Universidad Galileo

FISICC-IDEA
CEI Puerto Barrios
Evaluación de Proyectos Integrado.
Horario Martes 19:30 a 20:30
Tutor Rene Cerón

Sistematización del Depto. De Facturación de

COBIGUA

Eddy Rolando Izales Osorio

IDE0712283
 INTRODUCCION

La automatización de oficinas es un proceso de mucha importancia dentro del ámbito

empresarial ya que esta automatización viene a dar eficacia y eficiencia a dicha

empresa. Por consiguiente, si la empresa presta servicios, esta debe de implementar un

proceso para que dichos servicios sean prestados al consumidor final de una manera

rápida y que estos servicios a la vez sean de buena calidad, ya que todo consumidor

busca en sus productos y servicios que adquiere este requisito.

Por lo que se refiere al recurso humano de la empresa, las automatizaciones son de

gran beneficio para estos, porque estos prestan el servicio de una manera dinámica y

no de una forma monótona como lo hacen la mayor parte de las empresas. El siguiente

material trata de dar una idea de lo que se pretende lograr cuando se automatiza una

empresa o un departamento de alguna empresa. Dando a conocer todos los procesos

que se deben implementar y todas las exigencias que se deben incluir en la

automatización dependiendo de que empresa se automatice.

El proyecto en si constara de una serie de pasos a mejorar como la de la compra de

pantallas digitales y colocarles a las corroboraciones códigos de barra y a los

tramitadores extenderle unos carnes y colocar una especie de lectoras en las

computadoras para poder agilizar el proceso de facturación y de esta manera

incrementar la calidad de los servicios que presta la empresa.

2
A. Marco General de Referencia

La compañía Bananera Guatemalteca Independiente, S.A. con el objetivo de agilizar

los procesos y prestar un servicio de calidad a los clientes, necesita cambiar ciertos

procedimientos e invertir en algún equipo para incrementar la eficiencia en los

servicios que se prestan.

La compañía Bananera Guatemalteca Independiente, S.A. se dedica al mercado de

los contenedores con vehículos importados y contenedores con carga seca y

Refrigerada desde EEUU y debido que la demanda por los despachos de los

vehículos es muy fuerte y el tiempo que los clientes quiere invertir es muy corto y

como compañía busca siempre satisfacer los clientes. Por tal razón se buscara

soluciones para erradicar el problema.

2
 A.1. Reseña Histórica

Puerto Barrios es el puerto más antiguo de Guatemala. Está situado sobre la costa

atlántica del Mar Caribe, en la Bahía de Amatique, a 295 kilómetros por la carretera

CA-9 y a 320 kilómetros por ferrocarril desde la Ciudad de Guatemala.

Está localizado geográficamente así:

Latitud 15 grados, 44’, 3”, Norte

Longitud 88 grados, 36’, 21”, Oeste

Puerto barrios es el puerto Marítima mas antiguo de Guatemala, esta situado sobre la

costa Atlántica, en la Bahía de Amatique a 295 kilómetros por carretera y 320 por

ferrocarril desde la ciudad Guatemala.

Fue construido de madera un 20 de junio de 1880, cuando gobernaba el General Justo

Rufino Barrios, posteriormente fue remodelado en 1904 por una compañía americana,

quienes también montaron la vía férrea, misma que fue finalizada en 1908.

El terremoto de 1976 destruyo el muelle y permaneció inutilizable hasta 1988 cuando

COBIGUA inicio operaciones utilizando los servicios de FEGUA para transportar su fruta

de las fincas localizadas Entre Ríos, Izabal.

COBIGUA como una agrupación de productores nacionales de banano, inicio

operaciones en 1988 exportando su banano a través de Puerto Barrios. Sin embargo

por el pésimo estado del muelle, por el peligro de un posible hundimiento a raíz de los

daños sufridos por el terremoto del 76. Adicional a las pocas medidas de seguridad,

inexistencia de ayudas de navegación y la negativa de empresas navieras de operar en

el muelle, COBIGUA decidió utilizar los servicios de Santo Tomas de Castilla, pero en la

actualidad este puerto presta mejores servicios que su competencia.

2
 A.2 Definición del Departamento a Automatizar

MOBILIARIO Y EQUIPO (Compañía Bananera Guatemalteca Independiente, S.A.)

