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EVALUACIN DEL PLAN ESTRATGICO DE LAS TIC DE COLCIENCIAS Y CREACIN DE LA DIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN (Chief Information Officer - CIO)

Esta evaluacin se bas en el estado actual de las TIC y sus sistemas de COLCIENCIAS a Diciembre de 2012, ante un deficiente Sistema Integral de Informacin del Sistema de Ciencia Tecnologa e Innovacin de Colombia que coordina dicha entidad, el cual a diciembre de 2013 aun es muy insipiente y que est en proceso de construccin, atendiendo las observaciones y recomendaciones de esta consultora.

28 de febrero

2013

Consultor:
Francisco Javier Roldn Velsquez

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Informe de Contrato 493-2012

CONTENIDO

Pg. Informacin del Contrato de Consultora A. ESTADO ACTUAL DE INFRAESTRUCTURA TI DE COLCIENCIAS B. ANTECEDENTES C. HALLAZGOS D. OBSERVACIONES E. RECOMENDACIONES F. FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA DE INFORMACIN NACIONAL G. HOJA DE RUTA DEL PLAN ESTRATEGICO DE LAS TIC - PETIC DE COLCIENCIAS H. PROPUESTA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA DIRECCIN DE INFORMACIN 3 4 4 8 11 18 26 26 29

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INFORMACIN GENERAL Proyecto / Producto: rea de Negocio: Consultor: Presentacin del Informe: OBJETO DEL CONTRATO Contratar los servicios profesionales de un experto para valorar la situacin actual de Colciencias en el marco del Plan Estratgico TIC y del proceso de reestructuracin de la entidad. Obligaciones: Prestar sus servicios profesionales para elaborar el estado de arte del actual Plan Estratgico TIC de la entidad. Proponer una ruta de accin, de acuerdo con el estado actual del Sistema de Informacin de Colciencias, en el contexto del proceso de reestructuracin de la institucin. Elaborar conceptos tcnicos y administrativos para la Direccin General, frente a los procesos contractuales vigentes en ejecucin y en proceso de contratacin de Colciencias en relacin con las TIC. Proponer un Plan de Accin TIC para el Sistema de Informacin de Colciencias, orientado al Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin - SNCTI, que logre que Colciencias est a la altura de las mejores entidades del mundo en Ciencia, Tecnologa e Innovacin, en el contexto de la transformacin econmica y social que est teniendo Colombia. Participar en los Comits de Direccin de Colciencias y tcnicos de la Oficina de Sistemas de Informacin de Colciencias, mientras dure el contrato. Realizar recomendaciones para el direccionamiento del Plan Estratgico de las TIC. Evaluacin Plan Estratgico de TIC de Colciencias Direccin General Francisco Javier Roldn Velsquez Marzo 15 de 2013

ACTIVIDADES DESARROLLADAS De acuerdo con el plan de trabajo, en este informe se presentan algunos aspectos importantes de la evolucin del Plan Estratgico de las TIC de Colciencias para el perodo 2009 - 2012, se describen varios hallazgos, observaciones y recomendaciones, como tambin la propuesta de la reestructuracin de la Oficina de Sistemas de Informacin hacia una Direccin de Informacin con la creacin del Chief Information Officer (CIO) o Director de Tecnologas de la Informacin. Igualmente se recoge el trabajo realizado durante el ao 2011, que es necesario tener en cuenta con el propsito de estructurar el nuevo Sistema Integrado de Informacin de Colciencias para el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin, que sea coherente con la nueva organizacin resultante de la reestructuracin de la entidad.
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A. ESTADO ACTUAL DE INFRAESTRUCTURA TI DE COLCIENCIAS De acuerdo con los proyectos de infraestructura TIC aprobados, para la primera semana del mes de febrero del 2013 qued ejecutado y en servicio lo siguiente: - La solucin de alta disponibilidad (clster de servidores) que se adquiri para las bases de datos SCIENTI y SIGP alojadas en el Centro de Datos de Intranet Gubernamental. - Un sistema de aire acondicionado de precisin de 3 Ton que permite mantener la temperatura adecuada para operacin de los equipos tipo servidor existentes y nuevos que se alojan en dicho sitio, para el mejoramiento del Centro de Datos Local en el edificio de Colciencias. - La actualizacin de la solucin de seguridad perimetral, Firewall a la ltima versin, incluyendo un clster (redundancia) para alta disponibilidad, lo cual permite disminuir vulnerabilidades de seguridad ante potenciales ataques informticos. - La ampliacin a la plataforma de servidores virtualizados, que permitir alojar nuevos servicios requeridos por Colciencias y tener infraestructura disponible para casos de contingencia de servicios crticos. - La instalacin de la solucin de conectividad inalmbrica que permitir mejorar la calidad de la conexin dentro de la entidad, mejorar su gestin y cubrir reas actualmente descubiertas. - La solucin complementaria de seguridad perimetral Proxy y la instalacin de un segundo canal de Internet a 45 Mbps (Haba un solo canal de 10 Mbps) para la entidad, lo cual permitir mejorar el desempeo de los servicios que se acceden a travs de la red y permitir tener redundancia de canal de tal forma que mientras los dos funcionan, la carga se balancea y si uno falla, el otro asume toda la operacin. Observacin importante: Al abrir el acceso para que todos los funcionarios tengan acceso a las redes sociales (facebook, twitter, youtube, entre otras), la carga aumenta pudiendo consumir toda la capacidad del canal, para lo cual se recomienda disear una solucin que permita garantizar siempre al menos 20 Mbps libres, para los procesos crticos, principalmente las convocatorias. - Los elementos de monitoreo ambiental y control de incendios en el Centro de Datos de Colciencias. - 105 computadores nuevos de escritorios comprados; se instalaron 70 computadores, reponiendo primero los 65 computadores alquilados para acabar contrato de alquiler, los 35 restantes estn en plan de instalacin. Igualmente se entregaron 12 computadores porttiles a los directivos de la entidad, para un total de 117 computadores nuevos. B. ANTECEDENTES En el 2008 Colciencias contrat con la Universidad de los Andes el diseo del Plan Estratgico de Tecnologa de Informacin 2009 - 2012, el cual fue incluido entre las actividades del Programa II.2.1 Desarrollo de un Sistema Integrado de Informacin que permita la toma de decisiones en CTeI del Plan de Accin del ao 20091 de la entidad. El Estudio de Investigacin conducente al rediseo organizacional y construccin participativa de la identidad institucional, fundamentados en los sistemas de informacin para una entidad gestora del
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Se refiere al componente estratgico del Plan de Accin 2009 de la entidad.


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conocimiento2, realizado por la Universidad de los Andes, tena un componente de organizacin institucional y otro sobre la reorganizacin de Sistemas de Informacin, que es el Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones (TIC) 2009-2012 de Colciencias (PETIC), entregado por la Universidad de los Andes el 27 de Abril de 2009 y fue uno de los resultados o entregables del proyecto. El plan se enfoc en las necesidades de informacin de procesos misionales, vistos desde el interior de Colciencias; el documento incluye las lneas de accin generales para implementar los sistemas/servicios de informacin que atendern dichas necesidades, presenta el diseo preliminar de la arquitectura de informacin y de aplicaciones para dichos procesos y plante la estructura funcional que debera tener la Oficina de Sistemas de Informacin.3 Como complemento a dicho esfuerzo, se tena previsto que estuviera listo a finales del ao 2009 el diseo definitivo de la arquitectura de informacin, de datos, de aplicaciones y de plataforma tecnolgica, a partir de la identificacin de necesidades de informacin de todas las dependencias de la entidad4, de los servicios de informacin que se deben proveer a los actores del Sistema Nacional de CTeI y el diagnstico de los sistemas de informacin actualmente en operacin, lo cual se haba empezado desde el mes de mayo del ao 2009.5 El Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones (TIC) 2009-2012 de Colciencias, elaborado por la Universidad de los Andes, defini las siguientes cinco (5) lneas de accin para su implementacin: a. b. c. d. e. Fortalecimiento estratgico y estructural de la Oficina de Sistemas de Informacin. Evolucin a un conjunto de servicios tecnolgicos de alta calidad. Seguridad en acceso y preservacin de la Informacin. Fortalecimiento de la Infraestructura Tecnolgica y de Comunicaciones. Evolucin en Arquitectura de Informacin.

De acuerdo con dicho plan estratgico El objetivo de estas lneas es adems lograr que la Oficina de Sistemas de Informacin se consolide como la directora de la evolucin y apropiacin de tecnologas de informacin y comunicaciones que soporten el cumplimiento de las polticas y acciones de la entidad, es decir que permitan poner a disposicin de los actores del SNCTI un conjunto de servicios su participacin y articulacin.6 En la ltima lnea de accin 'Evolucin en Arquitectura de Informacin', es de donde parte el modelo de contratacin de fbrica de software, que se hace transversal a todas las actividades para la implementacin del Sistema Integrado de Informacin del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnologa e Innovacin. La Universidad de los Andes en el Plan Estratgico de las TIC 2009- 2012 para Colciencias, propona en dicha lnea de accin como finalidad definir e implementar una arquitectura de informacin orientada a servicios que permita la evolucin tecnolgica y operativa de Colciencias y
Objeto del contrato con la Universidad de los Andes. Pliego de Condiciones del proceso licitatorio 003/2009, numeral 1, sobre descripcin de la necesidad. 4 Incluye los procesos misionales analizados por la Universidad de los Andes, ms los procesos de apoyo (administrativos y financieros), gerenciales (direccionamiento estratgico y generacin de polticas y articulacin del SNCTI) y transversales (planeacin, gestin de la calidad, gestin legal y evaluacin y control). 5 A la fecha de este informe, la plataforma tecnolgica est montada en un gran porcentaje y la arquitectura TI esta formulada solo en su primera fase. 6 No se ha cumplido a la fecha de este informe.
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la dinamizacin de sus funciones y servicios para los diferentes actores del Sistema Nacional de Ciencia Tecnologa e Innovacin, permitiendo a la entidad un crecimiento consistente y una actuacin fluida y efectiva, respondiendo ms rpido a los requerimientos de los usuarios y permitindoles obtener mejor y mayor informacin sobre el sistema.7 Para ello el proyecto: "Diseo e implementacin de un Sistema de Informacin para el SNCTI" fue presupuestado por US$9,8 millones, de los cuales US$3,6 son recursos propios y US$ 6.2 millones de crdito BID, para ejecutarlo en dos etapas as: Etapa 1 2010-2011: Flujos y servicios de informacin al interior de COLCIENCIAS y con sus clientes directos (IES, grupos y centros, SENA, MEN, DNP, MINHACIENDA). Etapa 2 2011-2012: Ampliacin del sistema para cubrir todas las necesidades de informacin para la toma de decisiones en CTeI a nivel regional y nacional. Las acciones incluidas en esta lnea fueron8: Diseo de la arquitectura de informacin: o Definicin de componentes funcionales, servicios y unidades de informacin que conformarn la arquitectura. o Identificar y definir los servicios, operaciones, mensajes y procesos e instancias de procesos de la arquitectura. Definicin de polticas y planes de formulacin y desarrollo de nuevos componentes basados en la arquitectura orientada a servicios que ha sido definida. Formacin continua, de lderes funcionales y entrega de la administracin funcional de las aplicaciones y sistemas de informacin a lderes funcionales. Implementar la arquitectura diseada, reemplazando los sistemas de informacin que estn actualmente en operacin por un conjunto de aplicaciones sobre SOA9. Diseo e Implementacin del Portal Corporativo que contiene las aplicaciones de la nueva arquitectura de Servicios. Diseo arquitectura de informacin Primera fase10 Implementacin del nuevo Sistema de Informacin Primera fase (Contrato 816/09)11 Renovacin del Portal12 Depuracin de la informacin Mantenimiento de la Plataforma ScienTI

