificar la legalidad, exactitud y sinceridad de los procedimientos administrativos y presupuestarios, la cual se efectu de conformidad con las disposiciones legales aplicables al caso.

1.2 BASAMENTO LEGAL Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal con su Reglamento. Las Normas Generales de Control Interno. Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Reglamentos N4 de la Ley Orgnica de la

Administracin Financiera del Sector Pblico.


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Ley de Contrataciones Pblicas y su Reglamento. Manual de Normas y Procedimientos Gerencia de Administracin y sus Dependencias Gaceta Municipal Extraordinaria N37 Ao IV 31/12/2007. Ley del Estatuto de la Funcin Pblica. Reforma del Manual de Organizacin y Funciones del Concejo y la Alcalda del Municipio Libertador del Estado Mrida, Publicada en Gaceta Municipal

Extraordinaria N 95, Ao IV, del 17/07/2003. 1.3 ALCANCE La actuacin fiscal tuvo carcter aleatorio y se orient en la revisin y anlisis de las normas, procedimientos y mecanismos que regulan los actos de

administracin, los requisitos y condiciones que deben cumplirse en la autorizacin de las transacciones presupuestarias y financieras que conforman el control interno aplicados en la Gerencia de Administracin, para el ejercicio fiscal 2010. 1.4 OBJETIVO GENERAL Verificar las polticas y normas formalmente dictadas, los mtodos y

procedimientos efectivamente implantados que garanticen la exactitud, cabalidad y veracidad de la informacin presupuestaria , financiera, administrativa y tcnica, en la Gerencia de Administracin que garanticen el cumplimiento del sistema de Control Interno para el ejercicio Fiscal 2010.

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1.5 OBJETIVO ESPECFICO Determinar las garantas del cumplimiento del Sistema de Control Interno en la aplicacin de los procedimientos administrativos ejecutados por la Gerencia de Administracin de la Alcalda del Municipio Libertador. Verificar los documentos que soportan las rdenes de pago por concepto de bienes y servicios, contrataciones de obras, pagos de los distintos beneficios que establecen las clusulas de las convenciones colectivas de trabajadores y contrato de servicios profesionales llevados por la Gerencia de Administracin de la Alcalda del Municipio Libertador del Estado Mrida, correspondiente al ejercicio fiscal 2010. Verificar el cumplimiento de las normas legales aplicadas a los procedimientos llevados por la Gerencia de Administracin.

1.6 ENFOQUE DE LA ACTUACIN

De acuerdo a la facultad conferida a la Unidad de Auditora Interna del Municipio Libertador del Estado Mrida en la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del sistema Nacional de Control Fiscal, en su Artculo 41, la actuacin fiscal se orient hacia el control posterior, en la revisin y anlisis a los fines de verificar la legalidad, exactitud y sinceridad de los sistemas y procedimientos que garanticen la correcta aplicacin de un sistema de control interno en la Gerencia de Administracin para el ejercicio fiscal 2010.
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1.7 MTODOS PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS Para el cumplimiento del objetivo planteado, se realiz lo siguiente: Recopilacin de la Informacin mediante oficios dirigidos al Departamento Administracin. Revisin analtica y examen de exactitud en forma aleatoria.de las rdenes de pago, ordenes de compras, ordenes de servicios y ordenes de perdido, para el ejercicio Fiscal 2010. Verificacin y comprobacin de la documentacin que soporta las rdenes de pago, ordenes de compras, ordenes de servicios y ordenes de perdido, para el ejercicio Fiscal 2010. Indagacin y confirmacin de informacin obtenida. Revisin de los libros de registros de las rdenes de compras y servicios. de Registro Contable de la Gerencia de

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CAPITULO II 2. CARACTERSTICAS GENERALES: 2.1 Gerencia de Administracin La Gerencia de Administracin de la Alcalda del Municipio Libertador del Estado Mrida, fue creada el 26 de Noviembre de 2001, segn Gaceta Municipal N 76 ao III en la Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos. Las modificaciones de la estructura organizativa fueron realizadas en la Gerencia de Hacienda Municipal, se eliminaron las Unidades Administrativas relacionadas con Compras y Suministros, Contabilidad y Tesorera, las cuales fueron adscritas a las Gerencia de Administracin, cuyo objetivo es ejecutar la poltica administrativa para garantizar el apoyo al cumplimiento de los programas y proyectos que asegure el logro de los objetivos del Municipio. Entre las funciones principales que debe ejecutar cada Departamento tenemos: Departamento de Contabilidad: Organizar, realizar y supervisar los registros contables, llevar la contabilidad de la ejecucin del presupuesto, analizar las transacciones financieras y verificar el ingreso y existencias de los bienes muebles e inmuebles. Departamento de Tesorera: Custodiar los fondos y valores del Municipio manteniendo sus registros, as como exigir, recibir y custodiar las finanzas de los contribuyentes que tengan esa obligacin con la Municipalidad para emitir informacin confiable sobre los Fondos de Ingresos recaudados.
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Departamento de Compras y Suministros: Planificar y ejecutar las compras de materiales de consumo y equipo, suministrar a las dependencias de la Alcalda de materiales fungibles y tiles de oficina. Ordenacin de Pagos: Verificar y garantizar que se cumpla las disposiciones legales, reglamentarias y normativas del presupuesto de gastos de la administracin activa. 2.2. Organigrama funcional.

De acuerdo a lo que establece la mencionada reforma, la estructura organizativa de la Gerencia de Administracin se describe a continuacin

GERENCIA DE ADMINISTRACIN

ORDENACIN DE PAGOS

TESORERA

COMPRA Y SUMINISTROS

CONTABILIDAD

BIENES MUNICIPALES

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2.3. Datos Presupuestarios y Financieros

Segn la Ordenanza sobre Presupuesto Reconducido de Ingresos y Gastos Pblicos del Ejercicio Econmico Financiero 2.010, la Partida Presupuestaria Nro. 0110000051, la cual corresponde a la Direccin y Coordinacin Administrativa, tiene asignado un monto global de ocho millones seiscientos un mil quinientos treinta y ocho bolvares con cero cntimos (BsF.8.601.538, 00).

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CAPITULO III Los resultados preliminares de la presente actuacin fiscal fueron notificados al Alcalde y la Gerencia de Administracin de la Alcalda del Municipio Libertador del Estado Mrida, mediante Informe Preliminar remitidos con oficios N UAI0158-2011 y N 0159-2011 de fecha 8 de Noviembre del 2011 respectivamente y recibidos el 14 de noviembre del 2011, a este ultimo se le otorg un plazo de diez (10) das hbiles, contados a partir de la recepcin del mismo. Se recibi de la Gerencia de Administracin oficio N GA/1327/2011 de fecha 23 de Noviembre de 2011 solicitando prorroga legal para dar respuestas a las observaciones formuladas en segn la Ley la Inspeccin Fiscal, confirindoles la prorroga del plazo legal para que presenten las correcciones o planteamientos que

consideren pertinentes mediante Oficio signado con el N UAI-0169-2011 de fecha 25 de noviembre de 2011. En tal sentido, la Unidad de Auditoria Interna

recibi comunicacin S/N de fecha 08 de diciembre de 2011, que a su vez fueron anexadas las siguientes comunicaciones: 1) Departamento de Registro

Contable oficio N DRC/0095/2011 del 22/11/11, 2) Departamento de Compras y Suministros oficio sin nmero y fecha, 3) Departamento de Ordenamiento de

Pago oficio N GADOP-025-2011 del 29/11/11, y 4) Gerencia de planificacin y Presupuesto oficio N GPP-0583-2011 del 22/11/11, recibidas por esta

Unidad de Control el 16 de febrero de 2012 con respuestas al referido informe, de las observaciones determinadas en los puntos: (3.1.2) (3.1.3) (3.1.4) (3.1.13)

(3.1.14) (3.1.15) (3.1.16) (3.1.17) (3.1.20) (3.1.21) (3.1.23), y una vez evaluadas, se reincorporaron al informe definitivo. No se obtuvo respuestas de las restantes observaciones, en consecuencia los resultados de estas definitivos.
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se consideraron

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3. OBSERVACIONES DERIVADAS DEL ANLISIS RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES REALIZADAS POR LA GERENCIA DE ADMINISTRACION DE LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO LIBERTADOR DEL ESTADO MERIDA. PUNTO 3.1.1: 3.1.1. Se determin la carencia de firma autgrafa y sellos en anexos contentivos en la tramitacin de rdenes de pago por parte del Despacho del Alcalde, la Gerencia de Administracin y el Departamento de Ordenacin de Pago, lo que contraviene LEY ORGNICA DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS publicada en Gaceta Oficial N 2818 del 01de julio de 1981, en su Artculo 18: establece El sello de la oficina. El original del respectivo instrumento contendr la firma autgrafa del o de los funcionarios que la suscriban. En el caso de aquellos actos cuya frecuencia lo justifiquen, se podr disponer mediante decreto, que la firma de los funcionarios sea estampadas por medios mecnicos que ofrezcan garantas de seguridad. En concordancia con la LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL, publicada en Gaceta Oficial N 37.347 del 17 de Diciembre de 2001, que indica en su Artculo 39: Los Gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada departamento, seccin o cuadro organizativo especfico deber ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales, de los planes y polticas y de los instrumentos de control interno a que se refiere el Artculo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo
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su directa supervisin. En consecuencia, no se aplican los mecanismos ptimos de control por parte de la Gerencia de Administracin, por lo que la informacin generada no proporciona transparencia y confiabilidad. En los cuadros que siguen se detalla la omisin incurrida por los Despachos y funcionarios responsables:

CUADRO N 1 (ORDENES DE PAGO CON CARENCIA DE FIRMA AUTGRAFA Y SELLO DEL DESPACHO DEL ALCALDE)
N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 FECHA 08/12/2010 08/12/2010 08/12/2010 13/12/2010 13/12/2010 13/12/2010 13/12/2010 13/12/2010 14/12/2010 14/12/2010 16/12/2010 16/12/2010 17/12/2010 20/12/2010 20/12/2010 20/12/2010 20/12/2010 N ORDEN DE PAGO OOOO5411-1366 OOOO5413 OOOO5417 OOOO5422 OOOO5427 OOOO5428 OOOO5437 OOOO5474 OOOO5491 5492 OOOO5551 OOOO5553 OOOO5611 OOOO5653 OOOO5667 OOOO5686 OOOO5689 BENEFICIARIO Constructora YARUHA C.A. PRAKA Construcciones y Proyectos Kharymar de Martha Elena Gutirrez De Romnyna Mariossi Fernndez Prez Mrquez M. Jos Ramn Guerrero Ramn Molina de Fernndez Constructora Ramolca C.A. Leal Viloria Jos Manuel Sarcos Acevedo Inti Yosu Asociacin Cooperativa SERVIMAMPRO TRAFFIC VIAL C.A. Zambrano Snchez Lizbeth Coromoto Centro Clnico Dr. Marcial Ros Bloque de Prensa, Cine y Televisin Gabriel P. Figueroa Evelyn May Zerpa Mary

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N FECHA 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 20/12/2010 20/12/2010 21/12/2010 21/12/2010 21/12/2010 21/12/2010 21/12/2010 22/12/2010 22/12/2010 22/12/2010 22/12/2010 22/12/2010 22/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 N ORDEN DE PAGO OOOO5690 OOOO5688 OOOO5760 OOOO5767 OOOO5784 OOOO5789 OOOO5790 OOOO5816 OOOO5820 OOOO5827 OOOO5832 OOOO5837 OOOO5844 OOOO5872 OOOO5878 OOOO5879 OOOO5883 OOOO5893 OOOO5896 OOOO5887 OOOO5898 OOOO5899 OOOO5903 OOOO5907 OOOO5917 OOOO5918 OOOO5928 BENEFICIARIO
Snchez Dugarte Yoraima

Pea Alarcn Eliomar Sergio Tulio Pea Izarra. Snchez Jess Alberto Producciones Lucabem Andina de Sistemas Andina de Sistemas
AUTORESPUESTOS ACCEL S.R.L.

