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TEORA Y PRAXIS
2 (2006: 157-169)
RESUMEN
Adalberto Velzquez Mndez
*
Armando Maldonado Talamantes
**
La especificacin de
procesos en las
instituciones pblicas de
educacin superior
En este trabajo se presenta una propuesta de especificacin
de los procesos esenciales (sustantivos) y de apoyo
(adjetivos) que se llevan a cabo en las instituciones de
educacin superior (IES) de carcter pblico. Cada uno de
l os procesos es desgl osado en macro acti vi dades
(subprocesos) correspondientes a una funcionalidad
especfica en el negocio de las IES. El orden lgico (flujo de
trabajo) en que estas funciones son realizadas, las actividaes
y acciones comprendidas en ellas y los responsables de
realizarlas, as como las relaciones existentes entre los
subprocesos y el proceso que integran, conforman un marco
de referencia conceptual que las IES pueden difundir entre
todos los involucrados (trabajadores del negocio y unidades
organizacionales) en las actividades generadoras de valor
en la institucin, propiciando el entendimiento comn y
extendiendo esta percepcin hasta los sistemas de
informacin (TI) que soportan el negocio.
*Universidad de Quintana Roo / avelazquezm@correo.uqroo.mx
**Instituto Tecnolgico Autnomo de Mxico / maldonado@itam.mx
Arquitectura de procesos, especificacin de procesos y
actividades, institucin de educacin superior, modelo de
negocios, servicios de informacin.
PALABRAS
CLAVE
La especificacin de
procesos en las IES
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Antecedentes
Uno de los modelos que mejor proporcionan una idea general del quehacer
de una organizacin es la arquitectura de procesos (Maldonado, 2003). En
este modelo, la organizacin es desglosada en funcin de sus procesos
fundamentales y de las relaciones existentes entre ellos y con otros procesos
de soporte y administracin. Este trabajo fue desarrollado con base en la
observacin de una Institucin de Educacin Superior (IES) a travs de sus
procesos fundamentales (Docencia, Investigacin y Extensin) y los de
soporte (Apoyo Acadmico, Apoyo Institucional y Administracin de Planta
Fsica), presentada en el primer nmero de la revista Teora y Praxis.
Metodologa
La arquitectura de procesos comprende el portafolio de funciones core que
conducen las actividades en toda IES y conforma la ventaja competitiva de la
institucin sobre sus competidores. Estos procesos, por su importancia en
la generacin de valor para la institucin, son merecedores de una
especificacin ms detallada (modelado) de las actividades que se realizan en
ellos.
Cmo se especifican los procesos fundamentales de una IES?, partiendo del
modelo de la arquitectura de procesos y retomando los elementos que
comprenden la cadena de valor (Porter, 2002), la vista horizontal (Rummler,
1991) y la estructura organizacional de la IES.
1. Se especifica la arquitectura de procesos (Velzquez y Maldonado, 2005)
2. Se identifican las actividades que comprende cada proceso en el modelo
de configuracin de valor de la IES, asimismo, sus ligas con otras actividades,
clientes y proveedores que fueron especificadas al momento de construir
el modelo de la vista horizontal de la IES.
3. Las actividades identificadas se agrupan en macro actividades o
subprocesos, integrando as, actividades funcionales fragmentadas que
son realizadas en diversas unidades organizacionales de la IES y el orden
lgico (flujo de trabajo) en que estas funciones son realizadas.
4. Cada uno de los subprocesos es descrito detalladamente, especificando
las actividades y acciones comprendidas en ellos, los responsables de
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realizarlas, as como las relaciones existentes entre los subprocesos y el
proceso que integran.
La especificacin de procesos
En la especificacin que se presenta a continuacin, estn definidas una serie
de recomendaciones que las IES pueden incorporar en sus procesos
fundamentales. La funcionalidad implcita (subprocesos) en cada uno de los
procesos, el orden lgico (flujo de trabajo) en que estas funciones son
realizadas, as como las actividades y acciones que comprende, conforman un
marco de referencia conceptual que las IES pueden difundir entre todos los
involucrados en sus procesos (trabajadores del negocio), para propiciar el
entendimiento comn y extender esta percepcin hasta los sistemas de
informacin (TI) que soportan el negocio.
