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MANUAL DE USUARIO

Contenido
Qu es SAP Business One? .................................................................................... 1 Ms que una solucin puntual ...................................................................................................... 1 Exhaustivo e integrado................................................................................................................. 1 Una aplicacin para todos ............................................................................................................ 2 Innovacin para la pequea y mediana empresa................................................... 3 Los retos que afrontan las pequeas y medianas empresas............................................................ 3 Vaco de informacin .................................................................................................................. 3 Vaco de procesos ........................................................................................................................ 3 Soluciones de mltiples puntos .................................................................................................... 4 Cmo afronta los retos SAP Business One .................................................................................... 4 Un enfoque nico ..................................................................................................... 5 Una solucin integrada ................................................................................................................ 5 Procesos empresariales optimizados............................................................................................. 5 Acceso instantneo a la informacin ............................................................................................ 5 Personalizable y adaptable ........................................................................................................... 6 Diseado exclusivamente para la pequea y mediana empresa y con el respaldo de SAP .............. 6 Finalidad de este libro ............................................................................................. 6 Introduccin .......................................................................................................... ...8 Entender la personalidad de SAP Business One ................................................... 9 Creacin de documentos a partir de partes reutilizables .............................................................. 10 Apertura de documentos mediante el men principal.................................................................. 12 Estructura de transacciones y procesos de la informacin en SAP Business One......................... 12 Preguntas para incrementar la comprensin................................................................................ 13 Conocer dnde se encuentra ................................................................................. 13 La ventana principal .................................................................................................................. 13 El men principal de SAP Business One ............................................................................... 13 La barra de mens y los mens desplegables ......................................................................... 14 La barra de herramientas ....................................................................................................... 15 La barra de estado ................................................................................................................. 15 Ventanas de documento ............................................................................................................. 16 Modos de operacin de ventana............................................................................................. 16 Men contextual ................................................................................................................... 18 Detalles de fila ...................................................................................................................... 18 Encontrar lo que busca .......................................................................................... 19 Bsqueda de socios de negocios y artculos ............................................................................... 19 Uso de las flechas de la barra de herramientas para buscar documentos ...................................... 21 Llegar a donde desea ir ......................................................................................... 21 Navegacin con la flecha naranja ............................................................................................... 21 Arrastrar y vincular.................................................................................................................... 22 Men de usuario y accesos directos definidos por el usuario ...................................................... 23 Opciones de visualizacin.......................................................................................................... 25
Manual de usuario SAP Business One i

Opciones de formulario.............................................................................................................. 25 Personalizacin de los nombres de campo .................................................................................. 26 Aadir campos y tablas definidos por usuario ............................................................................ 27 Rellenar campos con bsquedas formateadas ............................................................................. 27 Encontrar respuestas a sus preguntas.................................................................. 32 Ayuda en lnea........................................................................................................................... 33 Portal de clientes de SAP Business One ..................................................................................... 33 Visin general de la contabilidad financiera......................................................... 35 Configuracin de la contabilidad financiera ......................................................... 38 Paso 1: Configuracin de los perodos contables ........................................................................ 38 Paso 2: Definicin de los segmentos contables ........................................................................... 39 Paso 3: Creacin del plan de cuentas.......................................................................................... 40 Gestin de divisas ................................................................................................................. 41 Paso 4: Creacin de las determinaciones de cuentas de mayor .................................................... 42 Procedimiento bsico ............................................................................................................ 42 Paso 5: Migracin de datos anteriores ........................................................................................ 43 Configuracin de proveedores del formulario 1099 (Estados Unidos) .................................... 44 Realizacin de procedimientos diarios ................................................................. 46 Contabilizacin de asientos de diario manuales .......................................................................... 46 Realizacin de contabilizaciones peridicas ............................................................................... 46 Uso de modelos de contabilizacin ............................................................................................ 46 Uso de documentos preliminares................................................................................................ 46 Actualizacin de registros ..................................................................................... 47 Anulacin de transacciones ........................................................................................................ 47 Edicin de cuentas de mayor...................................................................................................... 48 Edicin de los datos del formulario 1099 (Estados Unidos) ........................................................ 49 Procedimientos de cierre....................................................................................... 50 Lista de verificacin de cierre del ejercicio ................................................................................ 50 Entrada y salida de pagos...................................................................................... 51 Entrada de pagos ....................................................................................................................... 51 Creacin de entrada de pagos para facturas especficas .......................................................... 52 Creacin de entrada de pagos en cuenta ................................................................................. 53 Salida de pagos .......................................................................................................................... 54 Asistente de pagos ..................................................................................................................... 54 Impresin de cheques ................................................................................................................ 55 Contabilidad de costes .......................................................................................... 55 Cmo se utilizan las reglas de distribucin? ............................................................................. 56 Presupuestacin .................................................................................................... 57 Escenarios de presupuestos ........................................................................................................ 57 Mtodos de distribucin del presupuesto .................................................................................... 58 Consultas e informes ............................................................................................. 60 Cmo se utilizan los datos maestros en SAP Business One ................................ 62 Diferentes tipos de registros de datos maestros ........................................................................... 62 Valores predefinidos y propuestos.............................................................................................. 65
Manual de usuario SAP Business One ii

Datos maestros y documentos .................................................................................................... 65 Datos maestros y determinacin de cuentas de mayor ................................................................ 66 Cmo se utilizan los datos maestros en los informes .................................................................. 66 Proceso de creacin y gestin de datos ................................................................ 67 Configuracin de valores predefinidos y propuestos para datos maestros......... 69 Creacin de datos maestros de socio de negocio ........................ .........................71 Ventana de datos maestros de socio de negocio.................................................................. 72 Datos maestros del cliente potencial........................................................................................... 74 Creacin de datos maestros de artculo................................................................ 75 Visin general del proceso de ventas y cuentas de deudores.............................. 80 Introduccin .......................................................................................................... 80 Estructura de documentos comn ............................................................................................... 81 Datos clave ................................................................................................................................ 82 Datos clave: Cliente .............................................................................................................. 83 Datos clave: Artculo............................................................................................................. 84 Clculos clave: Ingreso bruto y peso y volumen .......................................................................... 85 Clculo del ingreso bruto ...................................................................................................... 85 Clculo de volumen y peso.................................................................................................... 86 Recordatorios clave: Adicin de una actividad a un documento de ventas .................................. 87 Paso a paso ............................................................................................................ 87 Paso 1: Oferta de ventas............................................................................................................. 87 Paso 2: Pedido de cliente ........................................................................................................... 88 Creacin de pedidos de cliente .............................................................................................. 88 Repercusin de los pedidos de cliente en contabilidad y en el inventario................................ 91 Paso 3: Entrega .......................................................................................................................... 91 Creacin y contabilizacin de notas de entrega ...................................................................... 92 Paso opcional: Devolucin .................................................................................................... 93 Repercusin de la entrega en contabilidad y en el inventario.................................................. 93 Paso 4: Factura de deudores ....................................................................................................... 94 Creacin y contabilizacin de facturas de deudores ............................................................... 94 Paso opcional: Factura de deudores ms pago........................................................................ 95 Paso opcional: Abono de deudores ........................................................................................ 96 Repercusin de las facturas de deudores en contabilidad y en el inventario ............................ 96 Creacin de un documento a partir de otro .......................................................... 97 Procesamiento de grupos de documentos ............................................................ 98 Asistente de creacin de documentos ......................................................................................... 98 Asistente de reclamaciones ........................................................................................................ 99 Repercusin en contabilidad y en el inventario.................................................. 100 Lista de verificacin de ventas ............................................................................ 102 Visin general del proceso de compras y cuentas de acreedores...................... 103 Introduccin: Estructura comn y datos clave.................................................. 105 Estructura de documentos comn ..............................................................................................105 Datos clave ...............................................................................................................................107
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Datos clave: Proveedor.........................................................................................................107 Datos clave: Artculo............................................................................................................108 Datos clave: Direcciones de pago y envo.............................................................................110 Paso a paso .......................................................................................................... 111 Paso 1: Pedido de compras........................................................................................................111 Creacin y contabilizacin de pedidos ..................................................................................111 Paso opcional: Factura de anticipo de acreedores ..................................................................113 Repercusin de los pedidos en contabilidad y en el inventario ..............................................114 Cmo se utiliza posteriormente la informacin del pedido ....................................................114 Paso 2: Entrada de mercancas ..................................................................................................114 Creacin y contabilizacin de entradas de mercancas ..........................................................115 Paso opcional: devolucin de mercancas .............................................................................115 Paso opcional: Precios de entrega .........................................................................................116 Repercusin de la entrada de mercancas en contabilidad y en el inventario ..........................117 Paso 3: Factura de acreedores ...................................................................................................117 Creacin y contabilizacin de facturas de acreedores ............................................................117 Paso opcional: Abono de compras ........................................................................................118 Repercusin de las facturas de acreedores en contabilidad y en el inventario.........................120 Creacin de un documento a partir de otro ........................................................ 120 Localizacin de documentos base .............................................................................................122 Repercusin en contabilidad y en el inventario.................................................. 123 Lista de verificacin de compras ......................................................................... 124 Definicin de la planificacin de necesidades de material................................. 125 Preparacin de una ejecucin de MRP................................................................ 129 Visin general del proceso de MRP ..........................................................................................129 Configuracin de los datos maestros clave relacionados con MRP ............................................129 Lista de materiales ...............................................................................................................129 Datos maestros de artculos e inventario ...............................................................................131 Uso del asistente para realizar una ejecucin de MRP....................................... 133 Ejemplo 1 de MRP: Lista de materiales multinivel ....................................................................133 Paso 1: Creacin o seleccin del escenario...............................................................................133 Paso 2: Seleccin de fuentes de datos ...................................................................................135 Paso 3: Ejecucin de MRP y anlisis de las recomendaciones ...............................................136 Paso 4: Acciones a partir de los resultados de una ejecucin de MRP ...................................138 Ejemplo 2 de MRP: Reduccin de las previsiones .....................................................................139 Ejemplo 3 de MRP: Consolidacin de pedidos ..........................................................................140 Lista de verificacin de MRP ............................................................................... 141 Introduccin a las oportunidades de ventas ...................................................... 143 Visin general del proceso de oportunidades de ventas..............................................................143 Configuracin de la informacin relacionada con las ventas ..................................................144 Gestin de oportunidades de ventas en SAP Business One ............................... 146 Introduccin de una oportunidad de ventas................................................................................146 Quin es su contacto interesado? ........................................................................................147 El resultado: Cul es el potencial de esta oportunidad de ventas? ........................................148
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Ajuste de la oportunidad de ventas .......................................................................................149 Gestin de actividades de ventas ...............................................................................................150 Gestin de oportunidades de ventas en Microsoft Outlook .................................. 152 Qu aspecto tiene la integracin de Microsoft Outlook? ..........................................................154 Sincronizacin de SAP Business One y Microsoft Outlook........................................................154 Sincronizacin masiva..........................................................................................................156 Guardar un correo electrnico como una actividad ....................................................................156 Trabajar con ofertas en Microsoft Outlook ................................................................................157 Generacin de instantneas de la actividad de socios de negocios ............................................158 De Microsoft Outlook a SAP Business One...............................................................................160 Creacin de informes sobre oportunidades de ventas ....................................... 160 Ejecucin del informe de oportunidades previstas .....................................................................162 Lista de verificacin de oportunidades de ventas .............................................. 165 Visin general de las funciones de creacin de documentos ............................. 166 Autorizaciones, procedimientos de aprobacin y borradores de documentos .. 168 Autorizaciones de usuarios .......................................................................................................169 Procedimientos de aprobacin...................................................................................................171 Creacin manual de borradores de documentos .........................................................................175 Aceleracin de la creacin de documentos con asistentes ................................ 177 Asistente de obtencin de documentos ......................................................................................177 Asistente de creacin de documentos ........................................................................................179 Accesos directos generales ................................................................................. 183 Accesos directos de tabla .................................................................................... 184

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Accesos directos en documentos de compras y de ventas.................................184 Requisitos previos de configuracin de datos maestros sobre interlocutores comerciales .......................................................................................................... 185 Requisitos previos de configuracin de datos maestros sobre artculos...........186

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vi

La esencia de SAP Business One


Contenido del captulo O O O O
Qu es SAP Business One? Innovacin para la pequea y mediana empresa Un enfoque nico Finalidad de este libro

SAP Business One es una aplicacin de gestin empresarial integrada que se ha diseado especialmente para pequeas y medianas empresas como la suya. Este libro proporciona una visin completa y general del modo en que SAP Business One trabaja y cmo puede ayudar a su empresa a automatizar sus procesos de gestin, ventas, produccin, logsticos y financieros.

Qu es SAP Business One?


A diferencia de la mayora de las dems aplicaciones de software que se centran en un rea de negocio especfica, como contabilidad o gestin de las relaciones con el cliente (CRM), SAP Business One es una aplicacin de gestin empresarial integrada. Ofrece un conjunto completo de funciones bsicas, incluidas finanzas, gestin de clientes, ventas, operaciones y logstica, que atienden las necesidades de gestin empresarial de toda su empresa.

Ms que una solucin puntual


SAP Business One es algo ms que un software financiero tpico derivado de la contabilidad o una solucin de gestin de relaciones con el cliente independiente. Ayuda a empresas a gestionar todo el proceso de venta y de servicio a los clientes y, una vez tomados los pedidos, fluyen directamente al cumplimiento automatizado.

Exhaustivo e integrado
SAP Business One no es una coleccin de componentes genricos que se han combinado de cualquier manera. Por el contrario, SAP Business One se ha diseado y construido especficamente para las pequeas y medianas empresas para ser una aplicacin de software unificada e integrada que d soporte a los procesos de contabilidad, fabricacin, gestin de almacn y otros procesos clave.
Manual de usuario SAP Business One 1

La esencia de SAP Business One

Una aplicacin para todos


La forma ms sencilla de entender SAP Business One es pensar en todas las personas que intervienen en una empresa:
D

Hay personas del departamento de ventas que buscan clientes potenciales, efectan llamadas de ventas y llevan a cabo ventas.

Hay personas que contabilizan lo que se ha comprado y vendido, y que se aseguran de que el dinero entra y sale correctamente en la empresa tanto de proveedores, clientes y empleados.

Hay personas que toman los pedidos de cliente y se encargan de que se cumplan, ya sea mediante el envo de mercancas o con la prestacin de servicios.

Hay personas que gestionan operaciones como el control de inventario o la prestacin de servicios.

Hay responsables que supervisan y gestionan toda la empresa.

Ahora imagine que una aplicacin pueda ayudar a todas estas personas a desempear sus tareas y que todos trabajen con el mismo conjunto de informacin con una misma aplicacin que pueda realizar lo siguiente:
D

Integrar todas las partes de la empresa para que todos dispongan de la misma informacin empresarial esencial.

Proporcionar a los usuarios interfaces especialmente diseadas para respaldar el modo en que trabajan.

Procesar datos en tiempo real para no tener que esperar las contabilizaciones nocturnas o semanales, lo que significa que los datos financieros de su empresa siempre estn actualizados y disponibles.

Emitir advertencias y lanzar acciones correctivas que se realicen automticamente cuando se superen determinados lmites establecidos por responsables y otros usuarios.

Simplificar la elaboracin de informes y anlisis con informes de fcil creacin y extraccin de datos en hojas de clculo de Microsoft Excel.

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La esencia de SAP Business One

Innovacin para la pequea y mediana empresa


Aunque cada empresa es nica, en casi todas las empresas se presentan patrones comunes de actividades y desafos.

Los retos que afrontan las pequeas y medianas empresas Las


pequeas y medianas empresas se centran primero en aumentar las ventas y la rentabilidad. Obtener pedidos de los clientes y cumplirlos con beneficio siempre es la tarea principal, y el software puede ser una herramienta para aumentar la eficacia y la productividad. Pero en algn momento, especialmente si el crecimiento ha sido rpido, la mayora de las empresas encuentran que el proceso de incrementar las ventas se est retrasando porque la informacin no se transmite de forma fluida de una parte a otra de la empresa. Esto puede suceder por numerosos motivos distintos.

Vaco de informacin
El vaco de informacin hace referencia a la ausencia de informacin empresarial oportuna necesaria para el funcionamiento eficaz de la empresa. Por ejemplo, si llega un pedido grande que hay que cumplir a tiempo, la cuestin clave es: Cundo podemos cumplir este pedido? Cuando hay un vaco de informacin, se debe combinar la informacin a partir de varias fuentes, si se ha capturado correctamente la primera vez. Cuando hay un vaco de informacin persistente, las decisiones empresariales se toman sin suficiente informacin, lo que conlleva errores, la repeticin de trabajos o la prdida de oportunidades.

Vaco de procesos
Existe un vaco de procesos cuando las tareas empresariales manuales no estn automatizadas, o la automatizacin se detiene en una aplicacin y se debe transferir manualmente a otra. Los vacos de procesos normalmente se resuelven con la entrada duplicada de informacin de una aplicacin a otra o mediante la construccin de software frgil y especfico para realizar la transferencia. Los vacos de procesos ralentizan a las empresas, retrasan los cambios y reducen las posibilidades de automatizacin. En la figura 1-1 se muestra una integracin efectiva y completa en la que la informacin fluye de un paso a los siguientes puentes del vaco de procesos.

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La esencia de SAP Business One

Figura 1-1: SAP Business One proporciona una integracin exhaustiva

Soluciones de mltiples puntos


Las empresas suelen adquirir soluciones de mltiples puntos para satisfacer necesidades especficas a medida que la empresa se expande; por ejemplo, una aplicacin de contabilidad para gestionar el libro mayor y las facturas, o una solucin de gestin de almacenes para realizar el seguimiento del inventario. Mantener esta combinacin de aplicaciones actualizada, integrada y en perfecto funcionamiento puede suponer un reto. Obtener una panormica de lo que sucede en cada parte de la empresa supone mucho trabajo y requiere la extraccin y reconciliacin de la informacin proveniente de numerosos sistemas. Aunque dichas aplicaciones pueden servir durante un tiempo, en ltima instancia su empresa necesita una solucin ms flexible e integrada.

Cmo afronta los retos SAP Business One


SAP Business One afronta los retos de las pequeas y medianas empresas porque se ha diseado con esta finalidad, tal como se muestra en la figura 1-2.

Figura 1-2: SAP Business One afronta los retos de las pequeas y medianas empresas

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La esencia de SAP Business One

Un enfoque nico
Aunque la mayora del software empresarial est enfocado en la automatizacin, pocas empresas de software, si es que hay alguna, se plantea el reto de crear software del mismo modo que SAP. En la mayora de las ocasiones, un proveedor de software elige un rea, como contabilidad o CRM, y crea un producto dirigido a los procesos concretos que estn relacionados con dicha rea. La cuestin que queda sin responder es el modo en que estos procesos colaboran con otros procesos fundamentales de otras reas. SAP Business One es la respuesta a esa cuestin.

Una solucin integrada


SAP Business One es un enfoque de "solucin nica" para la gestin de empresarial y la automatizacin de procesos. Ventas, CRM, finanzas y operaciones estn respaldadas y automatizadas en SAP Business One. La automatizacin de cada proceso est integrada, como los pedidos de cliente que fluyen al software de contabilidad y se convierten en solicitudes de fabricacin de productos, lo que puede requerir que se retiren materiales del inventario. Los lmites histricos entre aplicaciones no existen en SAP Business One.

Procesos empresariales optimizados


El alcance amplio de SAP Business One contribuye a optimizar y automatizar toda la empresa, de principio a fin, incluido CRM, contabilidad, gestin de almacenes y fabricacin. Adems, cuando se produce un evento empresarial importante se pueden ejecutar respuestas automticas segn sea necesario. Este paradigma de gestin por excepcin aumenta la productividad, ya que reduce la sobrecarga de informacin y las acciones no adecuadas, lo que permite a los usuarios intervenir en el proceso automatizado segn sea necesario.

Acceso instantneo a la informacin


Disponer de todos los datos empresariales almacenados en una sola aplicacin integrada como SAP Business One significa que con unos pocos clics es posible acceder a la informacin empresarial importante en un panel de control configurable o mediante informes intuitivos desglosados. Puesto que SAP Business One funciona principalmente en tiempo real, los cambios se registran instantneamente, sin demoras. Se puede obtener el estado de la empresa siempre que se necesite a travs de varios mecanismos de informes, incluidas las aplicaciones de Microsoft Office.

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La personalidad de SAP Business One

Personalizable y adaptable
SAP Business One se ha diseado para que se pueda configurar, integrar y ampliar fcilmente. Gracias a su integracin con Microsoft Office, SAP Business One unifica las aplicaciones empresariales y las aplicaciones de productividad de escritorio. A travs de la red global de partners de soluciones certificados de SAP, SAP Business One se puede adaptar para satisfacer las necesidades especficas de los mercados locales y los sectores verticales. La capacidad de adaptacin de SAP Business One significa que el software crece con su empresa y que se puede modificar fcilmente para satisfacer sus necesidades empresariales en constante cambio.

Diseado exclusivamente para la pequea y mediana empresa y con el respaldo de SAP


SAP Business One es un nuevo software de gestin empresarial creado desde cero exclusivamente para pequeas y medianas empresas como la suya. Se basa en ms de 30 aos de experiencia de SAP en la creacin de aplicaciones empresariales que atienden las necesidades de ms de 12 millones de usuarios en todo el mundo. Como lder mundial en el software de gestin empresarial, SAP tiene el compromiso de crear soluciones de gestin empresarial completas que satisfagan sus necesidades empresariales de hoy en da y del futuro. Ayudarle a que su empresa funcione correctamente es una de las tareas ms importantes de SAP y de su red mundial de partners de SAP Business One certificados.

Finalidad de este libro


La finalidad de este libro consiste en crear una base para el aprendizaje posterior. En primer lugar, presentaremos SAP Business One y explicaremos su enfoque general. A continuacin trataremos los aspectos bsicos y explicaremos las funciones esenciales para realizar un seguimiento de las cuentas y los clientes y proveedores, as como los procesos fundamentales de compras y realizacin de pedidos. Seguidamente, repasaremos la potente funcionalidad que ofrece SAP Business One para fabricacin, ventas mediante CRM e informes, as como formas avanzadas de gestin y automatizacin de documentos. En ocasiones, en este libro se proporcionan instrucciones detalladas para llevar a cabo las tareas, pero, fundamentalmente, se explica el modo de pensar de SAP Business One para que las ideas sobre cmo poner el producto a trabajar fluyan rpidamente.

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La personalidad de SAP Business One

La personalidad de SAP Business One


Contenido del captulo O O O O O O
Introduccin Entender la personalidad de SAP Business One Conocer dnde se encuentra Encontrar lo que busca Llegar a donde desea ir Encontrar respuestas a sus preguntas

Empezar a trabajar con una nueva aplicacin de software es como intentar orientarse en una ciudad donde no ha estado nunca. Por ejemplo, en la ciudad de Nueva York, una vez se comprende la cuadrcula de calles numeradas y la forma en que asignan nmeros, nombres y letras a las avenidas, se puede averiguar de forma bastante rpida donde est cualquier direccin. En Pars, es necesario saber que los arrondissements van en el sentido de las agujas del reloj partiendo del centro de la ciudad, por lo que se puede utilizar el Plan du Paris para consultar un mapa y encontrar la calle y la parada de metro ms prxima. Pero la geografa es slo un punto de partida. Un da agradable en la ciudad comienza con una visita a un destino, despus se va de un lugar al siguiente: del desayuno en el hotel a un museo y de all a una discoteca. Este captulo sirve para ayudarle a orientarse para que cuando vea una pantalla de SAP Business One sepa lo que est viendo. Conocer la aplicacin SAP Business One significa comprender el mapa de los distintos tipos de informacin almacenados (la geografa) y tambin saber cmo se registra una transaccin empresarial y se realiza el seguimiento de la misma (el viaje agradable). Funciones innovadoras como Drag&Relate, campos y tablas definidos por el usuario, as como las bsquedas con formato le conferirn rpida mente el control sobre los procesos empresariales e informacin en tiempo real sobre el rendimiento de la empresa. Le aseguramos que considerar que SAP Business One es fcil de usar gracias a su navegacin intuitiva y su aspecto familiar. Y antes de avanzar ms, conocer lo flexible e integrado que es.
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La personalidad de SAP Business One

Introduccin
Para iniciar SAP Business One, haga doble clic en el icono que aparece en la figura 2-1.

Figura 2-1: Iniciar SAP Business One, conectarse y elegir una empresa

La primera pantalla que aparece es la de acceso, donde se introduce el nombre de usuario y la contrasea. En la parte inferior derecha de la pantalla de acceso, puede hacer clic en el botn modificar sociedad para seleccionar otra empresa con la que trabajar. Algunas organizaciones utilizan varias

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La personalidad de SAP Business One

empresas de SAP Business One, lo que les permite realizar el seguimiento de diferentes empresas, divisiones o actividades empresariales como si fueran empresas distintas.

Entender la personalidad de SAP Business One


Antes de pasar a una explicacin detallada de la interfaz de usuario, quisiramos ofrecerle una percepcin del estilo, o personalidad, de SAP Business One. La primera vez que alguien le ensee la ventana principal de SAP Business One y el men principal, todo le parecer muy simple. Despus, usted preguntar: cmo se encuentran los pedidos relacionados con un determinado proveedor? Sin dudar un segundo, quien le haya enseado el programa har clic en el men principal un par de veces, mostrar un pedido vaco en la pantalla, escribir el nombre del proveedor y, con una rapidez sorprendente, aparecer un pedido de dicho proveedor. Ahora puede desplazarse por l y ver todos los pedidos de ese proveedor. Supongamos que desea ver los artculos de un pedido. Slo tiene que hacer clic en una pestaa y consultarlos. Desea ver los detalles de un artculo? Con un clic acceder a la pantalla del artculo. En qu almacn se encuentra el artculo? Otro clic y aparecer. Antes de que se haya dado cuenta, habr accedido a una serie de pantallas. La reaccin ms habitual en este momento es, bueno, ha sido rpido. Pero, dnde estoy? Y qu ms puedo hacer? Despus de que haya ledo este captulo, sabr dnde estaba, dnde est y a dnde tiene que ir despus. Y cuando haya trabajado un poco con SAP Business One, ya no querr trabajar con ninguna otra aplicacin que no sea tan cmoda y fcil de usar. Pero antes de llegar a este destino, el lugar donde todo tiene sentido, necesita una gua durante algn tiempo. Lo que sucede en el momento en que SAP Business One cobra sentido es que ve cmo las pantallas que visualiza estn conectadas de forma ascendente para la bsqueda de informacin mediante el

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La personalidad de SAP Business One

men principal y las conexiones de transacciones y orientadas a procesos entre cada documento de la aplicacin. Comienza a comprender cmo se construye cada documento en SAP Business One a partir de partes reutilizables. Una vez comprenda esto, SAP Business One resultar muy sencillo. Nuestro recorrido por la personalidad de SAP Business One comienza con la descripcin de estas estructuras.

Creacin de documentos a partir de partes reutilizables


SAP Business One realiza el seguimiento de las actividades empresariales mediante documentos, como pedidos, facturas, rdenes de fabricacin, ofertas de ventas, etc. Cada uno de estos documentos se construye a partir de bloques de datos reutilizables de menor tamao que se denominan datos maestros. Los datos maestros, que se tratan en detalle en el captulo 4, hacen referencia a la informacin clave que describe a los clientes, proveedores y clientes potenciales, as como a los artculos que su empresa compra y vende. En la figura 2-2 se muestra cmo se construye un documento (un pedido) a partir de los datos maestros.

Figura 2-2: Cmo se crean los documentos de SAP Business One a partir de datos maestros reutilizables Manual de usuario SAP Business One 10

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La creacin de documentos a partir de datos maestros aumenta la productividad, garantiza la coherencia de datos y reduce los errores. Conforme vaya aprendiendo ms sobre SAP Business One, apreciar las ventajas de crear documentos a partir de datos maestros reutilizables.

Apertura de documentos mediante el men principal


La segunda cuestin clave que se debe aprender de SAP Business One es cmo poner a trabajar el men principal para que le ayude a encontrar documentos o registros de datos maestros. Cuando se inicia SAP Business One por primera vez, se muestra Men principal. Mediante Men principal, tal como se muestra en la figura 2-3, se pueden abrir enlaces que llevan a pantallas desde las que se puede buscar un determinado documento o desplazarse por todos los documentos de un determinado tipo.

Figura 2-3: Navegacin ascendente desde Men principal Recordatorio de navegacin: todos los caminos llevan al Menu principal. Es importante recordar que se puede acceder a todas las funciones de SAP Business One mediante el men principal. ste es uno de los puntos de partida para buscar documentos, registros de datos maestros y ejecutar informes, llevar a cabo funciones administrativas, iniciar asistentes, etc. A medida que vaya aprendiendo SAP Business One, el men principal se convertir en el equivalente de su pgina inicial.

Estructura de transacciones y procesos de la informacin en SAP Business One


Para registrar toda la actividad relevante relacionada con un proceso empresarial, se debe utilizar una secuencia de documentos y se deben registrar los enlaces entre ellos. Veamos el proceso de ventas. En
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primer lugar, se registra un cliente potencial como datos maestros, seguido de actividades de

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ventas, como llamadas y reuniones. Finalmente, se emite una oferta de ventas que puede acabar en un pedido y, despus, en una factura. En cuanto entra un pago, debe cuadrar con la factura. Por lo tanto, hay un flujo de actividad de un documento a otro en el que se registra cada paso del proceso empresarial. Cada paso es una transaccin empresarial individual en el sentido ms general de la palabra. Un proceso empresarial para vender o solicitar suministros puede requerir una secuencia de muchas transacciones. Una de las funciones ms slidas de la aplicacin es la forma en que permite utilizar un documento para crear el siguiente en una secuencia. SAP Business One tambin realiza el seguimiento de las conexiones entre los documentos para que se pueda desplazar por la secuencia de documentos relacionados con una determinada transaccin. Las conexiones de transacciones entre documentos se mantienen de varias formas que explicaremos en este captulo y en posteriores.

Preguntas para incrementar la comprensin


El momento en el que SAP Business One se hace ms comprensible, sucede despus de haberlo utilizado durante un tiempo. Los conceptos que hemos presentado se confirman y se concretan a travs de la experiencia real. Hasta ahora, el presente captulo le ha preparado para responder las siguientes preguntas siempre que se encuentre ante una nueva ventana:
D

Es esto un documento? Son datos maestros? Esta pantalla es diferente y, si lo es, cmo se relaciona con los documentos y los datos maestros?

Cmo encaja esta pantalla en la estructura ascendente o en la estructura de transacciones y orientada a procesos de SAP Business One?

Cmo llego a esta pantalla desde el men principal? Qu navegacin orientada a procesos me permite encontrar documentos relacionados y datos maestros desde esta pantalla?

Esta pantalla muestra datos, me permite buscar datos o me permite aadir datos?

Una de las innovaciones de SAP Business One es la forma en que el diseo incorpora de forma natural la navegacin ascendente a travs del men principal y las relaciones orientadas a procesos, as como los mecanismos de navegacin, bsqueda y creacin de documentos basados en dichas relaciones. En el resto de este captulo se explican todos estos mecanismos en detalle para que siempre que vea una pantalla entienda exactamente lo que est viendo.
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Conocer dnde se encuentra


Un aspecto potente de SAP Business One es que es posible tener varias ventanas abiertas a la vez, cada una de las cuales puede mostrar un documento o registro de datos maestros diferente. La ventana principal proporciona un contexto para todo el trabajo en SAP Business One.

La ventana principal
La ventana principal se abre automticamente al iniciar SAP Business One y es el lugar central donde se puede iniciar cualquier tarea. Slo la ventana principal tiene una barra de men en la parte superior. Tambin tiene una barra de herramientas con iconos que proporcionan un acceso sencillo a las funciones utilizadas habitualmente. Incluye el men principal que ahora examinaremos con ms detalle.