Foto Grabadas Premiaciones y Grados 3000 Asociacin Cooperativa TECMASER SAMCECA C.A Corporacin TX de Venezuela Continua Comunicacin Rivas Snchez Jos del Carmen Oviedo Quintero Jos Alberto Ingeniera de Construcciones C.A. Villasmil Daniel Auto Repuestos el Gordo Producciones LUCABEN COMDUTEL Deportes Mrida Andina de Sistemas Producciones Noel Pabn Osorio REVIC C.A. Aguas de Mrida C.A. CADAFE Multimoto

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CUADRO N2 (ORDENES DE PAGO CON CARENCIA DE FIRMA AUTGRAFA Y SELLO DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIN)
N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 03/06/2010 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 08/07/2010 10/08/2010 13/12/2010 13/12/2010 16/12/2010 21/12/2010 08/12/2010 21/12/2010 22/12/2010 22/12/2010 22/12/2010 22/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 OOOO2161 OOOO2814 OOOO3705 OOOO5422 OOOO5451 OOOO5539 OOOO5790 OOOO5417 OOOO5789 OOOO5827 OOOO5832 OOOO5837 OOOO5844 OOOO5872 OOOO5877 OOOO5878 FERRETERIA INSUMOS EQUIPOS Y MATERIALES C.A (FEMAINCA) GONZALEZ R. EVER ROLANDO FERNANDEZ GUTIERREZ ANA CAROLINA DE ROMYNA MARIOSSI FERNANDEZ PEREZ SECARI MOLINA MONTES PEDRO MARIA TOPACA MATERIALES DE CONSTRUCCION C.A. ANDINA DE SISTEMAS, C.A. ANDISIST KHARYMAR DE MARTHA ELENA GUTIERREZ ANDINA DE SISTEMAS, C.A. ANDISIST ASOC COOP TECNICA DE MANTEN Y SERVICIO SAMCECA C.A CORPORACION TX DE VENEZUELA C.A. CONTINUA COMUNICACION RIVAS SANCHEZ JOSE DEL CARMEN CONSTRUCCIONES Y ASFALTO ANDES C.A. OVIEDO QUINTERO JOS ALBERTO FECHA 26/01/2010 27/01/2010 29/01/2010 17/02/2010 17/02/2010 27/04/2010 27/04/2010 28/05/2010 N ORDEN DE PAGO OOOOOO11 OOOOOO14 OOOOOO36 OOOOO135 OOOOO136 OOOO1345 OOOO1346 OOOO2033 BENEFICIARIO FUNDACIN FERIA INTERNACIONAL DEL SOL IMVIVIENDA OCCIDENTAL DE HOTELES C.A RODRGUEZ JORGE ANGULO CALANCHE NELSON MINCA CELOR C.A. EMP. DE PROD. SOCIAL DE SEALIZACIONES DEMARC. CONSTRUC. C.A.

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N 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51

FECHA 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 21/01/2010 26/01/2010 27/01/2010 03/02/2010 04/02/2010 11/02/2010 17/02/2010 17/02/2010 17/02/2010 01/03/2010 04/03/2010 04/03/2010 23/03/2010 15/04/2010 27/04/2010 27/04/2010 19/05/2010 28/05/2010 28/05/2010 03/06/2010 27/07/2010 09/09/2010 20/09/2010 06/10/2010

N ORDEN DE PAGO OOOO5883 OOOO5895 OOOO5887 OOOOOOO9 OOOOOO11 OOOOOO14 OOOOOO59 OOOOOO60 OOOOO112 OOOOO135 OOOOO136 OOOOO156 OOOOO247 OOOOO303 OOOOO308 OOOOO732 OOOO1079 OOOO1345 OOOO1346 OOOO1898 OOOO2032 OOOO2033 OOOO2161 OOOO3312 OOOO4135 OOOO4318 OOOO4474 VILLASMIL DANIEL

BENEFICIARIO

PODIVM SOPORTE Y LOGISTICA C.A. COMPUTEL GLORIAS PATRIAS C.A. URBASER MERIDA C.A FUNDACION FERIA INTERNACIONAL IMVIVIENDA URBASER MERIDA C.A ALTUVE G. OSTMAN E. TELCEL C.A RODRGUEZ JORGE ANGULO CALANCHE NELSON SONIDO IMPACTO 22 C.A INVERSIONES H.G.M C.A COPRORIC SOSA CARRILLO HECTOR ENRIQUE CONSTRUCTORA PEA PEA C.A. ALCALDIA DEL MUNICIPIO LIBERTADOR MINCA CELOR C.A. MINCA CORPORACION ARFA C.A. EMP. DE PROD. SOCIAL DE SEALIZACIONES DEMARC. CONSTRUC. C.A. FERRETERIA INSUMOS EQUIPOS Y MATERIALES C.A (FEMAINCA) Minca Da Consa Construcciones y Asfaltos Andes C.A. Kharymar de Martha Elena Gutirrez

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N 52 53 54 55

FECHA 28/10/2010 01/11/2010 12/11/2010

N ORDEN DE PAGO OOOO4839 OOOO4861 OOOO5025 OOOO5134 Construcciones LOSE C.A. ESPROCOM 13 C.A. GIANPA C.A.

BENEFICIARIO

24/11/2010 56 57 58 30/11/2010 03/12/2010 07/12/2010

OOOO1501 OOOO5257 OOOO5311 OOOO5408

IMSEIN C.A. Asociacin Cooperativa "Horizonte 07005" Constructora ESBELCA C.A. Ramos de lvarez ngela

CUADRO N3 (CHEQUE CON CARENCIA DE FIRMA AUTGRAFA DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIN)

COMPROBANTES BENEFICIARIO DE EGRESO


3929 3933 3608 3615 S/N 3934
Copras S.R.L. TX de Venezuela, C.A.

FECHA

BANCOS

N CHEQUES

OBSERVACIONES

Solo firma Gerente


22/12/2010 Del sur 19024 General

Solo firma Gerente


Fotogrados premiaciones grado 3000 22/12/2010 Del sur 19019028 General

Solo firma Gerente


Industrias Free Ways 21/12/2010 Del sur 21001658 General

Solo firma Gerente


Industrias Free Ways 21/12/2010 Del sur 86000147 General

Cheque No presenta
27/12/2010 Del sur 38019037 firma

Solo firma Gerente General

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CUADRO N4 (ORDENES DE PAGO CON CARENCIA DE FIRMA AUTGRAFA Y SELLO DEL DEPARTAMENTO DE ORDENACIN DE PAGO)
FECHA N DE ORDEN DE PAGO 00000014 00005536 00005849 00005874 Beneficiario

27/01/10 16/12/10 22/12/10 31/12/10

Instituto Municipal de Vivienda Construcciones Las Lajas C.A. Alcalda Municipal Libertador Secomsa

CUADRO N 5
(PLANILLAS DE RETENCIN CON CARENCIA DE FIRMA AUTGRAFA Y SELLO DEL DEPARTAMENTO DE TESORERA)

FECHA 21-01-10 26-01-10 24-02-10 17-02-10 01-03-10 19-05-10 03-06-10

N Orden de Pago 00000009 00000011 00000080 00000156 00000247 00001898 00002161

Beneficio Urbaser Mrida Fundacin Feria del sol Corporacin TX de Venezuela Sonido Impacto C.A. Inversiones HGM C.A. Minca Ferretera Insumos Equipos y Materiales C.A.

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08-12-10 20-12-10 21-12-10 22-12-10 22-12-10 22-12-10 31-12-10

00005413 00005667 00005784 00005832 00005844 00005849 00005920

Praka Bloque de Prensa Cine y Televisin Producciones Lucaben Samceca c.a. Continua Comunicacin 31-12-10 Globalprint

RESPUESTA DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: No fue presentado comentario alguno Administracin. COMENTARIOS DE AUDITORIA: SE RATIFICA EL HALLAZGO, en virtud de que no hubo comentarios de los responsables respecto a este incumplimiento. por parte de la Gerencia de

PUNTO 3.1.2: 3.1.2 Se determin que la Orden de Pago N 2814, se realizo para dar cumplimiento con la Clusula N 29 de la IV Convencin Colectiva de Trabajo de Empleados Municipales de fecha 2006-2008, correspondiente a SEGURO DE HOSPITALIZACIN, CIRUGIA Y MATERNIDAD (HCM) a nombre de Ever Rolando Gonzales R., de fecha 08/07/2010, por la cantidad de Bs. 39.327,34; Se observ que el procedimiento administrativo se realiz con una COTIZACIN N
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201006018, expedida por NEUROMED CON R.I.F. J-30649760-9 Y N.I.T. 0109356360 por la cantidad de Bs. 11.972.34 y un PRESUPUESTO

APROXIMADO expedido por el INSTITUTO CLINICO MDICO QUIRRGICO por la cantidad de Bs. 27.355,00, y el CHEQUE N 62006524, se elabor a la orden de EVER ROLANDO GONZALES R., cabe mencionar que una COTIZACIN no implica ninguna erogacin de dinero ni compromiso, tampoco se evidenci la factura que comprometa dicho gasto expedida por la INSTITUCIN DE ASISTENCIA MDICA que realiz la intervencin quirrgica, el cheque fue elaborado a la orden del funcionario antes mencionado y no a nombre de la Institucin Mdico Quirrgico, en ste caso el cheque debi elaborarse a nombre del Instituto Mdico que realiz la intervencin quirrgica. Todo lo antes sealado contraviene el MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA N 004/2005, NUMERAL 4.3.12, establece Documentos de Respaldo: Toda operacin cualquiera sea su naturaleza, que realicen los organismos o entes pblicos deben contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde y demuestre su validez. Dicha documentacin debe contener la informacin adecuada para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin para facilitar su anlisis . En concordancia con lo que establece las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO en su Artculo 23 Todas las transacciones y operaciones

financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa, en ste aspecto se tendr presente lo siguiente: Literal a) los documentos deben contener informacin completa y exacta.. y LA LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL, Artculo 91
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Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal y de lo que dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan en el Numeral 9 La omisin del control previo. En consecuencia se debe prohibir explcitamente firmar cheques sin haber cumplido los requisitos de control interno previo al desembolso y cuya documentacin no est completa, tales circunstancias se deben a la falta de mecanismos de control interno, lo que origina que el acto administrativo no ste debidamente justificado y vlidamente respaldado. RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: Mediante oficio N GADOP-025-2011 de fecha 29 de noviembre de 2011 emitido por el Jefe del Departamento de Ordenamiento de Pago indica se consideraron las observaciones realizadas por la Unidad de Auditora Interna a fin de evitar la recurrencia de las mismas. COMENTARIOS DE AUDITORIA: SE CONFIRMA EL HALLAZGO, en virtud que el Departamento de Ordenamiento de Pago reconoce el incumplimiento y en su respuesta no envan los soportes documentales.

