INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO VIGENCIA 2012

ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT D.C. Radicado No:
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO Avances COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL Ideario tico establecido, documentado y sensibilizado mediante procesos de induccin y reinduccin. Eleccin o ratificacin del representante sectorial ante la Comisin Intersectorial de Gestin tica del Distrito Capital, segn Circular 107 de Octubre 10 de 2012. Desarrollo de la Campaa "Transparente me ven mejor" en las diferentes dependencias de la Secretara General: Se realiz sensibilizacin y entrega del kit de la transparencia a los funcionarios (esfero, manilla, libreta, bolsa, chaleco y pines del escudo y bandera de Bogot). Formulacin del proyecto de inversin Fortalecimiento de la transparencia y la eficiencia de la gestin pblica distrital (745), de acuerdo con lineamientos del Plan de Desarrollo Bogot Humana. Reglamento para los planes, programas y subprogramas de Capacitacin y Estmulos y se define el procedimiento para la participacin de los servidores de la Secretara General (Resolucin 946 de 2007) Plan Institucional de Capacitacin documentado (Resoluciones 192 de 2012 y 286 de 2012) y desarrollado. Jornadas de induccin y re-induccin realizadas (Memorando 3-2012-2895 del 11 de Julio de 2012). Medicin y anlisis del clima laboral, los cuales fueron realizados por la ARL Positiva. Plan de Incentivos documentado (Resolucin 326 de 2012), eleccin de los mejores empleados de carrera administrativa, de libre Nombramiento y Remocin (Resolucin No. 1023 de 2012), y seleccin de los equipos participantes en el proceso de incentivos (Resolucin 885 de 2012).

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La Entidad implement y estableci los factores y criterios de aplicacin para acceder al Nivel Sobresaliente en la Evaluacin del Desempeo Laboral (Resolucin 136 de 2011). Seguimientos a los planes de Bienestar y capacitacin (trimestralmente) y medicin de su eficacia por medio del indicador formulado. Evaluaciones del desempeo y los acuerdos de Gestin, los cuales se articulan con los Planes de Gestin. Asignacin de recursos para mejorar y mantener el Sistema Integrado de Gestin en la Secretaria General, por medio del Proyecto de Inversin Sistema de mejoramiento de la gestin en la Secretara General (484) Plan de accin para el mantenimiento de la certificacin NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008, el cual se cumpli, promoviendo el mejoramiento de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestin. Realizacin de los Comits Directivos del Sistema Integrado de Gestin y las reuniones de revisin por la Direccin, se evala el avance de los sistemas de gestin de la entidad. Seguimiento, establecimiento y aplicacin de diferentes mecanismos en cumplimiento con los lineamientos para preservar y fortalecer la transparencia y para la prevencin de la corrupcin - Decreto Distrital 371 de 2010.

COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Durante el ao se realizaron socializaciones del Mapa de Procesos en diferentes actividades, tales como, asesoras personalizadas y en grupo por procesos, induccin y re-induccin (conjuntamente con la Subdireccin de Talento Humano), al igual que actividades ldicas como sketches, juego interactivo Quien Quiere Ganar con Calidad. El plan de Compras fue publicado en el SICE y en el pgina Web de Entidad, link Contratacin a la Vista. La informacin con respecto a la Contratacin tambin se encuentra publicada en el Portal nico de Contratacin: Sistema Electrnico para la contratacin pblica - SECOP. Publicacin del plan de gestin de la Secretara General en la pgina WEB en cumplimiento a lo establecido en los Artculos 74 y 77 de la Ley 1474 de 2011. Luego del proceso de armonizacin de los Planes de Desarrollo, en el segundo semestre se public una segunda versin del Plan de Gestin, el cual se ajust con las metas establecidas en el Plan de Desarrollo Bogot Humana.