El men principal de SAP Business One


Tal como se muestra en la figura 2-4, men principal dispone de tres pestaas:
D

La pestaa Mdulos muestra la parte superior de la jerarqua de SAP Business One. Enumera todos los mdulos de SAP Business One. En cada mdulo hay una lista de funciones. Haga clic en una funcin para iniciarla o expandirla y ver ms selecciones.

La pestaa Drag & Relate se utiliza para un mtodo innovador de bsqueda de transacciones enlazadas a los datos maestros, tal como se explica ms adelante en este captulo.

Men de usuario es un men personalizable para acceder rpida mente a las funciones que utiliza con ms frecuencia, similar a los favoritos de un navegador Web. Para obtener ms informacin, consulte Men de usuario y accesos directos definidos por el usuario ms adelante en este captulo.

Si no aparece el men de usuario, puede acceder a l desde la barra de men si elige Ventana men principal mediante el acceso directo del teclado Ctrl + 0 (cero, no la letra O).

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Figura 2-4: Main Menu de SAP Business One

La barra de mens y los mens desplegables


La barra de mens de SAP Business One se muestra en la parte superior de la ventana principal. Al hacer clic en cada elemento del men se muestra un men desplegable que ofrece ms opciones. Los accesos directos que utilizan las teclas Alt y Ctrl funcionan del mismo modo que en las aplicaciones de escritorio.

Figura 2-5: Barra de mens y barra de herramientas de SAP Business One

La barra de mens incluye los siguientes mens:


D Archivo : Comandos principales, como Cerrar, Presentacin preliminar , Exportar a y Lanzar aplicacin.

D Editar : Comandos de edicin generales, como Deshacer, Restablecer, Cortar , Copiar, Pegar y Borrar. D Ver: Comandos que cambian la vista de los datos de la ventana, como Campos de usuario, Informacin del sistema, Restablecer ancho de columna, Leyenda, etc. D Datos: Comandos que manipulan datos de aplicacin as como comandos para desplazarse por los registros, manipular filas de una tabla y otros comandos de edicin relacionados con los datos.

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Ir a: Men dinmico que cambia segn la ventana seleccionada actualmente. Mdulos: Mdulos mostrados en el menu principal. Herramientas: Comandos como Diseador de reportes, parametrizaciones de formularios, men, acceso rpido. Ventana: Comandos asociados con la gestin de ventanas, incluido el acceso a menu principal, mensajes, alertas y calendario. Ayuda: Comandos que proporcionan acceso a la ayuda en lnea.

La barra de herramientas
La barra de herramientas se encuentra justo debajo de la barra de men. Se trata de una coleccin de iconos que proporcionan un acceso sencillo a las funciones utilizadas habitualmente. Las mismas funciones tambin estn disponibles como opciones de men en la barra de mens. Las funciones activas se muestran en color mientras que las inactivas o no autorizadas estn de color gris. Para ocultar o mostrar un grupo de iconos de la barra de herramientas, coloque el cursor en la barra de herramientas, haga clic con el botn derecho y, a continuacin, active o desactive las casillas adecuadas. Los iconos de la barra de herramientas son contextuales, es decir, cambian segn lo que est haciendo. Si olvida la funcin de un determinado icono, basta con mover el cursor sobre un botn para mostrar un tooltip.

La barra de estado
La barra de estado se extiende por todo el borde inferior de la ventana principal de SAP Business One y contiene varios campos.
D

El rea inferior izquierda de la barra de estado muestra los siguientes tipos de mensajes:
D

Un mensaje de error aparece sobre un fondo rojo e informa de que el procedimiento no puede continuar hasta que se lleve a cabo una accin correctiva.

Un mensaje de informacin aparece sobre un fondo az

ul e informa

de un problema que no impide que contine el procedimiento.

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Un mensaje de confirmacin aparece sobre un fondo verde e informa de la ejecucin correcta de un procedimiento.

La parte central de la barra de estado contiene la fecha y hora actuales tal como estn definidas en el servidor.

El rea superior izquierda contiene informacin importante sobre la ventana activa. Por ejemplo, al mover el cursor sobre un campo de entrada, aparece un texto que describe el formato de entrada y la longitud.

Figura 2-6: Anatoma de la barra de estado

Ventanas de documento
Ahora que ya dispone de la panormica de la ventana principal, es el momento de explicar algunas de las reglas generales de la interfaz de SAP Business One.

Modos de operacin de ventana


Existen cuatro modos de operacin de ventana posibles en SAP Business One:
D

Crear: Aadir un nuevo registro o documento. Buscar: Buscar registros o documentos existentes. Ver: Ver un registro o documento existente. Actualizar: Modificar los datos de un registro o documento existente.

Las ventanas en SAP Business One tienen un modo predeterminado, que puede ser crear o buscar, segn el contexto de lo que est haciendo. Por ejemplo, al elegir la ventana de Socios de negocio dato maestro de artculo, se abre automaticamente en modo de bsqueda porque normalmente se suele querer ver la informacin que ya se ha introducido. Por otro lado, si se desea
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procesar un pedido de cliente o un pedido de compras, la ventana se abre automticamente en modo de adicin porque normalmente se quiere aadir un nuevo pedido. Cmo sabe en qu modo se encuentra? El botn de la esquina inferior izquierda de la ventana cambia a crear, buscar , OK (para el modo de visualizacin) o Actualizar, segn el modo actual de la ventana. Puede cambiar de un modo de operacin a otro de varias formas:
D

Para aadir un nuevo objeto (como un documento o un registro de datos maestros), utilice la funcin de adicin. Existen varias formas de activar dicha funcin, como las siguientes:
D

En la barra de mens, seleccione Datos Crear Pulse Ctrl + A en el teclado. En la barra de herramientas, elija el icono de adicin. Para buscar un objeto existente (como un documento o un registro de datos maestros), utilice la funcin de bsqueda. SAP Business One muestra el objeto en modo de bsqueda, con el botn Buscar en la esquina inferior izquierda de la ventana. Existen varias formas de activar la funcin de bsqueda, incluidas las siguientes:

En la barra de mens, seleccione Datos Buscar. Pulse Ctrl + F en el teclado. En la barra de herramientas, elija el icono de bsqueda. Al introducir o cambiar datos en un objeto existente, SAP Business One ca mbia automticamente al modo de actualizacin, con lo que el botn actualizar aparece en la esquina inferior izquierda de la ventana. Haga clic en el boton actualizar para guardar los datos introducidos o modificados; haga clic en el botn cancelar si no desea guardar o actualizar los datos.

Alerta de cambio de modo de operacin. No siempre se pueden cambiar datos en un documento o un registro de datos maestros una vez que se ha aadido. En determinados momentos, un documento es de slo lectura si el proceso empresarial relacionado con dicho documento ha avanzado a determinada fase o cuando un documento se ha copiado en otro. Los datos que no se pueden cambiar estn atenuados en gris y aparece un mensaje de error en la barra de estado si se intenta cambiarlos. Manual de usuario SAP Business One 17

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Men contextual
Al trabajar en cualquier ventana, puede hacer clic con el botn derecho del ratn para activar un men contextual que proporciona acceso a las funciones ms utilizadas para dicha seccin de la ventana. En algunos casos, al hacer clic con el botn derecho en un campo, aparece un men contextual que proporciona una lista de funciones relacionadas con el campo. Como estas funciones son contextuales, las opciones cambian segn el rea de la pantalla donde haga clic.

Detalles de fila
Los documentos de ventas y compras incluyen tablas que proporcionan informacin sobre cantidades, precios y descripciones. Para trabajar con estas tablas fcilmente y ampliar la vista disponible en la pantalla, puede abrir la ventana Detalles de lnea. Esta ventana permite ver o editar filas de una tabla, como las que se encuentran en la pestaa contenido de un documento de ventas. La ventana Detalles de lnea que se muestra en la figura 2-7 se puede abrir haciendo clic con el botn derecho en el encabezado de fila del elemento correspondiente, pulsando Ctrl + L o seleccionando Detalles de lnea en el men Ir a de la barra de mens. Algunos campos son de slo lectura y aparecen en gris. Si un campo es editable, una vez introducidos los nuevos datos, se actualiza automticamente, es decir, no hay botn OK o Actualizar esta ventana.

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Figura 2-7: Acceso a la ventana Detalles de lnea

Encontrar lo que busca


SAP Business One proporciona amplio soporte para buscar objetos (documentos de ventas y compras y registros maestros de socios de negocios y artculos). Los dos mtodos principales se describen a continuacin: bsqueda de socios de negocio y artculos y uso de las flechas de la barra de herramientas para desplazarse por los documentos o registros de datos maestros de un determinado tipo.

Bsqueda de socios de negocios y artculos


SAP Business One facilita la bsqueda de informacin de socios de negocio y artculos mientras se introducen documentos de ventas y compras. En la figura 2-8 se demuestra cmo utilizar el botn de lista de seleccin para buscar un cliente o artculo.

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Figura 2-8: Cmo buscar clientes y artculos en un pedido de cliente

Despus de pulsar el botn de lista de seleccin, aparecer una lista de seleccin en una ventana independiente. Puede desplazarse rpidamente por la lista si escribe el primer carcter del cdigo del socio de negocio o del nmero de artculo. La lista de seleccin se desplaza a medida que escribe. Si est ms familiarizado con los nombres de cliente y las descripciones de artculo que con sus cdigos, puede utilizar un comodn para realizar la bsqueda. Por ejemplo, para mostrar una lista de seleccin de clientes cuyo nombre empiece por Ch, vaya al campo Nombre , escriba Ch seguido del carcter comodn * (Ch*) y, a continuacin, pulse Tab para mostrar la lista. Si sabe que slo un nombre de cliente empieza por E, por ejemplo, slo tiene que escribir E (sin el carcter comodn) en el campo Nombre y pulsar Tab. SAP Business One rellena la informacin de dicho cliente en el pedido. El campo Descripcin de articulo funciona del mismo modo para buscar informacin de artculo.

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Uso de las flechas de la barra de herramientas para buscar documentos


Una forma sencilla de desplazarse por los documentos o datos maestros de un determinado tipo consiste en utilizar las flechas de la barra de herramientas de SAP Business One (consulte la figura 2-9). Si visualiza un pedido (seleccionando Orden de compra en el menu principal de SAP Business One), puede utilizar las teclas de flecha para desplazarse rpidamente por todos los pedidos que tenga. Esto sirve para cualquier tipo de SAP Business One, como pedidos de cliente, facturas de deudores, etc. Haga clic en las flechas dobles para ir al primer o ltimo documento; haga clic en las flechas simples para ir al documento siguiente o anterior. El siguiente y el anterior se determinan mediante el nmero de documento. Para ver los ltimos pedidos introducidos, por ejemplo, en la ventana Orden de compra haga clic en la flecha derecha doble para ir al ltimo pedido y, a continuacin, haga clic en la flecha izquierda simple para ir a los anteriores.

Figura 2-9: Uso de los botones de flecha de la barra de herramientas de SAP Business One

Llegar a donde desea ir


SAP Business One dispone de funciones exclusivas que permiten navegar rpida y correctamente para encontrar la informacin necesaria. En esta seccin se explican algunas de estas funciones de navegacin.

Navegacin con la flecha naranja


La flecha naranja que aparece prcticamente en cualquier ventana es quiz la herramienta ms prctica de la interfaz de usuario de la aplicacin. Siempre que aparezca, puede hacer clic en ella para mostrar un registro de datos maestros (tal como se muestra en la figura 2-10) o los detalles de las opciones de datos maestros, como cdigos de impuestos o condiciones de pago. En ocasiones, las flechas naranja conducen a documentos enlazados, como un documento base o un asiento de diario.
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Las flechas permiten desglosar ms detalles de una transaccin sin tener que efectuar una bsqueda o recorrer una estructura de men ascendente.

Figura 2-10: Uso de la flecha de navegacin para acceder a los datos maestros desde una factura

Arrastrar y vincular
La funcin arrastrar y vincular es una herramienta interactiva que permite mostrar una amplia variedad de informacin en tiempo real sobre la empresa rpida y fcilmente. Con arrastrar y vincular se generan vistas especiales de datos mediante el enlace de elementos de datos maestros a transacciones. La funcin busca en las transacciones y en los datos maestros, como cuentas de mayor e interlocutores comerciales. Puede comparar dos objetos cualesquiera en SAP Business One. Por ejemplo, puede enlazar un cdigo de cliente al objeto de pedido de cliente y obtener una lista de todos los pedidos de un cliente en concreto. Al arrastrar un objeto de datos maestros a la lista de tipos de transaccin en la pestaa de Arrastrar y vincular, puede obtener una panormica excelente del rendimiento de su empresa en determinadas reas. Adems, puede precisar ms la lista resultante si utiliza la funcin de filtro (por ejemplo, seleccionar slo los pedidos de cliente abiertos).

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En la figura 2-11 se ilustra la forma en que se puede utilizar la funcin de arrastrar y vincular para obtener una lista de facturas de acreedores para un determinado artculo.

Figura 2-11: Uso de arrastrar y vincular para buscar facturas de acreedores de un artculo concreto

Men de usuario y accesos directos definidos por el usuario


Puede aumentar la eficacia de navegacin si utiliza Men de usuario y crea accesos directos de teclado definidos por el usuario para abrir en un solo paso los documentos que utiliza con ms frecuencia. Por ejemplo, si trabaja en el departamento de compras y es responsable de la emisin de pedidos y de la actualizacin de los datos maestros de los interlocutores comerciales, guarde las ventanas Orden de compra y Datos maestros de socio de negocio en el Menu de usuario bajo Formularios para facilitar su acceso (consulte la figura 2-12). Para guardar un elemento en Men de usuario
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visualice el documento, informe o formulario que desee aadir a Menu de usuario. Con esa ventana

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como ventana activa, elija Herramientas User Menu Add to User Menu.

Figura 2-12: Guardar los documentos utilizados con frecuencia en el menu de usuario

Por otro lado, si es un agente de compras muy ocupado de una empresa de fabricacin y tener que hacer dos clics para llegar a un pedido le resulta demasiado, SAP Business One permite asignar teclas de funcin, como F1, F2, etc., a determinados documentos.

Figura 2-13: Creacin de accesos directos de teclado definidos por el usuario

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Opciones de visualizacin
Puede cambiar varias opciones de visualizacin para personalizar su puesto de trabajo de SAP Business One. Puede aadir un logotipo de empresa o la fotografa del personal al escritorio. Otras opciones incluyen el idioma de interfaz, el tamao de fuente, el color y los formatos de fecha y hora.

Opciones de formulario
En SAP Business One, cada usuario puede personalizar fcilmente el contenido y el comportamiento de la mayora de las ventanas mediante la funcin parametrizaciones de formulario. Para activar parametrizaciones de formulario., asegrese de que la ventana que desea personalizar est abierta y activa; a continuacin, haga clic en en la barra de herramientas o elija Herramientas parametrizaciones de formulario. Aunque la ventana parametrizaciones de formulario vara segn el contenido de la ventana que vaya a personalizar, la ventana parametrizaciones de formulario tpica se divide en tres pestaas:
D

Pestaa Formato de tabla : Personalice el modo en que las columnas aparecen en la tabla (en el caso de las ventanas que contienen una tabla).

Pestaa Formato de linea: Determine cmo aparecen los campos en la ventana Detalles de linea asociada a la tabla de la ventana que va a personalizar. Pestaa Documento: Realice cambios en las opciones generales relacionadas con la ventana y la tabla que est personalizando, pero debe tener en cuenta que los cambios que efecte en esta pestaa slo afectan al documento actual y no a todos los documentos de este tipo.

La funcin Parametrizaciones de formulario es una caracterstica muy potente. SAP Business One dispone de numerosos campos que no se muestran por defecto. Con Parametrizaciones de formulario puede seleccionar los campos que son visibles y los que se pueden cambiar (el trmino correspondiente es activo). Puede cambiar el orden de los campos si hace clic en un nombre de campo y lo arrastra hacia arriba o hacia abajo. Una personalizacin comn consiste en mostrar el almacn desde el que se enviar un artculo en la ventana Sales Order. En la figura 2-14, hemos utilizado la pestaa formato de Tabla para que el campo Whse(Almacn) est visible y activo, y hemos cambiado la posicin del campo de modo que se muestre sin necesidad de desplazarse a la derecha o abrir la ventana Detalles de linea.
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La personalidad de SAP Business One

Figura 2-14: Uso de la funcin Form Settings

Personalizacin de los nombres de campo


En SAP Business One, tambin resulta muy sencillo cambiar los nombres de los campos. Una de las personalizaciones ms habituales de la ventana de Orden de Compra consiste en cambiar el campo Nmero de referencia del acreedor . por N proveedor. El cambio de este u otro campo se puede llevar a cabo si se mantiene pulsada la tecla Ctrl y se hace doble clic en el nombre de campo. A continuacin, aparecer una ventana que permite cambiar el nombre de campo o bien restaurar el nombre original.

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Figura 2-15. Cambio de los nombres de campo

Aadir campos y tablas definidos por usuario


Aunque SAP Business One proporciona un amplio conjunto de campos en cada uno de sus mdulos, es posible que la empresa necesite campos adicionales que se correspondan con el trabajo diario o para adaptarse a determinadas prcticas empresariales. La funcin campos definidos de usuario (que se encuentra en el men Herramientas) permite crear campos propios en las tablas de datos maestros o transacciones de SAP Business One existentes.

Rellenar campos con bsquedas formateadas


Otro ejemplo de la robusta flexibilidad de SAP Business One la encontramos en su funcionalidad de bsqueda con formato. La bsqueda con formato se puede utilizar para calcular valores o para mostrar valores propuestos para los campos de SAP Business One y los campos definidos por el usuario. Por ejemplo, es posible que quiera que el pedido de cliente muestre lo que est disponible en stock y en pedido. En este caso, se utiliza la funcin campos definidos de usuario, para aadir estos campos adicionales y la funcin de bsqueda con formato para rellenar los valores propuestos o calculados en estos campos. Como la bsqueda con formato es una funcin complicada, puede realizar estos tipos de personalizaciones con ayuda del consultor de implementacin.

Encontrar respuestas a sus preguntas


Adems del soporte y formacin que le pueda proporcionar su de implementacin, hay disponible una inmensa cantidad de informacin sobre las caractersticas y funciones de SAP Business One a travs de la ayuda en lnea y en el portal de clientes.

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Ayuda en lnea
Puede usar la ayuda en lnea de SAP Business One de varias formas: Si pulsa F1 obtendr ayuda contextual, es decir, ayuda sobre una determinada parte de la pantalla (y, en ocasiones, incluso el campo concreto) en la que se encuentra. Al seleccionar Ayuda Ayuda en la barra de mens de la ventana principal se muestra la ventana SAP Library, que permite buscar palabras clave o examinar el contenido. La ayuda en lnea proporciona detalles sobre muchos aspectos del trabajo con SAP Business One. Si est trabajando con una pantalla que no conoce y desea entender su contenido, puede buscar definiciones de cada campo de la pantalla en la ayuda en lnea.

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Conceptos bsicos de contabilidad financiera


Contenido del captulo O O O O O O O O O
Visin general de la contabilidad financiera Configuracin de la contabilidad financiera Realizacin de procedimientos diarios Actualizacin de registros Procedimientos de cierre Entrada y salida de pagos Contabilidad de costes Presupuestacin Consultas e informes

SAP Business One ofrece las herramientas y la capacidad de informes que necesita para gestionar las finanzas de su empresa de forma eficaz y segn los principios contables generalmente aceptados (PGC). SAP Business One puede llevar su contabilidad financiera a un nuevo nivel de automatizacin.
D

Realmente en tiempo real: Cada vez que aada (o contabilice) una transaccin, se actualiza el libro mayor. No es necesario realizar asientos de diario por lotes para su contabilizacin posterior, a menos que desee hacerlo.

Asientos de diario automticos: Tal vez el mayor impulso en productividad de SAP Business One sea su capacidad de crear varios asientos de diario automticamente, con lo que se reduce considerablemente el tener que realizar asientos de diario o correcciones manualmente.

Funcionalidad de desglose: SAP Business One le ofrece la posibilidad de desglose gracias a las flechas de navegacin naranja, no slo hasta el libro mayor, sino hasta los

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Conceptos bsicos de contabilidad financiera

documentos fuente de una transaccin: otra potente funcin que ahorra tiempo y trabajo.
D

Automatizacin de tareas. Puede automatizar tareas redundantes mediante el uso de contabilizaciones peridicas y evitar los errores de contabilizacin gracias al uso de modelos de contabilizacin.

Integridad de datos. Para impedir que los usuarios contabilicen asientos de diario manuales a determinadas cuentas, puede configurar cuentas asociadas (de control). Adems, las alertas ayudan a gestionar los gastos al informarle cuando los gastos llegan a su umbral presupuestario.

Seguimiento de auditora. SAP Business One proporciona un seguimiento de auditora completo, lo que permite realizar el seguimiento de quin ha efectuado cambios en todos los datos o documentos, y cundo lo ha hecho.

Visin general de la contabilidad financiera


La clave para obtener el mximo rendimiento de las caractersticas de finanzas y contabilidad de SAP Business One radica en un diseo e implementacin cuidadosos para garantizar que todas las partes de la aplicacin describen y realizan el seguimiento con precisin del modo en que funciona una empresa. Evidentemente, la mayora de las empresas llegan a SAP Business One con un plan de cuentas bien establecido (y otros mtodos de contabilidad financiera) as como bases de datos antiguas de clientes, proveedores y transacciones. En la figura 3-1 se muestra el proceso de cinco pasos para configurar la contabilidad financiera. Estos pasos representan las directrices generales. En cualquier implementacin se puede cambiar el orden de estos pasos o se pueden agregar nuevos pasos para reflejar las necesidades y circunstancias exclusivas de la empresa.

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Conceptos bsicos de contabilidad financiera

Figura 3-1: Configuracin de la contabilidad paso a paso

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Definiciones Cuenta: Registro formal de un tipo de activo, pasivo, capital, ingreso o gastos que muestra su saldo inicial, aumentos y reducciones (transacciones) y el saldo final resultante durante un perodo especfico. Cuenta asociada / control: Cuenta diseada para controlar las transacciones que se contabilizan en ella. Slo las transacciones de mdulos de ventas/compras, como acreedores, deudores se pueden contabilizar en una cuenta de control; los asientos de diario manuales no se pueden contabilizar en una cuenta de control. De este modo se impide que se realicen asientos malintencionados o sospechosos y proporciona un mejor seguimiento de auditora. Cuenta de compensacin: Una cuenta en la que las contabilizaciones se registran temporalmente debido a una discontinuidad temporal entre transacciones contables, distribuciones de tareas organizativas o transacciones contables que requieran aclaraciones. Cuenta activa: Cuenta del plan de cuentas en la que se contabilizan los asientos de diario. Segmentacin de cuentas: Un mtodo contable por el que se crean cdigos de cuenta basados en la estructura jerrquica de una empresa. Los segmentos individuales corresponden a diferentes unidades de negocio, como empresa, divisin, regin, departamento, grupo, etc., y a diferentes categoras, como gastos de viajes, ingresos de taquilla, lnea de productos, etc. Segmento de cuentas naturales : El primer segmento de un cdigo de cuenta que identifica el tipo de cuenta, como activo fijo, pasivo, ingreso, gasto, etc. Los cdigos de cuenta pueden constar de caracteres alfanumricos, no slo de valores numricos, motivo por el que no se denominan nmeros de cuenta. Plan de cuentas: El ndice o la lista codificada de las cuentas de un libro mayor. Libro mayor: El registro contable principal de una empresa. El libro mayor utiliza contabilidad por partida doble; normalmente contiene las cuentas de todos los activos, pasivos, beneficio, prdida, ingresos, partidas de gastos, fondos y reservas de una empresa. Asiento de diario: Registro de una transaccin que normalmente incluye la fecha de la transaccin, los ttulos de las cuentas afectadas, importe de debe y haber, y descripcin de la transaccin. Contabilizacin: Proceso de registrar los asientos de diario (debe y haber) en el libro mayor. Transaccin: Actividad o evento empresarial que se carga en una cuenta de mayor y se abona en otra.

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Conceptos bsicos de contabilidad financiera

Configuracin de la contabilidad financiera


La configuracin correcta de la funcionalidad financiera y contable es el cimiento en el que se apoya gran parte de la automatizacin de SAP Business One. Con el plan de cuentas, los perodos contables y la determinacin de cuentas adecuados para los asientos de diario automatizados, SAP Business One se ocupa de muchas tareas que normalmente se hacan de forma manual. Por este motivo dedicamos gran parte de este captulo a las cuestiones relacionadas con la configuracin inicial de la contabilidad financiera.

Paso 1: Configuracin de los perodos contables


El primer paso, es establecer los perodos contables: Tendr perodos contables mensuales? Diarios? Con otra frecuencia? El ejercicio fiscal corresponder al ao natural o se establecer entre dos aos naturales? Para configurar los perodos contables, vaya a Administracin Inicializacin del sistema Periodos contables Desde aqu puede actualizar los perodos generados (como los rangos de fechas) y crear nuevos. Tambin puede establecer o cambiar el inicio del ejercicio fiscal. Aunque SAP Business One es muy flexible cuando se trata de configurar perodos y ejercicios se deben tener en cuenta las siguientes advertencias importantes:
D

Los informes financieros se pueden ejecutar segn perodos fiscales, pero los informes mensuales, trimestrales y anuales estndar de SAP Business One se basan en un ao natural y no en un ejercicio fiscal. Para dar soporte a informes trimestrales basados en 4-4-5 semanas, por ejemplo, se pueden crear informes personalizados.

No puede haber perodos contables superpuestos y slo un perodo contable es el perodo por defecto cada vez.

Alerta de contabilizacin. Si desea contabilizar un asiento de diario debe asegurarse que el periodo contable no esta bloqueado.

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Conceptos bsicos de contabilidad financiera

Paso 2: Definicin de los segmentos contables


Si tiene previsto utilizar un plan de cuentas segmentado, el siguiente paso es decidir y definir los segmentos de cuentas que necesita. Para definir segmentos de cuentas, vaya a Gestin Definiciones Finanzas Segmentacin de cuenta. Debe tener al menos el primer segmento de cuentas naturales, pero puede cambiarle el nombre o su longitud, del mismo modo que los dems segmentos. Normalmente, las empresas determinan sus segmentos de cuentas en funcin de sus procesos empresariales y necesidades de informes financieros. Pueden representar divisiones, departamentos, regiones, lneas de negocio, entidades, sucursales, etc. En la figura 3-2 se muestra cmo se fusionan los segmentos de cuentas para crear un cdigo de cuenta.

Figura 3-2: Cdigo de cuenta segmentado

SAP Business One proporciona cuatro segmentos de cuentas por defecto y permite hasta un mximo de 10. Durante la configuracin puede cambiar el tamao y el nombre de cualquier segmento, pero el primero siempre debe ser el segmento de cuentas naturales. Aunque actualmente puede utilizar menos de los diez segmentos disponibles, se recomienda definir segmentos adicionales que permitan el crecimiento. Por ejemplo, si tiene previsto efectuar una expansin, puede definir un segmento adicional para las unidades de negocio que prevea aadir en el futuro.

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Conceptos bsicos de contabilidad financiera

Alerta de segmentos de cuentas. Es importante planificar el uso de los segmentos de cuentas muy cuidadosamente, porque no se podrn aadir segmentos adicionales posteriormente, los segmentos existentes no se podrn borrar despus de que se haya creado la primera cuenta de mayor y no podr cambiar la longitud o el tipo de un segmento posteriormente.

Una vez definidos todos los segmentos de cuentas en SAP Business One, se ha creado la base para un plan de cuentas plenamente cualificado que, en otras palabras, es la concatenacin de todos los segmentos de cuentas. Un cdigo de cuenta completamente cualificado, como se muestra en la figura 3-2, incluye todos los segmentos de cuentas. Por ejemplo, un cdigo de cuenta de gastos de viaje que utilice el departamento de marketing de su empresa tendr exactamente el mismo aspecto que el usado por el departamento de ventas, con la excepcin del segmento del cdigo de cuenta que representa al departamento.

Paso 3: Creacin del plan de cuentas


Una vez determinados los perodos financieros o contables y los segmentos de cuentas, ya estar preparado para crear su plan de cuentas en SAP Business One. La organizacin del plan de cuentas sigue los principios contables generalmente aceptados en los que hay un cajn independiente para las cuentas que representan activos, pasivos, capital, ingresos, costes de ventas, gastos, finanzas y otros ingresos y gastos. Estos cajones, que ha definido SAP y no se pueden cambiar, organizan las cuentas por nivel de un modo lgico que resulta adecuado para los procesos de contabilidad financiera y de informes.
Recordatorio de plan de cuentas. El plan de cuentas es un ndice de todas las cuentas de mayor que utiliza una empresa. Cada cuenta de mayor tiene un cdigo de cuenta, una descripcin de cuenta y otra informacin que determina las funciones de la cuenta de mayor. Para acceder al plan de cuentas, seleccione Finanzas Plan de cuentas.

En la ventana Plan de cuentas, SAP Business One le solicita que caracterice cada cuenta de mayor como cuenta de ttulo o cuenta activa e identifique su nivel. Dado que slo las cuentas activas se pueden contabilizar en SAP Business One, se recomienda tener todas las cuentas en el mismo nivel. En los informes, una cuenta de ttulo resume todos los saldos de cada cuenta activa que se encuentra debajo de ella. En la segmentacin de cuentas mostrada en la figura 3-3, el nivel 4 es el nivel inferior que contiene las contabilizaciones de las transacciones.

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Conceptos bsicos de contabilidad financiera

Figura 3-3: Plan de cuentas organizado por cajones y niveles Alerta de actividad de cuenta. No se puede borrar una cuenta con actividad. Slo se puede convertir en inactiva.

Paso 4: Creacin de las determinaciones de cuentas de mayor


Una de las ventajas clave de SAP Business One es su capacidad de crear varios asientos de diario automticamente, en concreto los que incluyen transacciones de ventas, compras e inventario. En un sistema manual, realizar las operaciones empresariales y realizar un seguimiento de ellas son tareas independientes. Primero se crean las facturas y otros documentos y despus se aaden los asientos contables para efectuar un seguimiento de ellos. En SAP Business One, cuando se crea una factura, los asientos contables se crean al mismo tiempo. Pero, cmo sabe la aplicacin cmo tiene que

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Conceptos bsicos de contabilidad financiera

crear dichos asientos contables? La determinacin de cuentas de mayor es el proceso de indicar a SAP Business One en qu cuentas se deben poner los distintos tipos de asientos contables creados automticamente. Para aprovechar al mximo la slida automatizacin de la aplicacin, se debe tener un cuidado especial para facilitar a SAP Business One la informacin correcta en la ventana Determinacin de cuentas de mayor. Para especificar las cuentas de mayor, vaya a Gestin Inicializacin del sistema Definiciones Determinacin de cuentas de mayor.

Procedimiento bsico
La determinacin exhaustiva y precisa de las cuentas de mayor es fundamental para la creacin automtica de los asientos de diario en SAP Business One.
Recomendacin sobre el portal. Para obtener instrucciones detalladas sobre la determinacin de cuentas de mayor, revise el portal http://help.sap.com/saphelp_sbo88.

En la figura 3-4 se muestran los campos obligatorios para la configuracin de la determinacin de las cuentas de mayor para documentos de ventas, incluida la cuenta de ingresos. Se trata de la cuenta de ingresos por defecto que se utiliza para cualquier factura de deudores. Se sustituye si se especifica una cuenta de ingresos en los datos maestros de artculo de almacn.

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Conceptos bsicos de contabilidad financiera

Figura 3-4: Campos obligatorios para la pestaa G/L determinacin de cuentas de mayor: Ventas.

Paso 5: Migracin de datos anteriores


Al realizar el cambio desde el sistema contable anterior a SAP Business One, se enfrenta al reto de tener que conservar los datos histricos a un corte por motivos de auditora y de investigacin, as como para las actividades empresariales cotidianas. La aplicacin complementaria de DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datos para SAP Business One es una herramienta de migracin que le ayuda a transferir datos del sistema anterior a SAP Business One. Transfiere datos maestros, como registros de socios de negocios y artculos, y datos de transacciones, como pedidos, facturas y saldos, ya que ambos tipos de datos deben estar disponibles en SAP Business One.