PUNTO 3.1.3: 3.1.3. Se evidenci que la Orden de pago N 0527 fecha 16/03/2010 se realizo para dar cumplimiento con la Clusula N 29 de la IV Convencin Colectiva de Trabajo de Empleados Municipales de fecha 2006-2008, correspondiente a SEGURO DE HOSPITALIZACIN, CIRUGIA Y MATERNIDAD (HCM) a nombre Ever Rolando Gonzales R.. Se determin que el procedimiento administrativo se
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ejecut con dos (2) presupuestos uno expedido por el CENTRO CLINICO DR. MARCIAL A. RIOS MORILLO C.A. por la cantidad de Bs. 13.250,00 y el otro por el GRUPO CARDIOVASCULAR ANDINO C.A. por la cantidad de Bs. 15.435,00, y la Orden de pago se elabor por la cantidad de Bs. 11.750,00, presentando inconsistencia en las cantidades, la SOLICITUD DE PAGO N 00001210 y la ORDEN DE PAGO N 0527, tiene carencia de la firma autgrafa y sello por parte del Despacho del Alcalde, el CHEQUE N 49006200, fue elaborado a la orden de Ever Rolando Gonzales R, cabe destacar que un PRESUPUESTO no implica ninguna erogacin de dinero ni compromiso, tampoco se evidenci la factura que comprometa dicho gasto expedida por la INSTITUCIN DE ASISTENCIA MDICA que realiz la intervencin quirrgica, el cheque fue elaborado a la orden del funcionario antes mencionado y no a nombre de la Institucin Mdico Quirrgico, en ste caso el cheque debi elaborarse a nombre del Instituto Mdico que realiz la intervencin quirrgica. Todo lo antes sealado contraviene el MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA N 004/2005, NUMERAL 4.3.12, establece Documentos de Respaldo: Toda operacin cualquiera sea su naturaleza, que realicen los organismos o entes pblicos deben contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde y demuestre su validez. Dicha documentacin debe contener la informacin adecuada para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin para facilitar su anlisis . En concordancia con lo que establece las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO en su Artculo 23 Todas las transacciones y operaciones

financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa, en ste aspecto se tendr presente
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lo siguiente: Literal a) los documentos deben contener informacin completa y exacta... LEY ORGNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS publicada en Gaceta Oficial N 2818 del 01de julio de 1981, en su Artculo 18: Numeral 8 establece: El sello de la oficina. El original del respectivo instrumento contendr la firma autgrafa del o de los funcionarios que la suscriban. En el caso de aquellos actos cuya frecuencia lo justifique, se podr disponer mediante decreto, que la firma de los funcionarios sea estampada por medios mecnicos que ofrezcan garantas de seguridad. y LA LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FICAL, Artculo 91 Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal y lo que dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan en el Numeral 9 La omisin del control previo. En consecuencia se debe prohibir explcitamente firmar cheques sin haber cumplido los requisitos de control interno previo al desembolso y cuya documentacin no est completa, tales circunstancias se deben a la falta de mecanismos de control interno, lo que origina que el acto administrativo no ste debidamente justificado y vlidamente respaldado. RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: Mediante oficio N GADOP-025-2011 de fecha 29 de noviembre de 2011 emitido por el Jefe del Departamento de Ordenamiento de Pago indica se consideraron las observaciones realizadas por la Unidad de Auditora Interna a fin de evitar la recurrencia de las mismas.

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COMENTARIOS DE AUDITORIA: SE CONFIRMA EL PRESENTE HALLAZGO, en virtud que el Departamento de Ordenamiento de Pago reconoce el incumplimiento, y as mismo, se observo que la respuesta dada por el efectuada por la Unidad, documentales. Departamento no se ajusta a la observacin

ni se encuentra acompaada por los soportes

PUNTO 3.1.4: 3.1.4. Se evidenci que la Orden de pago N 0787 fecha 26/03/10, se realizo para dar cumplimiento con la Clusula N 29 de la IV Convencin Colectiva de Trabajo de Empleados Municipales de fecha 2006-2008, correspondiente a SEGURO DE HOSPITALIZACIN, CIRUGIA Y MATERNIDAD (HCM) a nombre Nelson Jos Oxford Belisario, Se determin que el procedimiento administrativo se ejecut con dos (2) presupuestos expedidos por la UNIDAD

OFTALMOLGICA DEL VALLE ubicada en Porlamar Estado Nueva Esparta, por la cantidad de Bs. 7.168,00 C/U, y la Orden de pago se elabor por la cantidad de Bs. 14.336,00, la SOLICITUD DE PAGO N 00001555 y la ORDEN DE PAGO N 0787, tiene carencia de la firma autgrafa y sello por parte del Despacho del Alcalde, el CHEQUE N 45006250, fue elaborado a la orden de Nelson Jos Oxford Belisario, cabe destacar que un PRESUPUESTO no implica ninguna erogacin de dinero ni compromiso, tampoco se evidenci la factura que comprometa dicho gasto expedida por la UNIDAD OFTALMOLGICA DEL VALLE que realiz la intervencin quirrgica, el cheque fue elaborado a la orden del funcionario antes mencionado y no a nombre de la UNIDAD

OFTALMOLGICA DEL VALLE, en ste caso el cheque debi elaborarse a


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nombre UNIDAD OFTALMOLGICA DEL VALLE que realiz la intervencin quirrgica. Todo lo antes sealado contraviene el MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA N 004/2005, NUMERAL 4.3.12, establece: Documentos de Respaldo: Toda operacin cualquiera sea su naturaleza, que realicen los organismos o entes pblicos deben contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde y demuestre su validez. Dicha documentacin debe contener la informacin adecuada para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin para facilitar su anlisis. En concordancia con lo que establece las NORMAS DE CONTROL INTERNO en su Artculo 23 Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa, los documentos deben contener informacin completa y exacta... LEY ORGNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS publicada en Gaceta Oficial N 2818 del 01de julio de 1981, en su Artculo 18: Numeral 8 establece: El sello de la oficina. El original del respectivo instrumento contendr la firma autgrafa del o de los funcionarios que la suscriban. En el caso de aquellos actos cuya frecuencia lo justifique, se podr disponer mediante decreto, que la firma de los funcionarios sea estampada por medios mecnicos que ofrezcan garantas de seguridad. y LA LEY DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FICAL, Artculo 91 Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y lo que dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan en el Numeral 9 La omisin del control previo. En consecuencia se debe prohibir explcitamente firmar
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cheques sin haber cumplido los requisitos de control interno previo al desembolso y cuya documentacin no est completa, tales circunstancias se deben a la falta de mecanismos de control interno, lo que origina que el acto administrativo no ste debidamente justificado y vlidamente respaldado. RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: Mediante oficio N GADOP-025-2011 de fecha 29 de noviembre de 2011 emitido por el Jefe del Departamento de Ordenamiento de Pago indica se consideraron las observaciones realizadas por la Unidad de Auditora Interna a fin de evitar la recurrencia de las mismas COMENTARIOS DE AUDITORIA: Analizados los soportes documentales enviados por la gerencia de Administracin, estos permiten DESVIRTUAR EL HALLAZGO, POR LO QUE SE RETIRA LA OBSERVACION.

PUNTO 3.1.5: 3.1.5 Se determin que en la Orden de Pago N 00005784 de fecha 21/12/10 a nombre de PRODUCCIONES LUCABEN, en el trmite del procedimiento administrativo no se encontr el contrato firmado entre las partes lo que

contraviene lo establecido en el MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA N 004/2005, NUMERAL 4.3.12, establece Documentos de Respaldo: Toda operacin cualquiera sea su naturaleza, que realicen los organismos o entes pblicos deben contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde y demuestre su validez. Dicha documentacin debe contener la informacin adecuada para
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identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin para facilitar su anlisis. Tales circunstancias se deben a la falta de mecanismos de control interno, lo que origina que el acto administrativo no ste debidamente justificado y vlidamente respaldado. RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: Mediante Oficio signado con el N 0159-2011 del 8 de Noviembre del 2011 se hizo la notificacin del hallazgo a los responsables, de lo cual no se obtuvo respuesta. COMENTARIOS DE AUDITORIA: SE CONFIRMA EL PRESENTE HALLAZGO, en virtud de que los responsables no emitieron sus comentarios.

PUNTO 3.1.6: 3.1.6 Se evidenci que la Orden de pago N 00005900 de fecha 31/12/10 a nombre de Floristera Flores de Yola, se ejecut para pagos de arreglos de floristera correspondiente a enero a diciembre, pero el acta de licitacin se realiz en el mes de Octubre existiendo inconsistencia en las fechas de adquisicin y adjudicacin, los soportes anexos al trmite administrativo presentan tachaduras y enmendaduras. Lo que contraviene las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO en los Artculo N 3, Literal b) Establece que se debe Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la informacin

presupuestaria, financiera, administrativa y tcnica, y Artculo 23 seala que Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin
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justificativa. En este aspecto se tendr presente lo siguiente: a) Los documentos deben contener informacin completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronolgico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localizacin en consecuencia lo anterior se presenta por la falta de aplicacin de un adecuado y eficiente sistema de control interno por lo que, no existe garanta en la correcta aplicacin de los procedimientos administrativos. RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: Mediante Oficio signado con el N 0159-2011 del 8 de Noviembre del 2011 se hizo la notificacin del hallazgo a los responsables, del cual no se obtuvo respuesta. COMENTARIOS DE AUDITORIA: SE RATIFICA EL HALLAZGO, en virtud de que no hubo comentarios de los responsables respecto a este incumplimiento. PUNTO 3.1.7: 3.1.7 Se determin la tramitacin de rdenes de pago a proveedores por la adquisicin de COMPRAS Y SERVICIOS, las cuales carecen de orden de entrega, lo cual contraviene lo establecido en el MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y SUS

DEPENDENCIAS publicada en Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 ao IV 31/12/2007 correspondiente en el al DEPARTAMENTO 4 La Unidad DE COMPRAS tiene Y la