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La Entidad estableci y document la Misin, Visin, objetivos institucionales, acciones, cronogramas, responsabilidades y metas acordes con el qu hacer misional, los cuales estn publicados en la intranet y/o pgina Web. Documentacin del Sistema Integrado de Gestin, compuesto por herramientas de gestin encaminadas a garantizar el logro de objetivos institucionales, cumplimiento de los fines del Estado y el mejoramiento de la calidad de los servicios a cargo de la entidad (Gestin de Calidad - SGC, Gestin Documental SIGA, Seguridad en la Informacin SGSI, Seguridad y Salud Ocupacional SySO, Responsabilidad Social SRS, Gestin Ambiental SGA, Control Interno SCI, Desarrollo Administrativo) - Resolucin 464 de 2011. Diagnstico del Sistema Integrado de Gestin - SIG, de conformidad con los lineamientos descritos en la Norma Tcnica Distrital del Sistema Integrado de Gestin para las Entidades y Organismos Distritales (Decretos Distrital 652 de 2011). Lineamientos para el manejo del medio ambiente en la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot (Directiva 6 de 2012). Procesos de la Entidad bajo una estructura basada en el PHVA. Modelo de Operacin por procesos (Mapa de Procesos) publicado en la intranet y pgina Web de la Entidad. Equipo de Gestores del Sistema Integrado de Gestin conformado y consolidado. Los procesos y procedimientos establecidos en la entidad permiten identificar los niveles de autoridad y responsabilidad, los cuales se ven reflejados en el Organigrama, Manual de Funciones y/o la Matriz de Responsabilidades establecida en el procedimiento de Elaboracin y Control de Documentos 2210111PR-002. Ajuste de la estructura organizacional de la Entidad, creando la Oficina de Alta Consejera para los Derechos de las Vctimas, la Paz y la Reconciliacin, y la Alta Consejera Distrital de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones TIC, y reajustando las funciones de la Subdireccin de Informtica y Sistemas (Decreto 59 y 77 de 2012).

COMPONENTE: ADMINISTRACIN DEL RIESGO

Metodologa documentada en el procedimiento Administracin del Riesgo 2210111-PR-214 e Instructivo Manejo del Aplicativo administracin de riesgos 2210111-IN-011. Su consulta puede realizarse en la Intranet, pgina Web de la Entidad.

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As mismo se actualiz el aplicativo Sistema de Administracin de Riesgos de acuerdo con la metodologa del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, las disposiciones de la Ley 1474 de 2011, frente a los riesgos de corrupcin, lo dispuesto en los Decretos 019 y 734 de 2012 frente a los riesgos de la contratacin, la norma de calidad ISO 27000 respecto a riesgos sobre los activos de informacin, la norma ISO 14000 respecto a los riesgos que afectan al medio ambiente y la norma ISO 18000 sobre los riesgos de salud y seguridad ocupacional en la ejecucin de los procesos.

Poltica de Administracin del Riesgos de la Secretara General actualizada y documentada (Resolucin 303 de 2012), estableciendo de forma integral tratamiento de riesgos de gestin institucional por procesos y proyectos de inversin, que incluya aspectos asociados a los activos de informacin; seguridad y salud ocupacional; gestin ambiental; procesos de seleccin y/o contratacin; y los posibles riesgos relacionados con eventos de corrupcin, para garantizar el cumplimiento de la misin, visin y objetivos institucionales, la cual ser la base para la definicin de los planes de contingencia y continuidad de la entidad. Los ciclos de control establecidos se desarrollaron dentro de los trminos establecidos, revisando y ajustando los Riesgos (identificacin, valoracin y monitoreo) y los controles establecidos.

Debilidades Identificacin de eventos (internos y/o externos) que afectan el cumplimiento de planes, metas, actividades de algunos procesos y procedimientos. Ajuste y actualizacin de lineamientos Estratgicos y mapa de procesos de la Secretara General, acorde con la creacin y funciones relacionadas con la Alta Consejera para los Derechos de las Vctimas, la Paz y la Reconciliacin, y la Alta Consejera Distrital de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones TIC. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN Avances COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL La estructura de las caracterizaciones de proceso describe actividades de Planear, Hacer, Verificar y Actuar, y se constituyen en guas de accin y parmetros para la ejecucin de los procesos, procedimientos y actividades. Polticas de operacin por cada proceso, las cuales se actualizan y describen en las correspondientes caracterizaciones, contribuyendo a una mejor ejecucin de procedimientos y actividades.

