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Unidad 2. Notacin para el Modelado de Procesos de Negocio (BPMN) Presentacin de la unidad

En la unidad anterior se vieron temas introductorios al modelado de negocios, cuyos temas fungieron como iniciacin para comprender el uso y aplicacin del modelado. En la presente unidad, aprenders el concepto del BPMN y su utilizacin para crear modelos completos y complejos; posteriormente se ligar con la siguiente unidad, en que se hablar sobre la utilizacin conjunta de UML y BPMN. El modelado de procesos de negocio (BPMN) implica, dentro de su propia definicin, que deben plasmarse representaciones escritas y de preferencia grficas de lo que est sucediendo al interior de cualquier organizacin. Cada organizacin persigue diferentes fines al intentar entender qu es lo que pasa en su quehacer diario, desde la mejora interna, hasta poder sobresalir de la competencia; para ello sigue sus propios pasos -en algunas ocasiones, ms cortos y con resultados inmediatos- para llegar al fin que persiguen. Las organizaciones se hacen preguntas como: qu hacer para producir ms a un menor costo?, de qu manera se puede hacer que el producto llegue al cliente mucho ms rpido que la competencia con un nivel de calidad superior?, el BPMN, va resolviendo esas dudas. El BPMN puede hacerse desde distintas perspectivas integrales que nos llevan a un mismo fin, como son: Mapas de procesos: Diagramas de flujo de las actividades sin ms detalle que las propias actividades en s. Descripcin de procesos: Proporcionan ms informacin, por ejemplo los involucrados, datos, informacin, entre otros. Modelos de procesos: Es la conjuncin de los dos anteriores, dando tanta informacin y de manera necesaria para poder simular la ejecucin del modelo que intenta describir. BPMN se basa en un conjunto estndar de elementos grficos para hacer la descripcin de los procesos y cul es la secuencia lgica para poder llevarlo desde el comienzo hasta el fin, los Objetos de Flujo: Actividades Eventos

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Puertas de enlace Flujos de secuencia

Propsito
En esta unidad logrars: Definir el BPMN y sus objetivos. Distinguir los artefactos que utiliza el BPMN. Distinguir la asociacin de elementos de BPMN.

Competencia especfica
Distinguir la notacin para el modelado de procesos del negocio logrando usar los elementos que componen esta notacin, de manera tal que con prctica se logre plasmar claramente el modelo del negocio.

Consideraciones especficas de la unidad: actividades, requerimientos de asignatura, etc.

Es muy importante que realices todas las actividades planteadas para que logres comprender los temas vistos; del mismo modo realiza todos los ejemplos de diagramas para que te familiarices con los componentes grficos. Para esto puedes utilizar el programa Visio de Microsoft.

2.1. Definicin y Objetivos

Se puede definir al BPMN como la captura de una serie ordenada de actividades e informacin de apoyo que refuerzan a stas. Modelar un Proceso de Negocio incluye la representacin de cmo una empresa realiza los pasos necesarios para lograr sus objetivos centrales y, aunque los objetivos son la parte primordial de todo el modelado, no se capturan dentro del modelo, se sobreentiende que se modelan los pasos para poder llegar a ellos. Con BPMN slo los procesos son modelados. Los objetivos principales que persigue BPMN son:

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1. Tener una representacin grfica del Lenguaje de Modelado de Procesos de Negocio (BPML), pues era primordial tener una notacin orientada hacia las necesidades del usuario, es decir, una traduccin de la notacin orientada al negocio al lenguaje tcnico en ejecucin (White, 2009). 2. Unificar la amplia gama de notaciones de modelado, pues en el mercado se maneja una enorme variedad de stas y son utilizadas en forma arbitraria segn el gusto y necesidad de quin las usa. 3. Consolidar los principios subyacentes del modelado de procesos, se pretende una notacin comn, en cuanto a la representacin. 4. Llevar el ejercicio acadmico a la practicidad de las empresas, tanto para los proveedores de herramientas de modelado como para los consumidores de stas. 5. Hacer el aprendizaje transferible al estandarizar la manera de representar los modelos de negocio y las herramientas necesarias para hacerlo. 6. Proporcionar un modelo ejecutable entre la representacin grfica (BMPN) y el lenguaje de representacin formal (BPML, llamado luego BPEL). Por lo tanto proporciona un mapeo vlido entre los diagramas y el lenguaje formal, de manera que se pueda automatizar la ejecucin del modelo resultante.