Compañía Bananera Guatemalteca Independiente (COBIGUA) cuenta con mobiliario de

buena calidad para el recurso humano y de gran calidad ya que para esta empresa el

recurso humano es una de las mayores prioridades. En cuanto al equipo COBIGUA

posee equipo de alta calidad y tecnológicamente avanzado, como dicha empresa esta

en una etapa de certificación de puerto, ya que esta empresa tiene una estrecha

relación con navieras, clientes, importadores estadounidenses, entonces Estados

Unidos para poder certificar a COBIGUA como puerto seguro, debe de cumplir con

ciertas normativas, entre una de estas es implementar un sistema de rayos x para que

los contenedores que van a ser exportados o los contenedores importados pasen por

un control minucioso y riguroso y a la vez la seguridad de que estos no contengan

material radiactivo, explosivo, o de dudosa procedencia, además con dicho sistema se

trata reducir al máximo los casos de polizonaje. Además cuenta con equipo dentro del

recinto portuario como bascula, porta contenedores, tractores portuarios, montacargas,

Bandas elevadores para carga a Granel, Cargadores Frontales, Tractores portuarios,

Remolcadores, Lanchas, etc.

2
A.3 RECURSOS
(MOBILIARIO)

Cantidad Descripción Ubicación Estatus

1 Mueble de madera Facturador clientes Regular estado
barnizado para varios
ventanilla
4 Escritorios Facturador de Regular
ejecutivos buques
4 Archivos Depto. De Regular
Facturación
1 Caja Fuerte Facturación Perfecto estado
Ventanilla
2 Oasis Depto. De Perfecto Estado
Facturación
1 Microondas Depto. de Perfecto estado
Facturación
1 Mueble para útiles Depto. De Perfecto estado.
Facturación

RECURSOS MATERIALES
CANTIDAD DESCRIPCION
3 cajas Papel tamaño oficio
2 Cajas Folder Tamaño Oficio
150 folder Folder Tamaño carta
3 cajas Lapiceros azules y negros
100 sobres Manila Media Carta
2 Sacatrapos

25000 Facturas

2
RECURSOS HUMANOS
CANTIDAD DESCRIPCION
1 GERENTE FINANCIERO
1 CONTADOR FINANCIERO
1 ASISTENTE DE CONTADOR
2 FACTURADOR DE CLIENTE VARRIOS
2 FACTURADOR DE BUQUES

RECUROS EQUIPO
CANTIDAD DESCRIPCION UBICACION ESTATUS
8 Computadoras Depto. de Perfecto estado
marca Dell Pantalla Facturación
Plena
8 Teléfonos Depto. De Perfecto estado
extensiones facturación
4 Impresoras marca Depto. De Se traban
Epson de cinta facturación
2 Aires acondicionado Depto.- de Regular estado
facturación

2
 A.4 Tareas administrativas del Departamento

GERENTE FINANCIERO

Es el encargado de mantener el equilibrio de la empresa en lo que se refiere al área

financiera de la empresa, pues es la persona que debe de velar porque los costos de

ventas y gastos sean equilibrados y además es esta persona la que debe de responder

por todas los resultados que en su periodo de manejo de finanzas se ocasionen.

CONTADOR FINANCIERO

Es el encargado de velar porque los reportes, cuadres, formatos cuentas contables, a la

vez se encarga de cuadrar todas las cuentas que se manejan en el departamento.

ENCARGADO CUENTAS POR COBRAR

Es la persona encargada de auxiliar al contador en casos de recargo de trabajo y

además de elaborar reportes financieros en temporadas de cierres contables y se

encarga también de velar por el custodio de las deudas de la empresa, para que los

saldo por depositar sean cancelado por parte del cliente y los saldos a favor del cliente

sean devueltos al cliente.

FACTURADORES BUQUES

Son las personas encargadas de hacerle los cobros correspondientes a las navieras,

clientes, empresas etc. Sobre los servicios que presta la empresa cuando los buques

atracan en el puerto.

2
FACTURADORES CLIENTES VARIOS

Son las personas encargadas de cobrarle servicios de despachos de vehículos,

verificaciones de carga de contenedores, almacenaje de vehículos, almacenaje de

contenedores, y muchos cobros más correspondientes a vehículos y contenedores.

