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Introducción a los sistemas de información basados en computadora

La idea de un MIS es muy sencilla. Se define como "un sistema que proporciona información a los gerentes". Aunque esta definición no incluye a los usuarios que no son gerentes o administradores, sí capta la idea principal. Pero, como usted habrá concluido ya, hay más que decir sobre esto.Se agrupan en tres áreas de contacto principales: administración, sistemas y servicios de información. En el capítulo se incluyen algunos principios administrativos para comprender quién es el usuario primario de los MIS. Dichos principios tocan temas como dónde se encuentran los gerentes y qué es lo que hacen.

Hay una fuerte relación entre los gerentes y los sistemas. Los gerentes utilizan sistemas conceptuales de información para administrar los sistemas físicos compuestos por personas, máquinas, materiales, etc. Los mismos fundamentos administrativos se aplican a los sistemas físicos y a los conceptuales.

Además de la administración y de los sistemas, se trata sobre la unidad en la organización responsable de proporcionar sistemas basados en computadoras a los usuarios tanto dentro como fuera de la empresa. Se trata de la unidad de servicios de información (IS). Durante mucho tiempo, IS tuvo la llave del uso de las computadoras dentro de la empresa, pero la tendencia hacia que el usuario final las utilice ha alterado el papel de IS. Sin embargo, comprender qué es IS, es esencial para entender cómo las empresas manejan sus MIS hoy.

Su principal objetivo de aprendizaje para el capítulo es reconocer que los gerentes son los usuarios primarios de los MIS; comprender que los gerentes administran sistemas y entender que la tarea de IS es proporcionar los sistemas conceptuales de información que los gerentes necesitan para administrar sus sistemas físicos.

Uso de la tecnología de la información para la ventaja competitiva

Una vez que se obtuvo un "panorama" de los MIS, ha llegado el momento de tratar sobre el foco primario de los MIS: la ventaja competitiva. Ventaja competitiva es un término que se hizo muy popular a principios de los años noventa, y probablemente se exageró en su uso. Aún está presente en el área de los MIS, aunque muchos creen que no se puede lograr una ventaja competitiva permanente con los recursos de información. Un buen ejemplo es American Airlines. Lograron una ventaja inicial con su sistema de reservaciones Sabre, pero ahora casi todas las aerolíneas tienen algo parecido.

Aún así, la idea de que una empresa emplee sus recursos de información para competir mejor en el mercado es buena. Las empresas como Federal Express y UPS son algunos ejemplos. Este capítulo se centra en la idea de que la administración de una empresa logre reconocer el valor estratégico de la información y coloque aquellos recursos que la hacen posible.

Se inicia con una construcción teórica muy importante: la empresa en su ambiente. Aplicaremos este modelo varias veces a lo largo del texto. Luego se presenta la descripción de la ventaja competitiva como la considera su autoridad más reconocida, Michael Porter. Sus ideas de cadenas de valor y sistemas de valor encajan muy bien con las otras aplicaciones de la teoría de sistemas.

Hay que tener una idea clara sobre cuáles son los recursos de información. Aparecen nuevamente como componentes de un plan estratégico para los recursos de información (SPIR). SPIR es un ingrediente clave para la administración de los recursos de información de una empresa, un concepto llamado administración de los recursos de información, o IRM. El modelo IRM muestra la naturaleza de cómo se implementa de arriba hacia abajo en una empresa. Los altos ejecutivos son clave para lograr el IRM.

Otro tema importante es el manejo de la computadora por el usuario final (EUC). Se reconoce un punto importante: no todos los usuarios finales tienen las mismas capacidades en lo que se refiere a desarrollar sistemas de computación. También son importantes los motivos por los que el EUC se ha vuelto tan popular y algunos de los problemas potenciales que conlleva.

Se debe tener una buena idea sobre cómo una empresa usa la información como un ingrediente dentro de su estrategia para tener éxito en un ambiente dinámico que consiste, en su mayor parte, de clientes y competidores.