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Conceptos bsicos de contabilidad financiera

Cmo funciona el DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datos? Los datos anteriores se exportan a modelos de hoja de clculo de Microsoft Excel y, a continuacin, El DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datos tambin permite importar los datos directamente desde cualquier base de datos ODBC sin tener que utilizar Microsoft Excel..

Realizacin de procedimientos diarios


Despus de haber configurado el plan de cuentas y la determinacin de cuentas de mayor, ya est preparado para utilizar SAP Business One en las actividades cotidianas, as como en las tareas de cierre de perodo y de ejercicio fiscal.

Contabilizacin de asientos de diario manuales


La mayora de los asientos de diario en SAP Business One procede de los dems mdulos; los documentos de ventas, compras, pagos e inventario contabilizan transacciones automticamente en el libro mayor. Sin embargo, en la contabilidad basada en periodificacin de los principios contables generalmente aceptados, a veces es necesario efectuar algunos asientos de diario manuales en el libro mayor, como asientos de amortizacin, asientos de periodificacin, asientos de correccin y similares; es decir, todo aquello que no procede de los dems mdulos de SAP Business One. Cuando se aade manualmente un asiento de diario, se registra inmediatamente y no se puede eliminar, slo se puede anular. (Para ello, consulte Anulacin de transacciones ms adelante en este captulo.) Mediante la ventana de Asiento que se muestra en la figura 3-6 se pueden crear asientos de diario manualmente. La finalidad de los asientos de diario manuales es registrar transacciones que no se inician automticamente desde un libro auxiliar o desde otro proceso de SAP Business One. Por

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ejemplo, un asiento de diario manual se podra utilizar para registrar un cargo financiero a una cuenta de cliente o una tarifa de servicio a una cuenta bancaria.

Figura 3-6: Introduccin de un asiento de diario manual en la ventana Asiento

Para crear un asiento de diario manual, vaya a Men principal Finanzas Asiento. Un asiento de diario se puede mostrar y crear en modo de edicin expandido o reducido. En la figura 3-6 se muestra el modo de edicin expandido, que permite introducir fcilmente lneas de datos sin tener que desplazarse a la izquierda y a la derecha.
Consejo para la pantalla Asiento. Normalmente, en la pantalla Asiento se realizan las contabilizaciones en las cuentas de mayor. Para mostrar una lista de cuentas de mayor desde el campo Cuenta de mayor /Cdigo SN , pulse Tab. Tambin puede utilizar un asiento de diario para contabilizar un asiento en un cdigo de socio de negocio (por ejemplo, al contabilizar un cargo financiero en una cuenta de socio de negocio). Para mostrar una lista de socios de negocios en vez de una lista de cuentas de mayor, pulse Control + Tab en el campo Cuenta de mayor /Cdigo SN.

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Realizacin de contabilizaciones peridicas


Algunas transacciones se producen mensual o semanalmente. Los importes de transaccin pueden no ser iguales cada vez y los porcentajes no son necesariamente fijos (aunque se producen en fechas que se conocen de antemano y normalmente se componen de las mismas cuentas de mayor). Puede utilizar los asientos de diario peridicos para gastos como amortizacin, pagos de leasing de equipos, nminas, alquiler de oficina y costes de suministros. Para acceder a las contabilizaciones peridicas, vaya a Men Principal Finanzas Contabilizaciones peridicas.

Uso de modelos de contabilizacin


Los modelos de contabilizacin contribuyen a optimizar los asientos de diario individuales que se repiten de un perodo a otro pero que son ms complicados que las simples contabilizaciones peridicas. SAP Business One permite crear modelos fijos para dichos asientos de diario peridicos. Al registrar este tipo de transaccin, seleccione el modelo correspondiente y rellene los elementos que faltan. SAP Business One imputa los importes segn el modelo de imputacin. Por ejemplo, la funcin de modelos de contabilizacin puede trabajar con porcentajes al imputar un gasto (por ejemplo, costes de marketing) a dos o ms departamentos. Con un modelo de contabilizacin puede tomar el 100% de una cuenta e imputarlo automticamente a otras cuentas relevantes segn porcentajes fijos. Para acceder a la funcin de modelos de contabilizacin, vaya a Men Principal Finanzas plantillas de contabilizacin

Uso de documentos preliminares


Puede utilizar documentos preliminares para revisar una gran cantidad de transacciones financieras antes de contabilizarlas. Antes de contabilizar los asientos como documentos preliminares, dispone de la oportunidad de editar, cambiar o borrar asientos segn sea necesario. Veamos un par de situaciones en las que se utilizan los documentos preliminares. Tal vez est formando a un nuevo empleado y en vez de arriesgarse a tener que anular todos los asientos, o parte de ellos, que realice, puede permitir que cree documentos preliminares que se puedan revisar. De este modo se elimina el riesgo de que el nuevo empleado contabilice asientos de diario incorrectos que se tendran que anular posteriormente. Tambin puede utilizar los documentos preliminares para realizar anlisis de

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simulacin. Puede ejecutar informes financieros que incluyan documentos preliminares para determinar el efecto de las contabilizaciones antes de contabilizarlos realmente. Para crear un documento preliminar, vaya a a Men Principal Finanzas Documentos preliminares. En SAP Business One, siempre se utiliza un documento preliminar para un lote de transacciones. En otros sistemas, a veces se utiliza un documento preliminar para un solo asiento de diario.

Actualizacin de registros
En la categora de actualizacin de registros se incluyen numerosas tareas, como la anulacin de transacciones y la edicin de cuentas de mayor. En esta seccin se tratan estos temas de actualizacin.

Anulacin de transacciones
Si tiene que anular una transaccin que se ha contabilizado en el libro mayor mediante la ventana Asientos o la ventana Documentos preliminares, SAP Business One proporciona tres opciones:
D

Vaya a Men principal Finanzas Asiento cree un asiento de diario de correccin.

Ejecute Informe de documento preliminar, abra el asiento de diario correspondiente y, a continuacin, haga clic en Cancelar.

Ejecute Informe de documento preliminar, abra el asiento de diario correspondiente y marque la casilla de Eliminar documento preliminar (ver Figura 3-7).

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Figura 3-7: Anulacin automticamente de asientos de diario manuales

Edicin de cuentas de mayor


En el transcurso normal de las operaciones empresariales resulta habitual tener que ajustar el plan de cuentas de vez en cuando. Mediante la ventana Tratar plan de cuentas, puede realizar cambios en el plan de cuentas, crear nuevas cuentas, reorganizar las agrupaciones, as como cambiar y editar las cuentas existentes.

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Para mostrar la ventana Editar plan de cuentas, vaya a Men principal Finanzas Tratar plan de cuentas.

La creacin de cdigos para un conjunto de cuentas recin creadas es una tarea habitual al aadir cuentas nuevas. El generador de cdigos de cuenta es una herramienta que permite asignar cdigos a los segmentos de cuenta recin creadas con slo hacer clic en un botn. Adems, puede insertar una nueva cuenta de mayor en diferentes grupos de cuentas (por ejemplo, departamentos) simultneamente. Para acceder al generador de cdigos de cuenta, seleccione a Men principal Finanzas Generador de cdigo cuenta.

Revisin de cambios en datos: Seguimiento de auditora


Cuando se tiene que efectuar un cambio en un documento, registro de datos maestros o elemento de configuracin, se crea un seguimiento de auditora. Para ver estos cambios, seleccione Herramientas Log de modificaciones en la barra de men de SAP Business One para mostrar la ventana Log de modificaciones que enumera los cambios, incluido usuario, fecha y hora, que se han realizado a este documento concreto o registro de datos maestros. A continuacin, puede hacer clic en una entrada para ver el cambio que se ha realizado. Si hay varios cambios, mantenga pulsada la tecla Ctrl, haga clic en dos o ms lneas y, a continuacin, haga clic en Mostrar diferencias en la parte inferior de la ventana de Log de modificaciones para ver lo que ha cambiado en las iteraciones del documento.

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Procedimientos de cierre
La mayor parte del trabajo de contabilidad financiera se produce al final de cada perodo y al final del ejercicio cuando se examinan las transacciones y se efectan correcciones o ajustes. SAP Business One admite dichas actividades de varias formas.

Lista de verificacin de cierre del perodo


Las actividades de cierre tienen lugar al final del mes o del trimestre, o ambos, segn el modo en que funcionen sus procesos de contabilidad financiera. En cualquier caso, la lista de verificacin al final del perodo es muy parecida.

O O O O O O O

Asegurarse de que todas las transacciones del perodo se han contabilizado correctamente, incluidos los ajustes y las periodificaciones. Imprimir un balance provisional (un balance de cada cuenta y un estado actual). Imprimir informes de antigedad de deudas del proveedor y de antigedad de crditos del cliente para cuadrar las cuentas de deudores con el libro mayor. Imprimir el informe de auditora de inventario para cuadrar el inventario con el libro mayor. Imprimir los balances. Realizar una copia de seguridad de la base de datos y guardarla en una ubicacin fuera de sus instalaciones. Cerrar o desactivar el perodo contable bloquendolo mediante la ventana de perodo contable.

Lista de verificacin de cierre del ejercicio


El cierre de fin de ejercicio es un evento importante que afecta a muchos aspectos del modo de funcionamiento de SAP Business One. Por ejemplo, en el cierre del ejercicio se ponen a cero los saldos de las cuentas de prdidas y ganancias para la cuenta de arrastre de saldo. Se resumen las cuentas de balance y se arrastran como saldo inicial en el nuevo ejercicio fiscal. Evidentemente, esta actividad ocupa tiempo. El ejercicio puede permanecer abierto hasta que se reciban todos los asientos de ajuste de los contables y otras entidades de elaboracin de informes.

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A continuacin se ofrece una lista de verificacin de cierre del ejercicio:

O O O O O O O O O

Contabilizar las transacciones finales del perodo para todos los mdulos. Completar los procedimientos de cierre de perodo. Contabilizar los asientos de ajuste finales en el libro mayor. Cerrar el ltimo perodo del ejercicio fiscal. Realizar una copia de seguridad de la base de datos y guardarla en una ubicacin fuera de sus instalaciones. Imprimir un balance provisional final y detallado. Imprimir los balances. Configurar un nuevo ejercicio fiscal. Ejecutar la rutina de cierre del perodo para cerrar el ejercicio fiscal.

Entrada y salida de pagos


En SAP Business One, a la funcionalidad y a los informes asociados al procesamiento de pagos se accede mediante el mdulo bancario. En esta seccin slo se proporciona la informacin bsica que se necesita para empezar. Para obtener informacin ms detallada, campo por campo, vaya a la pestaa Ayuda pestaa Contenido Gestin de Bancos.

Entrada de pagos
La entrada de pagos se puede recibir de cinco formas: efectivo, cheques, tarjetas de crdito, transferencias bancarias y letras . SAP Business One las trata todas bsicamente de la misma forma: o bien se realiza un pago en una factura de deudores especfica o bien se realiza un pago a un cliente en dos o ms facturas de deudores.

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Creacin de entrada de pagos para facturas especficas


En los siguientes pasos se explica cmo crear un pago entrante en facturas especficas: 1) Vaya a la pantalla Gestin de bancos Pagos recibidos Pagos recibidos que se muestra en la figura 3-9. 2) Seleccione un cliente 3) Revise la tabla Documentos para el pago que muestra todas las facturas abiertas del cliente. 4) Seleccione las facturas a las que desea aplicar un pago (pulse Ctrl y haga clic para seleccionar varias); el importe acumula do se muestra en el campo Importe vencido total de la parte inferior de la ventana. 5) Llene todos los detalles necesarios. 6) Seleccione el icono de medio de pago en la barra de herra mientas de SAP Business

One para abrir la ventana Medios de pago. Seleccione la pestaa del medio de pago que desee, rellene los detalles pertinentes y haga clic en OK, con lo que volver a la ventana Pagos recibidos. 7) Haga clic en Crear para contabilizar el documento.

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Figura 3-9: Ventana Incoming Payments

Una vez aadido el documento de entrada de pago, se realizan las siguientes acciones:
D

Los asientos de diario realizan un abono en la cuenta de deudor del cliente y un adeudo en la cuenta bancaria o en la cuenta de compensacin bancaria.

El pago se aplica a la factura. Las facturas pagadas se cierran y ya no aparecen en la tabla reporte de partidas abiertas o Documentos pendientes de pago. Sus transacciones relacionadas se reconcilian internamente con las transacciones relacionadas con pagos.

Creacin de entrada de pagos en cuenta


Puede aceptar pagos que se reciben sin referencia a facturas, por ejemplo, una compra nica de punto de venta. Para ello, active la casilla de seleccin Pago a cuenta de la ventana Pagos recibidos rellene la informacin necesaria. Despus de haber contabilizado el documento de entrada de pago, se crea el asiento de diario adecuado. Para obtener ms informacin sobre la gestin de entrada de pagos con SAP Business One, vaya a los ficheros enlazados en Ayuda pestaa Contenido Gestin de bancos Pagos Recibidos.
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Salida de pagos
Al igual que sucede en la entrada de pagos, en trminos generales hay cuatro formas de enviar la salida de pagos: efectivo, cheques, tarjetas de crdito, letra y transferencias bancarias. Puede realizar las actividades siguientes:
D

Crear salida de pagos para socios de negocios y cuentas mediante distintos medios de pago.

Imprimir y anular cheques para un pago con distintas finalidades, incluidas las bonificaciones de empleado.

Crear, realizar el seguimiento y procesar borradores de documentos de salida de pagos y borradores de cheques para pagar.

Generar un Registro de cheques.

Para obtener ms informacin sobre la gestin de salida de pagos con SAP Business One, vaya a los ficheros enlazados en Ayuda pestaa Contenido Gestin de bancos Pagos Efectuados.

Asistente de pagos
SAP Business One proporciona un asistente de pagos que permite crear entrada y salida de pagos por lotes para cheques y transferencias bancarias. Los pagos se crean segn sus criterios de seleccin y vas de pago. Para utilizar el asistente de pagos se necesitan los siguientes pasos para preparar correctamente los datos maestros relevantes: 8) Cree una va de pago en Gestin Definiciones Bancos Mtodos de pago. 9) Asigne la va de pago al socio de negocio en la pestaa Sistema de Pagos de la ventana Datos maestros de Socios de negocio. 10) Seleccione los mtodos de ejecucin de pago que desee incluir en el asistente de pagos en Gestin de bancos Asistente de pago. A continuacin, el asistente de pagos le gua por el proceso de creacin de pagos para que decida a quin desea pagar, cunto y cundo. Para acceder al asistente de pagos, vaya Gestin de bancos Asistente de pago.

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Impresin de cheques
La impresin de cheques es un proceso de pago importante para la mayora de las empresas. Parte del proceso de impresin de cheques supone asegurarse de que se designa la impresora correcta para la impresin de cheques y de que los formularios de cheques estn cargados y preparados. Una vez configurada correctamente, la impresin de cheques requiere marcar la va de pago como cheque para todas las facturas u otras salidas de pagos. A continuacin, al efectuar una ejecucin de cheques, todos los pagos marcados se imprimen como cheques para su envo.

Contabilidad de costes
La contabilidad de costes se utiliza para realizar el seguimiento de varios centros de costes y beneficios de una empresa. Con la contabilidad de costes se puede realizar el seguimiento de departamentos, divisiones o distintas ubicaciones geogrficas como si fueran entidades independientes. Puede determinar cunto gasto o ingreso se genera para diferentes finalidades empresariales. En Europa y en otras partes del mundo, los planes de cuentas segmentados no se consideran prcticas contables generalmente aceptadas; la contabilidad de costes es el mtodo predominante que se utiliza. Mediante la funcionalidad de contabilidad de costes de SAP Business One, puede establecer centros de beneficio para prcticamente cualquier finalidad en Men principal Finanzas Contabilidad de costos Centros de costo.

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Definicin de Centro de costo. Un centro de beneficio o Profit center es una unidad de empresa o divisin que desempea una determinada funcin empresarial. Por ejemplo, una unidad de empresa especfica podra encargarse de la fabricacin de un producto o de prestar un servicio. Se puede utilizar la funcin de centro de beneficio para definir los centros de beneficio que existen en la empresa. No obstante, la segmentacin de cuentas suele servir para la misma finalidad y permite analizar beneficios y gastos por unidad empresarial de forma muy parecida.

Para utilizar la contabilidad de costes, se definen varios centros de costes o departamentos en la empresa como centros de beneficio. A continuacin, se asignan cuentas de ingresos y gastos a los centros de beneficio de modo que los datos relevantes para un centro de beneficio se puedan actualizar automticamente para todas las transacciones introducidas en la aplicacin. Los costes se imputan a centros de beneficio mediante la informacin que se ha definido en una regla de distribucin (se describe en la seccin siguiente). Esto significa que cualquier coste se imputa a los centros de beneficio segn una regla de distribucin especfica. Si decide que el modo en que los costes se imputan ya no refleja la forma en que trabaja su empresa, basta con que cambie simplemente la regla de distribucin segn sea necesario. La contabilidad de costes se puede utilizar para realizar el seguimiento y la imputacin de gastos o ingresos compartidos. En todas las empresas siempre hay gastos y, en ocasiones, incluso ingresos que no se pueden asignar a una actividad empresarial especfica. Se incluyen los costes de administracin, publicidad y financiacin. Estos costes indirectos (e ingresos indirectos) se reparten entre varias actividades empresariales mediante reglas de distribucin.

Cmo se utilizan las reglas de distribucin?


Las reglas de distribucin se utilizan para imputar costes e ingresos directos e indirectos a uno o varios centros de beneficio. Por lo tanto, cada regla de distribucin contiene informacin relativa a la parte de los costes o ingresos que se pueden imputar a cada centro de beneficio individual. Para distribuir los costes indirectos derivados del alquiler, por ejemplo, se puede especificar qu parte del espacio total alquilado utiliza un determinado centro de beneficio. Tambin puede realizar la imputacin mediante la especificacin del nmero de empleados que pertenecen a un centro de beneficio como porcentaje de los efectivos totales de la empresa. Puede utilizar una regla de distribucin para varios elementos de coste. Por ejemplo, si una tienda ocupa 135 m2 del espacio total alquilado de 2, mientras que otra slo ocupa 2, los gastos del alquiler y

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de los servicios de limpieza profesional se distribuirn proporcionalmente entre las dos tiendas segn esta informacin. Para ello, se asignan reglas de distribucin a las cuentas de gastos y de ingresos adecuadas. Para acceder a la funcin de reglas de distribucin contables de costes, vaya a Men principal Finanzas Contabilidad de costos Normas de reparto.

Presupuestacin
Las funciones de presupuestacin se utilizan en SAP Business One para realizar un seguimiento de los gastos e ingresos corporativos. SAP Business One tiene una funcin de gravamen que permite bloquear transacciones adicionales si se excede el presupuesto. SAP Business One puede calcular importes de presupuestacin automticamente segn una serie de reglas de distribucin que especifique. Por ejemplo, puede copiar los importes de presupuesto del ao anterior y marcarlos con un porcentaje si espera que los ingresos y gastos vayan a aumentar. El marcado se puede distribuir a partes iguales en todas las cuentas o incrementalmente. SAP Business One puede automatizar el proceso, pero el contable debe ayudar a decidir las reglas de distribucin que se utilizarn. En el transcurso del trabajo rutinario, SAP Business One comprueba el debe de las cuentas para las que se ha definido un importe de presupuesto y, si se excede el presupuesto, emite una advertencia o bloquea la accin, segn el mtodo elegido.

Para comenzar el proceso de definir un presupuesto, defina las opciones necesarias en Gestin Finanzas Definicin del presupuesto Presupuesto. Para todas las dems funciones de presupuestos, vaya a Gestin Finanzas Definicin del presupuesto

Escenarios de presupuestos
Los escenarios de presupuestos se utilizan para la planificacin, as como para el seguimiento y los informes de presupuestos. Le ayudan a analizar la posicin financiera de su empresa (o divisin o departamento) en determinadas condiciones. SAP Business One permite definir estas condiciones y determinar el perodo contable durante el que se aplican. Siempre que configure una nueva empresa, se crea automticamente un escenario denominado presupuesto principal. Puede utilizar este escenario como base de otros, pero no puede editar ni borrar el escenario de presupuesto principal. Es importante tener presente que SAP Business One realiza todas las operaciones de presupuestacin
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Conceptos bsicos de contabilidad financiera

por meses y aos naturales. Para configurar los escenarios de presupuestos, vaya a Men Principal Finanzas Presupuesto Escenarios de Presupuesto.

Mtodos de distribucin del presupuesto


Por defecto, cada empresa de SAP Business One tiene tres mtodos comunes de distribucin del presupuesto.
D

Igual: este mtodo distribuye el importe del presupuesto a partes iguales entre los meses del ao.

Orden ascendente: este mtodo distribuye el importe del presupuesto en orden ascendente y se utiliza cuando se aumentan los gastos del presupuesto a lo largo del ao. Por ejemplo, en enero slo utiliza una pequea parte del presupuesto, en febrero se aumentan los gastos y as sucesivamente.

Orden descendente: este mtodo distribuye el importe del presupuesto en orden descendente y se puede utilizar cuando se reducen los gastos del presupuesto a lo largo del ao. Por ejemplo, en enero utiliza la mayor parte del presupuesto, en febrero utiliza un poco menos y as sucesivamente.

Puede utilizar estos mtodos o definir un nuevo mtodo de distribucin del presupuesto para los escenarios de presupuestos que cree en Men Principal Finanzas Presupuesto Mtodos de distribucin de presupuesto.

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Conceptos bsicos de contabilidad financiera

Figura 3-10: Configuracin de escenarios de presupuestos

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Conceptos bsicos de contabilidad financiera

Consultas e informes
SAP Business One ofrece un conjunto exhaustivo de informes financieros y de control estndar. Elija Men Principal Finanzas Informes financieros para acceder a informes estndar como los de la tabla siguiente. Adems de estos informes estndar, SAP Business One permite disear reportes personalizados con herramientas como Crystal Reports.

Informe
Antigedad de crditos del cliente Antigedad de deudas del proveedor Balance

Cmo llegar Finanzas Antiguedad

Lo que muestra
Todos los deudores con vencimiento actual y pasado, normalmente por varios perodos; antigedad de crditos totales as como detalles de cada cliente. Desde este informe se puede acceder a los balances de cliente e imprimirlos. Lo que se debe a cada proveedor y cunto es actual y vencido (del mismo modo que el informe de antigedad de crditos del cliente). Resumen de la posicin financiera de una empresa: valor de los activos de una empresa, total de pasivos y capital del propietario. Detalles de cada cuenta: saldo inicial de un determinado perodo, debe y haber, y saldo final; se utiliza para cuadrar los saldos de cuenta entre s y con las fuentes de informacin externas. Ingresos de la empresa. Previsin de flujo de caja (el balance del flujo de caja est disponible mediante XL Reporter (consulte el captulo 9)). Todos los asientos de diario detallados que se han creado manual o automticamente.

Finanzas Antiguedad Financiero Financiero

Balance provisional Cuenta de prdidas y ganancias Flujo de caja Informe Diario de operaciones Diario de documentos

Financiero Financiero Finanzas

Auditora de inventario

Asientos de diario contabilizados por nmero de asiento de diario, con desglose de las transacciones relacionadas para obtener ms detalles. Menu principal Lista de todos los artculos del inventario, junto con detalles de todas las transacciones contabilizadas Inventarios que estn relacionadas con el artculo y el coste de las cantidades disponibles restantes; los contables y Informes de inventarios los auditores lo utilizan para cuadrar las transacciones de inventario con su libro mayor.

Finanzas

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Conceptos bsicos de contabilidad financiera

Registro de cheques

Menu principal Gestin de bancos Pagos efectuados

Lista de todos los cheques, incluidos detalles completos, como cdigo de cuenta, ID de proveedor, importe de pago, status, si se ha impreso y por quin.

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Introduccin y gestin de datos maestros


Contenido del captulo O O O O O
Cmo se utilizan los datos maestros en SAP Business One Proceso de creacin y gestin de datos Configuracin de valores predefinidos y propuestos para datos maestros Creacin de datos maestros de socio de negocio Creacin de datos maestros de artculo

Para obtener el mximo rendimiento de la aplicacin SAP Business One es esencial utilizar los datos maestros con habilidad. Los datos que describen a los interlocutores comerciales, como clientes, proveedores y clientes potenciales son datos maestros. Las descripciones de los artculos del inventario o fabricados por la empresa son datos maestros. Cuando se crea un nuevo documento, como un pedido, una factura, una oferta a cliente o una entrada de mercancas, los datos maestros proporcionan mucha de la informacin necesaria. Los datos maestros tambin permiten realizar el seguimiento de valores y opciones predefinidos que utilizan los asistentes automatizados para el procesamiento de pagos, actividades de reclamacin y planificacin de necesidades de material (MRP). Las cuentas por defecto asignadas a los proveedores y clientes son datos maestros. El resto de la informacin que describe lo que sucede para una transaccin especfica se denomina datos de transaccin. La configuracin y gestin correctas de los datos maestros permiten que todos utilicen SAP Business One con la mxima eficacia. Si los datos maestros se configuran de forma precisa, la creacin de un documento, como un pedido, resulta mucho ms fcil. Slo hay que confirmar que la informacin propuesta es correcta. No obstante, si los datos maestros no son precisos, los procesos empresariales pueden bloquearse mientras los usuarios tratan de averiguar cmo introducir la informacin correcta. En este captulo se
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Introduccin y gestin de datos maestros

ofrece una gua para ayudarle a comprender, configurar y utilizar los datos maestros correctamente de modo que se obtenga el mximo beneficio de SAP Business One.

Cmo se utilizan los datos maestros en SAP Business One


Si la empresa fuera como una partida de ajedrez, los datos maestros seran una descripcin de cada una de las piezas. En vez de reyes, reinas y torres, habra clientes, proveedores, clientes potenciales y artculos. Los datos de transaccin describen los movimientos especficos que ha efectuado una pieza. En vez de torre mueve a casilla a3, habra una tarea como crear pedido para proveedor x. Los documentos como los pedidos contienen datos que describen un conjunto de movimientos en los que pueden intervenir varios registros de datos maestros para varias piezas de ajedrez. Por ejemplo, un pedido puede incluir datos maestros que describan varios artculos, la direccin de envo del almacn correcto, la va de pago preferida y el nombre del contacto en el proveedor que vende los artculos. Todos estos datos maestros, y muchos ms, se incorporan a un pedido. El motivo por el que los datos maestros son tan importantes en SAP Business One se debe a que prcticamente todos los documentos se crean a partir de uno o varios registros de datos maestros. Lo que sucede es el que el jugador de la partida de ajedrez de SAP Business One le indica a la aplicacin: Crea un pedido para este proveedor y la aplicacin toma la informacin de proveedor del registro de datos maestros y la copia en el pedido recin creado. Si los datos que se copian son correctos, el pedido tambin lo ser. Si no lo son, el pedido se tendr que corregir en algn momento. Asegurarse de que los datos maestros son correctos facilita el trabajo en SAP Business One.

Diferentes tipos de registros de datos maestros


En SAP Business One, las piezas del tablero se dividen en dos categoras: Socios de negocio y artculos. La categora de socios de negocio incluye:
D

Datos de clientes potenciales - Leads: describen personas y organizaciones en la previsin de ventas: sus clientes potenciales. Los registros de datos maestros de clientes potenciales se utilizan como la base de ventas y marketing. Cuando se realiza la primera venta a un cliente potencial, se cambia el tipo de socio de negocio a cliente, con lo que el cliente potencial se convierte en cliente.

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Introduccin y gestin de datos maestros


D

Datos de cliente: describen las personas y organizaciones a las que su empresa vende productos y servicios. Los registros de datos maestros de clientes se utilizan como la base para los documentos relacionados con el procesamiento y el cumplimiento de pedidos para clientes y para el asistente de clientes con reclamaciones.

Datos de proveedores: describen las personas y organizaciones a las que su empresa compra productos y servicios. Los registros de datos maestros de proveedores se utilizan para crear documentos relacionados con compras y la aceptacin de entrega de mercancas y servicios, as como para el procesamiento de pagos a proveedores.

Como hay muchas similitudes entre los datos de cada uno de estos tipos de registros de datos maestros, SAP Business One utiliza ventanas con una estructura comn (consulte la figura 4-1) para cada tipo de registro.

Figura 4-1: Ventana Datos Maestros Socio de negocio

Las distintas reas de esta ventana se tratan en ms detalle en las secciones siguientes.

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Introduccin y gestin de datos maestros

Los registros de datos maestros se utilizan para crear ofertas de ventas, pedidos, listas de materiales y documentos que se emplean para la entrada y salida de mercancas en la empresa. En la figura 4-2 se muestra la estructura de la ventana Dato maestro del articulo.

Figura 4-2: Ventana Dato Maestro de articulo

Los datos de artculo incluyen el modo en que el artculo se puede comprar o vender, el precio del artculo, el nivel de inventario y cmo se prev y planifica la compra del artculo. Los datos maestros de artculo admiten un proceso bidireccional. Algunos artculos del inventario los vende su empresa. Otros artculos los compra la empresa. Algunos artculos pueden ser activos fijos de los que se realiza el seguimiento para fines contables.
Recordatorio de borrado de registro de datos maestros. A todos los datos maestros se les aplica una regla importante. Si un registro de datos maestros interviene en una transaccin contable o de inventario (como un pedido, pedido de cliente, etc.), no se puede borrar.

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Introduccin y gestin de datos maestros

Valores predefinidos y propuestos


Un tipo de datos utilizado en socios de negocios y artculos son los datos asignados a las listas desplegables y que se muestran en cada ventana por defecto como la primera opcin para rellenar determinados campos. A los datos que se asignan a las listas desplegables los denominamos valores predefinidos. Por ejemplo, cuando se muestra una lista de pases, de dnde procede dicha lista? Y la lista de proveedores, clientes o artculos? O qu sucede con las distintas condiciones de pago? Todos estos datos describen varios valores que se utilizan una y otra vez en los registros de datos maestros y que son fundamentales para la elaboracin de informes y para potenciar la automatizacin que llevan a cabo los distintos asistentes; por ejemplo, el asistente de pagos utiliza la informacin de condiciones de pago. Los datos propuestos tambin tienen una importancia fundamental. Cuando se crea un nuevo registro maestro, SAP Business One utiliza las opciones de los datos propuestos para determinar los datos con los que comienza el registro. Cul es la va de pago ms habitual? sta debe ser la va de pago propuesta. Desde qu almacn se enva la mayora de productos? Probablemente debera ser el almacn propuesto. Etc.

Datos maestros y documentos


Una de las funciones ms tiles de SAP Business One es la capacidad de crear documentos como facturas, pedidos y otros mediante registros de datos maestros como punto de partida. Al crear un documento nuevo, tiene que especificar los registros maestros que sern la base y, a continuacin, se copiarn los campos adecuados en el documento. Esta funcin contribuye a reducir los errores de entrada de datos y acelera la creacin de nuevos documentos. La mayora de los documentos de SAP Business One se pueden crear a partir de uno o varios registros de datos maestros. Esto es posible porque se puede crear un documento inicial a partir de un tipo de registro de datos maestros pero completado con la adicin de otros. Por ejemplo, supongamos que se crea un pedido para un artculo. La informacin de proveedor se incluye en dicho pedido y tambin se pueden incluir otros artculos. Este sistema se trata ms adelante en este captulo y con ms detalle en el captulo 10, en el que se describe cmo copiar de uno o varios documentos para crear el siguiente documento en el flujo de procesos.

