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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE INGENIERA ESCUELA DE INGENIERA MECNICA INDUSTRIAL

MODELO DE EVALUACIN DEL DESEMPEO PARA UNA EMPRESA DE CAPACITACIN

ARNALDO ADEMAR ALVARADO CIFUENTES ASESORADO POR: ING. MANUEL DE JESS CASTRO MEDINA

GUATEMALA, MARZO 2004

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE INGENIERA

MODELO DE EVALUACIN DEL DESEMPEO PARA UNA EMPRESA DE CAPACITACIN


TRABAJO DE GRADUACIN PRESENTADO A JUNTA DIRECTIVA DE LA FACULTAD DE INGENIERA

POR

ARNALDO ADEMAR ALVARADO CIFUENTES


ASESORADO POR EL ING. MANUEL DE JESS CASTRO MEDINA AL CONFERRSELE EL TTULO DE INGENIERO INDUSTRIAL GUATEMALA, MARZO 2004

HONORABLE TRIBUNAL EXAMINADOR

Cumpliendo con los preceptos que establece la ley de la Universidad de San Carlos de Guatemala, presento a su consideracin mi trabajo de graduacin titulado:

Modelo de evaluacin del desempeo para una empresa de capacitacin

Tema que me fuera asignado por la Direccin de la Escuela de Ingeniera Mecnica Industrial, con fecha 18 de julio de 2001.

F._______________________________________ Arnaldo Ademar Alvarado Cifuentes

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE INGENIERA

NMINA DE JUNTA DIRECTIVA

DECANO: VOCAL I: VOCAL II: VOCAL III: VOCAL IV: VOCAL V: SECRETARIO:

Ing. Sydney Alexander Samuels Milson Ing. Murphy Olympo Paiz Recinos Lic. Amahn Snchez Alvarez Ing. Julio David Galicia Celada Br. Kenneth Issur Estrada Ruiz Br. Elisa Yazminda Vides Leiva Ing. Pedro Antonio Aguilar Polanco TRIBUNAL QUE PRACTIC EL EXAMEN GENERAL PRIVADO

DECANO: EXAMINADOR: EXAMINADOR: EXAMINADOR: SECRETARIA:

Ing. Herbert Ren Miranda Barrios Inga. Marta Guisela Gaitn Garavito Ing. Alfonso Ren Aguilar Ing. Csar Ernesto Urquiz Rodas Ing. Gilda Marina Castellanos Baiza de Illescas

AGRADECIMIENTO A

Sra. Cristina de Reyes (QEPD)

Por haberme apoyado y animado cuando pens en retirarme de la carrera.

Licda. Sandra de Samayoa e Ing. Jos Pedro Cabarrs

Por impulsar el desarrollo profesional del personal de INTECAP.

Instituto Tcnico de Capacitacin y Por haberme permitido realizar el Productividad presente trabajo.

ACTO QUE DEDICO


A DIOS A quien he encomendado mi vida, en quien he

confiado y ha sido fiel en hacer realidad mis ilusiones y metas.

A MI MADRE

Irene Cifuentes Villalobos Que este triunfo sea una mnima recompensa a su apoyo, esfuerzo, dulzura, bondad y amor.

A MI ESPOSA

Yasmin Pereira de Alvarado Por su incondicional apoyo y amor.

A MIS HIJOS

Daniel Alexander y Mildred Victoria como un ejemplo.

A MIS HERMANOS

Carlos, Ren, Gladis y Vanesa.

A MIS AMIGOS

A todos, por el tiempo compartido y amistad brindada, gracias. En especial a Silvia, Manuel, Juan, Alba, Lorena, Hamilton, Rafael y Abelino.

Y A USTED

Respetuosamente

NDICE GENERAL

NDICE DE ILUSTRACIONES LISTA DE SMBOLOS GLOSARIO RESUMEN OBJETIVOS E HIPTESIS INTRODUCCIN

IV V VI IX XI XIII

1.

MARCO TORICO 1.1 1.2 1.3 Antecedentes de la empresa Estructura de la empresa Planeacin estratgica 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.4 1.5 1.6 Visin Misin Valores Clientes Oferta

1 1 2 6 6 7 7 10 11 13 15 18 21 21 24 25

Evaluacin del desempeo Proceso de evaluacin del desempeo Ejecucin de la evaluacin del desempeo

2.

SITUACIN ACTUAL DE LA EVALUACIN DEL DESEMPEO 2.1 Como se mide el desempeo del trabajador 2.1.1 2.1.2 Proceso de ascenso Proceso de aumento de salario

2.2 2.3 3.

Proceso de capacitacin Diagnstico organizacional

26 26 31

PROPUESTA DE MODELO DE EVALUACIN DEL ...DESEMPEO 3.1 3.2 3.3 Principios bsicos que sustentan el sistema Objetivos del sistema de evaluacin del desempeo Funcionamiento del sistema de evaluacin del desempeo 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5 3.3.6 3.3.7 3.3.8 3.4 Responsable del proceso Operacin del sistema de evaluacin Ciclo de evaluacin mbito de aplicacin del sistema de evaluacin Mtodo de evaluacin Descripcin del instrumento de evaluacin Recomendaciones para el evaluador Proceso de evaluacin

31 32 33 33 35 36 37 38 42 49 51 53

Notificacin de resultados

4.

ANLISIS Y DETERMINACIN DE LOS CRITERIOS DE 57

.........DESEMPEO 4.1 Indicadores de nivel ejecutivo y mandos medios 4.1.1 4.2 Instrumentos de medicin 60 62 78 80 95 95 96 99 99 102

Indicadores de nivel tcnico y administrativo 4.2.1 Instrumentos de medicin

5.

CONTROL DEL DESEMPEO. 5.1 5.2 5.3 Proceso de sensibilizacin Proceso de retroalimentacin al trabajador Formatos de control 5.3.1 5.3.2 Formato de retroalimentacin Formato de seguimiento y auditoria al plan de

................................accin

II

5.4 5.5 5.6

Limitaciones y vigencia Casos no previstos Formatos de control

103 103 103

CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFA ANEXOS Y/O APNDICES

107 109 111 112

III

NDICE DE ILUSTRACIONES

FIGURAS

1. 2. 3. 4.

Organigrama general Diagrama del proceso de evaluacin Instrumento de evaluacin para ejecutivos Instrumento de evaluacin para mandos medios y profesionales

2 54 62

70 80 88 97 100

5. 6. 7. 8.

Instrumento de evaluacin para docentes Instrumento de evaluacin para administrativos Grfico de brechas Notificacin de resultados

TABLAS

I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII.

Sedes de las divisiones regionales Oferta formativa Ejemplo de criterios de evaluacin Cuadro resumen de factores evaluados Cuadro de ponderacin de factores Descripcin de la ponderacin de factores Definicin de criterios de desempeo Indicadores de nivel ejecutivo y mandos medios Indicadores de nivel tcnico y administrativo Aspectos a considerar por el evaluador Formato para plan de mejora Formato para seguimiento
IV

5 12 45 46 47 47 57 60 78 95 98 99

LISTA DE ABREVIATURAS

Abreviatura EP GE JD INTECAP

Descripcin Ejecutor del proceso Gerencia Junta Directiva Instituto Tcnico de Capacitacin y Productividad

JDV EV DH TR

Jefe de Divisin Evaluador Divisin de Recursos Humanos Trabajador

GLOSARIO

Competencia laboral

Conjunto

de

comportamientos,

destrezas,

habilidades y conocimientos requeridos para ejecutar con calidad determinadas funciones productivas.

Competencias genricas

Son los comportamientos comunes a las diversas funciones que se realizan en la Institucin, pero correspondientes a un mismo puesto de trabajo, de acuerdo a su

complejidad, autonoma y variedad. Aplican a todos los puestos de la estructura institucional, ya que estn basadas en la misin y los valores que la rigen, con el fin de alcanzar la visin

Competencias metodolgicas

Destrezas y habilidades para planificar, organizar, desarrollar, dirigir y evaluar el aprendizaje de los grupos de participantes, en el campo de la formacin profesional, para encontrar en forma independiente vas de solucin y transferir adecuadamente actitudes las y

experiencias, conocimientos

habilidades,

VI

Desempeo

Punto de convergencia o de puesta en juego de varios elementos relevantes ante una

situacin, que da sentido, lmites y alcance a la competencia de una persona.

Evaluar

Accin de calificar, con base a observaciones y evidencias objetivas, el nivel de desempeo de los trabajadores.

Evaluacin del desempeo Es un modelo que permite establecer, por medio de una calificacin objetiva, el nivel de dominio del trabajador de los criterios de desempeo determinados para el desarrollo de sus funciones.

Evaluador designado

Aquellos a quienes el INTECAP asigne la responsabilidad de evaluar el desempeo de los trabajadores.

Inconformidad

Recurso que permite al empleado, solicitar una revisin de los resultados obtenidos en la evaluacin del desempeo, por no estar de acuerdo con stos.

VII

Instrumento de evaluacin Documento estructurado en donde se del desempeo formulan preguntas a los evaluadores

designados, para que expresen su opinin sobre el nivel de desempeo de los

trabajadores.

Propsito de evaluacin

Aplicacin de la evaluacin del desempeo, que vara segn su objeto o perodo; y se dividen en tres modalidades: Desempeo general, Promocin o Dominio y Perodo de prueba.

Retroalimentar y notificar

Accin de informar al empleado sobre sus resultados de desempeo, mediante una entrevista, en la cual se justifica la calificacin asignada y se establece un plan de accin de mejora.

Sensibilizar

Accin enfocada a informar y hacer conciencia en los evaluadores, sobre la importancia del proceso y el impacto de la funcin de evaluar.

VIII

RESUMEN

En la actualidad dentro del rea de manejo de una organizacin es de primordial importancia conocer profundamente el Recurso Humano de la empresa, ya que este es el recurso competitivo ms importante y su desempeo determinar el xito o fracaso de la organizacin.

Con este fin se propone el diseo de un Modelo de Evaluacin del Desempeo para una empresa de capacitacin, basado en la metodologa 360 grados, acorde a las caractersticas y necesidades existentes dentro de la misma y se plantea una estrategia clara para mejorar el desempeo de sus Recursos Humanos y as lograr alcanzar los objetivos de la organizacin con eficiencia y eficacia.

El contenido del trabajo est distribuido de la siguiente manera: Una introduccin donde se define la importancia y ventajas de poseer un sistema de evaluacin.

Despus del anlisis de la situacin actual de la empresa se propone la metodologa y el sistema de evaluacin del desempeo, acorde a las caractersticas de la empresa.

IX

Posteriormente se disean cuatro instrumentos de evaluacin que corresponden a las familias de puestos de su estructura: Ejecutivo, Mandos medios y Profesional, Personal docente y Personal tcnicoadministrativo.

Por ultimo se presentan los instrumentos para brindar la retroalimentacin al trabajador, dar seguimiento a las acciones de mejora orientadas a la disminucin de brechas en el desempeo; se presentan, adems, las conclusiones y recomendaciones derivadas de la realizacin del trabajo.

OBJETIVOS

General

Proporcionar a los directivos del INTECAP un instrumento tcnico que les permita tomar decisiones en cuanto a remuneraciones, promociones,

aumentos, necesidades de capacitacin y cualquier otra aplicacin en beneficio de la empresa y sus colaboradores.

Especficos

1. Describir la situacin organizacional del INTECAP.

2. Disear un manual de evaluacin del desempeo que permita calificar al personal de acuerdo con determinadas caractersticas y otros factores que estimulan la eficiencia, competitividad y productividad para beneficio de la empresa y de ellos mismos.

3. Proveer informacin para la toma de decisiones, relacionadas con el otorgamiento de ascensos, desarrollo de carrera, otros estmulos y aplicacin del rgimen disciplinario al personal que no cumpla con sus funciones y responsabilidades; adems del registro de mritos y demritos.

XI

4. Identificar y estimular las reas de superacin del recurso humano, guiando su capacidad y potencial a la obtencin de conocimientos de valor.

5. Definir

un

proceso

correctivo

de

las

deficiencias

individuales

organizacionales que conlleven a fortalecer la gestin empresarial.

XII

INTRODUCCIN

Mirando hacia el futuro hay que reconocer que la sociedad esta cambiando rpidamente y que las empresas deben si no dirigir estos cambios, por lo menos adaptarse a ellos. Por lo que se debe estimular a las personas los estimule y favorezca el

en sus puestos creando un ambiente que crecimiento de la empresa.

El establecimiento de un proceso de evaluacin del desempeo cuyos resultados sirvan de insumo para la toma de decisiones en cuanto a ascensos, traslados, promociones, programas de capacitacin, acciones disciplinarias y poltica salarial demuestran cuanto se valora a la persona y su colaboracin en el logro de los objetivos de la empresa.

Asimismo se indica en forma clara a los dems empleados que tipo de comportamiento es necesario y deseable para ser recompensado con incentivos mayores o promociones internas.

Este trabajo es elaborado para ayudar a los directivos para mejorar su eficacia y eficiencia y crear un proceso de administracin de recursos

humanos que satisfaga las necesidades del trabajador y de la empresa.

XIII

XIV

1.

MARCO TERICO

1.1

Antecedentes de la empresa

El INTECAP fue creado por Decreto del Congreso de la Repblica No. 17-72 de fecha 19 de mayo de 1972. Es una institucin de carcter TcnicoEducativa, que acta como rectora de la formacin profesional en Guatemala. Es una entidad descentralizada, no lucrativa, con patrimonio propio, fondos privados y plena capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, dentro de las prescripciones legales.

Sus objetivos y funciones son:

a)

Constituir el organismo tcnico especializado del Estado, al servicio de la Nacin y con la colaboracin del sector privado, para el desarrollo de los Recursos Humanos y del incremento de la productividad.

b)

Colaborar con los planes de desarrollo del Gobierno en la consecucin de las metas de Formacin y Capacitacin de la mano de obra.

c)

Promover y fomentar el incremento de la productividad, en todos sus aspectos y niveles, y atender el desarrollo de los Recursos Humanos.

d)

Colaborar con las entidades que promuevan el desarrollo econmicosocial del pas en la Capacitacin de los Recursos Humanos.

e)

Emitir opinin y proporcionar asesora al Gobierno de la Repblica y a las entidades privadas en su campo de accin.

1.2

Estructura de la empresa

La estructura esta organizada en cinco grandes sectores: Direccin, Alta Administracin, Departamentos Asesores, Divisiones de Apoyo a la operacin y Divisiones de Operacin.

Figura 1. Organigrama general

Organigrama

DH - ORG 01

JUNTA DIRECTIVA

DIRECCIN DIRECCION

GERENCIA
AUDITORIA INTERNA ASESORA LEGAL ASESORIA INFORMTICA INFORMATICA DISEO E INFRAESTRUCTURA

ADMINISTRACIN ADMINISTRACION

IMAGEN INSTITUCIONAL COOPERACIN TCNICA COOPERACION TECNICA ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD APOYO A LA OPERACION OPERACIN

ASESORA ASESORIA

PLANIFICACIN PLANIFICACION

ADMN. Y FINANZAS

REA TECNICA AREA TCNICA

RECURSOS HUMANOS

DIVISION DIVISIN REGIONAL CENTRAL

DIVISION DIVISIN REGIONAL SUR

DIVISION DIVISIN REGIONAL OCCIDENTE

DIVISION DIVISIN REGIONAL ORIENTE

DIVISION DIVISIN REGIONAL PETEN

DIVISION DIVISIN REGIONAL NORTE

OPERACIN OPERACION ORGANIGRAMA GENERAL

a)

Direccin o Junta Directiva

La Direccin esta integrada por:

El Ministro de trabajo y previsin social como Presidente propietario y el Viceministro del ramo como suplente.

El Ministro de Economa como Vicepresidente propietario y el Viceministro del ramo como suplente.

El Secretario General del Consejo Nacional de Planificacin Econmica como propietario, y el subsecretario como suplente.

Seis propietarios y seis suplentes del Sector Privado.

Tres propietarios y tres suplentes del Sector Laboral.

El Gerente del Instituto como Secretario y el Subgerente como ProSecretario.

b)

Alta Administracin

Gerencia : Responsable de la administracin de la Institucin, de la formacin, preparacin y eficiencia del personal. Le corresponde la

representacin legal.

c)

Departamentos asesores

Auditoria interna Asesora legal Informtica Diseo e infraestructura Imagen institucional Aseguramiento de la calidad Cooperacin tcnica

d) Divisiones de Apoyo a la operacin

Divisin de Planificacin: Divisin responsable de la planificacin general de la Institucin acorde con los lineamientos de Junta Directiva y las polticas de gobierno, asesora a la Alta administracin en la formulacin de polticas de desarrollo; promueve estudios de investigaciones institucional. socioeconmicas en el mbito del servicio

Divisin de Administracin y Finanzas: Divisin responsable de planificar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar la administracin, finanzas y adquisiciones para apoyar la operacin de la Institucin.

Divisin Tcnica: Divisin responsable de investigar, conceptualizar e institucionalizar programas, metodologa, normas y procedimientos para la realizacin de las acciones de Formacin Profesional y Asistencia Tcnica dirigidas a los diversos sectores y ramas de la actividad econmica.

Divisin de Recursos Humanos: Divisin responsable de dirigir, coordinar y ejecutar las polticas de administracin y capacitacin del factor humano de la Institucin.

e)

Divisiones de Operacin o Divisiones regionales

Responsables de desarrollar las actividades operativas de formacin profesional en una regin definida, por medio de Departamentos de Atencin directa al usuario y Asistencia tcnica en cada una de sus oficinas regionales. Cada regional dispone para su operacin de un rea de apoyo administrativo y de un rea de gestin Tcnico-Pedaggica, en donde se coordina la promocin empresarial y el proceso tcnico didctico.

Tabla I. Sedes de las divisiones regionales

REGIONAL Central Sur Occidente Oriente Norte El Petn

SEDE Ciudad Guatemala Retalhuleu Quetzaltenango Chiquimula Cobn Santa Elena

1.3

Planeacin estratgica

A continuacin se describe la visin, misin y valores institucionales con vigencia al ao 2002, y se encuentra en proceso de autorizacin y

oficializacin la nueva planeacin estratgica para el perodo 2003 2005.

1.3.1

Visin

Ser la Institucin lder en la formacin profesional de los trabajadores y del recurso humano por incorporarse al mundo laboral.