2.1.1. Beneficios de BPMN

Cuando se pretende dar a entender una idea, hay muchas formas de hacerlo. Por ejemplo para describir lo que es la letra A se puede hacer mediante descripciones muy detalladas de manera verbal, pidindole que: imagine un tringulo pero con la parte de abajo a la mitad, o como a interseccin de dos lneas en un ngulo de 45 y ambas cortadas al centro por otra lnea paralela al ngulo mencionado en una distancia igual al 50% de su longitud entre muchas otras explicaciones producto de la prodigiosa imaginacin del descriptor; pero en realidad el receptor no tendr el concepto completo (definicin adems de representacin) si no se le da a conocer de manera grfica como debera verse una A. De esta manera es posible apoyarse en el BPMN para hacer la representacin grfica de los procesos que conforman el modelo de negocio de una empresa. Para hacer uso del BPMN, hay muchos aspectos o detalles que se deben tomar en cuenta; por ejemplo si se quiere modelar el proceso de leer un libro, bastara con hacer mencin que se toma el libro y se lee y para muchas personas eso sera ms que suficiente para comprender de lo que se trata el modelo. Sin embargo no siempre se tratar o deber modelar procesos tan familiares como el leer un libro. Hoy en da las empresas se estn diversificando de tal manera que, su ritmo de trabajo lo impulsan las ms variadas y diversas unidades de negocio; cada una de ellas con una

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complejidad inherente a su propio objetivo tal, que se podra hacer un zoom y descubrir un propio ecosistema dentro de ella. Ahora, al querer modelar el conjunto de unidades funcionales: sus entradas, sus procesos, salidas, en conjunto la complejidad de stas, sera exponencial revisar las relaciones que hay entre ellas y, es aqu, donde el BPMN da una enorme ventaja y muchos beneficios; se enlistan algunos a continuacin: Hay una comunidad internacional respaldada por organizaciones reconocidas, de esta manera no se dejar espacio a la interpretacin o al libre albedrio del modelador del proceso de negocio, es decir, no se podr representar de manera diferente una relacin entre departamentos, o de manera ms clara y concisa, no se podr malentender un smbolo que represente flujo de datos de salida; si eso es lo que se representa, eso es lo que se lee y eso es lo que se deber entender que quiere decir. De tal suerte que, al ser una convencin internacionalmente aceptada, nadie que se diga apegado al estndar del BPMN puede inventar sus propias representaciones, no puede aadir o quitar elementos a su antojo, no tiene derecho a ser creativo en cunto al significado ni la representacin de los elementos que conforman la representacin del BPMN, pero s lo puede ser en el uso y la combinacin de ellos. Cada vez se est ms inmenso en la aldea global. La ocurrencia de un suceso o evento importante puede ser transmitida al otro lado del mundo en instantes. Esta aseveracin lleva irremediablemente a la conclusin que se colabora cada da ms entre personas de distintas regiones, culturas, idiomas, razas, entre otras variantes, lo que significa que la complejidad de la comunicacin se vuelve alta. Al tener un estndar de representacin de los procesos de negocio con el uso de BPMN de cierta manera, si no se puede librar toda esta complejidad, se da la facilidad de hablar el mismo lenguaje tanto al emitir como al recibir. Siguiendo al pie de la letra (como debiera ser) lo que indica el estndar de BPMN no se tendr dificultad alguna al leer (interpretar) modelado de negocio de una empresa, por ejemplo, de China o de Italia. Aunque se deber entender que BPMN puede considerarse un lenguaje formal, lo que se menciona en este punto slo es referente a la sintaxis, no a la semntica. La misma rigidez que se sobreentiende del estndar BPMN tambin permite formalizar; tanto que incluso (en algunas ocasiones y bajo ciertas circunstancias) pueda prescindirse del elemento humano para su elaboracin/interpretacin/implementacin/ejecucin y dejar este trabajo a elementos automatizados (algoritmos programados en computadora) para hacer de los resultados tan ricos en informacin como se desee. De lo descrito en el punto anterior, se puede ahondar tanto, que se podr decir que: el elemento grfico resultante del modelado de procesos de negocio no debe tomarse como una receta infalible que al seguir descritos en algn lugar siempre funcionar. Para reforzar este concepto se puede pensar en los zapatos que se

