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"APLICATIVO PARA LA REALIZACIN DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005"

ESTRUCTURA PARA LLEVAR A CABO LA AUTOEVALUACIN DEL CONTROL, DE LA GESTIN Y DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD
EVIDENCIA VERBAL DOCUMENTAL

SISTEMA DE CONTROL INTERNO ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS TICOS: Existe un Cdigo o Documento orientador de los Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos? Los Servidores Pblicos conocen los Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos? Los Acuerdos ticos operan en las relaciones con los funcionarios y con las diferentes partes interesadas internas y externas? La Entidad tiene habilidad para detectar violaciones a los Acuerdos ticos? DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO: Existen perfiles para cada uno de los cargos? Existen polticas que permiten la ejecucin de los procesos de seleccin, induccin, reinduccin, capacitacin y evaluacin del desempeo? Se han identificado procesos de Seleccin, Induccin, reinduccin , capacitacin y evaluacin del desempeo? Existen polticas de Bienestar Social? Las polticas y procedimientos de Desarrollo del Talento Humano son difundidas y conocidas en todos los niveles de la Entidad? ESTILO DE DIRECCIN: La alta direccin est comprometida con los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control Interno? Los directivos dan cumplimiento a las polticas y prcticas de Desarrollo del Talento Humano? Las Directivas acatan los Acuerdos, Compromisos y Protocolos ticos de la Entidad? La alta direccin se compromete con la asignacin y uso mesurado y racional de los recursos? La alta direccin cumple con los mtodos, procedimientos, polticas y objetivos propios del Control Interno? La alta direccin establece acciones a las recomendaciones provenientes de la Autoevaluacin de la Gestin? PLANES Y PROGRAMAS: Elabora la entidad los Planes y Programas estratgicos y Operativos en cumplimiento de la normatividad existente? Existe compromiso de la alta direccin con la ejecucin de los planes y programas requeridos para el cumplimiento de la funcin constitucional y legal de la Entidad? Los servidores pblicos conocen y estan comprometidos con los Planes y Programas pertinentes para el desarrollo de su funcin? Los Planes y Programas son divulgados a los diferentes pblicos internos y externos que tienen relacin con la Entidad? MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS: La Entidad basa su gestin en un Modelo de Operacin por Procesos? El Modelo de Operacin contiene la definicin de macroprocesos estratgicos, misionales y de apoyo? Existe armona entre los objetivos de los macroprocesos con el conjunto de Planes y Programas que rigen a la Entidad? ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Existe coherencia y armona de la estructura organizacional con el Modelo de Operacin por procesos de la Entidad? Existen manuales que detallen actividades secuenciales que se requieren para el ejercicio de cada uno de los cargos? La Estructura Organizacional permite y facilita el cumplimiento de los objetivos contenidos en los Planes y Programas de la Entidad? La Estructura Organizacional est adaptada a las necesidades cambiantes del entorno y evaluacin contigencial de los aspectos externos (estabilidad, complejidad, diversidad y hostilidad)? CONTEXTO ESTRATGICO: Se Identifican las oportunidades y amenazas generadas por el entorno, con base en el anlisis de informacin externa y el anlisis estratgico elaborado para el diseo de los Planes y Programas? Se aplica una metodologa apropiada para el anlisis del Contexto Estratgico de la Entidad? Se cuenta con la participacin de Servidores Pblicos de los diferentes niveles en el anlisis del Contexto Estratgico? Existen procesos de autoevaluacin permanente que verifiquen la validez del Contexto Estratgico con la ocurrencia de riesgos en la operacin de la Entidad? IDENTIFICACIN DE RIESGOS: La metodologa de Identificacin de Riesgos se aplica en todos los niveles que conforman el Modelo de Operacin por Procesos de la Entidad?