Visualizamos el futuro de nuestra institucin diseando y desarrollando planes de capacitacin de impacto y fomentando la productividad, para una contribucin significativa al desarrollo del pas. Estas acciones las desarrollamos de forma inmediata, con calidad y excelencia, superando las expectativas de nuestros clientes.

En el ao 2002 seremos los lderes en Centro Amrica en materia de Capacitacin.

1.3.2

Misin

Ofrecer al sector productivo un servicio especializado, en la capacitacin de los recursos humanos, a travs de eventos de formacin profesional a todos los trabajadores y nueva mano de obra, en las diversas actividades econmicas.

Para ello con calidad diseamos programas, eventos presenciales y a distancia.

Creamos Sedes regionales, Centros de capacitacin, Delegaciones departamentales y Departamentos de servicios directos al cliente, que ejecutan eventos de asistencia tcnica y programas de habilitacin, complementacin, especializacin y aprendizaje.

Acciones que de manera conjunta conducen al incremento de la productividad nacional.

1.3.3

Valores

a)

Respeto a la persona

Cada uno de los individuos que trabajan en el INTECAP, as como todos nuestros usuarios, deben ser atendidos como personas dignas de respeto, y brindarles nuestros servicios, ms all de los lmites profesionales, tcnicos y laborales.

b)

Fomento a la identidad nacional

Uno

de

los

principios

fundamentales

que

contribuyen

al

engrandecimiento de un pas, es el grado de nacionalismo que sus habitantes tengan, por lo que, se fomentar la identidad nacional, tanto en los trabajadores como en los participantes de los programas de formacin del INTECAP.

c)

Compromiso con la sociedad

La sociedad es la beneficiaria de nuestro trabajo, en cuanto a capacitacin laboral y asistencia tcnica se refiere; por lo que, para determinar las acciones, se establecer una comunicacin permanente con la misma, dirigiendo la atencin a las necesidades prioritarias y especficas de cada regin del pas.

d)

Compromiso con el cliente

Todos nuestros esfuerzos estarn orientados a la satisfaccin del cliente interno y externo, con la finalidad de superar sus expectativas, bajo el principio de hacer bien las cosas desde la primera vez.

e)

Trabajo en equipo

Se

impulsar

el

trabajo

en

equipo,

propiciando

el

respeto

reconocimiento a las diferencias individuales, la obtencin de mejores resultados a travs de la complementacin de esfuerzos y las ventajas de cumplir con objetivos comunes; todo lo cual, permitir la realizacin personal y de grupo.

f)

Mstica de trabajo

Con base a la caracterstica de excelencia del ser humano, se afrontarn los retos con una disposicin favorable al xito, con la mentalidad de buscar siempre una solucin para cada problema. Esta mstica de trabajo, permitir el desarrollo y la realizacin del trabajador del INTECAP, en beneficio de la calidad de atencin al usuario.

g)

Responsabilidad

Cada una de las personas que trabajan en el INTECAP, ser responsable del resultado de su trabajo y de la toma de decisiones propias dentro del mbito de su competencia; enmarcada todo, dentro de la tica profesional y de los principios fundamentales de honestidad, equidad y confianza.

h)

Comunicacin

Fomentar la fluidez de la comunicacin Institucional, tanto interna como externa, lo que requiere claridad en la transmisin de la informacin y de las ideas, para lo cual, deber existir una actitud de responsabilidad y buena disposicin, as como el conocimiento necesario para la emisin y la recepcin de la informacin.

i)

Compromiso hacia la productividad

Considerando que el fin esencial de toda actividad del INTECAP

es

contribuir al incremento de la productividad, que sta es una actitud mental y que su incremento favorece a trabajadores, empresarios y a la sociedad en general, nuestro compromiso ser, permanentemente hacia el desarrollo de la misma en la cultura organizacional.

1.3.4

Clientes

a)

Empresarios

Que las personas formadas en el INTECAP sean competentes en un determinado contexto laboral.

Que los eventos que solicitan al INTECAP se impartan en una forma inmediata, oportuna y de alta calidad.

Que el accionar del INTECAP sea congruente con el desarrollo del pas.

Que los recursos econmicos del INTECAP sean manejados con eficiencia y honestidad, para lograr el mejor cumplimiento de los objetivos Institucionales.

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b)

Trabajadores y poblacin econmicamente activa

Que la formacin impartida por el INTECAP, les permita descubrir y desarrollar aptitudes y actitudes, a fin de ser competentes o mejorar su mbito de competencia en un determinado contexto laboral, para una vida activa, productiva y satisfactoria.

Que la formacin que brinda la Institucin, les permita la incorporacin al mundo del trabajo, y a mejorar su posicin y su actualizacin, para un mejor desempeo laboral.

1.3.5

Oferta

a)

Formacin profesional

La formacin profesional es el proceso de capacitacin para la modificacin y desarrollo del conocimiento, actitudes, habilidades y destrezas en las personas, para que puedan ejecutar con calidad determinadas funciones productivas en un contexto laboral

INTECAP capacita a nivel operativo, medio y ejecutivo por medio de distintos eventos (seminarios, carreras tcnicas, diplomados, entre otros) que se explican a continuacin:

11

Tabla II. Oferta formativa

Definicin Formacin Integral Jvenes Formacin integral y de sistemtica de jvenes para lograr las competencias que les permitan desempearse en una ocupacin a nivel operativo Formacin integral y sistemtica de jvenes y adultos para lograr las competencias que les permitan desempearse en la ocupacin a nivel medio. Formacin de directivos y ejecutivos de empresas para desarrollar las competencias en temas relacionados con la gestin de sus organizaciones de Formacin inicial para el trabajo Formacin complementaria Capacitacin tcnica administrativa Seminario

Caractersticas Requiere 6 grado de primaria Edad comprendida entre 14 y 22 aos Experiencia Laboral no necesaria Duracin de 1 a 3 aos Requiere 3ro. Bsico o titulo a nivel medio, segn carrera Mayor de 18 aos de edad Experiencia laboral no necesaria Duracin: 1 ao Requiere estudios universitarios o 3 aos de experiencia en direccin empresarial Mayores de 18 aos de edad Duracin: Menos de 6 meses

Carrera Tcnica

Diplomado

Otro tipo Eventos

Requerimientos y duracin varan segn tipo de formacin

b)

Asistencia tcnica

La Asistencia tcnica es un servicio ofrecido a empresas, instituciones y personas, para detectar problemas administrativos y tcnicos, y proponer alternativas que permitan la ptima solucin de los mismos y el mejor

aprovechamiento de los recursos para el aumento de la productividad y la competitividad de las empresas. EL INTECAP asigna a un consultor asesor quien trabaja con la empresa y elabora, en conjunto, un Plan de Accin.

12

Si el caso lo amerita, puede dar seguimiento hasta ver resultados. Se requiere de la participacin activa del empresario para ejecutar dicho plan.

c)

Informacin y documentacin tcnica

Boletines tcnicos Bibliotecas Banco de recurso humano egresado del INTECAP

1.4

Evaluacin del desempeo

La Evaluacin del desempeo es la medicin sistemtica de los niveles de adecuacin del recurso humano a su puesto, en relacin con su contribucin al logro de los objetivos de la organizacin.

Durante muchos aos, investigadores y otros estudiosos de la evaluacin del desempeo han intentado establecer que mtodos se usan, para qu se usan y sugerir los que deben usarse. Han tratado de responder a preguntas como las siguientes: Qu se debe evaluar y quin debe hacerlo? Cundo y con qu frecuencia debe evaluarse el desempeo?, Cul es el origen del error en el proceso de evaluacin? Cmo pueden controlarse los errores?.

13

Histricamente uno de los problemas administrativos que ms han atrado la atencin es el de encontrar formas validas, confiables y prcticas para evaluar el desempeo.

La bsqueda se ha caracterizado por los cambios fundamentales en los propsitos y usos del proceso de evaluacin y por el considerable perfeccionamiento de las tcnicas.

Los cambios producidos en el medio laboral durante los ltimos aos han trado como consecuencia que se reconozca la importancia de la evaluacin del desempeo. Whisler y Harper han calificado de significativos los cambios siguientes:

Cambios en la estructura ocupacional que favorezcan la adquisicin de mayor destreza. Desarrollo de la automatizacin. Crecimiento de las organizaciones. Avance del sindicalismo entre empleados pagados por hora. Incremento de las actividades del personal de apoyo. Mayor especializacin de las funciones de los miembros de la organizacin combinada con mayor preparacin tcnica. Cambios en la filosofa de la gerencia: de una administracin cientfica a un enfoque de relaciones humanas y luego a tcnicas cuantitativas de la toma de decisiones y a la planeacin general corporativa.

14

Ms recientemente, las acciones y las decisiones legales, han subrayado la importancia que tienen los registros ms objetivos y precisos del desempeo de los empleados, con el fin de defenderse de la discriminacin.

Estas situaciones han llevado a que se reconozca la importancia de la evaluacin del desempeo y a la toma de conciencia de las deficiencias de los sistemas existentes.

La toma de conciencia ha dado por resultado que en los ltimos aos aumente el nmero de estudios sobre el proceso de evaluacin y la preocupacin por afianzar sus fundamentos tericos.

1.5

Proceso de evaluacin del desempeo

Tanto el diseo del sistema de evaluacin como su proceso suelen ser responsabilidad del Departamento de Personal. Si el objetivo consiste en la evaluacin del desempeo durante el pasado y en la concesin de reconocimientos, es probable que se prefieran los enfoques de carcter comparativo. Se pueden utilizar otros mtodos para la evaluacin del desempeo pasado, en caso de que la funcin esencial del sistema consista en el suministro de retroalimentacin.

15

Los mtodos de evaluacin orientados a futuro pueden centrarse en metas especficas. La auto evaluacin o los centros de evaluacin pueden proponerse la identificacin de aspectos especficos que se pueden mejorar o servir como instrumentos de la promocin interna. Es necesario que el enfoque adoptado sea utilizado por los gerentes de lnea.

El proceso que implica la participacin de los gerentes y supervisores tienen mayor aceptacin. La participacin incrementa el inters y la comprensin.

Barreras que perjudican el proceso de evaluacin del desempeo:

a)

Barreras metodolgicas, inherentes a los formularios y al funcionamiento

de los mtodos de evaluacin: Dificultad en la recoleccin de la informacin sobre el desempeo. Dificultad de anlisis del desempeo del individuo.

b)

Barreras de conducta profesional como recelos, preocupaciones y

prejuicios que se desarrollan en las personas que evalan y que estn siendo evaluadas: Obstculos polticos, ya que la mayora de las personas cree que el superior conduce el mtodo de evaluacin segn sus conveniencias personales.

16

Obstculos interpersonales, que surgen de la confrontacin cara a cara, del evaluador con el evaluado en las entrevistas.

Para tratar de obviar estas situaciones, debe capacitarse adecuadamente a los evaluadores, y buscarse el mtodo de evaluacin acorde con el tipo de empresa, el empleado, y los objetivos por determinarse.

Existen adems, cinco problemas principales de la escala de calificacin para la evaluacin que pueden socavar la eficacia de herramientas de evaluacin:

Estndares poco claros: la cual se da con mtodos que quedan abiertos a la interpretacin.

Efecto del halo: en donde una caracterstica determinada, influye en la calificacin con respecto a otras caractersticas.

Tendencia central: cuando se trata de evitar los nmeros extremos en la calificacin, y se brinda una hacia los puntos medios.

Rigidez: cuando existe una tendencia por parte de los subordinados a emplear calificaciones extremas, ya sea muy altas, o muy bajas.

Sesgo: cuando factores independientes del desempeo real, son utilizados para la calificacin (edad, raza, sexo).

Con el fin de lograr el pleno desarrollo de las capacidades de los empleados y, por ende, de la organizacin misma, deben corregirse estas y otras situaciones, para buscar la evaluacin en forma ptima y que realmente logre sus objetivos.

17

1.6

Ejecucin de la evaluacin del desempeo

1.6.1

Capacitacin de los evaluadores:

Independientemente de que se opte por cualquiera de los mtodos, los evaluadores necesitan conocimientos sobre el sistema y el objetivo que se plantea.

Dos problemas esenciales son la comprensin del evaluador del proceso que se lleva a cabo y su congruencia con el sistema adoptado. Algunos departamentos de personal proporcionan a los evaluadores un manual que describe en detalle los mtodos y polticas en vigor.

Muchas compaas revisan sus niveles de compensacin dos veces al ao, antes de conceder los aumentos semestrales. Otras practican una sola evaluacin anual, que puede coincidir con la fecha del aniversario del ingreso del empleado a la organizacin.

1.6.2

Realizacin de la evaluacin y entrevistas

Son sesiones de verificacin del desempeo que proporcionan a los empleados retroalimentacin sobre su actuacin en el pasado y su potencial a futuro.
18

El evaluador puede proporcionar esa retroalimentacin mediante varias tcnicas: la de convencimiento (utilizada con los empleados de poca antigedad, se pasa revista al desempeo reciente y se procura convencer al empleado para que acte de determinada manera), la de dilogo (se insta al empleado para que manifieste sus reacciones defensivas, excusas, quejas, se propone superar estas reacciones mediante asesora sobre formas de lograr un desempeo mejor) y la de solucin de problemas (identifica las dificultades que puedan estar interfiriendo en el desempeo del empleado, a partir de all se solucionan esos problemas mediante capacitacin, asesora o reubicacin).

Mediante el hincapi en los aspectos deseables del desempeo por parte del empleado, el evaluador se encuentra en posicin de brindar nueva y renovada confianza en su habilidad para lograr sus metas. Este enfoque positivo tambin capacita al empleado para hacerse una idea global de los aspectos fuertes y dbiles de su desempeo.

La sesin de evaluacin del desempeo concluye centrndose en las acciones que el empleado puede emprender a fin de mejorar reas en las que su desempeo no es satisfactorio. La entrevista de evaluacin proporciona a los empleados retroalimentacin directamente relacionada con su desempeo.

1.6.3

Seguimiento

La flexibilidad de los sistemas de evaluacin es uno de los aspectos que ms exigen seguimiento por parte del rgano responsable.

19

Adaptaciones y ajustes se hacen necesarios para que puedan acompaar el desarrollo de la organizacin.

1.6.4

Retroalimentacin sobre la administracin de los recursos

.................humanos y la funcin de personal

El proceso de evaluaciones del desempeo proporciona informacin vital respecto a la forma en que se administran los recursos humanos de una organizacin.

La evaluacin del desempeo sirve como indicador de la calidad de la labor del departamento de personal. Si el proceso de evaluacin indica que el desempeo de bajo nivel es frecuente en la organizacin, sern muchos los empleados excluidos de los planes de promociones y transferencias, ser alto el porcentaje de problemas de personal y bajo en general el nivel de dinamismo de toda la empresa.

Los niveles altos de empleados que no se desempean bien pueden indicar la presencia de errores en varias facetas de la administracin de personal.

20

2.

SITUACIN ACTUAL DE LA EVALUACIN DEL DESEMPEO

2.1

Cmo se mide el desempeo

Desde el ao 2000 se evala el desempeo de los trabajadores por el mtodo de escala fija y factores, por lo que dentro de los procesos de gestin del recurso humano interno, esta definido como un sistema formal donde el nico evaluador es el jefe inmediato de cada trabajador, y esta regulado desde el ao 1998 por el Acuerdo Gubernativo 400-98 Reglamento de Clasificacin de Puestos, Rgimen de Salarios y Evaluacin del Desempeo del Instituto Tcnico de Capacitacin y Productividad INTECAP-, artculos 40,41 y 42 en los cuales se determin: la obligatoriedad de establecer un sistema de evaluacin del desempeo con el fin de llevar un registro de mritos y demritos de cada trabajador, para que se tomen en cuenta en la aplicacin de ascensos, incrementos salariales, desarrollo de la carrera administrativa, otros estmulos y toma de decisiones sobre despido del personal que no cumpla con sus obligaciones; asimismo requiere que se elabore un manual para delimitar el sistema, e impone sanciones para los que reprueben la evaluacin.

La institucin del sistema de evaluacin del desempeo ha sido designada al Departamento de Bienestar y Desarrollo de la Divisin de Recursos Humanos.

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Al respecto en la Institucin, despus de haber evaluado 4 periodos semestrales los resultados generales, evidencian la necesidad de implementar una nueva metodologa y modelo de evaluacin para minimizar la subjetividad y dinamizar el proceso (ver apndice).

A su vez se requiere agilizar el proceso de evaluacin, as como redisear otros instrumentos que contribuyan a la eficiencia y eficacia del proceso.

Para registrar los mritos del trabajador,

se cuenta con otras tres

formas en que la administracin evala el desempeo:

a)

Confirmacin de perodo de prueba

Cuando un trabajador es de nuevo ingreso o es ascendido debe cumplir un perodo de prueba de 6 meses o 3 meses, respectivamente, para que se confirme en dicho puesto. Para formalizar la confirmacin en el puesto, se le solicita al jefe inmediato que informe sobre la conducta y rendimiento del trabajador durante el perodo de prueba; lo que esta regulado en el Artculo 56 de la Ley de Servicio Civil. Esta evaluacin aplica slo para contrataciones permanentes o de relacin de dependencia.

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b)

Informes de actividades de personal por contrato temporal

Para cubrir necesidades de servicio, la Institucin contrata trabajadores temporales, a los cuales les solicita que mensualmente entreguen un informe de actividades en el que listen los productos que han tenido derivados de sus funciones; dicho informe es validado por el Jefe inmediato, quien da fe de su cumplimiento.

De esta forma se evala el cumplimiento de responsabilidades, que se considera cuando es necesaria la nueva contratacin de dicho trabajador. Esta actividad esta regulada en el Artculo 17 del Reglamento para la contratacin de proveedores individuales de servicios tcnicos y/o profesionales -029.

c)

Control de resultados

Por medio de una cadena de control, la Gerencia solicita a cada jefatura de dependencia un reporte de resultados con la periodicidad que estime conveniente, cada jefe de dependencia a su vez requiere datos de resultados al personal a su cargo, para integrar dicho reporte.

Asimismo cada jefatura segn la periodicidad y metodologa que estime conveniente, evala constantemente el cumplimiento de resultados de su personal, pero no enva un informe a la Divisin de Recursos Humanos, sino utiliza dicha informacin para la gestin de la unidad a su cargo.

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De igual forma, con base a lo regulado en el Titulo IX, Captulos I y II de la Ley del Registro Civil, se aplica el rgimen disciplinario, que esta bajo la responsabilidad del Departamento de Administracin de Personal, para el registro de demritos en el desempeo del trabajador, aplicando sanciones que van desde la amonestacin verbal, amonestacin escrita, suspensin laboral por 30 das calendario, hasta suspensin por prisin provisional y despido.