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tienen puestos en este momento: se toman de la misma manera para ir a una cena formal, para jugar ftbol, para nadar, para dormir? o, slo funcionarn en una o quiz dos circunstancias de las antes descritas. Lo mismo pasa con el modelado de procesos de negocio, deber hacerse tomando en cuenta quin ser el pblico al que se presentar, qu nivel de conocimiento tiene sobre los elementos tcnicos que se quieren representar (por ejemplo: presentar a un mdico el funcionamiento de un hospital ser diferente que a un ciclista profesional), qu nivel de detalle se desea saber. No ser lo mismo dar una revisin laxa del todo, que una profunda descripcin de los detalles. Si se piensa automatizar (prescindir del elemento humano), deber ser tan profundamente detallado que no haya posibilidad a la interpretacin ni a la ambigedad.

2.1.2 Objetivos al crear BPMN

Para que una idea pueda ser comprendida por otro igual se necesita de un arduo trabajo de convencimiento y explicacin, a fin de vender la idea. Cuando se est explicando en trminos abstractos la secuencia del flujo del trabajo de un proceso que se maneja en una empresa u organizacin, debe hacerse de tal forma que alguien que no est versado en sus detalles pueda comprenderlo. El fin ltimo es que se d a entender lo que se hace. Al tratar de listar los objetivos al crear BPMN se podr encontrar a los siguientes: Contar con elementos grficos estndar. Todos los elementos sern fciles de usar para describir los procesos de una empresa u organizacin pues se basan en diagramas de flujo (de informacin en este caso). Tener elementos que no se confundan entre ellos y as poder describir todos los procesos de manera nica e irrepetible. Tener un mtodo simple de crear modelos de procesos de negocio pero que al mismo tiempo puedan manejar toda la complejidad que significan stos. La descripcin de manera clara y explcita de todo lo que sucede en el interior de la organizacin o empresa debe ser el punto principal que deben perseguir la persona o el grupo que est modelando los procesos. Se debe recordar que los procesos se hacen para ser vistos, ledos y comprendidos por terceras personas de cualquier extraccin cognitiva y cultural, no se hacen para el equipo elaborador (para uno mismo).

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Actividad 1. Generalidades del BPMN

Este foro de discusin es para que expreses tu punto de vista sobre los beneficios y objetivos del BPMN, adems para que intercambies ideas con tus compaeros sobre este tema. 1. Identifica el uso y caractersticas principales del BPMN. 2. Ingresa al foro y genera una nueva entrada.

Actividad 2. Uso del BPMN

Con el fin de distinguir los conceptos de BPMN para describir su uso, debes crear un ensayo en el que expliques el uso del BPMN. 1. En un archivo de texto, elabora un ensayo sobre el uso del BPMN. 2. Guarda la actividad con el nombre MDN_U2_A2_XXYZ. Sustituye las XX por las dos primeras letras del primer nombre, la Y por la inicial del apellido paterno y la Z por la inicial del apellido materno.