SUMINISTROS

Numeral

Consumidora

responsabilidad de verificar en el momento de recibir el servicio, la mercanca, o el bien, que estos coincidan con la orden de compra o la orden

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de servicio y el

Numeral 5

La factura y la nota de entrega son

documentos necesarios para recibir la mercanca, los cuales deben ser presentados sin tachaduras ni enmiendas y contener la descripcin exacta de la mercanca, y en los casos que corresponda, seriales, marca, modelo, as como cualquier otro dato que se considere importante para evidenciar la propiedad del bien. En concordancia con LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, en el Artculo 23 seala que: Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa. En este aspecto se tendr presente lo siguiente: a) Los documentos deben contener informacin completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronolgico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localizacin, por lo que se determina que no existe garanta en la correcta aplicacin de los procedimientos administrativos. Las rdenes de Pago se detallan a continuacin:

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CUADRO N 6 NO PRESENTAN ORDENES DE ENTREGA DE MATERIALES


N N ORDEN PAGO 226 BENEFICIARIO FECHA MONTO CONCEPTO

GONZALEZ Q. JUAN DIEGO

26/02/2010

36.000,00 MERCADOS POPULARES QUE SERAN DONADOS POR LA


ALCALDIA DEL MUNICIPIO LIBERTADOR DEL ESTADO MERIDA A PERSONAS DE BAJOS RECURSOS. Solicitud 00009034: SERVICIO DE REPARACION DE COMPUTADORA DE CHEVROLET, LIMPIEZA DE SISTEMA DE INYECCION, CAMBIO DE BOMBA DE GASOLINA, PARA DEL LIBERTADOR Solicitud 00009038: SERVICIO DE REPARACION Y MANTENIMI Solicitud 00006070: MATERIAL QUE SERA UTILIZADO EN LA UNIDAD

5909

DE MARIA GABRIELA BURGUERA N

31/12/2010

21.899,86 EL AUTOBUS CHEVROLET PROPIEDAD DE LA ALCALDIA

4041

ASOC. COOP. TOTAL INTER

07/09/2010

15.674,00 ODONTOLOGICA EN OPERATIVO SOCIAL EN DISTINTAS


COMUNIDADES DEL MUNICIPIO LIBERTADOR DEL ESTADO MERIDA. Solicitud 00007945: ADQUISICION DE ALIMENTOS,

5817

CARLOS LUIS BOVEA

22/12/2010

3.868,95 MATERIALES DELIMPIEZA, SOLICITADOS POR EL


DESPACHO DEL ALCALDE.

5876

AUTOREPUESTOS ACCEL

31/12/2010

264.556,44
Solicitud 00006459: ADQUISICION DE HERRAMIENTAS MENORES Y MATERIALES DE CONSTRUCCION, PARA SER UTILIZADOS EN TRABAJOS DE MANTENIMIENTO DE ESTA ALCALDIA. Solicitud 00006466: ADQUISICION DE HERRAMIENTAS MENORES Y MATERIALES DE CONSTRUCCION, PARA SER UTILIZA Solicitud 00007000: MERCADOS POPULARES QUE SERAN DONADOS POR LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO BAJOS RECURSOS DE LA PARROQUIA JACINTO PLAZA

4639

GONZALEZ Q JUAN DIEGO

15/10/2010

45.000,00 LIBERTADOR DEL ESTADO MERIDA A PERSONAS DE

5820

FOTOGRABADOS PREMIACIONES Y GRADOS 3000

Solicitud 00008599: ADQUISICION DE PLACAS GRANDES,

22/12/2010

18.540,00 TROFEOS Y UNIFORMES PARA SOLICITADAS POR EL


DESPACHO DEL ALCALDE

1338

TODO OFICINA DE SIMON DAVILA

27/04/2010

87.248,83 Solicitud 00002261: ORDEN DE COMPRA 0000000098

1337

CORPORACION ARFA C.A.

27/04/2010

156.005,86 Solicitud 00002259: ORDEN DE COMPRA 0000000161

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RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: Mediante Oficio signado con el N 0159-2011 del 8 de Noviembre del 2011 se hizo la notificacin del hallazgo a los responsables, del cual no se obtuvo respuesta. COMENTARIOS DE AUDITORIA: SE CONFIRMA EL PRESENTE HALLAZGO, en virtud de que los responsables del mismo, no presentan argumentos ni pruebas que demuestren el

desvanecimiento del mismo.

PUNTO 3.1.8: 3.1.8 Se determin que en la Orden de Pago N 6495 a nombre de AUTOREPUESTO ACCEL S.R.L. por la cantidad de Bs. 212.004,92 en la

licitacin Consulta de Precio sin nmero, por la cantidad de Bs. 13.080,00 anexa al trmite corresponde a la adquisicin de REPUESTO Y SUMINISTROS, sin embargo la NOTA DE PEDIDO se realiz por MATERIALES DE

CONSTRUCCIN, presentndose incoherencia en la informacin al encontrar vacios u omisiones conforme a los mtodos y procedimientos utilizados. Lo que contraviene las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO en los Artculo N 3, Literal b) Establece que se debe Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la informacin presupuestaria, financiera, administrativa y tcnica, y el Artculo 23 seala que: Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa. En este aspecto se tendr presente lo siguiente: a) Los documentos deben
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contener informacin completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronolgico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localizacin y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente . Por lo que se determina que no existe procedimientos administrativos. RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: Mediante Oficio signado con el N 0159-2011 del 8 de Noviembre del 2011 se hizo la notificacin del hallazgo a los responsables, del cual no se obtuvo respuesta. COMENTARIOS DE AUDITORIA: SE CONFIRMA EL PRESENTE HALLAZGO, en virtud de que los responsables, no presentan argumentos ni pruebas que demuestren el desvanecimiento del mismo. garanta en la correcta aplicacin de los

PUNTO 3.1.9: 3.1.9 Se evidenci que la Orden de Pago N 5928 a nombre de Multimoto, con fecha 31-12-10, presenta una adjudicacin de consulta de precio para la adquisicin de dos (2) neumticos para moto y las caractersticas de los neumticos no se corresponden con las medidas solicitadas, producindose

inconsistencia en la recepcin de la mercanca, y por consiguiente existen vacos y omisiones en la informacin. Lo que contraviene el MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE ADMINISTRACIN DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS publicada en Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 ao IV 31/12/2007, en las Normas que Regulan el Procedimiento sobre la recepcin de bienes muebles, materiales, suministros y servicios, seala en el
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numeral 4, La Unidad Consumidora tiene la responsabilidad de verificar en el momento de recibir el servicio, la mercanca, o el bien, que estos coincidan con la orden de compra o la orden de servicio y el numeral 5 La factura y la nota de entrega son documentos necesarios para recibir la mercanca, los cuales deben ser presentados sin tachaduras ni enmiendas y contener la descripcin exacta de la mercanca, y en los casos que corresponda, seriales, marca, modelo, as como cualquier otro dato que se considere importante para evidenciar la propiedad del bien. As como tambin LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, en el Artculo 23 seala que Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa. Este aspecto se tendr presente lo siguiente: a) Los documentos deben contener informacin completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronolgico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localizacin, y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente y la LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL Artculo. 91 Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad

administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan a continuacin: Numeral 9. La omisin de control previo; y el Artculo 39 seala: Los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada departamento, seccin o cuadro organizativo especifico debern ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales de
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los planes y polticas y de los instrumentos de control interno a que se refiere al Artculo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo su directa supervisin. En consecuencia, se determina que no existe garanta en la correcta aplicacin de los procedimientos administrativos. RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: No fue presentado comentario alguno por parte de los responsables. COMENTARIOS DE AUDITORIA: SE CONFIRMA EL PRESENTE HALLAZGO, en virtud de que los responsables, no presentan argumentos ni pruebas que demuestren el desvanecimiento del mismo.

PUNTO 3.1.10: 3.1.10 Se determin que en la Orden de Pago N 2943 a nombre del proveedor Carlos Luis Bovea, la cual se realiz para la adquisicin de trescientos sesenta y ocho (368) mercados populares, de los cuales se entregaron a sus beneficiarios trescientos cincuenta y dos (352), donde los diecisis (16) mercados restante no presentan registro de su destino ni soporte alguno de los beneficiarios y tienen un valor de Bs. 150,00 C/U lo que ascienden a la cantidad dos mil cuatrocientos bolvares (Bs. 2.400,00), por consiguiente, la documentacin encontrada es insuficiente lo que no garantiza la veracidad de la informacin incumpliendo lo establecido en LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, l Artculo 23 que seala:Todas las transacciones y operaciones financieras, presupue starias
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y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa. En este aspecto se tendr presente lo siguiente: a) Los documentos deben contener informacin completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronolgico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localizacin y el y conservarse DE durante DE el tiempo estipulado INTERNO 4.3.12, legalmente, PROVIDENCIA

MANUAL

NORMAS N

CONTROL NUMERAL

ADMINISTRATIVA

004/2005,

Documentos de Respaldo: Toda operacin, cualquiera sea su naturaleza, que realicen los organismos o entes pblicos deben contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde y demuestre su validez. Dicha documentacin debe contener la informacin adecuada para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin para facilitar su anlisis. Lo antes sealado trae como consecuencia que no existe coordinacin ni control en la aplicacin de los procedimientos administrativos. RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: No fue presentado comentario alguno por parte de los responsables. COMENTARIOS DE AUDITORIA: SE RATIFICA EL HALLAZGO, en virtud de que los responsables, no presentan argumentos ni pruebas que demuestren el desvanecimiento del mismo. PUNTO 3.1.11: 3.1.11 Se determin incumplimiento en el procedimiento administrativo utilizado en la modalidad de adjudicacin por consulta de precios y concurso cerrado e

(acta de inicio y modalidad, invitacin u ofertas, acta de apertura de sobres

informes de recomendacin), presentando discrepancia entre fechas (ver cuadro


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anexo N 7) y rdenes de pago sin sus respectivos soportes (ver cuadro anexo N 8), lo que contraviene la LEY DE CONTRATACIONES PUBLICAS en su Artculo 54 que establece: La Comisin de Contrataciones una vez concluido el lapso de entrega de los sobres contentivos de las manifestaciones de voluntad u ofertas, proceder al acto fijado, a la apertura y verificacin de su contenido, dejando constancia en el acta de esto, y de cualquier observacin que se formule al respecto; el Artculo 45 La comisin de contrataciones teniendo en cuenta la complejidad de la obra o del suministro del bien o servicio, debe fijar un lapso para la preparacin de manifestacin de voluntad de participar o de ofertar, para cada modalidad de contratacin que no podr ser menor de los indicados a continuacin: numeral 4. Consulta de precios, tres das hbiles para bienes y servicios y cuatro das hbiles para obras ; y el Artculo 84 Dentro de los tres das hbiles siguientes a la recepcin del informe que presente la comisin de contrataciones o la unidad contratante, la mxima autoridad del rgano o ente contratante debe otorgar la adjudicacin o declarar desierto el procedimiento. Y LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL Artculo. 91 Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan a continuacin: Numeral 1. La adquisicin de bienes, la contratacin de obras o de servicios, con inobservancia total o parcial del procedimiento de seleccin de contratistas que corresponda, en cada caso, segn lo previsto en la Ley de licitaciones o en la normativa