2
A.5 Organigrama maestro

ORGANIGRAMA DE LA TERMINAL PORTUARIA

PUERTO BARRIOS

JUNTA DIRECTIVA

PRESIDENTE

ASISTENTE DIRECTOR LEGAL

SUPERINTENDENTE
RR.HH IT
SUPERINTENDENTE
M&R
SUPERINTENDENTE ANALISTA
OPERACIONES FINANCIERO SUPERVISOR M&R

SUPERVISOR
SECRETARÍA OFICINISTA
OBRA CIVIL SUPERINTENDENTE
SEGURIDAD INTEGRAL
MECANICOS MONITOREO REEFER

COORDINADOR COORDINADOR COORDINADOR SUPERVISOR

OPERAC. MUELLE ADMINISTRADOR COORDINADOR
CARGA GENERAL PATIO SEGURIDAD FISICA SEGURIDAD INDUSTRIAL

ESTIBADORAS CHEQUES

FACTURACION FACTURACION
CHEQUES OPERADORES CONTADORES
BUQUES CLIENTES VARIOS

OPERADORES DIGITADORES BUQUES

2
Organigrama del Departamento (Complementario)

Gerente Financiero

Contador Financiero

Encargado Cuentas Por cobrar

Facturadotes Buques

Facturadores Clientes
Varios

2
B. ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA
Interior Fortalezas (F) Debilidades (D)

• Entidad que se caracteriza por la • La demanda

por los
calidad de los servicios servicios es
grande y por lo
prestados. tanto necesita
tener
• Entidad que se da a conocer procedimientos
efectivos.
internacionalmente por la • El personal
que posee
exportacion de producto tiene muchas
responsabilida
bananero. des para cada
puesto por
• Compañía con respaldo financiero tanto no se
dan abasto.
por el volumen de operaciones a

que se dedica.

exterior Oportunidades (O) Amenazas (A)

• Con la prestación de servicios de • Una de las

calidad pueda convertirse en una amenazas mas

entidad como ejemplo para grandes para la

muchas otras y por consiguiente entidad es que

incrementar sus ventas y por la ineficiencia

ganancias. en los servicios

• Con las ganancias recuperadas prestados los

en un plazo de tiempo pueda cliente

2
 ampliar sus instalaciones y poder direcciones sus

tener mayor capacidad de servicios a otro

apilamiento y atracadero de puerto que los

buques. preste mejor

servicio o una

tarifa mas baja.

Positivas Negativas

B.1 EN DONDE ESTAMOS?

La compañía bananera guatemalteca independiente s.a., tiene claros sus objetivos, sus

misiones y metas de dicha empresa y además esta consciente de que tiene que

enfrentar ciertas amenazas o debilidades que puedan ser aprovechadas por la

competencia para desequilibrar el proceso evolutivo de la empresa.

IDENTIFICAR FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LA EMPRESA

La compañía debe estar preparada para poder aplicar sus fortalezas en el momento

indicado para poder salir exitosa en toda clase de negocios que tenga y además debe

fortalecer esas debilidades que posee ya que la competencia puede tomar esas

debilidades y dar un fuerte golpe al área financiera del puerto.

2
B.2 A DONDE QUEREMOS LLEGAR?

La compañía como conocedora del campo en donde esta mezclada tiene sus metas

bien definidas porque de acuerdo a las políticas implementadas y a los objetivos

trazados se va trazando un plan de actividad a elaborar llamado plan de

procedimientos. Como también la compañía conoce muy bien el contexto de

globalización de mercado esta preparada de una forma eficaz y eficiente en el caso

correspondiente.

IDENTIFICAR OPORTUNIDADES Y AMENAZAS PARA LA EMPRESA

La compañía proporcionar a sus empleados oportunidades como lo son otorgar ciertos

seguros médicos, seguros de vida para los empleados y además a el personal que con

su estudio beneficia a la compañía le otorga ciertos reembolsos universitarios para que

se coadyuven en el sentido económico.

OBJETIVOS

Contribuir a mejorar la competitividad del comercio exterior.

Fortalecer el posicionamiento de la actividad logística que el país desea alcanzar en la

región centroamericana.

Contribuir a la atracción de más inversión de largo plazo en el país.

Una de las actividades que puedan ayudar en manera sorprendente es reorganizar

todos los procedimientos de todos los empleados y agregando actividades que les

2
permite motivar a los empleados y que puedan trabajar de una manera cordial y cumplir

con las metas y objetivos que se les establezca a cada trabajador.

B.3 COMO PODEMOS LOGRARLO?

Se evaluaran las debilidades y las amenazas que acechan a la compañía y por medio

de estas se hará un plan de acciones a tomar para poder concientizar a los empleados

de que estos son los encargados del éxito de la empresa y de que la empresa esta en

manos del personal y en ellos esta que la empresa sea la mejor o simplemente

desaparezca.

Principios Compromiso con clientes Muelle Angosto

fundamentales
Son humanistas Con nuestro país Clientes menores que la
Competencia
Con la familia
Responsabilidad Maquinaria portuaria de
Con Nuestros clientes Con la sociedad menor calidad
Seguros médicos Debido a las fuerzas que Creando una consciencia
posee la compañía se de trabajo en el personal.
Reembolsos aumentan las
universitarios oportunidades. Tratar de superar esas
debilidades y así sacarle el
Seguros de vida Aumentar la eficacia, mejor beneficio a las
aumentando las oportunidades
oportunidades

Competencia evoluciones Preparando al personal de Superando las debilidades

mejor que la compañía una manera fiel así la con el personal se podría
competencia sentirá evitar que las amenazas
Prestar servicios de presión en la calidad de los pasen a un segundo plano.
menor calidad servicios prestados o en los
productos elaborados.