3. Enva el archivo a tu Facilitador(a) para recibir retroalimentacin.

2.2. Artefactos
A continuacin se muestran los diferentes artefactos (elementos) de los que se compone un diagrama BPMN.

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Tabla1 Artefactos del BPMN

2.2.1. Tipos de elementos de BPMN

A continuacin se listan los diferentes tipos de elementos de los que se compone BPMN, as como su descripcin. Al final de la descripcin de los componentes se encuentra un ejemplo de su uso, retomando el ejemplo del negocio electrnico visto en la unidad anterior. ACTIVIDADES Tarea: Es el nivel ms bajo de actividades, las cuales no pueden ser descompuestas. Sub-proceso: Es un conjunto de tareas unidas con un solo fin, el signo ms indica que el subproceso puede descomponerse en pequeas actividades, que son las tareas. Tarea bucle: Identifica que la tarea deber repetirse un determinado nmero de veces. Multi-instancia: Esta actividad identifica que la tarea deber realizarse varias veces, pero cada vez con diferentes datos.

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EVENTOS Un evento es algo que sucede durante el curso de un proceso. Los eventos afectan el flujo del proceso y usualmente tienen un disparador (seal de que se debe realizar algo) o un resultado (White, 2009). A continuacin se describen los diferentes tipos de eventos con los que cuenta el BPMN. Inicio: Este evento indica el inicio de un diagrama BPMN, al comenzar a realizar un modelo es lo primero que se debe colocar. Temporizador: Indica un disparador de fecha y hora. Mensaje: Un disparador se genera al llegar un mensaje desde otro punto. Seal: Un disparador se genera al llegar una seal enviada desde otro punto. Condicional: Se indica que se debe cumplir con una condicin para Mltiple: Indica que existe una combinacin de disparadores. Error: Especifica que se interrumpir un proceso que necesitara ser corregido. Se utiliza este mismo artefacto pero relleno de negro para indicar que el fin de un proceso resulta en un error. Cancelar: Indica la cancelacin de una actividad. Se utiliza este mismo artefacto pero relleno de negro para indicar que el fin de un proceso resulta en una cancelacin. Compensacin: Indica que una actividad se deshar. Y este mismo artefacto se utiliza relleno de negro para indicar que el fin de un proceso resulta en una compensacin. Vinculo: Establece un conector para ir hacia, otro punto del modelo. Se utiliza este mismo artefacto relleno de negro para indicar el punto de conexin hacia donde se re-direcciona. Final: Este evento indica el final de un diagrama BPMN, al finalizar un modelo es lo ltimo que se debe colocar. PUERTAS DE ENLACE Estos elementos controlan la divergencia del flujo de los procesos cuando se tienen diferentes secuencias de flujo posibles, a continuacin se describen las diferentes puestas de enlace que utiliza el BPMN. Exclusivo: Evala las condiciones del flujo secuencial de actividades para definir un solo camino hacia donde deber seguir el flujo. Evento: Evala la ocurrencia de un evento para definir un solo camino hacia donde deber seguir el flujo de actividades. Paralelo: Se enva el flujo de actividades hacia varios caminos (hacia todos al mismo tiempo) sin evaluar nada. Inclusivo: Se enva el flujo de actividades hacia varios caminos (hacia todos al mismo tiempo), si es que se cumplen las condiciones del flujo secuencial de actividades.

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Complejo: Se enva el flujo de actividades hacia varios caminos (hacia todos al mismo tiempo), si es que se cumple una sola condicin del flujo secuencial de actividades. AGRUPAMIENTO Estos elementos se utilizan para dividir y organizar los diagramas del BPMN, los cuales se describen a continuacin. Pools: Bsicamente son contenedores para indicar que el diagrama pertenece a un participante en especfico. Carriles: Son contenedores que representan roles en las actividades que se estn modelando. ARTEFACTOS Objeto de datos: Son los documentos y datos que requieren los procesos. Grupo: Ayuda a definir secciones en el diagrama. Anotacin de texto: Son notas que aade quien modela a manera de informacin extra sobre los modelos grficos.