Docencia
El proceso de docencia comprende una de las funciones esenciales de toda
IES, est conformado por los subprocesos de: Enseanza, Tutora acadmica y
Educacin continua (vase fig. 3.1).
Enseanza. Comprende todas las actividades docentes relacionadas con
la imparticin de los cursos regulares correspondientes a los programas
acadmicos de la IES. Engloba la preparacin de clases, la ctedra, la
aplicacin de exmenes (evaluacin), el desarrollo de prcticas, y la
realizacin de diversas actividades de aprendizaje (plticas, conferencias,
investigacin documental, etctera).
Tutora acadmica. Consiste en las actividades encaminadas a fortalecer y
consolidar los conocimientos adquiridos en los cursos regulares, a travs
de una relacin directa alumno-profesor. Comprenden las asesoras en
temas asociados a los cursos regulares, as como la asistencia en los trabajos
de titulacin (en las distintas modalidades que ofrezca la IES).
Educacin continua. Este subproceso comprende la oferta continua de
cursos de actualizacin y capacitacin en temticas correspondientes al
perfil (reas de conocimiento y especializacin) de la IES. Estos estudios
no conllevan como objetivo la obtencin de un ttulo profesional.
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Investigacin
La generacin y aplicacin del conocimiento es una de las funciones sustantivas
en toda IES. Comprende todas las actividades asociadas con el trabajo
desarrollado por los investigadores agrupados en organismos colegiados de
investigacin, los cuerpos acadmicos. En esta funcin se fortalece el proceso
de docencia y se generan los productos y servicios (conocimiento, asesoras,
consultoras, etc.), que se entregan a los clientes de la IES (empresas, comunidad,
etc.) a travs de las funciones de extensin. El proceso de Investigacin est
conformado por los subprocesos de: Administracin de cuerpos acadmicos
y Desarrollo de proyectos (vase fig. 3.2).
Administracin de cuerpos acadmicos. Comprende la definicin de la Lnea
General de Aplicacin del Conocimiento (LGAC), la definicin de las
temticas asociadas a sta, el desarrollo y consolidacin de los cuerpos
acadmicos, la formacin y actualizacin de investigadores, la participacin
Figura 3.1. Proceso de Docencia en una IES.
Docencia
Clientes
Profesores
investigadores
Alumnos
Egresados
Alumnos
de
Intercambio
Profesores
Programa
y
Contenidos
Alumnos
Evaluaciones
Tesistas
Necesidades
Capacitacin y
Actualizacin
Instructores
Enseanza
Tutoria
Acadmica
Apoyo
Acadmico
Educacin
Continua
Mercado
Profesional
Extensin
Investigacin
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Figura 3.2. Proceso de Investigacin en una IES.
Investigacin
Administracin
de Cuerpos
Acadmicos
Proyectos
Resultados
Actualizaciones de
Planes de Estudios
Investigadores
Productos y
Servicios
Profesores
Investigadores
Desarrollo de
Proyectos
Apoyo
Acadmico
Extensin
Docencia
en proyectos e iniciativas en colaboracin con otros cuerpos acadmicos,
la vinculacin de las actividades de investigacin con las de docencia (la
formacin de profesores-investigadores y la actualizacin de los
programas acadmicos), y las de extensin (difusin de productos de la
investigacin).
Desarrollo de proyectos. Este subproceso engloba el control y seguimiento
de las actividades relacionadas con la ejecucin de proyectos de
investigacin, desde la definicin de protocolos, pasando por la asignacin
de recursos humanos, y financieros, hasta la generacin de resultados
especficos a una problemtica (dentro de la LGAC) planteada interna o
externamente.
Extensin
A travs del proceso de Extensin la IES entrega a sus clientes (empresas,
comunidad, mercado profesional, etc.) los productos y servicios que se generan
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procesos en las IES
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en los procesos sustantivos de Docencia e Investigacin. Mediante la Extensin
se cumple con el propsito de vincular estos procesos con los requerimientos
que se plantean desde el entorno de la IES; est conformada por los subprocesos
de: Difusin y divulgacin, Centro Emprendedor de Negocios, Seguimiento de
egresados, Bolsa de trabajo y Servicio social (vase fig. 3.3).