2
C. EL PROBLEMA

C.1 DETERMINACION DEL PROBLEMA

El problema en si consta de que al momento de que el buque atraca en las

instalaciones portuarios se inician la prestación de servicios y por consiguiente el

proceso de vaciado de contenedores, luego el personal empieza el vaciado de

contenedores de vehículos para poder corroborarlos en donde debe ir indicado los

datos generales del vehiculo, luego esta corroboración pasa a jefatura de muelle en

donde el personal se encarga de digitarlas en el sistema, luego estas corroboraciones

pasan al departamento de facturación en donde deben ser revisadas minuciosamente

para poder elaborar la facturación de una manera eficaz y este proceso es el que se ha

vuelto lento y desesperado para las personas que deben de esperar que su facturación

sean deliberada para que el cliente pueda seguir su tramite de una manera bien

trazada.

ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

Debido a las críticas que se han salido a flote debido a que la compañía debería de

agilizar los trámites o la falta de equipo de buena calidad para los empleados se han

tomado muy en cuenta de que este problema debe ser resuelto de una manera pronta

y eficaz. Porque anteriormente los sistemas utilizados eran obsoletos y además muy

antiguos y esto daba lugar a atrasar el proceso de descarga de contenedores del

buque.

2
JUSTIFICICACION DEL PROBLEMA

Como parte del proceso de resolución del problema, la compañía a tomado la decisión

de sistematizar cierta áreas de la empresa para que los servicios que presta COBIGUA

sean mas eficaces y eficientes y así de esta manera llegar a solucionar todos los

problemas que han afectado la empresa haciendo uso de la automatización del área

que esta afectando el área de desempeño por parte de los trabajares.

2
C.4 A QUE DEPARTAMENTOS AFECTA EL PROBLEMA Y COMO LO
HACE EN CADA UNO DE ELLOS.

Este problema afecta a todos los departamentos que tiene que ver con la facturación de

clientes varios, tanto bodega porque retrasa el proceso de verificación de baúl o colores

de los automóviles ya que el personal que corrobora debido a la rapidez y a la presión

tiende a confundirse. También afecta al personal encargado de digitación de dichas

corroboraciones ya que atrasa el trabajo y después se acumula dicho trabajo atrasando

el trámite de los vehículos. Luego en el departamento de facturación debido al fuerte

índice de clientes que visitan las instalaciones las series de facturas que se manejan no

se dan a vasto para poder facturarles a los clientes de una manera rápida atrasando el

trámite del cliente. Por ultimo el área de despachos casi siempre termina con una

acumulación trabajo retrasándoles a los clientes el despacho de los vehículos que para

las personas son de gran ayuda desde el exterior del país.

2
D. PERFIL DEL PROYECTO

D.1 OBJETIVOS

-Mejoramiento del proceso de despacho de vehículos en el departamento de

facturación.

-Prestación de servicio de calidad en el menor tiempo posible.

D.2 METAS

El presente proyecto se esta ejecutando debido a que por el largo y complicado proceso

de facturación para vehículos se busca la manera de que este proceso sea mas

eficiente, rápido y de buena calidad para los contribuyentes del servicio, a la vez se

busca la manera de que este proceso no sea tan complicado y por consiguiente mas

rápido.

D.3 TITULO DEL PROYECTO

“Sistematización del Departamento de Facturación de

COBIGUA”
D.4 COORDINADOR DEL PROYECTO

Eddy Rolando Izales Osorio

D.5 DESCRIPCION DEL PROYECTO

El proyecto consiste en la siguiente manera:

Al momento de la operación de vaciado de contenedores que traen vehículos estos

pasan por el proceso de corroborado, en la cual existe una descripción casi total del

vehiculo con la cual realizan una póliza del vehiculo, esta corroboración la llevan a

bodega donde hacen un recuento de los vehículos que están fuera de manifiesto, los

2
que están por baúl ( los cuales no se logra verificar si traen algún tipo de mercadería

dentro del vehiculo o alguna caja que esta sellada.

Luego de haber clasificado estas corroboraciones son mandadas a operación o jefatura

de muelle, para que sean digitados en un sistema para que al momento de ser

introducidos los numero de motor aparezcan los datos relaciones a dicho vehiculo.

