Diseo de consultas en Access en modo Diseo

La ventana consulta tiene cinco diferentes vistas posibles, como se ve en la Imagen 1

Imagen 1 Diferentes modos de presentacin de la ventana 6onsulta

El modo Vista Diseo se utiliza para la creacin o modificacin de consultas de manera grfica dado que permite el uso del Drag Drop, es decir pinc!ar " arrastrar# En el modo Vista Hoja de Datos se vern los datos obtenidos mediante la consulta previamente dise$ada# La Vista SQL nos permitir crear o modificar consultas mediante el lengua%e &'L, en algunos tipos de consultas como por e%emplo las de (nin, no !a" otra opcin posible# Las vistas Tabla Dinmica " Grfico Dinmico, como su propio nombre indica permiten realizar tablas " grficos dinmicos " no las vo" a tocar en este apunte sobre consultas#

Vista Diseo
)l abrir el editor de consultas en modo dise$o, veremos distintas zonas (n rea de tablas en donde podremos a$adir las distintas tablas o consultas que podamos necesitar en nuestra consulta# )l a$adir una tabla, veremos su Lista de campos# *or ultimo en la parte inferior de la pantalla veremos el rea de definicin de la consulta# En esta zona es donde incluiremos todos los campos que queramos tener en el resultado final de la consulta, as+ como los criterios de la misma, la ordenacin e incluso la agrupacin#
Lista de campos

)rea de tablas

)rea de definicin de la consulta

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)rea de Definicin de consulta

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*ara agregar una tabla, pulsaremos el icono o, desde el men7 6onsulta, selecciona8 remos Mostrar Tabla, nos mostrar el cuadro de dialogo del mismo nombre 9Imagen :;, desde el que podremos seleccionar aquella3s tabla3s "3o consulta3s que va"amos a necesitar para construir nuestra consulta

Imagen :

) partir de a!ora me referir< siempre a tablas, independientemente de que realmente se trate de una tabla o de una consulta, su comportamiento a nivel de consultas de seleccin ser el mismo# (na vez a$adidas las tablas necesarias, veremos su lista de campos, una para cada una de las tablas# &i las relaciones entre ellas fueron establecidas previamente en las relaciones de la base de datos, si no fue as+ podremos establecerlas sin mas que arrastrar un campo sobre otro# &i seleccionamos la relacin " !acemos doble clic= sobre la relacin podremos editarla 9Imagen 1;

Imagen 1

como se puede observar nos permite forzar la relacin de manera que veamos distintas combinaciones de datos4 1# &olo las filas en que los campos de ambos lados son iguales# ,# >odos los registros que est<n a un lado aunque no est<n en el otro# :# Lo mismo pero al rev<s# (na vez que tenemos las tablas en el rea de tablas podemos comenzar a a$adir campos a la consulta, para ello el m<todo mas sencillo es, simplemente pinc!ar sobre un campo de una tabla en su lista de campos " !acer doble clic= sobre el, tambi<n si lo arrastramos !ac+a una columna determinada del rea de definicin de consultas 9Imgenes 2 " 0;, lo insertaremos en la misma# *uestos a simplificar las cosas, si !acemos doble clic= sobre la barra de titulo de una tabla, incluiremos todos los campos de la tabla en la consulta#
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Imagen 2

Imagen 0

En la primera fila de la lista de campos de cada tabla, aparece un asterisco ?, si lo incluimos en una columna de la consulta, es como si inclu"<ramos todos los campos de esa tabla en la consulta, con la venta%a de que aunque inclu"amos o eliminemos campos de esa tabla, no necesitaremos retocar la consulta, eso !ar que la consulta sea un poco mas lenta al tener )ccess que reconstruirla cada vez que sea e%ecutada, aunque eso en la ma"or+a de las ocasiones ser totalmente imperceptible# @ota4 6uando incluimos dos veces el mismo campo de una tabla en una consulta, en la primera ocasin aparecer con su nombre, en la segunda como EAprB, siendo la B un n7mero correlativo dependiente del n7mero de campos indebidamente definidos en la consulta, otro caso en que puede ocurrir esto es cuando se aplica una funcin sin ponerle un alias# )!ora "a estamos preparados para e%ecutar la consulta, para ello solo tendremos que pulsar ! o el icono )!ora veremos la consulta en modo Cista de Datos 9Imagen D;, tal " como ver+amos una tabla con los mismo datos, aparentemente nada loas diferencia, como no sea que en la barra de titulo pondr el nombre de la consulta " 6onsulta de seleccin

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Imagen D

)!ora volvamos al modo dise$o, pulsando sobre el correspondiente icono 9el de la escuadra " el lpiz; imaginemos que queremos quitar un campo de la consulta, solo tendremos que seleccionar su correspondiente columna, pinc!ando en la parte superior de la misma, el cursor se convertir en una flec!a apuntando !acia aba%o, " a continuacin pulsando &uprimir# 'ue no nos gusta el nombre del campo " queremos mostrar otro diferente para que sea mas indicativo de su contenido solo tendremos que escribir por delante el nombre del campo el nuevo campo " dos puntos 4# >ambi<n podr+a ser que quisi<ramos mover uno o varios campos de posicin en la consulta, simplemente deberemos seleccionar3los " una vez seleccionados, pinc!ar sobre el rea seleccionada " arrastrarla a la nueva posicin# Etra posibilidad es que queramos incluir en la consulta un campo para por e%emplo realizar una seleccin por el pero no queramos mostrarlo, con desmarcar su correspondiente casilla 5ostrar, ser suficiente, o%o si ese campo no interviene en la consulta tras guardar, cerrar " volver a abrir la consulta !abr desaparecido# En alguna ocasin podr+a ser interesante cambiar la anc!ura de la columna, simplemente pinc!ado sobre su esquina vertical derec!a 9el curso cambiar a una especie de cruz con flec!as a ambos lados; " arrastrando modificaremos su anc!ura, si !ubi<ramos !ec!o doble clic=, el a%uste !ubiese sido automtico# *or ultimo si pulsamos &!iftFG, se mostrar un cuadro de dialogo "oom en el que veremos el contenido del campo " podremos editarlo, esto ser mu" 7til para editar comple%os campos calculados# &i queremos establecer un orden determinado en la consulta 9Imagen .; solo tendremos que pinc!ar en la flec!a que aparece en la fila #rden del correspondiente campo " seleccionar )scendente, Descendente o sin ordenar es equivalente a de%ar el campo en blanco#

que

*odremos !acer esto para tantas columnas como deseemos, Imagen . teniendo en cuenta que el orden final, vendr dado por la posicin de izquierda a derec!a de las columnas en la consulta, el orden que prevalecer ser el que est< mas a la izquierda, a continuacin el siguiente !acia la derec!a# En ocasiones la posicin de las distintas columnas como queramos mostrar los datos entrar en conflicto con la posicin que debamos aplicar para su ordenacin correcta, en este caso lo resolveremos en la vista !o%a de datos moviendo la3s columna3s a la posicin deseada#

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