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MANUAL DE USUARIO EGROUPWARE

MANUAL DE USUARIO EGROUPWARE

TRABAJO EN GRUPO SOBRE PROYECTOS DE INVESTIGACIN

Elaborado por Jos Salazar Lpez

Agosto 2011

MANUAL DE USUARIO EGROUPWARE

Esta documentacin es de propiedad exclusiva de UPTX y su uso debe ser confidencial, no debe ser compartida con terceros ya que compromete seriamente la seguridad de la implementacin. En caso tal, UPTX no se hace responsable por cualquier cambio que comprometa el buen funcionamiento de la solucin

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INDICE DE CONTENIDO:
INTRODUCCIN............................................................................................................................................. 4 INICIO DE SESIN .......................................................................................................................................... 5 PGINA DE INICIO ......................................................................................................................................... 6 LIBRETA DE DIRECCIONES ............................................................................................................................. 7 CALENDARIO ................................................................................................................................................. 9 HOJA DE PRESENCIA.................................................................................................................................... 11 AADIR UN PROYECTO ............................................................................................................................... 14 RECURSOS ................................................................................................................................................... 16 AADIR UN RECURSO ................................................................................................................................. 17 REGISTRO DE NOTAS Y TAREAS .................................................................................................................. 18 ADMINISTRADOR DE ARCHIVOS ................................................................................................................. 19 ADMINISTRADOR DE SITIOS WEB ............................................................................................................... 20 MARCADORES ............................................................................................................................................. 21 Contactos: ................................................................................................................................................... 22
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INTRODUCCIN
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Egroupware es una herramienta que le permite al usuario administrar sus contactos, citas, lista de tareas entre otros. Es un servidor de trabajo en grupo, viene con una interfaz web nativa que permite al acceso desde cualquier navegador web. Para ingresar a la herramienta basta con abrir el explorador web de su preferencia y entrar a la siguiente direccin: http://egroup.uptx.edu.mx Beneficios Fomentar el trabajo en equipo. Mejora la comunicacin entre departamentos y/o sucursales. Acceso y divulgacin de informacin, normas, problemas y soluciones. Control de los contactos de la organizacin. Automatizacin de tareas y proceso de la transmisin de informacin

A continuacin se explicarn las funciones detalladamente para su correcto uso.

Fig. 1.1 inicio egroupware

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INICIO DE SESIN
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Para iniciar sesin, debe tener a la mano su nombre de usuario y su contrasea, se recomienda copiar y pegar desde el correo de confirmacin sus datos para que sean correctos si no los conoce, debe contactarse con el administrador del sistema, mandar un correo a la siguiente direccin: joseuptlax@gmail.com . En la ventana de inicio de sesin, ingrese su nombre de usuario en la casilla Username, luego ingrese su contrasea en la casilla Password y finalmente dar click en el botn Login. Adems uptxware incluye un selector de idiomas para su acceso.

Fig. 1.2 pantalla inicial

El servidor se conectar para validar la informacin y permitir el ingreso a su pgina personal, esto puede tardar dependiendo de la red que est utilizando. Una vez validada su informacin, ser llevada directamente a su pgina de inicio predeterminada.

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PGINA DE INICIO
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Esta es la pgina de inicio para los usuarios, se puede personalizar para que muestre informacin sobre las diferentes aplicaciones instaladas en el egroupware, esta pgina est predeterminada para mostrar una vista reducida de su calendario sus proyectos y el registro de notas y tareas adems de ofrecer una wiki, Si desea personalizar lo que se muestra en su pgina de inicio, debe ir al link preferencias en la parte superior izquierda, y configurar las preferencias de pgina de inicio de la respectiva aplicacin.

Fig. 1.3 pantalla de inicio

En la parte superior se encuentra el men general, desde all podemos acceder rpidamente a las aplicaciones con las que cuenta nuestro egroupware, estas aplicaciones son las siguientes, correo , Calendario, Libreta de Direcciones, carpetas personales, Registro de notas y tareas, recursos, Administrador de noticias, sistema de seguimiento, administrador de proyectos, y por ltimo el botn para cerrar la sesin. El primer botn del men general nos llevar a nuestra pgina de Inicio predeterminada. A continuacin veremos cmo se utilizan estas aplicaciones

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LIBRETA DE DIRECCIONES
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La libreta de Direcciones nos permite acceder rpidamente a la informacin de contacto ya sea de personas referentes a la institucin o contactos personales. La vista de que contactos se quieren ver est configurada para mostrarnos todos los contactos, pero la podemos filtrar si queremos ver solo nuestros contactos personales, los contactos pertenecientes a los grupos al cual pertenece el usuario o los contactos del proyecto.

Fig. 1.4 libreta de direcciones

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Podemos agregar contactos, pero estos deben ser guardados bajo la libreta de Direcciones personal, puesto que las otras dos categoras son administradas por el sistema.
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Fig. 1.5 Agregar contacto

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CALENDARIO
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El calendario est diseado para organizar nuestras citas, ya sean personales y/o institucionales. La pantalla de inicio est configurada para mostrarnos el cronograma diario, pero podemos ver diferentes esquemas con los siguientes botones del Men del calendario.