Después de que en jefatura de muelle digitaron las corroboraciones son llevadas el

departamento de facturación para que sean despachadas al publico. Al momento de ser

llevadas a facturación el cliente se presenta a la ventanilla con sus documentos

correspondientes para poder elaborar el despacho correspondiente del vehiculo, luego

de recibir los documentos el facturador ingresa los datos y códigos correspondientes en

el sistema para que después de un cierto proceso el sistema arroje el precio a cancelar

por parte del cliente al cual se le extiende un recibo para que pueda cancelar en el

banco la cantidad adjudicada en el recibo luego de ser depositada la cantidad

correspondiente el facturador le extiende una factura contable al cliente, en donde dicha

factura están desglosados todos los datos del vehiculo buque en que atraco, fecha de

ingreso y fecha limite para poder retirar el vehiculo del predio portuario sin que cancele

ninguna cantidad por almacenaje ya que después de la fecha limite empieza a correr un

cobro llamado almacenaje de vehiculo, también en esta factura se desglosan los cobros

que se le aplicaron al vehiculo, por ejemplo si traía mercadería, si pagan algún servicio

de muellaje, o servicio de mecánico, el cual consiste en cobrársele al cliente una tarifa

para que pueda ingresar al lugar donde se encuentre el vehiculo y con ayuda del

mecánico asignado poder ver el numero de motor del vehiculo para poder agregarla en

la corroboración y poder elaborar la póliza.

2
Entonces lo que se busca es que este proceso a partir de varias etapas de

automatización se realice mas eficientemente y que el proceso de facturación sea mas

dinámico para el cliente ya que esta persona es la que sufre las aglomeración de

personas en la ventanilla.

Colocar pantallas digitales para que le proceso sea mas rápido y colocarle también a

las corroboración y a los Nit un código barras para que al momento de ser pasados por

el lector este desplegué la información que necesitamos del vehiculo o del cliente

propietario del vehiculo.

Los costos de elaboración de este proyecto son un poco altos ya que se necesita de

equipo altamente costoso ya que seria equipo bien actualizado, por este motivo en el

siguiente cuado se estará presentando los cambios correspondientes al sistema de

facturación.

Debido a la cantidad de personas que hacen uso de este servicio seria muy rentable

para la empresa invertir en un equipo de tan alta tecnología y como la cantidad de

personas que hacen uso de este servicio creo que a la larga para la empresa servir a

las personas que buscan de su ayuda es un honor.

2
D.6 TIEMPO DE DISPONIBILIDAD DEL PROYECTO

D.7 PERSONAL INVOLUCRADO

• Gerente Financiero
• Contador Financiera
• Encargado Cuentas Por cobrar
• Facturadores Buques
• Facturadores Clientes Varios

D.8 COSTO DEL PROYECTO INCLUYENDO SALARIOS DEL PERSONAL

INVOLUCRADO

Descripción proveedor Costo

Personal involucrado Q 9200.00
ELABORACION DE UN ASESORIA EMPESARIAL Q 8,000.00
SUSTEMA
COMPUTARIZADO
SUMINISTROS DE Q 800.00
MATERIALES
COLOCACION DE Q 150.00
LECTOR
ELABORACION DE UNA Q 600.00
BASE DE DATOS
COMPRA DE EQUIPO EMPRESA DELL, SA. Q 22,000.00
TOTAL Q 34100.00

D.9 JUSTIFICACION DEL COSTO Y AHORRO NETO

DESCRIPCION COSTO COSTO BENEFICIO % DE

ACTUAL PROPUESTO VARIACION
NOMINA DEL Q 9800.00 Q 6000.00 Q 3000.00 % 25.00
PERSONAL QUE
TRABAJA
TELEFONO 10,000.00 Q 8000.00 Q 12000.00 70%
MANTENIMIENTO Q 6000.00 Q 6,000.00 20 %
DE
COMPUTADORAS
VIATICOS Q 4500.00 Q 3100.00 Q 1 400.00 % 45
LUZ Q 6000.00 Q 4000.00 Q 200.00 Q 2200.00
TOTALES Q 80,800.00 Q 27 100.00 Q 19,900.00 % 60.00

2
D.10 DESCRIPCION DE LA SOLUCION PLANTEADA

La solución que se pretende plantear es la de Instalar pantallas digitales y un lector y

pegarles códigos de barra a los formularios de las corroboración donde ya indique los
datos del vehiculo a cobrar y el costo a cobrar.
E. PLAN DE IMPLEMENTACION

E.1 DEFINICION DE LAS ACTIVIDADES A LA SOLUCION

No. Definición de Actividad

1 A Presentación del proyecto Gerencia de la Compaña

2 B Entrevista con encargados del departamento de Contabilidad

3 C Entrevista con Departamento de RRHH y Operaciones Portuarias

4 D Elaboración de flujo grama de actividades y procedimientos

5 E Creación de un cronograma de actividades a desarrollar durante el proyecto.

6 F Cotizaciones por los equipos a adquirir y Solicitud de Efectivo con Tesorería.

7 G Compra de materiales, Mobiliario y equipo necesario para el proyecto.

8 H Instalación del equipo y ensayos de las primeras pruebas.

9 I Elaborar ensayos con el personal de Despacho vehicular.

10 J Capacitación para los empleados referente al manejo del equipo instalado.

11 K Establecer con todos los departamentos involucrados el procedimiento a efectuar.

12 L Informar a los clientes para que estén informados de los cambios al momento de
facturar.

13 M Hacer las ultimas pruebas y hacer correcciones si lo amerite.

14 N Poner en marcha el nuevo procedimiento.

15 ñ Controlar el procedimiento direccionando y corrigiendo los errores.

