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Modelo de sistema de gestin por procesos en entidades del Estado.

Castillo Palomino, Manuel Ignacio Augusto.



Derechos reservados conforme a Ley


Elaboracin y diseo en formato PDF, por la Oficina General del Sistema de Bibliotecas y
Biblioteca Central UNMSM














Metodologa y Sustento
del Informe





1.1 METODOLOGIA

Para el diagnstico organizacional de la entidad se han desarrollado un
conjunto de acciones entre las ms importantes se indican a continuacin:

Se revisaron los documentos que dieron origen a la Organizacin:
Reglamento de Organizacin y Funciones ( ROF), Leyes, Directivas, el
Manual de Organizacin y Funciones (MOF) y otros
Se elabor un cuestionario para el relevamiento de informacin y
un cronograma de entrevistas con los responsables de los rganos de
la entidad.
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Se sostuvieron reuniones de trabajo con los gerentes de los
programas BID y BIRF y la Gerencia de Administracin y Finanzas a fin
de obtener informacin sobre el marco Institucional de la organizacin.

Se entrevist a especialistas y profesionales seleccionados en
cada rea, para recabar la informacin correspondiente a los
procesos.

Se entrevisto a representantes de empresas proyectistas y
supervisoras y empresas constructoras, a fin de recabar opiniones
externas de proveedores de servicios.

Luego se realiz el anlisis de la informacin identificando las
funciones principales, los procesos y las fortalezas y debilidades de las
Unidades orgnicas de la Institucin.

En la optimizacin de procesos se determinaron las siguiente
fases:

a. Levantamiento y mapeo de los procesos
b. Anlisis de procesos y propuesta de optimizacin
c. Discusin del alcance de la optimizacin



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d. Talleres de ajustes de la propuesta
e. Resultados de la Optimizacin de procesos

Se desarrollo el mapeo de las actividades a realizar en cada uno
de los procesos identificados.

Se realizaron talleres con los responsables de los procesos para
consolidar el mejoramiento de los mismos.

Se planteo una nueva estructura orgnica de la entidad


1.2 SUSTENTO DE LA METODOLOG A


De acuerdo a lo programado se llev a cabo un plan de trabajo, destinado
a Revisar y optimizar la estructura organizativa de la entidad y Elevar
el nivel tecnolgico de los Sistemas de Informacin, para lo cual, se
consider necesario realizar las siguientes actividades:

Primera etapa, se realizaron los trabajos necesarios, para levantar y
procesar informacin que permitiera luego, elaborar el diagnstico.

La segunda etapa, estuvo dirigida a detectar los procesos crticos y
regularizarlos, para posteriormente optimizarlos conjuntamente con los



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procesos clave de la Organizacin, para luego elaborar la Metodologa y
el planteamiento de una nueva estructura orgnica.

El trabajo se inici con una reunin, con personal de la Institucin,
convocada por el Director Ejecutivo. Durante la exposicin de motivos, los
participantes, recogieron las principales directivas, establecieron los
objetivos generales, los lineamientos de polticas y se expusieron las
motivaciones que orientaran el trabajo.

En funcin de esa primera reunin, se formul la metodologa de trabajo
y se coordinaron las actividades que deba realizar la contraparte ofrecida
por la Institucin.

Elaborar la propuesta metodolgica, fue la primera actividad y consisti
en documentarse, leer detenidamente y realizar reuniones para
intercambiar conocimientos y proponer sugerencias, en efecto se
revisaron las Normas Legales, los Reglamentos de Organizacin, las
Funciones, los Contratos de Prstamos BID, Contrato de Prstamo BIRF,
Contratos de Estudios de diseo, Contratos de Supervisin y Obra,
adems de otros documentos que tuvieran implicancia con el trabajo.