Difusin y divulgacin. Comprende actividades encaminadas a difundir, a
travs de diversos medios de informacin, los productos y servicios
resultantes de la funcin sustantiva de Investigacin. Tiene un impacto
directo con la comunidad a la que la IES sirve.
Centro Emprendedor de Negocios (CEN). Aqu se comercializan a travs de
asesoras, consultoras y servicios especializados, los productos y servicios
generados por los investigadores de la IES. El CEN es una empresa
parauniversitaria que atiende necesidades de las empresas del entorno,
relacionadas con las LGAC de sus cuerpos acadmicos.
Seguimiento de egresados: Actividades que tienen por objetivo el control
y seguimiento del producto principal de la funcin docencia, los egresados
de programas acadmicos de la IES. Es a travs de este proceso como se
obtiene informacin del entorno empresarial de la IES, relacionado con el
status de sus egresados que desempean su actividad profesional en
ellas.
Bolsa de trabajo. Actividad que tiene como nico objetivo el registro de
los egresados de los programas acadmicos y su ubicacin en las empresas
del entorno de la IES.
Servicio social. Comprende una serie de actividades que forman al alumno
en el compromiso con la sociedad y proyectan su accin en beneficio
de sta. Comprende actividades profesionales no escolarizadas, que
forman parte del plan de estudios slo que con finalidades de prctica y
servicio.
Apoyo acadmico
Proceso adjetivo que se desempea en una IES, el cual agrega las actividades
relacionadas con el aseguramiento de la calidad de la funcin docencia,
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investigacin y extensin. Este proceso est a cargo de la logstica interna
que provee de insumos al proceso de Docencia (aspirantes), as como de la
atencin de solicitudes de diversos servicios que los alumnos (clientes)
solicitan. El proceso de Apoyo acadmico est conformado por los
subprocesos de: Admisin, Inscripcin, Programacin acadmica, Adminis-
Figura 3.3. Proceso de Extensin de una IES.
Extensin
Clientes
Productos y
Servicios
Egresados
Productos y
Servicios
Registro
Publicidad
Necesidades
Soluciones
Status
Profesionales
Demanda
Alumnos en
Servicio
Solicitud
Docencia Investigacin
Centro
Emprendedor
de Negocios
Seguimiento de
Egresados
Bolsa de
Trabajo
Servicio Social
Difusin y
Divulgacin
Alumnos
Empresas
Comunidad
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procesos en las IES
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tracin de planes de estudio, Administracin de currcula, Intercambio
acadmico, Administracin de servicios escolares, Bienestar estudiantil,
Titulacin y Registro escolar (vase fig. 3.4).
Admisin. Subproceso que comprende las actividades relacionadas con
el ingreso de nuevos estudiantes a las IES, desde que solicitan informacin
de los programas acadmicos hasta que presentan su examen de nuevo
ingreso, entregan documentacin y se les asigna una clave de identificacin
(matrcula).
Inscripcin. Subproceso que comprende el registro de los alumnos en
los cursos que las divisiones acadmicas de las IES impartirn durante un
periodo escolar.
Figura 3.4. Proceso de Apoyo acadmico de una IES.
Clientes
Intercambio
Acadmico
Administracin
de Servicios
Escolares
Bienestar
Estudiantil
Titulacin
Registro
Escolar
Apoyo Acadmico
Aspirantes
Posgrado
Aspirantes
Licenciatura
Investigadores
Instructores
Aspirantes
Admitidos
Programacin
de Cursos
Personal
Acadmico
Plan de
Currcula
Profesores
Programas y
Contenidos
Evaluaciones
Tesistas
Solicitud de
Servicio
Admisin
Programacin
Acadmica
Extensin
Apoyo
Institucional
Docencia
Investigacin
Inscripcin
Administracin
Acadmica
Proveedores
Instituciones
de Educacin
Superior
Instituciones
Nivel Medio
Superior
Alumnos
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Programacin acadmica. Actividades encaminadas a definir la oferta de
cursos regul ares y exmenes especi al es (extraordi nari os)
correspondientes a un periodo escolar.