2
F. PLANTEAMIENTO ESTRATEGICO DE LA INFORMACION

Se elaborara una serie de actividades encaminadas a lograr el objetivo propuesto el cual es

la automatización de la oficina.

F.1 DETERMINAR LAS HERRAMIENTAS DE EQUIPO NECESARIAS PARA EL

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA.

Cantidad Descripcion Ubicación

2 Pantallas digitales marca Dell 1 facturador varios f7
1 facturador varios f6
2 Lectores de código de barras 1 facturador varios f7
1 facturador varios f6
2 Impresora marca Epson fx-2190 1 facturador varios f7
1 facturador varios f6
2 Sumadoras marca casio dr-1212la 1 facturador varios f7
1 facturador varios f6

F.2 COMO USAR LA TECNOLOGIA DE SOFTWARE PARA HACER MAS

PRODUCTIVO EL TRABAJO

Cantidad de licencias Descripción del sofware Utilización

2 Windows xp Se instalara en ambas
maquinas para facturar
2 JDE EDWARS Se instalara porque es un
sistema de facturación
utilizado en la empresa
2 GT_CONTROL DE CARGA Se utiliza para verificar los
vehículos en existencia y los
despachados
1 Base da datos con codigos Se utilizara para el area de
facturación deacuerdo con los
códigos ingresados en las
corroboraciones.

2
F.3 DESCRIBIR Y JUSTIFICAR TECNICAMENTE QUE TIPO DE SISTEMA DE
INFORMACION ES EL QUE DEBE UTILIZAR PARA ADECUAR Y MANEJAR LA
INFORMACION QUE INCLUIRA EN EL FLUJO DE DATOS

El sistema que se utilizara en el departamento de facturación será un sistema (TPS) ya que

ayudara mucho a la actividad rutinaria del proceso de facturación. Contendrá también un sistema
de información gerencial (MIS) ya que mostrara consultas y reportes de una forma incalculable.

2
G DISEÑO DEL SISTEMA PROPUESTO

2
2
G.2 DETERMINAR LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA:

ENTIDADES
-INTERNAS
FACTURADORES
-EXTERNAS
CLIENTE
TRAMITADOR

PROCESOS
INGRESO VIN
INGRESO NIT
INGRESO DE DATOS DE VEHICULO
INGRESO DE ITEM DE COBRO
VERIFICACION DEL TOTAL DE LA FACTURA CON SU IVA

ALMACENES

RECIBOS
FACTURA

G.3 IDENTIFIQUE QUE TIPOS DE SALIDA Y ENTRADA UTILIZA SU PROYECTO.

ELEMENTOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS:

Salidas:
• Son las facturas en sus diferentes serie facturadas desde el modulo correspondiente por
serie.
• Es el Nombre del cliente, direccion y numero de Nit.
• Es el valor que nos arroja ya al digitar la cantidad a cobrar con su respectivo item de
cobro.
• Es el precio total ya incluido el IVA
• Es la factura fisica ya después de haber pasado por todos los procesos de digitación.

Entradas:
• Son los codigos de clientes o suplidores al cual se le facturará el cobro o se le emitirá el
pago.
• Es la descripción del servicio a prestar como lo es marca del vehiculo, model del mismo y
detalle del numero del motor y el buque en el cual se descargo el vehiculo su fecha de
vaciado y la fecha libre de almacenaje.
• Es la cantidad a cobrar dependiente el numero de vehiculos a cobrar a un cliente
especifico.

2
G.4 ELABORACION DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS.

PROCEDIMIENTO DIAGRAMA TIEMPO COSTO

1.1Se procede a ingresar el VIN 15 SEGUNDOS 20 CENT
del vehiculo al sistema de control
de carga

1.2 Si aparece la corroboración 20 segundos 5 cent

digitada en el sistema se busca
entre el grupo del mismo buque

1.3Se verifica si el cliente tiene 5 segundos 3 cent.

algún código seteado en el sistema

1.4 Si no tiene código se ingresa el 30 SEGUNDOS 5 CENT

numero de NIT, nombre y
dirección del cliente

1.5 se ingresa el servicio a cobrar, 35 segundos 5 cent

la marca del vehiculo, el modelo,
el vin, el buque, el viaje del buque,
la fecha de vaciado y la fecha de
libre almacenaje

1.6 se ingresan los items a cobrar 5 segundos 2 cent

1.7 se verifica si estan bien los 2 segundos 1 cent.
cobros y se le hace un recibo
manual.
1.8 colocamos en el orden de las 5 segundos 2 cent
factura fisicas con el correlativo
del sistema mandamos al spool.

