Proyecto de Consultora Tecnolgica

Actividad 9.1

Entregar Etapa IV del proyecto: Migracin de servidor de cuentas de correo electrnico en el Instituto de Estudios de Bachillerato del Estado de Oaxaca (IEBO)

Equipo 03:
Ral Ossio Vela Artemisa Garca Garnica Adrin Lpez Rendn Roxana B. Blancas Bentez Olivia M. Falcn Lpez A00592500 A00937067 A01312141 A01312663 A01313737

Profesor titular: Dra. Mara del Socorro J. Marcos Profesor tutor: Mtra. Mabel Muoz Carrasco
Trimestre Septiembre Diciembre 2013

1. Diagrama del problema a resolver

Inconvenientes presentados Interfaz no amigable para el usuario Se requiere utilizar un cliente adicional Thunderbird La informacin consume espacio en disco duro local Dificultad para configuracin en dispositivos mviles Servicio de correo electrnico Atmail en el Instituto de Los destinatarios reciben los correos en Spam Estudios de Bachillerato del Edo. de Oaxaca (IEBO) Con costo anual Resultados no deseados Mala comunicacin interna Uso de correos personales No existe la confidencialidad de la informacin Prdida de carcter oficial Costo anual no esencial

Fig. 1: Relacin de inconvenientes presentados Vs resultados no deseados con Atmail en el IEBO

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2. Diagrama causa-efecto de la problemtica

INTERFAZ NO AMIGABLE
Dificulta la utilizacin de sus herramientas Poca estabilidad y mal funcionamiento Lenta velocidad de uso

USO DE CORREO ELECTRNICO PERSONAL

Resistencia de los usuarios a la plataforma Atmail Carcter oficial nulo

ARQUITECTURA DEFICIENTE
No acepta mviles

Se requiere un cliente adicional Thunderbird Mantenimiento costoso Sujetos a personal externo para su mantenimiento y emergencias

Comunicacin interna deficiente Mal manejo de la informacin oficial

Migracin a servidor en la nube

Difcil de entender

Prdida de la informacin al utilizar los correos personales

No existe confidencialidad

Peligro de que el equipo sufra algn accidente y se pierda la informacin

Peligro de que la informacin no se respalde por el usuario

Toma de decisiones fuera de tiempo

No existe seguridad de que la informacin llega a tiempo y a la persona correcta No se cuenta con la informacin al momento No acceso a las cuencas de correo electrnico en cualquier momento o lugar

Los correos electrnicos llegan o salen como SPAM a Gmail, Yahoo, Outlook Uso de correos electrnicos personales para enviar y recibir informacin

La informacin se encuentra en cada equipo de cmputo del usuario Grandes volmenes de informacin de respaldo

POCA SEGURIDAD

GRAN RESPALDO DE INFORMACIN

MOVILIDAD NULA

Migracin a servidor en la nube

3. reas en donde se requiere resolver el problema

reas donde requiere resolver problema
USO DE CORREO ELECTRNICO PERSONAL
Resistencia de los usuarios a la plataforma Atmail Carcter oficial nulo

INTERFAZ NO AMIGABLE
Dificulta la utilizacin de sus herramientas Poca estabilidad y mal funcionamiento Lenta velocidad de uso

ARQUITECTURA DEFICIENTE
No acepta mviles

Se requiere un cliente adicional Thunderbird Mantenimiento costoso Sujetos a personal externo para su mantenimiento y emergencias Toma de decisiones fuera de tiempo No existe seguridad de que la informacin llega a tiempo y a la persona correcta No se cuenta con la informacin al momento No acceso a las cuencas de correo electrnico en cualquier momento o lugar

Comunicacin interna deficiente Mal manejo de la informacin oficial Peligro de que el equipo sufra algn accidente y se pierda la informacin Peligro de que la informacin no se respalde por el usuario

Migracin a servidor en la nube

Difcil de entender

Prdida de la informacin al utilizar los correos personales No existe confidencialidad

Los correos electrnicos llegan o salen como SPAM a Gmail, Yahoo, Outlook Uso de correos electrnicos personales para enviar y recibir informacin

La informacin se encuentra en cada equipo de cmputo del usuario Grandes volmenes de informacin de respaldo

POCA SEGURIDAD

GRAN RESPALDO DE INFORMACIN

MOVILIDAD NULA

Migracin a servidor en la nube

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4. Recoleccin de informacin sobre el tema

5. Propuesta de solucin al problema

Canal de comunicacin abierto Evitar uso de cuentas de correo personal Reducir el costo asociado Tiempo de trabajo 3 horas diarias por 3 semanas Humanos: 2 personas de TI

Mxima calidad con las 5S Evaluacin constante y retroalimentacin Aseguramiento de satisfaccin

Confidencialidad de la informacin

Enfocado en

Migracin de servidor de cuentas de correo electrnico en el Instituto de Estudios de Bachillerato del Estado de Oaxaca (IEBO) al servidor de Google sobre la nube
Implementacin Consultora Personal del instituto Actividades

Recursos necesarios

Otros: Plan de proyecto (Consultora e Instituto y Bibliografa de consulta

Resultados esperados

Infraestructura: se utilizar la actual

Interfaz amigable para el usuario

Actividades Plan de proyecto (Anexo I)

Detalle 1. Google Apps for Business 2. Google Apps for Education 3. Configuracin Google Apps 4. Lista de cuentas de correo 5. Creacin de cuentas 6. Manual de usuario 7. Entregar usuarios y contraseas 8. Modificacin de direccionamiento de Telmex al dominio iebo.edu.mx El servicio (Google) correr sobre la nube

