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Procedimientos Administrativos Control de Operaciones ___________________________________________________________________________

Controles de Operaciones
Operaciones
Todas las organizaciones poseen un objetivo principal, para poder cumplir con ste, deben efectuar las Operaciones Bsicas que son: comprar, vender, producir, pagar, cobrar, administrar. A su vez las Operaciones Bsicas se componen en las Operaciones propiamente dichas que son: registrar, controlar, despachar, calcular, consultar, emitir, etc. Por ultimo estn las acciones que son la descomposicin de las operaciones, por ejemplo para la operacin de despachar, existen las siguientes acciones: tomar la mercadera, contarla, pesarla, empaquetarla, escribir la etiqueta, acomodarla en el transporte , etc.

Qu son los controles internos?


Dado que la contabilidad es la principal fuente de informacin para la direccin, es necesario que la misma refleje con certeza todas las operaciones que se han realizado. Las operaciones, puesto que son frecuentes y repetitivas, permiten ser normalizadas. La normalizacin consiste en programas que indican la forma ms adecuada de realizar las operaciones y se materializa en los manuales de procedimientos o de trmite y en los cursogramas. Los controles internos son una serie de normas de seguridad para la prevencin de errores y fraudes en la ejecucin de las operaciones. La base de estos controles es la divisin de las tareas, de tal manera que nunca sea realizada por una sola persona, as que es necesario instrumentar un sistema de informacin entre las distintas personas para que cada una conozca cuando le corresponde actuar, cules son las operaciones que ya se han realizado, cuando concluye su parte y que labor ha realizado.

Compras
Es la operacin bsica que se efecta para adquirir un bien.

Formas de Comprar:
a) Normales: son las compras de elementos repetitivos y necesarios para el desarrollo de la explotacin principal. b) Extraordinarias: son las compras de bienes no frecuentes como instalaciones, edificios, camiones, autos. Suelen ser autorizadas por los niveles ms altos de la empresa. c) Menores: son las compras de bienes de escaso valor como papel, lpiz y otros insumos que no tienen que ver con la explotacin principal. Suelen ser autorizadas por los jefes de cada departamento. d) Importaciones: son las compras normales o extraordinarias que suceden cuando el proveedor est en el extranjero. Se requiere una autorizacin oficial para hacerlas y hay ms gastos de fletes, seguros, cargas de impuestos a la importacin, apertura de cuentas bancarias.

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Controles internos de Compras Normales:


I. II. III. IV. Separacin de funciones: compras debe estar separada de Almacenes, Recepcin y Contadura y cualquier otro que maneje los bienes o el registro de los mismos. Iniciacin del trmite: la compra debe estar respaldada por un funcionario responsable. Obtencin de cotizaciones: se deben buscar distintas cotizaciones de varios proveedores. Colocacin del pedido: No debe existir relacin entre los funcionarios de la empresa que deciden comprar y los posibles proveedores. Quien toma la decisin de firmar el documento de pedido de compra. Nivel de compra: Se debe poner un mximo y un mnimo de compra para cada artculo, el exceso puede ser capital inmovilizado y una compra mnima implica que la misma debe repetirse con el consiguiente aumento de gastos. Control de mercadera recibida: debe abarcar tanto la calidad como la cantidad de los productos. Contratacin de seguros: para evitar la prdida de capital en caso de prdida de mercadera.

V.

VI. VII.

Circuito administrativo de las Compras Normales:


a) Solicitud de compra: cuando la cantidad mercadera llega a un stock mnimo se requiere un reaprovisionamiento y Almacenes emite una Solicitud de Compra por duplicado. El original se enva a Compras, el duplicado se archiva. b) Seleccin del proveedor: Compras debe hacer un Pedido de Cotizacin con el detalle de la mercadera solicitada que se enva a cada proveedor, una copia queda en Compras. c) Decisin de compra: Se reciben las Cotizaciones de cada Proveedor y para seleccionar una se debe tener en cuenta el precio, el tiempo de entrega, las formas de pago y los beneficios adicionales. Quien toma la decisin debe detallar el motivo en la Cotizacin elegida y firmarla. Se emite un cuadruplicado de Orden de compra. El original va al Proveedor, el duplicado y los dems documentos quedan en Compras, el triplicado pasa a Recepcin y el cuadruplicado se pasa a Cuentas a Pagar para que emita la Orden de Pago al Proveedor. d) Recepcin de la compra: Recepcin controla la Mercadera contra el Remito (original y duplicado) mandado por el Proveedor y el triplicado de la Orden de Compra, si todo est bien firma los Remitos y entrega el original al Proveedor. Se enva el duplicado del Remito a Cuentas a Pagar y se emite el Parte de Recepcin de Mercaderas por duplicado. El original a Compras y el duplicado a Almacenes junto con la Mercadera. e) Almacenaje de las mercaderas: Almacenes controla la Mercadera con el duplicado del Parte de Recepcin y el duplicado de la Solicitud de Compra. Se archiva el duplicado del Parte de Recepcin. f) Registro: cuando llega la Factura del Proveedor y se comprueba que est correcta, se realiza el registro contable.

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Pagos
Son el conjunto de operaciones necesarias para cancelar una obligacin contrada que tuvo su origen en una compra. Comienza cuando se percibe que se contrajo una obligacin y termina entregando los valores que cancelan la deuda (efectivo o cheque) y recibiendo el comprobante del pago.

Formas de pago: a) Por correspondencia: se enva el cheque por correo y el comprobante se obtiene por el
mismo medio.

b) A cobradores del Proveedor: se paga cuando viene el cobrador a la empresa, en el c) d) e) f) g)


mismo momento se recibe el Recibo. En las oficinas del Proveedor: se lleva el cheque a sus oficinas y se obtiene el Recibo. En el Banco: se paga directamente en la cuenta bancaria del Proveedor. Por medio de Bancos: se transfiere el dinero de una cuenta bancaria a la cuenta del Proveedor. En efectivo para gastos menores: se utiliza para pagar las compras menores u otros gastos que no se hagan a crdito, se reciben Comprobantes. Sueldos y Jornales: suelen pagarse en efectivo o por medio de Bancos, se requieren procedimientos y controles muy particulares.

Controles internos de los pagos:


Su funcin principal es mantener nula la cantidad de efectivo que se mantiene dentro de la empresa y controlar los fondos que permanecen en la empresa y en el banco. I. Separacin de funciones: quienes manejan los fondos no deben tener contacto con los sectores de registro de las operaciones, Cuentas Corrientes, Cuentas a Pagar y Contadura. Concentracin de la responsabilidad de la custodia de fondos. Separacin de los fondos de pagos y de cobranzas. Rotacin del personal que interviene en el manejo de fondos. Arqueo de fondos y conciliacin del extracto bancario. Pago en cheque con dos firmas. Control de los cheques anulados. Se ampara con la totalidad de los comprobantes bsicos y sus respectivas anulaciones: al momento de firmarse el cheque se deben presentar tambin todos los documentos que justifican el pago.

II. III. IV. V. VI. VII.

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1. Circuito administrativo de Pago a Proveedores por Correspondencia:


a) Control de Factura: cuando se recibe la Factura (original) esta debe comprobarse con las Mercaderas recibidas, el duplicado del Remito y el cuadruplicado de la Orden de Compra en el departamento de Cuentas a Pagar. b) Autorizacin del pago: si todo est bien se emite una Orden de Pago por cuadruplicado. El original y los documentos del antecedente de pago se pasan a Gerencia Administrativa, el duplicado y el triplicado se enva a Tesorera, y el cuadruplicado se Archiva. c) Pago: Tesorera firma el Cheque, manda el Cheque y el duplicado de Orden de Pago a la Gerencia Administrativa. Los documentos que avalan el pago se anulan con Pagado y se firma el Cheque, todos los documentos de aval se devuelven a Tesorera donde se archivan. Secretara de Gerencia recibe el Cheque y el original de la Orden de Pago. El triplicado de la Orden de Pago pasa a Cuentas Corrientes y lo archiva. Secretara de Gerencia enva el Cheque al Proveedor por Correspondencia y anota en el original de la Orden de Pago la leyenda Cheque enviado y lo manda a Cuent as a Pagar. d) Contabilizacin: Cuentas a Pagar registra el importe en la cuenta del Proveedor, archiva el original de la Orden de Pago y destruye el cuadruplicado. Confecciona una minuta de los dbitos efectuados. La seccin de Cuentas Corrientes registra los crditos, al final del da emite una minuta que manda a Cuentas a Pagar. Esta ultima seccin controla las minutas entre s y confecciona los asientos. e) Control del recibo: El original del Recibo se pasa a Cuentas a Pagar, se controla contra la Orden de Pago original y se lo archiva.