Para determinar el tipo de sancin la jefatura inmediata u otra autoridad de la Institucin, reporta el caso a la Jefatura de Administracin de Personal de la Divisin de Recursos Humanos, para que se evale y se aplique la sancin correspondiente; dicha accin se le notifica al trabajador y se le brinda oportunidad de manifestarse dentro de los tres das hbiles posteriores a la denuncia; cuando se agotan las instancias se procede a dictaminar si se aplica o no la sancin.

Como se mencion, se regula que la evaluacin del desempeo se tome en cuenta para ascensos y aumentos salariales; a continuacin se describen ambos procesos:

2.1.1

Proceso de ascenso

En la Institucin se promueve la carrera administrativa, dando prioridad al trabajador interno en los procesos de oposicin de plazas vacantes. Dicho proceso esta regulado en el Normativo para la Adjudicacin de Puestos Permanentes, favoreciendo al trabajador interno, dando una ventaja de un 10% o 15% sobre el candidato externo, al acreditar dicho valor al factor antigedad, dentro de los factores que se toman en cuenta para la seleccin del personal.

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En el proceso tambin se toma en cuenta el rcord laboral del trabajador, otorgndole a dicho factor de un 5% a un 10% de valor; lo anterior es el aspecto en que se consideran los resultados de evaluacin de desempeo en el proceso de ascenso.

2.1.2

Proceso de aumento de salario

Para los trabajadores permanentes, el rgimen de salarios esta regulado por el Acuerdo Gubernativo 400-98, y por el Pacto Colectivo en el que anualmente se determinan los salarios para los trabajadores.

Para la determinacin de salarios se hacen estudios salariales, tomando en cuenta encuestas salariales para evaluar la competitividad de la Institucin en el mercado laboral, en lo que a salarios se refiere.

La escala salarial de la Institucin es equitativa y pactada, y no se consideran variables salariales entre trabajadores que desempean una misma clase de puesto, por lo que el factor desempeo no es tomado en cuenta como factor diferencial.

Para los trabajadores temporales, la asignacin es con base a lo pactado en su contrato de trabajo, segn los productos esperados de su servicio, y estn reguladas las escalas de pago en el Reglamento para la Contratacin de Personal 029.

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2.2

Proceso de capacitacin

El proceso de capacitacin interna lo regula el Reglamento de Formacin para el Personal Interno del INTECAP, es desarrollado por el Departamento de Capacitacin, que atiende la Formacin Metodolgica de Instructores, capacitacin tcnica y administrativa para satisfacer necesidades puntuales

requeridas por los jefes inmediatos y necesidades institucionales de acuerdo a su planeacin estratgica .

Hay registros de que en

el ao 2000 se realiz una deteccin de

necesidades de capacitacin a escala general, bajo la metodologa Puesto Persona, de la cual se generaron actividades de capacitacin.

En el primer semestre del ao 2001 se fundament el plan de capacitacin con las brechas de la evaluacin del desempeo.

2.3

Diagnstico organizacional

A continuacin se presenta el anlisis de fortalezas y debilidades de los procesos centrales de la gestin de recurso humano que se desarrolla en la Institucin:

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2.3.1

Reclutamiento y seleccin de personal

a)

Fortalezas:

Valor que aporta a la certificacin ISO Experiencia acumulada en evaluaciones psicomtricas de carcter predictivo y retroalimentacin a travs de la evaluacin del desempeo

Uso de programa automatizado y programas de aplicacin. Propuesta de recurso humano egresado de formacin profesional a empresas de los tres sectores productivos Existencia de un banco de candidatos evaluados Acciones precedentes

b)

Debilidades

Falta adquirir software completo, compatible y servidor propio No contar con personal calificado en cada divisin regional, para determinar y proporcionar los recursos humanos necesarios Falta de pruebas validadas en nuestro medio Conocimiento de pocas empresas distribuidoras de pruebas que contiene el software adquirido

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2.3.2

Capacitacin de personal

a)

Fortalezas

Se ha iniciado a fomentar una cultura de aprendizaje en los trabajadores Se est operando en todas las regiones del pas Los cursos se imparten dentro del horario de labores Se posee infraestructura para operar plan Se imparte en todos los niveles jerrquicos Se atiende capacitacin metodolgica, tcnica y administrativa

b)

Debilidades

Carencia de banco de facilitadores especializados en cada rea Falta comunicacin directa con las personas que son contacto en las diferentes regiones Falta de implementacin de los registros y controles automatizados Falta de equipo Falta de participacin de algunos jefes en los cursos de capacitacin Ausencia de una poltica para fomentar el desarrollo acadmico Ausencia de control de documentos centralizado Se cuenta con un software que no cubre las necesidades de la capacitacin.

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2.3.3

Clima organizacional

a)

Fortalezas

Experiencia de Tcnicos Responsables Existencia de informacin Apoyo de autoridades Cultura organizacional definida

b)

Debilidades

Falta de acciones precedentes Resistencia de algunos trabajadores Falta de participacin de jefaturas en desarrollo de plan de accin Falta de recursos para cubrir expectativas creadas de automatizacin del sistema

29

30

3.

PROPUESTA DE MODELO DE EVALUACIN DEL DESEMPEO

3.1

Principios bsicos que sustentan el sistema

Los seres humanos conforman las organizaciones sociales, y se constituyen en el activo ms importante de cuantos la integran para lograr los principios que la sustentan. desempeo. Por ello es indispensable la observacin de su

La evaluacin debe ir orientada a la medicin del desempeo, haciendo hincapi en la visin, misin, objetivos de la Institucin, resultados esperados y dominio de las competencias laborales.

El diseo del mtodo e instrumentos de evaluacin debe ser prctico y sencillo, flexible y coherente, mensurable, vlido, de fcil comprensin y adaptable a los diferentes subsistemas de la organizacin.

El contenido debe permitir una retroalimentacin para orientar el desarrollo del recurso humano, logrando los niveles ptimos de eficiencia y eficacia a nivel Institucional.

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3.2

Objetivos del sistema de evaluacin del desempeo

a)

Objetivo general

La Evaluacin del Desempeo debe ser un modelo capaz de determinar cualitativa y cuantitativamente, si el desempeo de los empleados cumple con los objetivos de su puesto, y si est orientado a la visin, misin y objetivos de la Institucin; y brindar informacin que se constituya en una base para fomentar la eficacia del recurso humano, el desarrollo individual y una cultura de calidad, como imagen del servicio pblico que se presta al usuario del INTECAP.

b)

Objetivos especficos

Evaluar la eficiencia, eficacia y capacidad de los trabajadores del INTECAP, para el cumplimiento de los resultados esperados de su funcin.

Dar seguimiento al desarrollo de las competencias genricas y metodolgicas, necesarias para el desarrollo eficiente de las funciones.

Proveer informacin para la toma de decisiones, relacionadas con el otorgamiento de ascensos, desarrollo de carrera, reconocimiento al buen desempeo y otros estmulos; y aplicacin del rgimen disciplinario al trabajador que no cumpla con sus funciones y responsabilidades; adems del registro de mritos y demritos.

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Identificar y estimular las reas de superacin del recurso humano, guiando su capacidad y potencial a la obtencin de conocimientos, actitudes, habilidades y destrezas

Determinar necesidades de capacitacin y desarrollo.

Definir un proceso correctivo de las deficiencias individuales y organizacionales que conlleve a fortalecer la gestin Institucional.

3.3

Funcionamiento del sistema de evaluacin del ............. desempeo

3.3.1

Responsable del proceso

a)

Divisin de Recursos Humanos

Es responsable, por medio del Departamento de Bienestar y Desarrollo, de la planeacin, diseo, implementacin del proceso, asesora, registro, anlisis de resultados y determinacin de los pasos de accin para la retroalimentacin.

33

b)

Evaluador designado

Trabajadores a que se designe la responsabilidad de realizar la evaluacin y la entrevista de notificacin de resultados y retroalimentacin al trabajador; todo evaluador debe tener como mnimo tres meses de relacin laboral con el evaluado y acreditar estudios a nivel medio; a excepcin de la auto evaluacin, que todo trabajador esta calificado para la misma.

La funcin de evaluador Superior Jerrquico ser designada a todo trabajador con personal bajo su direccin; la funcin de evaluador Subalterno, colega y cliente ser designada aleatoriamente a trabajadores que tengan esa relacin con el evaluado, y la auto evaluacin la realizar cada trabajador. Se designar de 1 a 2 evaluadores por cada tipo de evaluador que participar en el proceso.

En casos especiales, el superior jerrquico del evaluado podr cambiar un evaluador, con previa aprobacin de la Divisin de Recursos Humanos.

Segn la relacin laboral con el evaluado se establecen los siguientes tipos de evaluador: Superior Jerrquico: Jefe inmediato superior del evaluado,

generalmente ser un evaluador.

Subalterno: Trabajador que est bajo la direccin inmediata del evaluado. Se podr asignar de uno a dos evaluadores.

Colega: Trabajador que tiene un puesto de nivel similar que el del evaluado, y tiene relacin laboral constante con el mismo. Se podr asignar de uno a dos evaluadores.

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Autoevaluador: Trabajador que se evala a si mismo.

Cliente: Persona que tiene relacin laboral como cliente interno y/o externo del evaluado. Se podr designar de uno a dos evaluadores.

A un trabajador lo puede evaluar uno o ms evaluadores, segn se d la asignacin.

3.3.2

Operacin del sistema de evaluacin

La evaluacin del desempeo es un proceso a cargo de las personas designadas por el INTECAP, sin embargo, la responsabilidad ser compartida con el superior del evaluador, respetndose las jerarquas en funcin del siguiente orden:

a)

Para el personal a nivel de secciones, la evaluacin la efectuar el

jefe o encargado de Seccin.

b)

El personal docente (instructores, jefes de taller, jefes de

laboratorio de formacin), ser evaluado por el Jefe Tcnico Pedaggico o su equivalente segn el caso.

c)

El personal administrativo y de servicio del Centro de Capacitacin

o de una Delegacin Departamental ser evaluado por el Jefe del Centro o el Delegado Departamental respectivamente.

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d)

El personal de apoyo administrativo y/o tcnico ser evaluado por

la jefatura de quien dependan directamente.

e)

Los jefes o encargados de Seccin sern evaluados por el jefe del

Departamento que corresponda.

f)

Los jefes de Departamento o puestos de similar jerarqua, sern

evaluados por el jefe de la Divisin que corresponda.

g)

Los jefes de Divisin o Departamento, que reporten directamente a

la Gerencia, sern evaluados por el Gerente y Subgerente.

3.3.3

Ciclo de evaluacin

Comprende la fecha en que se desarrollar la evaluacin de los trabajadores de la Institucin, para efecto de evaluar el desempeo general en los perodos enero-junio y julio diciembre se realizar en julio y enero para cada perodo, y en fechas variables segn las otras modalidades de evaluacin.

La programacin de la evaluacin y las notificaciones respectivas son competencia de la Divisin de Recursos Humanos.

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3.3.4

mbito de aplicacin del sistema de evaluacin

El sistema de evaluacin del desempeo est dirigido a todos los trabajadores que tienen relacin laboral de dependencia con el INTECAP. Podrn ser evaluados bajo tres diferentes modalidades, que varan segn su objeto de evaluacin:

a)

Desempeo general

Evaluacin general, semestral, a la que se someter a todos los trabajadores, que tengan una antigedad mayor de seis meses. Los semestres a evaluar son: Enero-Junio y Julio-Diciembre.

b)

Perodo de prueba

Evaluacin que corresponder al perodo comprendido entre la fecha de toma de posesin y los seis meses posteriores en el caso de empleados de reciente ingreso; y tres meses para los casos de ascensos.

c)

Dominio

Evaluacin especfica que tiene como fin determinar el nivel de dominio de una o ms factores del desempeo. Aplica para evaluar a todo trabajador que es candidato a optar a un puesto de nivel superior o con fines de determinacin de brechas.

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Si la fecha de evaluacin del desempeo general y la fecha de evaluacin de perodo de prueba coinciden, deber realizarse slo una, y en el instrumento de evaluacin se indicar que se esta cumpliendo con ambos requisitos.

3.3.5

Mtodo de evaluacin

El mtodo de evaluacin en el cual se basar el sistema de evaluacin del desempeo, es el de 360 grados, el cual pretende dar a los trabajadores una perspectiva integral de su desempeo lo ms objetiva posible, con base al logro de los resultados esperados en su puesto de trabajo y el dominio de las competencias laborales requeridas por el puesto y la Institucin.

El mtodo de evaluacin puede comprender diferentes escalas segn el nmero de evaluadores que participan en el proceso y el nivel del puesto que ocupa el evaluado; su aplicacin estar sujeta a la aprobacin de la Gerencia.

Las escalas de evaluacin obedecern al enfoque de evaluacin de 360, metodologa que permite que el trabajador sea evaluado por diferentes personas con quienes interacta en su entorno de trabajo, as:

3.3.5.1

Escalas

a)

Evaluacin 360, cuando evala el superior jerrquico, el subalterno, el colega, el cliente interno o externo del trabajador y la auto evaluacin.

38

b)

Evaluacin 270, cuando evala el superior jerrquico, el subalterno, el colega y la auto evaluacin.

c)

Evaluacin 180, cuando evala el superior jerrquico, el colega y la auto evaluacin.

d)

Evaluacin 90, cuando evala el superior jerrquico y la auto evaluacin.

3.3.5.2

Asignacin de escalas por nivel de clase de puesto

Las escalas de evaluacin contenidas en el punto 3.3.5.1, se aplicarn a los diferentes niveles jerrquicos y sus respectivas clases de puestos, en la forma siguiente:

a)

Nivel operativo (Evaluacin 90): Comprende las siguientes clases de puestos: Encargado de Suministros, Encargado de Mantenimiento, Bodeguero, Fotgrafo, Tcnico en Iluminacin y Sonido, Operador de Equipo II, Operador de Equipo, Auxiliar Administrativo, Trabajador de Mantenimiento y Trabajador de Servicios Generales.

b)

Nivel tcnico administrativo (Evaluacin hasta 180): Comprende las siguientes clases de puestos: Dibujante, Tcnico en Diseo Grfico, Tcnico en Audio y Video, Secretaria de Gerencia, Asistente

Administrativo, Secretaria de Divisin, Auxiliar Financiero, Bibliotecario, Secretaria y Recepcionista.

39

c)

Nivel tcnico profesional (Evaluacin hasta 180):

Comprende las

siguientes clases de puestos: Asistente de Profesional, Encargado de Programas Generales, Consultor en formacin I, Encargado de Nminas, Auxiliar de Auditora, Coordinador de Dibujo, Asistente de Compras, Tcnico en Investigacin, Encargado de Aplicaciones, Auxiliar de Ingeniera y Arquitectura, Consultor en Creatividad y Comunicaciones, Orientador Vocacional y Encargado de Control Acadmico

d)

Nivel docente (Evaluacin hasta 180): Comprende las siguientes clases de puestos: Instructor e Instructor de Tecnologa Avanzada.

e)

Nivel profesional (Evaluacin hasta 180): Comprende las siguientes clases de puestos: Consultor en Formacin II, Consultor en

Compensacin y Organizacin, Mdico y Consultor II.

f)

Nivel mando medio docente (Evaluacin hasta 270): Comprende las siguientes clases de puestos: Jefe Tcnico Pedaggico A, Jefe Tcnico Pedaggico, Jefe de Laboratorio de Formacin A, Jefe de Laboratorio de Formacin, Jefe de Taller y Supervisor Tcnico Pedaggico.

g)

Nivel mando medio (Evaluacin hasta 270): Comprende las siguientes clases de puestos: Jefe de Reclutamiento y Seleccin, Delegado Departamental, Jefe de Contabilidad, Jefe de Inventarios, Jefe de Bodega, Jefe de Reproducciones, Jefe de Tesorera, Jefe de Presupuesto, Jefe de Servicios Generales, Jefe de Servicios

Administrativos A, Jefe de Servicios Administrativos y Jefe de Transporte.

40

h)

Nivel ejecutivo, segundo nivel (Evaluacin hasta 360): Comprende las siguientes clases de puestos: Jefe de Centro de Capacitacin A, Jefe de Centro de Capacitacin B, Jefe de Centro de Capacitacin C, Jefe de Departamento de Planes y Programas, Jefe de Departamento de Servicios Directos al Cliente, Jefe de Departamento de Investigacin de la Formacin, Jefe de Departamento de Tecnologa de la Formacin, Jefe de Departamento Financiero, Jefe de Departamento de

Administracin de Personal, Jefe de Departamento de Bienestar y Desarrollo, Jefe de Departamento de Capacitacin, Jefe de

Departamento Sectorial, Jefe de Departamento de Compras, Jefe de Departamento Tcnico Pedaggico, Jefe de Centro de Multimedios, Jefe de Control de Calidad, Jefe de Seccin de Construccin y Supervisin, Jefe de Seccin de Diseo y Planificacin, Coordinador de Material Escrito y Audiovisual y Jefe de Departamento de Administracin Regional.

i)

Nivel ejecutivo, primer nivel (Evaluacin hasta 360): Comprende las siguientes clases de puestos: Jefe de Divisin Tcnica, Jefe de Divisin de Recursos Humanos, Jefe de Divisin de Planificacin, Jefe de Divisin Administracin y Finanzas, Jefe de Divisin Regional A, Jefe de Divisin Regional B, Jefe de Departamento de Imagen Institucional, Jefe de Departamento de Diseo e Infraestructura, Jefe de Departamento de Auditora Interna, Jefe de Departamento de Aseguramiento de la Calidad, Jefe de Departamento de Informtica, Jefe de Departamento de Cooperacin Tcnica, Jefe de Departamento de Asesora Legal, Asesor de Gerencia, Secretario General y Coordinador Sectorial.

41

3.3.6

Descripcin del instrumento de evaluacin

Se ha diseado cuatro instrumentos de evaluacin del desempeo, cada uno abarca a una familia de puestos afines, segn la siguiente descripcin:

a)

Nivel ejecutivo (DRH-ED-01 )

Est destinado a evaluar el desempeo de las jefaturas de primer y segundo nivel; bajo el criterio de competencias laborales que les corresponden.

b)

Nivel mandos medios y profesional (DRH-ED-02)

Est

destinado

evaluar

el

desempeo

de

profesionales

sin

responsabilidad de supervisin y jefes de seccin o unidad; con base a los objetivos del puesto.

c)

Personal docente (DRH-ED-03)

Est destinado a evaluar a jefes de taller, jefes de laboratorio de formacin e instructores; con base a los objetivos del puesto.

d)

Nivel administrativo y de servicio (DRH-ED-04)

Est destinado a evaluar a todo el personal de apoyo administrativo, tcnico y de servicio; con base a los objetivos del puesto.