Estos fueron los Proyectos definidos para desarrollar en esta lnea de accin: 1. 2. 3. 4. 5.
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Esta finalidad tampoco se ha cumplido. Estas acciones se han cumplido parcialmente. 9 La Arquitectura Orientada a Servicios (en ingls Service Oriented Architecture), es un concepto de arquitectura de software que define la utilizacin de servicios para dar soporte a los requisitos del negocio. Permite la creacin de sistemas altamente escalables que reflejan el negocio de la organizacin, a su vez brinda una forma bien definida de exposicin e invocacin de servicios (comnmente pero no exclusivamente servicios web), lo cual facilita la interaccin entre diferentes sistemas propios o de terceros. Tomado de Wikipedia. 10 Esta est cumplida en la primera fase, aunque se requiere convalidarla frente a la nueva reestructuracin y con los distintos responsables de cada proceso en particular. 11 Se han realizado levantamientos de requerimientos de diversa ndole; se han elaborado planes de proyectos y hasta la fecha solo se han realizado procesos adaptativos, sin ningn desarrollo de fondo. 12 El portal no ha cumplido el perfil de un sitio web 2.0, transaccional e interactivo.

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6. Mantenimiento de la Plataforma ORFEO Vale resaltar esta observacin de la Universidad de los Andes: Aunque es claro que las 5 lneas de accin del Plan Estratgico de TIC se relacionan directamente con el objetivo 2 del Plan Estratgico de Colciencias que dice Consolidar la Infraestructura y los Sistemas de Informacin para la CTI , es importante anotar que su realizacin apoya y afecta de forma directa los restantes siete (7) objetivos del Plan estratgico de Colciencias, en la medida en que la disposicin de informacin con los criterios enunciados previamente, es la que puede garantizar que el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin - SNCTI funcione de forma articulada13 Para la implementacin del Sistema Integrado de Informacin de Colciencias se procede a contratar una fbrica de software y despus de un proceso licitatorio, se suscribe el contrato 816/09 el 28 de diciembre de 2009 con la Unin Temporal Axede-Trbol, el cual se inici el 19 de enero de 201014. Luego de un accidentado proceso de interpretacin de los trminos de condiciones por parte del contratista la Unin Temporal (UT) Axede-Trbol, finalmente el da 18 de junio del ao 2010 sta UT solicit la suspensin de mutuo acuerdo del Contrato 816/09, con el fin de contemplar la cesin a un tercero, la cual se le acept del da 21 de junio al 11 de julio del mismo ao, para evitar pagar a la UT ms tiempo del grupo de trabajo mnimo requerido sin productos para Colciencias. El da 6 de agosto se firma entre las partes el acta de cesin del Contrato 816/09 a la fbrica de software SoftManagement S. A. Para el ao 2010 se definieron los distintos componentes del Sistema Integrado de Informacin del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnologa e Innovacin, compuesto por toda la plataforma informtica de Colciencias, tanto en lo misional, como en las funciones de apoyo (en lo administrativo y financiero), los cuales son15: a) ScienTI -Red Internacional de fuentes de informacin y conocimiento para la gestin de ciencia, tecnologa e innovacin-, b) Sistema Integral de Gestin de Proyectos -SIGP-, c) Sistema Administrativo y Financiero -SAFI-, d) Sistema de Gestin Documental -ORFEO-, e) Portal institucional -Sitio de Informacin y centro transaccional de Colciencias-, Adems de todos los desarrollos y soluciones informticas: f) g) h) i) Sistema de Planeacin Institucional -SPI-, Sistema de Gestin de Cooperacin Internacional -SGCI-, Sistema de Gestin del Talento Humano -SITH-, Sistema de Apoyo Logstico -SAL-,

Tomado y adaptado del Documento de Relacin del Plan Estratgico de TIC con el Plan Global Estratgico de Colciencias. Proyecto Arquitectura, Plan Estratgico, Portal, Reorganizacin OTIC. Plan Estratgico TIC para Colciencias, Universidad de los Andes, 18 de Agosto de 2008, Versin 1.0. 14 La demora en el inicio del contrato se debi al trmite de verificacin de la solicitud de cambios en el grupo de trabajo que radic el contratista luego de la legalizacin del mismo. 15 Bajo la direccin de la Ingeniera Luz Stella Garca se hicieron ajustes conceptuales a esta propuesta en el ao 2011 y el contratista para la Arquitectura Empresarial TI de Colciencias convalido varias de ellas en el ao 2012.
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j) k) l) m) n) o) p) q) r) s) t) u) Sistema de Calidad, Control Interno y Seguridad de la Informacin -SQAS-16, Gestin de Riesgos -Sistema Administrativo de Riesgos -SAR-, Sistema de Administracin de Clasificaciones -SAS-, Sistema de Movilidad, Sistema de Apropiacin Social, Sistema de Planes Regionales (CODECyT), Sistema del Fortalecimiento de Centros de Investigacin, Sistema de Formacin externa de capacidad en CTeI, Sistema de Atencin al Ciudadano (Datacenter), Sistema Gestin Legal, SGL, Sistema Estadstico (para todo el sistema), Sistema de Seguridad de Acceso (para todo el sistema).

Mdulos definidos para el Sistema Integral de Gestin de Proyectos, SIGP17, a travs del cual se brinda la oportunidad a grupos, investigadores y empresas a acceder a financiacin de proyectos en ciencia, tecnologa, innovacin y desarrollo empresarial:

Registro; Seguimiento y Evaluacin de Anteproyectos; Formulario Digital para el registro de proyectos; Seguimiento y Evaluacin de Proyectos y Estmulos Tributarios.

C. HALLAZGOS 1. 2. Los proyectos antes relacionados debieron estar completamente terminados, y armonizados dentro de un Sistema Integrado de Informacin de Colciencias para finales del ao 2012, de acuerdo con lo planeado en el Plan Estratgico de las TIC - PETIC 2009 - 2012. Al finalizar el ao 2012, no se lograron ninguno de los objetivos de las cinco (5) lneas de accin del Plan Estratgico de las TIC 2009 - 2012 y por lo tanto ninguno de los proyectos del Sistema Integrado de Informacin de Colciencias estn listos de acuerdo con los objetivos de dicho plan. Existe un retraso de al menos tres (3) aos, dado que la Oficina de Sistemas de Informacin - OSI, no tuvo la capacidad necesaria para liderar correctamente el Plan Estratgico de las TIC - PETIC 2009 - 2012, adems que ha sido un proceso muy accidentado caracterizado por conflictos de diversa ndole, principalmente de

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Sistema para apoyar todos los procedimientos del Sistema de Gestin de Calidad, las auditoras de la Oficina de Control Interno y las de la Contralora General de la Repblica, adems de apoyar la Gestin del Sistema de Seguridad de Informacin en las fases de seguimiento, mantenimiento y mejoramiento, en especial la realizacin de auditoras y emprender acciones correctivas y preventivas. 17 Este sistema de informacin tiene problemas en varios campos de los formularios y se pierde la informacin de los procesos de seguimiento y evaluacin en la ejecucin de los proyectos. El SIGP debe ser un sistema integral para todas las convocatorias y en el momento solo cubre 11 programas de Ciencia y Tecnologa.
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interpretacin de los trminos de referencia y de comunicacin entre la Ingeniera Luz Stella Garca y las dos fbricas en sus respectivos momentos (Unin Temporal AxedeTrbol y SoftManagement S. A.), lo que a su vez ha generado un mal clima organizacional alrededor de los sistemas de informacin. 4. An no existe un ptimo Sistema Integrado de Informacin de Colciencias , y la Oficina de Sistemas de Informacin OSI, aun no llena las expectativas con las que fue planteado en el PETIC de ese perodo, al igual que la Infraestructura tecnolgica necesaria recin se est habilitando. 5. Tal como fue identificado durante la formulacin del Plan Estratgico de las TIC 2009 2012, Colciencias careca y aun carece de una arquitectura de informacin orientada a servicios que permita la evolucin tecnolgica y operativa de la entidad y la dinamizacin de sus funciones y servicios para los diferentes actores del Sistema Nacional de Ciencia Tecnologa e Innovacin, lo cual se refleja en poca flexibilidad para adaptar su operacin a las estrategias y polticas definidas en su Plan de Accin, resta fluidez y eficacia en su interaccin con los usuarios y no le permite contar con informacin oportuna y de calidad sobre el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin, SNCTI. 6. El portafolio de proyectos que se est adelantando, de acuerdo con el Plan Estratgico de TIC 2009-2012 de Colciencias, requiere de un equipo de trabajo consistente, permanente, mejor estructurado y ms calificado, salvo contadas excepciones. 7. La Oficina de Sistemas de Informacin - OSI, requiere de un perfil profesional del lder, de ms experiencia, al menos seis (6) aos, que no sea reactivo y 'apaga incendios' como lo es hoy. Se requiere un lder que sea ms abierto, planificador, productivo, propositivo, visionario, prospectivo y estratgico. Se debe corregir esta situacin a la mayor brevedad posible y es un factor crtico y determinante para la estructuracin del nuevo Sistema Integrado de informacin de Colciencias y del SNCTI y que debe ser tenido en cuenta para la reestructuracin de Colciencias desde la nueva Direccin de Informacin con caractersticas de un verdadero Chief Informaction Officer (CIO), de acuerdo con los lineamientos del Ministerio de las TIC. 8. No se ha realizado hasta la fecha ningn diagnstico de cargas laborales de la Oficina de Sistemas de Informacin. 9. Para finales del ao 2011, se termina el contrato con la fbrica de software SoftManagement S.A., bsicamente por conflictos de comunicacin con la ingeniera Luz Stella Garca. 10. En la actualidad no existen los cargos en la planta de la entidad para implementar una estructura organizacional adecuada para la Oficina de Sistemas de Informacin de hoy o la futura Direccin de Informacin (CIO) en la nueva propuesta de estructura organizacional de Colciencias. 11. El estudio de la Universidad de los Andes recomend la Constitucin del Comit de TIC de Colciencias18, donde se sugiri la participacin de un representante por cada una de las reas de la entidad, que inicialmente deban coincidir con los lderes funcionales, as como con el Jefe de la Oficina de Sistemas de Informacin y el Director de Colciencias. Segn los temas tratados podra requerirse la presencia de representantes de reas de apoyo o de reas especficas de la Oficina de las TIC. Nunca se cre.
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Recomendacin realizada por la Universidad de los Andes, en el Plan Estratgico de las TIC de Colciencias.
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La no Constitucin del Comit de TIC de Colciencias19, conllev a la deficiente gestin de la Oficina de Sistemas de Informacin y a que no se cumpliera el Plan Estratgico de las TIC 2009 - 2012, entre otras situaciones. 12. El nivel de direccin no se ha involucrado de forma activa en el proceso de diseo y construccin de la nueva plataforma, participando en los talleres de diseo e interaccin con las diferentes reas misionales20. 13. A diciembre 31 del ao 2011 as estaba el Sistema Integrado de Informacin de Colciencias:

14. Es necesario entender que los diferentes productos propuestos para el Sistema Integrado de Informacin de Colciencias, por la Dra. Luz Stella Garca no tienen funcionalidad para el usuario final, pues estos son parametrizadores y habilitadores. Se debe considerar la reutilizacin de lo que sirva de su trabajo, a partir de los planes de proyectos formulados durante su gestin. 15. A partir de enero del ao 2012 bajo la direccin del nuevo Jefe de la Oficina de Sistemas de Informacin y el retiro de la ingeniera Luz Stella Garca, se hacen ajustes en los procesos que se estaban llevando a cabo, concernientes al Plan Estratgico de las TIC 2009 - 2012, tales como la infraestructura TIC, el Sistema de Informacin y los ajustes del equipo necesario en la Oficina de Sistemas de Informacin OSI, pero aun no son visibles avances significativos. 16. Desde el momento en que se contrata a mediados de 2012 al Arquitecto Empresarial y al Gerente de Proyectos, se replantea todo el Sistema de Informacin de Colciencias y se
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Recomendacin realizada por la Universidad de los Andes, en el Plan Estratgico de las TIC de Colciencias. Conclusiones y Recomendaciones de la Universidad de los Andes. Estudio del Plan Estratgico de las TIC de Colciencias.
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hacen alistamientos para entregarle requerimientos a la fbrica de software internacional que hoy est en proceso de contratacin con recursos del BID, la cual debera estar empezando su ejecucin a finales del mes de marzo de 2013. 17. La Arquitectura Empresarial (AE) est propuesta para tres fases. A diciembre 31 de 2012 qued culminada la primera a fase. Est en proceso la revinculacin del Arquitecto Empresarial, Mario Monsalve para iniciar la segunda fase. Con la demora en la contratacin se ha perdido la oportunidad de vincularlo al proceso de la reestructuracin de Colciencias para armonizar los procesos de la entidad. 18. Colciencias a pesar de tener contemplados procedimientos de TI, no cuenta con evidencia documental unificada y debidamente adoptada en relacin con la creacin de usuarios, roles, contraseas y cierres financieros en el sistema SAFI, generando improvisaciones, demoras, errores y reprocesos. D. OBSERVACIONES 1. El contrato de interventora para la fbrica de software que lleva unos 6 meses, ya se evalu y no requiere negociacin; de la seleccin se pasa a recomendacin de adjudicacin y si no tiene objecin se contrata de una vez. La empresa de interventora hace el ejercicio de validacin y de aseguramiento de la calidad en cada proyecto anterior, a partir de los desarrollos de la fbrica de software, dando los conceptos tcnicos de lo que esta hace, hacindole todas las pruebas hasta cumplir los requerimientos de los usuarios. La restructuracin est afectando los procesos de desarrollo de proyectos de la Oficina de Sistemas de Informacin - OSI, los cuales deben ir de la mano con la reforma, para saber qu tanta infraestructura y que soluciones de software se requieren a la medida, y en funcin del avance de la reestructuracin. Se estn haciendo implementaciones con base en la realidad de hoy, que maana pueden cambiar, por eso un Plan de Choque TICs nos permite retroalimentar a partir de elementos de juicio y de conocimiento previo, cmo vamos avanzando los procesos y el desarrollo de los distintos proyectos, armonizando con la definicin del Sistema de Planeacin Estratgica de Colciencias y el desarrollo de la reestructuracin, en el marco de la Arquitectura Empresarial de la entidad. Se hicieron los principales productos para el Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin y fue convalidado por GEL para determinar el ndice de GEL de 2012. Se revis con la funcionaria Mayra Alexandra Agudelo Carvajal hasta donde se han aplicado los lineamientos del Manual de Gobierno en Lnea (GEL) 3.1 del Ministerio de las TIC y la calificacin del ndice de GEL al 2012 y proyectado a 2015. Es posible adelantar las Metas de GEL para 2015, lo que ms se pueda en este ao 2013, pero involucrando a todos los funcionarios de Colciencias (hoy solo la oficina de sistemas conocen del proceso a fondos). El avance acumulativo del ndice de Gobierno en Lnea (GEL), frente a la meta definida para el 2015 de acuerdo con el Manual 3.1 est en 34,09%, y el avance al ao 2012 est en 72,87, segn las respuestas a 147 preguntas de 168
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formuladas por GEL. El Plan de Choque TIC permitir victorias tempranas alrededor del desarrollo del portal de portales. 7. 8. Se debe respetar el plan de distribucin de equipos nuevos, establecido por la Oficina de Sistemas de Informacin OSI, bajo criterios tcnicos y de uso ya predefinidos. Los sistemas de informacin misionales de Colciencias estn operando irregularmente desde hace aproximadamente 12 aos; no son flexibles y su soporte requiere actividades peridicas de mantenimiento evolutivo y adaptativo, de tal manera que se ajusten a las condiciones de cambio de poltica y de operacin anuales debido a la dinmica del sector CTel. Colciencias ha venido realizando esfuerzos en los ltimos cuatro (4) aos para redisear la arquitectura de informacin, lo cual ha sido ineficiente. Mientras se ejecutaba el proyecto del Sistema Integrado de Informacin de Colciencias y del SNCTI, se haca necesario contemplar recursos para la realizacin de ajustes y el mantenimiento de la plataforma existente, de tal manera que se garantizara el soporte tecnolgico en los procesos que se adelantan y esto an contina.

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10. El Sistema Nacional Integrado de Informacin de Ciencia, Tecnologa e Innovacin y de Colciencias debe corresponder con los objetivos y necesidades del Plan Estratgico de las TIC de la entidad. 11. Los graves problemas que en evolucin tecnolgica tiene Colciencias 21 pueden ser solucionados de diversas formas; la sugerencia dada por esta asesora es la de partir de la poltica de la organizacin para construir de forma participativa y en equipo el futuro deseable, solo as ser posible contar con un soporte slido para las propuestas que en diseo de servicios e infraestructura sean dadas por cualquier equipo interno o externo a la organizacin. 12. El Plan Estratgico de las TIC 2013 - 2016 debe contemplar el diseo e implementacin de polticas, estrategias, programas y proyectos de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones para Colciencias y el SNCTI, con base en las ltimas tendencias mundiales y adaptndolo a las nuevas necesidades de Colciencias. 13. Se requiere disear e implementar estrategias y procedimientos para la articulacin de todas las aplicaciones de software desarrolladas para Colciencias que optimicen la relacin con los diferentes actores del Sistema Nacional de CTeI. 14. Colciencias debe ofrecer a los usuarios del Sistema Nacional de CTeI, las Tecnologas de Informacin y las Comunicaciones indispensables en su interaccin eficiente, que evolucione con las nuevas tendencias mundiales y acorde con las necesidades de los actores de dicho sistema de CTeI. 15. En el caso de las Convocatorias, se requiere la maduracin de la consultora de Daniel Aldana de BOT para que Colciencias conozca y tome decisiones frente a las recomendaciones para la optimizacin de convocatorias. Son tres fases: Diagnstico, Benchmarking y ajuste final.

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Esta observacin la hace la Universidad en abril de 2009, evidentemente ya hay avances, pero aun es pertinente la recomendacin. 12 de 36

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16. Se contina las adecuaciones a ScienTI por parte de la firma MIC SYSTEM para hacer y soportar las convocatorias de grupos, formacin y el servicio de homologacin e indexacin, hasta tanto la fbrica de software no desarrolle la solucin del Sistema de Informacin de Gestin de Actores. 17. Es muy importante tener en cuenta que a medida que la fbrica de software va entregando productos, que estn en consonancia con las ltimas tendencias mundiales en desarrollo de software, se requiere calificar mucho ms a los funcionarios de la Oficina de las TIC, para su adecuada administracin. 18. La gobernabilidad frente a las TIC a travs del G-Cloud (computacin en la nube para el gobierno), se logra con los Chief Information Officer (CIO) sectoriales para reconocer la importancia estratgica de la informacin y que esta se maneje al ms alto nivel de la organizacin, directamente dependiendo del Director General de Colciencias. 19. Es necesario tener presente que la Computacin en la Nube es un motor de procesos de innovacin, haciendo un uso intensivo, productivo y eficiente de las TIC. 20. El Comit de TIC de Colciencias22, propuesto como el espacio central de dilogo acerca de las TIC dentro de Colciencias y la forma en que pueda ser obtenido el mximo valor de sus recursos tecnolgicos, tiene entre otros, los siguientes objetivos, los cuales se recomienda mantener por su pertinencia y porque no han perdido vigencia: Elaborar los lineamientos generales de la poltica de TIC de Colciencias (Levantamiento de polticas de uso de los servicios TIC al interior de la entidad). Evaluar y Aprobar las estrategias operativas, proyectos y programas de la Oficina de las TIC (Prximamente Direccin de Informacin) presentados por su jefatura (Director, en la nueva estructura administrativa). Espacio de dilogo sobre la pertinencia de los servicios y componentes de la plataforma de tecnologas de informacin y comunicaciones, determinando la inclusin de nuevos componentes o modificaciones en la plataforma de TIC a nivel global. Es el lugar de encuentro entre los responsables funcionales y tcnicos de los componentes de la plataforma de TIC. Punto de difusin de los cambios y nuevos servicios disponibles en la plataforma. Evaluar y verificar las decisiones de adquisicin de componentes de la plataforma de TIC de Colciencias, cuando se trate de procesos de mayor cuanta. Establecer ventajas que puedan ser aprovechadas por la organizacin para maximizar el valor de las TIC que posee.

