SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT D.C.

( NOVIEMBRE 2012 )

La Oficina de Control Interno presenta este informe, en cumplimiento a lo dispuesto en el Artculo 9 de la Ley 1474 de 2012, el cual establece que cada cuatrimestre, las entidades deben publicar en su pgina WEB, un informe pormenorizado del Sistema de Control Interno. En el informe se reportan las actividades realizadas en el periodo, que con referencia en los elementos del Modelo Estndar de Control Interno pueden evidenciarse en los informes de auditoras, publicaciones y sistemas de informacin.

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO Avances

La Secretara General tiene implementado el Ideario tico, donde se establecen los principios y valores ticos que rigen el comportamiento y conductas de los servidores pblicos para el cumplimiento de sus funciones. En este periodo se realiz induccin y reinduccin a los servidores de la Secretara General, reforzando los principios y valores ticos en el ejercicio de la funcin pblica.

En el fortalecimiento de la cultura tica del Distrito, el 10 de octubre de 2012, la Secretara General de la Alcalda Mayor emiti la Circular No. 107, impartiendo

instrucciones para la Eleccin o ratificacin del Representante Sectorial ante la Comisin Intersectorial de Gestin de tica del Distrito Capital, con el objeto de actualizar la conformacin de dicha Comisin y asegurar el cumplimiento de sus funciones.

En armonizacin del plan de gestin de la Secretara General, en la vigencia 2012, se definieron lineamientos para ajustarlos a las metas definidas en el Plan de Desarrollo Bogot Humana; el Plan de Gestin se complement y se public en la pgina WEB dando cumplimiento a lo establecido en los Artculos 74 y 77 de la Ley 1474 de 2011.

En este periodo se adelantaron las actividades programadas en los Planes Anuales de Capacitacin y de Bienestar, contribuyendo al mejoramiento de las habilidades y competencias de los servidores pblicos de la Entidad como fortalecimiento del desarrollo del Talento Humano.

Como complemento al Sistema de Control Interno, se expidi la Resolucin 267 de 2012, Por la cual se crea el Comit Tcnico del Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C." el cual se incorpora al Sistema Integrado de Gestin, de conformidad con lo ordenado en el Decreto 651 de 2011: "Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestin Distrital -SIGD- la Comisin Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones".

En desarrollo de las directrices del Talento Humano se expidi el Decreto 437 de 2012, para establecer medidas en la conformacin y funciones de los Comits de Convivencia Laboral, que tienen como objetivo atender las quejas relacionadas con el acoso laboral, con lo cual se introducen mejoras para mantener el clima laboral de la Entidad.

Dentro del proceso de mejora continua en la obtencin de bienes y servicios, mediante las Resoluciones 198 y 322 de 2012 se actualizaron los manuales de funciones de la planta de empleos y del personal supernumerario de la Secretara General, respecto a las necesidades actuales de habilidades y competencias que son requeridas para el

desarrollo de los procesos y procedimientos.

Se est implementando el Sistema Integrado de Gestin con la articulacin de los subsistemas de: Gestin de Calidad, Control Interno, Desarrollo Administrativo, Gestin Documental y Archivo, Seguridad en la Informacin, Gestin Ambiental, Responsabilidad Social y Seguridad y Salud Ocupacional, los cuales contribuyen al logro de los objetivos institucionales, fines esenciales del Estado y el mejoramiento de la calidad en la prestacin de los servicios, en cumplimiento de las directrices establecidas en el Decreto 651de 2011.

Se actualiz, como complemento a la implementacin del Subsistema de Gestin Ambiental, la poltica para el manejo del medio ambiente en la Secretara General en el desarrollo de los procesos, por medio de la Directiva 006 de 2012.

Dentro de la planeacin del cambio se tiene proyectado armonizar los elementos del Direccionamiento Estratgico (misin, visin, objetivos institucionales, acciones y metas) con los objetivos y metas del Plan de Desarrollo Bogot Humana.

