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TIPOS Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

1.

Introducción al concepto de Organización

Podemos definir una <<Organización>> como el conjunto de sistemas, estructuras, procesos de dirección, tecnología y estrategias. Es un concepto mucho más amplio que el de <<estructura organizativa>>, ya que incluye, además de la estructura formal de la empresa, el diseño de los procedimientos de trabajo, el estilo de funcionamiento real u organización informal y los procesos de selección, incorporación a la cultura y desarrollo del personal. La función de Organización es la disposición de los factores, colaboraciones y/o recursos con que cuenta la empresa para alcanzar los objetivos fijados. La necesidad de disponer de forma sistemática del conjunto de los medios que componen la empresa, lleva a la función de organizar. Dichos recursos, colaboraciones o medios disponibles se pueden agrupar en la siguiente tipología:      

Personas Recursos Económicos o Presupuesto asignado Medios informáticos Características de la ubicación física Manuales o documentación interna que facilite la ejecución de las tareas de los diferentes puestos Otros medios materiales

Con los medios indicados por la función de planificación y la disposición adoptada para estos medios por la función de organización, se precisan realizar acciones que conduzcan a la empresa a la consecución de los objetivos de calidad de servicio y de rentabilidad. Todo ello constituye en sí mismo la función de dirigir, como se verá en el Capítulo 4. En cuanto a la Organización, se han de definir las funciones de los diferentes puestos de trabajo para evitar choques entre las personas y falta de coordinación en el trabajo. De ahí surge la necesidad de que para cada puesto de trabajo se definan las funciones a desarrollar. La descripción de las funciones de un puesto de trabajo suele sintetizarse en un documento generalmente denominado Manual de Funciones.

En general, un Manual de Funciones tiene la siguiente estructura:       

Identificación Nombre y código del puesto Nombre de la persona que ocupa el puesto Nivel de la estructura Dependencia jerárquica y funcional Descripción básica Funciones específicas

Si el Manual de funciones recoge <<qué>> debe hacer cada puesto de trabajo, el Manual de procedimientos recoge la descripción literal y gráfica de los distintos procesos que se llevan a cabo en la empresa según las diferentes actividades que realice (producción, aprovisionamiento, administración, facturación, etc.) Contiene por tanto la informacion relativa a:  

Cómo realizar un proceso Qué puestos de trabajo ejecutan los distintos procedimientos

2.

Introducción al concepto de Organización

El éxito de muchas empresas y su grado de penetración en el mercado responde a la capacidad de diferenciarse de su competencia, lo que exige la creación de estructuras organizativas ágiles, flexibles y con un enfoque claro de servicio al cliente.