2. Circuito administrativo de Pago de Sueldos y Jornales:


a) Control de asistencias: es hecho por el departamento de Personal por medio de tarjetas donde se anotan los horarios de entrada y salida de cada empleado. b) Liquidacin de haberes: Personal manda su informacin a Liquidacin de Jornales que tiene un Legajo con todos los datos del trabajador y confecciona la Planilla de Liquidaciones que manda a Cuentas a Pagar y los Sobres con los haberes y duplicados de Recibos que enva a Tesorera y actualiza el Legajo y archiva el duplicado de la Planilla de Liquidaciones y los originales de los Recibos. c) Pago: Cuentas a Pagar emite una Orden de Pago por cuadruplicado. El original y el duplicado pasa a Tesorera y el triplicado y la Planilla de Liquidaciones se pasa a Gerencia Administrativa y archiva el cuadruplicado. Tesorera confecciona el Cheque y lo firma y manda el Cheque y el duplicado de la Orden de Pago a la Gerencia Administrativa quien sellar con Pagado en la planilla y firmar el Cheque, al final enva la Planilla y el duplicado de la Orden de Pago a Cuentas a Pagar (que lo archiva y destruye el cuadruplicado) y devuelve el Cheque a Tesorera, el triplicado de la Orden de Pago pasa a Bancos. Tesorera cobra el Cheque en el banco, y archiva la Orden de Pago. Liquidacin de Jornales emite los originales y duplicados de Recibo que son firmados por cada 4

Procedimientos Administrativos Control de Operaciones ___________________________________________________________________________ trabajador y un responsable y reciben el Recibo original, con este pasan a cobrar en Caja donde les entregan el dinero y le entregan el duplicado del Recibo a cambio del Original.. d) Contabilizacin del pago: Bancos recibe el triplicado de la Orden de Pago, har el registro y confeccionar una minuta que enviar a Cuentas a Pagar y esta controla la minuta contra el duplicado de la Orden de Pago y realiza el registro contable.

Produccin
Es la operacin bsica de obtener a partir de la materia prima los productos terminados que se habr de ofrecer. Comienza desde que se ordena la elaboracin hasta que se obtiene el producto y se lo contabiliza. Incluye las materias primas, las maquinarias y el personal.

Controles internos de la produccin


I.

Inventarios

II. III.

IV. V.

VI.

permanentes o fsicos: los inventarios permanentes son un control constante sobre las existencias, actualizando permanentemente su valor y volumen. En caso de no poder llevarse a cabo este control por las condiciones de la empresa o por su alto costo, se deben realizar inventarios fsicos peridicamente, en forma sorpresiva y por personas ajenas al sector que comparen las existencias con los resultados obtenidos de los inventarios. Custodia de las existencias: debe ser responsabilidad de una sola persona. El depsito debe permitir una proteccin fsica adecuada a los bienes. Documentacin de movimientos: Las entradas o salidas de bienes deben estar acompaadas por un comprobante fsico prenumerado. En el caso de la salida de mercaderas, el comprobante deber estar firmado por un responsable. Ajustes al inventario: Debe estar plenamente justificado y autorizado por un funcionario responsable ajeno al sector. Fijacin de stocks mximos y mnimos: El mnimo es para saber cuando debe pedirse reposicin de mercaderas, y el mximo es un lmite para la cantidad de bienes a adquirir. Seguros: Para cubrirse de los posibles siniestros o prdidas del stock.