2.2.2. Asociaciones de los elementos BPMN

A continuacin se enumeran las asociaciones de los elementos BPMN: Flujo de secuencia: Indica la secuencia de las actividades que se realizan, siendo el origen la lnea sin punta, y el destino la punta de la flecha. Flujo de secuencia condicional: Indica la secuencia de las actividades que se realizan al cumplir o no una condicin. El pequeo rombo indica el origen del flujo de la decisin y la punta indica el destino. Flujo de mensaje: Indica la comunicacin entre participantes mediante mensajes, este tipo de flujo se utiliza para comunicar a diferentes pools, el origen est indicado por el crculo y el destino por la punta de la flecha. Asociacin: Este elemento indica la unin entre elementos de un diagrama (sin flujo de actividades). Una vez descritos todos los elementos para generar diagramas BPMN se muestra el diagrama del ejemplo de una venta mediante comercio electrnico. Con la lista de actividades que se tiene y lo que hace cada rol (este ejemplo se vio en la unidad anterior); en la siguiente lista que se desglosan las actividades a las tareas ms bsicas: Solicitante de venta (cliente): o Realiza una peticin. 42

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Revisa el catlogo de productos existentes. Analiza los productos de su inters. Si el producto le convence realiza la solicitud del producto mediante la compra. o Enva peticin Enva los datos de su compra. Enva sus datos personales para la entrega y pago. o Aprueba pedido Analiza la lista de cargos por la compra. Si la lista de cargos es correcta aprueba los cargos y el pedido, de lo contrario cancela la compra. Responsable de ventas: o Decide Revisa la solicitud de compra. Analiza la fecha de entrega solicitada o Discrimina Identifica si es pedido especial o normal en base a la fecha de entrega requerida. o Encamina Se enva el pedido a que se surta. o Procesa Se revisa la existencia de los productos solicitados. Si no hay existencia de productos se cancela la compra. Si se cuenta con existencia se renen los productos solicitados (se surte). Operario: o Entrega Revisa que el pedido corresponda con los productos solicitados. Si el surtido del producto es correcto se entrega al cliente. Si el surtido es incorrecto se regresa al paso de encaminamiento del pedido. Una vez desglosadas las tareas de los procesos identificados se muestran los diagramas correspondientes, en la imagen 1 se muestra el diagrama del proceso de compra a nivel de subprocesos, de manera tal que se ven solo las actividades a nivel macro.

Imagen1 Diagrama BPMN del proceso de compra a nivel subprocesos

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La siguiente imagen (2) muestra el mismo diagrama del proceso de compra pero a nivel detallado (micro) donde cmo se puede observar se tienen todas las tareas requeridas. Obsrvese que en este diagrama adems de tareas se utilizan puertas de enlace, pues se requieren decisiones, tambin podemos observar que se utilizan eventos de cancelacin, para los casos en que no existan productos que se quieran comprar, o los cargos del pedido no sean los correctos.

Imagen 2 diagrama BPMN del proceso de compra a nivel tareas La siguiente imagen (3) muestra el procesamiento del pedido a nivel de tareas; en l que se puede revisar la utilizacin de una puerta de enlace paralela, ya que al discriminar solo se identifica si el pedido es especial o normal -lo que se agreg con una nota de texto- y despus se revisan las existencias, y como dice la descripcin no se evala nada, solo se identifica el tipo de pedido. Otro elemento utilizado es un evento temporizador el cual es utilizado por que la discriminacin se realiza con base en la fecha solicitada de entrega.

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Imagen 3 Diagrama BPMN del procesamiento de pedido a nivel tareas La siguiente imagen muestra el proceso de entrega del pedido, el elemento nuevo que se utiliza en este diagrama es el evento vnculo, el cual indica volver a revisar existencias en caso del que pedido no sea correcto.

Imagen 4 Diagrama BPMN del proceso de entrega de pedido a nivel tareas Por ltimo, en la imagen 5, se muestra el diagrama completo, que incluye el manejo de roles -por lo tanto se usan carriles- y la comunicacin de datos que se genera entre cada proceso.

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Imagen 5 Diagrama BPMN de un negocio de comercio electrnico a nivel tareas y con roles 46