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Introduccin y gestin de datos maestros

Datos maestros y determinacin de cuentas de mayor


Uno de los aspectos ms importantes de los datos maestros de clientes y proveedores es la determinacin de cuentas de control que aparece en la pestaa Finanzas. El tema completo de la determinacin de cuentas surge porque SAP Business One crea automticamente asientos de diario contables cuando se reciben varios documentos, como, por ejemplo, facturas. Cuando se recibe y contabiliza una factura de acreedores, por ejemplo, SAP Business One crea un asiento de diario contable que indica un aumento en acreedores. La pregunta que contesta la determinacin de cuentas es: en qu cuenta se debe contabilizar dicho asiento de diario? La pestaa Finanzas de datos maestros permite establecer la cuenta que recibe los asientos de diario creados automticamente. Normalmente, todos los asientos generados de forma automtica se contabilizan en una cuenta de control que es una cuenta que agrupa los asientos de diario de todas las fuentes. Los clientes tienen una cuenta de control de deudores, los proveedores tienen una cuenta de control de acreedores. Una determinacin de cuentas de mayor correcta es una cuestin muy importante y se menciona con tanta frecuencia en este libro porque puede crear una gran confusin si no se realiza correctamente. Centenares de asientos de diario incorrectos que se han generado automticamente se tienen que anular y volver a contabilizar correctamente, y gran parte de ese trabajo se tiene que hacer manualmente. La cuestin principal de este captulo es que las opciones de cuenta de mayor son muy importantes y se deben configurar correctamente.

Cmo se utilizan los datos maestros en los informes


Los datos maestros desempean un rol fundamental al permitir que los informes de SAP Business One se creen segn sus necesidades. El campo Grupo del registro de datos maestros de socios de negocio y los campos Grupo de artculos registro de datos maestros de artculo permiten que los registros de datos maestros se clasifiquen de formas que le ayuden a realizar el seguimiento de su empresa y a elaborar informes. Los registros de datos maestros de socio de negocio y de artculo tambin tienen un conjunto de propiedades de propsito general, conmutadores de activacin/desactivacin si lo prefiere, a las que se pueden asignar valores.

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Introduccin y gestin de datos maestros

Los mecanismos de informes en SAP Business One pueden utilizar estas clasificaciones para seleccionar y agregar datos para ayudarle a proporcionar el nivel de detalle adecuado. Si desea elaborar un informe sobre la evolucin de los artculos introducidos en un ao especfico, cree una propiedad de artculo. Si desea separar los minoristas de los mayoristas en los informes, cree una propiedad de socio de negocio. Debe tener en cuenta los tipos de informacin que desea en los informes para configurar los datos maestros de un modo ms eficaz.

Proceso de creacin y gestin de datos


Tal como se muestra en la figura 4-3, existen dos fases amplias en la creacin de datos maestros: configuracin de los datos maestros y, a continuacin, utilizarlos para el funcionamiento de la empresa.

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Introduccin y gestin de datos maestros

Figura 4-3: Visin general del proceso de datos maestros

La configuracin de los datos maestros es una parte fundamental de la implementacin. Esta fase supone crear valores predefinidos y propuestos, asegurarse de que las cuentas de control se determinan correctamente e importar datos.

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Consejo para la importacin de datos. SAP Business One permite importar datos automticamente mediante una herramienta denominada DTW (Data Transfer Workbench) para la transferencia de datos, que funciona en los datos de todas las reas empresariales centrales, como contabilidad, ventas, compras y logstica. La herramienta de DTW (Data Transfer Workbench) para la transferencia de datos transfiere datos maestros, como registros de socios de negocio y artculos, as como datos de transaccin de los pedidos de cliente y facturas reales, dado que tanto los datos maestros como los datos de transaccin deben estar disponibles en la aplicacin SAP Business One.

La creacin de registros de datos maestros forma parte del trabajo diario del usuario de SAP Business One. Aunque SAP Business One hace todo lo que puede para garantizar que los datos maestros se crean correctamente, los errores son inevitables y una revisin de control de calidad peridica forma parte de cualquier proceso de gestin de datos maestros slido. A medida que cambian las necesidades empresariales, es posible que tambin deban ajustarse los valores predefinidos y propuestos (por ejemplo, si hay una reorganizacin de la empresa). En las secciones siguientes se resume el modo en que se lleva a cabo cada una de las tareas que intervienen en la gestin de datos maestros.

Configuracin de valores predefinidos y propuestos para datos maestros


En una situacin ideal, cuando un usuario crea un nuevo registro de datos maestros o un documento que obtiene datos de un registro de datos maestros, el ajuste de los datos es un proceso simple de un rpido repaso y la modificacin de unos pocos elementos de datos si es necesario, preferiblemente mediante listas desplegables y otros mtodos a prueba de errores. El razonamiento para crear este tipo de datos maestros es ayudar a SAP Business One para que se produzca esta situacin ideal con la mxima frecuencia posible. Los valores predefinidos aparecen en las listas desplegables para pases, grupos de clientes y condiciones de pago. Los datos propuestos son los datos que se asignan a los campos como primera opcin. Cada una de estas opciones proporciona valores propuestos que se utilizan cuando se crean los registros de datos maestros y controla los distintos comportamientos en los documentos que utilizan

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Introduccin y gestin de datos maestros

datos maestros. Por ejemplo, en la pestaa Inventario de la ventana Inicializacin del sistema, puede seleccionar una casilla de seleccin para indicar que se debe aadir un determinado artculo automticamente a cada almacn. Tenga en cuenta que cualquier cambio que enve a los valores propuestos ya definidos no influye en el registro de datos maestros existente. El cambio se aplica a los registros de datos maestros que se creen despus de enviar el cambio. No existe una frmula mgica para que los valores predefinidos y los datos propuestos sean correctos. Los valores correctos para cada tipo de datos varan de una empresa a otra y de un sector a otro. La configuracin de valores predefinidos y propuestos se lleva a cabo en cuatro partes del mdulo de administracin de SAP Business One:
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Gestin Inicializacin del sistema Parametrizaciones generales pestaa SN Valores propuestos y opciones como lmites de crdito y compromiso, comisiones, condiciones de pago, vas de pago, condiciones de reclamaciones y procedimientos de aprobacin para registros maestros de socio de negocio, tal como se muestra en la figura 4-4. Gestin Inicializacin del sistema Parametrizaciones generales pestaa Inventarios pestaa secundaria Items , Valores propuestos y opciones como mtodo de gestin de inventario, asignacin de nmero de serie y parmetros de planificacin.

Gestin Definiciones Socios de negocio Valores propuestos y opciones para valores predefinidos como pases, grupos de clientes y proveedores, propiedades personalizadas y formatos de direccin.

Gestin Definiciones Inventarios Valores propuestos y opciones para valores predefinidos como grupos de artculos, propiedades de artculo, almacenes, unidades de medida, grupos de aduanas y tipos de envo.

Al trabajar con datos maestros de socios de negocio y artculo, resulta til saber los campos que son obligatorios, en concreto si se importan datos maestros de otra aplicacin. En el apndice B se

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Introduccin y gestin de datos maestros

proporcionan listas de verificacin para la configuracin de datos maestros de socios de negocio y artculo.

Figura 4-4: Opciones generales para interlocutores comerciales

Creacin de datos maestros de socios de negocio


Con todos los valores predefinidos y propuestos aplicados se pueden crear registros de datos maestros rpida y eficazmente. Tal como hemos sealado anteriormente en la visin general del proceso de configuracin de datos maestros, es probable que muchos datos se importen de fuentes existentes y se adapten. Pero despus de que se realice esta operacin, muchos usuarios aadirn nuevos registros maestros de socios de negocio durante el transcurso de las actividades empresariales para efectuar un seguimiento de los nuevos clientes y proveedores. Nos ocuparemos de este aspecto en esta seccin. Nos centraremos en:
D

Los datos que se encuentran en cada tipo de registro. Los datos que se utilizan en otras partes de SAP Business One.

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Despus de tratar los socios de negocio, haremos lo mismo con los datos maestros de artculo en la seccin siguiente.

Ventana de datos maestros de socio de negocio


Los registros de datos maestros de cliente, cliente potencial y proveedor comparten una estructura comn. En la figura 4-1 se ha mostrado la informacin de cabecera y la pestaa General. En la figura 4-5 se muestra el registro de datos maestros de cliente con la pestaa Finanzas seleccionada. Tenga en cuenta que en la explicacin siguiente utilizamos el trmino Socios de negocio para describir las opciones de datos maestros de proveedor y de cliente.

Figura 4-5: Ventana Datos maestros de socios de negocio, pestaa Finanzas

Cada una de las pestaas del registro de datos maestros tiene la misma informacin de cabecera y un pie de pgina que consta de una fila de botones en la parte inferior. Al utilizar la ayuda online en cualquiera de estas pestaas, puede obtener una descripcin de cada campo. A continuacin se ofrece una visin general de los aspectos clave de la cabecera y de las pestaas del registro maestro de socios de negocios.

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La cabecera Datos maestros de socio de negocio est dividida en dos grupos de campos. La parte izquierda muestra informacin esencial sobre la empresa. En la parte derecha hay varios campos que resumen la actividad financiera relacionada con el cliente. A continuacin se ofrecen algunos aspectos:
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Cada socio de negocio tiene un ID nico asignado por el usuario. Si un socio de negocio es cliente y proveedor, debe crear dos registros de datos maestros de socio de negocio: uno de tipo cliente y otro de tipo proveedor.

En el campo nombre extranjero se muestra el nombre de la empresa en su idioma nativo. En Grupo se especifica la categora definida por el usuario a la que corresponde el cliente. Se realiza la seleccin en una lista desplegable de grupos definidos en los valores predefinidos que se han mencionado anteriormente. Los grupos se pueden utilizar para la elaboracin de informes y para dividir los clientes para otros tipos de procesamiento.

La opcin Moneda es muy importante, porque determina la divisa que se utilizar para los documentos creados para este cliente.

Las flechas de navegacin naranja situadas junto a los campos de la parte derecha de la cabecera permiten efectuar un desglose para ver el detalle de los documentos que componen los nmeros de resumen.

Los iconos de grfico de la parte derecha de la cabecera permiten mostrar grficos que resumen la actividad del cliente.

La pestaa General, que se muestra en la figura 4-1, proporciona un resumen de varios aspectos importantes de un cliente, as como informacin clave sobre cmo trabaja la empresa con el cliente. La informacin va desde informacin de contacto, como nmeros de telfono y direcciones de correo electrnico, hasta mtodos de envo preferidos pasando por informacin sobre el vendedor de su personal que ocupa de la cuenta. En la pestaa General, los socio de negocio, clientes o proveedores, se pueden asignar a territorios y tambin se pueden marcar como activos o bloqueados. (Tenga en cuenta que todos los socios de negocios se consideran activos, aunque no estn marcados explcitamente como activos.) En la pestaa Personas de contacto puede realizar el seguimiento de los detalles de contacto de las personas asociadas al socio de negocio y sus detalles de contacto. Uno de estos contactos se
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puede establecer como el propuesto, lo que significa que aparece un nombre cuando se muestra la informacin de la empresa (por ejemplo, en la pestaa General del registro maestro de cliente). En la pestaa Direcciones se realiza un seguimiento de varias direcciones de facturacin y de envo para cada cliente y permite que cada tipo de direccin se establezca como el propuesto. La direccin de envo se utiliza en la pestaa Logstica del pedido de cliente. La pestaa Condiciones de pago permite definir todos los parmetros relacionados con el clculo de la fecha de vencimiento de las facturas y cmo y cundo se deben realizar los pagos (por ejemplo, cuatro pagos fraccionados, el primero vence 30 das despus de crear la factura y las vacaciones no se consideran das laborables para el clculo de la fecha de pago). La pestaa Mtodo de pago especifica el conjunto de parmetros que son necesarios para un uso eficaz del asistente de pagos. La pestaa Finanzas , mostrada en la figura 4-5, muestra las opciones de cuenta de control que se han efectuado como parte del proceso importante y fundamental de determinacin de cuentas de mayor. Otros campos controlan las reclamaciones y permiten asignar un cliente a un grupo que se consolidar para la facturacin. La pestaa Propiedades permite establecer cualquiera de las 64 propiedades personalizadas asociadas a cada registro maestro. La definicin del significado de estas propiedades forma parte del trabajo de configuracin de valores predefinidos. Las propiedades se pueden utilizar en informes o para controlar otros comportamientos de SAP Business One. Los botones de la parte inferior del registro de cliente mostrado en la figura 4-5 permiten cambios que se aceptarn o descartarn (OK o Cancel) o permiten la consulta de las listas de actividades relacionadas con el cliente (Llamadas de servicio y Actividades relacionadas). El botn Actividad permite registrar una nueva actividad, como los resultados de una llamada de ventas o una cita.

Datos maestros del cliente potencial


Al identificar un cliente potencial, se puede crear un registro de datos maestros de cliente potencial mediante la ventana Datos Maestros de Socios de Negocio. De este modo es posible documentar y efectuar un seguimiento de las actividades de preventa con este cliente potencial. Puede crear los siguientes documentos para los datos maestros del cliente potencial: oferta de ventas, pedido de cliente, oportunidad de venta y actividad. Cuando el cliente potencial da el siguiente paso y compra un producto o un servicio, se convierte en cliente. En este caso, todo lo que hay que hacer es cambiar el tipo de registro maestro de socio de
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negocio de cliente potencial a cliente. Toda la informacin que ha aadido al registro de datos maestros del cliente potencial se guarda, as como los documentos creados para este cliente potencial. Por ejemplo, si ha creado un pedido de cliente para un cliente potencial, despus de que se convierta en cliente y compre los artculos de dicho pedido, puede utilizarlo como base para crear un documento de entrega y, posteriormente, una factura.

Creacin de datos maestros de artculo


Aunque el contenido de los datos maestros de artculo es completamente distinto del de los datos de socio de negocio, ambos se configuran de forma slida pero verstil. Por ejemplo, el maestro de artculos realiza un seguimiento de los artculos que la empresa ha vendido, comprado e inventariado. Con frecuencia se compran, se almacenan y venden los mismos artculos. La informacin es la misma, slo que se utiliza de forma distinta. Los datos maestros de artculo estn en el ncleo de prcticamente todos los procesos de SAP Business One. Se utilizan en casi todos los mdulos, incluidos los de ventas, compras, produccin, MRP, inventario y servicio.

Figura 4-6: Ventana datos maestros de articulos, pestaa datos de inventario

En la figura 4-6 se muestra la pestaa Datos de inventario de la ventana Dato maestro de articulo, cuya estructura es similar a la ventana Datos metros de socios de negocio. En la parte superior de la ventana, una cabecera proporciona informacin de resumen fundamental sobre el artculo. Cada pestaa de la ventana ofrece mayor detalle de los distintos aspectos del artculo.
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A continuacin se ofrece un breve recorrido de la informacin de la cabecera y de cada pestaa, con una explicacin de cmo los datos de cada pgina cambian el comportamiento de SAP Business One. La cabecera del registro de datos maestros de artculo contiene informacin general sobre el artculo, incluido un nmero ID nico asignado por el usuario, una descripcin (incluida una descripcin en un idioma extranjero) y opciones para determinar el tipo de artculo, la clase a la que pertenece, el precio y la lista de precios aplicable. Las casillas de seleccin de la parte derecha indican si el artculo se mantiene en inventario y si se ofrece para venta o compra (en muchos casos se aplican ambas situaciones).

La pestaa General de la ventana Dato Maestro de articulo tiene una combinacin de informacin sobre el fabricante del artculo, identificadores adicionales, mtodos de envo y mtodo de emisin. En la pestaa Datos de compra se indica el proveedor que vende el artculo, cmo identificarlo en un catlogo, las unidades de medida empleadas para el artculo para compra y el tamao real del artculo. Para los artculos con un historial de compras, puede hacer clic en el icono de grfico de la parte inferior izquierda de la pestaa para mostrar un anlisis de compra grfico. La pestaa Datos de compra contiene campos similares a los de la pestaa Datos de compra sobre unidades de medida, embalaje y otros parmetros que determinan cmo se manipula el artculo. Tambin ofrece una vista grfica de los datos de venta del artculo cuando se hace clic en el icono de grfico en la parte inferior izquierda de la pestaa. En la pestaa Datos de inventario, que se muestra en la figura 4-6, se realiza un seguimiento de las cantidades en almacn y se establecen los parmetros de inventario y gestin, como los siguientes:
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Mtodo de valoracin, niveles de inventario mnimo y mximo, y almacn propuesto. Indicacin de si las cantidades de artculo se gestionan en el almacn. El inventario real del artculo en cada uno de los almacenes.

La pestaa Datos de planificacin contiene opciones que controlan el modo en que se realiza la planificacin o la produccin de un artculo. Aqu se puede establecer el intervalo de pedido, pedido mltiple y la cantidad de pedido mnima, as como el plazo requerido en das.

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Pedidos de clientes y cuentas de deudores


Contenido del captulo O O O O O O O
Visin general del proceso de ventas y cuentas de deudores Introduccin Paso a paso Creacin de un documento a partir de otro Procesamiento de grupos de documentos Repercusin en contabilidad y en el inventario Lista de verificacin de ventas

Hoy en da el proceso de ventas raramente es tan sencillo como vender cualquier artilugio en una tienda, en efectivo y a un cliente a la vez. Por el contrario, el proceso ha evolucionado hacia un complejo conjunto que puede incluir algunos de los siguientes procesos interrelacionados, o incluso todos: planificacin de la produccin, gestin de inventario y logstica, gestin de pedidos, facturacin y reclamaciones, as como mantener la relacin con el cliente y explorar nuevas oportunidades de ventas. El proceso de ventas empieza potenciando las oportunidades de ventas (consulte el captulo 8 para ms detalles), creando ofertas de ventas, registrando pedidos de cliente y facturando a los clientes. En este captulo se tratan los pasos importantes que deben realizarse despus de cerrar un trato, como convertir una oferta en un pedido de cliente, asegurar que el pedido se entregue debidamente y comprobar que se genere la factura a tiempo para mejorar el flujo de caja.

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Pedidos de clientes y cuentas de deudores

Visin general del proceso de ventas y cuentas de deudores


El proceso de ventas y cuentas de deudores abarca desde la presentacin de una oferta de ventas de mercancas hasta la venta de las mercancas (y servicios), la entrega de las mismas o su facturacin. En la Figura 5-1 se muestra este proceso y los pasos correspondientes se describen en la seccin "Paso a paso". Cada paso se relaciona con un documento, por ejemplo, un pedido de cliente o una factura de deudor. SAP Business One pasa eficazmente toda la informacin importante de un documento al siguiente dentro del flujo de documentos. (Observe que los pasos se pueden adaptar a sus necesidades y procesos empresariales.)

Figura 5-1: Flujo de documentos de ventas y de deudores en SAP Business One

Introduccin
Muchos de los documentos de ventas y de deudores llevan la misma informacin a lo largo de todo el proceso de ventas. Esta seccin ayuda a reconocer lo que se repite en cada documento para poder centrarse nicamente en la informacin necesaria.

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Pedidos de clientes y cuentas de deudores

Definiciones El trmino artculo se utiliza de forma muy especfica en SAP Business One. nicamente se refiere a mercancas y materiales comprados, fabricados, vendidos y almacenados. La oferta de ventas es una propuesta que contiene el compromiso de unos precios para bienes o servicios especficos que se proporcionaran al cliente o cliente potencial si la aceptara. El pedido de cliente es el compromiso de un cliente o cliente potencial de comprar segn la cantidad y la tarifa acordada un producto o servicio. La nota de entrega indica que se ha producido el envo de las mercancas. El documento de devolucin anula en parte o totalmente lo contabilizado en una nota de entrega. Se utiliza cuando los clientes devuelven productos o para corregir errores cometidos en los documentos base antes de emitir la factura de deudores. La factura de deudores es el nico documento que debe crearse en el proceso de ventas. Se trata de la peticin de pago, que registra los ingresos en la cuenta de prdidas y ganancias. La factura de deudores ms pago es el documento de facturacin de deudores que se utiliza para ventas en efectivo a clientes puntuales. El abono de deudores anula en parte o totalmente lo contabilizado en una factura de deudores. Se utiliza cuando los clientes devuelven productos para los que ya se ha creado una factura de deudores o para corregir errores realizados en la misma.

Estructura de documentos comn


Todos los documentos de ventas y de deudores de SAP Business One tienen campos similares en la parte superior e inferior de la pgina y tres pestaas Contenido, Logistica y Finanzas, como se muestra en la Figura 5-2. Los campos de la parte superior aparecen en todas las ventanas de los documentos de ventas. Aqu se introducen los datos de cliente y las fechas de entrega, a menos que se cree un documento a partir de otro (como se describe hacia el final de este captulo). Los campos de la parte inferior aparecen en todas las ventanas de los documentos de ventas y contienen los totales calculados de la venta, incluidos los descuentos (si hubiera), los gastos de transporte y los impuestos.
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Pedidos de clientes y cuentas de deudores

Figura 5-2: Anatoma de un documento de ventas en SAP Business One

La pestaa Contenido incluye toda la informacin especfica de los artculos o servicios solicitados. La pestaa Logstica escribe el destino de los artculos y el mtodo de envo. Tambin incluye una direccin de facturacin para enviar la factura de deudores. La mayora de estos datos se obtienen de los datos maestros de artculos e socios de negocios ya introducidos en SAP Business One. En el captulo 4 se describe cmo introducir y gestionar los datos maestros. La pestaa Finanzas contiene informacin relevante de la cuenta de mayor correspondiente al pedido tomado de los datos maestros de contabilidad financiera. En el captulo 3 se ofrece ms informacin sobre la determinacin de cuentas de mayor y los asientos de diario automticos desde los mdulos de ventas e inventario.

Datos clave
Si se garantiza que los datos clave son correctos desde el principio, se evitan problemas posteriores, sobre todo porque SAP Business One permite crear un documento a partir de otro, como se describe ms adela nte en este captulo. Aunque la informacin se rellene automticamente, es recomendable comprobar que sea correcta.

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Alerta sobre la introduccin de datos . nicamente los usuarios con la debida autorizacin pueden introducir o actualizar los datos maestros de los socios de negocio, artculos u otros. Consulte el captulo 10 para obtener ms informacin.

Datos clave: Cliente


Los datos de cliente ofrecen informacin sobre quin compra los productos o servicios. Antes de crear un documento de ventas, asegrese de que se han introducido correctamente todos los datos relevantes en el registro maestro de socios de negocios del cliente. Compruebe especialmente que las direcciones de facturacin y envo sean correctas. Para localizar la informacin existente del cliente, haga clic en el botn a la derecha del campo Client de en la cabecera del documento o pulse la tecla Tab en el campo Cliente. Aparece la ventana Lista de SN (consulte la la Figura 5-3).

Figura 5-3: Especificacin de un cliente en un documento de ventas

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Si est autorizado, puede introducir nueva informacin del cliente al crear un documento de ventas. Para ello, haga clic en el botn Nuevo en la parte inferior de la ventana Lista de Socios de Negocio y el sistema abrir la ventana de Datos maestros de Socios de negocio.

Datos clave: Artculo


Los datos de artculos identifican los productos o servicios que se venden. Para ver una lista de artculos, pulse la tecla Tab desde el campo Nmero de articulo en la pestaa Contenido del documento. Puede seleccionar de la lista o hacer clic en el botn Nuevo para introducir un artculo nuevo.

Figura 5-4: Especificacin de un artculo en un documento de ventas

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Sugerencia de utilizacin. Qu ocurre si el cliente desea pedir varios artculos? Se pueden seleccionar varios artculos en la Lista de articulos manteniendo pulsada la tecla Ctrl y haciendo clic en todos los artculos que desee.

Se puede introducir informacin de clientes o artculos nueva o actualizada directamente en los campos relevantes del documento de ventas. Sin embargo, cabe recordar que esta informacin no actualiza el registro de datos maestros y slo es relevante en el documento de ventas donde se introduce. Si cambia el nombre de un cliente o la descripcin de un artculo directamente en el documento de ventas, pulse Ctrl + Tab para continuar cuando haya acabado. Sin embargo, si desea realizar un cambio permanente o crear un artculo o un cliente nuevo, recomendamos que cambie el registro relevante de datos maestros o cree uno nuevo. De esta forma, los datos actualizados o el artculo o cliente nuevo estarn disponibles en adelante. Mediante la funcin de configuracin de formularios de SAP Business One, se puede cambiar el formato de cualquier fila en la pestaa Contenido de cualquier documento de ventas. Es recomendable introducir subtotales de los grupos de artculos solicitados. O tambin puede aportar informacin especial sobre la fabricacin, gestin o el envo de artculos especficos. Siempre que haya realizado los cambios adecuados con la funcin de configuracin (consulte el captulo 6, figura 6-5), todo lo que hay que hacer es pulsar en la lista desplegable del campo Tipo y seleccionar T (de texto) o bien L (de subtotal).

Datos clave: direcciones de envo y facturacin. Puesto que SAP Business One automatiza tantos de los procesos relacionados con el proceso de ventas y cuentas de deudores, es esencial seleccionar o introducir los datos correctos de clientes y artculos al iniciar un pedido de cliente. Por ejemplo, cosas tan sencillas como las direcciones de envo y facturacin del cliente, si se introducen con errores u omisiones, pueden afectar en gran medida a los procesos empresariales si los productos solicitados aparecen donde no deberan o las facturas se envan a una oficina equivocada. En el captulo 4 se describe cmo introducir y gestionar los datos maestros.

Clculos clave: Ingreso bruto y peso y volumen


La barra de herramientas de SAP Business One ofrece iconos para acceder rpidamente a dos tiles clculos: ingreso bruto y el peso y el volumen de todos los artculos de un documento de ventas.

Clculo del ingreso bruto


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Pedidos de clientes y cuentas de deudores

Se puede averiguar inmediatamente cul es la repercusin de un documento de ventas en el balance final mediante el clculo del ingreso bruto. No hay ms que hacer clic en el icono de ingreso bruto de la barra de herramientas de SAP Business One para mostrar una ventana como la de la Figura 5-5.

Figura 5-5: Clculo del ingreso bruto en accin

La Ganancia bruta se calcula obteniendo el precio de venta ampliado (precio de venta multiplicado por la cantidad) menos el precio base ampliado (precio base multiplicado por la cantidad). % Ganancia bruta se calcula dependiendo de la configuracin de la pestaa Gestin Inicializacin del sistema Parametrizaciones de documento. En la pestaa General de la ventana Parametrizaciones de documento se puede definir el valor propuesto para el clculo del precio base: el coste del artculo (el valor propuesto en la Figura 5-5), una lista de precios especfica, el coste del artculo la ltima vez que se compr, etc.

Clculo de volumen y peso


La determinacin del volumen y el peso de un pedido es esencial para la logstica de envo y recepcin de pedidos. Para calcular el volumen y el peso de todos los artculos de un documento de ventas determinado, haga clic en el icono de volumen y peso de la barra de herramientas de SAP Business

One. La informacin de volumen y peso se obtiene de los datos maestros de cada artculo y

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el total se calcula automticamente. Sin embargo, si hay artculos que no tienen esta informacin en sus registros de datos maestros, el total no ser exacto.

Recordatorios clave: Adicin de una actividad a un documento de ventas


Puede resultar til anotar informacin sobre el trabajo con los clientes. Por ejemplo, puede ser recomendable tomar notas sobre una llamada telefnica o una reunin con unos clientes. Tambin puede ser til definir un recordatorio para realizar el seguimiento y comprobar que el cliente haya recibido la mercanca y est satisfecho. Se pueden aadir actividades a todos los documentos de ventas. Visualice el documento de ventas como ventana activa y seleccione Ir a Actividad Nueva en la barra de mens para ver la ventana Actividad. En la ventana Actividad , se pueden especificar tipos de actividad y notas sobre la actividad. Para obtener ms informacin, consulte el captulo 8.

Paso a paso
A continuacin estudiaremos el proceso de ventas y cuentas de deudores con ms detalle, paso a paso, empezando por la oferta de ventas.

Paso 1: Oferta de ventas


Los clientes, antes de formalizar un pedido, generalmente desean tener una oferta de ventas para valorarla en la propia empresa. Puede introducir y trabajar con ofertas de ventas en este mdulo o mediante la aplicacin complementaria de integracin de Microsoft Outlook para SAP Business One, como se describe en el captulo 8. Las ofertas de ventas se pueden crear para clientes existentes o potenciales. Para crear una oferta de ventas, seleccione Men Principal Ventas Oferta de ventas. Aparece una oferta de venta en blanco. Especifique un cliente (o cliente potencial) y los artculos que desee, como se describe en las Figuras 5-3 y 5-4. Cuando est satisfecho con los detalles de la oferta, haga clic en Crear. SAP Business One aade la oferta de ventas. Si es necesario, posteriormente se pueden realizar cambios. Como se describe en la seccin anterior, se puede calcular el ingreso bruto y el peso y el volumen del artculo. No hay ms que hacer clic en los iconos correspondientes de la barra de herramientas de SAP Business One.
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Pedidos de clientes y cuentas de deudores

Cmo gestiona SAP Business One la informacin sobre precios ? En SAP Business One, los precios de los artculos se definen en listas de precios. Las listas de precios se asignan a los socios de negocios (cliente o proveedor). Al contabilizar la transaccin de un cliente, el precio del artculo se determina segn la lista de precios asignada. La primera vez que se configura SAP Business One, se introducen los datos de los socios de negocio, incluidas las condiciones de pago y las listas de precios. Esta informacin se revisa y modifica con el paso del tiempo. Puesto que SAP Business One es una aplicacin de gestin empresarial en tiempo real, cuando se consultan los precios aplicables a un cliente, stos siempre estn actualizados. De esta manera, se tiene la flexibilidad de ofrecer precios especiales a los clientes. En el captulo 4 se describe cmo introducir y gestionar los datos maestros.

Paso 2: Pedido de cliente


El pedido de cliente es un documento importante, ya que indica a todo el mundo que debe ocuparse de satisfacer ese pedido. Como tal, este documento es importante para planificar la fabricacin, crear pedidos de compra y planificar recursos. Una caracterstica exclusiva de SAP Business One es que se pueden crear pedidos de compra directamente desde los pedidos de cliente, lo que simplifica la cadena de suministro y los procesos de planificacin de necesidades de material (consulte el captulo 7 para obtener ms detalles).

Creacin de pedidos de cliente


Los pedidos de cliente se pueden crear de cero o a partir de una oferta de ventas. En la Figura 5-6 se muestra cmo crear un pedido de cliente a partir de una oferta de ventas mediante el botn Copiar A.

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Figura 5-6: Copiar una oferta de ventas en un pedido de cliente

El botn Copiar A permite crear el siguiente documento del proceso de forma casi instantnea. Consulte "Creacin de un documento a partir de otro" ms adelante en este captulo para obtener ms informacin. Se puede crear un pedido de cliente seleccionando Ventas Orden de venta. Si los datos maestros estn correctamente configurados, slo hay que introducir informacin en un par de campos:

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Pedidos de clientes y cuentas de deudores

Campo Cliente: consulte la Figura 5-3: Artculos: introduzca los artculos como se muestra en la Figura 5-4 y especifique las cantidades

Si todava no est preparado para aadir el pedido de cliente (haciendo clic en el botn Crear), puede guardarlo como borrador (seleccionando Archivo Grabar como preliminar). Consulte el captulo 10 para obtener ms informacin sobre los borradores de documentos.
Cmo se crea una orden permanente? Para crear una orden permanente para artculos o servicios de entrega peridica (por ejemplo, alquileres de oficinas y equipos, contratos de servicio o entregas peridicas de mercancas necesarias para el cliente), cree un pedido de cliente con tantas lneas como sean necesarias (por ejemplo, 12 posiciones para cubrir entregas mensuales durante un ao). A continuacin, se puede cerrar una lnea cada vez a medida que se entregan los artculos o servicios.