21. Desarrollo organizacional de la Oficina de Sistemas de Informacin de Colciencias. El Decreto Presidencial 1904 de 2009, Por medio del cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnologa e Innovacin -Colciencias- y se dictan otras disposiciones, en su artculo 8 sobre la Oficina de Sistemas de Informacin, describe sus funciones. En concordancia con lo anterior y de acuerdo con la Resolucin 0662 de 2009 de Colciencias, mediante la cual se aprueba el Manual Especfico de Funciones y Competencias Laborales establecidas en el Decreto 1905 de 2009, que reglamenta la

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planta de personal, se defini el siguiente organigrama (Se exceptan los cargos de Analista de Primer Nivel, Analista de Segundo Nivel y Web Mster, quienes deberan estar de acuerdo con la propuesta de este consultor), el cual cuanta solo con 5 personas de planta ms el Jefe de la Oficina y el resto son contratistas. Oficina de Sistemas de Informacin23

22. Es indispensable poner a tono la institucionalidad de Colciencias con la respuesta que est en capacidad de dar la fbrica de software que se va a contratar, para lo cual se requiere hacer ajustes inmediatos, principalmente en la conformacin del equipo de trabajo que interactuar con la fbrica. En el siguiente cuadro se presenta la descripcin del recurso humano que corresponde con la estructura aprobada en la Oficina de las TIC, de acuerdo con la Resolucin 0662 de 2009 de Colciencias, mediante la cual se aprueba el Manual Especfico de Funciones y Competencias Laborales establecidas en el Decreto 1905 de 2009, que reglamenta la planta de personal. Sin embargo, hay ms personas contratadas para los procesos del Sistema Integrado de Informacin (Actualmente hay 13 con el Jefe de la Oficina, y estn en
En este organigrama estn agregados dos personas analistas de sistemas nivel 1 y 2, y un web master que no estn en la planta original, pero que se recomienda que estn de planta en la nueva organizacin.
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proceso de vinculacin otros tres (3) profesionales entre los que estn el Gerente de Proyectos y el Arquitecto Empresarial para un total de 16 profesionales, de los cuales cinco (5) personas son de planta):
DENOMINACION DEL CARGO
Jefe de Oficina Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional especializado Tcnico

CODIGO GRADO
0137 2028 2028 2028 2028 2044 2028 2028 3100 19 19 15 15 15 11 15 11 16

ROL24
Jefe Coordinador Infraestructura y Servicios Informticos Lder Tcnico de Servicios Analista de sistemas de informacin Administrador bases de datos Analista Servicios de Informacin Analista Infraestructura de hardware y telecomunicaciones Administrador de servicios informticos Analista Servicio al Usuario

FUNCIONARIO
Luis Alfonso Arango Liliana Buitrago Barreto Omar Figueroa Melgarejo Marlen Pineda Prez (Planta, Provisional) Contratista Jos Espaol Contratista Contratista Mara Clemencia Reyes G. (Mesa de Ayuda)

23. Se debe revisar la Arquitectura Empresarial para el rediseo e implementacin del Sistema Integrado de Informacin de Colciencias y del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin, de acuerdo con el nuevo Plan Estratgico de las TIC 2013 2016 y la formulacin de nuevos procesos para la arquitectura de informacin, de datos, de aplicaciones y de plataforma tecnolgica, a partir de la identificacin de necesidades de informacin para el Sistema Integrado de Informacin del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin25, de los servicios de informacin que se deben proveer a los actores del Sistema Nacional de CTeI y el diagnstico de los sistemas de informacin actualmente en operacin, que corresponda con el mapa de procesos de Colciencias en cada una de las reas funcionales. Por eso se hace indispensable un adecuado desarrollo organizacional que corresponda a las nuevas necesidades y caractersticas tecnolgicas de Colciencias, lo cual permita optimizar los distintos procesos del Sistema Integrado de Informacin de Ciencia Tecnologa e Innovacin que se est implementando en la actualidad. 24. Los ajustes en los procesos informticos por proyecto de reestructuracin, la consultora para la optimizacin del proceso de convocatorias, y la consultora de cuadro de mando, impactan el diseo de la arquitectura de informacin.
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Las funciones se establecieron con la reestructuracin, pero no se ha realizado la transicin de las funciones anteriores a las actuales, en la mayora de los casos. 25 Incluye los procesos misionales analizados por la Universidad de los Andes ms los procesos de apoyo (administrativos y financieros), gerenciales (direccionamiento estratgico y generacin de polticas y articulacin del SNCTI) y transversales (planeacin, gestin de la calidad, gestin legal y evaluacin y control).

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25. El proceso para conformar banco de evaluadores tambin impacta el diseo de la arquitectura de informacin. 26. El nuevo modelo de medicin de grupos con la normalizacin de productos y verificacin de su existencia y calidad, igualmente impactar el diseo de la arquitectura de informacin. 27. No se identific solucin completa para el sistema de informacin en los sistemas de otros pases o en la oferta de componentes de Microsoft: es necesario integrar soluciones. 28. Cuerpo Consultivo para el Sistema de Informacin de Colciencias. Por la sensibilidad e importancia que este sistema de informacin tiene para el pas, se sugiere crear un Cuerpo Consultivo con las universidades fuertes en las reas de Sistemas y Telecomunicaciones y Software para el desarrollo, optimizacin y monitoreo permanente del Sistema Integrado de Informacin de Ciencia, Tecnologa e Innovacin (que es la principal herramienta del SNCTI), que propicie la construccin de una estructura comn de comunicacin que asegure los flujos correctos de objetivos, discusiones y decisiones que permitan que los objetivos del rea de Tecnologa Informtica estn en concordancia con los objetivos de Colciencias, y que garantice el xito del desarrollo del Sistema Integrado de Informacin que permita la toma de decisiones en CTeI. Se trata de revaluar el modelo existente, propiciando la participacin ms directa de la academia en un tema tan neurlgico para el pas, y cambiar a un proceso de facilitacin y de orientacin ms unificada, que garantice la consolidacin, mantenimiento y sostenibilidad de la arquitectura detallada de software, de datos, de aplicaciones y de plataforma tecnolgica de todo el Sistema Integrado de Informacin de Colciencias (misional y apoyo), integrando en este proceso la Oficina de Sistemas de Informacin (prximamente Direccin de Informacin) + Comit de TIC de Colciencias26 + Cuerpo Consultivo, mediante el llamado a la responsabilidad social universitaria frente al SNCTI. El Cuerpo Consultivo para el Sistema Integrado de Informacin de Colciencias debe involucrar las ms importantes decanaturas de sistemas e informtica del pas, principalmente las de Bogot, por la funcionalidad territorial, tales como las universidades de los Andes, Nacional, Externado, Distrital, Sergio Arboleda, Manuela Beltrn, El Bosque y Javeriana. Tambin para tener en cuenta: Eafit, de Antioquia, Bolivariana, UIS, entre otras. Se sugiere que este cuerpo consultivo est coordinado por el captulo colombiano de la Asociacin Internacional de Arquitectos de Software (IASA, por sus siglas en ingls), coordinado por Uniandes, a travs del Departamento de Ingeniera de Sistemas y Computacin. Funciones sugeridas para el Cuerpo Consultivo: a. Apoyar la formulacin y la implementacin del Plan Estratgico de las TIC 2013 2016 para Colciencias, b. Revisin y reorientacin de la Arquitectura del Sistema de Informacin de la entidad, c. Evaluar y hacer seguimiento a los procesos y procedimientos de Colciencias, orientados a la adecuada estructuracin del Sistema de Informacin de la entidad,
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d. Mantener al da a Colciencias en tendencias y gestin de TI para la oportuna toma de decisiones, as como para que los niveles de direccin puedan obtener informacin con base en los datos de desempeo de los servicios tecnolgicos en el mercado y construir visiones propias sobre las TI de la entidad y su relacin con el entorno, e. Ayudar en el diseo e implantacin de procesos de actualizacin y dilogo sobre el impacto que tendencias en tecnologa puede tener para la organizacin, f. Coadyuvar en la adecuada estructuracin organizacional de la Oficina de Sistemas de Informacin (prxima Direccin de Informacin),

g. Coadyuvar en el monitoreo de todos los procesos de requerimientos internos para la fbrica de software, al igual que el resultado de los productos entregados por la misma, al igual que en los procesos de supervisin y de interventora del contrato entre Colciencias y la fbrica de software que se va a contratar. 29. Colciencias viene trabajando en el diseo de su nuevo sistema de informacin desde junio de 2009 y se ha determinado que el portal web debe ser el canal de acceso a los contenidos y servicios de informacin para los diferentes actores del Sistema Nacional de CTI. El portal de portales debe estar en capacidad de atender usuarios tan diversos como poblacin infantil y juvenil que participa en el Programa Ondas, jvenes investigadores, investigadores, as como grupos de investigacin, centros de desarrollo tecnolgico, la academia, las entidades gubernamentales que ejecutan polticas de CTeI y la ciudadana en general. Esto implica un diseo innovador que trasciende lo normalmente incorporado en los portales institucionales tradicionales. Se busca por ejemplo, que la informacin de convocatorias de formacin se enve a los celulares de los investigadores que puedan estar interesados, que los grupos de investigacin encuentren herramientas de trabajo para el desarrollo de su investigacin, que el centro de documentacin est disponible para todo el pas y contenga publicaciones impresas y multimediales, que cada usuario cree un espacio virtual de trabajo dentro del portal para recibir solo la informacin que le interesa, entre otros. Teniendo en cuenta las caractersticas de Colciencias, es necesario estructurar y poner en marcha un proyecto que implemente herramientas para que los ciudadanos puedan participar a travs de canales electrnicos como redes sociales, con el fin de apoyar al Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnologa e Innovacin en el cumplimiento de su propsito misional, con estrategias de e-participacin y de e-democracia.27 En otras palabras, es crear y fortalecer Redes Sociales para Control Social y feedback con los ciudadanos (investigadores, universidades, cuerpo acadmico, profesores, centros de investigacin, estudiantes y nios). Se recomienda adems, involucrar a todos los funcionarios de Colciencias en la cultura de uso y retroalimentacin de las redes sociales de Colciencias, para que todos interacten con la ciudadana a travs de estas redes.