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SISTEMA DE CONTROL INTERNO

CALIFICACIN

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Se describen adecuadamente cada uno de los riesgos que afectan el desempeo de los macroprocesos, procesos, subprocesos y actividades? Se definen en forma precisa los efectos de cada riesgo en el Modelo de Operacin (mapa de procesos) donde ste podra materializarse? Se identifican y describen de forma precisa las causas de los riesgos? ANLISIS DEL RIESGO: Se aplica la metodologa de Anlisis de Riesgos en todos los niveles que conforman el Modelo de Operacin por Procesos (mapa de procesos) de la Entidad? Se encuentran bien definidos los criterios para determinar la gravedad de los riesgos? Es coherente la evaluacin de riesgos con la realidad de la Entidad? VALORACIN DEL RIESGO: La metodologa de Valoracin de Riesgos se aplica en todos los niveles que conforman el Modelo de Operacin (mapa de procesos) de la Entidad? Existe coherencia entre los criterios utilizados para priorizar los macroprocesos, procesos, subprocesos, actividades y sus respectivos riesgos? La Valoracin de Riesgos favorece el cumplimiento de objetivos de los dems elementos constitutivos del componente Administracin de Riesgos? POLTICAS DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS: Las Polticas de Administracin de Riesgos son coherentes con los lineamientos normativos y legales que rigen a la Entidad? Las Polticas de Administracin de Riesgos se adaptan a las caractersticas y naturaleza de la Entidad y contemplan los posibles riesgos a que puede estar sujeta su gestin? La alta direccin est comprometida con la definicin y acatamiento de las Polticas de Administracin de Riesgos? Las Polticas de Administracin de Riesgos se aplican en todos los niveles y por parte de todos los Servidores Pblicos de la Entidad? Existen parmetros que obligan a la revisin peridica de las Polticas de Administracin de Riesgos y su adaptacin a las diferentes circunstancias que puede atravesar la Entidad? POLTICAS DE OPERACIN: Existe coherencia entre las Polticas de Operacin y las Polticas de Administracin de Riesgos? Todos los servidores conocen y entienden las Polticas de Operacin? Las Polticas de Operacin son aplicadas en todos los niveles y por parte de todos los servidores de la Entidad? PROCEDIMIENTOS: Existen Procedimientos que describen la manera de llevar a cabo las actividades de la Entidad? Existe coherencia en la definicin de los perfiles de los cargos en relacin con los procedimientos definidos para dar cumplimiento a los objetivos de cada proceso? Los servidores conocen los Procedimientos y responsabilidades a su cargo? Los Procedimientos garantizan el cumplimiento de los objetivos de los procesos? CONTROLES: La alta direccin est comprometida con la definicin y divulgacin de controles? Todos los funcionarios conocen y entienden el sentido de la inclusin de los controles preventivos, detectivos, de proteccin y correctivos en las actividades que cada uno de ellos debe llevar a cabo para lograr los propsitos institucionales? Estn establecidas las decisiones a tomar o las acciones a realizar en caso ineficiente de los controles? Estn definidos los parmetros que obliguen a la revisin peridica y adaptacin de los Controles a las diferentes circunstancias que puede atravesar la Entidad? INDICADORES: Existe coherencia entre el diseo de indicadores de resultado y los objetivos definidos en los Planes y Programas de la Entidad? Existe coherencia entre el diseo de indicadores y los objetivos de los Macroprocesos y procesos del Modelo de operacin (mapa de procesos) ? Existe coherencia entre el diseo de los indicadores que miden el desempeo de los Servidores Pblicos y las polticas y prcticas definidas en Desarrollo del Talento Humano? Existe coherencia en el diseo de los indicadores que miden el desempeo de los Servidores Pblicos con los objetivos y resultados del Proceso al que se encuentra asignado? MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: El manual de procedimientos incluye los Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos, las polticas de Desarrollo del Talento Humano, los Planes y Programas y las Polticas de Administracin de Riesgos? En el Manual de procedimientos se incluyen los normogramas de los procesos?