Uso de la tecnología de la información para intervenir en el comercio electrónico

De todos los cambios que han ocurrido en el campo de la computación en los últimos años, el que ha tenido el mayor impacto es la Internet. Nos llegó tan rápidamente que ésta es la primera edición del texto que la incluye. Pero, más que sólo describir la Internet, decidimos colocarla en un contexto o en un escenario que explique cómo se usa.

La primera parte del capítulo proporciona este contexto. La empresa reúne inteligencia comercial para comprender el mercado, y selecciona el concepto de sistema interorganizacional (IOS) como el vehículo básico. Se desarrolla el IOS siguiendo el ciclo de vida del sistema, o iniciando la reingeniería del proceso comercial. La conectividad directa, las redes de valor agregado o la Internet proporcionarán la tecnología para conectar a la empresa con sus socios comerciales.

Cada uno de los componentes del modelo es un tema importante del MIS, y la figura presenta algunas relaciones posibles. Sin embargo, es importante reconocer que los temas no siempre encajan de esta forma. Por ejemplo, se podrían usar el ciclo de vida del sistema (SLC) y el diseño del proceso comercial (BPR) para desarrollar algo distinto a un sistema comercial electrónico. El valor del diagrama (y del capítulo) consiste en la descripción de cómo usar la Internet en los negocios y del proceso para lograr ese uso.

Es importante comprender las redes de valor agregado, pero el foco real de la atención de hoy está en Internet. El capítulo cubre algunos puntos básicos que usted podría desconocer a pesar de ser un ávido usuario de Internet: cómo evolucionó, cómo se usa en los negocios, y cómo mejorar ese uso.

El concepto clave en el capítulo es el de IOS, y los conceptos de apoyo son el uso de EDI para lograr el IOS, y el uso de la Internet en el EDI. Deberá comprender la relación entre los tres conceptos.

Uso de la computadora en un mercado internacional

Considerar la computación desde un punto de vista global abarca tanto el uso de la computadora por parte de una empresa multinacional como las variaciones en su uso de una cultura a otra.

El ingrediente clave para una MNC es la coordinación, y ésta se logra mediante los eslabones de comunicación entre las oficinas generales y las subsidiarias. Cuanto más complejos sean los eslabones, mayor será la justificación para las comunicaciones electrónicas.

Ciertas cosas ocasionan que las MNCs operen globalmente, y éstas son los impulsores globales de negocios. Los impulsores varían de una industria a otra. Algunas industrias, como las comidas y los bienes de consumo y los químicos obtienen pocos beneficios de la operación global.

Para operar globalmente, es necesario vencer ciertas restricciones, y las más importantes son aquellas impuestas por los gobiernos en los diversos países. El papel del gobierno también es central para el nivel de computación en un país. En países como Israel y Chile, donde el apoyo gubernamental es fuerte, la computación florece. En los países en los que el apoyo es débil, como Libia y Marruecos, el uso de las computadoras está retrasado años.

Sin tomar en cuenta la carrera que escoja, usted tiene una buena probabilidad de intervenir en la computación global. La práctica es ya de uso tan común que el elemento en la construcción ambiental de la empresa que estudiamos en el capítulo 2 ahora se llama la comunidad global, en tanto que hace unos cuantos años se llamaba la comunidad local.

Los conceptos clave son las estrategias comerciales globales, los impulsores globales de negocios.

Consideraciones éticas en la tecnología de la información

El público general cada vez se da más cuenta de la importancia de la ética en la computación. Todos los días lo vemos cuando leemos o escuchamos sobre sistemas de cómputo que violan los derechos de privacidad de las personas. Pero la ética en la computación va mucho más allá. El tema de la ética computacional es una parte de un panorama más amplio: el compromiso de las organizaciones e individuos que usan computadoras para con el comportamiento ético. Este panorama muestra el flujo de arriba hacia abajo, a partir del credo de la empresa hacia los programas de ética, y de ahí a un reglamento de ética corporativa. A pesar de que el énfasis en el capítulo está en la ética de la organización, la cobertura final de una guía personal de ética reconoce que la ética es responsabilidad de todos.

El punto de arranque para aprender sobre la ética es comprender las diferencias entre las morales, las éticas y las leyes, y ver cómo las empresas están manejando sus responsabilidades éticas formalmente. El credo corporativo de Security Pacific es un buen ejemplo.