Administracin acadmica. Subproceso que incluye a todas las actividades
relacionadas con la planeacin, creacin y actualizacin de planes y
programas de estudio. Comprende la definicin y actualizacin de
objetivos, materias/cursos, contenidos, actividades de aprendizaje, perfil
del aspirante, perfil del egresado, mapa curricular, tiempos y formas de
evaluacin. Asimismo, comprende a las actividades enfocadas en la
definicin de los perfiles de profesores e investigadores que requieren
los procesos de docencia e investigacin, la evaluacin de nuevos
profesores (concurso de oposicin), curso de induccin al personal
acadmico, capacitacin en habilidades didcticas, tutoriales. Incluye todas
las actividades encaminadas a generar habilidades para la enseanza.
Intercambio acadmico. Incluye todas las actividades realizadas para
fomentar la movilidad estudiantil y docente que incrementa los vnculos
de cooperacin con otras IES, nacionales y extranjeras.
Administracin de servicios escolares. Actividades encaminadas al control y
seguimiento acadmico de los alumnos, y al cumplimiento de normas y
reglamentos acadmicos (reglas del negocio). Comprende el cambio de
carrera, emisin de documentos oficiales, cambios de situacin acadmica
(bajas temporales y definitivas), revalidaciones, etctera.
Bienestar estudiantil. Actividades cuyo propsito principal es el de
contribuir al bienestar emocional y fsico del estudiante, as como a su
desarrollo intelectual, cultural y social fuera del contexto del programa
educativo.
Titulacin. Actividades encaminadas a la certificacin de los estudios a travs
de diversas modalidades. Comprende la revisin de estudios, la seleccin
de tema de tesis, la eleccin del director de tesis, la designacin de revisores,
la designacin de sinodales, la emisin de documentos oficiales (actas), el
registro del resultado del examen profesional (o de grado), el registro ante
la Direccin General de Profesiones, el trmite del ttulo.
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procesos en las IES
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Registro Escolar: Subproceso que comprende el mantenimiento al da, de
las calificaciones y seguimiento acadmico de los estudiantes.
Apoyo Institucional
Proceso adjetivo de las IES, que agrega las actividades relacionadas con el
gobierno, la planeacin, la administracin y el soporte de la institucin, as
como la disposicin permanente y oportuna de los recursos humanos,
materiales y financieros necesarios para la operacin de la IES. El proceso de
Apoyo institucional comprende los subprocesos de: Gobierno, Planeacin,
Administracin, Finanzas, Recursos humanos, Recursos materiales y Servicios
de cmputo (vase fig. 3.5).
Gobierno. Actividades de la direccin / rectora en la IES, enfocadas en el
planteamiento de estrategias institucionales, la direccin y el control desde
una perspectiva integral. Este proceso tiene entre sus principales
productos las lneas estratgicas que conforman el Plan Estratgico de
Figura. 3.5. Proceso de Apoyo institucional de una IES.
Docencia
Proveedores
Apoyo Institucional
Gobierno
Federal y
Estatal
Proveedores
Ordenes
de Compra
Materiales
y Servicios
POA
/
PIFI
Plan Maestro
de Construccin
Sueldos y
Salarios
Planeacin
Plazas
Personal
Acadmico
Indicadores
Personal
Administrativo
Necesidades
Informes
Servicios
de Cmputo
Recursos
Financieros
Gobierno
Estrategia
Plades
Finanzas
Recursos
Materiales
Apoyo
Acadmico
Administracin
de Planta Fsica
Cmputo
Recursos
Humanos
Administracin
Servicios
Administrativos
Investigacin
Extensin
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Desarrollo Institucional (Plades) y las del Programa Integral de
Fortalecimiento Institucional (PIFI).
Planeacin. Este subproceso comprende las actividades encaminadas a
definir las acciones que promueven el desarrollo de las funciones
sustantivas y adjetivas de la IES. Incluye la elaboracin de diagnsticos, el
planteamiento de metas y acciones asociadas con las lneas estratgicas
de la institucin (Plades, PIFI), la previsin y asignacin de recursos a
travs del Programa Operativo Anual (POA) y la evaluacin institucional.