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aplicable, as como tambin el Numeral 7 La ordenacin de pagos por bienes, obras o servicios no suministrados, realizados o ejecutados, total o parcialmente, o no contratados, as como por concepto de prestaciones, utilidades, bonificaciones, dividendos, dietas u otros conceptos, que en alguna manera discrepen de las normas que las consagran. En estos casos, la responsabilidad corresponder a los funcionarios que intervinieron en el procedimiento de ordenacin del pago por cuyo hecho, acto u omisin se haya generado la irregularidad y Numeral 9. La omisin de control previo Tal situacin obedece a la falta de controles administrativos, por lo que no se obtiene la informacin veraz y oportuna de modo que sirva para satisfacer razonablemente las necesidades de los diferentes usuarios. Las rdenes se detallan a continuacin:
CUADRO N 7 ORDENES DE PAGOS QUE NO CUMPLEN CON EL CRONOGRAMA DE EJECUCION DE LA MODALIDAD DE SELECCIN
FECHAS DEL ACTO ADMINISTRATIVO N N DE ORDEN DE PAGO PROVEEDORES NOTIFICACIN DE ADJUDICACIN ACTA APERTURA SOBRES INVITACIN U OFERTAS ACTA DE INICIO OBSERVACIONES NOTA DE ENTREGA PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DESPUES DE LA ADJUDICACION INVITACION FUE DESPUES DEL ACTA APERTURA DE SOBRES PROCEDIMIENTO ADMINISTARTIVO EL MISMO DIA EL ACTA APERTURA DE SOBRES ANTES DE LA INVITACION PROCEDIMIENTO DE CONSULTA DE PRECIOS EL MISMO DIA Y LA MERCANCIA FUE ENTREGADA ANTES 29/06/10 DEL PROCEDIMIENTO ADMI ISTRATIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTARTIVO EL MISMO DIA PRIMERO SE ENTREGO LA MERCANCIA Y DESPUES FUE EL PROCEDIMIENTO ADMINSTRATIVO PARA LICITACIONES 16/06/10 10/11/10 06/10/10 PROCED ADMINISTRATIVO EL MISMO DIA INVITACIN POSTERIOR A LA APRETURA DE SOBRES

1 2 3 4 5 6 7 8 9

5817 5853 4041 5898

Carlos Luis Bovea Polytubos C.A. Asoc cooperativa Total Inter Deportes Mrida

21/05/10 14/09/10 21/05/10 05/04/10

18/10/10 06/05/10 21/05/10 03/02/10

06/10/10 07/09/10

22/03/10

5538 5790 5774 5876 5539

Ferrecasa Andina de Sistema

19/08/10 26/10/10

19/08/10 26/10/10

13/08/10

La avenida abastos y carniceria Autorepuesto Accel Topaca

03/05/10

24/10/10 03/05/10 06/05/10

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CUADRO N 8
ORDENES DE PAGO SIN LOS SOPORTES CORRESPONDIENTES EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA CONTRATACIONES PUBLICAS
CONCEPTOS RECAUDOS FALTANTES
NOTIFICACIO ACTA INFORME CONTRAT PLIEGO DE N DEL ACTA DE INVITACION APERTU DE O DE CONDICIO BENEFICIARI INICIO U OFERTA RA RECOMEN ADJUDICA NES O DE SOBRES DACIONES CION ADJUDICAC.

N
ORDEN N

ORDENES DE PAGO
PROVEEDOR
CONSTRUCTORA LOSE C.A. CONSTRUCTORA LOSE C.A. CONSTRUCTORA LOSE C.A. CONSTRUCTORA LOSE C.A. CONSTRUCTORA LOSE C.A. CONSTRUCTORA YARUMA CONSTRUCTORA YARUMA CONSTRUCTORA YARUMA CONSTRUCTORA JESUALPA TRAFFIC VIAL C.A. CONSTRUCC MAVEGA C.A. KHARYMAR DE M ELENA G KHARYMAR DE M ELENA G CONSTRUCTORA YARUMA COMPUTEL GLORIAS PATRIAS CONSTRUCTORA YARUHA DE SAGRARIO JESUS TORO

MONTO CONTRATO

FECHAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

4839 5065 3942 3732 5050 3934 4809 5556 5126 5550 5470 3373 3935 4475 1600 5411 5484

FECHA 28-10-10 17-11-10 31-8-10 11-8-10 16-11-10 27-8-10 27-10-10 16-12-10 22-11-10 16-12-10 14-12-10 29-7-10 27-8-10 4-10-10 6-5-10 8-12-10 12-12-10 8-11-10 27-10-10 22-11-10 19-3-10 5-10-10 5-10-10 5-10-10 5-10-10 6-10-10 12-11-10 27-4-11 24-11-10 31-12-10

MONTO 56.390,69 106.593,11 367.646,72 09/07/2010 110.294,02 117.647,04 392.156,80 09/07/2010 146.140,92 58.823,00 65.204,75 196.078,40 09/07/2010 52.792,43 61.980,47 75.251,94 15/12/2009 212.184,50 235.297,08 09/07/2010 75.023,43 186.725,00 28/06/2010 44.117,81 147.059,36 09/07/2010 44.358,63 99.045,10 196.078,43 06/09/2010 16.022,04 69.117,55 230.391,84 11/11/2010 39.963,24 57.647,18 235.994,36 98.039,20 04/10/2010 192.157,25 06/09/2010 392.156,80

X X X X X X X

X X x X X x X X X X X X X X X X X X X X X X X X x X X X

X X x X X x x X X X X X X X X X X X X X X X X X X x X X X

X X x X X x x X X X X X X X X X X X X X X X X X X X x X X X

X X x X X x x X X X X X X X X X X X X X X X X X X x X X X

X X X x X

17 (CONSTRUCCIONES RITOR) 18 4985 CONSTRUCTORA RAMOLCA 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30


4836 5115 672 4454 4455 4456 4453 4479 5027 1501 5134 5874
CONST ASFALTO LOS ANDES SAMCECA CASTILLO ROJAS WIDLY O MATERIALES LOS ANDES CONCRETERA TABAY INVERSIONES MARCUZZI PRESMEZCLADOS OCCIDENTE GRUPO TERRA C.A. GRUPO TERRA C.A. IMSEIN C.A. IMSEIN C.A. SECONSA

X X X X X X x

40.119,14 66.667,00 22/07/2010 10.719,29 41.650,29 5.528,89 4.322,14 1.786,53 44.117,81 147.059,36 25/08/2010 24.913,49 129.207,00 214.706,24 11/10/2010 64.411,87 300.297,00

X X X X X

X X X X

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RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: Mediante Oficio signado con el N 0159-2011 del 8 de Noviembre del 2011 se hizo la notificacin del hallazgo a los responsables, del cual no se obtuvo respuesta. COMENTARIOS DE AUDITORIA: SE RATIFICA EL HALLAZGO, en virtud de que los responsables, no presentan argumentos ni pruebas que demuestren el desvanecimiento del mismo.

PUNTO 3.1.12: 3.1.12 Se observ que la Orden de Pago N 5875, a nombre de Ferretera Insumos y Materiales C.A. (FERRECASA), de fecha 31/12/2010, en el procedimiento administrativo no se cumpli con el proceso de licitacin, lo que infringe LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL Artculo. 91 Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan a continuacin: Numeral 1. La adquisicin de bienes, la contratacin de obras o de servicios, con inobservancia total o parcial del procedimiento de seleccin de contratista que corresponda, a cada caso, segn lo previsto en la Ley de licitaciones o en la normativa aplicable, y Numeral 23, Quienes ordenen iniciar la ejecucin de contratos en contravencin a una norma legal o sub-legal, al plan de organizacin, las polticas, normativa interna, los manuales de sistemas y procedimientos que comprenden el control interno.

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RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: No fue presentado comentario alguno por parte de los responsables. COMENTARIOS DE AUDITORIA: SE RATIFICA EL HALLAZGO, en virtud de que los responsables, no presentan argumentos ni pruebas que demuestren el desvanecimiento del mismo.

PUNTO 3.1.13: 3.1.13 Se evidenci que el CHEQUE N 09019109, del Banco del Sur, de fecha 03/02/2011, se emiti a nombre de AUTORESPUESTOS ACCEL S.R.L. por la cantidad de Bs. 335.341,35, bajo las Ordenes de Pago N 5816 y N 5876, por la cantidad de Bs 70.784,91 y Bs. 264.556,44 respectivamente. Cabe destacar que la cantidad de Bs. 264.556,44, no se encuentra registrado bajo ningn soporte o concepto donde los hechos contables deben reconocer y registrase oportunamente, de una sola vez, en orden cronolgico, consecutivo, sin que existan vacios u omisiones en la informacin y en moneda de curso legal, conforme a los sistemas, mtodos y procedimientos que se estimen adecuados a fin de garantizar la coherencia de la informacin. Por lo que, contraviene LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, en el Artculo 23 seala que Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa. En este aspecto se tendr presente lo siguiente: a) Los documentos deben contener informacin completa y exacta, archivarse siguiendo un orden
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cronolgico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localizacin y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente, y EL REGLAMENTO PARCIAL N 4 DE DEL LA LEY ORGANICA PBLICO, DE LA EL

ADMINISTRACION

FINANCIERA

SECTOR

SOBRE

SISTEMA DE CONTABILIDAD PBLICA en el Artculo 12 establece: El sistema de contabilidad pblica debe registrar todas las transacciones econmicas y financieras que tengan o puedan tener efectos sobre el

patrimonio de la Repblica y de sus entes descentralizados funcionalmente. El registro de estas transacciones se realizar en funcin de los momentos contables vigentes, utilizando el sistema de contabilidad prescrito por la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica y Articulo 13, Cada transaccin econmica y financiera se registrar por nica vez, de modo que a partir de ese registro sea factible generar todas las salidas de informacin que requiera la administracin financiera del sector pblico. Dicho registro, que constituir la entrada nica de informacin, deber realizarse con todos los datos necesarios para su posterior procesamientos RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION Segn Oficio N DRC/0095/20011 de fecha 22 de noviembre de 2011 emitido por la Jefe del Departamento de Registros Contables indica En referencia dicho punto se puede decir que con la aplicacin de la Contabilidad Fiscal y tomando como base las Instrucciones y Normas de la Publicacin 21, las rdenes de Pago emitidas mensualmente son registradas contablemente en orden cronolgico y consecutivo, y en ste caso la Orden de Pago N 5876 fue registrada en su debido momento como se puede evidenciar en los soportes de la relacin rdenes de Pago emitidas en diciembre 2010, la misma qued por pagar al 31/12/2010,
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(Relacin de Cuentas por Pagar al 31/12/2010) y fue cancelada posteriormente en fecha 03/02/2011 conjuntamente con la orden N 5816 como se puede evidenciar en relacin de cheques emitidos en febrero 2011, de las cuales se anexan copias. COMENTARIOS DE AUDITORIA El Departamento de Registros Contable no aclara por completo la observacin efectuada por la Unidad de Auditoria Interna, evidencindose la falta de soportes documentales. En este sentido se lograr confirmar nuevamente la ausencia de los registros correspondientes a dicha erogacin, esto trae como consecuencia la Determinacin de Responsabilidades a los Funcionarios que intervinieron en el procedimiento de ordenacin de pago; dichas Responsabilidades

correspondientes a este caso no pueden ser eludidas si no cumplen con los extremos legales establecidas en la Ley. EL HALLAZGO CON PRESUNTA

INCIDENCIA CIVIL PENAL Y ADMINISTRATIVA SE MANTIENE.

