Está en la página 1de 22

Manual de Microsoft Ms Project 2003

Aplicado a la Construccin

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA CENTRO UNIVERSITARIO DE OCCIDENTE


CARRERA INGENIERA

Introduccin.
La administracin de Proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de Proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en una hoja de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del Proyecto de millones de pesos. La mayora de los Proyectos comparten actividades comunes, como la divisin del Proyecto en tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas, la comunicacin entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo. Adems, todos los Proyectos constan de tres fases principales: Crear el plan de trabajo. Administrar y realizar un seguimiento del Proyecto. Cerrar el Proyecto.

Microsoft Project es un programa o software para la gestin de Proyectos. Esta aplicacin permite organizar la informacin acerca de la asignacin de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales del Proyecto, para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir as los objetivos planteados. Microsoft Project es una herramienta de administracin de Proyectos eficaz y flexible que se puede utilizar para controlar Proyectos simples o complejos. Le ayudar a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso. En Microsoft Project los tres factores que conforman cada Proyecto son: Tiempo: el tiempo para completar el Proyecto, que se refleja en la programacin del mismo. Dinero: el presupuesto del Proyecto, que se basa en el costo de los recursos, personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas. mbito: los objetivos y las tareas del Proyecto, as como el trabajo necesario para realizarlos.

Este tro de tiempo, dinero y mbito forman el tringulo del Proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendr ms influencia en el Proyecto. La relacin entre estos elementos difiere de un Proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrar y las soluciones que puede implementar. Si sabe dnde encontrar delimitaciones y dnde podr ser flexible, le ser ms fcil planear y administrar el Proyecto.

Manual Microsoft Project.


1. Adaptar Microsoft Project a la empresa.
Para adaptar Microsoft Project a la empresa se deben seguir los siguientes pasos: a) Men herramientas + opciones + vistas. En esta opcin generalmente vienen seleccionados la mayora de los puntos, por lo tanto tendremos que modificar o seleccionar lo siguiente:

Smbolo: $ Decimales: 0 Seleccionar la opcin "Mostrar nmeros de esquemas" Seleccionar la opcin "Mostrar tareas de resumen del Proyecto"

b) Men herramientas + opciones + programacin En esta opcin se tendr que modificar o seleccionar lo siguiente: Mostrar las unidades de asignacin como: Valores decimales. Las nuevas tareas: Comienzan en la misma fecha del Proyecto. Mostrar duracin en: Das. Mostrar trabajo en: Das. Tipo de tarea predeterminado: Duracin fija. No seleccionar esta opcin: "Las tareas nuevas estn condicionadas por el esfuerzo".

De esta seis opciones anteriormente descritas las de mayor importancias son las que estn destacadas, (con rojo), si no se modifican o seleccionas estas opciones Microsoft Project predeterminara automticamente los das se que demorar la actividad en funcin a los recursos asignados previamente a esta. Una vez realizados todos los cambios se debe presionar el botn PREDETERMINAR. Con esto se guardan todos los cambios en el archivo global.mpt cuando se crea un proyecto nuevo, Project lo configura de acuerdo a global.mpt, de ah la importancia de guardar los cambios (con el botn Predeterminar) para no tener que hacerlos nuevamente. c) Men herramientas + opciones + calendarios. En esta opcin tendremos que modificar o cambiar lo siguiente: La semana comienza el: Lunes. El ao fiscal comienza en: Enero Hora predeterminada de entrada: 8:00. Hora predeterminada de salida: 18:00 Jordana laboral: 9. Semana laboral: 45

Una vez realizados los cambios se debe presionar el botn PREDETERMINAR y ACEPTAR.

NOTA: Al presionar el botn PREDETERMINAR se guardan todos los cambios realizados en el GLOBAL MPT. NOTA: El GLOBAL MPT. nos permite almacenar y guardar todos los cambios realizados predeterminados como tambin los campos, vistas y tablas creadas.

2. Proyecto.
Inicialmente son dos los pasos a seguir: Men + informacin del Proyecto.

En esta opcin se anota solamente la Fecha de comienzo del Proyecto y se programa a partir de: Fecha de comienzo del Proyecto

Men herramienta + cambiar calendario laboral.

En esta opcin se selecciona la semana laboral, como tambin los feriados y efectivos.

3. Programacin.

Para iniciarla programacin se debe digitar el listado de actividades o tareas, la cubicacin, unidad de medida y su duracin en la Tabla de entrada.

Nombre de tarea: Ejemplo trazado.

Cantidad: La cubicacin para realizar esa actividad. Unidad: Unidad de medida de lo cubicado. Duracin: Duracin de la actividad.

NOTA: La Tabla de entrada es aquella que nos muestra Microsoft Project al momento de abrir una hoja nueva.

NOTA: Las tareas deben ser escritas en funcin a las siguientes preguntas: Qu hacer?

Y Dnde?. Ejemplo:Qu hacer?: Moldaje y Dnde?: Radier, por lo tanto tenemos la actividad llamada Moldaje radier.