Administracin. Agrega las actividades de la administracin central de la IES,
orientadas a asegurar el suministro de recursos humanos, materiales y
financieros necesarios para la operacin del sistema. Incluye las actividades
de las unidades de apoyo administrativo de la institucin, tendientes a la
organizacin y control.
Finanzas. Subproceso que agrega las actividades destinadas a la
administracin de los recursos econmicos, as como al tratamiento de
la informacin resultante del manejo de los mismos.
Recursos humanos. Subproceso que incluye las actividades encaminadas
a la administracin del personal, tanto acadmico como administrativo.
Recursos materiales. Este subproceso incluye las actividades asociadas
con la administracin de los servicios complementarios de apoyo, para
llevar a cabo la operacin normal de la institucin, tales como adquisiciones,
control de inventarios, control patrimonial, servicio de correo, mensajera,
transportacin e infraestructura de comunicacin.
Servicios de cmputo. Comprende las actividades asociadas con el
suministro de servicio de cmputo a las reas acadmico-administrativas
y administrativas de la institucin, tales como el diseo de sistemas de
informacin, bases de datos y sistemas de soporte a las decisiones.
Administracin de planta fsica
Proceso adjetivo de las IES que agrega las actividades relacionadas con la
administracin, operacin, conservacin, mantenimiento, expansin y
ampliacin de la planta fsica. El proceso de Administracin de planta fsica
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procesos en las IES
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comprende los subprocesos de: Administracin de infraestructura,
mantenimiento y conservacin, Expansin y modificacin (vase fig. 3.6).
Administracin de infraestructura. Agrupa las actividades relacionadas con
la administracin y operacin de la planta fsica, el cuidado y la atencin
de los bienes muebles e inmuebles
Manteni mi ento y Conservaci n. Comprende l as acti vi dades de
mantenimiento preventivo y correctivo de la planta fsica, as como el
mantenimiento de inmuebles, jardinera y campos.
Expansin y Modificacin. Actividades encaminadas a la modificacin,
ampliacin, y adaptacin de la planta fsica, as como a la construccin de
nuevas instalaciones.
Administracin
de planta fsica
Apoyo
Institucional
Administracin
de planta fsica
Plan maestro
de construccin
y mantenimiento
Plan de
mantenimiento Plan de
construccin
Mantenimiento
y conservacin
Expansin y
modificacin
Figura 3.6. Proceso de Administracin de planta fsica de una IES.
Conclusiones
La especificacin de procesos presentada conforma un marco de referencia
desde una perspectiva sistmica de los procesos core que se realizan en
toda IES. Estae especificacin est fundamentada totalmente en la arquitectura
de procesos de la institucin y comprende una serie de recomendaciones
que las IES pueden asumir para reordenar las actividades y tareas que en ellas
se llevan a cabo.
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La funcionalidad implcita en cada uno de los procesos/subprocesos, el
orden lgico en que estas funciones son realizadas, as como las actividades y
acciones que comprende, conforman un marco de referencia conceptual
para las IES, el cual debe ser difundido entre los responsables de desempear
las actividades de valor y las unidades organizacionales donde se llevan acabo,
con la finalidad de propiciar el entendimiento de la empresa y permear esta
percepcin hasta los sistemas de informacin que soportan el negocio.
FUENTES CONSULTADAS
Maldonado T., Armando (2003). Arquitectura de procesos. Curso de arquitectura
de la empresa. Mxico: ITAM.
Porter, Michael E. (2002). La ventaja competitiva, ed. rev. Mxico: CECSA.
Rummler, Geary A. y Alan P. Brache (1990). Improving Performance: How to
Manage the White Space on the Organization Chart. San Francisco:
Jossey-Bass.
Velzquez, Adalberto y Armando Maldonado (2005). Una arquitectura de
procesos para las instituciones pblicas de educacin superior.
Teora y Praxis, 1, (1), Cozumel: Universidad de Quintana Roo.