Frente a ellas.   Cambios cualitativos en el negocio de las empresas y/o en las propias demandas del mercado en cuanto a productos. 2. los clientes esperan un mayor valor. generando cierto desorden y carencias en el control y en la información. compatibilizar los valores y creencias de las personas con los de la organización y definir un estilo de dirección      Partimos además de la consideración de la organización como un sistema social abierto.2. Veamos alguna de estas fuerzas y su nivel de influencia. etc. el diseño de la estructura organizativa es un factor clave a la hora de implantar una estrategia de negocios y de adecuar los recursos de la organización para poder explotar las ventajas competitivas. 2.).. la creación y el funcionamiento de organizaciones que funcionen con eficacia. permitir el control. basado en el ajuste entre los componentes clave de la organización. Capacidad de adaptación al entorno Según las últimas aportaciones técnicas la Teoría de la Organización. estructuras y procesos).  Personas poco formadas. organizar el poder entre los diversos grupos. crear tareas factibles y medibles Humano para conseguir el ajuste de las personas. En este diseño deben cosiderarse dos componentes:   Técnico: estableciendo las técnicas y operatividades para facilitar la aplicación de estrategias. concretas y reales. En el entorno actual en que se mueven las empresas existen numerosas fuerzas que ejercen presión sobre éstas. distribución.1. nombrar personas) pero el arma más poderosa es el diseño de la organización (sistemas. que no han sido acompañados de los correspondientes cambios en la estructura organizativa. etc. las consecuencias de los problemas organizativos son objetivas. La síntesis metodológica de los factores que han de considerarse al diseñar el modelo organizativo es una tarea difícil a pesar de las múltiples teorías existentes y una extensa bibliografía. Estos componentes según un enfoque sistémico. las organizaciones tienen que anticiparse a los cambios y saber gestionarlos con flexibilidad y capacidad de adaptación. que se relaciona con su entorno. Los directivos tienen un limitado conjunto de instrumentos para influir en los esquemas del comportamiento organizativo (tomar decisiones. calidad y servicio. Problemas organizativos y factores influyentes Existen multitud de aspectos que inciden sobre la organización. el flujo de trabajo. Sin embargo. dando lugar a problemas como:  Fuerte crecimiento del nivel de actividad que no ha sido acompañado por el adecuado dimensionamiento de las funciones de apoyo (administrativo.     Tecnología: en el creciente rito de cambio amenaza a las posiciones e inversiones actuales Competencia: En los sectores más importantes está surgiendo un número creciente de competidores eficaces Exceso de oferta: la capacidad de oferta de la mayoría de los productos y servicios excede a la demanda Consumidores: al tener más ofertas. los procesos y las salidas: ENTRADAS O INPUTS SALIDAS U OUTPUTS . debe tenderse a un modelo congruente de comportamiento organizativo. o bien por estarlo sin la suficiente sistematización y planificación. bien por no estar suficientemente informatizada. El diseño de la Organización La primera tarea de la alta dirección de una empresa es el diseño. Sus características serán: Interdependencia interna: cualquier acción sobre una parte de la estructura afecta a otras Capacidad de retroalimentación: el sistema se controla en base a informaciones sobre los resultados obtenidos Equilibrio: el sistema tiende a equilibrarse cuando una parte se descompensa. financiero. Sistemas de información inadecuados que no proveen a la dirección de la información oportuna y fiable que facilite la toma de decisiones. y/o no identificados con los objetivos básicos de la empresa. es decir. por tratarse de un área con una fuerte dosis de componente abstracto. escasamente motivados. de sistemas de información.Es decir. son tres: las entradas.

metas y estructura del otro. individuos de fuera de la organización. Las características de este modelo son las siguientes:    Es un modelo basado en la estrategia y las operaciones. política. Además es importante destacar cómo entre los objetivos de la organización aparece la asignación eficiente de los componentes de la empresa. que es lo que hacer la organización y su eficiencia. poder. financieros y de imagen) La historia (el comportamiento. El concepto de Organización se refiere a la estructura básica de la empresa. y a las relaciones que se establecen entre ellas. demandas. lo que permite distinguir tres niveles jerárquicos: NIVEL Alta dirección GESTION Estrategia CONTROL De gestión global Mandos intermedios Táctica De gestión funcional Ejecutantes (Mandos operativos) Operativa Operacional . valores y normas. que pueden afectar al comportamiento actual) Los procesos están definidos por:     El trabajo: las tareas básicas son las habilidades y conocimientos necesarios. según el entorno. comportamiento de los líderes. La congruencia entre los diferentes componentes se pueden definir como el grado en el que las necesidades. metas y estructura de un componente encaja con las necesidades. medida sobre todo por:    El logro de las metas y objetivos La adecuada utilización de los recursos La adaptación al entorno. funciones. comunicación. la actividad y la eficacia del pasado. demandas. los sistemas de retribución. necesidades. La eficacia depende de la congruencia entre los diferentes componentes. grupos. a los elementos que la componen y sus características. relaciones interpersonales y grupales. formación La organización formal. El componente humano de la Organización El estudio de la organización permite tratar aspectos tales como los distintos elementos humanos que intervienen en la empresa. Una organización no se comprende si no es considerada su evolución en el tiempo. la tecnología y las personas 3. La estructura sigue la estrategia Es un modelo con una visión dinámica. las exigencias de resultados. así como las funciones que desempeñan cada uno de ellos dentro de la Organización. tecnológicos. mecanismos de coordinación. Las salidas. con especial atención a las personas como el componente principal. diseño de tareas La organización informal. Las personas: sus capacidades.PROCESOS Las entradas están formadas por:    El entorno (instituciones. que pueden afectarla) Los recursos (humanos. Esto nos lleva a poder definir el marco de análisis en el que van a ser consideradas las personas. Es un modelo contingente. clima. logrando una posición favorable La organización de una empresa será eficaz en la medida que se consiga una congruencia entre los diferentes componentes organizativos. expectativas. Entre los componentes humanos de la organización existe una diferenciación en cuanto a las funciones que llevan a cabo.