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Para el relevamiento de la informacin, se utiliz el mtodo de entrevistas,
cuyo alcance consider a Gerentes de Lnea, Jefes de Oficina,
Especialistas y Administradores de Contratos y a los responsables de las
Unidades de la Gerencia de Administracin y Finanzas.

Las entrevistas se centraron en las funciones, los procesos, las
fortalezas, debilidades y los niveles de responsabilidad para la toma de
decisiones. Las entrevistas se extendieron a personal tcnico de las
Empresas Consultoras, que presta servicios a la entidad, en la
elaboracin de Estudios y Supervisin de obras y a la Empresas
Constructoras dedicadas a la Ejecucin de Proyectos de infraestructura.

Apoyados en el mtodo de deliberacin e intercambio de opiniones, se
revis la informacin recogida en las entrevistas, para luego proceder a la
elaboracin del informe del Diagnstico.

Se examin el Cuadro de Asignacin de Personal (CAP) desde su creacin
hasta la fecha
Se convoc a una primera reunin para evaluar el trabajo realizado y de
comn acuerdo identificar y levantar el inventario de los principales
procesos y sub procesos.




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Seguidamente se procedi a identificar los procesos crticos para luego
abordar la optimizacin de los procesos claves, reunida, ordenada y
procesada esta informacin, se pusieron en evidencia las fortalezas y
debilidades de la estructura Institucional.

Se puso en evidencia, la necesidad de realizar el estudio y
reestructuracin del sistema informtico y considerarlo como una parte
sustantiva del diagnstico, acta como soporte tcnico del sistema y se
sirve del trabajo realizado, para elaborar su propio diagnostico y proponer
un repotenciamiento de los mecanismos informticos.

Luego se plantea la metodologa y las etapas que se siguieron para la
optimizacin de los procesos y subprocesos, en su elaboracin
participaron como actores Gerentes, Jefes de Unidad y otro personal
segn requerimiento del consultor, quien actu como director,
entrevistador y procesador de las mltiples actividades que realiza el
personal de la entidad.

El trabajo consisti en levantar informacin, realizar sucesivamente un
detenido anlisis de las actividades, verificar la ruta de los procesos desde
el inicio hasta el final y tener suficientes elementos de juicio para mapear
por reas de trabajo los procesos y sub procesos, esta primera instancia



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del trabajo, nos permita identificar los procesos crticos y proponer los
criterios para su optimizacin.

Este trabajo, tuvo dos fases, la primera consisti en el levantamiento y
ordenamiento sistemtico de la informacin, la segunda fase se realiz a
travs de talleres, que permitieron sustentar los cambios y confirmar las
tareas, se puso mucho nfasis en la participacin del personal y se
tuvieron en cuenta todas las sugerencias y recomendaciones.

En el informe, se consignan los flujogramas con los mapeos y el anlisis
de los procesos, un inventario de las actividades, previamente
convalidado por personal del ms alto nivel de la Institucin, as como una
matriz, donde se sustentan los cambios propuestos.
En los talleres se formularon conjuntamente las estrategias
Institucionales, la marcha de los procesos y sub procesos rediseados,
se instalaran los programas informticos y se prestar asistencia tcnica y
temtica en los niveles operativos e informticos.

Se trata de poner en prctica un sistema, que permita ordenar, numerar y
medir informacin codificada segn las referencias sociales, tcnicas o
administrativas que contengan los reportes, el objetivo principal del
sistema de implantacin es disear mecanismos amigables, facilitadores



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y renovables que permitan optimizar el control, seguimiento y monitoreo
de los proyectos.

Consideramos por otro lado, que la implantacin de un sistema nuevo de
gestin, debe ser visto como un proceso de asistencia tcnico
pedaggica, porque debera servir como un ejercicio de reflexin y
tambin como una nueva lectura del trabajo, donde la innovacin, la
creatividad y la solidaridad deberan estar siempre presentes en la
Institucin, fundamentalmente porque son agentes facilitadores del trabajo
y gratificante a nivel personal.