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Existen procesos de divulgacin y capacitacin tendientes a fortalecer el uso del Manual de procedimientos? INFORMACIN PRIMARIA: Existe cultura para obtener la informacin relacionada con el entorno, la comunidad y dems grupos de inters? Se cumple con la normatividad vigente sobre la existencia de medios que permitan recibir, procesar y dar respuesta a la comunicacin y partes interesadas en forma eficiente y oportuna? Existen medios efectivos que permiten recibir, manejar y dar respuesta a las quejas y reclamos de los grupos de inters? La Informacin Primaria es tenida en cuenta por los Servidores Pblicos para la implementacin de las acciones y decisiones organizacionales? INFORMACIN SECUNDARIA: Existen fuentes de Informacin Secundaria debidamente determinadas y canalizadas para el logro de los objetivos institucionales? La totalidad de los procesos/subprocesos de la Entidad contemplan las salidas de informacin necesaria a los grupos de inters internos y externos? La Informacin Secundaria se divulga y socializa entre los servidores de la Entidad? La Informacin Secundaria se utiliza en la rendicin de cuentas e informacin a los diferentes grupos de inters? SISTEMAS DE INFORMACIN: Existen sistemas de informacin que canalizan la informacin que se genera a nivel institucional y la administran adecuadamente para su posterior utilizacin? Los Sistemas de Informacin son utilizados por los Servidores Pblicos para cumplir de manera eficiente sus responsabilidades en relacin con la funcin de la Entidad? Los Servidores Pblicos conocen los Sistemas de Informacin que posee la Entidad? La informacin generada por los Sistemas de Informacin cumple con los parmetros de calidad requeridos? COMUNICACIN ORGANIZACIONAL: Se determina claramente la informacin que ser comunicada a los Servidores Ppblicos de la Entidad? Estn establecidas las responsabilidades de comunicacin interna que cada Servidor Pblico tiene con los dems Servidores para el ejercicio de sus cargos? Son pertinentes y oportunos los procesos de divulgacin de los propsitos, estrategias, planes, polticas y manera de llevarlos a cabo? Las partes interesadas adquieren comprensin sobre los propsitos de la Entidad a partir de los procesos de comunicacin interna? COMUNICACIN INFORMATIVA: Se tienen definidas las partes interesadas externos a quienes se tiene la obligacin de comunicar los proyectos, su ejecucin y los resultados obtenidos por la Entidad? Se tiene definida la informacin que ser comunicada a cada uno de los pblicos identificados? Estan establecidas claramente las responsabilidades de Comunicacin externa en cada uno de los procesos y actividades que configuran la operacin de la Entidad? Se evala la utilidad, oportunidad y confiabilidad de la informacin que ha de ser comunicada a los pblicos externos? Los procesos de Rendicin de la Cuenta a los organismos de control del Estado son pertinentes y oportunos? MEDIOS DE COMUNICACIN: Existe la responsabilidad por el manejo de los Medios de Comunicacin para que satisfagan los fines perseguidos por la Comunicacin Organizacional? Los medios de comunicacin utilizados son coherentes con los propsitos de Comunicacin Externa? Se mide la efectividad de los Medios de Comunicacin sobre los pblicos externos? Se mide la efectividad de los Medios de Comunicacin sobre los pblicos internos? Las diferentes instancias de la Entidad le dan un apropiado manejo a los Medios de Comunicacin? AUTOEVALUACIN DEL CONTROL: Se difunden los mecanismos e instrumentos utilizados para la realizacin de la Autoevaluacin del Control? Los servidores de la Entidad comprenden los propsitos, metodologas e instrumentos requeridos para la Autoevaluacin del Control? Las fuentes de informacin e instrumentos utilizados para la Autoevaluacin del Control son pertinentes? Existe representacin de todos los servidores en la realizacin de la Autoevaluacin del Control? AUTOEVALUACIN A LA GESTIN:

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SISTEMA DE CONTROL INTERNO

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Los Servidores Pblicos del nivel directivo de la Entidad comprenden la importancia del monitoreo permanente de los indicadores a los macroprocesos, procesos, subprocesos, planes y programas a su cargo? Durante el proceso de evaluacin e informe de los indicadores participan todos los Servidores Pblicos de los diferentes niveles? Las acciones de mejoramiento son coherentes con el resultado del anlisis de indicadores? Se discuten los resultados del anlisis de indicadores con todos los Servidores Pblicos responsables de los procesos y planes institucionales? EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Se cumplen los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control Interno en la Entidad? La efectividad de los elementos, componentes y subsistemas en su interaccin apoyan el cumplimiento de los objetivos de la Entidad? Se generan observaciones de Control Interno a los directivos de las reas sobre las deficiencias significativas que requieren especial atencin por parte de ellos? Se presentan los informes de control interno a la alta direccin y al rgano Consultor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden Nacional y Territorial? AUDITORIA INTERNA: Se cuenta con mtodos, procedimientos y herramientas que apoyen los procesos de evaluacin independiente? En los procesos de auditoria se incorpora la planeacin, ejecucin, elaboracin de informes y seguimiento? Se definen acuerdos sobre las acciones de mejoramiento con las diferentes reas de la Entidad? PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL: La Entidad elabora anualmente un Plan de Mejoramiento Institucional? El Plan de Mejoramiento Institucional involucra las acciones de Mejoramiento a nivel de Macroproceso, Procesos, Subprocesos derivados de la Autoevaluacin por rea organizacional? El Plan de Mejoramiento Institucional contempla las recomendaciones de mejoramiento generadas por la Evaluacin Independiente del Sistema de Control Interno? El Plan de Mejoramiento Institucional contempla las recomendaciones emitidas por el rgano de Control Fiscal competente? El Plan de Mejoramiento Institucional contempla niveles de responsabilidad, trminos de ejecucin y recursos? Los servidores pblicos de la Entidad conocen el Plan de Mejoramiento Institucional? PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS: Existe coherencia entre los Planes de Mejoramiento por procesos y la funcin especfica encargada a cada rea organizacional de la Entidad? Los Servidores Pblicos de la Dependencia conocen el Plan de Mejoramiento por procesos de su rea? Los Planes de Mejoramiento por procesos tienen en cuenta las recomendaciones derivadas de la Evaluacin, en lo que corresponde a cada rea organizacional? Los Planes de Mejoramiento por procesos contemplan niveles de responsabilidad, trminos de ejecucin y recursos? Los Planes de Mejoramiento por procesos tienen en cuenta las recomendaciones emitidas por los rganos de Control Fiscal en lo pertinente a cada rea organizacional? PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL: Existe coherencia entre los Planes de Mejoramiento Individual y las funciones que desarrolla la Entidad? Los Servidores Pblicos elaboran Planes de Mejoramiento Individuales tomando como base los resultados de la Autoevaluacin del Control y de Gestin? Los Planes de Mejoramiento Individual se encuentran asociados a las funciones de cada cargo, en particular a sus objetivos de desempeo? La calificacin de desempeo del Servidor Pblico se encuentra directamente relacionada a su funcin, objetivos de desempeo y capacidad de llevar a cabo las acciones de mejoramiento relativas a los procesos que se le han asignado?

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Fecha: Autoevaluacin Realizada por: ________________________________________________ ____________________

RESULTADOS DEL DIAGSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS TICOS DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO ESTILO DE DIRECCIN PLANES Y PROGRAMAS DIRECCIONAMIENT SUBSISTEMA DE MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS O ESTRATGICO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL CONTROL CONTEXTO ESTRATGICO ESTRATGICO IDENTIFICACIN DEL RIESGO ADMINISTRACIN ANLISIS DEL RIESGO DEL RIESGO VALORACIN DEL RIESGO POLTICAS DE ADMINISTRACIN DEL RIESGO POLTICAS DE OPERACIN PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES DE CONTROLES CONTROL INDICADORES SUBSISTEMA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INFORMACIN PRIMARIA CONTROL DE INFORMACIN SECUNDARIA INFORMACIN GESTIN SISTEMAS DE INFORMACIN COMUNICACIN ORGANIZACIONAL COMUNICACIN COMUNICACIN INFORMATIVA PBLICA MEDIOS DE COMUNICACIN AUTOEVALUACIN DEL CONTROL AUTOEVALUACIN AUTOEVALUACIN DE GESTIN SUBSISTEMA EVALUACIN EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTROL DE INDEPENDIENTE AUDITORA INTERNA PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL EVALUACIN PLANES DE PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS MEJORAMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL AMBIENTE DE CONTROL RANGOS DE INTERPRETACIN DEL DIAGNSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL

PUNTAJE PUNTAJE POR PUNTAJE INTERPRETACI INTERPRETACI INTERPRETACI POR COMPONENT POR N N N ELEMENTO E SUBSISTEMA #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

PUNTAJE DEL SISTEMA

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Rango 1.0 1.9: Insuficiencia Critica Rango 2.0 2.9: Insuficiente Rango 3.0 3.9: Adecuado Rango 4.0 5.0: Satisfactorio

INTERPRETACI N

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