DIRECCION DEPARTAMENTO DIVISIÓN SUBDIVISION Condiciones que debe cumplir la estructura organizativa de una empresa:  Facilitar el cumplimiento de los objetivos de la empresa . que se ocupa de que la organización cumpla su misión. entre los que se distinguen aquellos situados en el nivel intermedio o línea media. Resalta el grado de dependencia así como su importancia jerárquica. Precisa las relaciones de carácter jerárquico o funcional Indica la denominacion específica de la unidad orgánica. 4. mientras que las relaciones informales son contrastadas a posteriori 4. de los situados en el nivel más bajo correspondiente al núcleo de operaciones. el nombre del responsable y eventualmente el número de personas que componen la unidad orgánica. encargados de las actividades relacionadas con la producción de bienes y servicios. Se podría decir que las relaciones formales son definidas a priori. etc. Introducción al concepto de estructura La estructura de una empresa se puede definir como el sistema resultante del reparto de atribuciones y relaciones entre los puestos de trabajo. indicando las relaciones jerárquicas que existen entre ellas. 4. La estructura formal viene definida generalmente a través del Manual de Funciones y el Organigrama Oficial. Estructuras formales e informales Estructura formal: es el esquema de la Organización oficialmente establecido. En los siguientes niveles aparecen los componentes de gestión. los primeros poseen autoridad formal. El organigrama tipo incluye la siguiente información:     El organigrama representa las diferentes unidades orgánicas. siendo supervisores de los segundos.En el nivel más alto se encuentra la alta dirección donde se desarrollan las tareas de supervisión general. Dicha estructura debe evolucionar constantemente en el tiempo para adaptarse en todo momento a la imprescindible evolución de la empresa Para que una empresa funcione correctamente debe:   Disponer de una estructura adecuada Que por esa estructura fluya la información precisa Por lo tanto la estructura de la empresa ha de ser como el armazón o soporte del sistema de información necesario para la gestión y el control del funcionamiento de la empresa. Contempla las funciones que se deben realizar y las relaciones formalmente establecidas entre las unidades orgánicas de la empresa. clase de trabajo. debido a su amistad. pero en el ámbito de su unidad operativa. Incluye al grupo humano que soporta la responsabilidad general. semejanza de objetivos personales. La línea media lleva a cabo una función similar al de la alta dirección. A través de él se puede adquirir rápidamente un conocimiento de los principios de funcionamiento de la empresa. Estructura informal: se pone de manifiesto cuando hay asociación entre los componentes de las emrpesas. relaciones con el entorno y diseño de estrategias y objetivos a largo plazo. Organigrama El organigrama es la representación gráfica de la Estructura de la empresa.1. Aunque ambos desarrollan funciones de gestión.2.

venta.) se encuentran divididas y distribuidas entre las diferentes unidades... Por productos: la estructura se consigue mediante unidades autónomas. Gráficamente se puede expresar de la siguiente manera: DIVISION GENERAL .. especialmente entre las unidades que son interdependientes Capacidad de adaptarse a la evolución de la empresa Correcta departamentetalización y coherencia entre las dependencias funcionales y jerárquicas 4. etc. o una mezcla de las dos.3. Adecuado para entornos estables y de poca complejidad Agrupación de personas con perfiles similares Favorece el desarrollo de conocimientos en un área contreta Sistemas de decisión y comunicación simples Jerarquía muy clara *Puntos débiles      Lentitud de respuesta Cuellos de botella en tareas secuenciales Las decisiones se acumulan en la cúpula Poca coordinación entre unidades Poco innovadores. finanzas.    Facilitar el flujo de información Conseguir una efectiva coordinación e integración. se resiste al cambio ESTRUCTURAS DIVISIONALES A través de ellas se centra la atención en el aspecto que se considera clave en el negocio. comercial. Las funciones generales (producción. . finanzas Representación gráfica DIVISION GENERAL Administración *Puntos fuertes:      Producción Ventas I+D . cada división geográfica está a su vez organizada en forma funcional o de productos. Tipos de estructuras     Estructura funcional Estructura Divisional por productos Estructura Divisional por Mercados Estructura Matricial ESTRUCTURA FUNCIONAL Agrupa en una misma unidad de la organización todas las funciones similares que se realizan en la empresa bajo la dirección de un jefe común. Zona geográfica: supone un agrupamiento de las actividades de la empresa en términos geográficos. sena productos o zonas geográficas. por cada producto o grupo semejante de productos.. La ordenación está basada por tanto en funciones o especialidades: Producción.