Dentro de la consolidacin del Sistema Integrado de Gestin, se actualiz la Poltica de Administracin de Riesgos, el Procedimiento Administracin del Riesgo (2210111-PR214) y el aplicativo Sistema de Administracin de Riesgos de acuerdo con la metodologa del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, las disposiciones de la Ley 1474 de 2011, frente a los riesgos de corrupcin, lo dispuesto en los Decretos 019 y 734 de 2012 frente a los riesgos de la contratacin, la norma de calidad ISO 27000 respecto a riesgos sobre los activos de informacin, la norma ISO 14000 respecto a los riesgos que afectan al medio ambiente y la norma ISO 18000 sobre los riesgos de salud y seguridad ocupacional en la ejecucin de los procesos.

En este periodo se cumpli con el ciclo de control de monitoreo, seguimiento de las acciones, nuevas calificaciones de probabilidad e impacto de los riegos por cada uno de

los procesos de la Secretara General, los cuales se publicaron en el Aplicativo para la consulta en la Intranet, de conformidad con las disposiciones establecidas en la Resolucin 303 de 2012: "Por la cual se adopta la Poltica Integral de Administracin de Riesgos de la Secretara General".

Dificultades

Se identifican debilidades en algunos de los procesos de la Entidad con relacin en los siguientes aspectos:

1. En la identificacin de eventos internos y/o externos que pueden afectar el cumplimiento

de los procedimientos que componen el proceso (Administracin de Riesgos).

2. En la programacin, seguimiento y monitoreo en el cumplimiento de las metas y

cronogramas de la ejecucin presupuestal y contractual.

3. En la actualizacin de los procedimientos frente a las nuevas polticas de operacin que

se han generado recientemente.

4. En la actualizacin del organigrama y mapa de procesos, acorde con la creacin de

nuevas dependencias, redistribucin de funciones y modificacin de procesos y procedimientos en la Entidad.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN Avances

Fortaleciendo el mejoramiento continuo, en este periodo, se realizaron modificaciones a los procedimientos, se implementaron acciones de mejora continua, se actualizaron las polticas de operacin en procesos y procedimientos de conformidad con la expedicin de nuevas normas y directrices; estas modificaciones se documentan en el aplicativo del Sistema Integrado de Gestin Visin GTC para consulta y conocimiento de todos los servidores de la Secretara General.

Para el logro de las metas, objetivos y productos y servicios de calidad, la Secretara General en desarrollo de sus funciones, aplica controles: formulacin de planes y cronogramas, auditoras internas de calidad, auditoras externas, autoevaluacin del control, autoevaluacin de la gestin, revisin por la direccin, administracin de riesgos, indicadores y encuestas de percepcin, entre otros, estableciendo como mecanismo para la verificacin de la eficiencia y eficacia de los controles, los Subcomits de Autocontrol (Resolucin 086 de 2011).

En desarrollo de los objetivos del Sistema de Control Interno frente al cumplimiento de la normatividad, se evidencia que los procesos y procedimientos se estn actualizando con las disposiciones de transparencia, anticorrupcin, acceso a la informacin y supresin de trmites innecesarios, segn se establece en la Ley 1474 de 2011 y los Decretos 019 y 734 de 2012.

Como mecanismos de transparencia, la Secretara General, en este periodo, public en la Pgina WEB, el presupuesto, plan de accin y proyectos de inversin; igualmente se publica el Informe Mensual de Requerimientos Gestin Secretara General Sistema

Distrital de Quejas y Soluciones, en los que se reporta el cumplimiento de los estndares de Claridad, Calidez, Coherencia y Oportunidad de las respuestas dadas a los usuarios.

En este periodo se actualizaron las Tablas de Retencin Documental TRD de todos los procesos y procedimientos de la Secretara General, los cuales fueron aprobados por el Comit de Archivos de la Entidad y comunicadas a los responsables de los procesos, en cumplimiento de las Circulares 03 de 2010 y 02 de 2011 de la Subsecretara General.