El punto importante en lo referente a la ética computacional es el hecho de que en la sociedad actual, todos tienen derechos de computación. Las personas tienen el derecho de usar ellos mismos la computadora si así lo desean. También tienen el derecho de esperar que otros usen la computadora de forma que protejan los derechos de los individuos. Este segundo derecho es el que aterriza firmemente sobre la mesa del CIO. El CIO tiene la responsabilidad principal de asegurar el uso ético de la computadora, pero las presiones sociales, las presiones personales y otras influencias son visitantes frecuentes en la oficina del CIO.

No hace mucho tiempo, el principal interés de los profesionistas de IS era crear sistemas que no rompieran ninguna ley. Hoy, ese interés se ha ensanchado hasta incluir sistemas que no violen los lineamientos éticos. Una dificultad es la realidad de que los lineamientos éticos varían considerablemente de una empresa a otra. Esto representa problemas para los empleados cuya ética personal es más fuerte que la de sus patrones.

Diseño y desarrollo de sistemas de información

Con el auge las computadoras surgieron ideas de manejar los procesos que utilizamos en la vida diaria en nuestras organizaciones; esta idea fue llevarlas a la computadora, es decir que la computadora realice actividades por nosotros, y que a su vez almacene los datos y poder recuperarlos para consultas, reportes, toma de decisiones. Con todo este auge empezaron a darse los sistemas de información, programas de rutinas de nuestros procesos traducidos a un lenguaje de computadora para hacer que esta trabaje por nosotros, esto, se ha convertido en una herramienta poderosa hoy en día.

Hay sistemas en muchas actividades cotidianas, supermercados, bancos, hospitales, gobierno, instituciones, hay agendas electrónicas, organizadores, en los videojuegos que son sistemas de un solo propósito pero al fin de cuenta son sistemas y llevan un proceso para su creación, este es llamado análisis y diseño de sistemas, a lo largo de este trabajo veremos como analizar, diseñar, desarrollar, implementar y dar mantenimiento a un sistema de información.

Este procesos lleva su tiempo, pero es necesario para poder realizar un sistema robusto, confiable y eficiente, todo con el fin de cumplir los objetivos con los que se hayan trazado para implementar un sistema, cada procesos debe ser analizado de manera minuciosa sin dejar dudas. Documentar cada uno de los procesos, seleccionar las plataformas de programación, registrar datos y resultados de todas las partes que conformarán un sistema de información.

Debemos tomar en cuenta que todo esto es con el fin de crear interfases inteligentes y amigables para los usuarios finales, quienes son los que interactúan directamente con el sistema. Pues al final de todo, la finalidad es realizar herramientas que agilicen el trabajo, automatizar procesos, obtener resultados en el momento y que estos sean confiables para que ayuden a tomar decisiones importantes, realizar ajustes a los procesos con los que cuenta una organización, proponer nuevas estrategias, nuevas metas, poder obtener mas beneficios tanto para la organización como para el personal que labora en ella.

Así pues veamos la importancia del análisis y diseño de sistemas con el cual su finalidad es tener una herramienta para crear herramientas de gran utilidad y que en estos días son herramientas que se han convertido en parte medular de las organizaciones públicas y privadas de la actualidad.

Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en:

(esta clasificación obedece a un punto de vista empresarial)

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.

Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.

Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.

Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.

Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.

Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.

Sistema Planificación de Recursos (ERP).- Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.

Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, y los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada).

Otra clasificación, según el entorno de aplicación  Entorno transaccional : Una transacción es un

Otra clasificación, según el entorno de aplicación

Entorno transaccional: Una transacción es un suceso o evento que crea/modifica los datos. El procesamiento de transacciones consiste en captar, manipular y almacenar los datos, y también, en la preparación de documentos; en el entorno transaccional, por tanto, lo importante es qué datos se modifican y cómo, una vez ha terminado la transacción. Los TPS son los SI típicos que se pueden encontrar en este entorno.