Aadir: Nos permite crear una nueva cita. Hoy: Nos permite ver el cronograma del da actual. Vista Semanal: Nos permite ver el cronograma semanal del Calendario. Vista Mensual: Nos permite ver el cronograma de todo el mes. Planificacin de Grupo: Muestra una vista de las citas que tiene el grupo al cual pertenece el usuario. Ver Lista: Nos permite ver las citas en un formato de lista.

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Fig. 1.6 calendario

En la parte izquierda, vemos los botones antes mencionados, as como una seria de mens que nos permiten igualmente ver nuestro cronograma de citas en varios formatos, buscar una cita, seleccionar un da especifico del calendario, ver nuestras citas por categoras, filtrar el contenido que se va a mostrar, ver el cronograma del usuario o de los grupos al que pertenece. Cuando queremos agregar una cita, lo podemos hacer de dos formas, ir directamente al da y la hora especifica de nuestra cita, o con el botn aadir. Esto nos abrir una ventana de edicin de citas. En esta ventana le damos un titulo a nuestra cita, la hora de inicio, la duracin, el lugar donde ocurrir la cita, la prioridad y otras opciones, tambin podemos darle una breve descripcin, seleccionar cuales sern los participantes, si las citas tendrn algn tipo de repeticin, ya sea diaria, semanal, etc., adjuntar archivos referentes a las citas y programar alarmas para recordar la cita. Cuando seleccionamos varios participantes y/o grupos de usuarios, en sus respectivos calendarios les aparecer la cita.

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HOJA DE PRESENCIA
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La tabla se divide en siete columnas que se pueden ordenar por ttulos de las columnas. Haga doble clic en el mismo campo para revertir la secuencia de clasificacin.

Fecha: Aqu se puede ver la fecha y hora de la tabla de tiempos registrados. Encima del recuadro de seleccin de proyecto (utilizados como criterios de filtro) y por debajo. Duracin: Muestra cuanto tiempo dur la accin. Cantidad: Destinado a acciones que no se puede calcular en el tiempo, por ejemplo, viaje en km (el precio por el nmero dado de * km se calcula utilizando el millaje en la lista de precios). Una vez se puede proporcionar, no obstante. La cantidad se ajusta automticamente a la entrada en el campo de duracin, si no nada de entrada. Precio: Muestra el precio dado por unidad. recuadro de seleccin de usuario (utilizable como criterio de filtro) muestra todos los usuarios a los que tienes derechos de acceso requeridos Acciones: Aqu podrs ver los smbolos habituales siempre que disponga de los derechos de acceso necesarios: Para ver la tabla de tiempos Para editar la tabla de tiempos Para borrar la tabla de tiempos

Fig. 1.7 pantalla de hoja de presencia

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SISTEMA DE SEGUIMIENTO Un sistema de seguimiento permite a una compaa seguirle la pista a los procesos en una forma estandarizada. Como ejemplos del mundo de desarrollo de software, hay tres colas de seguimiento que se incluyen en las nuevas instalaciones: Errores --mensajes de error Solicitudes de caractersticas Modificaciones sugeridas y parches. El foco aqu est en las colas, las cuales representan procesos y cmo tratarlos individualmente. Cada cola de seguimiento contiene diferentes registros (entradas) que pueden ser asignadas a categoras diferentes y personas responsables. En la configuracin del sitio se puede definir colas de seguimiento individuales, derechos de acceso ("que puede leer o cambiar qu/cuando"), as como compaeros de trabajo y, en particular, la persona responsables de estas entradas. La interfaz muestra todas las colas de seguimiento junto con las categoras individuales y todas las entradas junto con un resumen, prioridad, estado y persona responsable. Usted puede aadir nuevas entradas haciendo clic en el botn [Aadir]. Haga clic en resumen para editar las entradas existentes puede aadir un comentario o cambiar el estado de una entrada. Todos los cambios realizados en el sistema de seguimiento son registrados en una bitcora (guardados) y por lo tanto se pueden rastrear. Tambin, puede ser notificado de los cambios en las entradas del sistema de seguimiento. Lo que sea que quiera estar informado se puede determinar en la configuracin del sitio.
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Fig. 1.8 sistema de seguimiento

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ADMINISTRADOR DE PROYECTOS Administrador de proyectos permite varios tipos de contabilidad e informes, que puede ser flexible elegido para cada proyecto o predefinido por el administrador del proyecto Dependiendo de qu tipo de contabilidad que se elija, los campos innecesarios en las listas o datos del proyecto se suprimen. Para cada proyecto un Ganttchart con ms detalles, de profundidad seleccionable puede ser mostrado. Adems usted puede agregar sus proyectos de tipo personal y de grupo administrar su tiempo, y sus eventos de proyecto
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Fig. 1.9 administrador de proyectos