Los pedidos de cliente se pueden modificar (cambiar las cantidades, actualizar los precios o los descuentos, etc.) despus de contabilizarlos, si se ha realizado lo siguiente:
D

Se ha seleccionado la opcin de permitir cambios en Gestin Inicializacin del sistema Parametrizaciones de documento pestaa Por documento Pedido de cliente. No se han creado documentos como notas de entrega o facturas de deudores desde el pedido de cliente

Si se detiene un proceso de ventas, y el pedido de cliente todava no se ha copiado a un documento de deudores de nivel superior, como una nota de entrega o una factura de deudores, puede cancelarse el pedido (como se muestra en la Figura 5-7). Sin embargo, si el pedido de cliente se ha copiado, en parte o totalmente, a un documento de deudores de nivel superior, no se puede cancelar el pedido de cliente; solo se puede cerrar.

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Figura 5-7: Cancelacin o cierre de un pedido de cliente Alerta sobre la gestin de documentos. Al igual que el resto de documentos de SAP Business One, los pedidos de cliente no se eliminan cuando se cancelan o cierran. Siguen pudindose visualizar e imprimir, pero no pueden modificarse ni copiarse a un documento de ventas de nivel superior. Adems, los documentos cancelados o cerrados de SAP Business One ya no aparecen en la lista de partidas abiertas.

Repercusin de los pedidos de cliente en contabilidad y en el inventario


En SAP Business One, los pedidos de cliente afectan al inventario disponible. Esto significa que el inventario disponible para ventas se reduce de acuerdo con la cantidad del pedido. Al introducir pedidos de cliente, no se contabilizan los cambios basados en valor en el libro mayor, aunque los artculos se aaden en la cantidad comprometida en el mdulo de inventario. Cuando se cancela o se cierra un pedido de artculos, se reduce la cantidad comprometida en el mdulo de inventario. Las cantidades solicitadas se pueden ver en varios informes, como el de estado de inventario. Esta informacin es importante para optimizar los procesos de ventas y los niveles de stock.

Paso 3: Entrega
Las notas de entrega indican que se han entregado las mercancas. A veces, las notas de entrega se denominan listas de embalaje.

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Creacin y contabilizacin de notas de entrega


Para crear una nota de entrega, seleccione Ventas Entrega. Aparece una nota de entrega en blanco; seleccione un cliente y rellene los artculos que se entregan. Para contabilizar la nota de entrega, haga clic en Crear. Frecuentemente, es posible que desee crear una nota de entrega a partir de un pedido de cliente o de una oferta de ventas. Para ello, simplemente visualice el pedido de cliente o la oferta de ventas y seleccione Entrega en la lista desplegable del botn Copiar A. Tambin se puede crear una nota de entrega de varios pedidos u ofertas; consulte "Creacin de un documento a partir de otro" ms adelante en este captulo para obtener ms informacin.
Cmo facilita SAP Business One el proceso de picking y embalaje? Una vez creado un nuevo pedido de cliente con el estado aprobado, se puede utilizar el gestor de picking y embalaje, al que se accede desde el mdulo de inventario, para gestionar las actividades de picking. El proceso empieza con la creacin de una lista de picking, pasa a la notificacin de las cantidades de picking y termina con el embalaje y la entrega. El gestor de picking y embalaje permite pasar todos o parte de los artculos a una lista de picking, realizar un picking parcial de los mismos o bien uno total. Tambin se puede crear una nota de entrega en cualquier fase del proceso de picking.

Se puede cerrar una nota de entrega Botn derecho Cerrar , siempre que no se haya copiado en una factura de deudores o en un documento de devolucin. El inventario slo aumenta cuando se crea un documento de devolucin a partir de la nota de entrega. No se puede crear una factura de deudores a partir de una nota de entrega cerrada ni se puede crear otro documento de ventas con referencia a la nota de entrega. Tampoco se pueden realizar cambios en la nota de entrega cerrada.

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Pedidos de clientes y cuentas de deudores

Figura 5-8: Creacin de una nota de entrega

Paso opcional: Devolucin


Los clientes pueden devolver productos por diferentes motivos. En tal caso, se crea un documento de devolucin. Si las mercancas devueltas ya se han facturado, en lugar de ello hay que crear un abono de deudores, como se describe ms adelante en este captulo. Al introducir un documento de devolucin, se anula en parte o totalmente lo contabilizado en una nota de entrega. Una vez contabilizado un documento de devolucin, se actualizan las cantidades de inventario. La contabilizacin de un documento de devolucin tambin actualiza automticamente el valor del inventario.

Repercusin de la entrega en contabilidad y en el inventario


La creacin de notas de entrega en SAP Business One reduce los niveles de inventario reales. Al contabilizar una nota de entrega, tambin se contabiliza la salida de mercancas correspondiente. Las

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Pedidos de clientes y cuentas de deudores

mercancas salen del almacn y se contabilizan los cambios correspondientes en el inventario. Cuando cambia el inventario, tambin lo hacen los valores del libro mayor.

Paso 4: Factura de deudores


Cuando se entregan mercancas o se prestan servicios, se factura al cliente mediante una factura de deudores. La factura de deudores es una peticin de pago. La contabilizacin de una factura de deudores registra los ingresos en la cuenta de prdidas y ganancias.

Creacin y contabilizacin de facturas de deudores


Se pueden crear facturas de deudores a partir de una o varias ofertas de ventas, pedidos de cliente o notas de entrega (consulte "Creacin de un documento a partir de otro" ms adelante en este captulo). Tambin se puede crear una factura de cero seleccionando Ventas Factura de clientes. Una vez contabilizada una factura de cliente, no se puede cambiar ni eliminar porque se trata de un documento legal de contabilidad que crea entradas en el libro mayor. Tenga en cuenta que no se puede copiar de un pedido de cliente para crear una factura si el socio de negocio sigue clasificado como cliente potencial. En el cuadro de texto siguiente se indica cmo pasar un cliente potencial a cliente real.
Cmo se convierte un cliente potencial en cliente real? Los clientes potenciales se pueden pasar a clientes reales en los datos maestros del socio de negocio. Vaya al registro maestro de socios de negocios y seleccione Cliente en la lista desplegable a la derecha del cdigo del socio de negocio.

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Pedidos de clientes y cuentas de deudores

Figura 5-9: Creacin de facturas de deudores

Paso opcional: Factura de deudores ms pago


Este documento se utiliza para ventas en efectivo a clientes puntuales. Sin embargo, para ello hay que crear un registro maestro separado para clientes puntuales. Este registro generalmente se define en la configuracin de SAP Business One cuando se determina la cuenta de mayor de los pagos entrantes. Si todava no ha especificado ningn cliente puntual por defecto, puede hacerlo en Gestin Definiciones Finanzas Determinacin de cuentas de mayor. Elija la pestaa Ventas . En la subpestaa General, pulse Tab en el campo Cdigo cliente defecto para factura + pago para ver una lista de clientes. Seleccione un cliente o introduzca un cliente nuevo con este fin. Para introducir una venta puntual, seleccione Ventas Factura ms pago . SAP Business One rellena automticamente la informacin del cliente puntual; se pueden introducir detalles
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Pedidos de clientes y cuentas de deudores

del cliente si se desea. Introduzca los artculos, las cantidades, el cdigo de impuestos y los posibles descuentos; a continuacin, haga clic en el icono de medio de pago parciales). Haga clic en el botn Crear para finalizar la venta. SAP Business One gestiona la factura de deudores ms pago de la misma manera que una factura de deudores estndar. Los asientos de diario correspondientes de los mdulos de contabilidad e inventario de SAP Business One se procesan automticamente cuando se contabiliza el documento. para ver la ventana Medio de

pago. Introduzca el pago de la cantidad total de la factura y haga clic en OK. (No se aceptan pagos

Paso opcional: Abono de deudores


Cuando un cliente devuelve mercancas, se emite un documento de devolucin, como se ha descrito anteriormente. Pero si ya se ha contabilizado la factura de deudores, se emite una nota de crdito de deudores (Abono de deudores). Cuando se crea una nota de crdito de deudores, se anula en parte o totalmente lo contabilizado en una factura de deudores. Una vez contabilizado el abono de deudores, aumentan las cantidades del inventario, se crea el abono en la cuenta del cliente y la cuenta de ingresos se corrige segn el mismo importe. El IVA tambin se corrige automticamente. Existe una restriccin al copiar documentos de devolucin en abonos de deudores segn cmo se haya creado el documento de devolucin. Si se ha creado el documento de devolucin a partir de una nota de entrega, no se puede copiar el documento de devolucin en un abono de deudores. Sin embargo, si el documento de devolucin no se basa en una nota de entrega, se puede copiar el documento de devolucin en un abono de deudores. En SAP Business One, los abonos de deudores se pueden crear a partir de facturas de deudores existentes y documentos de devolucin. Tambin se pueden crear abonos de deudores para servicios (artculos que no forman parte del inventario). La contabilizacin de abonos para servicios no tiene efecto en las cantidades del inventario.

Repercusin de las facturas de deudores en contabilidad y en el inventario


Una vez contabilizada la factura de deudores, se realizan los asientos de diario en las cuentas correspondientes de clientes e ingresos. Si se contabiliza sin referencia a una nota de entrega, tambin disminuye los valores y las cantidades del inventario.

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Pedidos de clientes y cuentas de deudores

Creacin de un documento a partir de otro


Los documentos de ventas se crean unos a partir de otros. Con frecuencia, las ofertas se convierten en un pedido de cliente que pasa a ser una nota de entrega y, finalmente, una factura de deudores. En la Figura 5-6 mostrada anterior mente en este captulo se muestra cmo copiar rpidamente un documento al siguiente documento de la secuencia mediante el botn Copiar A. El documento original se denomina documento base y el documento creado a partir de l se denomina documento destino. La creacin de un documento a partir de otro permite ahorrar tiempo y trabajo.
Alerta sobre el tipo de documento. Al copiar un documento de ventas en otro, asegrese de que el documento base y el de destino sean del mismo tipo, tanto si se trata de artculos como servicios. En los documentos de ventas no se pueden mezclar artculos y servicios, y los documentos de venta de artculos no se pueden cruzar con documentos de venta de servicios.

SAP Business One tambin facilita el seguimiento de un documento a otro. Si se muestra un pedido de cliente creado a partir de una oferta de ventas y se hace clic en el icono de documento base , SAP Business One muestra la oferta de ventas en que se basa el documento. Si se , SAP Business One

muestra la oferta de ventas y se hace clic en el icono de documento destino muestra el pedido de cliente.

El botn Copiar De permite seleccionar documentos base a partir de los que crear un documento nuevo. Al hacer clic en Copiar De se inicia el asistente de obtencin documentos, que se describe en el captulo 10.

A menudo, el primer paso para crear un documento a partir de otro consiste en localizar el documento base que se desea utilizar. Por ejemplo, un comercial podra llamar diciendo que ha cerrado una venta y pedir que se cree un pedido de cliente. Cmo puede encontrar la oferta de ventas correspondiente? Una herramienta para localizar rpidamente estos documentos es el Reporte de partidas abiertas. En la Figura 5-10 se muestra este informe, que se crea seleccionando Ventas Reportes de ventas Lista de partidas abiertas. El informe muestra todos los documentos abiertos del tipo que seleccione en la lista desplegable de la parte superior derecha. A continuacin puede seleccionar la oferta de ventas correspondiente, por ejemplo, y crear un pedido de cliente con slo un clic en el botn Copiar A. Esta es solamente una de las maneras en que SAP Business One permite ahorrar tiempo en el trabajo diario. Cuando se crea un documento a partir de otro de esta manera, toda la informacin
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Pedidos de clientes y cuentas de deudores

relevante se copia del documento base al nuevo, reducindose as el tiempo de introduccin de datos y los errores.

Figura 5-10. En Lista de partidas abiertas se muestran varios tipos de documentos abiertos

Procesamiento de grupos de documentos


A veces resulta til crear muchos documentos de ventas a la vez. A lo mejor es necesario crear un lote de facturas de deudores o de notas de entrega. En tal caso, se utiliza el asistente de creacin de documentos. Si hay varios clientes que se retrasan en el pago, podra utilizarse el asistente de reclamaciones para crear avisos de retraso. En esta seccin se describen estos asistentes.

Asistente de creacin de documentos


El asistente de creacin de documentos le permite procesar un gran nmero de documentos de ventas de destino. Muchas empresas prefieren generar lotes de facturas en lugar de facturas individuales. As tambin se agiliza la facturacin a los clientes. Con este asistente, se pueden combinar los pedidos de cliente abiertos en una factura, lo que resulta ms prctico para el cliente, ya que puede pagar todo lo que debe con una sola factura en lugar de recibir varias facturas distintas.
Alerta sobre el asistente de creacin de documentos. Puesto que al crear documentos de ventas se crean registros automticos en el libro mayor, el asistente de creacin de documentos debe utilizarse con precaucin. Consulte el captulo 10 para obtener ms informacin.

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Pedidos de clientes y cuentas de deudores

Asistente de reclamaciones
El asistente de reclamaciones automatiza el proceso de enviar avisos de retraso a los clientes. Adems, el asistente hace un seguimiento del "comportamiento de pago" del cliente, lo que permite tomar decisiones sobre condiciones de pago en futuros pedidos. Esta informacin tambin es til al dar informacin sobre los clientes a entidades de crdito y otras instituciones financieras. El asistente se inicia seleccionando Ventas Asistente de reclamacin. En la primera pantalla se explica la funcin del asistente. Haga clic en Siguiente para ir al paso 1, donde se especifica si se desea cargar un asistente guardado, con sus parmetros, o iniciar uno nuevo. Haga clic en Siguiente para ir al paso 2, donde se pueden especificar parmetros generales, como el nombre del lote de reclamaciones y la fecha. Haga clic en Siguiente para ir al paso 3, donde se seleccionan los Socios de Negocios. Haga clic en Crear para ver la ventana Propiedades de Socios de Negocio y haga clic en OK si desea incluir todos los socios de negocios (si se desea, se puede ser ms selectivo). Haga clic en Siguiente para ir al paso 4, que permite especificar el rango de fechas de contabilizacin que se desea incluir. Por defecto, se incluyen todos los das hasta la fecha en curso. Haga clic en Siguiente para ir al paso 5, Reporte de Recomendaciones , que se muestra en la Figura 5-11.

Figura 5-11: Informe de recomendacin en el asistente de reclamacin

En esta pantalla se muestran las facturas de deudores atrasadas para las que se crearn cartas de reclamacin. Se puede limitar la lista para incluir slo socios de negocios sin detalles de facturacin haciendo clic en el botn Comprimir todo. Haga clic en Siguiente de nuevo para ir al paso 6,
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Pedidos de clientes y cuentas de deudores

donde se puede guardar el conjunto de parmetros y salir, guardar el informe de recomendacin como borrador y salir, o imprimir las cartas de reclamacin y salir. Para ms informacin sobre el asistente de reclamaciones, vaya a Ayuda Ventas Asistente de reclamacin.
Informe de reclamacin. El informe de antigedad de crditos del cliente constituye la base del mdulo de ventas y deudores. En este informe se muestra todo el dinero que se debe a la empresa y la duracin de la deuda. Este informe es esencial para gestionar el flujo de caja de la empresa y evaluar la calidad del crdito de los clientes. Para generar este informe, seleccione Finanzas Informes financieros Antigedad Antigedad de saldos de clientes.

Repercusin en contabilidad y en el inventario


A continuacin se resumen las implicaciones ms importantes en contabilidad y en el inventario de los documentos de ventas de SAP Business One estudiados en este captulo.

Documento de ventas
Oferta de ventas Pedido de cliente Nota de entrega Devolucin Factura de deudores

Repercusin en contabilidad
No contabiliza No contabiliza Crea un cargo en la cuenta de coste de productos vendidos y un abono en la cuenta de inventario Crea un cargo en la cuenta de devoluciones de inventario y un abono en la cuenta de coste de productos vendidos Si la factura de deudores se basa en una nota de entrega, crea un cargo en la cuenta de control de deudores del socio de negocio y un abono en la cuenta de ingresos de ventas Si la factura de deudores no se basa en una nota de entrega, crea un cargo en la cuenta de control de deudores del socio de negocio y un abono en la cuenta de ingresos de ventas; tambin crea un cargo en la cuenta de coste de productos vendidos y un abono en la cuenta de inventario

Repercusin en el inventario
No contabiliza Aumenta la cantidad comprometida Reduce el inventario disponible Aumenta el inventario disponible

Reduce el inventario disponible si la factura de deudores se crea sin referencia a una nota de entrega

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Pedidos de clientes y cuentas de deudores

Factura de deudores ms pago

Abono de deudores

Crea un cargo en la cuenta de control de deudores del socio de negocio y un abono en la cuenta de ingresos de ventas; crea un cargo en la cuenta de coste de productos vendidos y un abono en la cuenta de inventario; crea un cargo en la cuenta de cheques recibidos y un abono en la cuenta de control de deudores del socio de negocio Crea un cargo en la cuenta de control de deudores del socio de negocio y un abono en la cuenta de ingresos

Reduce el inventario disponible

Aumenta el inventario disponible

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Pedidos de clientes y cuentas de deudores

Lista de verificacin de ventas


Introduccin
Los datos maestros de cliente contienen direcciones exactas de envo y facturacin O Se han definido las condiciones de pago y los parmetros de reclamacin O Los datos maestros de los artculos contienen productos o servicios vendidos anteriormente

Paso 1: Oferta de ventas

O O O

Abra un documento de oferta de ventas Seleccione un cliente existente o potencial o bien introduzca uno nuevo Introduzca los artculos, las cantidades y los precios

Paso 2: Pedido de cliente

O O O

Copie una oferta de ventas o abra un nuevo documento de pedido de cliente Seleccione un cliente o introduzca uno nuevo Introduzca los artculos, las cantidades y los precios

Paso 3: Entrega

O O O

Realice el picking, embalaje y envo de los artculos a los clientes Confirme la entrega mediante la nota de entrega Si el cliente devuelve algn artculo o si existen errores en los documentos base, utilice un documento de devolucin

Paso 4: Factura de deudores


Solicite el pago al cliente con una factura de deudores Si realiza una venta en efectivo a un cliente puntual, utilice una factura de deudores ms pago O Si el cliente devuelve algunos o todos los artculos o si se detectan errores en los documentos base despus de contabilizar la factura de deudores, utilice un abono de deudores

O O

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Pedidos de compras y cuentas de acreedores


Contenido del captulo O O O O O O
Visin general del proceso de compras y cuentas de acreedores Introduccin: estructura comn y datos clave Paso a paso Creacin de un documento a partir de otro Repercusin en contabilidad y en el inventario Lista de verificacin de compras

El hecho de comprar no se limita a pedir y pagar lpices y clips para sujetar papeles. Las compras son el proceso para garantizar un flujo estable de materiales que entran en la empresa en el momento y el lugar necesarios. Como aplicacin totalmente integrada para una completa gestin empresarial, SAP Business One le facilita el proceso de compras, empezando por el pedido de compras y siguiendo con el resto de documentos. SAP Business One captura informacin automticamente en cada paso para conocer en todo momento la disponibilidad del inventario, as como el estado financiero actualizado de la empresa. La vista en tiempo real permite identificar una posible infra cobertura antes de que se produzca (consulte los detalles sobre la planificacin de necesidades de material en el captulo 7). Un historial preciso permite hacer el seguimiento de los proveedores que responden con regularidad. En este captulo nos centramos en los pasos bsicos para ejecutar un pedido de compras en SAP Business One y otros documentos de compra derivados.

Visin general del proceso de compras y cuentas de acreedores


En esta seccin trataremos el proceso bsico de tres pasos para solicitar, recibir y pagar productos o servicios. El diagrama de flujo de la Figura 6-1 muestra a grandes rasgos la relacin entre los
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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

documentos de compra de SAP Business One, incluidos los pasos opcionales, que se explican en la seccin siguiente.

Figura 6-1: Flujo de documentos de compras en SAP Business One

A veces el proceso no es fluido porque pueden surgir problemas. Por este motivo, SAP Business One permite crear otros documentos de compras relacionados para hacer frente a circunstancias especiales. Estos documentos de compras adicionales permiten responder automticamente a todas las circunstancias que puedan surgir en el proceso de acreedores, como tener que devolver artculos defectuosos, pagar aranceles u otros derechos, etc. Es obvio que esto permite ahorrar mucho tiempo y trabajo, ya que se elimina la necesidad de hacer cuadrar manualmente los cambios con los documentos de compras originales.

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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

Definiciones El trmino artculo se utiliza de forma muy especfica en SAP Business One. nicamente se refiere a mercancas y materiales comprados, fabricados, vendidos y almacenados. El pedido de compras es el documento que se proporciona al proveedor y que especifica los artculos o servicios que desea comprar, incluidas las cantidades y los precios acordados. La factura de anticipo de acreedores es similar a un pedido pero incluye una peticin de pago. Se utiliza cuando el proveedor requiere el pago anticipado antes de entregar un artculo o servicio. La entrada de mercancas es el documento que indica la entrega de mercancas de un proveedor a una empresa. Se utiliza para actualizar las cantidades y los valores del inventario. El documento de devolucin de mercancas permite anular una entrada de mercancas una vez contabilizado. Se utiliza cuando parte o todas las mercancas recibidas se devuelven al proveedor. El documento de precios de entrega se utiliza cuando existen costes adicionales en la compra de artculos, generalmente extranjeros, como aranceles, honorarios de agentes, etc. La factura de acreedores es el documento en el que las cuentas de acreedores pasan a la informacin de la factura del proveedor y definen el pago. La Nota de Crdito permite anular la factura de acreedores, en parte o totalmente, una vez contabilizada. Crea un abono en la empresa por los productos devueltos al proveedor.

Introduccin: Estructura comn y datos clave


Todos los documentos de compras de SAP Business One comparten una estructura similar y utilizan muchos datos comunes. Antes de profundizar en los documentos, seguidamente describimos la parte comn de cada uno.

Estructura de documentos comn


Todos los documentos de compras de SAP Business One tienen campos similares en la parte superior e inferior de la pgina y tres pestaas Contenido, Logstica y Contabilidad. Esta estructura ayuda a garantizar que se recopilen todos los datos importantes a medida que avanza el proceso de acreedores iniciado por un pedido.

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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

Los campos de la parte superior aparecen en todas las ventanas de los documentos de compras. Aqu se introducen datos de proveedor y fechas de entrega siempre que SAP Business One no lo haga automticamente como parte del flujo de proceso. Los campos de la parte inferior aparecen en todas las ventanas de los documentos de compras y contienen los totales calculados de la compra, incluidos los gastos de transporte y los impuestos. La pestaa Contenido es donde se introduce toda la informacin especfica de los artculos o servicios solicitados, como cantidad, precio, nmero de artculo y descripcin. La pestaa Logstica contiene la direccin de envo de los artculos o servicios, as como la de los pagos. Aqu tambin se especifica el mtodo de envo. La mayora de la informacin se obtiene de datos maestros preconfigurados de la empresa y de datos de proveedor. La pestaa Contabilidad contiene informacin relevante de la cuenta de mayor correspondiente a la compra obtenida de los datos maestros de contabilidad financiera. En el captulo 4 se ofrece ms informacin sobre la determinacin de cuentas de mayor y sobre cmo SAP Business One gestiona los asientos de diario automticos desde los mdulos de compras, ventas e inventario.

Figura 6-2: Anatoma de un documento de compras en SAP Business One

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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

Datos clave
Si se obtienen los datos ms importantes desde el principio, esto garantiza que los procesos de acreedores sean fluidos y evita posteriores problemas innecesarios, especialmente porque SAP Business One permite crear documentos a partir de documentos existentes (consulte "Creacin de un documento a partir de otro" ms adelante en este captulo). Por lo tanto, en todos los documentos de compras es muy recomendable asegurarse de que la informacin que contienen sea completa y correcta.
Alerta sobre la introduccin de datos . nicamente los usuarios con la debida autorizacin pueden introducir o actualizar los datos maestros de los Socios de Negocio u otros datos maestros. Consulte el captulo 10 para obtener ms informacin.

Datos clave: Proveedor


Los datos de proveedor identifican quin suministra los productos y servicios. Para poder crear documentos de compras, debe introducirse el proveedor en la lista de Socios de Negocio de SAP Business One. En el captulo 4 se describe cmo introducir datos maestros. Para localizar la informacin existente del proveedor, haga clic en el botn a la derecha del campo Proveedor en la cabecera del documento o pulse la tecla Tab en el campo Proveedor. Lista de Socios de negocios aparece en una ventana emergente. Si est autorizado, puede introducir nueva informacin del proveedor al crear un documento de compras. Para ello, haga clic en el botn New al final de la ventana emergente Lista de Socio de negocios.
Alerta sobre el mtodo de pago. Si desea emitir un cheque para el proveedor mediante el asistente de pago, asegrese de definir el mtodo de pago en el registro de datos maestros del proveedor. En el captulo 4 se ofrece ms informacin sobre la gestin de datos maestros.

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Figura 6-3: Especificacin de un proveedor

Datos clave: Artculo


Los datos de artculo identifican qu se compra. Para localizar Lista de Items (productos y materiales), pulse la tecla Tab desde el campo Item No. en la pestaa Contenido del documento. En la ventana emergente que aparece, puede seleccionar de la lista o introducir datos nuevos haciendo clic en el botn New.

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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

Figura 6-4: Especificacin de un artculo Sugerencia de utilizacin. Se pueden seleccionar varios artculos en la lista manteniendo pulsada la tecla Ctrl y haciendo clic en todos los artculos que desee.

Se puede introducir informacin de proveedores o artculos nueva o actualizada directamente en los campos relevantes del documento de compras. Sin embargo, cabe recordar que esta informacin no actualiza el registro de datos maestros y solo es relevante en el documento de compras donde se introduce. Si cambia el nombre de un proveedor o la descripcin de un artculo directamente en el documento de compras, pulse Ctrl + Tab para continuar cuando haya acabado. Sin embargo, si desea realizar un cambio permanente o crear un artculo o un proveedor nuevo, recomendamos que cambie el registro relevante de datos maestros o cree un artculo o un proveedor nuevo. De esta forma, los datos actualizados o el artculo o proveedor nuevo estarn disponibles en adelante.

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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

Como se muestra en la Figura 6-5, se puede cambiar el formato de cualquier fila en la pestaa Contenido de cualquier documento de compras de SAP Business One para insertar texto o un subtotal de la fila anterior. No hay ms que hacer clic en la lista desplegable del campo Tipo y seleccionar T
(para texto) o L (para subtotal). Al seleccionar T, aparece la ventana emergente Text Editor. A partir de

aqu, introduzca texto predefinido de la lista desplegable o introduzca su propio texto. Esta opcin resulta especialmente til si se desean dar instrucciones especficas al proveedor sobre cmo se deben fabricar, gestionar o enviar los artculos.

Figura 6-5: Modificacin del formato de una fila en un documento de compras

Datos clave: Direcciones de pago y envo


Es importante entender cmo se utilizan las direcciones Destinatario y Pagar a en el proceso de compras. Direccin Destinatario: Esta informacin aparece en la pestaa Logstica y se puede definir en dos lugares del mdulo Administracin. Se puede modificar la direccin Destinatario en los documentos de compras para garantizar que las mercancas se enven al lugar adecuado.

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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

Direccin Pagar a: Esta informacin aparece en la pestaa Logstica y se define en el registro de datos maestros del proveedor. Asegrese de que la direccin Pagar a es la que desea para una compra determinada, ya que estos datos se imprimen en el cheque cuando se emite el pago.

Figura 6-6: Lugar donde se definen las direcciones Destinatario y Pagar a Alerta de aprobacin. La casilla Autorizado solo se selecciona si la persona que crea el documento de compra est autorizada a contabilizarlo. Consulte el captulo 10 para obtener ms informacin.

Paso a paso
A continuacin estudiaremos el proceso con ms detalle, paso a paso, empezando por el pedido de compras.

Paso 1: Pedido de compras


La creacin de un pedido es la primera tarea y la ms bsica de cualquier aplicacin de compras. En pocas palabras, un pedido de compras es un documento comercial que el comprador emite al vendedor especificando los artculos (productos o materiales) o servicios junto con las cantidades acordadas y el precio que el vendedor proporcionar al comprador.

Creacin y contabilizacin de pedidos


Puede crear un pedido haciendo clic en el nombre del documento en el men del mdulo o basndolo en un pedido de cliente existente. Esta ltima funcin resulta especialmente til si el mantenimiento del inventario en el almacn es caro o peligroso (por ejemplo, con diamantes o materiales

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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

inflamables) y la empresa pide el producto al proveedor (es decir, crea el pedido) slo si el cliente desea comprar el producto (es decir, si crea el pedido de cliente). Si se han realizado las tareas con datos maestros descritas anteriormente, slo hay que introducir la informacin siguiente en el pedido:
D

Fecha de entrega: Es la fecha en la que deseara recibir los artculos (o servicios) del pedido. Proveedor : Consulte Introduccin: estructura comn y datos clave anteriormente en este captulo. En la Figura 6-7 se muestra cmo especificar un mtodo de pago.

Pestaa Contenido: En el campo Clase de artculo/servicio, compruebe que el tipo que selecciona corresponde a lo que solicita, como se muestra en la Figura 6-8. Introduzca todos los artculos (o servicios, aunque no se pueden mezclar artculos y servicios en un solo documento de compra) que desea solicitar en la tabla. (Consulte Introduccin: estructura comn y datos clave anteriormente en este captulo.)

Figura 6-7: Especificacin del mtodo de pago

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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

Figura 6-8: Compra de artculos o servicios

Una vez introducida esta informacin en la cabecera y la pestaa Contenido del pedido, el resto del documento se rellena con los datos necesarios para emitir el pedido. Si no est listo para aadir el pedido (haciendo clic en el botn Crear), puede guardarlo como borrador (pulsando Alt + S o haciendo clic en Archivo grabar como preliminar; consulte el captulo 10 para obtener ms informacin sobre los borradores de documento). En SAP Business One, el pedido es el nico documento de compras que se puede modificar despus de aadirlo.
Cmo se crea un pedido limitado? Para crear un pedido limitado de artculos o servicios a entregar durante un perodo determinado o de forma peridica (por ejemplo, alquileres de oficinas y equipos o contratos de servicio), cree un pedido de compras con tantas posiciones como sean necesarias (por ejemplo, 12 posiciones para cubrir entregas mensuales durante un ao). A continuacin, se puede cerrar una lnea cada vez a medida que se entregan los artculos o servicios, hasta que se agote el pedido.

Paso opcional: Factura de anticipo de acreedores


La factura de anticipo de acreedores es similar a un pedido pero incluye una peticin de pago. Se utiliza cuando al proveedor le preocupa su solvencia y requiere un pago anticipado antes de entregar un artculo o servicio. La factura de anticipo de acreedores combina un pedido y una peticin de pago. Puede crearse nueva o a partir de un pedido existente. Una vez contabilizado, el documento carga las cuentas relevantes en el libro mayor sin repercusin en las cantidades del inventario ni los valores. La factura de anticipo de acreedores no puede utilizarse para servicios.

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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

Sugerencia sobre los procedimientos de aprobacin. En SAP Business One, no slo se puede especificar quin puede iniciar pedidos de compras y quin debe autorizarlos, sino que tambin se pueden definir lmites de gasto para cada persona autorizada. Consulte el captulo 10 para obtener ms informacin.

Repercusin de los pedidos en contabilidad y en el inventario


Cuando se aade un pedido de compra en SAP Business One, no se producen cambios de valor en contabilidad. Sin embargo, las cantidades del pedido se muestran en la gestin del inventario. Los artculos y las cantidades del pedido se pueden ver en varios informes y ventanas, como el informe de estado de inventario y la ventana Dato maestro del articulo. Resulta evidente que el hecho de tener acceso en tiempo real a esta informacin puede ser determinante para optimizar los procesos empresariales de gestin de compras e inventario de la empresa.