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La entidad cuenta con normograma, el cual se asocia a los procedimientos de la Entidad. Procesos y procedimientos actualizados, en el que se incluyeron lineamientos de transparencia, anticorrupcin, acceso a la informacin y supresin de trmites innecesarios, segn los establecido en la Ley 1474 de 2011, Decreto Distrital 371 de 2011, y Decretos 019 y 734 de 2012. Aplicativo del Sistema Integrado de Gestin, Intranet y pgina Web de la entidad para consulta, orientacin y desarrollo de las actividades propias de cada proceso. La Entidad cuenta con indicadores que permiten realizar seguimiento y evaluacin a la gestin, actividad que es monitoreada mediante informes mensuales y trimestrales. Los indicadores cuenta con Fichas Tcnicas (Hojas de Vida), y son gestionadas por medio del aplicativo SIGESIN. Los procedimientos identifican puntos de control, articulados con los identificados y definidos en la Administracin de Riesgos.

COMPONENTE: INFORMACIN El Sistema Integrado de Gestin puede ser consultada por los funcionarios, ciudadanos y dems partes interesadas a travs de la Intranet y/o pgina Web de la Entidad. La Entidad recibe informacin de la ciudadana, usuarios y dems partes interesadas a travs del Sistema Distrital de Quejas y Reclamos - SDQS, Sistema de Informacin Disciplinaria SID-, Portal Contratacin a la Vista CAV, Sistema de Informacin de procesos Judiciales SiproWEB, Sistema Unificado de Inspeccin, Vigilancia, Sistema de Informacin de Personas Jurdicas SIPEJ. La Entidad cuenta con el proceso de Gestin Documental Interna (2211600-PR-027) y Sistema de Gestin Documental -SIGA- facilitando la administracin y gestin de la informacin y comunicaciones internas y externas. Los sistemas de informacin son administrados bajo polticas de la Subdireccin de Informtica y Sistemas para una adecuada disponibilidad, seguridad e integridad de la informacin. En cumplimiento a la Ley 962 de 2005, la Entidad cuenta con 6 trmites y 14 servicios registrados en el Sistema nico de Informacin de Trmites. (SUIT). Las Tablas de Retencin Documental facilitan el manejo de los documentos, contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental, proporcionan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin y regulan las transferencias documentales.

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Actualizacin de los sistemas de informacin, por medio del procedimiento Anlisis, diseo, desarrollo e implementacin de soluciones (2213200-PR-106). Se realizan las mediciones de percepcin de satisfaccin de los servicios prestados en la Entidad, posibilitando la identificacin de oportunidades de mejora. La disponibilidad de sistemas de informacin fue de 94.73% en el segundo semestre de 2012. El total de horas de indisponibilidad de los sistemas durante el segundo semestre de 2012 fue de 228 horas que corresponden al 5.27 %. Estructuracin del 25% del Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin SGSI- para hacerlo parte del Sistema Integrado de Gestin de la Entidad. Promocin de uso de Software Libre en las entidades del Distrito, lo cual contribuye a la racionalizacin del gasto pblico, conformacin de bancos de proyectos exitosos y la priorizacin de la contratacin de Software Libre en las entidades - Directiva 011 de 2012. En la Entidad se logr el alistamiento, configuracin e instalacin de esta herramienta en 706 equipos de cmputo tipo escritorio y 47 porttiles.

COMPONENTE: COMUNICACIN PBLICA De acuerdo con el proceso Divulgacin a los medios de comunicacin, entidades distritales y comunidad en general de la gestin del Alcalde y las Secretaras Distritales (1110111-PO-016) se divulga informacin oportuna, transparente y veraz. As mismo, se disea, revisa y divulga campaas de comunicacin con el ciudadano (1100100-PO-041). Se han definido los canales electrnicos (Intranet, correo electrnico, piezas comunicacionales virtuales y audiovisuales) y los canales fsicos (carteleras, documentacin oficial, publicaciones) para la divulgacin de las directrices y la informacin que expide el despacho del Secretario General de inters para los servidores pblicos de la entidad. Proceso Sistema Distrital de Quejas y Soluciones, el cual facilita recibir, analizar y direccionar al proceso o entidad distrital competente las quejas, reclamos, sugerencias, solicitudes de informacin y/o derechos de peticin de inters general o particular por parte del ciudadano. Los requerimientos pueden presentarse desde cualquier punto de la Red CADE, Lnea 195, y pgina web. As mismo, se evala la coherencia, claridad, calidez y oportunidad de las respuestas y se efecta el seguimiento a la gestin de los requerimientos. En el Portal Bogot se dispone los siguientes aplicaciones: Chat 195, Chat para personas sordas, Chat para impuestos distritales, gua de trmites y servicios, Twitter, entre otros.