Para la ejecucin de procesos y procedimientos se tienen implementados sistemas de informacin como SIPEJ, SDQS, SIPROJ, Rgimen Legal, Sistema de Informacin Disciplinario, Gestin Contractual y Gestin Documental entre otros, que facilitan el logro de los objetivos; se actualizan continuamente para el suministro de informacin oportuna y cuentan con controles para el tratamiento de posibles amenazas y vulnerabilidades que pueden afectar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la informacin.

Desde la Secretara General se coordinan las actividades del programa TIC para Gobierno Digital, Ciudad Inteligente y Sociedad del conocimiento y del emprendimiento", establecido en el Plan de Desarrollo Bogot Humana. Dentro de este contexto se expidi la Directiva 011 de 2012 con relacin con la promocin de uso de Software Libre en las entidades del Distrito, lo cual contribuye a la racionalizacin del gasto pblico, conformacin de bancos de proyectos exitosos y la priorizacin de la contratacin de Software Libre en las entidades.

Como mejora continua a la Comunicacin Pblica, se complement a los canales de comunicacin organizacional e informativa el twitter, faceboock, Canal Capital, la Web, peridico Humanidad y la implementacin de Zonas Wi-Fi Pblico en la Plaza de Bolvar de la ciudad.

Se realizaron campaas de comunicacin informativa, por medios electrnicos como: Intranet, correo electrnico y piezas comunicacionales, igualmente se utilizan carteleras,

impresos y medios audiovisuales para la divulgacin de las directrices y comunicaciones. En el periodo se adelantaron procesos comunicacionales para sensibilizacin de los servidores como: El fruto de la amistad, Transparente me ven mejor, Presimulacro y Simulacro Distrital, Da de la Mujer, Sistema Integrado de Gestin, Certificacin de Calidad y Seminarios Virtuales, entre otros.

Se llevaron a cabo campaas de comunicacin organizacional y participacin ciudadana bajo los temas de: "Armar o amar? - S al desarme ciudadano"; Cabildos Participativos, Turismo Sexual IDT, Caminata de la Solidaridad, Comparsas de Bogot, Incendios Forestales, campaa Matoneo de la Secretara de Educacin, piezas de BTL para la campaa Conmuvete, Campaa de la Alta Consejera para las Vctimas, Semana por la paz y campaa Consumo mnimo Vital.

Dificultades

Se identifican debilidades en algunos de los procesos de la Entidad con respecto a:

La formulacin de indicadores de eficiencia y efectividad en los procesos y procedimientos. La aplicacin y documentacin de controles, en algunos procedimientos que evitan el incumplimiento de requisitos El uso de formatos actualizados conforme a los requerimientos del procedimiento Control de Registros 2210111-PR-003. Al anlisis de informacin relacionada con las necesidades del cliente que faciliten la mejora continua.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN Avances

Se llev a cabo la Revisin por la Direccin donde fueron presentados los resultados de las auditoras internas y externas, retroalimentacin del cliente, desempeos de los procesos, conformidad del producto, estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora, resultado de las gestin de riesgos, los cambios que pueden afectar el Sistema Integrado de Gestin, Plataforma Estratgica y recomendaciones para la Mejora; dentro de las conclusiones se reporta, entre otros aspectos, que el Sistema de Gestin de Calidad es conveniente, adecuado y se Enfoca a la Mejora Continua de los Procesos.

Se realizaron reuniones del Comit Directivo del Sistema Integrado de Gestin en las que se realizaron seguimientos a la Ejecucin Presupuestal y Contractual y desempeo de procesos, con el fin de dar orientaciones para el cumplimiento de metas y objetivos a cumplir en la vigencia 2012.

Se realizaron mensualmente las reuniones de Subcomits de Autocontrol, dentro de los cuales, las dependencias realizan el seguimiento a los indicadores de gestin, administracin de los riesgos, ejecucin presupuestal y contractual, se presentan acciones de mejora, articulando los principios de Autocontrol, Autorregulacin y Autogestin a nivel de los procesos y procedimientos.

