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PRCTICA DE LABORATORIO: PAGO DE FACTURAS (Cuentas por Pagar)

A medida que su empresa crece, el alto nmero de Facturas que se deben procesar, se convierten en una tarea crtica y complicada. Los impactos generados por falta de disponibilidad o inadecuada atencin son cada vez mayores haciendo que est actividad se convierta en un problema:

retraso en pagos pagos !ncorrectos p"r#!#a #e #escuentos p"r#!#a #e con$!an%a #e &os pro'ee#ores entre otras cosas . A continuacin
se muestra el proceso de Pago #e Facturas( uestra las fases del proceso como son la recepcin, verificacin y aprobacin de una factura utilizando un sistemas basado en !" # que me$ora el proceso reduciendo tiempos de procesamiento y evitando informacin errnea. FASES: Recepc!)n : %n esta primera fase se recibe la Factura no pagada y se asocia a una Or#en #e Co*pra( Adems se digitaliza el document &'actura(. %sto permite disminuir tiempos de procesamiento de la Factura y evita p)rdidas de informacin.

+a&!#ac!)n #e #atos La parte de validacin y aprobacin de datos se encarga de comparar la informacin de la Factura con la orden de compra asociada. #i la informacin de la 'actura concuerda con la *rden de +ompra asociada es aprobada. #i no concuerda, es necesario devolver la Factura al Pro'ee#or para que este realice las correcciones correspondientes.

Apro,ac!)n e !*putac!)n conta,&e #e &a Factura %l proceso de aprobacin y de imputacin contable de la Factura consiste en, #i los productos o servicios facturados necesitan una aprobacin o revisin por parte de la persona que solicito la compra, el proceso lleva el caso hasta -efe de rea solicitante para que apruebe el "roducto.#ervicio. #i no se necesita aprobacin o se aprueba el "roducto.#ervicio, se realiza la imputacin contable&actualizacin( de la 'actura mediante una interfaz del %/". %n caso contrario se devuelve la Factura al Pro'ee#or. ELE-E.TOS DEL PROCESO L&ega#a #e Factura #e recibe una factura, esta puede llegar por correo, e0mail, por mensa$era, por fa1. Rec!,!r Factura /ecibir y procesar una factura de forma manual es una labor que consume tiempo y recursos. +on el dise2o de "ago de 'acturas utilizando !" # puede reducir el tiempo de procesamiento desde que llega la factura. %n la primera actividad se asocia la 'actura no pagada con una *rden de +ompra. La orden se puede buscar por el nmero de orden, fecha de la orden, nombre del proveedor, opciones de pago o t)rminos de pago. Adicionalmente se debe incluir el nmero, fecha de pago, y archivo de la 'actura escaneada, %stos datos son nicos de cada 'actura y solo
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se conocen en el momento de recepcin de esta. #i la 'actura no est asociada a ninguna orden de compra, nicamente se debe incluir &digitar( los datos mencionados anteriormente. Durac!)n : 3 4oras A& entrar : Asignar fecha del da A& sa&!r : #i la factura esta asociada a una *rden de +ompra, asignar la informacin de )sta a la factura y viceversa.

For*as

+a&!#ar Factura %l proceso incluye la validacin de la Factura contra la Or#en #e Co*pra con el fin de evitar el pago de facturas incorrectas. #i la informacin de la Factura concuerda con la informacin &productos, fechas de pagos, costos( de la Or#en #e Co*pra pasa para su aprobacin respective si es que se necesitara. #i la 'acturaa concuerda con la Or#en Co*pra, se rechaza y se realizan los comentarios de rechazo. #i en determinado caso la 'actura no est asociada a ninguna orden, se deben ingresar los datos de esta, como costo, productos, fecha de pago, proveedor. Adems algunos productos y.o servicios necesitan la aprobacin de la persona solicitante antes de realizar el pago. #i los productos. servicios son aprobados se realiza la imputacin contable&actualizacin(. %n todo caso se enva al proveedor. Durac!)n : 5 4oras A& entrar : 6. #i la 'actura tiene asociada una Or#en #e Co*pra, se asocial la 'actura a la Or#en #e Co*pra. 7. #i la facture no tiene asociada una *rden de +ompra, se asignan a la 'actura los siguientes datos, +entro de +osto, datos del proveedor, costo total e informacin referente a descuentos. A& sa&!r : #i la factura fue aprobada y no se realizaron comentarios se coloca 8La factura ha sido aprobada8.
PARTICIPANTES Recepcionista (Rol) Asistente Financiera (Rol) Jefe Administrativo (Rol) Jefe Financiero (Rol) 4