42

Cada

instrumento consta de seis secciones principales: Cuadro de

generales, instrucciones, cuadro de criterios de evaluacin, cuadro de resumen de calificacin, cuadro de evaluacin global de la actuacin y cuadro de comentarios del evaluador.

1) Cuadro de generales: El objetivo de la seccin es de registrar la informacin general del evaluado, evaluador y el propsito de la evaluacin, la cual servir para clasificar el instrumento; se compone de las siguientes reas:

1.1 Perodo de evaluacin: En esta rea se indicar, con fechas, el perodo que se est evaluando y la fecha de la evaluacin.

1.2 Datos del evaluado: En esta rea se indicar los datos generales del evaluado, cdigo de empleado, nombre completo, ttulo del puesto, dependencia a la que pertenece y la fecha de ingreso a la Institucin en relacin de dependencia.

1.3 Tipo de evaluador: En esta rea se indicar si la persona que llena la evaluacin esta designado como superior jerrquico, subalterno, colega, autoevaluador o cliente.

1.4 Datos del evaluador: El rea describe la informacin general del evaluador, incluyendo su nombre, puesto que ocupa, cdigo de empleado.

43

1.5 Propsito de la evaluacin: En esta rea se especifica el objeto de estudio del instrumento, si el empleado ser evaluado bajo la modalidad de desempeo general, por promocin o por concluir su perodo de prueba.

2) Instrucciones: En esta seccin se describe la forma en que el evaluador debe manejar el instrumento de evaluacin; seala el objetivo del instrumento, que es el de evaluar "cmo" el empleado cumpli las responsabilidades del puesto y las metas asignadas; enumera los pasos a seguir, iniciando con la lectura detenida de los criterios de evaluacin, seleccionar el criterio que mejor describa el desempeo del trabajador y escoger una nota dentro del rango de calificacin asignando los puntos que correspondan al criterio seleccionado;

3) Criterios de evaluacin: Los factores se dividen en criterios de evaluacin, que son las descripciones o valores cualitativos que definen el desempeo del trabajador.

Por ejemplo, en el cuadro que se presenta a continuacin, las descripciones enumeradas del uno al cuatro son los criterios de evaluacin del factor de conocimiento del trabajo.

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Tabla III. Ejemplo de criterios de evaluacin

CONOCIMIENTO DEL TRABAJO I . Superficial, fallas graves en el trabajo. 0

2.Conocimientos limitados, fallas frecuentes.

1a5

3. Conocimientos necesarios, pocas fallas.

6 a 12

4. Conocimientos suficientes, trabajo superior.

13 a 15

3.1 Rango de puntos: Esta rea corresponde a la calificacin cuantitativa asignada a cada criterio de evaluacin que describe al factor.

4) Cuadro de resumen de calificacin: En esta seccin se hace un resumen de la calificacin obtenida en cada uno de los factores y se ubica al trabajador en una calificacin que determina cualitativa y cuantitativamente su nivel de desempeo. Se divide en dos reas:

4.1 Cuadro de resumen: Este enumera todos los factores evaluados y tiene una casilla para que el evaluador registre los punteos asignados a cada factor y realice la sumatoria final, registrando el total en la casilla de puntaje total. El puntaje total obtenido debe convertirse en porcentaje, con base a la frmula descrita en el cuadro.

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Tabla IV. Cuadro resumen de factores evaluados

RESUMEN (Instrumento DH-ED-04) FACTOR PRODUCTIVIDAD VOLUMEN DE TRABAJO RESPONSABILIDAD ACTITUDES HACIA EL JEFE AUTOCONTROL ASISTENCIA PUNTUALIDAD DISCIPLINA PUNTAJE TOTAL PORCENTAJE (TOTAL / 275 * 100) PUNTEO

4.2 Cuadro de ponderacin de factores: En esta rea se ubica la calificacin final del desempeo del trabajador, y ofrece un criterio cuantitativo y cualitativo. A continuacin, se presenta el modelo del cuadro de ponderacin de factores y la descripcin de los criterios.

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Tabla V. Cuadro de ponderacin de factores

PONDERACIN DE FACTORES CALIFICACIN SOBRESALIENTE MUY BUENO BUENO REGULAR DEFICIENTE RANGOS 91% -100% 76% - 90% 61% - 75% 51% - 60% 0% - 50%

Tabla VI. Descripcin de la ponderacin de factores

CALIFICACIN

DESCRIPCIN El trabajador tiene la mxima prioridad para promociones, siempre y cuando cumpla los requisitos establecidos. Se le deber felicitar por

SOBRESALIENTE (Escala A)

escrito y figurar en los medios informativos de la Institucin (Boletn informativo, Memoria de Labores, etc.). Candidato a capacitacin para su desarrollo en las reas de oportunidad identificadas.

El trabajador tiene prioridad despus de (A) para promociones, MUY BUENO (Escala B) siempre y cuando cumpla los requisitos establecidos. Se le deber felicitar por escrito. Candidato a capacitacin para su desarrollo en las reas de oportunidad identificadas.

El trabajador tiene un desempeo aceptable, es candidato a BUENO (Escala C) programas de capacitacin para su nivelacin y desarrollo, tiene oportunidad para promociones, siempre y cuando cumpla los requisitos establecidos y no existan candidatos catalogados en las escalas A y B.

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El trabajador necesita mejorar su desempeo, es candidato a participar en programas de capacitacin para su nivelacin, para lo REGULAR (Escala D) cual se proceder a asignarle un perodo de tres meses despus de la evaluacin para que modifique y/o mejore su desempeo; caso contrario podr abrrsele expediente disciplinario por incumplimiento de sus funciones y responsabilidades. DEFICIENTE (Escala E) El trabajador no realiza bien su trabajo por incumplimiento de sus funciones disciplinario y responsabilidades; podr abrrsele expediente

5) Cuadro de evaluacin global de la actuacin: El objetivo de esta seccin es el de calificar el desempeo del trabajador, tomando en cuenta todas las condiciones del entorno que influyan en su desempeo. Esta calificacin obedece a la opinin del evaluador, y permite verificar si los resultados del instrumento coinciden con sta. Esta seccin se divide en las siguientes reas:

5.1 Cuadro general: Esta rea incluye una descripcin del objetivo, aplicacin e instrucciones de la Evaluacin Global de la Actuacin.

5.2 Cuadro de firmas: El objeto de esta rea es el de registrar el nombre y firma de los responsables de la evaluacin del desempeo, incluye los datos del evaluador y los del jefe inmediato del evaluador.

La firma del jefe inmediato del evaluador, busca registrar la revisin que ste hace sobre la objetividad del evaluador en la calificacin del desempeo del trabajador.

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6) Cuadro de comentarios del evaluador: En esta seccin se le pide al evaluador, que en base al comportamiento observado en el evaluado durante el perodo de evaluacin, emita su opinin sobre aspectos como la compatibilidad del evaluado con su puesto, sus debilidades y fortalezas, preparacin para optar a promociones y necesidades de capacitacin.

3.3.7

Recomendaciones para el evaluador

Todo evaluador por su condicin de humano, est expuesto a cometer errores cuando califica el rendimiento individual en el trabajo, no importando cual sea el sistema de evaluacin que utilice. A continuacin se mencionan algunos de los errores ms relevantes que deben evitarse al calificar.

a)

La importancia del puesto: El evaluador se deja influenciar por la mayor o menor importancia del puesto que ocupa el evaluado, sin percatarse que no hay ninguna relacin entre el nivel del puesto y la calificacin del desempeo del individuo que lo ocupa.

b)

El efecto de halo o error de imagen : Consiste en que el evaluador se deja influenciar inconscientemente por alguna virtud o por algn defecto del individuo; y en base a se califica otros aspectos que no tienen ninguna relacin con dicha virtud o dicho defecto.

49

O sea que, el evaluador pierde de vista que existen varios comportamientos para evaluar en el trabajador y que cada uno se refiere a un determinado aspecto del desempeo del individuo; olvida que un trabajador puede ser extraordinario respecto a una competencia y a la vez poco buena o nula respecto a otra.

c)

La tendencia central: Es uno de los errores ms comunes al evaluar. Este error se evidencia cuando el evaluador hace todas las marcas o casi todas ellas con un criterio promedio, de esta manera se evita el conflicto cuando se tiene dudas, no tiene la informacin adecuada o cuando en el proceso se est poniendo muy poca atencin y esfuerzo.

d)

El error constante: Consiste en calificar a todos los subalternos de una misma manera, o como buenos, o como regulares, o como malos. Este error deriva, o de un desconocimiento de la trascendencia de los resultados de las evaluaciones por parte del evaluador, o de una grave irresponsabilidad de ste en sus funciones de direccin, supervisin y control.

e)

La calificacin afectiva: Uno de los mayores peligros de calificacin es la afectividad, esto es, el permitir que los sentimientos del evaluador influyan en la evaluacin. De ello resultan calificaciones altas para trabajadores mediocres y calificaciones bajas para trabajadores excelentes.

El evaluador deber ser objetivo e imparcial en la evaluacin, no debe tener cabida ni los favoritismos ni las discriminaciones.

50

f)

El comportamiento reciente: El impacto causado por algn incidente reciente en el trabajo del empleado puede afectar la objetividad de la evaluacin. Al prepararse para evaluar el desempeo, el evaluador puede dejarse llevar por esas experiencias recientes e ignorar el comportamiento observado durante el perodo.

g)

Los errores de inclinacin: Este error consiste en la inclinacin o perjuicio que puede tener un jefe al momento de evaluar, causando favoritismo o un efecto negativo, por ejemplo: aspectos como antigedad, raza, religin, sexo, posicin, etc.

h)

El apresuramiento: Este error no requiere mayor explicacin, una tarea de esta naturaleza es de las que no pueden hacerse bien si uno va contra el tiempo.

3.3.8

Proceso de evaluacin

La Divisin de Recursos Humanos velar porque los formularios sean llenados segn el instructivo respectivo. La evaluacin deber ser lo ms objetiva posible, tratando de tomar en cuenta el desempeo cotidiano observado durante todo el perodo que se califica y, sin influenciarse por actuaciones ocasionales, ya sean positivas o negativas, especialmente las ms recientes a la fecha de evaluacin.

51

El "evaluador" realizar la evaluacin del desempeo a los trabajadores que le sean indicado por la Divisin de Recursos Humanos.

1) En caso de rotacin de puesto: Se deber calificar al trabajador con relacin a las funciones que desempea en el momento de la evaluacin. En caso que un trabajador haya sido rotado de un puesto a otro, deber ser evaluado en el cargo en el que ha estado ms tiempo, durante el perodo a evaluar.

2) En caso de ausencia por permiso, suspensin o beca: Si durante el perodo de evaluacin el trabajador se encuentra ausente de su puesto, ya sea por incapacidad, becas o permisos, el proceso de evaluacin deber realizarse hasta el siguiente perodo; para ello, el jefe inmediato deber justificar el caso en forma escrita, ante la Jefatura de la Divisin de Recursos Humanos.

3) Distribucin y manejo de instrumentos: La Divisin de Recursos Humanos entregar los instrumentos a los evaluadores, en cantidades iguales al nmero de evaluados designados.

Los instrumentos, debidamente llenos, debern ser entregados en la fecha que se estipule en la calendarizacin, a la Divisin de Recursos Humanos. Con los resultados de cada calificacin correspondiente al perodo que se evala, la Divisin de Recursos Humanos elaborar el informe de resultados, emitir y distribuir las notificaciones para dar paso a la retroalimentacin.

52

Los originales de los instrumentos de evaluacin y las copias firmadas de las notificaciones de resultados de evaluacin del desempeo, debern ser archivados en el expediente de cada

trabajador que se encuentra en la Divisin de Recursos Humanos, y fotocopia en el archivo de la unidad a donde corresponda.

4) Modificaciones al manual: La Divisin de Recursos Humanos tendr que revisar y proponer anualmente los cambios y reformas que considere necesarios al sistema de evaluacin del desempeo; estos cambios estarn sujetos a la aprobacin de la Honorable Junta Directiva o Gerencia, segn corresponda a cada uno de dichos rganos.

3.3.8

Notificacin de resultados

Para la notificacin y retroalimentacin de resultados, se utiliza el registro DH-ED-05 Notificacin de Resultados de Evaluacin del Desempeo; incluye el memo de notificacin, la hoja de retroalimentacin y el seguimiento.

Al trabajador se le hace entrega del memo de notificacin, firmado por su jefe inmediato, que se constituye en la hoja No. 1 del registro, en la que se indica el resultado cuantitativo y cualitativo obtenido. El trabajador debe firmar de enterado, para evidenciar que se le dio a conocer su resultado.

53

Figura 2. Diagrama del proceso de evaluacin


Actividad / Responsable Inicio EP-DH JDV-DH GE/JD EV TR

Determinar modalidad de evaluacin Reproducir instrumentos de evaluacin oficiales Designar Evaluadores

Asignar evaluados a cada evaluador

Sensibilizar a evaluadores Entregar instrumentos de evaluacin

Evaluar

Obtener aval de jefe inmediato Recibir instrumentos de evaluacin en DH Registrar resultados Elaborar instrumentos para notificacin Entregar instrumentos de notificacin evaluadores Retroalimentar y notificar a evaluados

54

Actividad / Responsable

EP-DH

JDV-DH

GE/JD

EV

TR

1
Solicitar revisin de la evaluacin (Inconformidad) Recibir instrumentos de notificacin en DH Registrar plan de accin descrito en instrumentos de notificacin Recibir solicitud de revisin de evaluacin del desempeo Revisin de evaluacin del desempeo Dictaminar resolucin de la revisin Notificar resolucin de la revisin Registrar resultados de la resolucin de inconformidad Elaborar informe de resultados del perodo NO SI

Presentar resultados Trasladar indicadores a unidades usuarias para plan de mejora Evaluar el proceso de evaluacin del desempeo Proponer modificaciones para mejora del proceso

55

Actividad / Responsable

EP-DH

JDV-DH

GE/JD

EV

TR

Revisar modificaciones NO SI Modificar documentos que aplique

Aprobar modificaciones

Final

56

4.

ANLISIS Y DETERMINACIN DE LOS CRITERIOS DE DESEMPEO

Para la determinacin de criterios de desempeo se priorizan aquellos que ms favorezcan el logro de los objetivos de los puestos y se operacionalizan o definen a lo interno de la Institucin para que cada uno de los involucrados en el proceso de evaluacin del desempeo entienda lo mismo.

Tabla VII. Definicin de criterios de evaluacin

CRITERIO Actitud hacia el jefe Asistencia Atencin al cliente Autocontrol Capacidad analtica Comunicacin Comunicador Conocimiento del trabajo Control de grupo Cooperacin

DEFINICIN Grado en que obedece y cumple con los requerimientos de su jefe. Cumplimiento de las polticas de asistencia contempladas en el Reglamento Interno de Trabajo. El grado en que sus acciones alcanzan la satisfaccin del cliente interno y externo. Capacidad de controlar sus emociones ante cualquier situacin. La capacidad que tiene el trabajador de evaluar las causas y efectos de las situaciones que se presentan, y de dar solucin a las mismas. Actitud del trabajador a proporcionar y recibir informacin, y el uso que hace de la misma. Actitud y capacidad de favorecer el flujo de informacin en la institucin. Grado en que el trabajador conoce la informacin, tcnicas y procedimientos necesarios para el desempeo de su funcin. Capacidad de atraer la atencin y participacin del grupo. Grado en que brinda ayuda a sus compaeros de trabajo en actividades propias y ajenas a sus funciones.

57

Cooperativo Coordinacin Cumplidor de metas Disciplina Discrecin Elocucin Estratega Evaluacin Facilitador Fijador de objetivos

Iniciativa Innovador

Grado en que brinda su apoyo favorece la fluidez del trabajo. Capacidad de organizar eficientemente sus actividades y recursos. Capacidad de alcanzar los objetivos propuestos. Cumplimiento de las normas y polticas de la institucin, con referencia a las evidencias de sancin disciplinaria. Capacidad de manejar y expresar la informacin asertivamente. Habilidad en el uso de lenguaje tcnico que se ajuste a las caractersticas del participante, la claridad y precisin en la transmisin de ideas. Capacidad de determinar y orientar estrategias que apoyen el cumplimiento de los objetivos propuestos. Evala a los participantes con base a contenidos y objetivos del curso con tcnicas apropiadas. Proporciona herramientas y faculta al personal a su cargo para que logre los objetivos propuestos. Asertividad en la formulacin y direccin de objetivos que se encaminen al cumplimiento de la Misin y la Visin de la Institucin. Indica si el empleado acta en forma autnoma para realizar actividades, solucionar situaciones y aportar ideas.

Capacidad de generar ideas creativas, en pro del cumplimiento de objetivos e implementacin de mejoras. Evala su determinacin para forjar su superacin, y el Inters y adaptacin aprovechar las oportunidades que se le brindan en la Institucin. El trabajador participa en todas las actividades que le Involucrado competen, as como si apoya y verifica el cumplimiento de las actividades del personal a su cargo. Capacidad de analizar y manejar situaciones de conflicto, del Manejo de conflictos grupo de participantes. Orientado a la Mejora Capacidad de desarrollar constantemente alternativas que continua logren aumentar el nivel de eficiencia. Orientado al El trabajador constituye en un facilitador de informacin y Desarrollo del oportunidades para el desarrollo de los trabajadores a su recurso humano cargo. Orientado hacia la Mximo aprovechamiento de los recursos en el cumplimiento Eficiencia de los objetivos propuestos. Orientado al Servicio Determina las necesidades del cliente y encamina las al cliente acciones de su unidad a la satisfaccin de stas.