Cmo se utiliza posteriormente la informacin del pedido


En el transcurso de un proceso de acreedores de jardinera, cuando se reciben las mercancas, los pedidos de compras se comparan con las listas de embalaje y las facturas de proveedor antes de pagar las facturas. En SAP Business One, este proceso es automtico: el pedido de compras puede vincularse a la entrada de mercancas (informacin de la lista de embalaje), que a continuacin puede vincularse a la factura de acreedores (informacin de la factura del proveedor), lo que garantiza la coherencia de la informacin a lo largo del proceso. Nunca hay que introducir los datos dos veces, especialmente si se han seguido las instrucciones sobre datos maestros descritas anteriormente.
Informe de reclamacin. El informe de antigedad de deudas del proveedor y el informe de anlisis de compras son informes esenciales del mdulo de compras y acreedores. El informe de antigedad de deudas del proveedor muestra todo el dinero que debe una empresa y la duracin de la deuda. Este informe resulta esencial para gestionar el flujo de caja de una empresa y elegir las facturas que se pagarn primero en caso de escasez de efectivo. El informe de anlisis de compras permite ver las compras por proveedor, artculo, empleado de compras y otros criterios que permiten realizar un anlisis detallado de las pautas de compra. Ambos informes estn disponibles en reportes de Compras en el rea Compras - A/P del men principal.

Paso 2: Entrada de mercancas


En SAP Business One, se crea una entrada de mercancas al recibir productos de un proveedor. En la mayora de empresas, la persona del almacn o la oficina responsable de aceptar la entrega de mercancas ejecuta la entrada de mercancas. En el caso de los servicios, la persona a la que se prestan los servicios suele emitir el documento.
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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

Creacin y contabilizacin de entradas de mercancas


Los pedidos de entrada de mercancas pueden crearse nuevos seleccionando el nombre del documento en el men del mdulo o a partir de un pedido existente (en la figura 6-9 se muestran ambos mtodos). Si la entrada de mercancas se basa en un pedido existente, se pueden copiar todos los datos del pedido o utilizar el asistente de obtencin de documentos (consulte el captulo 10) para seleccionar los datos a copiar de uno o varios pedidos existentes. Aunque copie todos los datos de un pedido existente, se pueden ajustar las cantidades y los precios as como la fecha, el proveedor y la informacin del artculo antes de contabilizar (aadir) el documento.

Figura 6-9: Creacin de una entrada de mercancas desde cero y a partir de un pedido existente

Independientemente de cmo se cree la entrada mercancas, no debera haber diferencias entre los datos del pedido y el documento de envo del proveedor (lista de embalaje) enviado con los artculos, ya que los detalles del documento del proveedor son legalmente vinculantes. Si existen discrepancias entre los datos del pedido base y el documento de envo del proveedor, deberan resolverse con el proveedor antes de contabilizar la entrada de mercancas.

Paso opcional: devolucin de mercancas


Naturalmente, siempre puede ocurrir que los artculos recibidos sean defectuosos o inaceptables y deban devolverse al proveedor. Como no se puede cambiar ni cancelar una entrada de mercancas, se puede crear un documento de devolucin de mercancas, como se muestra en la Figura 6-10. El documento

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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

de compras anula en parte o totalmente los cambios de cantidad y de valor de la entrada de mercancas creado al recibir los artculos.

Figura 6-10: Creacin de un documento de devolucin de mercancas

Paso opcional: Precios de entrega


De vez en cuando, puede ser necesario contabilizar los costes derivados de la importacin de artculos, como aduanas, intermediarios y seguros. Por ello, en SAP Business One se puede crear un documento de precios de entrega con el fin de actualizar el coste de los artculos importados, necesario para calcular la valoracin del inventario, el ingreso bruto o cualquier otro clculo relacionado con el inventario. Obligatoriamente este documento de compras debe basarse en una entrada de mercancas. Puesto que SAP Business One utiliza la entrada de mercancas como documento base de todo el proceso de importacin, asegrese de introducir el precio y la cantidad de los artculos correctamente al crear la entrada de mercancas. Despus de contabilizar el documento de coste total del producto descargado se actualiza el precio de los artculos importados. Y puesto que tambin contiene todos los costes asignados, el documento de coste total del producto descargado crea un asiento de diario para reflejar los costes adicionales de importacin en contabilidad.

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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

Repercusin de la entrada de mercancas en contabilidad y en el inventario


Es esencial que las cantidades y los precios de la entrada de mercancas coincidan con el documento de envo del proveedor. A diferencia de los pedidos de compras, los pedidos de entrada de mercancas no pueden modificarse cuando se han aadido a SAP Business One porque desencadenan transacciones de inventario y contabilidad.

Paso 3: Factura de acreedores


La factura de acreedores es el documento de compras en SAP Business One que "acredita" la factura que enva el proveedor por artculos o servicios solicitados o recibidos. El interventor suele crear la factura de acreedores necesaria para solicitar el pago del proveedor. La factura de acreedores se traduce en una transaccin de diario que refleja un aumento del pasivo de la empresa para con el proveedor y actualiza las cuentas fiscales y las de gastos relevantes.

Creacin y contabilizacin de facturas de acreedores


Se puede crear una factura de acreedores nueva seleccionando el nombre del documento en el men del mdulo o basndola en uno o varios pedidos de compras o de entrada de mercancas. Si la factura de acreedores se basa en uno o varios documentos de compras existentes, se pueden copiar todos los datos del pedido o utilizar el asistente de obtencin de documentos (consulte el captulo 10) para seleccionar los datos a copiar de uno o varios pedidos de compras o de entrada de mercancas existentes. Aunque copie todos los datos de documentos de compras existentes, se pueden ajustar las cantidades y los precios as como la fecha, el proveedor y la informacin del artculo antes de contabilizar el documento.
Sugerencia de introduccin de datos. En el campo Fecha de documento del encabezado de la factura de acreedores se puede introducir la fecha de la factura del proveedor. Esto es importante por motivos de contabilidad y auditora porque la fecha de factura y la de contabilizacin pueden variar. Tambin puede ser til cambiar el nombre del campo

Proveedor Ref. No. en el encabezado del documento por Proveedor Factura No. Este campo se imprime en el
cheque y permite al proveedor vincular el pago a su factura. Consulte los detalles en la Figura 2-15.

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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

Paso opcional: Abono de compras


El abono de compras se utiliza en SAP Business One para anular en parte o por completo las transacciones de inventario o contabilidad contabilizadas por una factura de acreedores en caso de devolver artculos con posterioridad o apreciar errores que no se han corregido en la introduccin de datos de documentos de compras anteriores relacionados. Los abonos de compras se crean con la factura de acreedores como documento base (como se muestra en la Figura 6-11) si desea establecer un vnculo entre ambas transacciones. Sin embargo, tambin se puede crear un abono de compras sin ningn documento base.

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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

Abra un abono de compras en blanco

Introduzca la informacin del proveedor

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Seleccione la factura de acreedores y haga click en Choose En la ventana Inicial de

Draw Documenl Wizard, elija Customize y haga clic en Next

Seleccione los artculos


que desee anular y haga clic en Finish

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Fig.n 6-11: Creacin de una orden de compras

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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

Sugerencia de utilizacin. Se pueden seleccionar varios artculos para anularlos manteniendo pulsada la tecla Ctrl y haciendo clic en todos los artculos que desee.

Si, antes de ejecutar una factura de acreedores, ha devuelto artculos y el proveedor le ha enviado un documento de devolucin de mercancas, cree primero una devolucin de mercancas en SAP Business One que actualice las cantidades y los valores del inventario. Cuando reciba un abono de los artculos devueltos por el proveedor, cree un abono de compras para actualizar las transacciones de contabilidad.

Repercusin de las facturas de acreedores en contabilidad y en el inventario


Una vez contabilizada en SAP Business One, las facturas de acreedores no se pueden modificar porque se trata de un documento legal de contabilidad que crea registros en el libro mayor. La factura de acreedores contabilizada tambin actualiza las cuentas relacionadas del proveedor en contabilidad. En los casos en que llega la factura del proveedor antes de recibir artculos cuyo pedido se gestiona en el almacn, la factura de acreedores resultante tambin aumenta las cantidades y los valores del inventario.

Creacin de un documento a partir de otro


Muchos de estos documentos tienen una gran parte de la informacin en comn. SAP Business One permite crear los documentos de compra "destino" descritos aqu a partir de los documentos "base" anterior es en el proceso. Por ejemplo, los pedidos de entrada de mercancas suelen crearse a partir del pedido de los artculos. Cuando se crea un documento a partir de otro, toda la informacin relevante se copia del documento base al nuevo. Esto permite ahorrar un tiempo valioso reduciendo la entrada redundante de datos y tambin reduce los errores de entrada de datos. Sin embargo, se pueden crear documentos de compras en SAP Business One a partir de cero creando el documento desde el men principal sin copiar datos de documentos existentes.

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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

Alerta sobre el tipo de documento. Al copiar un documento de compras en otro, asegrese de que el documento base y el de destino sean del mismo tipo, tanto si se trata de artculos como servicios. En los documentos de compras no se pueden mezclar artculos y servicios, y los documentos de compra de artculos no se pueden cruzar con documentos de compra de servicios.

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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

Localizacin de documentos base


Los documentos base a partir de los que crear los documentos de compra de destino se pueden localizar de varias maneras. Consulte el captulo 10 para obtener ms informacin sobre la gestin de documentos. Estos son los dos mtodos ms habituales:
D

Vaya a Men Principal Compras A/P R eport es de Compras Lista de partidas abiertas
D

Seleccione el tipo de documento base que busca en la lista desplegable Seleccione el documento base que desea y haga clic para abrir Una vez abierto el documento, seleccione en la lista desplegable del botn Copiar a el tipo de documento de destino que desee y haga clic para crearlo

Si desea crear el documento de destino a partir de datos de dos o varios documentos base, utilice el asistente de obtencin de documentos. En el captulo 10 se ofrece ms informacin y en la Figura 6-11 se muestra un ejemplo.

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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

Repercusin en contabilidad y en el inventario


En la tabla siguiente se resumen las implicaciones ms importantes en contabilidad y gestin de inventario de los documentos de compras de SAP Business One estudiados en este captulo.

Documento de compras
Pedido de compras Factura de anticipo de acreedores Entrada de mercancas Devolucin de mercancas

Repercusin en contabilidad

Repercusin en el inventario
Las cantidades del pedido se pueden ver en varios informes y ventanas, como el informe de estado de inventario y la ventana Datos maestros de artculo. Permite ver las cantidades solicitadas Aumenta la cantidad del inventario Reduce la cantidad del inventario Actualiza el ltimo precio de compra de los artculos importados que contienen todos los costes imputados en listas de precios No contabiliza cambios en el inventario (factura de acreedores con referencia a la entrada de mercancas) Contabiliza cambios en el inventario (factura de acreedores sin referencia a la entrada de mercancas) Reduce las cantidades del inventario slo si no se basa en devolucin de mercancas

No se contabilizan cambios de valor Crea un cargo en la cuenta acumulada de acreedores/imputacin y un abono en la cuenta de control de cuentas de acreedores del Socio de Negocio Crea un cargo en la cuenta de inventario y un abono en la cuenta acumulada de acreedores/imputacin Crea un cargo en la cuenta acumulada de acreedores/imputacin y un abono en la cuenta de inventario Crea un cargo en la cuenta de inventario y un abono en la cuenta de coste total de entrega Si la factura de acreedores se basa en una entrada de mercancas, crea un cargo en la cuenta acumulada de acreedores/imputacin y un abono en la cuenta de control de acreedores del Socio de Negocio Si la factura de acreedores no se basa en una entrada de mercancas, crea un cargo en la cuenta de inventario y un abono en la cuenta de control de acreedores del Socio de Negocio Crea un cargo en la cuenta de control de acreedores del Socio de Negocio y un abono en la cuenta de inventario

Precios de entrega

Factura de acreedores

Abono de compras

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Pedidos de compras y cuentas de acreedores

Lista de verificacin de compras


Introduccin

O O O

Los datos maestros del proveedor contienen proveedores actuales

El mtodo de pago est definido Los datos maestros de los artculos contienen productos o servicios comprados anteriormente

Paso 1: Pedido de compras


Cree un pedido seleccionando datos de proveedores y artculos existentes o introduciendo datos nuevos O Especifique Delivery Date en el encabezado del documento O Si el proveedor requiere el pago anticipado de los productos o servicios, utilice una factura de anticipo de acreedores en lugar de un pedido

Paso 2: Entrada de mercancas


Recibe artculos o servicios del proveedor Documente la recepcin de los artculos o servicios mediante la Entrada Mercancas Si tiene que devolver mercancas despus de crear la entrada de mercancas pero antes de contabilizar la factura de acreedores, utilice el documento de devolucin de mercancas O Si tiene que contabilizar costes adicionales de compras relacionados con importaciones, utilice el documento de compras de precios de entrega basado en una entrada de mercancas

O O O

Paso 3: Factura de acreedores


Recibe una factura del proveedor Introduzca los datos de facturacin en una factura de acreedores, que permite emitir el pago una vez contabilizada la factura O Si devuelve mercancas despus de contabilizar una factura de acreedores, utilice un abono de compras

O O

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El ABC de MRP
Contenido del captulo O O O O
Definicin de la planificacin de necesidades de material Preparacin de una ejecucin de MRP Uso del asistente para realizar una ejecucin de MRP Lista de verificacin de MRP

La planificacin de necesidades de material (denominada MRP) es, en un sentido genrico, un conjunto de tcnicas de planificacin que utilizan datos de listas de materiales, datos de inventario y datos de suministro de pedidos de compras programados y rdenes de fabricacin, as como datos de demanda de pedidos reales o previstos, con el fin de calcular las necesidades de material para artculos fabricados o comprados. El resultado de una ejecucin de MRP es un conjunto de recomendaciones para volver a solicitar o fabricar materiales, as como alertas sobre los materiales que faltarn. Segn los resultados de una ejecucin de MRP, se puede acelerar la llegada de materiales y responder a los retrasos de fabricacin con cambios de programacin. MRP tambin es til para mantener un nivel adecuado en el inventario de artculos comprados para vender. En este captulo se explica cmo gestionar adecuadamente el inventario y la demanda de productos para poder utilizar SAP Business One para agilizar el proceso de MRP en su empresa.

Definicin de la planificacin de necesidades de material


SAP Business One ajusta el proceso de MRP genrico para satisfacer las necesidades de las pequeas y medianas empresas manufactureras. Cuando una empresa considera el uso de MRP, el primer paso y el ms importante es entender exactamente cmo se lleva a cabo el proceso en SAP Business One. En otras palabras, antes de utilizar MRP, es importante conocer las posibilidades de SAP Business One.

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El ABC de MRP

Trminos relacionados con MRP. Para los que conozcan cmo se aplica MRP en el sector, es importante definir con precisin los trminos que se emplearn en este captulo. El trmino proceso genrico de MRP se refiere a la definicin general de MRP ms utilizada. Este trmino lo utilizamos para referirnos al concepto amplio de MRP, no slo a lo que SAP Business One aplica de MRP. El trmino proceso de MRP se refiere al mbito y a la definicin del proceso genrico de MRP con que trabaja SAP Business One. El trmino funcionalidad de MRP significa la funcionalidad de SAP Business One compatible con el proceso de MRP. El trmino ejecucin de MRP significa utilizar el asistente de MRP de SAP Business One para ejecutar el proceso de MRP y que los resultados puedan utilizarse para programar y gestionar eficazmente la fabricacin y abastecer el inventario necesario. Estos trminos facilitan la comprensin de cmo se aplica MRP en SAP Business One.

La funcin bsica de una ejecucin de MRP es bastante similar a algunas de las funciones de programacin que ofrece el software de gestin de proyectos. En una aplicacin de gestin de proyectos, se introducen los recursos disponibles, las tareas especficas, su duracin y los recursos necesarios. Tambin se introducen las dependencias entre las tareas es decir, qu tareas deben finalizar para poder iniciar otras. La mayora de aplicaciones de gestin de proyectos toman esta informacin como punto de partida y planifican despus la duracin del proyecto. Este clculo de planificacin puede empezar por la fecha lmite de la ltima tarea o por la fecha inicial de la primera tarea. Una ejecucin de MRP es un clculo de planificacin que utiliza los pedidos de cliente como factor ms importante, aunque para el comercio de mercancas, el nivel mnimo de inventario tambin es crucial. Una ejecucin de MRP utiliza la fecha del pedido de cliente que indica cundo debe entregarse el producto al cliente como base para la planificacin. Esto es como utilizar la fecha de la ltima tarea que debe realizarse en una planificacin de proyectos. La ejecucin de MRP funciona hacia atrs y calcula las fechas en que los artculos deben estar disponibles en la fbrica, mediante la lista de materiales y la informacin que describe el tiempo que se tarda en comprar o fabricar los artculos especificados en la lista de materiales.

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El ABC de MRP

Recordatorio del mbito del proceso de MRP. Las funciones de MRP de SAP Business One suponen que hay suficiente capacidad de produccin. Los resultados de una ejecucin de MRP deben ajustarse a la planificacin de produccin de la fbrica.

La clave para aprovechar al mximo las funciones de MRP en SAP Business One consiste en entender cmo se configura el inventario y la demanda y cmo utiliza la ejecucin de MRP esta informacin. Esta es la definicin de MRP tal como se aplica en SAP Business One:
D

El estado actual del inventario se configura a partir del nivel de artculos disponibles en cada almacn, adems de los artculos que estn en camino mediante pedidos de compras u rdenes de fabricacin.

El estado actual de la demanda se configura mediante los pedidos de cliente abiertos, el nivel mnimo de inventario, las rdenes de fabricacin abiertas y las previsiones. Pueden incluirse o excluirse categoras completas de demanda. Por ejemplo, se puede configurar una ejecucin de MRP para que slo considere pedidos de cliente y haga caso omiso de las previsiones o, alternativamente, hacer que los pedidos reales tengan en cuenta las cantidades previstas para evitar inflar el inventario.

Los resultados de una ejecucin de MRP es un conjunto sugerido de pedidos de compras y rdenes de fabricacin. Estas rdenes de fabricacin y pedidos de compras sugeridos pueden convertirse fcilmente en pedidos reales. En caso de que no vaya a haber suficientes materiales disponibles a su debido tiempo, la ejecucin de MRP indica cundo una cantidad necesaria no cumplir la fecha de vencimiento de acuerdo con el plazo de comercializacin. En el informe de recomendacin se destacan las compras recomendadas o las rdenes de fabricacin atrasadas. En la ejecucin de MRP no se sugiere si sera mejor retrasar la fecha de entrega de los pedidos de cliente ni intentar acelerar la llegada de los artculos necesarios.

A medida que entran y salen materiales del inventario y se fabrican productos, la contabilidad financiera de todo ello se realiza automticamente debido a la forma en que cada artculo, pedido de compras y orden de fabricacin se vincula automticamente a las cuentas pertinentes mediante la determinacin de cuentas registrada en los datos maestros. Consulte el captulo 4 para obtener ms informacin sobre la determinacin de cuentas.

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El ABC de MRP

Recordatorio del mbito del proceso de MRP. En las empresas con varios almacenes y fbricas, los almacenes, el inventario y los pedidos de cliente incluidos en una ejecucin de MRP deben elegirse cuidadosamente porque el modelo de SAP Business One no asocia almacenes especficos a plantas de produccin especficas. Eso significa que si la fbrica est en Nueva York y uno de los almacenes est en California, los artculos en el almacn de California se consideran parte del inventario en la ejecucin de MRP, aunque los artculos necesarios de California no son tiles hasta que no se encuentran en la fbrica de Nueva York. Asegrese de incluir nicamente almacenes relevantes en la ejecucin de MRP.

El motivo de utilizar MRP es sencillo: sustituye la planificacin de produccin informal, para casos concretos y susceptible de errores basada en el instinto de un par de personas por un proceso ms estructurado que permite que participen ms personas con mejor informacin. Estos son algunos de los errores que las funciones de MRP de SAP Business One pueden evitar y algunos puntos fuertes que pueden introducirse:
D

Si el personal del almacn tiene el inventario actualizado, los responsables de aprovisionamiento no tienen que preocuparse de comprobar la exactitud del nivel de inventario y pueden centrarse en un aprovisionamiento estratgico: cerrar mejores tratos con los proveedores.

Para reducir el coste de aprovisionamiento, pueden definirse intervalos para los pedidos con el fin de regularizar las compras de artculos similares. Las cantidades mnimas de pedido y los pedidos mltiples permiten aprovechar los descuentos aplicables correspondientes.

Si hace falta una respuesta sobre la posibilidad de realizar un pedido importante, no hay que esperar a que el personal del almacn vuelva de vacaciones. Uno mismo puede realizar la ejecucin de MRP y tener una idea de si se dispone de los materiales necesarios.

Se reduce el nivel de inventario porque se sabe la cantidad de los artculos necesarios que estn disponibles. Se puede reducir el exceso de inventario mantenido como garanta para evitar situaciones de escasez, as como evitar inflar el inventario como consecuencia de que dos empleados observen la falta de un artculo y realicen pedidos por separado sin que el otro est al corriente.

SAP Business One aplica MRP de forma estructurada y flexible a la vez, de manera que la intuicin sobre los pedidos que puedan llegar o no puede representarse en los modelos de inventario y demanda e incluirse en las ejecuciones de MRP. La aplicacin no realiza pedidos automticamente,
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El ABC de MRP

sino que los sugiere. A continuacin, los profesionales de compras y los gestores de fabricacin, con experiencia que supera la informacin incluida en la aplicacin de MRP, pueden evaluar y mejorar estos pedidos. Tanto para las pequeas como para las medianas empresas, esta arquitectura proporciona el equilibrio perfecto entre automatizacin y control manual.

Preparacin de una ejecucin de MRP


La mayor parte de la preparacin de una ejecucin de MRP tiene lugar en la rutina habitual de utilizar SAP Business One para la gestin de la empresa. Si los datos maestros de artculos, inventario, listas de materiales, pedidos de compra, rdenes de fabricacin, pedidos de cliente, previsiones, etc. se mantienen actualizados, MRP puede aportar una idea clara y precisa de las necesidades de la empresa.

Visin general del proceso de MRP


Como se muestra en la Figura 7-1, para realizar una ejecucin de MRP, los datos de produccin, abastecimiento y demanda tienen que ser precisos. Una vez finalizada la ejecucin, pueden abordarse los problemas para que la fabricacin avance con fluidez.

Configuracin de los datos maestros clave relacionados con MRP


La mayora de los documentos y datos que forman parte del proceso de MRP son sencillos y claros. Las rdenes de fabricacin, los pedidos de compras y los pedidos de cliente son documentos que recogen artculos que se compran o venden. Tres tipos de datos maestros representan el ncleo del proceso de MRP: la lista de materiales especifica los artculos necesarios para producir un artculo manufacturado, los datos del artculo especifican el plazo de comercializacin para adquirir cada artculo y los datos de inventario representan la cantidad de cada artculo que hay disponible. A continuacin se ofrecen sugerencias para tener estos datos maestros actualizados y garantizar que la ejecucin de MRP sea un reflejo fiel de cmo fabricar las mercancas.

Lista de materiales
En la lista de materiales se enumeran todos los artculos utilizados como entrada en un proceso de produccin. Los artculos de las listas de materiales pueden hacer referencia a artculos que se
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El ABC de MRP

compran o se fabrican. Los artculos fabricados tienen que tener su propia lista de materiales, que puede incluir otros artculos fabricados, etc. La ejecucin de MRP empieza con los productos en todos los pedidos de cliente abiertos, rdenes de fabricacin, previsiones y niveles mnimos de inventario y, a continuacin, recorre las listas de materiales pertinentes para ver si todos los artculos necesarios estarn disponibles cuando sea preciso.

Figura 7-1: Proceso de MRP

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El ABC de MRP

Recordatorio sobre los costes de personal. Algunas aplicaciones de MRP disponen de lo que se denomina "ruta", que es una descripcin del camino que siguen los artculos en los procesos de personal y fabricacin cuando se fabrican. SAP Business One dispone de un proceso de MRP simplificado que no recoge la capacidad de produccin. Sin embargo, pueden tenerse en cuenta los costes de personal. Para obtener el coste total de fabricacin de un artculo, hay que introducir un elemento especial para representar los costes de personal, adems de todos los artculos de la lista de materiales.

Datos maestros de artculos e inventario


En la Figura 7-2 se muestra el campo Lead Time en la pestaa Planificacin Data de la ventana Datos maestros de artculo (disponible eligiendo Inventario en Men principal). Este es uno de los campos ms importantes que debe especificarse correctamente porque la exactitud y utilidad de la ejecucin de MRP se rige por estos datos.

Figura 7-2: Campo Lead Time utilizado en clculos de MRP

Los pasos clave para asegurarse de que la ejecucin de MRP funcione correctamente son los siguientes:
D

Comprobar que exista un registro de datos maestros para cada artculo de nodo superior y de componente mantenido en el inventario y utilizado en las listas de materiales
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El ABC de MRP

D D

Introducir el balance actual del inventario para cada artculo Definir el mtodo de planificacin de MRP para cada artculo. Si el mtodo de planificacin definido no es MRP, no se puede seleccionar el artculo en el asistente de MRP. Definir el mtodo de aprovisionamiento del artculo como "fabricar" o "comprar". Introducir los intervalos o los mltiples del artculo, as como la cantidad mnima
D

D D

Especificar el plazo de comercializacin para comprar o fabricar el artculo, como se muestra en la Figura 7-2.

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El ABC de MRP

Uso del asistente para realizar una ejecucin de MRP


Una vez definido el modelo preciso de la empresa, est listo para la ejecucin de MRP, que le ayudar a averiguar cmo disponer a tiempo de los materiales necesarios para fabricar o vender productos.

La ejecucin de MRP comporta realizar los pasos siguientes: 1) Crear un escenario de MRP o elegir uno existente 2) Seleccionar fuentes de datos de suministro y demanda 3) Realizar la ejecucin de MRP y analizar las recomendaciones 4) Tomar medidas segn las recomendaciones de la ejecucin de MRP La imagen completa de cmo realizar una ejecucin de MRP se explica con tres ejemplos. En el primer ejemplo, que trata de cmo las funciones de MRP gestionan una lista de materiales multinivel, se describe cada paso detalladamente. En los otros dos ejemplos, que tratan de la reduccin de previsiones y de la consolidacin de pedidos, se explican estos dos aspectos avanzados del proceso de MRP a un nivel superior.

Ejemplo 1 de MRP: Lista de materiales multinivel


Una de las principales caractersticas de las funciones de MRP en SAP Business One es su forma de analizar una lista de materiales multinivel, donde una lista de materiales hace referencia a otra lista de materiales que a su vez puede hacer referencia a otras. El reto consiste en asegurar que cada artculo necesario est disponible a tiempo para poder fabricar los componentes con suficiente antelacin para cumplir el plazo del artculo de nivel superior que los incluye. En los productos complejos, las listas de materiales pueden propagarse varios niveles.

Paso 1: Creacin o seleccin del escenario


Para iniciar una ejecucin de MRP, primero hay que seleccionar Men principal MRP Asistente MRP Aparecer una sencilla pantalla de bienvenida que lleva a una lista de escenarios existentes. Cada escenario define el mbito de la ejecucin de MRP. En este ejemplo, se analiza una lista de materiales de dos niveles:

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El ABC de MRP

Lista de materiales de la impresora Lexmax Componente


Tarjeta de memoria Cabezal de impresin Unidad de alimentacin

Plazo de comercializ acin (das)


2 0 1

Fabricar o comprar
Comprar Comprar Fabricar

Cantidad disponible

0 0 0

Lista de materiales de una unidad de alimentacin Componente


Adaptador de CA Fuente de alimentacin

Plazo de comercializ acin (das)


2 0

Fabricar o comprar
Comprar Comprar

Cantidad disponible

0 0

Al realizar la ejecucin de MRP, se crea un pedido de cliente de 10 impresoras Lexmax con una fecha de vencimiento de 25 de julio. No hay una cantidad disponible para responder al pedido en su fecha de creacin, 16 de julio. La ejecucin de MRP determina qu hay que tener disponible para satisfacer el pedido. En la Figura 7-3 se muestra la ventana Scenario Details del MRP Wizard, que aparece despus de la ventana de bienvenida.

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El ABC de MRP

Figura 7-3: Ventana Scenario Details

Las dimensiones ms importantes de un escenario controlado en la ventana Scenario Details son el horizonte de planificacin que se analizar y los artculos que se incluirn en la ejecucin. Esta ejecucin de MRP tiene un horizonte de planificacin de 30 das que analizar todas las fuentes de demanda en el perodo de 19 de julio a 17 de agosto. La ejecucin de MRP calcula las rdenes de fabricacin y los pedidos de compras necesarios para todos los artculos incluidos en la lista de materiales. El botn Save Scenario que aparece en esta ventana y en las siguientes del proceso guarda la configuracin utilizada en la ejecucin de MRP.

Paso 2: Seleccin de fuentes de datos


En la ventana siguiente del MRP Wizard, que aparece en la Figura 7-4, se especifican las fuentes de datos utilizadas para calcular la demanda.

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El ABC de MRP

Figura 7-4: Ventana Data Source

En la ventana Data Source s e especifica n los tipos de documentos que s e utiliza n para calcular la demanda de productos, como rdenes de fabricacin, pedidos de cliente o pedidos de compra s, y se identifica n los almacenes donde s e encuentran las cantidades disponibles iniciales para incluirlas en la ejecucin. Como se ha descrito anteriormente, asegrese de utilizar slo almacenes relevantes.

Paso 3: Ejecucin de MRP y anlisis de las recomendaciones


La ejecucin de MRP se lleva a cabo haciendo clic en el botn Run de la esquina inferior derecha de cualquiera de las ventanas del MRP Wizard. Esta accin desencadena las funciones de MRP que calculan el inventario actual y la demanda de productos, informan de si se dispone de suficientes materiales y recomiendan medidas a tomar para obtener materiales suficientes. En la Figura 7-5 se muestran los resultados de la ejecucin de MRP que hemos descrito hasta ahora.

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El ABC de MRP

Figura 7-5: Lista de artculos de una ejecucin de MRP

Observemos con atencin cmo las funciones de MRP llegaron a los resultados que se muestran en la Figura 7-5:
D

La ejecucin de MRP cre una necesidad del artculo de nodo superior, la impresora Lexmax, para responder al pedido de cliente de 10 unidades con fecha de vencimiento de 25 de julio.

La impresora Lexmax tiene un plazo de comercializacin de 3 das de fabricacin, de manera que la ejecucin de MRP cuenta 3 das hacia atrs desde la fecha de vencimiento de 25 de julio para determinar la fecha de vencimiento de cada uno de los componentes de primer nivel necesarios para montar la impresora Lexmax. El 22 y 23 de julio se omiten al contar porque son fin de semana y se consideran das no laborables. Por lo tanto, se determina que la fecha de vencimiento de los componentes de primer nivel es el 20 de julio.

El siguiente paso es que la ejecucin de MRP determine las necesidades de los componentes de segundo nivel. Uno de los componentes de primer nivel, la unidad de alimentacin, es una subunidad con dos artculos que requiere un da de fabricacin. Para que la unidad de alimentacin est disponible el 20 de julio, el adaptador de CA y la fuente de alimentacin tienen que estar disponibles el 19 de julio.

Resultados: El adaptador de CA tiene un plazo de comercializacin de dos das, por lo que se marca en rojo para indicar que se ha superado la fecha de vencimiento. Si hoy es

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El ABC de MRP

19 de julio y el adaptador se necesita para hoy, es imposible que el artculo est en el inventario a tiempo para responder a la necesidad. En la ventana MRP Results (mostrada en la Figura 7-5), se pueden des glosar los datos maestros de cada artculo mediante las flecha s de navegacin de color naranja. Adems, se pueden examinar los pedidos de compras, los pedidos de cliente y las rdenes de fabricacin existentes; revisar las previsiones de demanda y ver el nivel de inventario de los artculos (en la pestaa Inventario de la ventana Datos maestros de artculo). Para ver las versiones recomendadas de rdenes de fabricacin necesarias para crear los artculos del pedido de cliente, haga clic en el botn Ver recomendaciones (no aparece en la Figura 7-5). Si hace clic en el botn Grabar recomendaciones, acepta y guarda las recomendaciones y hace que estn disponibles en el informe de recomendaciones de pedidos. Recuerde que el hecho de guardar las recomendaciones no significa que se creen las rdenes de fabricacin y los pedidos de compras recomendados en el informe; slo significa que se guardan las recomendaciones para ms adelante. Siga leyendo para obtener ms informacin sobre este informe.