Incremento en la seguridad y confidencialidad de la informacin

Enlace de internet dedicado actual Mismo servidor DNS del dominio iebo.edu.mx

Profesionalizacin de la comunicacin externa

Mejor uso del correo electrnico

Opcin de disponibilidad de la informacin en dispositivos mviles

Disminucin de costos

En la figura 3 se puede observar de manera grfica la propuesta de solucin al problema a resolver (ver Figura 1). Dicho diagrama incluye el enfoque del proyecto (Qu se realizar?), los recursos necesarios (Con qu se trabajar?), las actividades de implementacin a realizar por el personal de la empresa (Cmo se realizar?), los resultados esperados (Porqu se realizar el proyecto?) y el aseguramiento de la satisfaccin del cliente.
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El proyecto estar enfocado a resolver las causas de la problemtica, las cuales estn definidas y resaltadas en la seccin 2 figura 2 del presente documento. Especficamente a mantener la seguridad y confidencialidad de la informacin as como el carcter oficial de los correos electrnicos; esto mediante acciones como evitar el uso de cuentas de correo personales para asuntos laborales. Adems reducir el costo asociado al servicio de correos actual. Respecto a los recursos, estos se definieron de la siguiente manera: Humanos: se necesitar la participacin de dos personas del Departamento de Sistemas, las cuales dedicarn aproximadamente tres horas diarias durante tres semanas al desarrollo del proyecto. Los conocimientos que se requieren son del uso comn en el departamento, por lo tanto no es necesario capacitacin especializada. Infraestructura: al ser un servicio corriendo en la nube de Google, no se necesitar la compra de algn equipo de cmputo o de red nuevo, ya que toda la configuracin para la migracin se har en el servidor DNS del dominio iebo.edu.mx, dicho dominio est contratado actualmente con Telmex. Por la parte de la conexin a Internet, se usar el enlace dedicado actual, cuya velocidad de este es el suficiente para todos los trabajadores. Otros: Bibliografa de consulta para llevar a cabo un proceso de consultora correcto, esta es The Practice of Professional Consulting de Verlander (2012) y el plan de trabajo del equipo de consultora (ver Anexo 1) Las actividades a realizar por el equipo de consultora estn definidas en el plan de trabajo, descrito en el Anexo 1 del presente documento. Asimismo, las actividades generales a realizar por el personal del Instituto para la implementacin del proyecto son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Suscribirse al servicio de Google Apps for Bussines para el dominio. Actualizarlo al servicio de Google Apps for Education. Configurar el servicio de Google Apps. Obtener la lista de cuentas de correo institucional. Crear las cuentas de correo institucional. Crear el manual para el usuario final. Entregar las cuentas y contraseas a los usuarios. Activar el envo y recepcin de correos solicitando a Telmex la modificacin del direccionamiento en los registros MX (Mail Exchange) en la configuracin del dominio iebo.edu.mx.
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Para dichas actividades se utilizar la estrategia de implementacin de Administracin de Proyectos mencionada por Verlander (2012) con sus prcticas tradicionales, debido a que es la estrategia con la que estn ms familiarizados el personal del Instituto. El proyecto de la Migracin de servidor de cuentas de correo electrnico en el Instituto de Estudios de Bachillerato del Estado de Oaxaca (IEBO) se realizar con el fin de obtener una mejor utilizacin del correo electrnico como medio de comunicacin por parte de los usuarios, adems de que permitir aumentar la seguridad y confidencialidad de la informacin relacionada con correos electrnicos del Instituto sin incrementar costos. Asimismo, los usuarios contarn con una interfaz ms amigable para usar su correo electrnico, se profesionalizar la comunicacin electrnica con personal externo al Instituto y se tendr la opcin de la disponibilidad de la informacin digital desde dispositivos mviles que apoyar al Instituto a estar a la vanguardia de la movilidad tecnolgica y al usuario a tener la informacin en el momento que la requiera. Otro punto importante es que se reducir el pago anual de $15,000 MN por el servicio de correo electrnico de Atmail contratado actualmente. Respecto al aseguramiento de la satisfaccin del cliente se realizarn tres acciones estratgicas: 1. Mantener un canal abierto de comunicacin entre el equipo de consultores, el personal del Instituto y el Rector durante todas las etapas de planeacin, desarrollo y control. Esto con el principal objetivo de involucrar a la organizacin en todos los aspectos relacionados con el proyecto y de la toma de decisiones (Lewis, 2007). 2. Realizar el proyecto de consultora con la mxima calidad posible . La calidad personal juega un papel fundamental en la construccin de una buena reputacin el rea de consultora y por eso hemos adoptado el esquema de las 5S +1 propuesto por Hiroyuki Hirano (Cant Delgado, 2001) como principio regulador bsico. El esquema de las 5s+1 consiste en llevar a la prctica ideas y elementos que fomenten un lugar de trabajo agradable (Seiri), una alta organizacin (Seito), limpieza (Seiso), bienestar personal (Seiketsu), disciplina (Shitsuke) y seguridad (Safety). 3. Asegurar la satisfaccin total del cliente mediante la implementacin de una buena prctica de retroalimentacin sobre la realizacin del proyecto. Para mejorar la forma en que trabajaremos en futuros proyectos con dicha organizacin.

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6. Aprobacin del representante de la empresa

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8. Bibliografa

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9. Anexos

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