Entorno decisional: Este es el entorno en el que tiene lugar la toma de decisiones; en una empresa, las decisiones se toman a todos los niveles y en todas las áreas (otra cosa es si esas decisiones son estructuradas o no), por lo que todos los SI de la organización deben estar preparados para asistir en esta tarea, aunque típicamente, son los DSS los que encargan de esta función. Si el único SI de una compañía preparado para ayudar a la toma de decisiones es el DSS, éste debe estar adaptado a todos los niveles jerárquicos de la empresa.

El modelo de sistemas general de la empresa

Para comprender el papel del MIS, (Management Information System) se describe un modelo que se ajusta a cualquier clase de organización. Puesto que se trata de un modelo general, es muy simple. El modelo, considera al MIS como un procesador de información con datos de conexión y flujos de información. Estos elementos componen el lazo de retroalimentación de la empresa como un sistema.

Su trabajo es aprender los elementos de este modelo de sistemas general, y cómo se relacionan. Aprenda el modelo lo suficiente como para dibujarlo en un examen, o como para explicárselo a alguien más. También, sea capaz de aplicarlo a diferentes organizaciones. Podrá usar este conocimiento cuando valore empresas en busca de empleo, o cuando ejecute sus deberes como empleado.

Aunque no son tan importantes como el modelo de sistemas general, la descripción de las clases de modelos en el texto es importante. Un motivo es que cuando estudiemos el MIS, veremos que los modelos matemáticos proporcionan información valiosa a quienes resuelven problemas. La descripción en este capítulo coloca al modelo matemático en perspectiva.

Una parte importante en la teoría de sistemas es cómo los recursos fluyen en el sistema. La descripción en este capítulo elabora sobre los fundamentos de sistemas que se cubrieron para darle una comprensión más amplia de la teoría de sistemas.

El enfoque de sistemas

Las escuelas en todos los niveles están prestando mucha atención al tema de solución de problemas. Una forma de considerar el MIS es verlo como un sistema que proporciona información a las personas para que la usen en la solución de los problemas.

Las personas solucionan los problemas utilizando juicio, intuición y experiencia. En ocasiones, al trabajar en grupos, las soluciones se alcanzan mediante negociaciones. La mayor parte de los gerentes no pueden explicar cómo solucionan los problemas. Prefieren decir que la situación determina el enfoque.

Si tuviéramos que describir un enfoque formal para la solución de problemas, el favorito directo sería el enfoque de sistemas, o el método científico, como se llama en algunas disciplinas. El Capítulo describe el enfoque de sistemas como un proceso que cualquiera que se enfrente a solucionar cualquier clase de problema puede seguir.

Hay muchos pasos, pero se agrupan en tres fases de trabajo. Conviértase en un experto de la primera ahora, y auméntela cuando se una a una empresa. Entonces, prepárese para seguir la segunda y la tercera cuando tenga que resolver problemas.

Se hacen dos aclaraciones sobre el enfoque de sistemas hacia el final del capítulo. Primero, en los Puntos Importantes de la sección MIS que lleva por título "Algunos problemas prácticamente no tienen solución", se reconoce que quienes solucionan los problemas no siempre siguen los pasos del enfoque de sistemas en secuencia. Segundo, en la sección de conclusiones, se reconoce que no todos los que solucionan problemas son iguales. A pesar de que el enfoque de sistemas es el mejor lineamiento para resolver problemas, hay excepciones.

La base de datos y el sistema de administración de la base de datos

A pesar de que se conozca bien el almacenamiento en la microcomputadora, este

capítulo posiblemente contendrá algún material que mejore la comprensión sobre

la base de datos, y sobre cómo se usa en los negocios. La forma original del

capítulo trataba principalmente sobre la tecnología de la computadora principal. Aunque esta orientación no está explícita en esta edición, la mayor parte del contenido se aplica más a los sistemas grandes que a los pequeños. Luego, la cobertura del capítulo le dará una buena idea de la administración de datos a gran escala, para complementar el conocimiento de primera mano que usted tenga sobre los sistemas de menor escala.

Deberá comprender que el almacenamiento existe en forma primaria o secundaria, y que la secundaria tendrá acceso directo o secuencial. Aunque el disco óptico proporciona acceso directo, parece estar destinado a reemplazar a la cinta magnética como medio secuencial, usada principalmente para almacenamiento de archivos.