58

Planificacin Productividad Puntualidad Recompensador Relaciones interpersonales Supervisin Tomador de decisiones Trabajo en equipo Uso de materiales didcticos Uso de Tcnicas didcticas Valores Visionario

Desarrolla sus actividades basado en previa y acertada planificacin. Cumplimiento de los objetivos propuestos con el uso ptimo de los recursos. Cumplimiento con las polticas de horario de entradas y salidas de labores, contempladas en el Reglamento Interno de Trabajo (incluyendo perodo de almuerzo). Capacidad de dar reconocimiento objetivo al esfuerzo del personal a su cargo, en el momento indicado. Capacidad de integrarse al grupo de trabajo y el grado de aceptacin que tiene en el mismo. Capacidad de dirigir y controlar eficientemente las funciones del personal a su cargo, y el grado en que su direccin goza de aceptacin. Asertividad y orientacin de sus decisiones, basando stas en informacin objetiva. Evala la trascendencia de las mismas. Su aporte, al cumplimiento de las metas de la Institucin como elemento de su equipo de trabajo. Capacidad de seleccionar y utilizar eficientemente los materiales necesarios para el proceso de enseanzaaprendizaje. Capacidad de seleccionar y utilizar eficientemente las tcnicas de enseanza y aprendizaje. Grado en que se identifica y cumple con las normas y valores de la Institucin. Capacidad de aprovechar al mximo oportunidades que favorezcan el cumplimiento de la visin institucional a corto o largo plazo.

59

4.1

Indicadores de nivel ejecutivo y mandos medios

Tabla VIII. Indicadores de nivel ejecutivo y mandos medios

NIVEL MANDOS No. NIVEL EJECUTIVO MEDIOS Y PROFESIONALES


1 COMUNICADOR ATENCION AL CLIENTE CAPACIDAD ANALTICA COMUNICACIN VALORES CONOCIMIENTO COOPERACIN DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO DISCRECIN

2 3 4

COOPERATIVO CUMPLIDOR DE METAS ESTRATEGA FACILITADOR

6 7 8

FIJADOR DE OBJETIVOS INNOVADOR INVOLUCRADO ORIENTADO AL DESARROLLO

DEL RECURSO HUMANO ORIENTADO HACIA EL

INICIATIVA

10

SERVICIO AL CLIENTE

INTERESES Y ADAPTACIN

11

ORIENTADO HACIA LA EFICIENCIA ORIENTADO HACIA LA MEJORA CONTINUA

PRODUCTIVIDAD

12

PUNTUALIDAD

60

13 14 15 16 17 18 TOTAL

RECOMPENSADOR TOMADOR DE DECISIONES VISIONARIO VALORES DISCRECIN TRABAJO EN EQUIPO 18

RELACIONES INTERPERSONALES SUPERVISIN TRABAJO EN EQUIPO

15

4.1.1

Instrumentos de medicin

61

Figura 3. Instrumento de evaluacin para ejecutivos

DH-ED-01 Instrumento de Evaluacin del Desempeo 1 de 8


EVALUACIN DEL DESEMPEO (NIVEL EJECUTIVO) PERIODO DE EVALUACIN: Cdigo del trabajador: Puesto: Dependencia: TIPO DE EVALUADOR: Colega Superior jerrquico Auto evaluacin Fecha de Ingreso: Subalterno Cliente FECHA DE EVALUACIN: Apellidos y nombres del trabajador:

DATOS DEL EVALUADOR : ( NO aplica en la modalidad de Auto evaluacin ) Cdigo de trabajador: Puesto: PROPSITO DE EVALUACIN : Desempeo general Promocin Periodo de prueba Apellidos y nombres:

INSTRUCCIONES: Los siguientes factores permiten evaluar cmo el empleado cumpli las responsabilidades del puesto y las metas asignadas. Lea detenidamente cada CRITERIO DE EVALUACIN, con el fin de calificar objetivamente la actuacin del empleado y encierre con un crculo la calificacin que corresponda a cada CRITERIO con base a la siguiente escala. 1 = Deficiente 2 = Regular 3 = Bueno 4 = Muy bueno 5 = Sobresaliente Al final de cada factor realice una sumatoria preliminar, la cual deber trasladar al cuadro de resumen. VISIONARIO 1. Sus acciones estn basadas en el largo plazo y alineadas con la visin de la Institucin. 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 FACILITADOR 1. Provee herramientas a su personal para trabajar de una manera mas fcil y eficaz. 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

2. Trabaja para lograr los objetivos estratgicos y por consiguiente la misin de la Institucin.

2. Permite a otros opinar en decisiones que afectan su trabajo.

3. Reevala las experiencias pasadas para aprender de ellas y construir un futuro mejor para la Institucin. PUNTEO

3. Proporciona a otros la facultad para tomar acciones en asuntos que mejoren el servicio al cliente y la calidad del trabajo. PUNTEO

62

DH-ED-01 Instrumento de Evaluacin del Desempeo 2 de 8


COMUNICADOR 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

RECOMPENSADOR

1. Reconoce el buen trabajo y esfuerzo de su personal.

1. Comunica claramente los objetivos del rea, las estrategias y el progreso de la Institucin.

2. Proporciona reconocimiento verbal instantneo cuando un buen trabajo es realizado.

2. Es una persona accesible, para comunicarse con l.

3. Aprecia las cualidades de su personal.

3. Proporciona retroalimentacin sobre el desempeo de las personas para mejorarlo.

PUNTEO

PUNTEO

INNOVADOR 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

INVOLUCRADO 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

1. Motiva la generacin de ideas de mejora.

1. Visita los puestos de trabajo con regularidad.

2. Es receptivo a las ideas de cambio y apoya su implementacin.

2. Participa directamente apoyando el trabajo de los dems.

3. Genera ideas para mejorar los procesos de trabajo. PUNTEO

3. Es visible su involucramiento con la Institucin. PUNTEO

63

DH-ED-01 Instrumento de Evaluacin del Desempeo de 8


ESTRATEGA 1. Determina estrategias que generan valor para la Institucin. 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 TOMADOR DE DECISIONES 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

1. Acierta en la toma de decisiones.

2. Entiende los requerimientos del cliente externo y orienta sus estrategias hacia estos.

2. Las decisiones que toma estn basadas en hechos, datos y la trascendencia de las mismas.

3. Reevala y redefine sus estrategias cuando lo exige las circunstancias del sistema interno y externo. PUNTEO

3. Toma en cuenta la opinin de otros cuando tiene que tomar una decisin importante que afecte a los dems. PUNTEO

ORIENTADO HACIA LA EFICIENCIA 1. Sus decisiones y acciones estn orientadas hacia la optimizacin de recursos. 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

2. El control y ahorro de recursos es parte de su forma de administracin.

3. Mantiene indicadores de eficiencia que le permite evaluar y mejorar el desempeo de su rea.

4. Est claramente enfocado hacia el mejoramiento de la productividad de la Institucin. PUNTEO

ORIENTADO HACIA LA MEJORA CONTINUA 1 2 1. Busca formas de cambiar los procesos y 3 mtodos de trabajo para mejorar la eficiencia. 4 5 1 2 2. Estimula positivamente el trabajo de los 3 dems para mejorar. 4 5 1 3. Aprende de los problemas y mantiene una 2 3 actitud de que cada problema es una 4 oportunidad de mejora. 5 1 4. Tiene un enfoque de evaluacin y 2 eliminacin de causas, cuando se presenta 3 algn problema. 4 5 PUNTEO

4
CUMPLIDOR DE METAS FIJADOR DE OBJETIVOS

64

DH-ED-01 Instrumento de Evaluacin del Desempeo de 8


1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

1. Alcanza los objetivos determinados en su planificacin.

1. Cuenta con objetivos claros de la ruta que debe tomar su rea y hacia donde debe llegar. 2. Cuando fija un objetivo, ste est directamente relacionado con los de otros departamentos y los objetivos estratgicos de la Institucin. 3. Fija claramente que sistemas, mtodos o estrategias se utilizarn para alcanzar los objetivos.

2. Logra los objetivos dentro del tiempo planificado.

3. Verifica el cumplimiento de los objetivos de su personal.

4. Se auxilia de planes de contingencia para el logro de sus objetivos.

4. Reevala y redefine los objetivos, cuando los exigen las circunstancias de los procesos.

PUNTEO ORIENTADO HACIA EL SERVICIO AL CLIENTE 1. Constantemente est buscando determinar los requerimientos de sus clientes. 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

PUNTEO COOPERATIVO 1. Autoriza trmites y papelera en forma oportuna. 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

2. Determina los niveles de satisfaccin de sus clientes para con el servicio prestado y toma acciones al respecto.

2. Entrega en tiempo los reportes que le son solicitados.

3. Est claramente orientado hacia el servicio de los dems. PUNTEO

3. Apoya en forma efectiva a otras reas de la Institucin cuando se le solicita. PUNTEO

65

DH-ED-01 Instrumento de Evaluacin del Desempeo de 8


ORIENTADO AL DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO 1. Sus objetivos y estrategias contemplan el mximo aprovechamiento de las potencialidades del personal a su cargo. 2. Reconoce las necesidades de capacitacin y desarrollo del personal a su cargo, y emprende medidas de accin para satisfacerlas. 3. Asesora a su personal, para establecer metas que conlleven su desarrollo y el del entorno en que labora. PUNTEO 1 3 5 1 3 5 1 3 5 2 4 2 4 2 4 DISCRETO Es capaz de evaluar el impacto y trascendencia de la informacin. 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Hace uso apropiado de la informacin confidencial.

Es selectivo al momento de brindar la informacin, apegndose a los lineamientos recibidos. PUNTEO

VALORES 1 3 5 1 3 5 1 3 5 2 4 2 4 2 4

ORIENTADO AL TRABAJO EN EQUIPO 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Se identifica con las normas y valores de la Institucin.

Fomenta el trabajo en equipo.

Fomenta los valores de la Institucin.

Se constituye en un elemento motivador en su equipo de trabajo, para el cumplimiento de las metas conjuntas.

Cumple con las normas, procedimientos y valores de la Institucin. PUNTEO

Apoya en forma efectiva a los otros elementos de su equipo de trabajo. PUNTEO

RESUMEN
FACTOR VISIONARIO FACILITADOR PUNTEO

66

DH-ED-01 Instrumento de Evaluacin del Desempeo de 8 RECOMPENSADOR COMUNICADOR INNOVADOR INVOLUCRADO ESTRATEGA TOMADOR DE DECISIONES ORIENTADO HACIA LA EFICIENCIA ORIENTADO HACIA LA MEJORA CONTINUA CUMPLIDOR DE METAS FIJADOR DE OBJETIVOS ORIENTADO HACIA EL SERVICIO AL CLIENTE COOPERATIVO ORIENTADO AL DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO DISCRETO VALORES ORIENTADO AL TRABAJO EN EQUIPO PUNTAJE TOTAL PORCENTAJE ( TOTAL /290*100) PONDERACIN DE FACTORES CALIFICACIN SOBRESALIENTE MUY BUENO BUENO REGULAR DEFICIENTE RANGOS 91% - 100% 76% - 90% 61% - 75% 51% - 60% 0% - 50% 7

EVALUACIN GLOBAL DE LA ACTUACIN: Con base a la revisin de las finalidades del puesto, del cumplimiento de las metas, los resultados alcanzados, la actualizacin en los factores, los recursos utilizados y las condiciones del entorno, evale en forma global el desempeo del trabajador.

67

DH-ED-01 Instrumento de Evaluacin del Desempeo de 8 Marque en el recuadro, lo que considere es la evaluacin global de la actuacin del trabajador

DEFICIENTE Actuacin que no cumple con las finalidades del puesto, ni con el logro de las metas establecidas

REGULAR

BUENA

MUY BUENA

SOBRESALIENTE

Actuacin definitiva y Actuacin que Actuacin que en Actuacin mejor consistente, logra los forma consistente que la esperada, resultados mnimos logra los logra resultados que excelente en el logro de resultados, en esperados de resultados exceden las relacin con las acuerdo con las esperados, de exigencias del exigencias del puesto exigencias del acuerdo con las puesto y/o las puesto, requiere exigencias del actividades asignadas y/o las actividades asignadas. de un plan de puesto y/o mejoramiento a actividades corto plazo. asignadas.

COMENTARIOS DEL EVALUADOR

Lea detenidamente cada uno de los aspectos que se sealan a continuacin, responda de acuerdo al comportamiento que ha observado en el evaluado durante todo el perodo de evaluacin. 1. Est el evaluado bien colocado en la actividad que realiza actualmente?

68

DH-ED-01 Instrumento de Evaluacin del Desempeo de 8 S Observaciones: No

2.

Qu debilidades y fortalezas presenta para desempear este puesto de manera eficiente?

Debilidades:

Fortalezas:

3.

Especifique que reas de capacitacin requiere:

FIRMA EVALUADOR

FIRMA JEFE INMEDIATO DEL EVALUADOR*

*(Aplica solo en la modalidad de superior jerrquico)

69

Figura 4. Instrumento de evaluacin para mandos medios y profesionales

DH-ED-02 Instrumento de Evaluacin del Desempeo 1 de 8


EVALUACIN DEL DESEMPEO (NIVEL MANDOS MEDIOS Y PROFESIONAL) PERIODO DE EVALUACIN: Cdigo del trabajador: Puesto: Dependencia: TIPO DE EVALUADOR: Colega Superior jerrquico Auto evaluacin Fecha de Ingreso: Subalterno Cliente FECHA DE EVALUACIN: Apellidos y nombres del trabajador:

DATOS DEL EVALUADOR : ( NO aplica en la modalidad de Auto evaluacin ) Cdigo del trabajador: Puesto:
PROPSITO DE EVALUACIN : Desempeo general

Apellidos y nombres:

Promocin

Periodo de prueba

INSTRUCCIONES: Los siguientes factores permiten evaluar cmo el empleado cumpli las responsabilidades del puesto y las metas asignadas. Lea detenidamente cada CRITERIO DE EVALUACIN, con el fin de calificar objetivamente la actuacin del empleado y anote en el recuadro vaco la calificacin que corresponda a cada factor segn el rango y criterio elegido. Al finalizar copie los punteos en el cuadro resumen. CONOCIMIENTO Tiene pocos conocimientos de los requeridos para desempear su puesto, requiere asesora frecuente. 2. Posee los conocimientos mnimos requeridos para el desempeo eficiente de su trabajo, requiere asesora eventualmente. 3. Tiene el conocimiento necesario para desempear eficientemente su trabajo. 0a5 PRODUCTIVIDAD 1. No cumple con los objetivos del puesto, y est por debajo de los requerimientos en cuanto a volumen, tiempo de entrega, precisin y contenido. 2. Logra sus objetivos, bajo supervisin. El volumen, tiempo de entrega, precisin y contenido de su trabajo es aceptable. 3. Logra sus objetivos en el tiempo previsto, su trabajo es ntido, preciso y de alta confiabilidad. 4. Alcanza el cumplimiento de objetivos antes del tiempo previsto. El volumen de trabajo es superior a lo exigido, con exactitud, nitidez y excelente contenido. 0a5

6 a 15

6 a 15

16 a 20

16 a 20

4. Supera los conocimientos exigidos en el desarrollo de su trabajo.

21 a 25

21 a 25

70

DH-ED-02 Instrumento de Evaluacin del Desempeo 2 de 8

INICIATIVA 1. No acta en forma autnoma, no propone sugerencias para mejorar el trabajo. 2. En ocasiones acta independientemente. Aportando eventualmente ideas que benefician el desarrollo del trabajo. 3. Generalmente acta independientemente. Aporta ideas que benefician el desarrollo del trabajo. 4. Se distingue por su actuacin independientemente y con frecuencia sugiere y desarrolla nuevas ideas en beneficio del trabajo. 0a5

CAPACIDAD ANALTICA 1. Generalmente analiza las situaciones que se le presentan, sin embargo tiene dificultad para escoger una alternativa. 2. Analiza las situaciones que se le presentan, regularmente escoge una solucin apropiada. 3. Tiene gran capacidad para analizar situaciones y escoger la alternativa ms acertada. 4. Excelente capacidad para analizar situaciones, siempre selecciona o crea alternativas acertadas que conllevan al manejo efectivo de la misma. 0a5

6 a 10

6 a 15

11 a 15

16 a 20

16 a 20

21 a 25

RELACIONES INTERPERSONALES 1. Presenta dificultades para interactuar con su grupo de trabajo, provocando incidentes. 2. Presenta ligeras dificultades para interactuar con su grupo de trabajo; pero goza de aceptacin. 3. Sus relaciones en el trabajo son satisfactorias. Es aceptado por sus compaeros. 4. Excelentes relaciones en el trabajo. Tiene gran ascendencia sobre sus compaeros y participantes. 0a5

COOPERACIN 1. Presta su colaboracin cuando se le solicita , pero NO por su propia voluntad. 2. Regularmente colabora con su grupo de trabajo. 3. Muestra disposicin espontnea a colaborar. 4. Siempre presta su colaboracin en forma espontnea, lo hace en forma 3 entusiasta y activa. 0a5

6 a 15

6 a 10

16 a 20

11 a 15

21 a 25

16 a 20

DISCRECIN 1. Ocasionalmente es imprudente lo cual 0a5

VALORES 1. No cumple con las normas, 0a5

71

DH-ED-02 Instrumento de Evaluacin del Desempeo de 8


causa recelo entre sus compaeros de trabajo. 2. Es prudente, acta y se expresa con sensatez. 3. Es sumamente prudente, se le puede confiar informacin o tareas confidenciales. 4. Se le distingue por la prudencia en su actuacin y desarrollo del trabajo. Maneja acertadamente la informacin o tareas confidenciales. 6 a 10 reglamentos y valores establecidos en la Institucin. 2. Requiere de constante supervisin para cumplir con las normas, reglamentos y valores establecidos en la Institucin. 3. Cumple con las normas, reglamentos y valores establecidos en la Institucin. 4. Se identifica con la Institucin, cumple eficientemente las normas, procedimientos y valores establecidos.

6 a 15

11 a 15

16 a 20

16 a 20

21 a 25

INTERESES Y ADAPTACIN 1. No se preocupa por adquirir conocimientos de su trabajo, aspiraciones diferentes a su actividad. 0

PUNTUALIDAD 0 1. Seis o ms ingresos tarde.

2. Cuando se le exige adquiere los conocimientos necesarios de su trabajo. 3. Sus aspiraciones y objetivos son consecuentes con su trabajo. 4. Tiene un marcado deseo de mejorar, est en constante superacin.