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Como actividades para la participacin del ciudadano y las partes interesadas se cre el espacio Jueves de servicio al Ciudadano. Publicacin en la pgina Web de la Secretara General los informes de gestin anual, los logros y resultados Institucionales, los Estados Financieros, entre otra informacin institucional referente al quehacer de la Entidad. Los actos administrativos tales como decretos, resoluciones, directivas, circulares se encuentran publicadas en el aplicativo Rgimen Legal. Piezas comunicacionales para sensibilizacin de los servidores como: El fruto de la amistad, Transparente me ven mejor, Presimulacro y Simulacro Distrital, Da de la Mujer, Sistema Integrado de Gestin, Certificacin de Calidad y Seminarios Virtuales, entre otros. Campaas de comunicacin y participacin ciudadana bajo los temas de: "Armar o amar? - S al desarme ciudadano"; Cabildos Participativos, Turismo Sexual IDT, Caminata de la Solidaridad, Comparsas de Bogot, Incendios Forestales, campaa Matoneo de la Secretara de Educacin, piezas de BTL para la campaa Conmuvete, Campaa de la Alta Consejera para las Vctimas, Semana por la paz y campaa Consumo mnimo Vital. La Secretara General expidi la Resolucin 024 de 2012 Por la cual se fijan las directrices para la Rendicin de la Cuenta de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C. a la Contralora de Bogot, D.C., en cumplimiento de las Resoluciones Reglamentarias Nos. 034 de 2009 y 001, 013 y 028 de 2011 de la Contralora de Bogot, D.C." Se expide la Circular 01 de 2012 para la rendicin de la cuenta y presentacin de informes por parte de los responsables del manejo de fondos, bienes o recursos pblicos del distrito capital a la Contralora Distrital. En el marco del 'Sistema de Rendicin Social de Cuentas', realizado en Diciembre, el Alcalde Mayor de Bogot, present un balance de su gestin, ante la comunidad congregada en el coliseo El Campn, en donde la ciudadana conoci de primera mano los resultados de la gestin

Debilidades Actualizacin de indicadores y resultados de mediciones en el aplicativo SIGESIN, as como la incorporacin de algunos indicadores creados con base en los lineamientos del Plan de Desarrollo Bogot Humana. Efectividad de los controles definidos y relacionados con la programacin y ejecucin de la gestin,

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presupuesto y gestin contractual. Al anlisis de informacin relacionada con las necesidades y requerimientos del cliente que promuevan la mejora continua. Consulta de formatos controlados del Sistema Integrado de Gestin por medio del Software Libre instalado (Libre Office). Conocimiento en el uso de las aplicaciones de software libre instalado (Libre Office). SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN

Avances COMPONENTE: AUTOEVALUACIN La Resolucin 086 de 2011 "Por la cual se actualizan las disposiciones para el funcionamiento de los Subcomits de Autocontrol de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., se asignan nuevas funciones a los mismos y se dictan otras disposiciones", contempla en el artculo 5 numeral 7, como una de las funcionalidades, efectuar el seguimiento y cumplimiento de los planes de mejoramiento institucionales, por procesos e individuales, y compromisos adquiridos, con ocasin de las auditoras de los organismos de control interno y externo, tomando los correctivos frente a las observaciones formuladas por la Oficina de Control Interno y los entes de control externo. La Secretara General cuenta con mecanismos de verificacin y evaluacin del Sistema de Control Interno, como: Subcomits de autocontrol, herramientas de Administracin de Riesgos, evaluaciones de desempeo, indicadores, procedimiento de acuerdos de gestin, entre otros. Los procedimientos de los procesos estratgicos definen lineamientos y mecanismos para realizar seguimiento y autoevaluacin de los proyectos de inversin e informes de gestin. Los indicadores de gestin facilitan el seguimiento a la gestin. Comit Directivo del Sistema Integrado de Gestin, los Comits Directivos del Sistema de Control Interno y las reuniones de Revisin por la Direccin, algunos de los mecanismos de autoevaluacin de la gestin en la entidad. Durante la vigencia 2012 se realiz la Revisin por la Direccin donde fueron presentados los resultados de las auditoras internas y externas, retroalimentacin del cliente, desempeos de los procesos, conformidad del producto, estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora, resultado de las gestin de riesgos, los cambios que pueden afectar el Sistema Integrado de Gestin, Plataforma Estratgica y recomendaciones para la Mejora; dentro de las conclusiones se reporta, entre otros aspectos, que el Sistema de Gestin de Calidad es conveniente, adecuado y se Enfoca a la Mejora Continua de los Procesos.