1. Circuito administrativo de ingreso de mercaderas.


a) Recepcin de la compra: Recepcin controla la Mercadera contra el Remito (original y duplicado) mandado por el Proveedor y el triplicado de la Orden de Compra, si todo est bien firma los Remitos y entrega el original al Proveedor. Se enva el duplicado del Remito a Cuentas a Pagar y se emite el Parte de

Procedimientos Administrativos Control de Operaciones ___________________________________________________________________________ Recepcin de Mercaderas por duplicado. El original a Compras y el duplicado a Almacenes junto con la Mercadera. b) Almacenaje de las mercaderas: Almacenes controla la Mercadera con el duplicado del Parte de Recepcin y el duplicado de la Solicitud de Compra. Se archiva el duplicado del Parte de Recepcin. c) Registro: cuando llega la Factura del Proveedor y se comprueba que est correcta, se realiza el registro contable.

2. Circuito administrativo de devolucin de mercaderas por parte de Produccin


a) Produccin detecta defectos en la mercadera y la enva junto con un Parte de Devolucin de Mercaderas a Almacenes. b) Almacenes recibe los documentos y las Mercaderas y si todo est bien firma el original del Parte de Devolucin de Mercaderas y lo devuelve a Produccin y archiva el duplicado. c) Produccin manda el original del Parte de Devolucin de Mercaderas a Contabilidad donde de valan los materiales y se registran los artculos defectuosos. El Parte de Devolucin se manda a Compras. d) En Compras se determina si es posible devolver las Mercaderas, si es factible se confecciona una Nota de Debito por duplicado y se lo manda al Proveedor.

3. Circuito administrativo de envo de mercaderas a los centros productivos.


a) Produccin emite el Parte de Mercaderas por cuadruplicado, archiva el cuadruplicado y enva el resto a Almacn. b) En Almacn se controla es stock para saber si hay suficiente para entregar, si no hay suficiente se confecciona por duplicado la Solicitud de Compra, el duplicado se archiva y el original se manda a Compras. Si hay Mercaderas suficientes se anota una de las Solicitudes de Compra y se mandan los documentos junto con la Mercadera a Produccin. c) En Produccin verifican si hay coincidencia, y si es correcto se controla contra el Parte de Mercaderas cuadruplicado y lo vuelve a archivar. Enva los documentos a Almacn. d) Almacn registra el egreso de Mercaderas, archiva el duplicado del Parte de Mercaderas y manda el original y el triplicado a Contabilidad donde se valan la Mercadera y se realizan los registros contables.

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Circuito administrativo de almacenaje de productos terminados.


a) Produccin confecciona el Parte de Produccin por cuadruplicado y los enva junto con las Mercaderas a Control de Calidad. b) Control de Calidad revisa la Mercadera y si est todo bien firma los Partes de Produccin. Enva el original a Produccin, donde se archiva, y los dems documentos y la Mercadera se mandan a Almacn. c) En Almacn se verifica si hay coincidencia, si es correcto firma el triplicado y el cuadruplicado del Parte de Produccin. Registra la entrada de Mercaderas al Almacn y archiva el duplicado, devuelve a Produccin el triplicado y el cuadruplicado. d) Produccin archiva el cuadruplicado, y enva a Contabilidad el original y el triplicado del Parte de Produccin. e) Se archivan el Parte de Produccin duplicado y la Orden de Produccin que ya tena guardada de antes y con el original se realizan la valuacin de materiales y el registro contable y luego se archiva.

5. Circuito administrativo de envo de Mercaderas para su venta.


a) Ventas realiza una nota de pedido que enva a Almacn. All se verifica si hay Mercadera suficiente, si este es el caso se aprueba la Nota de Pedido y se Confecciona el Remito por duplicado. Los Remitos y la Mercaderas se envan a Ventas. b) Ventas controla la Mercadera contra los Remitos y si es correcto firma el duplicado del Remito y lo devuelva a Almacn. c) En el Almacn se registra el egreso de Mercaderas.