1a5 2. Tres a cinco ingresos tarde. 6 a 10

1a5

3. Uno o dos ingresos tarde.

6 a 10

11 a 15 4. Cero ingresos tarde

11 a 15

DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO (Exclusivo mandos medios) Limita las posibilidades del personal a su 0a5 cargo de aprovechar las oportunidades de

TRABAJO EN EQUIPO Se resiste a trabajar en equipo, crea una barrera entre su rea y las otras reas 0a5

72

DH-ED-02 Instrumento de Evaluacin del Desempeo de 8


capacitacin y desarrollo. de trabajo con las que se tiene relacin laboral. 6 a 10 Prefiere el trabajo individual, pero si facilita la integracin entre su rea y las otras reas de trabajo con las que tiene relacin laboral. Se le facilita trabajar en equipo, integra eficientemente su rea y las otras reas de trabajo con las que tiene relacin laboral. Se distingue por ser un excelente elemento del equipo de trabajo, no existen fronteras entre su rea y las otras reas de trabajo con las que tiene relacin laboral. 6 a 10

Eventualmente reconoce las necesidades de capacitacin y desarrollo del personal a su cargo, sugiere pasos de accin para satisfacerlas. Se interesa por evaluar constantemente las necesidades de capacitacin y desarrollo del personal a su cargo, y establece planes de accin para satisfacerlas.

11 a 15

11 a 15

Se constituye como un facilitador de conocimientos que enriquezcan a su personal y los asesora para establecer metas que conlleven su desarrollo y el del entorno en que labora.

16 a 20

16 a 20

SUPERVISIN (Exclusivo mandos medios) 1. Dirige las actividades de su rea de manera deficiente; y no logra la aceptacin de su personal. 2. Dirige y controla las actividades de su rea en forma eficiente, pero debe mejorar las relaciones con su personal. 3. Dirige y controla las actividades de su rea eficientemente, y tiene la aceptacin y apoyo de su personal. 4. Tiene la capacidad de facultar a su personal, y trabaja con su grupo como un equipo. 0a5

COMUNICACIN No es accesible, se resiste a expresar y recibir informacin. Es poco accesible, se le dificulta expresar y recibir informacin. 0

6 a 15

1 a 10

16 a 20

Es accesible para recibir y expresar informacin. Aprovecha al mximo las oportunidades de expresar o recibir informacin, y hace buen uso de la misma.

11 a 20

21 a 25

21 a 25

ATENCIN AL CLIENTE Brinda el servicio que exige su puesto, 0a5

DISCIPLINA 1. Una suspensin de trabajo. 0

73

DH-ED-02 Instrumento de Evaluacin del Desempeo de 8


solamente cuando se le solicita. Brinda el servicio que exige su puesto en forma espontnea. Brinda servicio, aun en situaciones fuera del contexto de sus funciones. Todas sus acciones van encaminadas al servicio y satisfaccin del cliente. 6 a 15 1a5

2. Amonestacin escrita.

16 a 20

3. Observacin verbal del jefe.

6 a 10

21 a 25

4. Sin observacin verbal del jefe.

11 a 15

6
RESUMEN FACTOR CONOCIMIENTO PRODUCTIVIDAD INICIATIVA CAPACIDAD ANALTICA RELACIONES INTERPERSONALES PUNTEO

74

DH-ED-02 Instrumento de Evaluacin del Desempeo de 8


COOPERACIN DISCRECIN VALORES INTERS Y ADAPTACIN PUNTUALIDAD DESARROLLO DE R. H. TRABAJO EN EQUIPO SUPERVISIN COMUNICACIN ATENCIN AL CLIENTE DISCIPLINA PUNTAJE TOTAL PARA MANDOS MEDIOS PORCENTAJE ( TOTAL /345*100) PARA PROFESIONALES SIN RESPONSABILIDAD DE SUPERVISIN PORCENTAJE ( TOTAL /300*100)

PONDERACIN DE FACTORES CALIFICACIN SOBRESALIENTE MUY BUENO BUENO REGULAR DEFICIENTE RANGOS 91% - 100% 76% - 90% 61% - 75% 51% - 60% 0% - 50%

EVALUACIN GLOBAL DE LA ACTUACIN: Con base a la revisin de las finalidades del puesto, del cumplimiento de las metas, los resultados alcanzados, la actualizacin en los factores, los recursos utilizados y las condiciones del entorno, evale en forma global el desempeo del trabajador.

75

DH-ED-02 Instrumento de Evaluacin del Desempeo de 8

Marque en el recuadro, lo que considere es la evaluacin global de la actuacin del trabajador.

DEFICIENTE Actuacin que no cumple con las finalidades del puesto, ni con el logro de las metas establecidas

REGULAR

BUENA

MUY BUENA

SOBRESALIENTE

Actuacin definitiva y Actuacin que Actuacin que en Actuacin mejor consistente, logra los forma consistente que la esperada, resultados mnimos logra los logra resultados que excelente en el logro de resultados, en esperados de resultados exceden las relacin con las acuerdo con las esperados, de exigencias del exigencias del puesto exigencias del acuerdo con las puesto y/o las puesto, requiere exigencias del actividades asignadas y/o las actividades asignadas. de un plan de puesto y/o mejoramiento a actividades corto plazo. asignadas.

COMENTARIOS DEL EVALUADOR

Lea detenidamente cada uno de los aspectos que se sealan a continuacin, responda de acuerdo al comportamiento que ha observado en el evaluado durante todo el perodo de evaluacin. 4. Est el evaluado bien colocado en la actividad que realiza actualmente?

76

DH-ED-02 Instrumento de Evaluacin del Desempeo de 8 S Observaciones: No

5.

Qu debilidades y fortalezas presenta para desempear este puesto de eficiente?

manera

Debilidades:

Fortalezas:

6.

Especifique que reas de capacitacin requiere:

FIRMA EVALUADOR

FIRMA JEFE INMEDIATO DEL EVALUADOR*

*(Aplica solo en la modalidad de superior jerrquico)

77

4.2

Indicadores de nivel tcnico y administrativo

Tabla IX. Indicadores de nivel tcnico y administrativo

NIVEL No. PERSONAL DOCENTE ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 ATENCIN AL CLIENTE CONOCIMIENTO CONTROL DE GRUPO COORDINACIN DISCIPLINA ELOCUCIN EVALUACIN MANEJO DE CONFLICTOS PLANIFICACIN PRODUCTIVIDAD PUNTUALIDAD RELACIONES INTERPERSONALES TRABAJO EN EQUIPO ACTITUDES HACIA EL JEFE ASISTENCIA ATENCIN AL CLIENTE AUTOCONTROL COMUNICACIN CONOCIMIENTO DEL TRABAJO COOPERACIN DISCIPLINA INICIATIVA INTERS Y ADAPTACIN PRODUCTIVIDAD PUNTUALIDAD VALORES

78

14

USO DE MATERIALES DIDCTICOS USO DE TCNICAS DIDCTICAS VALORES ASISTENCIA 17

TRABAJO EN EQUIPO

15 16 17 TOTAL

14

4.2.1 Instrumentos de medicin

79

Figura 5. Instrumento de evaluacin para docentes

DH-ED-03 Instrumento de Evaluacin del Desempeo 1 de 8

EVALUACIN DEL DESEMPEO


(PERSONAL DOCENTE) PERIODO DE EVALUACIN: Cdigo del trabajador: Puesto: Dependencia: TIPO DE EVALUADOR: Superior jerrquico Colega Auto evaluacin Fecha de Ingreso: Subalterno Cliente FECHA DE EVALUACIN: Apellidos y nombres del trabajador:

DATOS DEL EVALUADOR : ( NO aplica en la modalidad de Auto evaluacin ) Cdigo del trabajador: Puesto:
PROPSITO DE EVALUACIN : Desempeo general

Apellidos y nombres:

Promocin

Periodo de prueba

INSTRUCCIONES: Los siguientes factores permiten evaluar cmo el empleado cumpli las responsabilidades del puesto y las metas asignadas. Lea detenidamente cada CRITERIO DE EVALUACIN, con el fin de calificar objetivamente la actuacin del empleado y anote en el recuadro vaco la calificacin que corresponda a cada factor segn el rango y criterio elegido. Al finalizar copie los punteos en el cuadro resumen. CONOCIMIENTO 1. Posee pocos conocimientos de las tcnicas que imparte, presenta dudas en aspectos bsicos. Requiere asesoramiento frecuente. 2. Tiene conocimientos de las tcnicas que imparte. Ocasionalmente requiere asesora. 3. Tiene los conocimientos exigidos de las tcnicas que imparte. Desarrolla su labor sin dificultad. 4. Supera los conocimientos exigidos de las tcnicas que imparte. 0 PLANIFICACIN 1. Generalmente desarrolla sus actividades sin previa planificacin. 0

1 a 10

2. Con asesoramiento y supervisin logra elaborar y cumplir programas diarios. 3. Diariamente programa sus actividades. Cumple con los planes establecidos. 4. Su actividad diaria obedece a una efectiva planificacin en funcin de los recursos de que dispone.

1 a 10

11 a 15

11 a 15

16 a 20

16 a 20

80

DH-ED-03 Instrumento de Evaluacin del Desempeo 2 de 8


EVALUACIN 0 1. No realiza las evaluaciones en funcin de los objetivos. Necesita asesoramiento. 2. Generalmente evala en funcin de los objetivos propuestos con procedimientos efectivos. Algunas veces necesita asesoramiento 3. Efecta las evaluaciones en funcin de los objetivos propuestos, selecciona procedimientos que se ajustan a las situaciones de aprendizaje. 0

COORDINACIN 1. No ordena sistemticamente los elementos y recursos de que dispone para el desarrollo de sus sesiones. 2. Con dificultad organiza los elementos y recursos de que dispone para lograr el desarrollo de sus sesiones 3. Siempre ordena sistemticamente los elementos y recursos que dispone para lograr el desarrollo efectivo de sus sesiones.

1a5

1a5

6a8

6 a 12

4. Se distingue por su capacidad para organizar sistemticamente sus sesiones, optimizando los elementos y recursos de que dispone.

11 a 10

4. Siempre evala en funcin de los objetivos propuestos, selecciona y crea procedimientos de evaluacin modernos que se ajustan a la situacin de aprendizaje.

13 a 15

ELOCUCIN 1. No utiliza un lenguaje tcnico acorde al nivel de los participantes, ni se expresa con precisin. Necesita asesoramiento 2. Se le dificulta utilizar un lenguaje tcnico acorde al nivel de los participantes. Algunas veces necesita asesora. 3. Generalmente utiliza un lenguaje tcnico, acorde al nivel de los participantes, se expresa con precisin. 4. Excelente lenguaje tcnico que se ajusta al nivel del participante. Transmite los conocimientos en forma clara y precisa. 0

USO DE TCNICAS DIDCTICAS 1. No es asertivo en la seleccin de tcnicas didcticas. Necesita asesoramiento. 0

1a5

2. Generalmente selecciona y utiliza asertivamente las tcnicas didcticas. Algunas veces necesita asesora.

1a5

6 a 12

3. Siempre selecciona y utiliza eficientemente las tcnicas didcticas.

6 a 12

13 a 15

4. Excelente seleccin de tcnicas didcticas, adquiere o crea tcnicas modernas que se ajustan a los cambios del sistema de enseanza-aprendizaje.

13 a 15

81

DH-ED-03 Instrumento de Evaluacin del Desempeo 3 de 8


USO DE MATERIALES DIDCTICOS 1. No selecciona materiales didcticos que se ajusten a la situacin de aprendizaje. Necesita asesora. 2. Generalmente escoge y utiliza asertivamente los materiales didcticos. Algunas veces necesita asesora. 3. Siempre selecciona y utiliza eficientemente los materiales didcticos 4. Excelente uso del material didctico. Selecciona y crea material moderno que se ajusta a los cambios del sistema de enseanza-aprendizaje. 0 CONTROL DEL GRUPO

1. No logra la atencin y participacin del grupo. Necesita asesora.

1a5

2. Generalmente logra la atencin y participacin del grupo. Eventualmente necesita asesora. 3. Logra captar la atencin y participacin del grupo.

1a5

6 a 12

6 a 12

13 a 15

4. Siempre orienta y dirige la atencin y participacin del grupo, por medio de modernas y efectivas tcnicas de control.

13 a 15

RELACIONES INTERPERSONALES 1. Presenta dificultades para interactuar con su grupo de trabajo y participantes, provocando incidentes. 2. Ocasionalmente presenta ligeras dificultades para interactuar con su grupo de trabajo y participantes. 3. Sus relaciones en el trabajo son satisfactorias. Es aceptado por sus compaeros y participantes. 4. Excelentes relaciones en el trabajo. Tiene gran ascendencia sobre sus compaeros y participantes. 0

MANEJO DE CONFLICTOS 1. No maneja asertivamente los conflictos de grupo. Necesita asesora. 2. Tiene dificultad en analizar y solucionar los conflictos de grupo. Algunas veces necesita asesora. 3. Analiza las situaciones de conflicto, que se presentan, y escoge soluciones que se ajusten. 4. Tiene gran capacidad para analizar las situaciones conflictivas. Siempre las maneja acertadamente. 0

1a5

1a5

6 a 12

6a8

13 a 15

9 a 10

4
VALORES 1. No acata las normas, reglamentos y valores establecidos en la Institucin. 0 TRABAJO EN EQUIPO 1. Su aporte de trabajo al equipo es deficiente, y constituye un obstculo en el cumplimiento de 0

82

DH-ED-03 Instrumento de Evaluacin del Desempeo de 8


Necesita supervisin constante. las metas institucionales.

2. Bajo supervisin, cumple con las normas, reglamentos y valores establecidos en la Institucin.

1 a 10

2. Aporta al equipo el trabajo esperado, y contribuye al cumplimiento de las metas institucionales. 3. Su aporte al trabajo de equipo va ms all de lo esperado, se identifica con las metas institucionales y contribuye al alcance de las mismas 4. Su aporte se distingue, por su eficiencia, dentro del equipo de trabajo, y se identifica, contribuye y motiva al grupo al cumplimiento de las metas institucionales.

1a5

3. Cumple con las normas, reglamentos y valores establecidos en la Institucin.

11 a 15

6 a 12

4. Se identifica con el Instituto, cumple estrictamente las normas, procedimientos y valores establecidos en la Institucin, reflejndolos en su actuacin.

16 a 20

13 a 15

ATENCIN AL CLIENTE No identifica la necesidad de aprendizaje del participante, y su instruccin no favorece el desarrollo del mismo. 0

PRODUCTIVIDAD 1. No cumple con objetivos del puesto; y est por debajo de los requerimientos en cuanto a volumen, tiempo de entrega, precisin y contenido 0

Identifica las necesidades de aprendizaje del participante y ajusta su instruccin a las mismas, favoreciendo su desarrollo.

1 a 10

2. Logra sus objetivos, bajo supervisin. El volumen, tiempo de entrega, precisin y contenido de su trabajo es aceptable.

1a5

Encamina su instruccin a la necesidad de aprendizaje y desarrollo del participante, logrando su satisfaccin. Todas sus acciones van encaminadas al servicio del participante, asesorndolo en forma continua para lograr el desarrollo de sus potencialidades, con un alto grado de satisfaccin.

11 a 15

3. Logra sus objetivos en el tiempo previsto, su trabajo es ntido, preciso y de alta confiabilidad.

6 a 12

16 a 20

4. Alcanza el cumplimiento de objetivos antes del tiempo previsto. El volumen de trabajo es superior a lo exigido, con exactitud, nitidez y excelente contenido.

13 a 15

5
PUNTUALIDAD 0 DISCIPLINA 1. Una suspensin de trabajo. 0

83

DH-ED-03 Instrumento de Evaluacin del Desempeo de 8


1. Seis o ms ingresos tarde. 1a5 2. Tres a cinco ingresos tarde. 6 a 12 3. Uno o dos ingresos tarde. 13 a 15 4. Cero ingresos tarde ASISTENCIA 1. Cuatro o ms ausencias sin justificacin. 0 1a5

2. Amonestacin escrita.

3. Observacin verbal del jefe.

6a8

4. Intachable.

9 a 10

1a2 2. Tres ausencias sin justificacin. 3a5 3. Dos ausencias sin justificacin. 6a8 4. Una ausencias sin justificacin. 9 a 10 5. Cero ausencias sin justificacin.

6
RESUMEN FACTOR CONOCIMIENTO PUNTEO

84

DH-ED-03 Instrumento de Evaluacin del Desempeo de 8


PLANIFICACIN COORDINACIN EVALUACIN ELOCUCIN USO DE TCNICAS DIDCTICAS USO DE MATERIALES DIDCTICOS CONTROL DEL GRUPO RELACIONES INTERPERSONALES MANEJO DE CONFLICTOS VALORES TRABAJO EN EQUIPO ATENCIN AL CLIENTE PRODUCTIVIDAD PUNTUALIDAD DISCIPLINA ASISTENCIA PUNTAJE TOTAL

PORCENTAJE ( TOTAL /255*100)

PONDERACIN DE FACTORES CALIFICACIN SOBRESALIENTE MUY BUENO BUENO REGULAR DEFICIENTE RANGOS 91% - 100% 76% - 90% 61% - 75% 51% - 60% 0% - 50%

EVALUACIN GLOBAL DE LA ACTUACIN: Con base a la revisin de las finalidades del puesto, del cumplimiento de las metas, los resultados alcanzados, la actualizacin en los factores, los recursos utilizados y las condiciones del entorno, evale en forma global el desempeo del trabajador.

85

DH-ED-03 Instrumento de Evaluacin del Desempeo de 8 Marque en el recuadro, lo que considere es la evaluacin global de la actuacin del trabajador.

DEFICIENTE Actuacin que no cumple con las finalidades del puesto, ni con el logro de las metas establecidas

REGULAR

BUENA

MUY BUENA

SOBRESALIENTE

Actuacin definitiva Actuacin que Actuacin que en Actuacin mejor y consistente, logra los forma consistente que la esperada, excelente en el resultados mnimos logra los logra resultados que logro de resultados, esperados de resultados exceden las en relacin con las acuerdo con las esperados, de exigencias del exigencias del exigencias del acuerdo con las puesto y/o las puesto y/o las puesto, requiere exigencias del actividades asignadas actividades de un plan de puesto y/o asignadas. mejoramiento a actividades corto plazo. asignadas.

COMENTARIOS DEL EVALUADOR

Lea detenidamente cada uno de los aspectos que se sealan a continuacin, responda de acuerdo al comportamiento que ha observado en el evaluado durante todo el perodo de evaluacin.

86

DH-ED-03 Instrumento de Evaluacin del Desempeo de 8 7. Est el evaluado bien colocado en la actividad que realiza actualmente? S Observaciones: No

8.

Qu debilidades y fortalezas presenta para desempear este puesto de manera eficiente?

Debilidades:

Fortalezas:

9.