Est en los lineamientos de Gobierno en Lnea y es tambin una propuesta de la ex gerente del Sistema de Informacin, la Ingeniera Luz Stela Garca.
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E. RECOMENDACIONES 1. El proceso de diseo de los distintos componentes del sistema de informacin es lento y podra demandar hasta la mitad del tiempo en dedicacin y acompaamiento de los usuarios funcionales. Se requiere con urgencia una directriz de la Direccin General en ese sentido, para acelerar los procesos de construccin del Sistema de Informacin de Colciencias. Por ello es indispensable crearle inmediatamente 'dueos' a cada proyecto, que den lnea y que interacten con el Gerente del Proyecto o Project Management Officer - PMO (hay que contratarlo inmediatamente; el que haba se le termin el contrato y no sigue mas) para que este a su vez mueva a los tcnicos de la fbrica de software, al arquitecto empresarial y al arquitecto de software (no existe en Colciencias) que lo debe proveer la fbrica de software. 2. Para el proceso de negociacin con la fbrica de software, es necesario contratar al Gerente Proyecto (del Sistema Integral de Informacin de Colciencias - SIIC) porque debe firmar dicho contrato para iniciarlo. Urgente solucin. Para este cargo se requiere un experto que tenga las capacidades, la formacin, la experiencia y las competencias para manejar un portafolio integral de proyectos de Colciencias, que evala si estn bien planeados y que garantice que se hagan buenas prcticas en Colciencias; que tenga como mnimo una experiencia de ms de 10 aos liderando proyectos de tecnologa, ojal con experiencia en administracin de casos de software, aplicando acuerdos de niveles de servicios y preferiblemente certificado en PMP. 3. A partir del portafolio de proyectos que pueden irse desarrollando de manera paralela, independiente de la reestructuracin y que se puede emprender desde ya con la fbrica de software, se proponen los siguientes responsables por cada proyecto (se presentan las direcciones o dependencias actuales; se debe pensar hacia al futuro de cara a los directivos que van a quedar como responsables en la nueva estructura de Colciencias): Portal de portales y Comunidades - Oficina de Comunicaciones Gestin de Actores - Direccin de Fomento a la Investigacin Convocatorias28 - Direccin de Redes del Conocimiento Contratos - Secretario General Seguimiento de Proyectos - Direccin de Innovacin y Desarrollo Empresarial Inteligencia y de Bodega de Datos o DWH (Sistema Estratgico de Informacin o Sistema de Informacin Misional) Seguimiento de Planeacin Institucional - Oficina de Planeacin Fondo Francisco Jos Caldas - Direccin de Gestin de Recursos y Logstica Cada responsable de los anteriores proyectos debe profundizar con el Gerente de Proyectos para elaborar los requerimientos, que deben ir a nivel de detalle, con el fin de consolidar el respectivo plan de trabajo. El Director General debe designar dichos responsables a la mayor brevedad posible.

Convocatorias, requiere la maduracin de la consultora de BOT para que Colciencias conozca y tome decisiones frente a las recomendaciones para la optimizacin de convocatorias. Son tres fases: Diagnstico, benchmarking y ajuste final.
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Es necesario tener presente que la constitucin y alistamiento de los equipos de trabajo concertados con la fbrica de software, incluyendo la conformacin de su propio equipo, va a tomar un mes aproximadamente, a partir del momento en que se negocie con la fbrica de software. 4. Sobre la fbrica de software se hace esta recomendacin: Mientras est bloqueado el presupuesto en Minhacienda, llamar a la fbrica de software, la firma espaola Tecnocom, a negociar, dejando claro que no se inicia ejecucin hasta tanto no est en firme el presupuesto, lo cual permitir que dicha fabrica de software prepare su equipo, y mientras tanto al interior de Colciencias se van levantando los nuevos requerimientos con los responsables por cada proyecto, designados por la Direccin General. Para ello se requiere la autorizacin del Director General de Colciencias. Frente a la nueva reestructuracin, se requiere el consenso de los lderes de los procesos con las nuevas soluciones planteadas, para lo cual se recomienda constituir a la mayor brevedad posible una comisin interna de trabajo con apoyo externo (Puede ser la Universidad de los Andes), para convalidar si la interpretacin de la Arquitectura Empresarial TI propuesta para Colciencias por parte de Mario Monsalve, es la ms conveniente, o si se necesita algn ajuste o redireccionamiento, antes de entregarle dichos lineamientos a la Fbrica de Software, con el propsito de mitigar el riesgo de que la fbrica elabore lo que no est convalidado y consensuado. Lo que salga de arquitectura empresarial debe entrar como insumo a la fbrica de software; pero previamente se requiere convalidar con un comit de trabajo. En ese orden de ideas, el Rector de la Universidad de los Andes plante la propuesta de auditora en TIC a Colciencias en su Consejo Asesor de Ciencia y Tecnologa e Innovacin. Queda la inquietud si esto tiene algn costo. Igualmente, la Oficina de Sistemas de Informacin, ya recibi una propuesta tcnica para una asesora tcnica especializada por 4 meses, del Centro de Investigacin de la Facultad de Ingeniera (CIFI) de la misma Universidad de Los Andes para plantear una arquitectura de transicin en trminos de la definicin de la arquitectura de solucin para el Sistema Integrado de Informacin de la entidad, partiendo del trabajo realizado en el marco del programa de Arquitectura Empresarial del Sistema Integrado de Informacin (SII ) de Colciencias, y especficamente en lo documentado en el Informe Consolidado de la Fase de Visin de la Arquitectura Empresarial. Sobre este punto vale la pena analizar cul es el mejor papel que queremos que juegue la Universidad de los Andes, dada su experticia reconocida en Arquitectura Empresarial y la mejor reconocida del pas: a) Puede hacer una auditora externa a todo el proceso, b) Se le puede contratar para asesorar el proceso de Arquitectura Empresarial TI de Colciencias, segn la propuesta presentada, c) invitar a la Universidad de los Andes a ser un cuerpo consultivo 'ad honoren' de Colciencias en los temas TIC, para lo cual se requiere la intervencin del Director General de Colciencias. Si se logra esto ltimo, la Universidad de las Andes podra apoyar la comisin de trabajo que convalide la Arquitectura Empresarial adelantada hasta el momento. Tambin se podra considerar que el CIFI de la Universidad de los Andes, ejecute la segunda fase de la Arquitectura Empresarial de Colciencias.
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6. No hay presupuesto para cubrir servicio de Data Center sino hasta mediados de ao. No hay recursos para financiarlo para el resto de ao. En Comit de Direccin se debe tratar este asunto para resolverlo con tiempo. Es necesario implementar un modelo de gobierno de TICs, en concordancia con los lineamientos de Gobierno en Lnea (GEL), mediante la aplicacin del Manuel 3.1 y de las directrices del Ministerio de las TIC, emanadas en el Plan Vive Digital. El traslado de equipos y toda la infraestructura a la nueva sede en IGAC, requiere de planeacin. No est definido an el plan de traslado de la infraestructura TIC de Colciencias; no hay definido un presupuesto para ello. Es necesario prever con tiempo que hay que registrarlo como proyecto en BPIN y debe tener control TIC en Planeacin Nacional para su aprobacin. Esto es urgente, y este solo proceso de traslado justifica el Plan de Choque TIC de Colciencias. Se recomienda que en la nueva sede se debiera buscar que la conectividad para infraestructura de sistemas sea inalmbrica en su totalidad, lo que la hace ms funcional, econmica y esttica. Es necesario hacer un ejercicio de ingeniera financiera para establecer el Costo - Beneficio de esta solucin y al igual que del traslado al IGAC por un corto tiempo de ao y medio o dos. 9. Se hace necesario institucionalizar el Plan Estratgico de las TIC, principalmente el Sistema Integral de Informacin de Colciencias, y debe quedar a cargo de la Oficina de Sistemas de Informacin; Igualmente es indispensable que las decisiones claves de la arquitectura empresarial TI y seguimiento peridico se hagan en el Comit Directivo.

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10. Se recomienda desarrollo con componentes de Microsoft, integrando soluciones a partir de share point para sitio web e Intranet, mediante la cual se integra todo el Sistema de Informacin de Colciencias para el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin, para lo cual es indispensable y urgente explorar un nuevo convenio de cooperacin con Microsoft que sea ventajoso para Colciencias y para el pas, inclusive con un alcance de aliado estratgico para el desarrollo de territorios inteligentes (smart cities y/o ciudades sostenibles) y territorios del conocimiento, al igual que hay que hacerlo con Oracle en lo de su alcance tecnolgico. 11. Es conveniente mantener el esquema de Arquitectura Empresarial para las TIC, en el marco de la Agenda Estratgica de Innovacin del Ministerio de las TIC, al igual que el modelo de fbrica de software en la Oficina de Sistemas de Informacin, la cual debe estar en el ms alto nivel de la nueva estructura organizacional, donde debe estar un CIO (Chief Information Officer) de Colciencias, en concordancia con los lineamientos del Ministerio de las TIC. La nueva Viceministra TI, Mara Isabel Meja, est adelantando una nueva normativa para la creacin de los CIO en las entidades del Estado. Ya se estn implementando las Secretarias TIC de las Gobernaciones y Alcaldas. Es necesario tener en cuenta esta situacin en la reestructuracin. 12. Se recomienda la implementacin de Plan de Choque TIC para articular de manera eficiente e integral todos los procesos TIC de Colciencias y acelerar la ejecucin de manera consistente de todo el Plan Estratgico TIC, en concordancia con los avances de la reestructuracin.
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13. Hacer un rediseo conceptual para la estructuracin, ejecucin y consolidacin del Plan Estratgico de las TIC de Colciencias 2013 - 2016, a partir del que elabor la Universidad de los Andes, con la implementacin de nuevos procesos, realizando los ajustes que correspondan con las ltimas tendencias mundiales y adaptndolo a las nuevas necesidades de Colciencias, en concordancia con las nuevas polticas del Ministerio de las TIC Vive Digital Colombia presentadas al pas el da 28 de octubre de 2010, COINFO, Gobierno en Lnea, y la Red de Alta Velocidad del Estado, RAVEC, y que integre la formulacin de sus aspectos estratgicos, del portafolio de proyectos, el presupuesto de inversin, la estructura organizacional para su implementacin y el esquema de monitoreo y control, armonizando dichos planes con el Sistema Nacional Integrado de Informacin de Ciencia, Tecnologa e Innovacin. 14. El Plan Estratgico de TIC de Colciencias 2013 - 2016, debe conllevar un urgente redireccionamiento estratgico de la Oficina de Sistemas de Informacin, hacia una Direccin de Informacin, que est dirigida por un verdadero Chief Information Officer que garantice la eficiente y productiva gestin del Sistema Integrado de Informacin de Colciencias y del SNCTI, de acuerdo con la propuesta que se presenta ms adelante y que se plasme en el nuevo desarrollo organizacional de Colciencias, de manera ms integral.29 15. Formular nuevos procesos para la arquitectura de informacin, de datos, de aplicaciones y de plataforma tecnolgica, a partir de la identificacin de necesidades de informacin para el Sistema Integrado de Informacin de Colciencias y del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin30, de los servicios de informacin que se deben proveer a los actores del Sistema Nacional de CTeI y el diagnstico de los sistemas de informacin actualmente en operacin. 16. Desde la Oficina de Sistemas de Informacin - OSI, se debe: a. b. c. d. Mejorar la cobertura de los servicios de TI de Colciencias para este ao Renovar las aplicaciones (16 aspectos definidos en la Arquitectura Empresarial) Mejorar la capacidad de la OSI Mejorar la infraestructura.