Ventas
Es la operacin bsica que consta de la enajenacin de un bien o la prestacin de un servicio. Abarca desde que se conviene la transaccin con el comprador hasta que se entrega el bien y se registra.

Formas de ventas:
a) Por corredores: los vendedores salen a la calle a ofrecer el producto. b) Por correspondencia o por telfono. c) En saln: se dispone de instalaciones donde se exponen los productos y estn los vendedores para atender al pblico. d) Extraordinarias: se trata de un bien cuya comercializacin no constituye la explotacin principal de la empresa.

Procedimientos Administrativos Control de Operaciones ___________________________________________________________________________ e) Exportacin: cuando el vendedor se encuentra en otro pas.

Controles internos de ventas:


1. Separacin de funciones: quien realiza la venta no puede tener acceso a los registros de Stock, los saldos de los clientes, Facturacin y Autorizaciones de crditos. 2. Aprobacin de ventas: Si la venta es financiada no se efectiviza hasta que no se aprueba. Se aconseja que cada cliente tenga un lmite de deuda. 3. Los descuentos deben estar autorizados. 4. La circulacin de los productos debe estar respaldada por comprobantes. 5. Los comprobantes deben tener numeracin correlativa. 6. Valorizacin de los precios de venta y costo por separado. 7. Consistencia entre las cantidades y artculos entregados y los facturados: se utiliza un remito.

1. Circuito administrativo de ventas mayoristas por corredor:


a) Pedido: el corredor confecciona una Nota de Pedido por Cuadruplicado. El original a Ventas, el triplicado a Cuentas Corrientes, el duplicado va al Cliente y el Cuadruplicado se lo queda el vendedor. b) Aprobacin del pedido: si cada cliente tiene un lmite el control se realiza en Cuentas Corrientes, si el lmite es superado la Nota de Pedido pasa a Crditos que decide. c) Ventas realiza una nota de pedido que enva a Almacn. All se verifica si hay Mercadera suficiente, si este es el caso se aprueba la Nota de Pedido y se Confecciona el Remito Interno por duplicado. Los Remitos Internos y la Mercaderas se envan a Ventas. d) Ventas controla la Mercadera contra los Remitos y si es correcto firma el duplicado del Remito Interno y lo devuelva a Almacn. e) En el Almacn se registra el egreso de Mercaderas. f) Ventas enva la Mercaderas y el Remito (original y duplicado) a Despacho donde se controla la Mercadera, confecciona la Hoja de Ruta para el repartidor. Luego se recibe de parte del cliente la copia del Remito y se enva a Facturacin. g) Facturacin: Confecciona la Factura por duplicado, el original va al cliente y el duplicado a Contadura. h) A Contadura tambin llega la Nota de Pedido de parte de Ventas y verifica la coincidencia de ambos documentos, si todo est bien se realiza el registro contable.

2. Circuito administrativo de ventas en saln:

Procedimientos Administrativos Control de Operaciones ___________________________________________________________________________ a) Venta: el cliente es atendido por el vendedor que emite la Nota de Venta por triplicado y se la entrega al Proveedor. El vendedor anota el precio en una planilla para su propia estadstica. b) Cobranzas: el cliente abona en Caja donde queda el duplicado de la Nota de Venta. c) Control y entrega de Mercaderas: el cliente se presenta en Empaque donde controlan la Nota de Venta y le entregan la Mercadera y el original sellado y se le retiene el Triplicado de la Nota de Venta. d) Registro: Cada vendedor, Caja y Empaque envan, al terminar el da, una minuta a Contadura donde se controlarn todas y se realizarn los registros correspondientes.

Cobranzas
Es la operacin bsica necesaria para transformar un activo exigible en disponibilidades. Comienza con el conocimiento de que hay un crdito para cobrar y termina cuando se reciben los valores y se los contabilizan.