PUNTO 3.1.14: 3.1.14. Se observ en el Departamento de Registros Contables, que las rdenes de pago procesadas son archivadas sin un orden correlativo, es decir, que no se mantienen los archivos ordenados en forma cronolgica trayendo como consecuencia retardo en el suministro de la informacin para su revisin, quebrantando las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, segn resolucin N 01-00-00015 de fecha 30 de abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial N 36229, de fecha 17 de junio de 1997, en su Artculo 23, seala: Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa. En este aspecto
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se tendr presente lo siguiente: a) los documentos deben contener informacin completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronolgico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localizacin, y

conservarse durante el tiempo estipulado legalmente. b) Las autoridades competentes del organismo o entidad adoptarn las medidas necesarias para salvaguardar y proteger los documentos contra incendios, sustraccin o cualquier otro riesgo, e igualmente, para evitar su reproduccin no autorizada; Lo antes expuesto, indica debilidades de control interno lo que impide la rpida localizacin de la informacin. RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: Segn Oficio N DRC/0095/20011 de fecha 22 de noviembre de 2011 emitido por la Jefe del Departamento de Registros Contables indica que las rdenes de Pago en sta Dependencia se archivan por Rubros, es decir, por Proveedores, Publicidad, Obras, Nminas, Honorarios Profesionales, Licitaciones, entre otros ya que este sistema de Archivo facilita la bsqueda de rdenes de Pago y minimiza el tiempo de bsqueda de los dos funcionarios que laboran en esta oficina y que realizan dicho trabajo, y por otra parte se archivan de esta manera a solicitud de los Gerentes de Administracin anteriores a este mandato. COMENTARIOS DE AUDITORIA: La respuesta contradice las afirmaciones que fundamentan el hallazgo, por lo anterior SE SOSTIENE EL HALLAZGO, EN LOS MISMOS TRMINOS

SEALADOS POR EL INFORME PRELIMINAR.

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PUNTO 3.1.15: 3.1.15. Se determin que el Departamento de Contabilidad no cuenta con el espacio fsico adecuado que le permita el archivo, la conservacin y resguardo de los documentos que respaldan las operaciones tcnicas, administrativas y financieras lo que incumple con lo establecido en la LEY DEL ESTATUTO DE LA FUNCIN PBLICA Captulo IV, Artculo 33 Adems de los deberes que impongan las leyes y los reglamentos, los funcionarios o funcionarias pblicos estarn obligados a: numeral 7.Vigilar conservar y salvaguardar los documentos y bienes de la administracin pblica confiados a su guarda, uso o administracin; y as mismo en las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, segn resolucin N 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial N 36229, de fecha 17 de junio de 1997, que en su Artculo 23, seala: Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa. En este aspecto se tendr presente lo siguiente: literal b) Las autoridades competentes del organismo o entidad adoptarn las medidas necesarias para salvaguardar y proteger los documentos contra incendios, sustraccin o cualquier otro riesgo, e igualmente, para evitar su reproduccin no autorizada; esta situacin indica que no se cumplen con los mecanismos de control interno en cuanto al rea utilizada para el reguardo de los documentos. RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: Segn Oficio N DRC/0095/20011 de fecha 22 de noviembre de 2011 emitido por la Jefe del Departamento de Registros Contables indica que Se ha hecho
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hincapi en la ampliacin del espacio fsico y en respuesta a esto se efectu una remodelacin en esta Dependencia a mediados del mes de Agosto de los corrientes, para solventar un poco la situacin. Por otra parte se hace de su conocimiento que se solicit un Equipo de Archivo Novostil ya que los Archivos metlicos que existan hasta esa fecha no eran suficientes para la demanda de rdenes de Pago por archivar, pero dicho equipo no satisface hasta la presente fecha dicha demanda. Por consiguiente, se ha programado que para el prximo ejercicio fiscal sea solventada esta situacin, con el nuevo presupuesto COMENTARIOS DE AUDITORIA: El Departamento de Registros Contables acepta la observacin efectuada por la Unidad de Auditoria Interna, por lo que EL HALLAZGO SE MANTINE tomando en cuenta que debern seguir adelantando las acciones correspondientes y as, mantener un adecuado espacio fsico conservar los documentos. que servirn para salvaguardar y

PUNTO 3.1.16: 3.1.16. Se comprob, en el Departamento de Ordenacin de Pago que existen formatos de rdenes de pago impresos pre numerados, que no son utilizados por la mala calidad del material, elaborando la orden de pago en papel bond sin el orden correlativo impreso, incumpliendo con lo establecido en las NORMAS

GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, segn resolucin N 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial N 36229, de fecha 17 de junio de 1997, en su Artculo 27 que seala: las formas pre-impresas tales como recibos de caja,
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ordenes de compra y venta, facturas, cheques, comprobantes de asientos de contabilidad y dems documentos que se utilicen para la sustentacin de operaciones, sern numerados correlativamente al momento de su impresin y sus uso ser controlado permanentemente. Lo antes expuesto, se origina por ausencia de mecanismos de controles internos, lo que impide que la informacin sea confiable y consecutiva, y garantice la legalidad en el control de las ordenes de pago emitidas en los diferentes ejercicios fiscales . RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: Mediante oficio N GADOP-025-2011 de fecha 29 de noviembre de 2011 emitido por el Jefe del Departamento de Ordenamiento de Pago seala lo siguiente: Se informa que desde el momento de presentarse esta dificultad, verbalmente se comunic al Econ. Wilmer Colina titular de la Unidad de Auditora Interna y al Departamento de Ciencia y Tecnologa con la finalidad de superar sta dificultad COMENTARIOS DE AUDITORIA: El Departamento de Ordenamiento de pago acepta la observacin efectuada por la Unidad de Auditoria Interna, y su respuesta no justifica en debida forma los cuestionamientos planteados, por lo que EL HALLAZGO SE MANTINE EN LOS MISMOS TERMINOS SEALADOS POR EL INFORME PRELIMINAR.

PUNTO 3.1.16: 3.1.17 Se observ que en el Departamento de Compras y Suministros se

procesaron rdenes de Compras y rdenes de Servicios sin las firmas y sellos de la Gerencia de Administracin, Departamentos de Compras y Suministros,
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Gerencia de Planificacin y Presupuesto por lo que se incumple con lo establecido en la LEY ORGNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS publicada en Gaceta Oficial N 2818 del 01de julio de 1981, en su Artculo 18, numeral 8: El sello de la oficina. El original del respectivo instrumento contendr la firma autgrafa del o de los funcionarios que la suscriban. En el caso de aquellos actos cuya frecuencia lo justifique, se podr disponer mediante decreto, que la firma de los funcionarios sea estampadas por medios mecnicos que ofrezcan garantas de seguridad y LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, Resolucin N 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial N 36229, de fecha 17 de junio de 1997 en su Artculo 3: El Control Interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las polticas y normas formalmente dictadas, los mtodos y procedimientos efectivamente implantados, y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento

coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: Literal b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la informacin presupuestaria, financiera, administrativa y tcnica. Lo antes expuesto indica que hay ausencia de los mecanismos de control interno, lo que imposibilita verificar la legalidad, sinceridad y veracidad de las operaciones administrativas.

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CUADRO N 9 ORDENES DE COMPRAS Y SERVICIOS SIN FIRMA Y SELLOS


OBSERVACIONES SIN MONTO 27.720,00 SIN FIRMA X SELLO X OMISIONES Gerente de Administracin

ORDEN

ORDEN DE COMPRA N

N
PROVEEDORES FECHA 05/04/2010

DE SERVICIO N

1 2 3 4 5 6 7

PCTA C.A. Asoc. Cooperativa La Paota Materiales Los Andes Taller y Creaciones Yegag C.A Taller y Creaciones Yegag C.A Sonido Impacto 22

103

08/02/2010 06/04/2010

7 152

11.856,00 40.279,66

X X

X X

Gerencia Administracin y Unidad Usuaria Gerente de Administracin

12/04/2010

107

4.082,42

Unidad Usuaria

12/04/2010 04/03/2010 3

163

24.626,43 10.080,00 X

X X

Gerencia Administracin y Unidad Usuaria Contrato Alcalde Departamento de Compras y Suministros ,

Sonido Impacto 22

04/03/2010 10/05/2010

3 186

10.080,00 12.071,36

X X

X X

y Unidad Usuaria Gerencia de Planificacin y Presupuesto

8
DOASIS C.A.

9
DOASIS C.A. 10/05/2010 187 4.211,20 X X Gerencia de Planificacin y Presupuesto

10
Auto Repuestos Accel C.A. 08/01/2010 15/01/2010 94 95 560,00 640,00 X X X X Unidad Usuaria Unidad Usuaria

11

Auto Repuestos Accel C.A.

12 13 14

Auto Repuestos Accel C.A. Auto Repuestos Accel C.A.

15/01/2010 01/02/2010

63 26

540,00 1.489,99

X X

X X

Unidad Usuaria Gerencia Planificacin y Presupuesto Unidad Usuaria

Auto Repuestos Accel C.A.

01/02/2010

18

3.800,00

Unidad Usuaria

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ORDEN

ORDEN DE COMPRA N

OBSERVACIONES SIN MONTO 14.000,00 52.065,00 X SIN FIRMA SELLO X X Unidad Usuaria Gerencia de Planificacin y Presupuesto Gerencia de Administracin OMISIONES

N
PROVEEDORES FECHA 18/01/2010 29/01/2010

DE SERVICIO N

15
16

Auto Repuestos Accel C.A. Auto Repuestos Accel C.A.