Paso 4: Acciones a partir de los resultados de una ejecucin de MRP


El paso final del proceso de MRP consiste en utilizar el informe de recomendaciones de pedidos para crear las rdenes de fabricacin y los pedidos de compras nuevos y necesarios para satisfacer la demanda de productos. En este paso, toda la experiencia y los conocimientos del usuario se aportan al proceso para complementar los resultados de SAP Business One. Entre otras, se pueden tomar las medidas siguientes:
Cambiar las fechas en las rdenes de fabricacin, los pedidos de compras o los pedidos de cliente y notificar los cambios a los proveedores y clientes.
D

Cambiar las cantidades en los pedidos de compras para aprovechar ofertas especiales o para redondear por arriba o por abajo la cantidad de los lotes que puedan suponer mejores precios.

Decidir fabricar artculos en lugar de comprarlos, o viceversa Cambiar el inventario de un almacn a otro

Cambiar la planificacin de produccin

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El ABC de MRP

Una vez realizados estos cambios e introducidos en SAP Business One, pueden realizarse otras ejecuciones de MRP para asegurarse de que todos los artculos necesarios estn disponibles a tiempo.

Ejemplo 2 de MRP: Reduccin de las previsiones


En el ejemplo anterior se muestra cmo el anlisis de MRP calcula hacia atrs a partir de la fecha de vencimiento de un pedido, empezando con el plazo de comercializacin de los artculos de un pedido de cliente y propagando despus los dems plazos de comercializacin de las listas de materiales de componentes para determinar si se pueden obtener todos los materiales a tiempo. Tambin es importante entender que el anlisis de MRP prev y reduce las cantidades previstas para que el inventario no crezca demasiado innecesariamente. A veces se producen excesos de inventario cuando las empresas hacen previsiones anuales, trimestrales y mensuales del nmero de unidades que creen que necesitarn con el fin de evitar situaciones de escasez y garantizar las entregas a tiempo. Si una empresa planifica la produccin segn las cantidades previstas y posteriormente aade las cantidades pedidas reales a las previsiones, la produccin puede superar las necesidades reales y el inventario puede estar hinchado. Para evitar esta situacin, SAP Business One dispone de una funcin que indica a la aplicacin que reduzca las cantidades previstas segn las cantidades reales de los pedidos. En consecuencia, solo se aadir la cantidad prevista neta (previsin menos cantidad solicitada) a la ejecucin de MRP. Esta funcin de MRP de SAP Business One es importante porque las previsiones se consideran fuentes de demanda en MRP. Esto significa que si existe una previsin que genera pedidos de 50 unidades durante un perodo determinado, MRP trata esa previsin como pedidos reales y genera rdenes de fabricacin para que los artculos estn listos cuando se necesiten. Siguiendo con este ejemplo, suponga que entra un pedido real de 10 unidades. En este caso, MRP ajustar la previsin a la baja segn las 10 unidades pedidas para evitar un exceso de inventario. Esto se denomina reduccin de la previsin. Consideremos otro ejemplo. Suponga que ha recibido un pedido de cliente de 10 impresoras Lexmax con una fecha de vencimiento de 25 de julio. En la fecha de creacin del pedido, 16 de julio, no hay una cantidad disponible suficiente para satisfacer el pedido. Adems del pedido de cliente creado, hay una demanda prevista de 50 unidades el 24 de julio. MRP est configurado para que los pedidos de cliente incluyan la previsin. (Esto se encuentra en Administracin Inicializacin del sistema Parametrizaciones generales pestaa Inventario pestaa Planificacin.) En nuestro ejemplo,
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El ABC de MRP

el valor definido es de 7 das hacia atrs, lo que significa que la aplicacin busca en los 7 das anteriores a la fecha de vencimiento (25 de julio) las cantidades previstas que pueda incluir. El anlisis de MRP se realiza de la manera siguiente. Segn la configuracin del mtodo de inclusin de la previsin, el anlisis cuenta 7 das hacia atrs y permite que los pedidos de cliente reales incluyan las cantidades previstas. En nuestro ejemplo, el pedido de cliente de 10 unidades que vence el 25 de julio utiliza 10 unidades de la cantidad prevista a partir del 24 de julio, lo que reduce la cantidad prevista a 40 unidades, como se muestra en los resultados de la MRP mostrada en la Figura 7-6.

Figura 7-6: Resultado del escenario de MRP en el que se reduce la previsin de pedidos

Ejemplo 3 de MRP: Consolidacin de pedidos


Otra de las tiles funciones de MRP en SAP Business One es su capacidad de consolidar pedidos para comprar en cantidades que garanticen el mximo descuento. Por ejemplo, si existiera un descuento importante en las tarjetas de memoria Lexmax compradas en lotes de 100, la funcin de MRP consolidar los pedidos necesarios de cualquier tarjeta de memoria Lexmax hasta una cantidad de 100 para maximizar el descuento. Las condiciones que describen cundo deben consolidarse los pedidos se almacenan como datos maestros de artculos.

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El ABC de MRP

Lista de verificacin de MRP


Preparacin de los datos maestros de artculos
Comprobar que haya registros de datos maestros para cada artculo Introducir el balance actual del inventario para cada artculo Definir el mtodo de planificacin de MRP para cada artculo Definir el mtodo de aprovisionamiento de cada artculo como "fabricar" o "comprar". Introducir los intervalos o mltiples en los que debern fabricarse o comprarse los artculos O Introducir la cantidad mnima de cada artculo O Especificar el plazo de comercializacin para fabricar o pedir cada artculo

O O O O O

Ejecucin del asistente de MRP

O O O O O O

Seleccionar un escenario Definir el horizonte de planificacin Especificar los artculos que se incluirn Especificar las fuentes de datos utilizadas para calcular la demanda Ver los resultados y las recomendaciones Realizar los ajustes necesarios

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Oportunidades de ventas
Contenido del captulo O O O O O
Introduccin a las oportunidades de ventas Gestin de oportunidades de ventas en SAP Business One Gestin de oportunidades de ventas en Microsoft Outlook Creacin de informes sobre oportunidades de ventas Lista de verificacin de oportunidades de ventas

Cerrar negocios o convertir los clientes potenciales en ventas son acciones vitales para el flujo de ingresos de su empresa. Para poder ver el flujo de ventas en su conjunto debe supervisar todos los clientes potenciales y tratar a cada uno de ellos como si fuese su nica venta. SAP Business One le ofrece un modo sencillo de introducir y gestionar oportunidades de ventas, proporcionndole informacin esencial para la gestin y el anlisis de informes. Asimismo, el trabajo diario que implica convertir los clientes potenciales en ventas, como concertar citas de calendario, convocar reuniones y enviar correos electrnicos se puede gestionar en SAP Business One o en Microsoft Outlook. En este captulo se describen las herramientas que SAP Business One pone a su disposicin y que le ofrecen:
D

Un mtodo sencillo de mover un cliente potencial por todas las fases de ventas La capacidad de ver la previsin de ventas de comerciales concretos o de la empresa en conjunto

Una potente funcin de creacin de informes Una visin de 360 grados de los clientes potenciales y los clientes La capacidad de trabajar con ofertas de ventas directamente desde Microsoft Outlook

SAP Business One le proporciona todas las herramientas necesarias para mantener un nivel mximo de ventas, convertir los clientes potenciales en ingresos y, lo que es ms importante, en clientes satisfechos que volvern muchas veces.
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Oportunidades de ventas

Introduccin a las oportunidades de ventas


Es necesario que realice un seguimiento del factor ms importante para los resultados de su empresa: los acuerdos durante el proceso que se convertirn en su flujo de ingresos. Usted crea un registro de oportunidades de ventas para cada oportunidad y, como es muy probable que trabaje en varios acuerdos con un mismo cliente, SAP Business One le permite realizar un seguimiento por oportunidad, no slo por cliente y cliente potencial.

Visin general del proceso de oportunidades de ventas


El proceso bsico para gestionar las oportunidades de ventas en SAP Business One se muestra en la Figura 8-1.

Figura 8-1: Visin general del proceso de oportunidades de ventas

Paso 1: Configuracin de la informacin relacionada con las ventas Los responsables de ventas establecen informacin importante como las fases por las que pasa una venta y la probabilidad (en porcentaje) de cerrar una venta en una fase determinada. Esta informacin ayuda con la previsin de ventas. Los informes son clave en el proceso de ventas y la configuracin del mdulo de oportunidades de ventas de SAP Business One est relacionado casi

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Oportunidades de ventas

ntegramente con la creacin de informes. Qu desea supervisar? Qu desea saber? Desea informes sobre quin son sus competidores? Esta informacin se debe introducir de forma que le permita generar informes que le ayuden a supervisar lo ms importante: el proceso de ventas. Paso 2: Gestin de las oportunidades de ventas Los comerciales introducen las oportunidades de ventas y las gestionan durante todo el proceso. Una sola pantalla de SAP Business One les proporciona informacin pormenorizada sobre una oportunidad de ventas concreta. Una vez ms, cuantos ms detalles introduzca sobre la oportunidad de ventas, ms visibilidad tendr cuando genere informes sobre clientes potenciales, tanto los suyos propios como los de su equipo. Las citas permanentes, las llamadas de telfono, las tareas y la gestin de contactos se pueden realizar con SAP Business One o con Microsoft Outlook, como se describe ms adelante en este captulo. Paso 3: Creacin de informes Los informes sobre oportunidades de ventas le aportan visibilidad sobre las ventas previstas, las oportunidades ganadas y perdidas y la previsin de ventas, entre otros aspectos.

Configuracin de la informacin relacionada con las ventas


Puede configurar la informacin de la que desea realizar un seguimiento de las oportunidades de ventas en Administracin Definiciones Oportunidades de venta . Aqu puede configurar las fases de ventas, los competidores, los partners y las relaciones. Quiz desee configurar todos estos parmetros, aunque los fundamentales para la previsin de ventas son las fases de ventas. Algunos ciclos de ventas son largos y otros cortos. Algunos tienen diez fases y otros dos. La configuracin de las fases de ventas y la probabilidad de cierre que tenga en funcin de dichas fases es muy importante para poder realizar una previsin de ventas acertada. Por ejemplo, si un acuerdo tiene un importe potencial de 100.000 dlares, pero se encuentra en una fase en la que las posibilidades de cierre son del 20%, su importe ponderado es de 20.000 dlares. En la ventana Etapas de venta Definicin , que se muestra en la Figura 8-2, se especifica un nombre para cada fase, un nmero de fase y un porcentaje de cierre. Por ejemplo, pongamos que hay seis fases de ventas, desde Lead, que tiene un porcentaje de cierre del 6%, hasta Order, que tiene un porcentaje de cierre del 95%. Cmo se determina el porcentaje de cierre? Mrelo de este modo. Si

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Oportunidades de ventas

tiene 100 clientes potenciales cuntos se convierten en ventas? La cifra es el porcentaje de cierre para esa fase de ventas. Si la respuesta es 20 de cada 100, tiene un porcentaje de cierre del 20%.

Figura 8-2: Ventana Etapas de venta

Setup

Qu ocurre si luego descubre que los porcentajes ms realistas son superiores o inferiores a los que se indican aqu? No pasa nada. Slo tiene que volver a la configuracin y cambiarlos, todas las previsiones de ventas se ajustarn de forma automtica. De hecho, el informe Anlisis de etapas, que se crea al elegir Oportunidad de venta Reportes de Oportunidades de venta Anlisis de etapas y se muestra en la Figura 8-3, se ha concebido para ayudarle a ajustar los porcentajes de cierre de acuerdo con el historial real. Al final del captulo dispone de informacin adicional sobre informes de ventas.

Figura 8-3: Informe Anlisis de

etapas

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Oportunidades de ventas

Las funciones de SAP Business One que hemos comentado hasta el momento le ayudan a gestionar el estado de sus clientes potenciales y a pronosticar el resultado. Pero, qu ocurre con el trabajo diario de convertir un cliente potencial en una venta? Esto implica contactos estratgicos con personas clave, lo cual incluye llamadas telefnicas, reuniones y correos electrnicos. Tambin implica el envo de documentos importantes como las ofertas de ventas. Y es fundamental que tenga la posibilidad de observar toda esta informacin en un mismo lugar. Puede realizar estas importantes actividades bien directamente en SAP Business One bien en Microsoft Outlook mediante la aplicacin complementaria de integracin de Microsoft Outlook para SAP Business One. En primer lugar, le ofrecemos un resumen de cmo realizar estas actividades en SAP Business One. En la seccin siguiente se describe la integracin de Microsoft Outlook.

Gestin de oportunidades de ventas en SAP Business One


El mdulo de oportunidades de ventas le permite crear una oportunidad de ventas en la aplicacin justo despus de identificarla. Por ejemplo, un contacto interesado le consulta sobre determinados productos que vende su empresa. Puede responder inmediatamente creando una oportunidad de ventas, lo cual le permite realizar un seguimiento de este contacto interesado e informar a los dems sobre el estado del cliente potencial.

Introduccin de una oportunidad de ventas


Para introducir una oportunidad de ventas y realizar su seguimiento, vaya al men principal de SAP Business One y elija Oportunidades de venta Oportunidad de venta para ver la ventana Oportunidad de venta (consulte la Figura 8-4). En esta seccin, le ofreceremos informacin detallada sobre esta ventana y las pestaas ms importantes.

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Oportunidades de ventas

Figura 8-4: Anatoma de una oportunidad de ventas en SAP Business One

Quin es su contacto interesado?


El primer paso para introducir una oportunidad de ventas es identificar a su contacto interesado. Haga clic en el botn situado a la derecha del campo Cdigo de socios de negocio para visualizar la ventana Lista de Socio de negocios. Si su contacto interesado ya se ha introducido como cliente o como cliente potencial, aparecer aqu. En caso contrario, haga clic en el botn New para ver la ventana Dato Maestro de socio de negocio. El captulo 4 ofrece informacin sobre la introduccin de datos maestros de Socios de Negocio. Si est realizando una venta a un cliente existente, la cabecera Oportunidad de venta incluye datos como el total de todas las facturas que debe el cliente en ese momento teniendo en cuenta cualquier abono que pueda tener. Evidentemente, esta informacin no es aplicable a clientes potenciales nuevos.

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Oportunidades de ventas

Territorio de socio de negocio y Empleado de ventas vienen predefinidos desde el registro de datos maestros de Socios de Negocio, pero se pueden modificar. Titular indica quin dirige el trabajo de esta oportunidad de ventas (y quin debe recibir cualquier comisin que genere). Puede especificar un nombre para la oportunidad en el campo Nombre de la oportunidad; SAP Business One le asigna un nmero de forma automtica. El valor propuesto del campo Status es Abierto; la oportunidad de ventas contina abierta hasta que la cierre en la pestaa Resumen, lo cual le permite continuar el seguimiento de la oportunidad, si lo desea, incluso despus de que se cierre la venta y se realice la entrega a fin de garantizar la satisfaccin del cliente. % de cierre est asociado con la fase de la oportunidad de ventas, como ya se ha comentado. Fjese que slo la pestaa Potencial tiene campos obligatorios, pero cada pestaa tiene un tipo concreto de informacin que le ayuda a realizar un seguimiento no slo de esta venta, sino de todas las oportunidades de ventas en conjunto.

El resultado: Cul es el potencial de esta oportunidad de ventas?


Los responsables de ventas estn especialmente interesados en la pestaa Potencial como se muestra en la Figura 8-4, igual que usted si recibe una comisin por la venta. En esta pestaa se introduce informacin sobre cundo se puede cerrar esta venta. En el campo Cierre previste en puede introducir una Fecha prevista de cierre o un nmero de das, semanas o aos en los que espera que se cierre la venta (la lista desplegable le permite especificar das, semanas o meses). Al rellenar un campo, SAP Business One calcula el otro, de forma que si escribe una fecha, no hace falta que introduzca el nmero y viceversa. Debe rellenar el Monto potencial correspondiente a su venta. SAP Business One calcula el Monto ponderado en funcin de la probabilidad de que esta venta se cierre. En el ejemplo (consulte la Figura 8-4), el 6% de los clientes potenciales se convierten en ventas. Por lo tanto, se ha calculado un Monto ponderado de 21.002,82 dlares, lo cual es el 6% (Cierre %) de 350.047 dlares (Monto potencial). En la pestaa Etapas, como veremos, cada fase de ventas est asociada a un porcentaje que se utiliza para calcular cul es la probabilidad de que se cierre una venta determinada (el campo Cierre % de la cabecera muestra el porcentaje de la fase actual de la venta). Con esta metodologa se genera una previsin ms realista.

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Oportunidades de ventas

Otro factor importante para la previsin es el Nivel de inters. Se trata de un cliente potencial predispuesto o ms bien indiferente? Este campo desplegable contiene entradas definidas por su empresa. Rango de inters le ayuda a realizar un seguimiento de los tipos de cosas en las que est interesado este cliente; las anotaciones que realice aqu pueden serle de utilidad en el futuro para realizar otras ventas a este contacto interesado. Puede indicar el inters principal del contacto interesado mediante una casilla de verificacin.

Ajuste de la oportunidad de ventas


Las dems pestaas de la ventana Oportunidad de venta le ayudan a realizar un seguimiento de varios datos importantes. En la pestaa Etapas, puede realizar un seguimiento de la oportunidad de ventas a travs de las fases, pasndola de una a otra a medida que avanza el acuerdo. El Monto potencial quiz no cambie de una fase a otra (aunque puede hacerlo), pero el Monto ponderado vara porque las ltimas fases suelen tener una probabilidad mayor de cierre que las primeras. Como se ha comentado en la seccin anterior, la empresa define las fases. La pestaa General le permite gestionar oportunidades de ventas en las que un tercero, como un distribuidor, gestiona la venta por usted. En cambio, la pestaa Socios de negocio est disponible para definir relaciones de cualquier tipo. Si usted es un contratista general, por ejemplo, puede incluir subcontratistas en la pestaa socios de negocio. Con estas dos pestaas puede gestionar oportunidades de ventas complejas en las que participen varias partes. En la pestaa Competidores se especifican las otras personas que constituyen la competencia en esta venta y el grado de amenaza del competidor. La intensidad de la competencia se mide en el campo Nivel de amenaza; donde puede seleccionar el valor predeterminado de este competidor o elegir un grado de amenaza diferente para esta oportunidad concreta. Si el competidor consigue la venta en ltima instancia, marque la casilla de verificacin Ganada. Al realizar un seguimiento de esta informacin, ms adelante puede realizar anlisis competitivos sobre qu ventas se estn ganando y perdiendo, quin se est quedando con sus negocios y por qu, si conoce el motivo.

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Oportunidades de ventas

La pestaa Resumen es importante para indicar el estado de esta oportunidad: si est abierta, ganada o perdida. En la pestaa Anexos puede buscar documentos relacionados como pedidos de cliente u ofertas de ventas, as como mensajes de correo electrnico, documentos de Microsoft Word, hojas de clculo y presentaciones, es decir, cualquier tipo de documento. Al mantener junta toda esta informacin, puede crear una visin coherente de esta oportunidad de ventas concreta.
Sugerencia sobre adjuntos. Puede adjuntar documentos relacionados con una oportunidad de ventas en un servidor compartido o en su PC. Si adjunta documentos almacenados en su PC, SAP Business One crea una copia del documento en un directorio del servidor central, de forma que est disponible para cualquier persona que consulte la oportunidad de ventas. Si adjunta un documento a una oportunidad de ventas, lo que hace en realidad es compartir el documento con cualquier persona que pueda consultar la oportunidad de ventas.

Gestin de actividades de ventas


En SAP Business One, todo lo que haga con un cliente se denomina actividad. Hay cinco tipos de actividades: llamadas telefnicas, reuniones, tareas, notas y otras, que pueden incluir correos electrnicos, por ejemplo. Seleccione Socio de negocios Actividad en el men principal de SAP Business One para visualizar la ventana Actividad (que se muestra en la Figura 8-5). (Tenga en cuenta que tambin puede adjuntar actividades a los documentos de ventas, explicados en el captulo 5.) En la ventana Actividad puede configurar recordatorios que aparecern en SAP Business One. Las actividades tambin se reflejan en el calendario de SAP Business One. Puede vincular documentos y adjuntos, as como contenido de formato libre como mensajes de correo electrnico.

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Oportunidades de ventas

Figura 8-5: Introduccin de actividades de ventas en SAP Business One

Para programar reuniones, slo tiene que hacer clic en el icono del calendario de la barra de herramientas de SAP Business One. El calendario le ofrece varias vistas, incluida una vista de grupo que puede facilitar la programacin de reuniones de equipo. Haga clic en una fecha y hora
determinadas y SAP Business One le lleva a la ventana Actividad (Figura 8-5) donde puede describir actividades y vincularlas a Socios de Negocio y documentos.

Las actividades no slo informan de lo que ha hecho con un contacto determinado, sino tambin lo que tiene previsto hacer. Por ejemplo, registr una llamada de telfono y estableci un recordatorio de seguimiento para volver a llamar. Cuando entra en SAP Business One aparecen recordatorios para actividades programadas que le ayudan a gestionar su trabajo con los clientes.

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Oportunidades de ventas

Gestin de oportunidades de ventas en Microsoft Outlook


Es cierto que con SAP Business One puede gestionar actividades de ventas y que esto puede resultar muy prctico para actualizar oportunidades de ventas o introducir pedidos de clientes, por ejemplo. Pero como muchas personas utilizan Microsoft Outlook para gestionar su correo electrnico y su agenda diaria, tiene la posibilidad de utilizar la aplicacin complementaria de integracin de Microsoft Outlook para que SAP Business One pueda realizar un seguimiento de su trabajo diario con oportunidades de ventas. La integracin de Microsoft Outlook le permite consultar datos de ventas sin tener que acceder permanentemente a SAP Business One. Esto es especialmente til para los responsables de ventas que viajan con frecuencia y necesitan ser capaces de consultar datos de clientes y de personas interesadas mientras estn de viaje. Por ejemplo, un responsable de ventas necesita prepararse para una reunin en las instalaciones del cliente. La integracin de Microsoft Outlook le permite sincronizar la informacin entre sus contactos en Microsoft Outlook y sus Socios de Negocio en SAP Business One.
Alerta sobre la instalacin de la aplicacin complementaria de integracin de Microsoft Outlook. La integracin de Microsoft Outlook requiere que su consultor de implementacin instale una aplicacin complementaria de SAP Business One.

El responsable de ventas puede generar una instantnea en Excel con datos de clientes adicionales, como actividades abiertas, entregas abiertas y facturas, as como ofertas y pedidos que es necesario procesar. Puede cambiar datos y sincronizar los cambios posteriormente con SAP Business One. Tambin es posible que un responsable de ventas cree ofertas directamente desde Microsoft Outlook y las enve al cliente por correo electrnico. En la sincronizacin siguiente, la oferta se importar a SAP Business One y estar disponible para que el departamento de ventas la contine procesando. La Figura 8-6 muestra la funcionalidad de la aplicacin complementaria de integracin de Microsoft Outlook.

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Figura 8-6: La integracin de Microsoft Outlook con SAP Business One sincroniza su trabajo en Microsoft Outlook con su trabajo en SAP Business One

Qu se puede hacer con la integracin de Microsoft Outlook? Observe la lista siguiente:


D

Importar contactos desde SAP Business One y sincronizarlos con Microsoft Outlook Guardar mensajes de correo electrnico y documentos adjuntos como actividades de SAP Business One

Importar a Microsoft Outlook tareas y actividades de calendario creadas en SAP Business One

Editar, ver y crear ofertas de ventas y guardarlas en SAP Business One Crear instantneas totalmente actualizadas de actividades de ventas de clientes y compras de proveedores

Lo ms importante es que la integracin de Microsoft Outlook le ayuda a aumentar su productividad y a simplificar su trabajo. Le proporciona un modo global e integrado de gestionar su agenda, correo electrnico y actividades a la vez que le permite acceder a la ltima informacin desde SAP Business One.

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Oportunidades de ventas

Qu aspecto tiene la integracin de Microsoft Outlook?


La Figura 8-7 muestra la integracin de SAP Business One en Microsoft Outlook. Para trabajar con la aplicacin complementaria de integracin de Microsoft Outlook, debe haber iniciado una sesin en SAP Business One.

Figura 8-7: Men de SAP Business One en Microsoft Outlook

Sincronizacin de SAP Business One y Microsoft Outlook


SAP Business One tiene personas de contacto, actividades y documentos. Microsoft Outlook tiene citas de calendario, contactos y tareas. Dado que esta informacin se almacena en bases de datos separadas, es importante sincronizarla. Y para sincronizar esta informacin necesitamos un vnculo comn entre Microsoft Outlook y SAP Business One. La informacin del Socio de Negocio sirve de vnculo comn entre las dos aplicaciones. Por lo tanto, para la sincronizacin con SAP Business One, cada cita de calendario, contacto o tarea en Microsoft Outlook debe estar asociada a un Socio de Negocio. Para asociar un contacto con un Socio de Negocio, visualice el contacto en Microsoft Outlook y seleccione SAP Business One Associate with para abrir la ventana Associate with que se muestra en la Figura 8-8.

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Figura 8-8: Asociacin de un contacto de Microsoft Outlook con un Socio de Negocio de SAP Business One

Haga clic en el botn de consulta situado a la derecha del campo Cdigo de socios de negocio para visualizar una lista de Socios de Negocio o haga clic en Recommend para ver la ventana Select Contact from Recommendation. En esta ventana se muestran los Socios de Negocio que comparten el mismo nombre de dominio de correo electrnico con el contacto de Microsoft Outlook. Seleccione el Socio de Negocio que corresponda y haga clic en OK. Si los nombres de contactos de Microsoft Outlook y de SAP Business One son diferentes, se activa de forma automtica el botn Create as New Contact Person. Si los nombres son los mismos, el botn Use Existing Contact est activado. Haga clic en Synchronize This y, despus en OK para cerrar el mensaje que aparece. A continuacin, haga clic en Save and Close. En este punto, puede ir a SAP Business One y comprobar si el contacto de Microsoft Outlook est incluido en el registro de Socios de Negocio. Las tareas y citas de calendario se asocian con Socios de Negocio de SAP Business One de un modo intuitivo similar. Cuando aade una cita a su calendario de Microsoft Outlook y sincroniza la informacin, se actualiza su calendario de SAP Business One. Las tareas se aaden como actividades a SAP Business One de forma parecida.

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Oportunidades de ventas

Alerta sobre supresin de citas de calendario, tareas y contactos. Cuando borre una cita de calendario, tarea o contacto en Microsoft Outlook, compruebe si se debe borrar tambin en SAP Business One. Puesto que las supresiones son irreversibles, no se realizan de forma automtica.

Sincronizacin masiva
Generalmente, no querr sincronizar slo un contacto, una cita de calendario o una tarea, sino varias a la vez. Para realizar una sincronizacin masiva, en Microsoft Outlook seleccione SAP Business One Synchronization Quick Synchronize. Si quiere tener un control restringido de lo que se sincroniza, elija Synchronization Synchronize. Consulte la ayuda en lnea para obtener informacin ms detallada.

Guardar un correo electrnico como una actividad


Mantener mensajes de correo electrnico dentro de un registro de Socios de Negocio es una gran estrategia. Todas las personas de la empresa pueden ver el correo electrnico relacionado con un Socio de Negocio determinado, lo cual permite a todo el mundo tener la informacin completa sobre un determinado cliente o contacto interesado. Otra ventaja fundamental de guardar el correo electrnico como actividad es que puede crear automticamente actividades de seguimiento que le recuerden determinadas acciones. Para especificar cul debe ser la actividad de seguimiento en Microsoft Outlook seleccione SAP Business One Default Settings Save E-mail as Actividad. Para guardar un correo electrnico como actividad, abra el mensaje de correo en Microsoft Outlook, elija Quick Save E-mail as Actividad o Save E-mail as Actividad del men de SAP Business One en Microsoft Outlook. De manera similar a la sincronizacin, la seleccin de Save E-mail as Actividad le permite tener un control restringido sobre cmo se guarda exactamente el correo electrnico, incluyendo, si fuese necesario, la creacin de una nueva persona de contacto para el Socio de Negocio. Puede decidir si quiere guardar cualquier documento adjunto con el mensaje de correo electrnico. La Figura 8-9 muestra el aspecto de un mensaje de correo electrnico en SAP Business One. Este mensaje de correo electrnico era una actividad de seguimiento de la llamada telefnica. Para ver un documento adjunto, slo tiene que hacer doble clic en la pestaa Anexos de la ventana Actividad.

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Oportunidades de ventas

Figura 8-9: Correo electrnico de Microsoft Outlook guardado como actividad en SAP Business One

Trabajar con ofertas en Microsoft Outlook


Las ofertas en Microsoft Outlook funcionan de un modo ligeramente diferente al que hemos explicado hasta el momento. Para importar ofertas de SAP Business One, vaya al men SAP Business One en Microsoft Outlook y elija Quotations Set Filter para visualizar la ventana Quotations Filter. En esta ventana se configuran las opciones que filtran qu ofertas se importan. Haga clic en Save and Refresh para importar ofertas con estas opciones. Las ofertas se almacenan en una carpeta de correos electrnicos denominada Quotations, que se muestra en la Figura 8-10. Puede crear ofertas en SAP Business One y despus importarlas a Microsoft Outlook. Despus de la importacin, puede visualizarlas, editarlas o enviarlas como correos electrnicos. Tambin puede crear nuevas ofertas directamente en Microsoft Outlook. La ventana Quotation le proporciona acceso directo a informacin como por ejemplo cantidades de almacn y los ltimos precios, tal como estn creadas las ofertas en SAP Business One. De hecho, cuando aade o actualiza ofertas a travs de Microsoft Outlook, se actualizan o se aaden a SAP Business One y no es necesario ningn otro paso adicional (como la sincronizacin).

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Oportunidades de ventas

Figura 8-10: Importacin de ofertas de ventas a Microsoft Outlook

Generacin de instantneas de la actividad de Socios de Negocio


Las instantneas le ofrecen informacin detallada y potente para que pueda trabajar de manera eficaz con clientes y clientes potenciales. La integracin de Microsoft Outlook le ofrece la oportunidad de ver una instantnea de informacin sobre Socios de Negocio cuando sincroniza informacin de un contacto determinado. Si selecciona Synchronize This en el men SAP Business One de Microsoft Outlook, se le solicita que cree una instantnea de informacin para ese Socio de Negocio. Las instantneas son libros de trabajo de Excel que proporcionan informacin detallada sobre un Socio de Negocio concreto. Puede elegir entre 10 plantillas de instantneas o crear las suyas propias. Puede seleccionar una instantnea y generarla en un paso al visualizar el contacto en Microsoft Outlook y elegir SAP Business One Associate with. Aparece la ventana Associate with, tal como se muestra en la Figura 8-11.

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Oportunidades de ventas

Figura 8-11: Seleccin de una instantnea

En la pestaa Snapshot, elija una Snapshot Template de la lista desplegable. Para generar la instantnea, haga clic en Synchronize This. La instantnea que se crea aparece en la pestaa General del registro de contactos de Microsoft Outlook. Haga doble clic en la instantnea para abrirla en Microsoft Excel, tal como se muestra en la Figura 8-12.

Figura 8-12: Una instantnea de un cliente abierta en Microsoft Excel Manual de usuario SAP Business One 159

Oportunidades de ventas

La instantnea incluye una pgina de resumen (se muestra de por defecto) que est vinculada a hojas de trabajo detalladas para toda la informacin resumida. Para ver ms detalles sobre las llamadas de servicio en la instantnea que se muestran en la Figura 8-12, por ejemplo, haga doble clic para ir a la pgina del libro de trabajo o simplemente elija la pestaa Service Calls situada en la parte inferior del libro de trabajo.