1.9 buscamos la factura en los 5 segundos 2 cent

trabajos sometidos del sistema

1.10 vemos la factura en el PDF y 8 segundos 5 cent

si esta en el correlativo de las
factura fisicas mandamos a
imprimir

1.11 se firman y sellan las factura 5 segundos 3 cent

y se separan las copias.

1.12 se le extiende el recibo con su 2 segundos 3 cent

papeleria al cliente.

1.13 cuando el cliente regresa con 4 segundos 3 cent

el recibo cancelado se le extiende
su factura y nos quedamos con una
copia del recibo que nos sirve para
archivo junto con las copias de la
factura.

2
2
 A. DEFINIR LISTA DE ACTIVIDADES

Actividades de Primer Actividades de Tercer

Orden Actividades de Segundo Orden Orden
1.1 Elaborar informe de
1.Entrevist Inicial. entrevista
A. Informa de
Objetivos 2. Investigación de Reseña Histórica.
3. Definición de Materiales.
4. Investigación del FODA 4.1 Buscar elementos FODA
5. Investigación Antecedentes del
Problema.
6. Elaboración del Perfil del Proyecto.
7. Aprobación del Proyecto.
8. Elaboración de Plan de Implementación.
B. Planificación del
Proyecto. 9. Hacer Cotizaciones.
10. Elaboración del Costo del Proyecto.
11. Compra de Equipo y Software.
13.1 Poner en marcha el
12. Instalación del Software. Software.
C. Implementación del
Software. 13. Elaboración de Pruebas del Sistema. 14.1 Demostración del Uso.
14. Mantenimiento y servicios del
software.
C. Capacitación
General 15. Elaboración plan de Capacitación
16. Contratar a la Persona que Capacitará.
17. Capacitar a Empleados.
18. Capacitación como usar Extinguidores.
19. Capacitación de Usuarios
20. Aplicación del Proyecto.

2
 A.1 TABLA DE ACTIVIDADES

TIEMPOS OCURRENCIAS
HOLGURA
No. ACTIVIDAD DESCRIPCION ANTECEDENE CONSECUENTE To Tm Tp Tiempo "t" EI EJ LI LJ RUTA CRITICA TOTAL LIBRE INDEPENDIENTE
1 A Entrevist Inicial. Inicio 2 1 2 3 2 0 2 0 2 SI 0 0 0
2 B Investigación de Reseña Histórica. 1 3 1 2 3 2 2 4 2 4 SI 0 0 0
3 C Definición de Materiales. 2 4 2 3 4 3 4 7 4 7 SI 0 0 0
4 D Investigación del FODA 3 5 3 4 5 4 7 11 7 11 SI 0 0 0
5 E Investigación Antecedentes del Problema. 4 6 2 3 4 3 11 14 11 14 SI 0 0 0
6 F Elaboración del Perfil del Proyecto. 5 7 3 4 5 4 14 18 14 18 SI 0 0 0
7 G Aprobación del Proyecto. 6 8 1 2 3 2 18 20 18 20 SI 0 0 0
8 H Elaboración de Plan de Implementación. Inicio 9 2 3 4 3 0 3 10 13 NO 10 0 -10
9 I Hacer Cotizaciones. 8 10 3 4 5 4 3 7 13 17 NO 10 0 -10
10 J Elaboración del Costo del Proyecto. 9 11 2 3 4 3 7 10 17 20 NO 10 0 -10
11 K Compra de Equipo y Software. 10.7 12 1 2 3 2 20 22 20 22 NO 0 0 0
12 L Instalación del Software. Inicio 13 2 3 4 3 0 3 5 8 NO 5 0 -5
13 M Elaboración de Pruebas del Sistema. 12 14 3 4 5 4 3 7 8 12 NO 5 0 -5
14 N Mantenimiento y servicios del software. 13 15 5 6 7 6 7 13 12 18 NO 5 0 -5
15 O Elaboración plan de Capacitación Inicio 16 2 3 4 3 0 3 8 11 NO 8 0 -8
16 P Contratar a la Persona que Capacitará. 15 17 1 2 3 2 3 5 11 13 NO 8 0 -8
17 Q Capacitar a Empleados. 16 18 3 4 5 4 5 9 13 17 NO 8 0 -8
18 R Capacitación como usar Extinguidores. 17 19 1 2 3 2 9 11 17 19 NO 8 0 -8
19 S Capacitación de Usuarios 18 20 2 3 4 3 11 14 19 22 NO 8 0 -8
20 T Aplicación del Proyecto. 11.19 1 2 3 2 22 24 22 24 SI 0 0 0