Formas de cobro:
a) Por correspondencia: se recibe el cheque por correo. b) Por cobradores: se cobra cuando se manda un cobrador al cliente, en el mismo momento se emite el Recibo. Una variante es que cobren las mismas personas que reparten el producto (cobro por repartidores). Tambin se puede utilizar una empresa especial dedicada a este servicio (cobranza por agencia) c) En caja: el cliente trae el cheque a nuestras oficinas y se emite el Recibo. d) En el Banco: el deudor paga directamente en la cuenta bancaria del acreedor. e) Por medio de Bancos: se transfiere el dinero de una cuenta bancaria del cobrador a la cuenta del acreedor. f) Documentos por medio de bancos: si se tienen documentos a cobrar se los puede entregar al banco que avisar al deudor para que pase a pagar e inmediatamente acreditar a la cuenta del acreedor. Si el documento no es cancelado puede encargarse del protesto. g) De exportaciones: es cuando el deudor reside en el extranjero. Por lo general se efecta por medio de bancos.

Controles internos de cobros:


I. Separacin de funciones: quienes manejan los fondos no deben tener contacto con los sectores de registro de las operaciones, Cuentas Corrientes, Cuentas a Pagar y Contadura. Concentracin de la responsabilidad de la custodia de fondos. Separacin de los fondos de pagos y de cobranzas. Rotacin del personal que interviene en el manejo de fondos. 9

II. III. IV.

Procedimientos Administrativos Control de Operaciones ___________________________________________________________________________ V. VI. VII. VIII. IX. X. Arqueo de fondos y conciliacin del extracto bancario. Los recibos deben estar prenumerados y debe quedar una copia firmada para uso interno. Los cobradores deben rendir diariamente sus cobros y depositarlos completa y diariamente si se encuentran lejos. Si los valores se reciben por correspondencia se adjuntan a una planilla y se mandan a Caja. Al recibir un cheque este debe endosarse de inmediato a nombre de la empresa. Se recomienda que los documentos a cobrar no estn en poder de quienes efectan el cobro o tienen acceso a disponibilidades.

Circuito administrativo de cobranza por cobradores.


a) Deteccin de la situacin de cobro: le compete a Cobranzas el seleccionar las facturas en condicin de ser cobradas en domicilio. b) Preparacin de la cobranza: la documentacin y las facturas se ordenan por zonas y le entregan al cobrador correspondiente que se hace responsable de los mismos. c) Cobro: el cobrador visita al deudor, recibe los valores y confecciona el recibo por cuadruplicado entregndole el original al deudor, el duplicado a Caja, el triplicado a Cobranzas y el cuadruplicado para el cobrador. Si cobra un documento, debe entregarle este mismo y el original del Recibo. d) Rendicin de la cobranza: el cobrador rinde cuentas a Caja y a Cobranzas para corroborar su trabajo con un Listado de Cobranzas. e) Registro de la cobranza: En Cuentas Corrientes se actualiza el saldo de los deudores sobre la base del triplicado del Recibo y confecciona una minuta que enva a Contabilidad para su registro contable.

Algunos Conceptos
Organizacin
Es el conjunto de personas y recursos que se relacionan para lograr determinados fines, cada individuo conoce su posicin, sus tareas, derechos y obligaciones, actuando coordinadamente con los dems, motivado por sus propias necesidades y deseos y ejerciendo una interaccin con las dems personas y, en conjunto con el medio donde se desenvuelven.

Empresas
Son organizaciones que se inician por una actividad econmica organizada, utilizando recursos, personal y capital. Con el fin de extraccin, produccin, cambio de bienes o prestacin de servicios para la obtencin de un beneficio.

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Pequeas y medianas empresas (pymes)