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Los mecanismos que utilizan los lderes de proceso de la entidad para verificar la efectividad del Sistema de Control Interno se encuentran: Encuestas de percepcin, indicadores, Subcomits de autocontrol e informes de gestin, auditoras internas, entre otros, los cuales que permiten realizar evaluacin y anlisis de los resultados obtenidos.

COMPONENTE: EVALUACIN INDEPENDIENTE Las auditorias se ejecutan de acuerdo con el Programa Anual de Auditoras en las fechas previstas. Desarrollo auditoras Integrales: se evalan subsistemas, componentes o elementos del Sistema de Control Interno observando y entre otros criterios de auditora, las acciones correctivas, preventivas o de mejora implementadas con el fin de determinar las mejoras en la gestin. As mismo, se analizan los resultados de la gestin en cumplimiento de los planes, proyectos de inversin y acuerdos de gestin en los procesos. En La Oficina de Control Interno cuenta como criterio de Auditora, entre otros, verificar las actividades de autoevaluacin efectuados por la Entidad y realiza seguimiento al cumplimiento de la realizacin de los subcomits de autocontrol, de conformidad con la Resolucin Interna 86 de 2011. Seguimiento de los Planes de Mejoramiento por medio de mesas de trabajo, verificando el avance de las acciones establecidas. Como resultado de las auditoras internas o de gestin se generan acciones correctivas, preventivas o de mejora al interior de los procesos con el fin de responder a las recomendaciones de la Oficina de Control Interno.

COMPONENTE: PLANES DE MEJORAMIENTO Mediciones de percepcin de satisfaccin de los servicios prestados en la Entidad, posibilitando la determinacin de oportunidades de mejora. Los responsables de procesos formulan acciones correctivas, preventivas y de mejora de la gestin y en la Secretara general se cuenta con el procedimiento de encuestas, el cual permite identificar las oportunidades de mejora en los procesos. Con el procedimiento de Acciones correctivas, preventivas y de Mejora 2210111-PR-005, se establecen los lineamientos para formular, realizar seguimiento y verificar la eficacia de las diferentes acciones las cuales se encuentran registradas por proceso en el Aplicativo del Sistema Integrado de Gestin.

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Formulacin de acciones de mejoramiento a travs del aplicativo del Sistema Integrado de Gestin. La ejecucin de las acciones correctivas, preventivas o de mejora ha permitido una mejora continua en los procesos de la Secretara General, contribuyendo con la sostenibilidad de la certificacin bajo las normas ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, otorgada por Bureau Veritas. En desarrollo de los procedimientos establecidos en la Secretara General correspondientes a Acciones Correctivas, Preventivas, y de Mejora, (2210111-PR-005), Evaluacin del Desempeo de empleados de carrera administrativa (2211300-PR-260), se definen acciones de mejoramiento individual de acuerdo al desempeo de los servidores pblicos, con relacin a las funciones y competencias de cada empleo. La Evaluacin de desempeo de los empleados de carrera administrativa No. 2211300-PR-260, se consideran los planes de mejoramiento individual de la entidad, de acuerdo al desempeo de los servidores pblicos, con relacin a las funciones y competencias de cada empleo. En este ltimo procedimiento se establece en la actividad No. 4 relacionada con el acuerdo de compromisos, la formulacin entre otros de los planes de mejoramiento individual, de ser necesarios a travs de las reuniones de retroalimentacin de las mismas.

Debilidades Implementacin de correcciones, sin documentar posibles acciones correctivas y/o preventivas. Efectividad de los seguimientos y monitoreo sobre la programacin de la gestin, ejecucin presupuestal y contractual. Anlisis de la informacin primaria (Quejas y Reclamos) para la mejora de procesos y toma de decisiones que promueva acciones de mejora de productos y servicios. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El informe fue construido de acuerdo con los resultados de la aplicacin de las encuestas de autoevaluacin dirigida a los servidores involucrados en la implementacin, mantenimiento y sostenibilidad de los elementos, componentes y subsistemas del Sistema de Control Interno de la Entidad; y a la Oficina de Control Interno respecto a la Evaluacin Independiente con fundamento en el ejercicio propio de sus funciones como evaluador independiente, y en las auditoras adelantadas durante la vigencia 2012. De acuerdo con lo anterior y basados en la metodologa del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno, se determin que el Sistema de Control Interno en la Secretara General obtuvo un PUNTAJE del 97.8% y un CONCEPTO de desarrollo ptimo, el cual debe continuar con actividades de