En el periodo la Oficina Asesora de Planeacin, realiz retro-alimentacin a los informes trimestrales reportados por las dependencias con el objetivo de monitorear el grado de cumplimiento de compromisos establecidos en el plan de gestin y proyectos de inversin, se aplicaron algunos correctivos por parte de los responsables de los procesos, en el logro de las metas y actividades planificadas.

Se efectu una auditora externa en el mes de octubre, con el objetivo de verificar la conformidad del Sistema de Gestin de Calidad, concluyendo que el Sistema Implementado cumple con todos los requisitos de las normas de calidad ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009 y por lo tanto, la entidad certificadora, Bureau Veritas, sostuvo la certificacin a todos los procesos de la Entidad.

Se han realizado auditoras Integrales Internas para la verificar la aplicacin de los requisitos establecidos en los Subsistemas que componen el Sistema Integrado de Gestin y los resultados de la gestin en cumplimiento de los planes, proyectos de inversin y acuerdos de gestin en los procesos. Los responsables de los procesos implementaron las Acciones Correctivas, para eliminar las causas que dieron lugar a las No Conformidades evidenciadas y acciones de mejora para dar tratamiento a las observaciones realizadas por los auditores internos. En el periodo se realizaron mesas de trabajo con el fin de verificar el avance de las acciones correctivas establecidas en los Planes de Mejoramiento suscritos con la Contralora de Bogot, respecto a los hallazgos de la Auditora Gubernamental con enfoque integral modalidad regular vigencia 2011 y las visitas fiscales realizadas en lo corrido de 2012.

Dificultades

Se identifican las siguientes debilidades en algunos de los procesos de la Entidad:

1. Definicin de mecanismos para evaluar el desempeo de los procesos y procedimientos.

2. Documentacin de las acciones correctivas, preventivas y de mejora en desarrollo del

procedimiento Accin Correctiva, Preventiva y de Mejora establecido en el Sistema Integrado de Gestin.

ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Se concluye que el Sistema de Control Interno SCI est establecido, documentado, implementado y se mantiene de conformidad con el MECI 1000:2005, el cual se complementa con los requisitos de la NTCGP 1000:2009, Sistema de Gestin Ambiental

(PIGA), entre otros sistemas que componen el Sistema Integrado de Gestin de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C.

RECOMENDACIONES

1. Continuar con las acciones de mejoramiento continuo, que contribuyan al fortalecimiento

del Sistema Integrado de Gestin y el logro de los objetivos institucionales y fines sociales del Estado.

2. Continuar con las acciones de sensibilizacin y toma de conciencia respecto del Plan de
Desarrollo, Bogot Humana, el Plan Estratgico, (misin, visin, los objetivos) y las dems aspectos organizacionales de la Secretaria General.

3. Continuar consolidando los principios y protocolos ticos con ejercicios de sensibilizacin

donde participen activamente todos los servidores pblicos y contratistas de la Secretara General.

4. Fortalecer los procesos de identificacin de riesgos y adopcin de acciones de mitigacin

con sus correspondientes seguimientos.

5. Fortalecer la aplicacin de puntos de control que promuevan la oportunidad en el

desarrollo de actividades de los procedimientos de la Entidad.

6. Fortalecer el anlisis y documentacin, a nivel de los procesos, de la informacin primaria

(Quejas y Reclamos), que permita la toma de decisiones, en procura de la mejora y satisfaccin de las necesidades de los usuarios.

7. Fortalecer la identificacin y aplicacin de los mecanismos de participacin ciudadana y

control social presentes en la Entidad.

8. Continuar desarrollando las acciones correctivas que permitan eliminar las causas que
generaron las no conformidades evidenciadas en las auditoras internas.

9. Incentivar la formulacin de planes mejoramiento (Institucional, por procesos e

Individual).

10. Mantener el desarrollo de prcticas constantes y continuas de autocontrol y autogestin.

PROYECT: Enrique Lozano Gil REVIS: Ricardo Bogot Camargo