Deberá comprender la relación adecuada entre el almacenamiento secundario y el procesamiento. Se podría decir que si una empresa tiene almacenamiento de acceso directo efectúa procesamiento en línea, y si tiene almacenamiento secuencial, efectúa un proceso discontinuo. Tal vez esto es lo que sucede por lo general: estamos limitados por la tecnología que tenemos. Pero esto no tiene que ser así. Que una empresa procese en línea o discontinuo debe depender de las aplicaciones, no de la tecnología. Las aplicaciones determinan la clase de procesamiento, lo que a su vez determina la tecnología.

Sin duda, usted comprende bien las bases de datos modernas, pero es interesante saber cómo se llegó a este punto. La discusión sobre los eslabones explícitos hace más fácil ver cómo los datos en registros o archivos separados pueden usarse juntos: el valor real de la base de datos. Muchas empresas siguen usando los DBMS que presentan relaciones explícitas.

La comprensión de las relaciones implícitas incluidas en una base de datos de relaciones resulta clave para entender el modelaje de los datos de una empresa con los diagramas de relación de entidad, como se explica en el Apéndice A. El ERD es el primer paso para lograr una base de datos de relación.

Comunicaciones de datos

Las comunicaciones de datos son un campo en sí mismas, con conceptos, tecnología y terminología propios. Es demasiado pedir que alguien sea un experto en comunicaciones de datos y en computación. Por eso existen especialistas en comunicaciones de datos. Si desea elegir la parte del MIS que ofrece el máximo potencial como carrera, seleccione comunicaciones de datos.

Este capítulo trata sobre los fundamentos de las comunicaciones de datos presentes mucho antes que la Internet. Sin embargo, el capítulo termina con una discusión sobre cómo ésta se usa para facilitar las comunicaciones internas: la intranet.

Hay muchos aparatos que componen la red de comunicaciones de datos. Es en esta parte donde abunda la tecnología. Los programas también son importantes:

saber dónde están ubicados en la red y qué hacen.

El tema del capítulo que sobresale como el que más atrae la atención del CIO en los últimos años es el cliente/servidor. Todas las empresas importantes con computadora maestra se han estado convirtiendo a cliente/servidores, y este trabajo debe continuar.

ISDN es un tema que se perdió de vista durante un tiempo, pero que ha tenido un retorno con las computadoras en los hogares y con la Internet. ISDN ofrece velocidades de acceso a Internet mucho más rápidas que las conexiones telefónicas ordinarias.

La idea de la intranet es interesante. Después de que las empresas lucharon con diferentes tecnologías de comunicación como teletipos, télex, procesadores de almacenaje y envío, y el correo electrónico, alguien que buscaba un día, y vio la Internet se preguntó: "¿Por qué no usamos esto para las comunicaciones internas?" En ocasiones, las mejores soluciones computacionales son las que simplemente se dan, sin tener un gran plan.

El sistema de información contable

Algunos usuarios consideran este sistema como el mejor. Explica la "crema y nata" de las aplicaciones del procesamiento de datos que han formado la mayor parte de la actividad computacional desde que la primera Univac se conectó en GE en 1954.

A pesar de que ninguna empresa procesa sus datos exactamente como se describe en el capítulo, probablemente no existe ninguna descripción que explique mejor cómo se efectúa este trabajo en todas las empresas. Se trata de un buen modelo general. Si usted está interesado en los campos de computación o de contabilidad, deberá comprender el procesamiento de datos muy cercano al detalle en el capítulo.

El mejor ejemplo de un concepto es el modelo AIS. Refleja la idea de que los datos y la información fluyen por toda la empresa, y representan las transacciones entre el ambiente y ésta. En tanto que los datos están dentro de la empresa, se procesan para satisfacer las necesidades de los usuarios: elementos y gerentes ambientales. Una parte de este concepto es que la valiosa base de datos CBIS está formada principalmente por datos proporcionados por el AIS.