17. Se debe involucrar a la Direccin de forma activa en el proceso de diseo y construccin de la nueva plataforma tecnolgica y de su sistema integrado de informacin. 18. Tomar decisiones institucionales a partir de la restructuracin de cuales mejoras se pueden ir adelantando ya, en relacin con algunos sistemas de informacin administrativos, y cuales deben esperar hasta que estn las ms importantes que son transversales, tales como SIGP, SAFI. 19. Adelantar procesos de entrenamiento del nivel de Direccin en tendencias tecnolgicas y procesos de gestin en tecnologas de informacin y de las comunicaciones. 20. Es necesario un adecuado seguimiento de los proyectos y contratos identificados en el portafolio del Plan Estratgico de las TIC, indispensables para la puesta en marcha del

Ver punto 21 en Observaciones, sobre el Desarrollo organizacional de la Oficina de Sistemas de Informacin de Colciencias. Incluye los procesos misionales analizados por la Universidad de los Andes ms los procesos de apoyo (administrativos y financieros), gerenciales (direccionamiento estratgico y generacin de polticas y articulacin del SNCTI) y transversales (planeacin, gestin de la calidad, gestin legal y evaluacin y control).
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sistema de informacin de CTeI, acompaando en las etapas, plan de trabajo, cronograma y esquema de gerencia con base en el portafolio de proyectos informticos definidos 21. Para el Portal Web Institucional de Colciencias, debe haber un alimentador de contenidos (Comunicador Social) y un (1) Web Mster, de planta. 22. Consultar a COINFO para pedir autorizacin con el fin de emprender proyectos propios en los procesos de Gestin de Recursos Financieros (SIIF) y gestin documental (ORFEO), para desarrollar una solucin propia y completa, recogiendo lo mejor de ambas y que corresponda con las tendencias mundiales en estos temas. 23. Levantar la motivacin interna de los profesionales de las distintas dependencias que han actuado e interactuarn en el levantamiento de los requerimientos para las fbricas de software, afectada por el mal clima organizacional suscitado por el modelo existente. 24. Conformar grupo experto de apoyo al diseo conformado por representantes reconocidos del SNCTI. 25. Evaluar las experiencias internacionales y principalmente de Mxico y Brasil para conformar y operar el sistema nacional de informacin. 26. Implementar el Sistema de Seguridad de la Informacin para la confidencialidad de la informacin con suscripcin de acuerdos con funcionarios, contratistas y terceros -con nuevos procesos- que har parte del Sistema de Gestin de Calidad de Colciencias, mediante un Plan de Continuidad del Negocio y acorde con las normas ISO 27001. 27. Desarrollar nuevos procesos tecnolgicos de gestin de informacin para todos los actores del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin (Estrategia de Mercadeo electrnico (e-Marketing) de contenido para los actores del SNCTI [Sistema de Informacin para los actores del SNCTI]), con material informativo relacionado con Ciencia, Tecnologa e Innovacin de inters para el pas, aplicando metodologas de Crowdsourcing y Open Innovation, adems de la correspondiente retroalimentacin con universidades, centros de investigacin, centros de desarrollo tecnolgico, grupos de investigacin cientfica o tecnolgica, universitarios, investigadores, profesionales, egresados, empresarios, emprendedores y estudiantes, entre otros, 28. Implementar procesos de articulacin de los contenidos institucionales con las redes sociales, a travs del portal institucional de Colciencias. 29. Aprovechando el Sistema Integrado de Informacin de Colciencias, conformar una red virtual colaborativa entre los distintos actores del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin (Red Virtual de Colaboracin del SNCTI + Web 2.0), tales como instituciones del Estado, universidades, centros de investigacin, centros de desarrollo tecnolgico, gremios, empresas, grupos de investigacin, e investigadores independientes, a travs de una red virtual apoyada en los ltimos avances tecnolgicos de computacin (computacin en la nube) para validar y compartir informacin comn a todos. 30. Fortalecer en Colciencias el uso e implementacin de las tecnologas de la Red Nacional Acadmica de Tecnologa Avanzada - RENATA, para optimizar los procesos misionales, de tal forma que sea un efectivo sistema nervioso digital articulado, que interconecte e incluya a todas las instituciones acadmicas y cientficas del pas, con el fin de fortalecer el desarrollo de la Ciencia, la Tecnologa y la Innovacin.
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31. Gestionar la articulacin de la Red de Emisoras Universitarias ligndolas al portal de portales de Colciencias, como instrumento de difusin de conocimiento cientfico y tecnolgico, creando el Sistema Radial del Conocimiento. 32. Implementar acciones tcnicas y administrativas para la disminucin del uso de papel, creando la cultura de cero uso de papel (Cultura Cero Papel) e integrando tecnologas apropiadas para el escaneo de documentos, certificados digitales, firmas digitales, paperless, entre otras (Gestin Documental Ecolgica). Si bien se constituy el Comit Antitrmites y de Gobierno en Lnea en Colciencias, mediante resolucin 0288 de 2012, an queda mucho por hacer en la adopcin de la cultura del cero papel. 33. En el Sistema Integrado de Informacin de Colciencias necesariamente se debe implementar un administrador de procesos de negocio (BPM). 34. Es conveniente y necesario que el nuevo Sistema Integrado de Informacin de Colciencias considere el desarrollo de Aplicativos para Telefona Celular en arquitectura mvil (multiplataforma, multiusuario) para la entidad, que tenga interaccin mvil con la web 2.0 (portales mviles 2.0). 35. Estructurar una 'Mesa Unificada de Servicios' (Outsourcing en soporte de plataforma Informtica). Existe una mesa de ayuda (Help desk), pero no hay quien preste servicios. La implantacin del servicio de 'Mesa Unificada de Servicios al interior de Colciencias requiere niveles 1, 2 y 3, segn metodologa ITIL. Vale la pena considerar con detenimiento que para este servicio se tenga al menos dos personas de planta (Analistas nivel 1 y nivel 2). 36. Desarrollar con apoyo de la Oficina de Comunicaciones, la Revista Virtual de Ciencia, Tecnologa e Innovacin, aplicando estrategias de e-marketing, al igual que redisear toda la estrategia de boletines electrnicos de la entidad para masificar ms la informacin. 37. Implementar procesos de inteligencia empresarial, aplicando metodologas de Data WareHouse (DWH) y Business Intelligent (BI) en forma transversal para Colciencias. 38. Fortalecer el sistema de atencin al ciudadano mediante un Call Center eficiente, que incluya personas calificadas para atender y responder las inquietudes mediante los mensajes de requerimientos que hacen los ciudadanos a travs del portal institucional de Colciencias. 39. Para garantizar la calidad de la informacin se requiere31: a. Realizar convenios interinstitucionales para validacin en lnea con la Registradura, Cmaras de Comercio, Procuradura, DAS, Contralora, MEN, SIC, ISSN, ISBN, entre otros. b. Comprar servicios de intercambio automtico de informacin para validar produccin: ISSN, ISBN (por pas), SIRES, entre otros. c. Disear y ejecutar una Auditoria piloto de veracidad de informacin registrada por investigadores, grupos, centros y empresas que participan en convocatorias. d. Realizar normalizacin de productos, lo cual debe ser resultado del modelo aprobado de clasificacin de grupos ms grupo de expertos en informacin de produccin cientfica y tecnolgica.
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Recomendaciones elaboradas por la Ingeniera Luz Stella Garca


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40. Con la reestructuracin y el diseo de la Arquitectura Empresarial:

Se requiere hacer nuevamente el levantamiento de necesidades de informacin de cada una de las dependencias y de la entidad con otras entidades. Sin embargo, se deben revisar previamente los levantamientos realizados, para definir que es rescatable y disminuir los tiempos y los costos. Se han realizado mejoras del Sistema de Gestin Documental, ORFEO, pero la recomendacin es reemplazarse dicho sistema por la implementacin de los trmites de correspondencia y archivo con herramientas BPM y ECM. Se recomienda validar los diseos de los nuevos sistemas de informacin misionales con grupos de usuarios, de tal forma que se tengan en cuenta sus necesidades de informacin y formas giles de actualizacin de la informacin que Colciencias les solicita.

41. La empresa e-NNOVVA continua con labores de desarrollos a la medida de las necesidades coyunturales para el sitio web de Colciencias hasta terminar el contrato que tiene. Una vez Tecnocom como fbrica de software tenga el nuevo sitio web de Colciencias con la Intranet, se reemplazara por la que existe hoy, la cual no rene las caractersticas tcnicas necesarias como web 2.0 (aplicaciones web enfocadas a los usuarios) y web 3.0 (aplicaciones web conectndose entre s, a fin de enriquecer la experiencia de las personas, haciendo uso de formatos especializados que amplan la informacin y sugiere otra). 42. Es necesario consultar con alguna periodicidad portales internacionales sobre CTeI para tomar ejemplos de nuevos servicios de informacin. Se recomiendan los siguientes32: CORDIS: http://cordis.europa.eu/home_en.html es un sitio para toda la comunidad europea y que nos podra servir de ejemplo para que el portal que desarrollemos sea el del Sistema Nacional de CTeI que cubre no solo a Colciencias, sino a todos los entes pblicos y privados que pertenecen al sistema, tanto en el nivel nacional como territorial. HORIZON 2020: http://ec.europa.eu/research/horizon2020/index_en.cfm - Programa Marco de Investigacin de la Unin Europea, denominado Horizonte 2020. NSF: http://www.nsf.gov/ es el portal de USA, ha sido nuestro constante referente. FINEP: http://www.finep.gov.br/ nuestro referente de Brasil DFG: http://www.dfg.de/en/index.jsp - Alemania SIICYT: http://www.siicyt.gob.mx/siicyt/ - Sistema Integrado de Informacin de Investigacin Cientfica, Desarrollo Tecnolgico e Innovacin - Mxico RICYT: http://www.ricyt.org/ - Red de Indicadores de Ciencia y Tecnologa Iberoamericana e Interamericana. 43. Implementar el Teletrabajo en Colciencias aprovechando el Sistema Integrado de Informacin de la entidad. Lo cual se puede ir preparando mientras se va desarrollando y estructurando el sistema de informacin.

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Recomendacin elaborada por la ingeniera Luz Stela Garca y Francisco J. Roldn V.