Cuantitativamente una empresa se puede identificar como pyme tomando en cuenta la cantidad de empleados, su volumen de venta y su capital. Cualitativamente se distinguen porque sus propietarios son casi siempre a una o muy pocas personas (una familia), ellos mismos suelen ser los administradores y adems realizan funciones productivas, comerciales y de gestin comercial. Esto les imprime a las pymes ciertos rasgos tpicos: a) Se entremezclan los procesos macroeconmicos con la carga emotiva de los procesos familiares. b) Estn sujetas a las personalidades de sus dueos y sus interacciones econmicas, afectivas y con el personal (con el cual se suele mantener un contacto directo). c) Suelen pasar de padres a hijos. d) Debido a que predominan las decisiones personales sobre los acuerdos suelen tener una mayor capacidad innovadora, aunque al precio de una menor racionalidad. e) No tiene posiciones de supremaca en el mercado. Solo actan en uno o pocos ramos de actividad y no se diversifican ni se extienden. Las pymes sobreviven en un mundo donde los verdaderos protagonistas son las grandes corporaciones, pero son sin embargo viables, innovadoras y adaptables a los cambios. Por lo general las pymes se expanden donde hay una poltica que promueve el desarrollo global de la economa. Aunque el exceso de pymes puede significar una degradacin de la estructura productiva, por un aumento del cuentapropistmo.

Manuales de organizacin
Su objetivo principal es comunicar formalmente a todo el personal y en particular al jerrquico, que funciones, responsabilidades y autoridad tienen cada uno. Incluye la designacin formal de cada cargo, la descripcin de sus tareas habituales incluidas las decisiones a tomar, sus vnculos dentro y fuera de la empresa y el tipo de informacin que recibe o emite. Tienen las mismas virtudes y defectos que los organigramas. Su creacin tambin suele depender del tamao de la organizacin.

Administracin
Es el trabajo que proviene de la combinacin y direccin de los recursos y las personas que conforman una organizacin con el fin alcanzar los objetivos propuestos.

Etapas del proceso administrativo


El proceso administrativo se divide en cuatro etapas bsicas, las dos primeras forman la fase Mecnica compuesta por la Planeacin y la Organizacin donde se responde a qu se 11

Procedimientos Administrativos Control de Operaciones ___________________________________________________________________________ va ha hacer? Y las dos ultimas forman la fase Dinmica compuesta por Direccin y Control para averiguar que se est haciendo y evaluar las acciones a tomar. 1) Planeacin: es el proceso por el cual se obtiene una visin del futuro, haciendo posible determinar y lograr los objetivos, mediante la eleccin de un curso de accin. El carcter y la amplitud de la planeacin vara con la autoridad del administrador y con las polticas y planes delineados en instancias superiores. 2) Organizacin: es la creacin o modificacin de la estructura formal de la organizacin, determinando las jerarquas necesarias y la agrupacin de actividades y coordinndolas para lograr unidad, armona y rapidez en el desarrollo de los objetivos. 3) Direccin: es la influencia del administrador en la realizacin de los planes, motivando a sus subordinados mediante la comunicacin y la supervisin. Trata de evitar que los objetivos de las personas entren en conflicto con los de la organizacin. Tambin se requiere que el administrador tenga una personalidad de lder que despierte inters en otras personas. 4) Control: es el proceso que determina que es lo que se est llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y evitar desviaciones en la ejecucin de los planes.

Alta direccin: Empresarios y gerentes


El empresario es un verdadero emprendedor que crea empresas y nuevas combinaciones de estas. Sus actividades son lograr la produccin de bienes o servicios, ser estrategas dentro de la organizacin y asumir la responsabilidad por el logro de los objetivos y el nivel de actividad. No pueden planificar, organizar o controlar, de esto se encargan los gerentes que son administradores de alto nivel que se ocupan, obviamente, de las funciones clsicas de los administradores: planear, organizar, dirigir y controlar. Los empresarios propietarios de una organizacin forman la direccin superior que determina que ha de hacerse y a donde se debe llegar y se auxilian con un gerente, que puede o no ser parte de la alta direccin. El gerente es la cabeza de la administracin, debe asegurar que se haga y se llegue a lo determinado por la direccin superior y puede tambin formar o no parte de esta. Basndose en lo anterior, las principales funciones de un gerente son establecer objetivos, planificar el trabajo de los dirigidos, organizar el trabajo para que se realice ms eficiente posible, motivar a los dirigidos para que realicen el trabajo como fue organizado y planeado y controlar su ejecucin. Estas funciones se dan en todos los niveles jerrquicos y en todos los departamentos, la direccin general lo hace en toda la organizacin y los gerentes para cada uno de los departamentos.

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