De Microsoft Outlook a SAP Business One


En las secciones anteriores se ha definido lo que se puede hacer en Microsoft Outlook para gestionar su trabajo diario de convertir clientes potenciales en ventas. Todava hay una cosa ms que puede hacer en Microsoft Outlook para que le resulte ms fcil gestionar estos datos: SAP Business One dispone de datos clave sobre previsiones e informes de ventas que se deben actualizar con regularidad. Por qu no configura un recordatorio en Microsoft Outlook una vez que decida la frecuencia de actualizacin de las oportunidades de ventas en SAP Business One, ya sea diaria, semanal o bisemanal? En concreto, actualice el valor de la oportunidad (si vara), la fase de ventas a medida que progresa y el estado de cada oportunidad.

Creacin de informes sobre oportunidades de ventas


La creacin de informes sobre oportunidades de ventas es un paso clave, tanto para los comerciales individuales como para los responsables comerciales y los directivos de la empresa. El men principal de SAP Business One contiene 11 informes de ventas estndar que puede crear para gestionar las oportunidades de ventas y realizar previsiones y anlisis. Para generar cualquiera de estos informes, seleccione Oportunidades de venta Reportes de Oportunidades de venta y elija el informe en el que est interesado. La tabla de la pgina siguiente resume los informes disponibles. Con estos informes, puede analizar todos los aspectos del proceso de ventas para determinar el estado de las oportunidades que estn actualmente sobre la mesa, as como de aquellas que se han cerrado. Estos datos ayudan a sus responsables de ventas a planificar la estrategia y a evaluar lo que funciona y lo que no en trminos de obtencin de nuevos negocios.

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Oportunidades de ventas

Informe

Criterios de seleccin
Socio de Negocio, territorio, empleado de ventas principal, ltimo comercial, fase, fecha, sector, documentos, importe, porcentaje, orgenes, partners y competidores Igual que la previsin de oportunidades ms el estado

Informacin que muestra


Todas las oportunidades de ventas abiertas Orden de clasificacin: territorio, empleado de ventas principal, Socio de Negocio (dos niveles de agrupacin) Previsin que puede facilitar las perspectivas de ingresos a la larga; puede incluir oportunidades cerradas Orden de clasificacin: mes, trimestre y ao Oportunidades abiertas, ganadas, perdidas y totales Orden de clasificacin: igual que previsin de oportunidades ms nmero de artculo y grupo de artculos (dos niveles de agrupacin) Lista simple ordenada por nmero de oportunidad Un informe grfico (consulte la Figura 8-3) que se puede utilizar para analizar las fases en las que estn las oportunidades y los porcentajes de cierre reales para cada venta Oportunidades de ventas por origen; se puede visualizar en formato grfico Oportunidades de ventas que se han ganado Oportunidades de ventas que se han perdido Oportunidades de ventas abiertas Oportunidades de ventas cerradas

Previsin de oportunidades

Previsin de oportunidades a lo largo del tiempo

Estadstica de oportunidades

Igual que previsin de oportunidades a lo largo del tiempo

Oportunidades

Anlisis de la fase

Distribucin de orgenes en el tiempo Oportunidades ganadas Oportunidades perdidas Mis oportunidades abiertas Mis oportunidades cerradas

Igual que previsin de oportunidades a lo largo del tiempo Rango de fechas de inicio, rango de fechas de cierre previstas, fase de ventas, empleado de ventas, Socio de Negocio y se pueden incluir, de forma opcional, oportunidades con una fecha de cierre vencida Igual que previsin de oportunidades a lo largo del tiempo Rango de fechas de inicio, rango de fechas de cierre, empleado de ventas e interlocutor comercial Igual que oportunidades ganadas Sin criterios de seleccin Sin criterios de seleccin

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Oportunidades de ventas

Oportunidades previstas

Visualizacin grfica de las ventas Socio de Negocio, empleado de ventas, fase, fecha, documentos, previstas (Figura 8-13); haga clic con el botn derecho en el grfico importes y porcentaje para crear un anlisis de oportunidades dinmicas (Figura 8-14)

Ejecucin del informe de oportunidades previstas


Quiz uno de los informes ms importantes sea el informe Pipeline de oportunidades, que se muestra en la Figura 8-13, ya que proporciona una respuesta visual a la eterna pregunta de ventas Qu tenemos en perspectiva? Este informe se utiliza para analizar las oportunidades abiertas en las previsiones de ventas y facilita la tarea de identificar la proporcin de oportunidades abiertas en cada fase con relacin a todas las oportunidades abiertas.

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Oportunidades de ventas

Figura 8-13: Informe de oportunidades previstas

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Oportunidades de ventas

Puede visualizar Pipeline de oportunidades como un grfico de cambio dinmico seleccionando Goto Anlisis dinmico de oportunidades o haciendo clic con el botn derecho en Pipeline de oportunidades y seleccionando esta opcin (consulte la Figura 8-14).

Figura 8-14: Representacin dinmica de las oportunidades de ventas previstas

La ventana Anlisis dinmico de oportunidades representa cada oportunidad de ventas como un globo cuyo tamao se corresponde al importe potencial de la oportunidad de ventas. Se incluyen las oportunidades de ventas abiertas y cerradas. Cada divisin vertical representa una fase del proceso de ventas. Los globos se mueven de acuerdo con su estado cambiante a lo largo del eje longitudinal, que representa las fases del proceso de ventas.

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Oportunidades de ventas

Lista de verificacin de oportunidades de ventas


Configuracin de oportunidades de ventas

O O O

Vaya a Administracin Definiciones Oportunidades de venta Configure fases de ventas y defina un porcentaje de cierre para cada fase Configure competidores, partners y relaciones

Introduccin de una oportunidad de ventas

O O O O O O

Desde el men principal, vaya a Oportunidades de venta Oportunidad de venta Seleccione un Socio de Negocio o cree uno nuevo para este cliente potencial Introduzca una fecha de cierre prevista Introduzca un importe potencial para esta venta Introduzca otra informacin que desee, por ejemplo competidores y partners

Creacin de informes sobre oportunidades de ventas


Desde el men principal, vaya a Oportunidades de venta Reportes de Oportunidades de venta O Seleccione un informe de la lista

Introduccin de una actividad de ventas en SAP Business One

O O O

Seleccione Men principal Socio de negocios Actividad Especifique una actividad Especifique un Socio de Negocio, una fecha y cualquier otro dato adicional

Asociacin de un contacto de Microsoft Outlook con un Socio de Negocio de SAP Business One

O O O O O

En Microsoft Outlook, seleccione un contacto Elija SAP Business One Associate with Seleccione un Socio de Negocio En Microsoft Outlook, elija SAP Business One Synchronization Synchronize Configure los parmetros de sincronizacin y resuelva cualquier conflicto

Sincronizacin de SAP Business One y Microsoft Outlook

Sincronizacin de un contacto y creacin de una instantnea

O O O

En Microsoft Outlook, seleccione un contacto En la ventana Contact, elija SAP Business One Synchronize This Cuando se le solicite que cree una instantnea para este Socio de Negocio, haga clic en Yes
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Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones


Contenido del captulo O O O
Visin general de las funciones de creacin de documentos Autorizaciones, procedimientos de aprobacin y borradores de documentos Aceleracin de la creacin de documentos con asistentes

En este captulo se examinan las funciones de creacin de documentos como por ejemplo los borradores de documentos, la creacin de documentos a partir de otros y la creacin masiva de documentos. Estos son los tres modos con los que SAP Business One ayuda a los usuarios a acelerar y automatizar el proceso de creacin de documentos. Al combinar autorizaciones y aprobaciones con funciones de creacin de documentos, la aplicacin proporciona un poderoso conjunto de herramientas para que los usuarios realicen slo las tareas que son adecuadas para su nivel de responsabilidad y autoridad.

Visin general de las funciones de creacin de documentos


Las funciones de creacin de documentos de SAP Business One facilitan todo lo posible las tareas repetitivas, de forma que con poco esfuerzo y trabajo sistematizado puede crear rpidamente los documentos que necesite. Puesto que la creacin de documentos es una actividad central de SAP Business One, existen diferentes mtodos para actuar en las diferentes situaciones en las que se encuentran los usuarios. En las dos figuras siguientes se muestran los dos modos ms comunes de crear documentos manualmente y de forma individual: con el modo de adicin o utilizando un borrador de un documento existente. Al desplazarse por el men principal, el documento suele abrirse en modo Adicin. Cuando busque documentos o se desplace por ellos, puede entrar en el modo Adicin pulsando Ctrl + A o haciendo clic en el icono del modo Adicin (consulte la Figura 10-1). En el modo Adicin, aparece el botn

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Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones

Add en la parte inferior izquierda de la pantalla. Una vez introducidos los datos, puede contabilizar el documento o aadir datos maestros haciendo clic en el botn Add.

Figura 10-1: Creacin de documentos utilizando el modo Adicin

En lugar de hacer clic en el botn Add, puede utilizar el men Archivo para guardar documentos como borradores, como se muestra en la Figura 10-2. Un documento guardado como borrador se puede utilizar como plantilla para crear documentos similares las veces que desee. Los borradores de documentos tambin se utilizan para almacenar documentos que avanzan en un procedimiento de aprobacin.

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Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones

Figura 10-2: Utilizacin de borradores de documentos para crear documentos

Estos dos mtodos de creacin de documentos son directos y consisten en el proceso habitual de rellenar y guardar un formulario. Adems de admitir la creacin manual de documentos, SAP Business One ofrece dos asistentes para la creacin de documentos: el asistente de obtencin de documentos y el asistente de creacin de documentos, que se explican con ms detalle posteriormente en este captulo.

Autorizaciones, procedimientos de aprobacin y borradores de documentos


Los procedimientos de aprobacin y las autorizaciones son dos aspectos de definicin de roles en SAP Business One. Al conceder y limitar las autorizaciones de un usuario concreto, usted determina a qu funciones puede acceder el usuario y qu acciones puede realizar. Los procedimientos de aprobacin proporcionan al administrador un modo de ajustar lo que puede hacer cada usuario. Quiz se pregunte qu relacin existe entre autorizaciones, procedimientos de aprobacin y creacin de documentos. Todas estas caractersticas se pueden combinar; por ejemplo, un comercial puede crear pedidos de cliente y conceder porcentajes de descuento especficos. Como administrador, usted puede ajustar esta autorizacin de forma que el comercial pueda crear pedidos de cliente hasta un importe determinado. Tambin puede configurar procedimientos de aprobacin de forma que el

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Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones

responsable del comercial tenga que aprobar los pedidos de cliente que superen un determinado porcentaje de descuento.

Autorizaciones de usuarios
El proceso de configuracin de autorizaciones en SAP Business One es parecido a entregar una serie de claves que permiten acceder a ciertas caractersticas y funciones. Las autorizaciones permiten o impiden que determinados usuarios o grupos de usuarios realicen funciones como:
D

Crear ciertos tipos de documentos Ver o gestionar determinados tipos de datos Crear cuentas de usuario Establecer permisos para otros usuarios Acceder a funciones del men principal

Las autorizaciones utilizan el modelo organizativo de su empresa para que el acceso pueda estar controlado por el nivel directivo de un miembro del personal. Las autorizaciones se pueden copiar de un usuario a otro y se realiza un seguimiento de todos los cambios que se efectan en las mismas. El mecanismo de autorizacin de SAP Business One proporciona un control restringido de las funciones de la aplicacin a las que puede acceder cada usuario. Como se muestra en la Figura 103, en la ventana Autorizaciones (que se abre al seleccionar Administracin Inicializacin del sistema Autorizaciones) se recopila una lista de usuarios y una lista de todas las funciones disponibles en cada mdulo de SAP Business One.

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Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones

Figura 10-3: Ventana Autorizaciones

Cada mdulo incluye una lista de las funciones disponibles y el acceso a los datos que se puede conceder o denegar a cada usuario. Esta ventana proporciona parmetros adicionales para descuentos mximos, salidas de caja y la utilizacin del cifrado.
Recomendacin sobre el portal. Para conocer informacin detallada sobre las autorizaciones de usuario puede consultar la gua Cmo definir autorizaciones disponible en http://service.sap.com/smb/sbocustomer.

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Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones

Procedimientos de aprobacin
Los procedimientos de aprobacin de SAP Business One son una recopilacin de potentes mecanismos para controlar qu puede hacer cada persona y a quin se le debe solicitar la concesin de excepciones. Los procedimientos de aprobacin implican el establecimiento de lmites de tamao y naturaleza de las transacciones empresariales que cada usuario est autorizado a ejecutar. Cuando alguien intenta contabilizar un documento que supera el lmite establecido en los procedimientos de aprobacin, este documento se guarda de forma automtica como borrador durante el proceso de aprobacin. SAP Business One admite umbrales para aprobaciones, fases de aprobaciones y un mecanismo con fines generales que puede someter a aprobacin a casi cualquier tipo de documento. Cuando un documento avanza por el proceso de aprobacin, se guarda como borrador hasta que se concede la aprobacin y entonces la persona que inici el documento puede contabilizarlo. Las aprobaciones tienen dos dimensiones:
D

Los umbrales de aprobacin, que son criterios por encima o por debajo de las aprobaciones y son necesarios para varias categoras de documentos.

Las fases de aprobacin, que son los pasos que sigue una aprobacin desde la persona que cre la solicitud hasta una o varias personas que deben aprobar el trabajo

El mejor modo para comprender cmo funcionan las aprobaciones es con un ejemplo. Imaginemos que Fred, el responsable de un departamento encargado de realizar pedidos de material de oficina, tiene un lmite de 1.000 dlares por pedido de compras. Un da, para preparar una gran reunin, Fred tiene que realizar un pedido por un importe de material de oficina muy superior al normal. El pedido de compras asciende a 2.000 dlares. Cuando Fred intenta aadir ese pedido de compras recibe un mensaje que le indica que necesita una aprobacin y que ya se ha solicitado. El pedido de compras no se ha aadido, pero se ha guardado como borrador y se enva un mensaje al responsable de Fred. Si el responsable de Fred concede la aprobacin, Fred podr aadir el pedido de compras. En la Figura 10-4 se muestran los pasos del proceso de aprobacin.

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Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones

Figura 10-4: Pasos del proceso de aprobacin

SAP Business One implementa el proceso descrito en el ejemplo mediante plantillas de aprobacin a las que se puede acceder a travs del men principal seleccionando Administracin Procedimientos de autorizacin Modelos de autorizacin.

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Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones

Las plantillas de aprobacin incluyen cuatro tipos de informacin:


D

En la pestaa Autor se especifican los usuarios a los que se aplica el procedimiento de aprobacin. El responsable del departamento del ejemplo debera aparecer aqu.

En la pestaa Documentos se indican los documentos que necesitan aprobacin. Siguiendo el ejemplo anterior, el pedido de compras estara especificado aqu.

En la pestaa Etapas se definen las fases de la aprobacin. En nuestro ejemplo, habra una fase creada para la aprobacin del responsable.

En la pestaa Condiciones (que se muestra en la Figura 10-5) se establecen umbrales que pueden iniciar una aprobacin. Aqu es donde se fijara el umbral de 1.000 dlares.

Se puede especificar un nombre para las plantillas (la plantilla de la Figura 10-5 se denomina PO_APPROVAL ). La casilla de verificacin Active (situada a la derecha del campo Nombre ) debe estar marcada para que se aplique la plantilla de aprobacin. Las plantillas de aprobacin pueden regir parmetros muy diversos; por ejemplo, en la Figura 10-5 se muestra una norma que requiere una aprobacin para un pedido por valor de ms de 1.000 dlares.

Figura 10-5: Pestaa Condiciones de Modelos de autorizacin ventana Setup

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Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones

Recordatorio sobre creacin de informes de aprobacin. Hay dos informes clave para la utilizacin diaria de las aprobaciones. El informe de estado de la aprobacin muestra el estado de la solicitud de aprobacin a las personas que la iniciaron. El informe de decisin de la aprobacin muestra a los autorizadores todos los documentos que estn pendientes de aprobacin. Ambos informes son opciones que se encuentran en Administracin Procedimientos de autorizacin.

Con plantillas de aprobaciones configuradas correctamente, las aprobaciones se gestionan como se indica a continuacin. Cuando un usuario crea un documento que necesita ser aprobado, SAP Business One enva un mensaje a la persona responsable de aprobar el documento (puede ser necesaria una cadena de aprobaciones). La persona que autoriza puede aprobar o rechazar el documento utilizando la ventana Resumen de mensajes y alertas(mostrada en la Figura 10-6). Si tiene avisos pendientes, esta ventana aparecer cuando inicie la sesin en SAP Business One. Esta ventana tambin puede aparecer cuando est en la aplicacin, dependiendo de la configuracin que haya realizado el administrador del sistema en Administracin Gestin de alertas.

Figura 10-6: Ventana Messages/Alert Overview

En la ventana Resumen de mensajes y alertas se muestra informacin sobre el documento que est pendiente de aprobacin; las personas responsables de la autorizacin pueden consultar rpidamente los documentos que requieren su aprobacin haciendo clic en las flechas de navegacin naranja. Estas personas pueden aadir comentarios que aclaren los motivos de sus decisiones.
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Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones

Independientemente del resultado, en cuanto una persona responsable de la autorizacin realiza una accin en un documento, SAP Business One enva un mensaje a la persona que cre el documento y este mensaje se muestra en la ventana Resumen de mensajes y alertas de ese usuario. Si el documento est aprobado, la persona que lo cre puede convertir el borrador aprobado en un documento directamente desde la ventana Resumen de mensajes y alertas, si as lo desea. Si la persona responsable de la autorizacin no aprueba el documento, la persona que lo cre tambin recibe un mensaje que le informa al respecto. Como cabe esperar, en este caso el borrador no se puede convertir en un documento normal.

Creacin manual de borradores de documentos


Los procedimientos de aprobacin crean borradores de documentos de forma automtica. Por diversos motivos, tambin es posible crear borradores de documentos manualmente. Esto puede ser necesario cuando un documento slo se ha rellenado parcialmente y quiere completarse ms tarde. O si alguien sabe cmo rellenar parte del documento pero necesita ayuda para acabar otra parte. Los borradores de documentos tambin se pueden utilizar como plantillas de documentos que se deben rellenar varias veces con pocos cambios. La creacin manual de borradores de documentos en SAP Business One es simple y directa. Los borradores de documentos se pueden crear para documentos de ventas y de compras. Cuando se crean documentos en estas dos reas, aparecer activada la opcin de men Grabar como preliminar en el men File (Figura 10-7).

Figura 10-7: Men File para crear borradores de documentos Manual usuario SAP Business One 175

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Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones

Si guarda un documento como borrador, queda disponible para ser utilizado posteriormente. El siguiente paso para utilizar un borrador de documento es buscar los borradores existentes y, a continuacin, elegir uno como base para crear un documento nuevo; este proceso se resume en la Figura 10-8.

Figura 10-8: Buscar borradores de documentos

Despus de abrir el borrador del documento, puede ajustar la informacin y volver a guardarlo como borrador o como documento normal. A continuacin se muestran otros ejemplos de modos habituales de trabajar con los borradores de documentos adems de los que se han mencionado hasta ahora:
D

Crear plantillas para documentos peridicos Guardar el trabajo para que lo utilicen otros miembros del personal Capturar informacin para un documento que no est autorizado a aprobar Guardar el trabajo en curso para retomarlo ms tarde
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Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones

Los borradores de documentos se pueden borrar del informe Documento preliminar(consulte la Figura 108) haciendo clic con el botn derecho sobre el borrador y seleccionando Eliminar del men contextual. Si aade un documento utilizando un borrador, ste no se borra automticamente. Lo puede borrar cuando ya no lo necesite. Los usuarios pueden guardar sus propios borradores y utilizar los que creen otros usuarios.

Aceleracin de la creacin de documentos con asistentes


SAP Business One ofrece dos asistentes para automatizar la creacin de documentos El asistente de obtencin de documentos le orienta por el proceso de creacin de un documento nuevo utilizando informacin procedente de uno o varios documentos como punto de partida. La copia automatizada a y desde documentos en documentos nuevos ahorra tiempo y reduce los errores. Por ejemplo, enva una oferta para un lote de productos y, despus de hablar con el cliente, se da cuenta de que las cantidades solicitadas han cambiado en varios artculos y uno de ellos ya no figura en el pedido. La ventaja es que no tiene que volver a introducir los datos de la oferta en un pedido de cliente; puede copiar la oferta en un pedido o copiar el pedido de una o varias ofertas. De este modo, SAP Business One le ayuda a ahorrar tiempo y a evitar errores. El asistente de creacin de documentos crea de forma automtica varios documentos de ventas nuevos utilizando otros documentos de ventas como punto de partida. De este modo, por ejemplo, todos los pedidos recogidos en un centro de atencin telefnica se pueden convertir en notas de entrega a la vez, de forma que dichos productos se pueden registrar como enviados desde el almacn. O, si un pedido de cliente contiene artculos que se van a enviar a dos puntos, se pueden crear dos notas de entrega para un pedido de ventas. Ambos asistentes se explican en las secciones siguientes.

Asistente de obtencin de documentos


El asistente de obtencin de documentos le ayuda a crear un documento nuevo a partir de uno existente orientndole paso a paso a travs del proceso y asesorndole al mismo tiempo. El asistente est disponible para la mayora de los documentos de los mdulos de ventas y compras. Para empezar proceso, puede crear una versin en blanco del documento. Por ejemplo, despus de abrir un pedido de cliente en blanco y especificar el cliente pertinente, ejecute el asistente haciendo clic en el botn Copiar de situado en la esquina inferior derecha de la ventana (consulte la Figura 109).
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Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones

Elija el documento que desea utilizar para crear un documento nuevo en la lista de ofertas de ventas seleccionables que se muestra. Se pueden utilizar varias ofertas de ventas en la creacin de un nuevo pedido de ventas. Al elegir un documento se ejecuta el asistente de obtencin de documentos, el cual le ofrece varias opciones para personalizar y modificar los datos de acuerdo con el documento que se est creando y los documentos de origen utilizados para crearlo. Por ejemplo, puede decidir si desea utilizar el tipo de cambio de cuando se cre la oferta de ventas o el tipo de cambio vigente que se actualiza da a da en la tabla de tipos de cambio.

Figura 10-9: Inicio del asistente de obtencin de documentos

Tal como se muestra en la Figura 10-10, puede optar por personalizar los datos a nivel de artculos: aqu puede modificarlo prcticamente todo. Puede borrar filas, cambiar cantidades, modificar precios, incluir descuentos, etc.

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Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones

Figura 10-10: Utilizacin del asistente para crear un pedido de cliente

El pedido de cliente recin creado tiene una nota que se crea automticamente que indica qu oferta u ofertas de ventas se han utilizado para crearlo. Tambin es posible determinar el documento base a partir del cual se ha creado un documento o el documento de destino creado a partir de un documento base utilizando dos iconos de la barra de herramientas. Cuando se abre un documento haciendo clic en el icono del documento base aparece una lista de documentos que se utilizaron aparece el

como base del documento actual. Al hacer clic en el icono documento de destino

ltimo documento de destino creado utilizando como base el documento que est abierto en ese momento. Este modo de buscar documentos base y destino tambin funciona en el nivel de fila de artculos especficos. Si marca una fila concreta y a continuacin hace clic en los iconos de documentos base o destino, puede ver el documento que fue base o destino de esa fila.

Asistente de creacin de documentos


El asistente de creacin de documentos automatiza el proceso de creacin de documentos utilizados en el proceso de ventas y suministro de SAP Business One. Cuando utilice el asistente, puede decidir si crea documentos de destino como notas de entrega o facturas de forma automtica utilizando pedidos de cliente, entregas, devoluciones o facturas de deudores como base. El asistente de creacin de documentos est destinado a empresas que producen lotes de facturas o notas de entrega una vez al da o una vez por semana.
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Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones

Recordatorio sobre copias de seguridad. El asistente de creacin de documentos puede crear decenas o cientos de documentos de cada vez, muchos de los cuales tienen un impacto significativo en la contabilidad y son difciles de anular. Por este motivo, debe utilizar este asistente con cuidado y, generalmente, slo despus de haber realizado una copia de seguridad de toda la base de datos. De este modo, la recuperacin tras una accin equivocada se limita a restaurar la base de datos, en lugar de deshacer cientos de asientos de diario. Otra forma de trabajar de modo seguro con la creacin de documentos es configurar el asistente para crear un borrador de documento que le permita ejecutar el asistente y ver si todo funciona correctamente antes de contabilizar los documentos.

Dada su utilidad, normalmente su consultor de implementacin le ensear a utilizar el asistente de creacin de documentos. En esta seccin se ofrece un resumen de los principales pasos de la utilizacin del asistente de creacin de documentos. El asistente, que se inicia desde el mdulo de ventas cuentas de deudor es , se abre con una pantalla de bienvenida a la que sigue otra para el paso 1, que le permite recuperar un conjunto de parmetros definidos guardados para una ejecucin de creacin de documentos. La pantalla del paso 2 del asistente se muestra en la Figura 10-11.

Figura 10-11: Parmetros de documentos de destino

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Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones

Los parmetros de documentos de destino que se muestran en esta figura le permiten controlar el tipo de documento que est creando (pedidos de cliente, notas de entrega, devoluciones o facturas) y personalizar otras partes del documento. En el paso 3 del asistente puede especificar qu documentos se utilizan como documentos base para la creacin de documentos. Igual que ocurra con el asistente de obtencin de documentos, este asistente le permite seleccionar documentos para utilizarlos en la creacin de otros nuevos. En la Figura 10-12 se muestra la pantalla que se utiliza para seleccionar los documentos base.

Figura 10-12: Seleccin de documentos de base

Una de las ms potentes funciones del asistente de creacin de documentos es su forma de comprender qu documento tiene una autoridad mayor. Por ejemplo, si un pedido de cliente se cre a partir de una oferta de ventas y tanto el pedido como la oferta estn incluidos como documentos base, el asistente de creacin de documentos omite la oferta de ventas porque el pedido de cliente
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Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones

prevalece sobre ella. Tambin se pueden utilizar los iconos de documentos base y destino para buscar documentos base y destino que se crearon con el asistente de creacin de documentos. En el paso 4 del asistente, debe seleccionar si quiere consolidar documentos y cmo quiere hacerlo, ya que se puede hacer por nombre de envo, condiciones de pago, mtodo de pago o criterios personalizados. En el paso 5, elija clientes especficos para los que deben crearse documentos en la ejecucin. En el paso 6 se especifica qu debe ocurrir si faltan datos o existen errores de contabilidad o inventario al crear los documentos. Las opciones son saltar al documento siguiente, al cliente siguiente u obtener una confirmacin de forma interactiva. En el paso 7 puede guardar los parmetros para la ejecucin utilizando el nombre y la descripcin, iniciar la ejecucin o ambas cosas. Antes de iniciar la ejecucin, la aplicacin le recuerda que debe tener una copia de seguridad actual. En el paso 8, el asistente es un listado de los documentos que se han creado, junto con cualquier mensaje de error que se pueda haber generado. Aunque este resumen ofrece una buena descripcin de lo que puede hacer el asistente de creacin de documentos, se recomienda solicitar la ayuda de su consultor de implementacin o realizar numerosos ensayos en un entorno de prueba antes de utilizar esta funcin en produccin. Su gran potencia va acompaada de una gran responsabilidad.

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Seleccin de accesos directos de teclado

En este apndice se han recopilado accesos directos de teclado prcticos que acelerarn su eficacia al trabajar con SAP Business One. Quizs le resulte til tener una copia de este apndice cerca del teclado para consultarlo fcilmente.

Accesos directos generales


Tarea
Visualizar el men principal de SAP Business One Imprimir el documento o registro actual Visualizar un diario de transacciones Salir de SAP Business One Deshacer Volver a hacer Cortar Copiar Pegar Buscar clientes o artculos que comiencen por una letra concreta Seleccionar varios artculos Ver campos definidos por el usuario Ver el registro o documento siguiente Ver el registro o documento anterior Pasar al modo Adicin (si se visualiza un documento o datos maestros, se abre un documento en blanco o una pantalla de datos maestros) Pasar al modo Buscar Cambiar un nombre de campo Especificar la fecha actual en el campo de fecha Especificar una fecha del mes actual Especificar una fecha del ao actual Cerrar todas la ventanas salvo el men principal de SAP Business One

Acceso directo
CTRL + 0 (cero, no la letra O) CTRL + P CTRL + J Ctrl + Q Ctrl + Z Ctrl + May. + Z Ctrl + X Ctrl + C Ctrl + V Escribir letras en el campo nombre o descripcin * Tabulador Mantener pulsado Ctrl y hacer clic en los artculos que desee Ctrl + May. + U Ctrl + flecha derecha Ctrl + flecha izquierda Ctrl + A Ctrl + F Ctrl y doble clic en el nombre de campo * y tabulador Da del mes y tabulador Da, mes y tabulador May. y hacer clic en la X de la esquina superior derecha de la ventana

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Seleccin de accesos directos de teclado

Accesos directos de tabla


Tarea
Aadir una fila Duplicar una fila Eliminar una fila Ordenar la tabla por columnas en orden ascendente Ordenar la tabla por columnas en orden descendente Mostrar informacin detallada sobre una fila Ir a la primera fila Ir a la ltima fila

Acceso directo
Ctrl + I Ctrl + M Ctrl + K Doble clic sobre la cabecera de la columna Alt + doble clic sobre la cabecera de la columna Ctrl + L Ctrl + H Ctrl + E

Accesos directos en documentos de compras y de ventas


Tarea
Calcular el beneficio bruto Especificar un mtodo de pago Calcular el volumen y el peso Abrir documento base Abrir documento de destino Ir al campo de cdigo de Socio de Negocio Ir al campo Remarks Elegir un nmero de serie para un artculo Comprobar los ltimos precios Visualizar artculos alternativos

Acceso directo
Ctrl + G Ctrl + Y Ctrl + W Ctrl + N Ctrl + T Ctrl + U Ctrl + R Ctrl + Tabulador en el campo cantidad Ctrl + tabulador en el campo Precio Ctrl + tabulador en el campo Item No. Despus de hacer clic en el icono de bolsa de dinero para especificar un pago entrante, pulse Ctrl + B para copiar el importe en el documento

Copiar un importe al especificar un pago

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Configuracin de Socio de Negocio y artculo

En las tablas siguientes se muestran los requisitos previos para la configuracin de Socios de Negocio y datos sobre artculos. Esta informacin es especialmente relevante cuanto se utiliza la herramienta DTW (Data Transfer Workbench) para la transferencia de datos. Aunque la mayor parte de los elementos de datos no son obligatorios, si los ha definido, puede configurarlos desde el inicio y sacar partido a toda la informacin que posee sobre Socios de Negocio y artculos para crear las vistas ms completas que sea posible con esta informacin. Estas tablas incluyen todos los elementos de datos de configuracin bsicos que se pueden aadir a cada registro de datos maestros. Los elementos crticos se marcan como S de recomendado (Suggested) o M de obligatorio (Mandatory).

Requisitos previos de configuracin de datos maestros sobre Socios de Negocio


Recomendado Elemento de datos u obligatorio
S Grupo de clientes o proveedores Clase de expedicin Empleado de ventas Territorio de ventas Cdigos de estado o provincia de todos los estados o provincias que no pertenezcan a Estados Unidos Condiciones de pago Tipo de tarjeta de crdito Mtodos de pago (al menos uno de entrada y otro de salida) Cuenta de control de acreedores o deudores Lista de precios Cuentas de banco propio Cdigo del IVA Propiedades de clientes o proveedores

S S S M S

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Configuracin de Socio de Negocio y artculo

Requisitos previos de configuracin de datos maestros sobre artculos


Recomendado Elemento de datos u obligatorio
M S Cuenta de mayor (pestaa Inventario) Grupo de artculos Clase de expedicin Fabricante Proveedor preferido (se deben haber aadido primero los proveedores) Almacn (slo para artculos de inventario) Varios pedidos Propiedades de artculos Lista de precios

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