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44. Considerar la posibilidad de vincular expertos y estudiantes de ltimo grado de facultades de ingeniera de sistemas, arquitectura y/o desarrollo de software -en comisin de servicios o pasantas-, para acompaar los procesos de la fbrica de software, vinculndolos directamente en el grupo tcnico de apoyo de Colciencias, con el fin de sacar adelante exitosamente todos los requerimientos para la fbrica de software, lo cual le da participacin a los actores del SNCTI. 45. Hacer una retroalimentacin mediante e-mailing con los usuarios del Sistema Integrado de Informacin de Colciencias sobre sus desarrollos para establecer necesidades y atender propuestas de ajustes, al igual que para verificar y convalidar la informacin de las bases de datos (con todos los usuarios del SNCTI) del ScienTI. Se puede acudir a mecanismos como los que utiliza la CRC y MinTIC a travs de documentos de trabajo que se publican en la web. 46. Es necesario desligar a la Oficina de Sistemas de Informacin de las actividades y funciones de carcter administrativo, que lo nico que hacen es desviar la atencin de los funcionarios, en temas que deben recaer sobre reas de apoyo administrativo. Es el caso de los procedimientos de contratacin especfica. En esta oficina deberan en principio definir solo los aspectos tcnicos de dicha contratacin. Esto se explica en la necesidad de que se requiere no de una oficina de soporte de aplicaciones ni de apoyo a otras dependencias de la entidad (dada la importancia y la sensibilidad que para el pas requiere el Sistema Integrado de Informacin de Colciencias), sino de la constitucin de un esquema de Gobierno de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, apoyado por una gerencia y Oficina de las TIC que maximice el valor que la tecnologa disponible tiene para el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin. 47. Una vez se consolide la nueva estructura organizacional de Colciencias y mientras se desarrolla el objeto de la fbrica de software, que ms que fbrica debe ser un proveedor servicios -no solo de desarrollo de software a la medida, sino tambin adaptativo-, es necesario capacitar a los responsables de la administracin y operacin del Sistema Nacional Integral de Informacin en Ciencia, Tecnologa e Innovacin, en los nuevos desarrollos de las TIC que se vayan produciendo, pero enfatizando en dos aspectos: a. Actualizacin tecnolgica para el grupo: curso a la medida para evaluar las ltimas tecnologas en hardware, software y telecomunicaciones; modalidades de contratacin de servicios y productos de TI; indicadores de gestin de TI; y gestin de tecnologa y de informacin; arquitectura empresarial. b. Cursos especficos: el siguiente listado es tentativo pues hay decisiones tecnolgicas pendientes de motor de bases de datos y herramientas para gestin de contenido, flujo de trabajo (workflow) e inteligencia de negocios: i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ITIL, Cobit PMI Oracle para administrador de bases de datos RUP: metodologa para desarrollo de software UML: Modelamiento Linux Enterprise Architect Share Point y otras herramientas de Microsoft
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F. FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA DE INFORMACIN NACIONAL33 A partir de cinco (5) talleres a nivel nacional entre agosto y septiembre de 2011, con actores del SNCTI y la referenciacin con los portales de informacin de Mxico, Chile, Uruguay, Chile y Brasil, se identifican otros sistemas de informacin necesarios para ser incluidos en el Sistema Integrado de Informacin de Colciencias. Aqu est el resumen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Fuentes de Financiamiento Directorios Servicios, Eventos, Convocatorias (*) Tramites en Lnea Gestin del Conocimiento En CTeI Proyectos (Presentacin, Ejecucin, Cierre y Evaluacin en Lnea) Estadsticas CTeI Banco Nacional de Proyectos de CTeI Centro De Recursos Convenios de Cooperacin Internacional Eventos de Capacitacin Banco de Pares Evaluadores Ofertas Laborales Red de Oferta y Demanda de Servicios y Productos de CTeI Consultas - Servicios de Bsqueda Avanzados y Opciones de Exportacin de Datos Redes de Conocimiento y Sociales entre Investigadores, Grupos, etc.

G. HOJA DE RUTA DEL PLAN ESTRATEGICO DE TICs - PETIC DE COLCIENCIAS34 Los siguientes son los frentes de accin del Plan Estratgico de TICs de Colciencias para el ao 2013: 1. MEJORA A LOS ACTUALES SERVICIOS DE LA OSI 1.1. MEJORA A LAS ACTUALES APLICACIONES Portal Institucional o Inventario de Requerimientos de mejora al servicio de e-nnova SCIENTI o Modelo de Evaluacin de Grupos SIGP SAFI o Cambio Versin FoxPro a Web

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Trabajo coordinado por la ingeniera Luz Stella Garca que vale la pena rescatar (estn todos los soportes y estudios completos) Elaboracin conjunta con el Dr. Mario Monsalve, Arquitecto Empresarial TI de Colciencias.
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1.2. MEJORAS A LA ACTUAL INFRAESTRUCTURA Mejorar Acondicionamiento de los Data Centers (Interno y externo) Mejoramiento a las redes locales, inalmbricas y conexiones internet Mejoramiento a seguridad Informtica

1.3. MEJORAS A LA ACTUAL GESTION DEL SERVICIO Nuevo modelo Integrado de gestin de Incidentes Darle continuidad al proceso Optimizacin y de solucin de problemas (Causas Raiz) Implementar una gestin de acuerdos de niveles de servicio (SLA, OLA, UC) Mejorar capacidad y desempeo Plan de recuperacin en caso de desastres

2. MEJORAR CAPACIDADES PERSONAL DE LA OFICINA DE SISTEMAS Mejorar la Organizacin de la Oficina de Sistemas o Implementar un nuevo modelo de relacionamiento con las dependencias y con los entes externos o Implementar un modelo de mesa unificada de servicios de TICs o Implementar la Oficina de Proyectos de las OSI Gerencia Integrada de Proyectos Analistas Funcionales (Ingenieros de Requerimientos de Negocio) Interventora al contrato de Fabrica de Software o Implementar las Oficinas de Arquitectura de la OSI Arquitectura Empresarial Arquitectura de Software Arquitectura de Infraestructura o Implementar la Oficina de Ingeniera de Software Ingeniera de Requerimientos de Software Desarrolladores Personal de Pruebas Funcionales y de desempeo Administrador de la Configuracin (Base de Datos, Repositorio de Cdigo, administracin de ambientes) o Aseguramiento de la Calidad del Software Pruebas de Aceptacin Auditoras de Cumplimiento de estndares Capacitacin del personal de planta de la OSI (PMI, ITIL, Cobit)

3. NUEVOS SISTEMAS DE INFORMACIN (SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION DE COLCIENCIAS) Portal Institucional y Comunidades Comunidad Ondas PQRS
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Gestin de Actores SNCTi o Hojas de Vida o Grupos o Instituciones o Publicaciones Indexadas Gestin de Convocatorias o De Formacin o Financiacin Proyectos CTI del Presupuesto Nacin o Convenios con Entidades y Ministerios o Regalas Gestin de Contratos Seguimiento a Proyectos de CTI Sistema de Informacin Estratgica o Modelo de Data WareHouse e Inteligencia Empresarial o Balanced Scorecard Seguimiento a Planeacin Institucional Gestin Financiera Proyectos Fondo Caldas

4. IMPLEMENTAR MODELO DE GOBIERNO DE TI Y CUMPLIMIENTO DIRECTIVA DE GOBIERNO EN LNEA Sistema para monitoreo y seguimiento al cumplimiento de objetivos de la OSI Administrar Componentes del Sistema de Gestin de la Calidad para la OSI Sistema de Gestin de la Seguridad de la Informacin Plan de adopcin del modelo de Gobierno en lnea en sus diferentes frentes de trabajo Sistema de Calidad de Informacin - DANE

5. OTRAS INICIATIVAS Y PROYECTOS EN CURSO: Traslado de Sede Capacitacin Funcionarios de las diferentes dependencias de Colciencias

6. PRXIMOS PASOS 1. Validar alineamiento estratgico del PETIC con el nuevo Plan Estratgico de Colciencias 2013 2016 2. Revisin de Requerimientos y restricciones presupuestales 3. Conformar los equipos de trabajo que darn la capacidad a la ejecucin de los proyectos del PETIC Gerente Oficina de Proyectos Analistas Funcionales (Ingenieros de Requerimientos de Negocio) Asignar los Dueos de Proyectos (Lideres de dependencias) o Portal Institucional, PQRS y Comunidades (Oficina Comunicaciones) o Comunidad Ondas. Mara Elena Manjarrez o Gestin de Actores SNCTi (Direccin de Fomento)
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o Gestin de Convocatorias (Direccin de Redes del Conocimiento) De Formacin Financiacin Proyectos CTeI del Presupuesto Nacin Convenios con Entidades y Ministerios Regalas o Gestin de Contratos (Secretario General) o Seguimiento a Proyectos de CTeI (Direccin de Innovacin) o Sistema de Informacin Estratgica. Modelo de Data WareHouse e Inteligencia Empresarial Balanced Scorecard o Seguimiento a Planeacin Institucional. Adriana Prieto o Gestin Financiera Proyectos Fondo Caldas. Martha ngel Arquitecto Empresarial Fbrica de Software con todos sus roles requeridos Interventora Fabrica de Software

H. PROPUESTA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA DIRECCIN DE INFORMACIN (Creacin del CIO de COLCIENCIAS)

DIRECCIN GENERAL
P I E N S A Y E V A L A Direccin Poltica y Planeacin Estratgica

Direccin Relaciones y Cooperacin Internacional


Oficina de Comunicaciones

Direccin de Informacin
Oficina de Control Interno

I N T E R A C T A

SECRETARIA GENERAL

Y
A P O Y A

SUBDIRECCIN GENERAL
H A C E

Direccin Tcnica ARTICULACIN DEL SISTEMA

Direccin Tcnica FOMENTO DEL CONOCIMIENTO

Direccin Tcnica CAPITAL INTELECTUAL

Direccin Tcnica EJECUCIN Y SEGUIMIENTO (Fondo Caldas)

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
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DIRECCIN DE INFORMACIN (CIO) DE COLCIENCIAS Esta Direccin deber tener tres (3) grupos: 1. Arquitectura de la Informacin 2. Arquitectura de la infraestructura y Servicios TI 3. Gestin de Proyectos y Procesos TI I. OBJETIVO. Estructurar, desarrollar y asegurar el funcionamiento del Sistema Integrado de Informacin, que soporte el direccionamiento y operacin del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin - SNCTI y de Colciencias. II. FUNCIONES DE LA DIRECCIN DE INFORMACIN: 1. Disear e implementar el Sistema Integrado de Informacin para el Sistema Nacional de Ciencia Tecnologa e Innovacin y Colciencias -Sistema Nacional de Informacin de Ciencia, Tecnologa e Innovacin-, que permita la recoleccin, clasificacin, anlisis y publicacin de la informacin, y desarrollar los instrumentos tecnolgicos, metodolgicos y normativos requeridos para su funcionamiento, evaluacin, mantenimiento, monitoreo y toma de decisiones. Elaborar el Plan Estratgico de las TIC de Colciencias, de acuerdo con los objetivos del Gobierno e institucionales y realizar el seguimiento, evaluacin y control de la ejecucin del mismo, as como de los planes y proyectos informticos especficos de la entidad. Definir, aplicar y actualizar la metodologa para la identificacin, diseo, implementacin y operacin de los servicios de informacin requeridos para la entidad y el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin, de manera articulada con el Grupo de Planeacin Institucional y la Subdireccin General. Definir y divulgar las polticas y estrategias en materia de tecnologa informtica, requeridas para apoyar la misin de Colciencias y elaborar, en coordinacin con la Secretara General, el plan de formacin de cultura informtica para los funcionarios. Disear, parametrizar y actualizar la informacin de la entidad y del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin, en articulacin con las dems dependencias, con base en la identificacin de las necesidades de informacin sectoriales y la priorizacin en su produccin. Establecer mecanismos para garantizar la veracidad y oportunidad de la informacin suministrada por el Sistema Integrado de Informacin, que faciliten la toma de decisiones en relacin con Ciencia, Tecnologa e Innovacin - CTeI. Orientar e instruir a las entidades y organismos del Estado de los rdenes nacional y territorial sobre los procedimientos para la transferencia de informacin que requiere el Sistema Integrado de Informacin de Colciencias y del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin.
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8. 9. Organizar, mantener actualizado y publicar el Directorio de Entidades y Organismos del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin. Disear y administrar el centro de cmputo, los equipos perifricos, la red general de sistemas, los servicios de Internet e intranet de la entidad y realizar los procesos de adquisicin de equipos de sistemas y accesorios, definiendo sus requerimientos.