El sistema de información administrativa

El MIS fue el primer esfuerzo real por usar la computadora para satisfacer las necesidades de la administración. En este libro consideramos al MIS como el componente del CBIS que cubre las necesidades de información general de grupos grandes de administradores. A través de una combinación de reportes periódicos, reportes especiales y resultados de modelos matemáticos se llenan estas necesidades. Una buena parte del capítulo se dedica a describir cómo se producen estos resultados. Una sección trata sobre el uso de las gráficas por computadora, y reconoce que funcionan mejor que las presentaciones de tablas en algunas situaciones.

Es un buen punto reconocer que hay consideraciones de factores humanos que se relacionan con el uso de la computadora. La respuesta de comportamiento más común hacia las computadoras es el miedo. Los empleados temen que las computadoras les harán perder el trabajo, o que harán que su trabajo cambie de forma negativa. A pesar de que una buena parte de este temor se asociaba a los sistemas de procesamiento de datos, los empleados en todos los niveles por debajo del presidente percibieron rápidamente al MIS como un acto de vigilancia. El capítulo trata sobre un programa para reducir al mínimo el miedo como algo especial, pero se debe incorporar en todos los trabajos de desarrollo de sistemas.

Sistemas de soporte de decisiones

Una buena parte de lo que se ha dicho sobre el MIS también se relaciona con el DSS (Decision Support System). La principal diferencia entre los dos, conforme se considera en el texto, es el público esperado para la información. Si la información se dirige a grandes grupos de individuos, será un MIS. Si la información es para individuos o para grupos pequeños, será un DSS. Los productos (reportes y simulaciones) se ven exactamente iguales.

La primera parte del capítulo describe cómo se inició el concepto DSS. No hay duda sobre su lugar de nacimiento. Fue el MIT (Instituto Tecnológico de Massachusetts por sus siglas en inglés). Gorry, Scott Morton, Alter y Keen contribuyeron con una teoría fundamental que es posiblemente el principal motivo por el que los DSS han tenido tanto éxito.

Aproximadamente durante la última década, la mayor parte del trabajo del DSS se ha dirigido a proporcionar soporte a grupos que solucionan problemas. Una gran parte del capítulo trata sobre los GDSS y los grupos. La mayor parte de la investigación sobre los GDSS se ha efectuado en los campos universitarios: la universidad de Arizona, la Universidad de Minnesota y la Universidad de Georgia, por nombrar algunas. Esta investigación académica ha producido algunos grupos, pero la industria no se ha quedado atrás, y actualmente inunda el mercado con una variedad de productos. Por este motivo, la estrategia de grupos señalada en el capítulo resulta oportuna.

La oficina virtual

La Automatización de la Oficina u OA (Office Automation) describe aplicaciones electrónicas como el procesador de palabras y las publicaciones de escritorio. Por otra parte, el término oficina virtual se relaciona con el lugar en el que se efectúa el trabajo de oficina. Por consiguiente, la oficina virtual es el escenario para la OA.

La oficina virtual refleja el pensamiento que el trabajo de oficina puede hacerse en cualquier parte. Las telecomunicaciones permiten que muchos oficinistas trabajen en sus hogares, pero el trabajo de oficina se efectúa también en otros lugares. Los representantes de campo y los gerentes que se unen a las computadoras centrales mediante sus computadoras personales desde aviones, habitaciones de hotel y automóviles contribuyen también con la oficina virtual.

Un aspecto interesante de la oficina virtual es que la mayor parte de las ventajas favorecen a la empresa, y las desventajas trabajan en contra de los empleados. La gran ventaja para los empleados es que les permite trabajar cuando de otra forma no podrían hacerlo. Éste es un motivo suficiente para que sea muy popular a los ojos de muchos empleados.

Sin duda, usted está familiarizado con la mayor parte de las aplicaciones de OA descritas en el capítulo. Las diferentes figuras le ayudarán a comparar sus similitudes y sus diferencias.

Sistemas con base en el conocimiento

La gran área de "lograr que una computadora actúe como un ser humano" es la inteligencia artificial. Ha estado con nosotros desde 1959, e incluye muchos trabajos diferentes: robótica, sistemas de percepción, procesamiento de lenguaje natural, etc. La AI (Artificial Intelligence) ha estimulado un interés más grande entre los científicos que entre los especialistas en información comercial. No fue sino hasta los años ochenta que la idea de un sistema experto tuvo un impacto en la computación comercial.