pero con proyectos con atribuciones superiores a las funciones y en todo o en gran parte autosuficientes en recursos y personal. La representación gráfica puede expresarse de la siguiente manera: DIRECCION GENERAL Director Ingeniería Dirección Proyecto A Dirección Proyecto B Dirección Proyecto C *Puntos fuertes:   Enfasis y dedicación a su producto o proyecto específico Reduce la necesidad de búsqueda de información Dirección Aprovis. *Puntos débiles:    Incremento en el coste de personal directivo Los trabajadores tienen doble dependencia jerárquica Requiere características personales que se adapten a la participación y trabajo en grupo .Producto X ó Zona X *Puntos fuertes     Eficaz en el crecimiento Clara rendición de cuentas Producto Y ó Zona Y Producto Z ó Zona Z Facilita la delegación y la descentralización Apropiada para empresas que trabajan para múltiples mercados con múltiples productos *Puntos débiles     Provoca conflictos en la distribución de recursos Duplicación de recursos y peligro de su infrautilización (aumento de costes) Difícil comunicación por las barreras entre divisiones Aumenta el staff: la necesidad de un staff central especializado. Dirección Técnica Dirección Ctrl. que coordine ESTRUCTURA MATRICIAL Suelen ser estructuras funcionales. Cal. La estructura en matriz se creó originalmente para resolver complejos problemas de coordinación y realización de grandes proyectos.

que nomalmente coincidirá con la diversidad de las actividades: fabricación. Etapas III. Según esta relación la empresa pasa por las siguientes etapas: Etapa I: Estructura Funcional Simple Mientras la empresa es lo bastante reducida para que una persona dirija y supervise todas las actividades que se desarrollan en la empresa. Funcional Simple) Adolescencia Etapa IV Coordinación Etapa III (E. La contabilidad de la esposa ó el marido. Productos) Expansión Etapa II (E. Aunque cada empresa tiene sus peculiaridades. Este proceso puede observarse en el siguiente esquema: Grande Etapa V Versatilidad (E. Divisional) Formalización (E. Etapa II: Estructura Funcional Burocrática A medida que la empresa contrata a más empleados operativos aumentará la especialización y la diferenciación horizontal. Entonces aparece la división por departamentos. Todo esto reduce la capacidad gerente para supervisar directamente las actividades dentro de la organización por lo que el control conseguido con la supervisión directa es sustituido por la implantación de reglas y normas formales. etc. Funcional Burocrática) edad de la empresa Madurez . Sin embargo. grupos de productos y estructuras matriciales. por lo que habrá que aumentar a su vez la especialización vertical para coordinar las diferentes unidades. IV y V: Estructuras divisionales por productos. Factores determinantes de la estructura Todos los estudios coinciden en señalar los siguientes factores como determinantes o influyentes en el diseño de la estructura organizativa de la empresa: el tamaño. la cuestión de una estructura orgánica no tiene excesiva importancia.4. Matricial) Tamaño Pequeña Etapa I Iniciación (E. y Las actividades de comercialización del ayudante de ventas Ya no son suficientes para el creciente volumen de ventas. el diseño de su estructura organizativa está muy relacionado con el tamaño y la diversidad de las actividades que realiza. la tecnología y el entorno. comercialización.4. llega un momento en esta 2ª etapa en que:    Los paseos del supervisor del taller.