Puede agregar al proyecto: ID de proyecto Categora Prioridad Fecha de inicio, y finalizacin Tiempos de planificacin Estado del proyecto Acceso Adjuntar fichero de proyecto

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AADIR UN PROYECTO
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Fig. 2.1 describe como crear un nuevo proyecto

Fig. 2.2 opciones de proyecto

En las opciones de proyecto se pide al usuario llenar los siguientes espacios General
Categora Prioridad Valor Fecha de inicio Fecha de finalizacin Estado Acceso

Descripcin Agregar descripcin del proyecto

Miembros Cuentas Seleccionar Agregar los miembros cuentas del proyecto

Enlaces Crear enlaces Adjuntar archivo

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Se le asigna un nmero y un nombre al proyecto. Permitir agregar un proyecto a una categora, un acceso en el cual ser posible que todos los miembros de egroupware o solamente lo miembros del proyecto lo vean, la prioridad que tendr ante otros proyectos, establecer fechas de inicio y fin del proyecto as como fechas de planificacin para llevar avances del proyecto. Las fechas que se establezcan en los campos de planificacin se vern reflejadas en el diagrama de Gannt.

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Fig. 2.3 cargar proyecto

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RECURSOS Esta aplicacin nos sirve para utilizar los recursos de la empresa, ya sea un video beam, una sala de juntas, un proyector, Facilita la gestin de los recursos del grupo, sean estos cuales fueren (equipos informticos, salas de reunin, miembros de la organizacin, etc.), permite ver si esta disponible algn recurso.
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Fig. 2.4 En esta ventana podemos visualizar los recursos que posee la institucin, reservarlos para su uso y mirar el calendario de reservas del mismo.

Aadir un recurso Lista de recursos disponibles Recursos Editar consultar eliminar

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AADIR UN RECURSO
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Fig. 2.5 agregar recurso

General: se indican todos los aspectos principales del recurso como: I. Descripcin corta del recurso a agregar. II. La ubicaron donde se encuentra disponible el recurso. III. Informacin del almacenamiento. IV. La cantidad de recursos disponibles por unidad. V. Usable cantidad de recursos disponibles para un solicitante. VI. Reservable si el recurso se encuentra disponible para el solicitante. Descripcin: rea de texto para hacer la descripcin completa del recurso. Imagen: permite agregar una imagen para la correcta descripcin del recurso. Enlaces: permite hacer un enlace a una aplicacin de egroupware.

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REGISTRO DE NOTAS Y TAREAS Permite agregar simplemente una nota o tarea que no requieren otros cambios pueden estar en cualquiera de los siguientes estados: en curso, hecho, sin empezar, cancelado y facturado. Gestiona fcilmente listados de llamadas, de notas y de tareas pendientes estas pueden ser tanto de carcter pblico como particular (privado).
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Fig. 2.6 Registro de notas

En la parte superior derecha, vemos tres botones que nos sirven para agregar este tipo de notas o tareas Tareas Pendientes: Sirve para agregar una tarea que debemos realizar. Llamada Telefnica: Nos sirve para recordar una llamada que debamos realizar. Nota: Nos sirve para crear una nota nueva. Esta aplicacin permite agregar una tarea a otro usuario o ya sea a otra aplicacin ala cual se le quiera a agregar una nota, tarea, o recordatorio de llamada.

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ADMINISTRADOR DE ARCHIVOS Esta aplicacin nos permite guardar y administrar nuestros propios archivos los cuales podemos consultarlos donde quiera que nos encontremos solo basta subirlos al servidor. Para agregar un archivo solo es necesario presionar el botn subir archivo, buscarlo con el botn browse y seleccionar el archivo a continuacin presionar el botn y su archivo que se encontrara disponible en cualquier parte del mundo. Para la creacin de una carpeta solo es necesario escribir el nombre de la carpeta y a continuacin presionar el botn Permite la creacin de ficheros solo basta con escribir el nombre del fichero y presionar el botn.
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Fig. 2.8 administrador de archivos

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ADMINISTRADOR DE SITIOS WEB


En esta seccin puedes crear tu propio sitio web, tus dems contactos pueden ver tu pgina, T puedes: Editar Hacer Invitar a ver tu pagina
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Fig. 2.9 crear pagina

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MARCADORES
Una aplicacin que nos brida egroupware la cual nos permite guardar la direccin de pginas Web y compartirlas por medio del correo.
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Fig. 3.1 agregar marcadores

Vista de rbol: Muestra los marcadores existentes. Lista: Muestra los marcadores y su descripcin, y permite enviar por correo marcador seleccionado solo es necesario presionar el botn Nuevo: Muestra la venta de creacin de un nuevo marcador. Buscar: Permite realizar bsquedas de los marcadores ya existentes.

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Contactos:
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Jos Salazar Lpez joseuptlax@gmail.com

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