Especifique que reas de capacitacin requiere:

FIRMA EVALUADOR

FIRMA JEFE INMEDIATO DEL EVALUADOR*

*(Aplica solo en la modalidad de superior jerrquico)

87

Figura 6. Instrumento de evaluacin para administrativos

DH-ED-04 Instrumento de Evaluacin del Desempeo 1 de 7

EVALUACIN DEL DESEMPEO


(NIVEL ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO) PERIODO DE EVALUACIN: Cdigo del trabajador: Puesto: Dependencia: TIPO DE EVALUADOR: Colega Superior jerrquico Auto evaluacin Fecha de Ingreso: Subalterno Cliente FECHA DE EVALUACIN: Apellidos y nombres del trabajador:

DATOS DEL EVALUADOR : ( NO aplica en la modalidad de Auto evaluacin ) Cdigo del trabajador: Puesto:
PROPSITO DE EVALUACIN : Desempeo General

Apellidos y nombres:

Promocin

Periodo De Prueba

INSTRUCCIONES: Los siguientes factores permiten evaluar cmo el empleado cumpli las responsabilidades del puesto y las metas asignadas. Lea detenidamente cada CRITERIO DE EVALUACIN, con el fin de calificar objetivamente la actuacin del empleado y anote en el recuadro vaco la calificacin que corresponda a cada factor segn el rango y criterio elegido. Al finalizar copie los punteos en el cuadro resumen. PRODUCTIVIDAD 1. No cumple con los objetivos del puesto; y est por debajo de los requerimientos en cuanto a volumen, tiempo de entrega, precisin y contenido. 2. Logra sus objetivos, bajo supervisin . El volumen, tiempo de entrega, precisin y contenido de su trabajo es aceptable. 3. Logra sus objetivos en el tiempo previsto, su trabajo es ntido, preciso y de alta confiabilidad. 4. Alcanza el cumplimiento de objetivos antes del tiempo previsto. El volumen de trabajo es superior a lo exigido, con exactitud, nitidez y excelente contenido. 0 CONOCIMIENTO DEL TRABAJO

1. Conocimientos superficiales, fallas


graves en el trabajo.

1a8

2. Conocimientos limitados, fallas frecuentes. 3. Conocimientos necesarios, pocas fallas.

1a5

9 a 20

6 a 12

21 a 25

4. Conocimientos suficientes, trabajo superior.

13 a 15

88

DH-ED-04 Instrumento de Evaluacin del Desempeo 2 de 7


INICIATIVA 1. Carece de iniciativa. 0 INTERESES Y ADAPTACIN 1. No se preocupa por adquirir conocimientos de su trabajo, aspiraciones diferentes a su actividad. 2. No tiene entusiasmo por lograr mejores metas. 3. Cuando se le exige adquiere los conocimientos necesarios de su trabajo. 4. Sus aspiraciones y objetivos son consecuentes con su trabajo. 5. Tiene un marcado deseo de mejorar en constante superacin. AUTOCONTROL 0 1. No colabora con su Jefe, no obedece. 1. Siempre se altera, es hostil y nervioso. 2. Con frecuencia se altera y es hostil. 2. Colabora y es respetuoso, ocasionalmente se tienen problemas con l. 3. Colabora, es respetuoso, cordial y obedece. 4. Colabora, es respetuoso, cordial, acta anticipadamente a los requerimientos del jefe. COOPERACIN 1. Presta su colaboracin cuando se le solicita , pero NO por su propia voluntad. 2. Regularmente colabora con su grupo de trabajo. 3. Muestra disposicin espontnea a colaborar. 4. Siempre presta su colaboracin en forma espontnea, lo hace en forma entusiasta y activa. 1a5 1 a 10 3. De vez en cuando se altera, poco hostil. 4. Conserva la calma su estado de nimo es estable. 5. Control aceptable de cualquier situacin. PUNTUALIDAD Seis o ms ingresos tarde. 0 0 1a2 3a5 0

2. Iniciativa limitada.

1a5 6 a 10

1a5 6 a 10

3. Desarrolla unas pocas ideas.

4.

Sugiere ideas ocasionalmente.

11 a 15

11 a 15

5.

Sugiere ideas frecuentemente.

16 a 20

16 a 20

ACTITUDES HACIA EL JEFE

11 a 15 16 a 20

6 a 12 13 a 15

6 a 10 11 a 15 16 a 20

Tres o cinco ingresos tarde. Uno o dos ingresos tarde.

1a5 6 a 10 11 a 15

Cero ingresos tarde.

89

DH-ED-04 Instrumento de Evaluacin del Desempeo 3 de 7

ASISTENCIA 1. Cuatro o ms ausencias sin justificacin. 0

ATENCIN AL CLIENTE No tiene actitud de servicio, evita brindarlo. Brinda el servicio que exige su puesto, solamente cuando se le solicita. Brinda el servicio que exige su puesto en forma espontnea. Brinda servicio, aun en situaciones fuera del contexto de sus funciones. Todas sus acciones van encaminadas al servicio y satisfaccin del cliente. 0

2. Tres ausencias sin justificacin.

1a2

1a5

3. Dos ausencias sin justificacin.

3a5

6 a 15

4. Una ausencias sin justificacin.

6 a 10

16 a 20

5. Cero ausencias sin justificacin.

11 a 15

21 a 25

COMUNICACIN No es accesible, se resiste a expresar y recibir informacin. 0

DISCIPLINA 0 1. Una suspensin de trabajo.

Es poco accesible, se le dificulta expresar y recibir informacin.

1a5 2. Amonestacin escrita.

1a5

Es accesible para recibir informacin, pero selectivo para expresarla.

6 a 10 3. Observacin verbal del jefe.

6 a 10

Es accesible para recibir y expresar informacin.

11 a 15 4. Sin observacin verbal del jefe.

11 a 15

Aprovecha al mximo las oportunidades de expresar o recibir informacin, y hace buen uso de la misma.

16 a 20 5. Intachable.

16 a 20

90

DH-ED-04 Instrumento de Evaluacin del Desempeo de 7


VALORES 1. No cumple con las normas, reglamentos y valores establecidos en la Institucin. 2. Requiere de constante supervisin para cumplir con las normas, reglamentos y valores establecidos en la Institucin. 0a5 TRABAJO EN EQUIPO 1. Su aporte de trabajo al equipo es deficiente, y constituye un obstculo en el cumplimiento de las metas institucionales. 2. Aporta al equipo el trabajo esperado, y contribuye al cumplimiento de las metas institucionales. 3. Su aporte al trabajo de equipo va ms all de lo esperado, se identifica con las metas institucionales y contribuye al alcance de las mismas 4. Su aporte se distingue, por su eficiencia, dentro del equipo de trabajo, y se identifica, contribuye y motiva al grupo al cumplimiento de las metas institucionales. 0

6 a 15

1 a 10

3. Cumple con las normas, reglamentos y valores establecidos en la Institucin.

16 a 20

11 a 15

4. Se identifica con la Institucin, cumple eficientemente las normas, procedimientos y valores establecidos.

21 a 25

16 a 20

91

DH-ED-04 Instrumento de Evaluacin del Desempeo 5 de 7


RESUMEN FACTOR PRODUCTIVIDAD CONOCIMIENTO DEL TRABAJO INICIATIVA INTERESES Y ADAPTACIN ACTITUDES HACIA EL JEFE AUTOCONTROL COOPERACIN PUNTUALIDAD ASISTENCIA ATENCIN AL CLIENTE COMUNICACIN DISCIPLINA VALORES TRABAJO EN EQUIPO PUNTAJE TOTAL PUNTEO

PORCENTAJE ( TOTAL /275*100)

PONDERACIN DE FACTORES CALIFICACIN SOBRESALIENTE MUY BUENO BUENO REGULAR DEFICIENTE RANGOS 91% - 100% 76% - 90% 61% - 75% 51% - 60% 0% - 50%

92

DH-ED-04 Instrumento de Evaluacin del Desempeo 6 de 7 EVALUACIN GLOBAL DE LA ACTUACIN: Con base a la revisin de las finalidades del puesto, del cumplimiento de las metas, los resultados alcanzados, la actualizacin en los factores, los recursos utilizados y las condiciones del entorno, evale en forma global el desempeo del trabajador.

Marque en el recuadro, lo que considere es la evaluacin global de la actuacin del trabajador.

DEFICIENTE Actuacin que no cumple con las finalidades del puesto, ni con el logro de las metas establecidas

REGULAR

BUENA

MUY BUENA

SOBRESALIENTE

Actuacin que Actuacin que en Actuacin mejor Actuacin definitiva y logra los forma consistente que la esperada, consistente, resultados mnimos logra los logra resultados que excelente en el logro esperados de resultados exceden las de resultados, en acuerdo con las esperados, de exigencias del relacin con las exigencias del acuerdo con las puesto y/o las exigencias del puesto puesto, requiere exigencias del actividades asignadas y/o las actividades de un plan de puesto y/o asignadas. mejoramiento a actividades corto plazo. asignadas.

COMENTARIOS DEL EVALUADOR

93

DH-ED-04 Instrumento de Evaluacin del Desempeo de 7

Lea detenidamente cada uno de los aspectos que se sealan a continuacin, responda de acuerdo al comportamiento que ha observado en el evaluado durante todo el perodo de evaluacin. 10. Est el evaluado bien colocado en la actividad que realiza actualmente? S Observaciones: No

11. Qu debilidades y fortalezas presenta para desempear este puesto de manera eficiente? Debilidades:

Fortalezas:

12. Especifique que reas de capacitacin requiere:

FIRMA EVALUADOR

FIRMA JEFE INMEDIATO DEL EVALUADOR*

*(Aplica solo en la modalidad de superior jerrquico)

94

5.

CONTROL DEL DESEMPEO

5.1

Proceso de sensibilizacin

Previo a cada una de las fases que comprende el proceso de evaluacin del desempeo corresponde a la Divisin de Recursos Humanos ejecutar charlas o entrevistas especficas con los trabajadores designados para evaluar y brindar retroalimentacin a los evaluados, para sensibilizarlos con relacin a la importancia de la objetividad en la evaluacin y la actitud que deben asumir durante la retroalimentacin.

Dentro de los aspectos que el evaluador debe considerar para garantizar un proceso de evaluacin eficaz, estn:

Tabla X. Aspectos a considerar por el evaluador

EVALUACIN

RETROALIMENTACION

Revise el descriptor de las funciones

Presente los objetivos de la retroalimentacin como opcin de desarrollo

Revise datos y/o evidencias relacionadas con la productividad Tenga claridad y sustentacin prctica de los comportamientos que se desea cambiar.

Revise eventos crticos positivos o negativos Cuide su lenguaje no verbal.

95

Reflexione

sobre

los

comportamientos Demuestre empata con los sentimientos: sentir con la persona, sentir lo que la otra persona

observados durante

Revise las definiciones de los factores de desempeo

siente.

Evite que los sentimientos negativos fluyan.

Utilice

el tiempo prudencial para realizar la de Ofrezca apoyo en el proceso.

evaluacin

Analice

detenidamente

los

criterios

Busque el momento y lugar apropiados.

desempeo de cada factor

5.2

Proceso de retroalimentacin al trabajador

Esta fase se realiza mediante una entrevista, que debe dirigir el jefe inmediato del evaluado, con la ayuda de la hoja de retroalimentacin, que constituye en la hoja No.2 del registro DH-ED-05.

La hoja de retroalimentacin consta de tres reas principales.

a)

Grfico de brechas: Indica el porcentaje de nivel de desempeo que el trabajador posee de las competencias evaluadas, contra el porcentaje requerido para su puesto. El objetivo del grfico es que el trabajador visualice dicha brecha e identifique sus fortalezas y debilidades.

96

Figura 7. Grfico de brechas

RESULTADOS PARA RETROALIMENTACIN

TCNICOS
84%

79 %

78 % SOCIALES
78%

RESULTADOS
70%

90 %

PERSONALES
82% Porcentaje mximo en cada factor 100%

83 %

Perodo Pasado Perodo Notificado

TCNICOS
Conocimientos 80 Capacidad Analtica 80 Desarrollo del RRHH 75 Supervisin 80

RESULTADOS
Productividad 80 Atencin n al Cliente 100

PERSONALES
Iniciativa 75 Discrecin 75 Valores 80 Inters y Adaptacin 67 Puntualidad 100 Disciplina 100

SOCIALES
Rel. Interper. 80 Cooperacin 100 Trabajo en Equipo 75 Comunicacin 80

b)

Plan de mejora: Ya analizado el grfico y justificada la calificacin se procede a elaborar el Plan de mejora; que tiene como objetivo formar un registro que evidencie el compromiso, tanto del evaluado como del evaluador, de realizar acciones que minimicen las debilidades en el desempeo y desarrollen fortalezas. El evaluador y evaluado deben negociar sobre las competencias que deben fortalecerse como prioridad, determinar las causas que originan la debilidad y definir una accin de mejora que conlleve el fortalecimiento de la competencia, y a la derecha anotar la fecha en que se revisar el avance de las acciones.

97

Las metas deben ser objetivas, realizables, concretas y claras.

Al

establecer el plan de accin el evaluador debe asegurarse que se cuente con todos los recursos necesarios para llevarse a cabo.

Tabla XI. Formato plan de mejora

Factores a reforzar Debo adquirir el siguiente comportamiento

Causas Qu ha motivado u ocasionado la ausencia o manifestacin de este comportamiento? Falta de empata

Acciones de mejora De qu manera adquirir este comportamiento

Fecha de revisin del avance de las acciones Cundo necesito retroalimentacin para saber si cumpl mi meta Tres meses

Tomar en cuenta las Tomar en cuenta las necesidades necesidadese eintereses intereses de los dems de los dems cuando cuando negocio, turnos negocio de vigilancia.

Previo a una negociacin, ponerse en los zapatos de los dems y escribir en una hoja cules son sus necesidades e intereses. Estudiar el hbito procure comprender para luego ser comprendido de Covey.

c)

Firmas de conformidad: Al finalizar el evaluado y evaluador deben firmar la hoja de retroalimentacin, para que conste el compromiso de ambos de realizar las acciones descritas; pero si el evaluado no esta conforme con los resultados, no esta obligado a firmar de conformidad, y puede apelar al recurso de inconformidad que se regula en el punto 4 de este Manual.

d)

Seguimiento: En la hoja No. 3 del registro DH-ED-05 se encuentra el cuadro en que se deben anotar los avances del plan de mejora acordado. Asmismo el jefe inmediato puede ir registrando, en el cuadro de eventos crticos, un histrico de eventos positivos y negativos que describan el desempeo del trabajador, para que sirvan de fundamento en el prximo perodo de evaluacin. Tanto para el seguimiento del plan de mejora

98

como para el registro de eventos crticos, el jefe inmediato superior y el evaluado deben firmar de enterados.

Tabla XII. Formato para seguimiento

Fecha de revisin acordada

Avance de cumplimiento de acciones de mejora

Registro que evidencia (si aplica)

Firma Evaluador

Firma Evaluado

Tres meses despus de la

Ha tomado en consideracin las necesidades de otras personas al momento de negociar. Estudio el hbito procure

Agendas de reunin y ayudas de memoria. Ninguna queja.

retroalimen comprender para luego ser tacin comprendido de Covey.

99

5.3

Formatos de control

5.3.1

Formato de retroalimentacin

Figura 8. Notificacin de resultados

100

Plan de mejora

Firma de conformidad del trabajador:

Firma evaluador:

101

5.3.2

Formato de seguimiento y auditora al plan de accin

Tabla XIII. Seguimiento y auditoria al plan de accin

REGISTRO DE EVENTOS CRTICOS

102

5.4

Limitaciones y vigencia

El trabajador que haya reprobado la Evaluacin del Desempeo o que se le hubiere impuesto sancin disciplinaria durante el perodo en que dicha evaluacin se hubiere practicado, no podr ser promovido a un puesto superior, ni optar a becas en el exterior durante los seis meses siguientes, contados a partir de la fecha que se impuso accin disciplinaria o se notific los resultados de la evaluacin.

5.5

Casos no previstos

Los casos no previstos sern resueltos por la Honorable Junta Directiva y/o la Gerencia del INTECAP; en lo que concierne a cada uno de dichos rganos.

5.6

Formatos de control

Constituye el instrumento a utilizar para realizar verificaciones peridicas y al azar para garantizar la objetividad y cumplimiento de los lineamientos establecidos dentro del sistema de evaluacin del desempeo de los trabajadores del INTECAP.

103

104

105

Firma del verificador interno:

Firma y nombre del evaluador:

106

CONCLUSIONES

1. Se propone cuatro instrumentos de evaluacin del desempeo que fueron planteados con base a las funciones y puestos existentes en la Institucin, asimismo se propone el modelo de evaluacin del desempeo 360 grados por ser el que permite evaluar de manera integral la actuacin del trabajador desde diferentes perspectivas, disminuyendo as la subjetividad evidenciada en el modelo actual.

2. Se propone el mtodo escala grfica de puntuacin que considera factores y rangos de calificacin, por la facilidad de practicarlo y como segunda fase de implantacin de una cultura de evaluacin.

3. Durante el diagnstico que se hizo a la Institucin, especialmente al levantamiento de la informacin, los trabajadores contactados demostraron bastante inters y se sintieron motivados, crendose un ambiente de expectativas en lo que se refiere a sus deseos de objetividad y agilidad en el proceso de evaluacin, ascensos, desarrollo, etc.

107

4. Es importante para la Institucin tener una herramienta de retroalimentacin del rendimiento de su personal como es la evaluacin del desempeo para efectuar una evaluacin profunda, imparcial y objetiva de cada funcionario localizando las causas de comportamiento y las fuentes de problemas para buscar soluciones y proponer medidas correctivas optimizando el rendimiento.

5. En la aplicacin del primer programa de evaluacin del desempeo se pudo determinar que el proceso de evaluacin maduro al ao y medio, y los instrumentos en ese mismo tiempo dejaron de discriminar de manera efectiva entre el desempeo sobresaliente y el desempeo normal o promedio de los trabajadores.

6. La falta de cambio peridico de los factores, criterios, rangos de calificacin y rangos de ponderacin del desempeo propiciaron que las personas que fungan como evaluadores del desempeo, llenaran de manera mecnica y sin anlisis los instrumentos. Esto ocasion sesgo y falta de objetividad en los resultados.

108

RECOMENDACIONES

1. Es necesario sensibilizar peridicamente, en cuanto a la objetividad de la evaluacin, a los trabajadores que figuren como evaluadores debido a que al no hacerlo, los mismos son proclives a ser subjetivos en sus decisiones respecto del desempeo de sus trabajadores.

