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Iigo Larrea

En qu consiste la Gestin por Procesos? Cules son sus fases?


Teniendo en cuenta que un proceso es una secuencia de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. La gestin de procesos o gestin basada en procesos es uno de los 8 principios de la gestin de la calidad. La importancia de la gestin de procesos est en que la eficiencia de los resultados alcanzados es mayor cuando los recursos relacionados se gestionan como un proceso. Esta fue uno de los grandes aportes de la gestin de la calidad cuando naci como evolucin del aseguramiento de la calidad. La implantacin de la gestin de procesos se ha revelado como una de las herramientas de mejora de la gestin ms efectivas para todos los tipos de organizaciones. Cualquier organizacin tiene establecida una gestin funcional, es decir dividida en departamento con una jerarqua clara concentrndose en el resultado de cada persona o departamento. Cuando adoptamos la gestin por procesos no eliminamos esta estructura organizada pero se concentra la atencin en el resultado de cada proceso y en la forma que aportan valor al cliente. Los resultados de un proceso han de tener un valor aadido respecto a las entradas y pueden constituir directamente elementos de entrada del siguiente proceso como muestra el siguiente grfico.

Ilustracin 1

Todas las actividades de la organizacin, desde la planificacin hasta la atencin de una reclamacin, deben considerarse como procesos. La identificacin y gestin sistemtica de los procesos que se realizan en la organizacin y en particular las interacciones entre tales procesos se conoce como enfoque basado en procesos. Pero Cmo abordamos la gestin por procesos?, las fases para implantar la gestin por procesos en cualquier organizacin son tres: La identificacin y secuenciacin de los procesos. o No existe una norma estndar para realizar esta identificacin, cada organizacin debe realizar un anlisis propio y diferenciado, es decir, consiste en analizar que procesos son significativos para formar parte de esta estructura. La descripcin de cada uno de los procesos.

Iigo Larrea Esta se centra en las actividades que se realizan en el mismo as como en todas aquellas caractersticas relevantes que permitan su control y gestin. El seguimiento, la medicin de los resultados y la mejora. o Adems es preciso conocer cmo van evolucionando los procesos, es decir establecer un adecuado seguimiento y control. o

Cmo se documentan los procesos?


Los procesos se documentan mediante el diagrama de proceso y la ficha de proceso, el primero tiene como fin la representacin de las actividades de manera grfica interrelacionndolas. De este modo se permite una percepcin visual del proceso que ayuda a su comprensin, adems es necesario recoger la vinculacin de las actividades de este con sus responsables Para representar procesos no existe una norma general aunque si las hay para procesos especficos, adems existen smbolos que estn siendo adoptados por la mayor parte de las organizaciones. Por ltimo la ficha de proceso recoge toda la informacin relevante sobre el mismo, esta incluye: Misin u objeto: Razn, Por qu existe el proceso? Propietario del proceso: Asume la responsabilidad del mismo, se encarga de conseguir los objetivos, acta y lidera. Lmites del proceso: Estn marcados por las entradas y las salidas as como por los proveedores (quienes dan las entradas) y clientes (quienes reciben las salidas) Alcance del proceso: Desde dnde y hasta dnde. Primera y ltima actividad. Actividades: Se trata de describir las actividades que componen el proceso. Indicadores: Valores que permiten controlar, orientado a la consecucin de objetivos. Funciones: Se deben incluir en esta parte las funciones implicadas. Documentacin y/o registros: Aquellos que estn vinculados al proceso.

Desde esta perspectiva, cules son los tres tipos de procesos que se consideran? Poner un ejemplo de cada uno de ellos para una empresa que fabrica envases de plstico.
Para realizar el mapa de procesos se clasifican los procesos segn algn criterio predeterminado. La clasificacin o tipologa ms utilizada distingue tres tipos de procesos: Procesos estratgicos son los que estn vinculados al mbito de las responsabilidades de la direccin y ms a largo plazo (procesos de planificacin y otros ligados a factores estratgicos). Procesos operativos o clave son los ligados directamente con la realizacin del producto o prestacin del servicio (procesos de lnea). Los resultados de estos procesos estn orientados directamente al cliente.

Iigo Larrea Procesos de apoyo son aquellos que dan soporte a los procesos operativos.

Ejemplos de ellos para una empresa que fabrica envases de plstico: Procesos estratgicos: Aunque es general para cualquier empresa aqu incluiramos la atencin al cliente que ofrece la empresa, de igual modo tambin se encontrara la gestin de la calidad sobre los envases producidos. Procesos operativos o clave: En este campo estara desde los pedidos de envases que recibe la empresa hasta la entrega y cobro por este pedido que se ha recibido. Procesos de apoyo: Entre estos se encontrara la contabilidad necesaria alrededor de pedidos y ventas as como la imagen y comunicacin de la empresa para conseguir aumentar el nmero de ventas.

Cules son las principales ventajas e inconvenientes que plantea la Gestin por Procesos?
Principales ventajas: Se disminuyen recursos aumentando la eficiencia. Se disminuyen tiempo, aumentando la productividad. Se disminuyen errores, ayudando a prevenirlos. Se ofrece una visin sistemtica de las actividades de la organizacin. Facilita orientacin al cliente. Facilita la planificacin, el establecimiento de objetivos de mejora y la consecucin de los mismos.

Principales inconvenientes: Necesidad de establecer mecanismos para potenciar la implicacin de los empleados. Fundamental la labor de formacin en nuevos temas para la mejora. Necesidad de una persona responsable de cada proceso (propietario). Necesidad de compromiso a largo plazo, surgirn problemas que habr que solucionar.

Bibliografa
Presentacin ppt del tema 2. Pdf subido sobre gestin de procesos. www.aec.es www.fomento.es La gestin por procesos.