97 213

17 18 19 20

FERRECASA Carlos Luis Bovea Gonzlez Q. Juan Diego Carlos Luis Bovea

02/02/2010 20/05/2010 11/02/2010 02/11/2010

200 231 24 374

11.198,95 52.200,00 18.000,00 3.516,32

X X

X X X

Departamento de Compras y Suministros Gerencia de Planificacin y Presupuesto Gerente de Administracin Gerencia de Planificacin y Presupuesto Gerencia de Administracin

21

Carlos Luis Bovea

04/02/2010

399

17.300,00

Departamento de Compras y Suministros Gerencia de Administracin

22

Producciones Lucaben

30/11/2010

336

55.776,00

Gerencia Planificacin y Presupuesto Unidad Solicitante

23 24 25 26 27 28 29 30

Producciones Lucaben Castillo Rojas Widly C.A. Sistemas Financieros Ferrecasa Ferrecasa Andina de Sistema C.A. Widly Otoniel Castillo R Ferrecasa

01/11/2010 25/02/2010 17/06/2010 19/08/2010 19/08/2010 09/09/2010 02/09/2010 02/02/2010

324 30 227 337 280 342 253 280

75.040,00 784,00 177.527,00 15.794,08 3.111,67 4.027,99 1.831,01 8.038,97 X X X X X

Unidad Usuaria Unidad Solicitante

X X X X X X

Gerencia Planificacin y Presupuesto Gerencia de Administracin Gerencia de Administracin Gerencia Planificacin y Presupuesto Gerencia Planificacin y Presupuesto Gerencia Administracin y Gerencia de Planificacin y Presupuesto

31

Ferrecasa

02/02/2010

247

222,67

Gerencia Administracin y Gerencia de Planificacin y Presupuesto

32 33

Ferrecasa Ferrecasa

02/02/2010 16/03/2010 245

281 824,58

X X

Gerencia Administracin Gerencia Administracin y Gerencia de Planificacin y Presupuesto

34

Ferrecasa

10/03/2010

283

10.470,13

Gerencia Administracin y Gerencia de Planificacin y Presupuesto

35

Ferrecasa

10/03/2010

284

7.267,19

Gerencia Administracin y Gerencia de Planificacin y Presupuesto

36 37

Ferrecasa Ferrecasa

04/06/2010 04/06/2010

286 285

8.758,24 20.183,52

X X

Gerencia de Administracin Gerencia de Administracin

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RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: Mediante oficio N GADOP-025-2011 de fecha 29 de noviembre de 2011 emitido por el Jefe del Departamento de Ordenamiento de Pago indica se consideraron las observaciones realizadas por la Unidad de Auditora Interna a fin de evitar la recurrencia de las mismas. COMENTARIOS DE AUDITORIA: SE CONFIRMA EL PRESENTE HALLAZGO, en virtud que el Departamento de Ordenamiento de Pago reconoce el incumplimiento. Se observ que la respuesta dada por el Departamento no se ajusta a la observacin efectuada por la Unidad, dichos comentarios les corresponda a los responsables de la Dependencias que intervinieron en la elaboracin de las rdenes de compras y servicios, como se detallan en el cuadro N 9. PUNTO 3.1.18: 3.1.18 Se evidenci disparidad en las cantidades registradas en los libros de compras y servicios con respecto a las rdenes emitidas, como se detallan a continuacin:
CUADRO N 10

PROVEEDORES

ORDENES DE PAGO EMITIDAS NUM (N) FECHA

ORDENES DE COMPRAS Y SERVICIOS NM MONTO + (N) FECHA IVA

REGISTROS EN LIBROS ORDENES COMPRAS Y SERVICIOS CANTIDAD FECHA DE ENVIO A GERENCIA DE Bs. ADMINISTRACION

AUTO REPUESTOS ACCEL

2544 22/05/2010

213

29/01/2010

46665,01

52.065,00

* 16/06/2010

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Unidad de Auditora Interna

2 3

FERRECASA CARLOS LUIS BOVEA

2622 5842

26/06/2010 22/12/2010

200 399

02/02/2010 11579,11 04/02/2010 16742,15

11.198,95 17.300,15

18/06/2010 20/12/2010

Lo que contraviene las Normas Generales de Control Interno de la Contralora General de la Repblica, segn resolucin N 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997,

publicada en Gaceta Oficial N 36229, de fecha 17 de junio de 1997 en su Artculo 3: El Control Interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las polticas y normas formalmente dictadas, los mtodos y procedimientos efectivamente implantados, y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: Literal b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la informacin presupuestaria, financiera, administrativa y tcnica. RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: No fue presentado comentario alguno por parte de los responsables. COMENTARIOS DE AUDITORIA: SE RATIFICA EL HALLAZGO, en virtud de que no hubo comentarios de los responsables respecto a este incumplimiento. PUNTO 3.1.19: 3.1.19 Se observ que la Orden de Compra nmero 318 de fecha 27/08/10 por

Bs. 4.849,20 a nombre de Creaciones Neduymari, no est registrada en el libro de


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compras, en su lugar aparece registrado el proveedor Andina de Sistema C.A. con un monto de Bs. 453.60, lo que presenta vacios u omisiones en la informacin conforme a los sistemas, mtodos y procedimientos utilizados lo que no garantiza la coherencia en la informacin, de esta manera contraviene Normas Generales de Control Interno de la Contralora General de la Repblica, segn resolucin N 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial N 36229, de fecha 17 de junio de 1997 en su Artculo 3: El Control Interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las polticas y normas formalmente dictadas, los mtodos y procedimientos efectivamente implantados, y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: Literal b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la informacin presupuestaria, financiera, administrativa y tcnica. Lo antes expuesto indica que hay ausencia de los mecanismos de control interno, lo que imposibilita verificar la legalidad, sinceridad y veracidad de las operaciones administrativas. RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: No fue presentado comentario alguno por parte de los responsables. COMENTARIOS DE AUDITORIA: SE RATIFICA EL HALLAZGO, en virtud de que no hubo comentarios de los responsables respecto a este incumplimiento. PUNTO 3.1.20: 3.1.20 Se evidenci que las Ordenes de Pago procesadas incluyen las rdenes de
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Compra y/o Servicios anexas al trmite administrativo, sin desglosar las copias, por lo que, no son enviadas a las unidades correspondientes, lo que contraviene la LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL en su Artculo 39 seala: Los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada departamento, seccin o cuadro organizativo especifico debern ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales, de los planes y polticas, y de los instrumentos de control interno a que se refiere al Artculo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo su directa supervisin. Lo antes expuesto, indica la ausencia de un adecuado sistema de control interno. RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: Segn Oficio N DRC/0095/20011 de fecha 22 de noviembre de 2011 emitido por la Jefe del Departamento de Registros Contables seala: En respuesta a este punto se indica que a partir de la presente fecha se tomar las medidas pertinentes efectuando el desglose pertinente de cada una de las rdenes de Pago que sean canceladas y remitidas a sta Dependencia para su registro y archivo. COMENTARIOS DE AUDITORIA: SE CONFIRMA EL PRESENTE HALLAZGO, en virtud que el Departamento de Registros Contable reconoce el incumplimiento, as mismo se observo que la respuesta dada por el Departamento no se ajusta a la observacin efectuada por la Unidad, teniendo en cuenta que la misma se refiri a las ordenes de compras y servicios , por lo que EL HALLAZGO SE MANTINE EN LOS MISMOS TERMINOS SEALADOS EN EL INFORME PRELIMINAR.
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PUNTO 3.1.21: 3.1.21 Se evidenci que la Orden de Compras N 000407 de fecha 20/12/10, a nombre de Computel Glorias Patrias, no presenta el cdigo presupuestario. Lo que contraviene LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, segn resolucin N 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial N 36229, de fecha 17 de junio de 1997 en su Artculo 3: El Control Interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las polticas y normas formalmente dictadas, los mtodos y procedimientos efectivamente implantados, y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: Literal b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la informacin presupuestaria, financiera, administrativa y tcnica. Lo antes expuesto, indica la ausencia de un adecuado sistema de control interno. RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: Mediante oficio N GPP-0583-2011 de fecha 22 de noviembre de 2011 emitido por el Gerente ( E) de Planificacin y Presupuesto seala lo siguiente: Respuesta

relacionada al punto (3.21.1), en la cual la orden de compra N 000407 de fecha 20/12/2010, a nombre de Computel Glorias Patrias, si presenta el Cdigo Presupuestario en el sistema de SIGA, en tal sentido anexo a la presente reporte de movimiento N 5969
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COMENTARIOS DE AUDITORIA: La respuesta y los soportes documentales emitidos por la Gerencia de Planificacin y Presupuesto no se ajusta a la observacin efectuada por la Unidad de Auditoria Interna, el hallazgo se refiri al cdigo presupuestario del formulario de la orden de compra y

no al cdigo de cuentas del formato de la disponibilidad presupuestaria. El Departamento de Compras y suministros no aport soportes documentales que acompaen la repuesta emitida por lo que, EL HALLAZGO SE MANTINE EN LOS MISMOS TERMINOS SEALADOS EN EL INFORME PRELIMINAR.

PUNTO 3.1.22: 3.1.22 Se comprob que se tramitaron rdenes de Compras y Servicios sin su respectivo nmero correlativo impreso y la Requisicin u rdenes de Pedido anexas no presentan la fecha de emisin ni estn pre numeradas de forma impresa, lo que contraviene las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, segn resolucin N 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial N 36229, de fecha 17 de junio de 1997 en su Artculo 27. Seala: Las formas pre- impresas tales como recibo de caja, rdenes de compra y venta, facturas, cheques, comprobantes de asientos de contabilidad y dems documentos que se utilicen para la sustentacin de operaciones, sern enumerados correlativamente al momento de su impresin y su uso ser controlado permanentemente. y Artculo 3: El Control Interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las polticas y normas
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formalmente dictadas, los mtodos y procedimientos efectivamente implantados, y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento

coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: Literal b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la informacin presupuestaria, financiera, administrativa y tcnica. Lo antes expuesto, indica la ausencia de un adecuado sistema de control interno. Las mismas se detallan a continuacin:

CUADRO N 11

ORDENES DE COMPRA PROCESADAS CON RDENES DE PEDIDO Y RDENES DE SERVICIO ANEXA, SIN FECHA

FECHA ORDENES COMPRAS Y N ORDEN DE SERVICIO X


Asociacin Cooperativa La Patriota 08/02/210 02/07/2010 29/09/2010 7 11.856,00 125.595,36 5.598,88 Corporacin Arfa Corporacin Arfa

MONTO ORDENES N ORDEN DE COMPRA DE COMPRAS Y SERVICIOS

ORDENES DE PEDIDO O REQQUISICION SIN FECHAS X

PROVEEDORES
1 2 3

SERVCIOS

X X

338 339

X X

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4 Corporacin Arfa 5 Corporacin Arfa 20/09/2010 06/07/2010

X
323 10.500,00

X X
336 16.296,00

FECHA ORDENES COMPRAS Y N ORDEN DE SERVICIO X X X X X


Auto Repuestos Accel C.A. 29/01/2010 02/02/2010 04/02/2010 01/11/2010 17/06/2010 01/12/2010 10/05/2010 04/06/2010 04/06/2010 213 46.665,01 11.759,11 7.400,00 75.040,00 227 393 276 285 286 177.527,89 1.060,57 23.627,45 8.738,24 20.183,52

MONTO ORDENES N ORDEN DE COMPRA


353 354 187 303

DE COMPRAS Y SERVICIOS
74.178,19 43.915,29 4.211,20 105.600,00

ORDENES DE PEDIDO O REQQUISICION SIN FECHAS

PROVEEDORES
6 7 8 9 Corporacin Arfa Corporacin Arfa DOasis C.A. Auto Repuestos Accel C.A.