2. Con base al grado de madurez del proceso de evaluacin del desempeo existente en el INTECAP se recomienda implementar el modelo de 360 grados; iniciando con la escala de 90 grados, que considera la auto evaluacin adems de la evaluacin del superior jerrquico, para todo el personal e incluir gradualmente las otras escalas.

3. Otro aspecto a considerar es el relativo a que la evaluacin del desempeo, basada en el modelo propuesto debe desvincularse al otorgamiento de incremento salarial, ya que si esto se hiciera desvirtuara el proceso; a menos que la evaluacin del desempeo incluya un apartado de evaluacin del logro de resultados en el puesto, a travs de indicadores fijados por una instancia superior y ajena a la dependencia a la que pertenece el trabajador.

4. Cuando se evidencie y/o determine que ciertos factores del desempeo contenidos en los instrumentos de evaluacin ya alcanzaron el nivel esperado o estndar institucional, se recomienda sustituirlos dentro de dicho instrumento por otros factores que institucionalmente se pertinente evaluar. De tal manera que se renueven los instrumentos y se dinamice el proceso.

109

5. A mediano plazo, despus de evaluacin del desempeo,

determinar la madurez de la cultura de

se hace necesario adoptar otro modelo o

modelos que sean en lo posible medibles y cuantificables a travs de indicadores o estndares de desempeo. Lo cual implicar primero un ejercicio de establecimiento de metas y objetivos y con base en ellos disear otros instrumentos.

6. Es indispensable que los responsables del proceso de evaluacin del desempeo establezcan nuevas Metodologas y/o estrategias para

identificar, penalizar

y eliminar malas

prcticas en la evaluacin del

desempeo, siendo las ms comunes: la de utilizar el proceso para justificar el otorgamiento de promociones, incentivos econmicos o estmulos o por el contrario para sancionar o despedir a quienes no son afines al grupo favorito del jefe. En ambos sentidos se desvirta y pervierte el sentido de la evaluacin al manipular la informacin y generar un ambiente de desmotivacin y desaliento para las personas con sentido de productividad y alto rendimiento.

110

BIBLIOGRAFA

ALLES, Martha Alicia, Direccin Estratgica de Recursos Humanos. Argentina: Ed. Granica, 2000, 475 Pginas.

CHIAVENATO, Idalberto, Administracin de Recursos Humanos. Segunda Edicin. Colombia: Ed. Mc Graw Hill, 1994, 540 Pginas.

CHIAVENATO, Idalberto, Introduccin a la Teora General de la Administracin. Mexico: Ed. Mc. Graw Hill, Mxico, 1990,687 Pginas.

DESSLER, Gary, Administracin de Personal. Mxico: Ed. Prentice-Hall Hispanoamericana, 1991, 410 Pginas.

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SHERMAN, Arthur y otros. Administracin de Recursos Humanos. 11. Edicin. Mxico: Soluciones empresariales, 1999. 674 Pginas.

111

ANEXOS Y/O APNDICES

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RESULTADOS GENERALES DEL PRIMER PROCESO DE EVALUACIN DEL DESEMPEO

NOTA ACLARATORIA El manual e instrumentos contenidos dentro del cuerpo de la tesis ya poseen las adecuaciones y/o correcciones producto de la prueba piloto y primer proceso de evaluacin del desempeo.

PERIODO ENERO-JULIO

DISEO E IMPLEMENTACIN DEL PROCESO

Antecedente Captulo XIII del Acuerdo Gubernativo No. 400-98 Reglamento de Clasificacin de Puestos, Rgimen de Salarios y Evaluacin del Desempeo

Diseo del proceso e instrumentos de evaluacin

Se determinaron cuatro niveles de evaluacin, atendiendo las diferencias entre los diferentes niveles jerrquicos de la Institucin: Nivel ejecutivo, Nivel mandos medios y Profesional, Nivel personal docente y Nivel administrativo y de servicio.

113

En el Nivel Ejecutivo se dise el instrumento basado en las competencias laborales definidas para ste, con el fin de empezar a implementar la gestin de competencias laborales en el rea de recursos humanos; los niveles restantes se evaluaron con base a los objetivos y factores de evaluacin establecidos en el Manual de descripciones y clases de puestos.

Validacin del los instrumentos de evaluacin

Se realiz una prueba piloto, en donde participaron superiores jerrquicos que cumplan con las caractersticas de evaluadores.

Implementacin del proceso

Nombramiento de 85 superiores jerrquicos como evaluadores Capacitacin a los evaluadores, en 3 grupos, con una duracin de 4 hrs. por grupo.

Premisas del anlisis de resultados

Se esperaba, estadsticamente, un comportamiento normal de los resultados. El ideal esperado es que los resultados se ubiquen dentro de los rangos de bueno y muy bueno. Los resultados de la evaluacin constituirn una base para la toma de decisiones en la aplicacin del Rgimen Disciplinario y registro de mritos y demritos, la planificacin de los programas de capacitacin, la determinacin de la carrera administrativa, y todo proceso relacionado con la administracin del recurso humano y el fomento de una cultura de calidad.

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ANLISIS DE RESULTADOS

RESULTADOS GENERALES

Total de evaluados Se evaluaron un total de 656 trabajadores distribuidos de la siguiente forma: 60 de Nivel Ejecutivo, 74 de Nivel Mandos Medios, 152 de Nivel Personal Docente y 370 de Nivel Administrativo y de Servicio.

Signos de sesgo en los resultados En los resultados se registran signos de sesgo de tipo error constante, en el cual el evaluador tiene la tendencia de calificar a todos sus subordinados con los mismos punteos; aunque no se pueden afirmar con un 100% de confiabilidad, se establecieron las dependencia y evaluadores que incurrieron en este tipo de error.

En el 14% (91) de los casos no coincidieron los resultados de la evaluacin cualitativa con la evaluacin global de apreciacin del evaluador, por lo que ser necesario que se rectifiquen o ratifiquen dichos resultados.

Resultados segn rangos de calificacin cuantitativa y cualitativa El 4% obtuvo una calificacin cualitativa sobre su desempeo de deficiente . El 8% se ubic dentro del rango de regular. El 48% dentro del rango de bueno. El 37% dentro del calificativo de muy bueno. El 3% restante califico dentro del rango de sobresaliente.

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Promedio del grupo El promedio del grupo es de 72% ubicndolo dentro del rango cualitativo bueno, el cual esta definido en el Manual de evaluacin del desempeo, como una actuacin esperada en el cumplimiento de los resultados.

Resultados segn el ideal esperado El 85% de los evaluados se ubicaron dentro del rango ideal esperado . El 12% por debajo del mnimo esperado. El 3% por sobre del mximo esperado.

Para facilitar el anlisis de los resultados a continuacin se presentarn clasificados segn los diferentes niveles de evaluacin, en los cuadros de resultados anexos los factores fortaleza son sombreados con color amarillo y los factores debilidad son sombreados con color celeste.

NIVEL EJECUTIVO

Total de evaluados Se evaluaron un total de 60 ejecutivos, divididos en 21 ejecutivos de primer nivel y 39 ejecutivos de segundo nivel.

Resultados segn rangos de calificacin cuantitativa y cualitativa El 45% dentro del rango de bueno. El 48% dentro del calificativo de muy bueno. El 7% restante califico dentro del rango de sobresaliente.

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Promedio del grupo El promedio del grupo es de 76%, ubicndolo dentro del rango cualitativo muy bueno, el cual esta definido en el Manual de Evaluacin del Desempeo, como una actuacin mejor que la esperada en el logro de los resultados.

Resultados segn el ideal esperado El 93% de los evaluados se ubicaron dentro del rango ideal esperado. El 7% por sobre del mximo esperado.

El Nivel Ejecutivo se divide en dos grupos, cuadro comparativo de los resultados de estos:

a continuacin se presenta un

Ejecutivos de primer nivel 21 ejecutivos evaluados 74% de promedio de grupo Calificacin cualitativa bueno

Ejecutivos de segundo nivel 39 ejecutivos evaluados 78% de promedio de grupo Calificacin cuantitativa muy bueno

No se reportan casos de deficiente, No se reportan casos de deficiente y regular y sobresaliente regular, se presentan 4 casos en de su

sobresaliente

perteneciendo

totalidad a la Regin Sur. El 57% calific bueno y el 43% calific El 36% califico bueno, el 54% califico muy bueno muy bueno y el 10% califico

sobresaliente El 100% se encuentra dentro del rango El 90% se encuentra dentro del rango ideal esperado. ideal esperado y el 10% se encuentra por sobre del mximo esperado.

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Las competencias fortaleza del grupo Las competencias fortaleza del grupo son: estratega, involucrado, orientado son: estratega, involucrado, orientado hacia el servicio al cliente, cooperativo, hacia el servicio al cliente, cooperativo, discrecin, valores y trabajo en equipo. discrecin, valores, trabajo en equipo, visionario, facilitador, recompensador, cumplidor de metas, innovador y

tomador de decisiones.

MANDOS MEDIOS Y PROFESIONAL

Total de evaluados Se evaluaron un total de 74 trabajadores, divididos en 57 mandos medios y 17 profesionales.

Promedio del grupo El promedio del grupo es de 74%, ubicndolo dentro del rango cualitativo bueno, el cual esta definido en el Manual de evaluacin del desempeo, como una actuacin esperada en el logro de los resultados.

Resultados segn el ideal esperado El 87% de los evaluados se ubicaron dentro del rango ideal esperado. El 13% por debajo del mnimo esperado.

Tomando en cuenta las diferencias entre los grupos de mandos

medios y

profesionales, se presentan los resultados en forma independiente y comparativa.

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Mandos medios 57 trabajadores evaluados 75% de promedio de grupo Calificacin cualitativa bueno

Profesionales 17 trabajadores evaluados 72% de promedio de grupo Calificacin cuantitativa bueno

No se reportan casos de calificacin No se reportan casos de calificacin sobresaliente El 5% calific dentro del sobresaliente rango El 6% calific dentro del rango

deficiente, el 4% calific como deficiente, el 12% calific como regular el 28% calific bueno y 63% calific muy bueno. el regular el 41% calific bueno y 41% calific muy bueno. el

El 91% se encuentra dentro del rango El 82% se encuentra dentro del rango ideal esperado y el 9% se encuentra por ideal esperado y el 18% se encuentra debajo del mnimo esperado. Las fortalezas del grupo por debajo del mnimo esperado. son: Las fortalezas del y grupo son:

cooperacin, adaptacin,

discrecin, puntualidad,

inters trabajo

y cooperacin,

inters

adaptacin,

en puntualidad, comunicacin y disciplina.

equipo, comunicacin y atencin al cliente.

NIVEL PERSONAL DOCENTE

Total de evaluados Se evaluaron un total de 152 trabajadores, divididos en 73

instructores, 51 instructores mviles, 25 jefes de taller y 3 jefes de laboratorio

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Resultados segn rangos de calificacin cuantitativa y cualitativa El 9% obtuvo una calificacin cualitativa sobre su desempeo de deficiente. El 10% se ubic dentro del rango de regular. El 57% dentro del rango de bueno. El 23% dentro del calificativo de muy bueno. El 1% restante calific dentro del rango de sobresaliente.

Promedio del grupo El promedio del grupo es de 68%, ubicndolo dentro del rango cualitativo bueno, el cual esta definido en el Manual de evaluacin del desempeo, como una actuacin esperada en el logro de los resultados.

Resultados segn el ideal esperado El 80% de los evaluados se ubicaron dentro del rango ideal esperado. El 19% por debajo del mnimo esperado. El 1% por sobre del mximo esperado.

El nivel personal docente se dividi en tres grupos, a continuacin se presenta un cuadro comparativo de los resultados de stos:

INSTRUCTORES

INSTRUCTORES MVILES

JEFES DE TALLER Y LABORATORIO

73 trabajadores evaluados 66% de promedio de grupo Cualitativa bueno

51 trabajadores evaluados 68% de promedio de grupo Cualitativa bueno

28 trabajadores evaluados 67% de promedio de grupo Cualitativa bueno

El 14% calific dentro del El 2% calific dentro del El 11% calific dentro del rango rango deficiente, el 14% rango deficiente, el 10% deficiente, el 3% calific como calific como regular el calific como regular el 67% regular el 40% calific bueno y 56% calific bueno, el calific bueno y el 21% el 46% calific muy bueno.

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15% calific muy bueno y calific muy bueno. el 1% calific

sobresaliente. El 71% se encuentra dentro El 88% se encuentra dentro El 86% se encuentra dentro del del rango sobre ideal del rango ideal esperado y el rango ideal esperado y el 14% se del 12% se encuentra por debajo encuentra por debajo del mnimo esperado.

esperado,1%

mximo esperado, el 28% del mnimo esperado. debajo esperado. del mnimo

Las fortalezas del grupo Las fortalezas del grupo son: Las fortalezas del grupo son: son: asistencia; y las asistencia, disciplina y asistencia, disciplina y

debilidades: manejo trabajo de en

puntualidad; y las debilidades: puntualidad; y las debilidades: conflictos, atencin al cliente, trabajo en trabajo en equipo y uso de equipo y equipo y productividad. tcnicas didcticas.

productividad.

NIVEL ADMINISTRATIVO

Total de evaluados Se evaluaron un total de 370 trabajadores, divididos en 239 personal tcnico y 131 personal de servicio.

Resultados segn rangos de calificacin cuantitativa y cualitativa El 2% obtuvo una calificacin cualitativa sobre su desempeo de deficiente. El 10% se ubic dentro del rango de regular. El 48% dentro del rango de bueno. El 36% dentro del calificativo de muy bueno. El 3% restante calific dentro del rango de sobresaliente.

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Promedio del grupo El promedio del grupo es de 72%, ubicndolo dentro del rango cualitativo bueno, el cual esta definido en el Manual de evaluacin del desempeo, como una actuacin esperada en el logro de los resultados.

Resultados segn el ideal esperado El 85% de los evaluados se ubicaron dentro del rango ideal esperado. El 12% por debajo del mnimo esperado. El 3% por sobre del mximo esperado.

Fortalezas y debilidades del grupo Fortalezas: Cooperacin, puntualidad, asistencia y valores. Debilidades: Productividad y atencin al cliente.

Dentro del nivel administrativo se ubican dos grandes grupos: El tcnico y el de servicio.

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RECOMENDACIONES PARA EL MEJORAMIENTO DEL PROCESO

Para determinar los parmetros sobre los cuales se establecer el proceso de evaluacin, es necesario contar con estndares de desempeo generales de la Institucin, que sean claros y mensurables, con el fin de contar con un sistema de evaluacin ms objetivo y preciso.

Previo al prximo perodo de evaluacin debe remitirse una copia de la descripcin y especificaciones del puesto que ocupa cada persona, para que tengan claridad de sus funciones.

Todas aquellas aplicaciones que sern medidas con base al desempeo de los trabajadores (Capacitacin, Seleccin, Planes de desarrollo, etc.) deben contar con registros de todas las acciones para poder evaluar el impacto de estas en los niveles de desempeo.

Realizar una evaluacin sobre los rangos de calificacin determinados, recomendando elevar los niveles mnimos, y as fomentar un alto desempeo.

Los instrumentos de evaluacin deben ser revisados en los siguientes aspectos:

Generales

Revisar la redaccin de la descripcin de los rangos de calificacin en el cuadro de evaluacin global de la actuacin para estandarizar con las descripciones del Manual.

123

En el cuadro de Comentarios del evaluador incluir un formato que favorezca hacer un anlisis ms profundo, de las fortalezas y debilidades de cada evaluado.

En el cuadro de Datos generales revisar cada uno de los cuadros de informacin para evaluar si estn bien especificados, ya que existieron errores cuando los evaluadores completaron los datos.

Realizar una evaluacin sobre la ponderacin asignada a cada factor.

En el factor de puntualidad, determinar los criterios por tiempo de retraso.

Nivel ejecutivo

Aspectos de levantado de texto y formato.

Revisar la evaluacin para ajustarla a ejecutivos que no tienen responsabilidad de supervisin.

Ajustar el formato para hacer una evaluacin cualitativa ms gil, por el tiempo que representa al Gerente realizar esta actividad en funcin del No. de supervisados.

Nivel mandos medios y profesional

Realizar un anlisis sobre el personal que es considerado mando medio y determinarlo.

Considerar la evaluacin de la asistencia y manejo del tiempo.

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Nivel personal docente

Aspectos de levantado de texto y formato.

Ajustar la evaluacin para evaluar en forma distinta a los Jefes de taller y Jefes de laboratorio, tomando en cuenta el factor de supervisin.

Nivel administrativo y de servicio

Aspectos de levantado de texto y formato.

Revisar si es apropiado evaluar con diferente instrumento o factores especficos al personal administrativo-tcnico y al personal administrativo-servicio.

Siendo la retroalimentacin uno de los pasos ms importantes del proceso de evaluacin, es necesario incluir dentro de la capacitacin de los evaluadores como dirigir la entrevista de retroalimentacin con los evaluados, y normarla en el manual.

En el proceso de capacitacin es importante insistir a los evaluadores que se apeguen a los lineamientos del proceso, ya que en el proceso actual varios evaluadores se adelantaron a reportar los resultados a los evaluados, siendo esto contraproducente, ya que no se utilizaron las vas adecuadas y puede causar conflicto si son modificados los resultados de las evaluaciones.

En el proceso de capacitacin a evaluadores destacar la importancia de brindar informacin de los evaluados sobre las fortalezas, debilidades, adecuacin al puesto y preparacin para ocupar cargos de mayor responsabilidad; en el

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cuadro de comentarios del evaluador, ya que es informacin relevante para la planeacin de los programas de capacitacin y para los planes de desarrollo.

Recomendar a los evaluadores que den la importancia que corresponde al manejo adecuado de los instrumentos; ya que en los envos se descuid, en algunos casos, la confidencialidad de los mismos.

Aunque no se manifestaron signos relevantes de resistencia al proceso, se recomienda contar con un sistema que agilice el registro y anlisis de resultados, para evitar la ansiedad por concepto de espera y que los resultados se informen oportunamente.

Ampliar el tiempo de entrega de los formularios por parte de los evaluadores a la Divisin de Recursos Humanos, ya que el tiempo que se delimita en el manual actual no es real, los dos das estipulados no son suficientes para realizar todo el proceso de evaluacin del evaluador inmediato del evaluador. y revisin por el jefe

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