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mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo. Por lo tanto, se concluye que el Sistema de Control Interno est establecido, documentado, implementado y se mantiene de conformidad con el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, y se complementa con el Sistema de Gestin de Calidad (NTCGP 1000:2009), Sistema de Gestin Ambiental (PIGA), entre otros sistemas de gestin del Sistema Integrado de Gestin de la Secretara general de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. As mismo, la entidad implement, document y sostiene un Sistema de Gestin de Calidad que es adecuado, conveniente y efectivo, el cual fue certificado por ente certificador Bureau Veritas. De acuerdo con la metodologa del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno, el Sistema de Gestin de la Calidad obtuvo un PUNTAJE del 100% y un CONCEPTO de gestin de acuerdo con el modelo NTCGP 1000:2009 y de ejemplo para otras entidades del sector. As mismo, y de acuerdo con los resultados de auditora externa en el mes de octubre de 2012 se concluy que el Sistema cumple con todos los requisitos de las normas de calidad ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009 y por lo tanto, la entidad certificadora, Bureau Veritas, sostuvo la certificacin a todos los procesos de la Entidad. De otra parte y de acuerdo con el ltimo informe de Auditora Gubernamental con enfoque Integral, Modalidad integral, vigencia 2011 realizado por la Contralora de Bogot D.C. en el cual se describe, entre otros aspectos, los resultados de la evaluacin al Sistema de Control Interno SCI, el ente de control posiciona el SCI de la Secretara General en un rango de eficiencia y confianza bueno (79.6) y con nivel de riesgo bajo en la calidad del Sistema. RECOMENDACIONES 1. Fortalecer la formulacin, planeacin - programacin de metas y objetivos, acorde con la proyeccin presupuestal y contractual, incluyendo los requerimientos y expectativas de los clientes/usuarios. 2. Fortalecer la autoevaluacin a la planeacin frente al cumplimiento de las actividades propuestas, y documentar las decisiones tomadas. 3. Fortalecer la identificacin y definicin de acciones de mitigacin de riesgos en la gestin, ejecucin presupuestal y contractual de la Entidad. 4. Evaluar los controles identificados, fortaleciendo su efectividad. 5. Ajustar y/o actualizar los actuales indicadores con el fin de mejorar su aplicacin y utilidad con respecto a los lineamientos descritos en el Plan de Desarrollo Bogot Humana. 6. Fortalecer la implementacin del enfoque basado en procesos y trabajo en equipo. 7. Continuar y fortalecer los mecanismos para utilizar la informacin suministrada por las fuentes externas (comunidad, proveedores, organismos de control o de regulacin, organismos de cooperacin

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o de financiacin, otras entidades u organismos pblicos o privados) en el desarrollo y mejora de los procesos, servicios/productos ofertados. 8. Fortalecer el anlisis y documentacin de la informacin primaria (Quejas y Reclamos) realizado por los procesos de la Entidad, en procura de la mejora de procedimientos, actividades y toma de decisiones. 9. Continuar y fortalecer con las reas de atencin al usuario, facilitando el acceso a la informacin sobre los servicios que ofrece la Entidad. 10. Fortalecer la identificacin y aplicacin de los mecanismos de participacin ciudadana y control social presentes en la Entidad. 11. Continuar y fortalecer las estrategias de comunicacin y difusin para motivar la participacin de organizaciones sociales, de usuarios y grupos de inters en el proceso de rendicin de cuentas a la ciudadana 12. Evaluar la funcionalidad de los canales de comunicacin (pgina web, carteleras, edictos, entre otros), promoviendo su efectividad. 13. Continuar con las acciones de mejoramiento continuo del desempeo institucional de la Entidad, que contribuyan al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestin y a la sostenibilidad de la certificacin del Sistema Gestin de Calidad. 14. Continuar con la publicacin y divulgacin de los resultados de la rendicin de cuentas. 15. Actualizar del Grupo de gestores de tica conformado en la Entidad (Resolucin 186 de 2011). 16. Incentivar la formulacin de planes mejoramiento (Institucional, por procesos e Individual). 17. Fortalecer la interiorizacin de la poltica y el plan de comunicaciones de la Secretaria General, acorde con las directrices para el Distrito Capital. 18. Continuar consolidando los principios y protocolos ticos con ejercicios de sensibilizacin donde participen activamente todos los servidores pblicos y contratistas de la Secretara General. 19. Fortalecer los procesos de induccin, reinduccin, evaluacin del desempeo y capacitacin, as como su interiorizacin en todos los niveles y procesos de la Entidad. 20. Mantener el desarrollo de prcticas constantes y continuas de autocontrol y autogestin.
Diligenciado por: Aprobado por: RICARDO BOGOTA CAMARGO JOSE ORLANDO RODRIGUEZ GUERRERO Fecha: Fecha: 31/01/2013 04:24:20 p.m. 26/02/2013 07:54:37 a.m.