SERVCIOS
18/10/2010 18/10/2010 10/05/2010 03/09/2010

X X X X X X X X X X X X X

11 12 13 14 15 16 17 18

Ferrecasa Carlos Luis Bovea Producciones Lucaben Sistemas Financieros C.A. Topaca C.A. Ferrecasa C.A. Ferrecasa C.A. Ferrecasa C.A.

X X
324

200 400

X X X X X

RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: No fue presentado comentario alguno por parte de los responsables. COMENTARIOS DE AUDITORIA: SE RATIFICA EL HALLAZGO, en virtud de que no hubo comentarios de los responsables respecto a este incumplimiento.

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PUNTO 3.1.23: 3.1.23 Se constat la ausencia del Registro de Proveedores actualizado y Lista de Precios de los artculos de mayor consumo. Omitiendo lo establecido en LA REFORMA DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DEL CONCEJO Y LA ALCADIA DEL MUNICIPIO LIBERTADOR DEL ESTADO MERIDA publicada en Gaceta Municipal Extraordinaria N 95 ao IV el 17 de julio de 2003, en el numeral 2 de las Funciones del Departamento de Compras y Suministros que seala lo siguiente: Mantener un registro de proveedores y Numeral 3. Mantener un listado de precios de los artculos de mayor consumo; y la LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL en su Artculo 38 El sistema de control interno que se implante en los entes y organismos a que se refieren el artculo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley, deber garantizar que antes de proceder a la adquisicin de bienes o servicios, o a la elaboracin de otros contratos que impliquen compromisos financieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes: numeral 4, que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones establecidas en otras leyes. Tal situacin indica la ausencia de un adecuado sistema de control interno, lo que trae como consecuencia procedimientos no ajustados a la normativa legal. RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION: Mediante oficio Sin Numero y Fecha emitido por el Jefe de Compras y Suministros seala: En relacin al numeral 3.1.23: se puede destacar que se lleva un registro de proveedores de forma manual, donde se constatan los papeles de las empresas de la siguiente manera:

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1.-Registro de comercio 2.-Copia de la Cdula de Identidad de los socios segn sea el caso. 3.-Copia del Rif. 4.-Solvencia de la Patente de Industria y comercio 5.-Declaracin del ISLR/ IVA 6.-Documento de Inscripcin en SNC o RNC de no poseerlo Balance General y Estado de Resultado del ao anterior inmediato. Con relacin al listado de precios de mayor consumo se tomarn las previsiones del caso para los aos posteriores inmediatos ya que por omisin involuntaria no exista COMENTARIOS DE AUDITORIA: Teniendo en cuenta la respuesta emitida por el Departamento de Compras y Suministros sobre el Registro de Proveedores, su justificacin no es aceptada por la Unidad de Auditoria Interna puesto que el mismo, no aport el mencionado

requerimiento y en relacin al listado de precios su comentario ratifican su inexistencia, por lo anterior SE SOSTIENE EL HALLAZGO POR EL INFORME PRELIMINAR. EN LOS TERMINOS SEALADOS

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CAPTULO IV

4.- CONSIDERACIONES FINALES. 4.1.- CONCLUSIONES: En base a las observaciones reflejadas en el presente informe de la inspeccin Fiscal en la Gerencia de Administracin, sobre el sistema de control Interno

correspondiente al Ejercicio Fiscal 2010, se pudo constatar que existen fallas de control interno que limitan de manera significativa la ejecucin y evaluacin de los procedimientos administrativos y financieros, evitando que se pueda verificar la legalidad, exactitud y sinceridad de la informacin necesaria para la toma de decisiones de la gestin administrativa

4.2.- RECOMENDACIONES: Debido a la importancia de las observaciones y de las deficiencias sealadas en la aplicacin de la LEY ORGNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL, NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE
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ADMINISTRACIN Y SUS DEPENDENCIAS, LEY DE CONTRATACIONES PBLICAS, REGLAMENTO PARCIAL N 4 DE LA LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN FINANCIERA DEL SECTOR PBLICO, SOBRE EL

SISTEMA DE CONTABILIDAD PBLICA, LEY DEL ESTATUTO DE LA FUNCIN PBLICA, REFORMA DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DEL CONCEJO Y DE LA ALCALDA DEL MUNICIPIO

LIBERTADOR DEL ESTADO MRIDA. Con el fiel propsito de preservar el patrimonio de la Alcalda del Municipio Libertador, se recomienda: 4.2.1.- Todos los Gerentes, Jefes o autoridades administrativas de cada Departamento, Seccin u Oficina, debern ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales o legales, de los planes y polticas y de los instrumentos de control interno sobre las operaciones y actividades realizadas por las unidades administrativas, para as dar cumplimiento con la LEY DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL, en su Artculo 35. 4.2.2.- El Departamento de Tesorera deber antes de efectuar un pago, verificar que adjunto a la factura se incluya toda la documentacin de soporte correspondiente y debe exigir que el documento que respalda el gasto cumpla con todos los procesos administrativos. Todas las transacciones deben y operaciones respaldadas financieras, con presupuestarias y

administrativas

estar

suficiente

documentacin

justificativa, los documentos deben contener informacin completa y exacta, por lo que, se debe prohibir explcitamente firmar cheques sin haber cumplido los requisitos de control interno previo al desembolso, si cuya informacin no
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est completa. Para as dar cumplimiento a las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, en su Artculo 23. 4.2.3.- La Unidad consumidora tienen la responsabilidad de verificar al momento de recibir el servicio, la mercanca o el bien, que estos coincidan con la orden de compras o la orden de servicios. La factura y la nota de entrega son documentos necesarios para recibir la mercanca, los cuales deben ser presentados sin tachaduras ni enmiendas y contener la descripcin exacta de la mercanca. Para as dar cumplimiento con lo que establece el MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y SUS DEPENDENCIAS, correspondiente al DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS, en el Numeral 4. 4.2.4.- La comisin de contrataciones una vez concluido el lapso de entrega de los sobres contentivos de las manifestaciones de voluntad u ofertas, proceder al acto fijado, a la apertura y verificacin de su contenido, dejando constancia en el acta de esto, y de cualquier informacin que se formule al respecto. Para as dar cumplimiento con lo que establece la LEY DE CONTRATACIONES PBLICAS en su Artculo 54. 4.2.5.- Adems de los deberes que impongan las leyes y los reglamentos, los funcionarios o funcionarias pblicos estarn obligados a vigilar, conservar y salvaguardar los documentos y bienes de la administracin pblica confiados a su guarda, uso o administracin. Para as dar cumplimiento con lo establecido en la LEY DEL ESTUTO DE LA FUNCIN PBLICA, en su Artculo 33. Captulo IV.

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4.2.6.-

Girar instrucciones, para que procedan

a la impresin de talonarios

prenumerados de ordenes de pago, ordenes de compra y servicios y dems que sean necesarios para el funcionamiento del Municipio. Estos comprobantes

debern ser utilizados en estricto orden correlativo y cuando se anule algn comprobante, el original deber mantenerse archivado junto con todas las copias, con el propsito de mantener siempre la secuencia numrica completa y dar cumplimiento a lo establecido NORMAS DE GENERALES DE CONTROL en su

INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPUBLICA Artculo 27.

4.2.7.- El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las polticas y normas formalmente dictadas, los mtodos y procedimientos efectivamente implantados, y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos, garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la informacin presupuestaria, financiera, administrativa y tcnica. Para as dar cumplimiento con LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, en su Artculo 3. Sobre los errores, omisiones y deficiencias observadas, y en base a las recomendaciones contenidas en el presente informe, la mxima autoridad de la Gerencia de Administracin y sus Dependencias, deber elaborar un plan para proceder a su correccin, el cual ser objeto de seguimiento por parte de la Unidad de Auditora Interna.

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En concordancia a lo dispuesto en el artculo 41 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, se insta a la Gerencia de Administracin a realizar la correccin pertinente a cada una de las observaciones contentivas en el presente informe, a fin de evitar la aplicacin de sanciones penales, civiles y administrativas sobre los actos, hechos u omisiones contrarios a normas expresa en que incurran con ocasin del desempeo de sus funciones, tal como lo establece el Artculo 82 de la Ley de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

En Mrida, a los treinta (30) das del mes de abril de 2012.

Wilmer Colina Moles Titular de la Unidad de Auditora Interna

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En la orden de pago N 5816 del 22/12/10 por Bs 70.784,81, se observ lo siguiente: el Comprobante de egreso emitido el 3/2/2011 y pagado el 11/02/2011 con cheque N 08019109 del Banco del Sur por Bs 335.341,35, presenta una diferencia con la orden de pago arriba descrita (N 5616) de Bs 264.556,44, que corresponde a la orden de pago Nm. 5876 (31-12-2010). E l monto del cheque (Bs. 335.345,35) fue conciliado en su oportunidad. Se evidenci que en el cuadre del comprobante de egresos, los dbitos y crditos suman Bs. 76.970,01 por lo tanto la orden de pago Nm. 5876 (Bs 264.556,44) no presenta los registros contables a nivel de sistema. Incumpliendo con lo establecido en la LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL Artculo. 91 Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan a continuacin: Numeral 9. La omisin de control previo; y artculo 39 seala: Los gerentes, jefes o autoridades de cada

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Se observ la carencia de firma autgrafa y sellos por parte del Despacho del Alcalde, la Gerencia de Administracin, el Departamento de Ordenacin de Pago, Departamento de Compras y suministros, Departamento de Tesorera en la tramitacin de rdenes de Pago, Cheques y Planillas de Retencin. Se observ la tramitacin de rdenes de Pago sin haber cumplido los requisitos de control interno previo al desembolso donde cuya informacin no estaba completa. Se observ que se ejecutaron pagos a proveedores incumpliendo con el proceso de licitacin y encontrndose inconsistencia entre fechas de acta de licitacin y adjudicacin, los soportes presentaron tachaduras y enmendaduras. Se observ que se tramitaron rdenes de pago a proveedores las cuales carecen de orden de entrega. Se observ que se tramitaron rdenes de pago, donde la consulta de precios corresponde a la adquisicin de repuestos y suministros y la nota de pedido se realizo por materiales de construccin. Se evidenci inconsistencia en la nota de entrega de la mercanca en relacin con la adjudicacin de la consulta de precios. Se evidenci que el Departamento de Contabilidad no cuenta con el espacio fsico adecuado. Se evidenci que en el Departamento de Ordenacin de Pagos existen formatos de rdenes de pago impresos pre-enumerados, que no son utilizados por la mala calidad del material.
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Se constat la carencia del registro de proveedores actualizado y lista de precios de los artculos de mayor consumo.

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