10. Responder por el adecuado mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo de la plataforma tecnolgica de la entidad. 11. Orientar la adquisicin de tecnologas de informacin y comunicaciones que facilite la consecucin de los objetivos institucionales y el cumplimiento de la ley, elaborando conceptos, estudios y trminos tcnicos de referencia sobre recursos informticos. 12. Vigilar que en los procesos tecnolgicos de la entidad y del Sector se tengan en cuenta los estndares y lineamientos dictados por el Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones que permitan la aplicacin de las polticas que en materia de informacin expidan el Departamento Nacional de Planeacin y el Departamento Administrativo Nacional de Estadstica -DANE. 13. Investigar, evaluar y proponer nuevas soluciones informticas que contribuyan al mejoramiento de la gestin de Colciencias. 14. Identificar los riesgos en materia de tecnologas de la informacin y las comunicaciones (TIC) y presentar el plan de manejo de riesgos para su aprobacin. 15. Garantizar la disponibilidad, seguridad, integridad y respaldo de la informacin que Colciencias utiliza y procesa para su funcionamiento y toma de decisiones. 16. Trabajar de manera coordinada con los responsables de producir informacin estatal en las entidades del Sector. 17. Presentar al Director las iniciativas de proyectos de inversin que considere convenientes para el cumplimiento de los objetivos misionales, en los temas de su competencia. 18. Aplicar a nivel sectorial los documentos de poltica en informacin pblica. 19. Lograr acuerdos entre las entidades de su sector para compartir informacin y mejorar la eficiencia en la produccin, recoleccin, uso y disposicin de la informacin. 20. Participar en el seguimiento y evaluacin de las polticas, programas e instrumentos relacionados con la Informacin Pblica. 21. Trabajar de manera coordinada con los responsables de informacin pblica nacional en materia de CTeI. 22. Trabajar de la mano del Director de Informacin Pblica del DNP en la expedicin de polticas, lineamientos, programas, planes y proyectos, para lograr altos niveles de eficiencia en la produccin de informacin pblica del sector de CTeI. 23. Disear y proponer, en coordinacin con la Secretara General, el plan de capacitacin en TICs para los funcionarios de la entidad. 24. Las dems que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la entidad.
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III. PROPSITO PRINCIPAL DEL DIRECTOR DE LA OFICINA DE INFORMACIN (CIO) Gestionar la implantacin y funcionamiento del Sistema Nacional de Informacin de Ciencia, Tecnologa e Innovacin y el de Colciencias, que permita la recoleccin, clasificacin, anlisis y publicacin de la informacin que se genera en el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin y la realizacin de actividades de monitoreo, control y toma de decisiones, aplicando para ello saberes tericos, metodolgicos y tcnicos, de acuerdo con los planes de Desarrollo Nacional, de Ciencia, Tecnologa e Innovacin, Gobierno en Lnea y el Plan de TICs vigente en el Ministerio de las TIC (Plan Vive Digital). El Director de Informacin ser el encargado de visualizar los proyectos y operacin de los servicios e infraestructura de tecnologa y comunicaciones desde el punto de vista del negocio, ejerciendo el rol de Chief Information Officer (CIO). Fundamenta la ejecucin de sus actividades en la observacin del entorno lo cual implica contar con las capacidades y habilidades para el anlisis del entorno tecnolgico, sin exigir que sea un experto en arquitectura tecnolgica, pero s que se apoye de forma dinmica y efectiva en el personal de direccin, orientado para estas reas y que haga uso de fuentes documentales sobre tendencias tecnolgicas orientadas a niveles gerenciales. Por otra parte es el encargado de realizar medidas sobre el valor de las TIC que posee la organizacin para el negocio, para as disear y ejecutar acciones que lo optimicen, de esta forma es el consultor interno idneo para el diseo de estrategias y procesos de la entidad que impliquen o se apoyen en Tecnologas de Informacin para su desarrollo. IV. FUNCIONES DEL DIRECTOR DE INFORMACIN (CIO)35 1. Implementar el Sistema Nacional de Informacin de Ciencia, Tecnologa e Innovacin que permita la recoleccin, clasificacin, procesamiento, anlisis y difusin de la informacin que se genera en el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin y la realizacin de actividades de monitoreo, control y toma de decisiones. 2. Elaborar el Plan Estratgico de Tecnologa Informtica del Departamento de acuerdo con los objetivos del Gobierno y el plan de la institucin y realizar el seguimiento, evaluacin y control de la ejecucin del mismo, as como de los planes y proyectos informticos especficos de la Direccin. 3. Asesorar en materia de tecnologas de la informacin y de las comunicaciones a las reas de la entidad y recomendar soluciones tecnolgicas que incrementen la eficiencia y eficacia de sus procesos. 4. Investigar, evaluar y proponer permanentemente nuevas soluciones informticas que contribuyan al mejoramiento de la gestin de Colciencias. 5. Definir, reglamentar y controlar las normas, mtodos y estndares de tecnologas de la informacin y de comunicaciones para Colciencias y establecer la plataforma tecnolgica de la entidad.
Estn son las que propuso la Universidad de los Andes para la Oficina de Sistemas. Siguen siendo coherentes con las actuales necesidades. 32 de 36 Francisco Javier Roldn Velsquez
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6. Definir y aprobar los requerimientos y especificaciones tcnicas para la adquisicin e instalacin de tecnologas de informacin y de comunicaciones que sean requeridos por las dependencias y sus proyectos, de acuerdo con los estndares establecidos para la entidad. 7. Definir, reglamentar y controlar las normas, mtodos y estndares relacionados con la construccin, utilizacin, mantenimiento y administracin de la arquitectura y sistemas de informacin. 8. Identificar los riesgos en materia de tecnologas de la informacin y de comunicaciones y de gestin de la informacin de Colciencias, y coordinar la elaboracin, desarrollo y monitoreo del plan de continuidad y contingencia de los servicios informticos, sistemas de informacin e infraestructura informtica. 9. Emitir conceptos tcnicos y prestar asistencia tcnica sobre los proyectos de tecnologas de la informacin y las comunicaciones requeridos por las distintas dependencias de Colciencias y actores del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin que lo soliciten. 10. Garantizar la disponibilidad, seguridad, integridad y respaldo de la informacin que la entidad utiliza y procesa para su funcionamiento y toma de decisiones. 11. Presentar al Director General las iniciativas de proyectos de inversin que considere convenientes para el cumplimiento de los objetivos misionales, en los temas de su competencia. 12. Definir y divulgar las polticas y estrategias en materia de tecnologas de la informacin y las comunicaciones requeridas para apoyar la misin de Colciencias. 13. Disear y ejecutar, en coordinacin con la Secretara General, el plan de formacin de cultura de la informacin y de tecnologas de la informacin y las comunicaciones para los funcionarios. 14. Realizar las interventoras a los contratos que le sean asignados. 15. Asumir y desarrollar las funciones y responsabilidades especficas establecidas por el modelo normativo de seguridad de la informacin en el rol de usuario de las TIC y dueo de la informacin. 16. Administrar la informacin y el conocimiento generado en el desarrollo de su gestin de acuerdo con las polticas de la entidad. 17. Coordinar y supervisar que se efecten las evaluaciones y aplicaciones de control interno relacionados con las funciones a su cargo, de acuerdo con los procedimientos. 18. Evaluar, cuando le corresponda, el desempeo laboral de los empleados. 19. Las dems que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la Direccin de Informacin. V. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES DEL DIRECTOR DE INFORMACIN - CIO (Criterios de desempeo): 1. El Plan Estratgico de TICs del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin y el de COLCIENCIAS, es elaborado de acuerdo con los objetivos y necesidades del Sistema Nacional de Informacin de Ciencia, Tecnologa e Innovacin y de la Entidad.
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2. El diseo, montaje e implantacin del Sistema de Informacin es ejecutado de acuerdo con el Plan Estratgico de la entidad, aprobado por la Direccin General. 3. Las estadsticas y la informacin del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa e Innovacin estn actualizados, de acuerdo con las tendencias mundiales y las normas vigentes en materia de administracin de la informacin. 4. La infraestructura informtica de COLCIENCIAS corresponde a las necesidades institucionales en materia de Ciencia, Tecnologa e Innovacin. 5. La infraestructura informtica y los sistemas de informacin de COLCIENCIAS son administradas de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos para el efecto. 6. El mapa de riesgos en materia de tecnologas de la informacin refleja los posibles problemas que se pueden prever y el plan de continuidad est diseado para solucionar dichos problemas, de acuerdo con el cronograma e indicadores presentados a la Direccin. 7. Las acciones de la Direccin de Informacin estn orientadas a lograr el uso efectivo de la informacin y de las herramientas de tecnologa de informacin y comunicaciones por parte de los funcionarios de Colciencias. 8. El desempeo laboral de los empleados se evala en los plazos y casos establecidos, de acuerdo con los criterios legales, las directrices de la Comisin Nacional del servicio Civil y el sistema e instrumentos adoptados por la Entidad. VI. CONOCIMIENTOS BSICOS 1. Polticas pblicas de Ciencia, Tecnologa e Innovacin, de desarrollo sectorial, Plan Nacional de Desarrollo, Sistema Nacional de Competitividad, Gobierno en Lnea, Plan TIC vigente del orden nacional (Plan Vive Digital). 2. Elementos bsicos de Arquitectura Empresarial TI 3. Seguridad de la informacin 4. Entorno tecnolgico y Tendencias mundiales 5. Contratacin pblica 6. Polticas pblicas en administracin de personal 7. Manejo de proyectos de tecnologa de informacin y comunicaciones 8. Normas y criterios del presupuesto de inversin pblica. VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA

Ttulo profesional en Ingeniera de Sistemas, Setenta y dos (72) meses de experiencia profesional Informtica, Electrnica y Telecomunicaciones, o relacionada, si tiene ttulo de postgrado en la modalidad afines. de maestra o ochenta y cuatro (84) meses de experiencia profesional relacionada, si tiene ttulo de Ttulo de postgrado en la modalidad de Especializacin
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VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
o maestra en sistemas de informacin, gerencia de postgrado en la modalidad de especializacin. proyectos, gerencia de proyectos de tecnologa de Al menos cuatro (4) aos de experiencia especfica informacin y comunicaciones o sistemas. como jefe de reas de sistemas, o como director de proyectos que incluyan tecnologas de la informacin y las comunicaciones y que hayan contemplado las etapas de planeacin, ejecucin y mantenimiento.

EQUIVALENCIA
Ttulo profesional, ttulo de posgrado en la modalidad de maestra y ochenta y cuatro (84) meses de experiencia profesional relacionada o ttulo de posgrado en la modalidad de especializacin y noventa y seis (96) meses de experiencia relacionada.

En constancia firma:

_____________________________________ Francisco Javier Roldn Velsquez Contratista

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