2
2
A.2 CONSTRUCCION DE CPM PERT
B. DETERMINACION DE COSTOS Y GASTOS DEL PROYECTO

B.1. Determinar los Costos y Gastos de Cada Actividad

Inicio Actividades de Segundo Orden T COSTO

1 Entrevista Inicial. 2 Q 125.00
2 Investigación de Reseña Histórica. 2 Q 235.00
3 Definición de Materiales. 3 Q 225.00
4 Investigación del FODA 4 Q 220.00
5 Investigación Antecedentes del Problema. 3 Q 180.00
6 Elaboración del Perfil del Proyecto. 4 Q 200.00
7 .Aprobación del Proyecto. 2 Q -
8 Elaboración de Plan de Implementación. 3 Q 200.00
9 Hacer Cotizaciones. 4 Q 175.00
10 Elaboración del Costo del Proyecto. 3 Q 250.00
11 Compra de Equipo y Software. 2 Q 22,000.00
12 Instalación del Software. 3 Q 200.00
13 Elaboración de Pruebas del Sistema. 4 Q 100.00
14 Mantenimiento y servicios del software. 6 Q 75.00
15 Elaboración plan de Capacitación 3 Q 100.00
16 Contratar a la Persona que Capacitará. 2 Q 130.00
17 Capacitar a Empleados. 4 Q 235.00
18 Capacitación como usar Extinguidores. 2 Q 250.00
19 Capacitación de Usuarios 3 Q 250.00
20 Aplicación del Proyecto. 2 Q -
TOTAL Q 25,150.00
 B.2. Determinar los Costos y Gastos del Proyecto Total

COBIGUA, S.A. Forma No. Hoja No.

___2050____ 1__
Sistematización del Departamento de Presupuesto: Q
Facturación 25,150.00
MÓDU ACTIVIDAD MANO DE OBRA MATERIALES + TOTAL
LO EQUIPO
1. Entrevista Inicial. Q 100.00 Q 125.00
Q 25.00
2. Investigación de Reseña Histórica. Q 150.00 Q 235.00
Q 85.00
1 3. Definición de Materiales. Q 150.00 Q 225.00
Q 75.00
4. Investigación del FODA Q 150.00 Q 220.00
Q 70.00
5. Investigación Antecedentes del Problema. Q 100.00 Q 180.00
Q 80.00
6. Elaboración del Perfil del Proyecto. Q 150.00 Q 200.00
Q 50.00
7.Aprobación del Proyecto. Q - Q -
Q -
TOTAL Q 800.00 Q 1,185.00
Q 385.00
2 8.Elaboración de Plan de Implementación. Q 150.00 Q 200.00
Q 50.00
9. Hacer Cotizaciones. Q 100.00 Q 175.00
Q 75.00
10.Elaboración del Costo del Proyecto. Q 200.00 Q 250.00
Q 50.00
11. Compra de Equipo y Software. Q 100.00 Q Q 22,000.00
21,900.00
12. Instalación del Software. Q 100.00 Q 200.00
Q 100.00
TOTAL Q 650.00 Q Q 22,825.00
Q 22,175.00
3 13. Elaboración de Pruebas del Sistema. Q 50.00 Q 100.00
Q 50.00
14. Mantenimiento y servicios del software. Q 50.00 Q 75.00
Q 25.00
TOTAL Q 100.00 Q 175.00
Q 50.00
15. Elaboración plan de Capacitación Q 75.00 Q 100.00
Q 25.00
16. Contratar a la Persona que Capacitará. Q 100.00 Q 130.00
Q 30.00
4 17. Capacitar a Empleados. Q 200.00 Q 235.00
Q 35.00
18. Capacitación como usar Extinguidores. Q 200.00 Q 250.00
Q 50.00
19. Capacitación sobre Ventas. Q 200.00 Q 250.00
Q 50.00
20. Aplicación del Proyecto. Q - Q -
Q -
Q 775.00 Q 965.00
Q 190.00
Costo Q 25,150.00
Presupuestado
Costos Fijos Q 4,350.00
Costo Q 6,500.00
Inversión
Costo Total del Q 36,000.00
Proyecto
 Costo Presupuestado Q 25,150.00
Costo Fijo 150 por Día Q 4,350.00
Costo Inversión Q 6,500.00
COSTO TOTAL Q 36,000.00