Los campos Nombre de tarea y Duracin de la tabla de entrada los proporciona Microsoft Project. Los campos Cantidad y Unidad deben ser creados.

3.1.

Como crear o personalizar un campo.

Microsoft Project nos da la posibilidad de tener varios campos, sin embargo, hay otros que hay que crearlos como por ejemplo: cantidad y unidad.

Para crear un campo nuevo debo seguir la siguiente secuencia:

Men herramientas + personalizar + campos. Seleccionar el tipo de campo: Numero, texto, costo, etc. Seleccionar un campo y cambiar su nombre: Ejemplo, Unidad (Texto 1). Insertar formula si el campo la lleva.

NOTA: Si no puedo crear un campo, este lo debo copiar desde otro archivo que si lo tenga. Para traspasarlo tengo que ir a Men herramientas + organizador. De esta manera me ahorro el paso de crear los nuevos campos, en otras palabras los campos se crean una vez y luego se van traspasando de archivo a archivo. Por ejemplo del archivo Proyecto 1 al archivo Certamen.

Los campos creados y los que nos proporciona Microsoft Project se pueden insertar en cualquier tabla de 2 formas:

Directamente en una tabla, haciendo doble click en una columna y luego seleccionando el campo (como sugerencia antes insertar una columna).

Ir al Men ver + tablas + mas tablas, luego selecciono la tabla, presiono modificar e ingreso el campo.

3.2.

Camino crtico y confecciones (vinculacin de actividades).

Como regla general de programacin primero se debe programar el camino critico (camino principal) y luego las actividades en paralelo (las confecciones).

Para vincular las actividades se seleccionan las actividades por secuencia (por ejemplo: Trazado y excavacin) y se presiona el icono Vincular tareas, para desvincular actividades se presiona el icono Desvincular tareas (est al lado de Vincular tareas).

NOTA: Si hay desfase de tiempo entre dos actividades (por ejemplo: entre hormigonado y retiro de moldaje, para que el hormign tenga ms tiempo de fraguado) se hace doble clic en la flecha que une ambas actividades y se anota el tiempo de posposicin de la actividad.

Las confecciones tienen restriccin de inicio y de trmino, la restriccin de inicio est dada por el trmino de otra actividad o la disponibilidad de recursos, la restriccin de trmino est dada por la colocacin del elemento. Por ejemplo: Selecciono confeccin de moldaje cimiento, luego colocacin de moldaje cimiento y las vinculo. Siempre se selecciona la confeccin y luego la colocacin.

NOTA: Como sugerencia se debe trabajar en la Gantt de seguimiento, ya que esta nos da los porcentajes de avance del Proyecto.

NOTA: Para aplicar sangra se seleccionan las tareas por ejemplo de obra gruesa y luego se presiona el botn aplicar sangra

NOTA: Para modificar los das de la semana del rea2 (sectorderecho de la pantalla), se hace doble clic en los das de la semana, luego se selecciona nivel inferior y donde dice etiqueta se elige el formato (como sugerencia elegirla opcin 1,2,3,4desde el comienzo).

4. Costos. 4.1. Asignacin de recursos.

Lo primero que se debe hacer es un listado con todos los recursos que voy a utilizar en mi Proyecto, este listado se hace en la Hoja de recursos, esta se encuentra en el sector izquierdo de la pantalla. Ejemplo de recursos: Carpintero1era, pino 2 x 2 x 3,2 mts, carretilla, clavos, jornal, retroexcavadora, etc.

NOTA: En la columna acumular de la hoja de recursos la mano de obra y la maquinaria siempre deben ser prorrateo y los materiales comienzo.

Una vez realizado el listado de recursos me voy a la Gantt de seguimiento y divido mi pantalla (Men ventana + dividir), luego selecciono una actividad, pincho el icono asignar recursos y asigno los recursos correspondientes a la actividad.

Es importante sealar que el rea 3 (parte inferior de la pantalla, donde estarn los recursos de cada actividad) este con la opcin costo del recurso, esto se verifica haciendo doble clic en el rea 3.

4.2. Tablas de presupuesto.


Se deben crear 4 presupuestos, los cuales son: Presupuesto Actual. Presupuesto Previsto. Presupuesto Real. Presupuesto Resumen.

En base al Presupuesto Actual se crean los dems.

Es importante tener claro previo al diseo de las tablas los siguientes conceptos:

Costo previsto: Es lo que le ofrezco al mandante para realizarle el la obra, est asociado al presupuesto previsto.

Costo real: Es lo que realmente hemos gastado en la obra esta, asociado al presupuesto real.

Costo: Es el costo real mas todo lo que mefalta por gastar enla obra, estaasociado al

presupuesto actual.

4.2.1. Presupuesto Actual.

Para crear el Presupuesto Actual se deber seguir la siguiente secuencia: Men ver + tablas + mas tablas.

También podría gustarte