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ENTIDAD: SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT D.C. P U N T AJ E C AL I D AD : P U N T AJ E M E CI :

ELEMENTOS Acuerdos, compromisos o protocolos ticos Desarrollo de talento humano Estilo de Direccin Planes y programas Modelo de operacin por procesos Estructura organizacional Contexto estratgico Identificacin de riesgos Anlisis de riesgos Valoracin de riesgos Polticas de administracin de riesgos Polticas de Operacin Procedimientos Controles Indicadores Manual de procedimientos Informacin Primaria Informacin Secundaria Sistemas de Informacin Comunicacin Organizacional Comunicacin informativa Medios de comunicacin Autoevaluacin del control Autoevaluacin de gestin Evaluacin independiente al Sistema de Control Interno

100% 97,752 %

Ver Concepto Calidad Ver Concepto MECI

AVANCE (%) 100 100 80 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 96 100 100 100 100 100 100 88 100 100 100 100 AUTOEVALUACIN EVALUACIN INDEPENDIENTE 100 100 CONTROL DE EVALUACIN COMUNICACIN PBLICA 100 INFORMACIN 100 ACTIVIDADES DE CONTROL 99,2 ADMINISTRACIN DE RIESGOS 100 DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO 100 AMBIENTE DE CONTROL 96,67 COMPONENTES AVANCE (%) SUBSISTEMAS AVANCE (%)

CONTROL ESTRATGICO

99,09

CONTROL DE GESTIN

99,64

100

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ELEMENTOS Auditoria Interna Planes de Mejoramiento Institucional Planes de mejoramiento por Procesos Plan de Mejoramiento Individual

AVANCE (%) 100 100 100 100

COMPONENTES

AVANCE (%)

SUBSISTEMAS

AVANCE (%)

PLANES DE MEJORAMIENTO

100

RANGO

CONCEPTO CALIDAD

RANGO

CONCEPTO MECI De acuerdo a la informacin suministrada el modelo est en un desarrollo ptimo, se debe continuar con actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo. De acuerdo a la informacin suministrada el modelo muestra un buen desarrollo pero requiere mejoras en algunos aspectos De acuerdo a la informacin suministrada el modelo requiere ser fortalecido

El sistema global de calidad con respecto al modelo NTCGP 1000:2009 no se cumple, se cumple en aspectos parciales o Menos de tiene una fidelidad muy baja con las actividades realmente 40% realizadas, y deben tomarse medidas correctivas urgentes y globales para implantar un sistema de calidad eficaz. El sistema global de calidad se cumple, pero con deficiencias en cuanto a documentacin o a la continuidad y sistemtica de su Entre 40% cumplimiento, o tiene una fidelidad deficiente con las y 60 actividades realmente realizadas. Se debern solucionar las deficiencias urgentemente, para que el sistema sea eficaz. El sistema global de calidad se cumple, pero con leves deficiencias en cuanto a documentacin o a la continuidad y sistemtica de su cumplimiento, o respecto a la fidelidad con las Entre 60% actividades realmente realizadas. Se debern solucionar las y 85% deficiencias a corto plazo, para que el sistema no deje de ser eficaz. Su tendencia hacia la Gestin de la Calidad es muy positiva. Se sugiere analizar los puntos sobresalientes y aplicar medidas similares a los temas con ms baja puntuacin. Ms del 85% Se gestiona de acuerdo con el modelo NTCGP 1000:2009, y son ejemplo para otras entidades del sector.

90% - 100%

60% - 89% 0% - 59%

Fuente: Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP. http://mecicalidad.dafp.gov.co/Encuesta2011/pgReporte.aspx

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