Un sistema experto es similar a un DSS. Es más, muchas autoridades consideran al sistema experto como una forma del DSS. Sin embargo, el texto señala una diferencia, dando al sistema experto una mayor capacidad de consulta. Para distinguirlos, piense en el DSS como formado por alguien que resuelve los problemas, sentado frente a una computadora. Éste usa sus conocimientos para aplicar la computadora. Por otra parte, el sistema experto es alguien que resuelve los problemas, sentado frente a la computadora, con un consultor sentado junto a él, asesorándolo sobre cómo resolver el problema.

El capítulo se titula sistemas con base en el conocimiento, un término que hasta hace poco tiempo logró un uso extendido, y que abarca un panorama más amplio que sistema experto. Un sistema con base en el conocimiento es cualquiera que captura y utiliza el conocimiento humano. Sin embargo, la mayor parte del capítulo se dedica a los sistemas expertos.

El problema que el sistema experto está diseñado para resolver está dentro del dominio del problema. Un experto en este último genera el conocimiento necesario para resolver el problema, y el conocimiento constituye la base de conocimientos. La forma más popular de representar el conocimiento es mediante reglas. La lógica que la computadora aplica al usar el conocimiento se denomina motor de inferencia. El motor de inferencia procesa las reglas en una forma de razonar hacia delante o hacia atrás.

Los sistemas expertos son lo suficientemente raros como para exigir un proceso de desarrollo especial. El proceso para el sistema experto incluye al experto; el usuario no se involucra sino hasta más tarde.

Muchas organizaciones han invertido mucho tiempo y dinero en los sistemas expertos, pero ha habido suficientes decepciones como para preguntarnos acerca del futuro de este subsistema del CBIS. Una excepción podría ser la red neural, que proporciona una capacidad de aprendizaje que los sistemas expertos no tienen. Las redes neurales son combinaciones de leyes de aprendizaje y modelos matemáticos del cerebro humano, expresados en forma de programas para la computadora. El trabajo futuro en AI posiblemente tendrá un énfasis mayor en el perfeccionamiento de las redes neurales, más que en la mejoría de los sistemas basados en las reglas.

Sistemas de Información ejecutiva

El objetivo de este capítulo es subrayar el hecho de que los administradores de alto nivel usan la computadora. No siempre ha sido así. En los primeros años del MIS (Management Information System), los ejecutivos no se involucraban con las computadoras de ninguna manera. Una buena parte de la popularidad actual del uso de la computadora a nivel ejecutivo se debe sin ninguna duda a la naturaleza amigable para el usuario de los programas de estantería en combinación con un mayor nivel en la capacidad para usar la computadora. Cualquiera que sea el motivo, no es raro encontrar el apoyo más fuerte para las computadoras en la oficina ejecutiva.

Cuando no hay un EIS (Enterprise Information System), los ejecutivos tienen la enorme responsabilidad de reunir su información en toda la empresa, e integrarla de forma que tenga significado. El EIS ahorra a los ejecutivos muchísimo trabajo.

La mayor parte del contenido del capítulo proviene de la literatura en administración y en MIS. Una buena parte de la investigación académica se ha dirigido al nivel ejecutivo, y los resultados proporcionan una buena perspectiva de la administración en la cima. Preste especial atención a la descripción de John Kotter sobre lo que hacen los ejecutivos, y a la descripción de Daniel Isenberg sobre cómo piensan. A pesar de que los datos de los estudios de Jones-McLeod y de Rockart-Treacy tienen más de diez años, siguen siendo las mejores descripciones, y posiblemente no han cambiado tanto. Los datos demuestran que los ejecutivos reconocen la importancia de sus sistemas de información.

Sistemas de información de mercadeo

El capítulo consiste en un modelo de un sistema de información de mercadeo apoyado por datos de un estudio sobre las 500 empresas de Fortune. El modelo tiene una fuerte base teórica proveniente de la literatura de mercadeo, y el estudio tiene fuertes lazos con la teoría de administración y mercadeo: niveles administrativos, funciones administrativas y las cuatro P’s.