Tesoreria (Rol)

For*as

Factura concuer#a con O/C La compuerta determina la siguiente actividad que se debe realizar, si la 'actura fue aprobada sigue el resto del proceso &aprobacin por la persona que realiz la compra o actualizacin del %/"( si no, se debe pasar a la tarea de devolucin a "roveedor. F&u0os S! Con#!c!)n .o Con#!c!)n

Pro#uctos/Ser'!c!os re1u!eren apro,ac!)n +uando se tiene una factura cuya informacin es correcta, se debe seguir con la siguiente tarea, la cual depende de si los productos o servicios que estn siendo facturados necesitan o no la aprobacin de la persona que los solicit.
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#i es el caso, el proceso seguir en la tarea de Aprobacin de "roductos o #ervicios realizada por la persona que solicito la compra de lo contrario se debe realizar la actualizacin del %/". F&u0os: S! Con#!c!)n .o Con#!c!)n

Apro,ar Pro#uctos/Ser'!c!os +omo se mencion anteriormente si se ha indicado que los productos o servicios requieren una aprobacin, el proceso de enruta a la persona que debe realizarla, la persona solicitante. La persona solicitante aprueba o rechaza los productos o servicios facturados despu)s de realizar la respectiva inspeccin de los productos o verificacin del servicio. Adems en el caso que sea necesaria la devolucin de los productos se debe indicar que los productos requieren cambio con la respectiva $ustificacin. Durac!)n For*as : 5 4oras

Pro#uctos/Ser'!c!os apro,a#os #i el producto o servicio ha sido aprobado por la persona solicitante el proceso contina en la actualizacin de los registros financieros en el %/" de la compa2a, si no se debe informar al proveedor de los cambios que se requieren. F&u0os .o Con#!c!)n S! Con#!c!)n De'o&'er Factura a& Pro'ee#or %l proceso de devolucin de facturas consiste en el trmite que se debe realizar cuando los datos de una 'actura no concuerdan con la orden de compra. Adems si es necesaria la devolucin de los productos se debe realizar el envo al proveedor de ellos. Actua&!%ar ERP F!nanc!ero %l ltimo proceso es enviar la informacin necesaria al %/" para realizar la imputacin contable de la 'actura mediante una interfaz. I*p&e*entac!)n #ervicio 9eb D E + O L + E R F A C T U R A A L P R O + E E D O R

%l proceso de :evolucin de 'acturas consiste en el trmite que se debe realizar cuando los datos de una factura no concuerdan con la orden de compra. Adems si es necesaria la devolucin de los productos se debe realizar el envo al proveedor de ellos. E&e*entos #e& proceso

2ust!$!car Rec3a%o #i la factura es rechazada, se debe verificar la causa del rechazo ya sea porque la informacin no concuerda con la orden de compra, o porque los productos y.o servicios no son satisfactorios. %sta informacin se debe reunir en un solo comentario para enviar al proveedor. Adicionalmente si la factura estaba asociada a una orden de compra se debe indicar que esta orden todava no se ha facturado. Durac!)n : 5 horas A& sa&!r: 0#e indica que la orden de pago que fue asociada a la factura a devolver todava no ha sido pagada. For*as

In$or*ar a& Pro'ee#or %sta tarea se realiza de forma automtica, enviando un correo electrnico al proveedor informando el porque del rechazo de la factura y si hay devolucin de productos las causas del rechazo. Scr!pt :ear ;id<nvoice.#upplier.#upplier= >he invoice received on ;id<nvoice./eception:ate= has the follo?ing inconsistencies, ;id<nvoice.*bservations=
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And ;id<nvoice.Approval*bservations= "lease send bac@ the invoice ?ith the corrected information

Se #e,en #e'o&'er &os pro#uctos #i en pasos anteriores en el proceso se indica que los productos deben requieren un cambio, se continuar a la actividad de devolucin de productos, sino el proceso termina. F&u0os S! Con#!c!)n .o Con#!c!)n De'o&'er Pro#uctos Los productos que se deben devolver se envan a la direccin del proveedor, con el previo aviso del porqu) de la devolucin. For*a