Comprenda que los sistemas de información funcional son una forma del sistema de información de la organización, y que los usuarios no so únicamente personas en esas áreas funcionales. Más bien, los sistemas reportan las actividades que ocurren en las áreas.

El modelo MKIS (Marketing Information System) no sólo proporciona un marco para este capítulo, sino para los capítulos restantes también, que describen los sistemas en las demás áreas funcionales. Es como aprender otro idioma, o un idioma para programación: una vez que se ha aprendido uno, es mucho más fácil aprender otros. Comprendiendo el modelo MKIS, usted podrá generar un modelo parecido para cualquier otra clase de unidad de negocios.

Hay demasiados datos del estudio de las 500 de Fortune como para memorizarlos todos. Mejor céntrese en los extremos o en las excepciones. Por ejemplo, en las gráficas de barras, preste atención a las actividades que fueron responsables por las respuestas más fuertes y las más débiles.

Sistemas de información de manufactura

Manufactura nunca ha dudado en usar la computadora. Es más, fue la primera área fuera de contabilidad en desarrollar aplicaciones para la computadora, tales como la explotación de la lista de materiales y la programación de la producción. La evolución, que inicia con los sistemas de puntos de pedidos, incluye MRP, MRP-II y JIT, y nos cuenta la historia de la computación en la manufactura.

El modelo del sistema de información de manufactura en la figura 19.4 tiene la misma apariencia general que el MKIS. Manufactura no cuenta con un concepto como las cuatro P para proporcionar las bases para los subsistemas de salida, pero las dimensiones de producción que se usan (tiempo, volumen, calidad y costo) nos dan un buen escenario.

Si las terminales para la recopilación de datos se ubican en todas las áreas de manufactura, entonces la computadora mantendrá a la administración informada, en tiempo real, sobre el proceso de manufactura.

La descripción del inventario presenta información adicional sobre temas que han sido tratados anteriormente: cantidad económica de pedido y punto de pedido. Comprender bien la aplicación de inventario es obligatorio para entender la computación comercial.

Cuando se incluyó el subsistema calidad del producto en el modelo hace años, no había indicios de que el tema de la calidad en la producción alcanzaría el nivel de importancia que tiene. El modelo señaló un área que, a pesar de no tener fuerza en esa época, debió haber sido fuerte.

Sistemas de información financiera

Los puntos fuertes este capítulo incluyen la cobertura de las auditorías internas, la inteligencia financiera, el análisis de regresión y el proceso de presupuestos. El caso al final proporciona un buen ejemplo sobre cómo usar una hoja de trabajo electrónica para proyectar la actividad financiera futura.

El autor siempre ha considerado que cuando se sacan las aplicaciones contables con base en la computadora del área de finanzas, no queda mucho por hacer. De todas las áreas funcionales, finanzas parece estar usando la computadora cuando menos para apoyar sus decisiones. La excepción está en el área de inteligencia financiera. Siempre ha habido más información disponible en el ambiente financiero que en cualquier otro, y hoy una buena parte de esa información existe en la forma de bases de datos computacionales. De todas las herramientas científicas administrativas, posiblemente es la que más se usa.

La hoja de trabajo electrónica es ideal para efectuar el análisis de flujo de efectivo. Usted encontrará un DSS financiero similar en la mayor parte de las empresas. Otro tema popular es el proceso de presupuestos. Prácticamente todas las empresas tienen un presupuesto operativo.

Sistemas de información de recursos humanos

De todos los capítulos sobre los sistemas de información funcional, éste es el que se basa más en lo que las empresas están haciendo realmente. La encuesta HRSP posiblemente es el panorama más actualizado sobre el uso de la computadora en el área de HR (Recursos Humanos por sus siglas en inglés). HR es el área más difícil de llevar a la computadora debido a que se efectúan muchas actividades diferentes: desde el momento anterior a que los aspirantes a un trabajo se convierten en empleados, hasta después que se retiran.

Una buena forma de aprender los sistemas de salida en el modelo HRIS es considerarlos en términos del flujo del personal a través de la empresa. Ocurre en la secuencia mostrada de arriba hacia abajo. La única excepción es el subsistema de reportes ambientales que está funcionando a cada paso.