Jenny Paola Conza Romero

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Ing. Jorge Prez

CENTRO DE CAPACITACIN OCUPACIONAL PARTICULAR ALTA COCINA

TRABAJO DE INVESTIGACIN COSTOS

DEPARTAMENTO DE BODEGA

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INTRODUCCIN La bodega es el sitio donde se almacenan todos los artculos indispensables para el funcionamiento correcto de una institucin o un establecimiento, debiendo ser la misma administrada por una persona que mantenga el orden en la misma y siempre est al tanto de los suministros y el almacenaje de la bodega, realizando inventarios y el mantenimiento de los productos en buen estado

DEFINICIONES Economato: Es el lugar o departamento destinado al almacenamiento, conservacin y control de las materias primas o productos alimenticios que, una vez recepcionados a los proveedores, constituyen el stock permanente y que, a medida que se consumen el

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proceso productivo, dan origen a su reposicin. Dentro de grandes establecimientos la gestin del economato maneja grandes cantidades de dinero Almacn: Destinado al mantenimiento de stock de artculos de reposicin que constituyen los inventarios de Activo en Reserva. Albarn: Documento externo que es emitido por cada proveedor para la entrega de sus gneros, y sirve de control interno al establecimiento hotelero. Factura: Comprobante del vendedor, en caso de no ser cobrada para realizar el cobro despus. Jefe de economato: Por medio del uso del albarn sabe las existencias y puede realizar un recuentro fsico de las existencias. Evaluacin de Calidad: verificar la calidad de determinados productos con unos se puede realizar y con otros no. Ficha de inventario permanente: Realizado solo con productos no perecederos. Parte de consumos diarios: nos indica lo que ha salido y a donde ha ido FUNCIONES Recibir las mercancas. Comprobar los pedidos Asentar los movimientos de mercancas en libros o fichas correspondientes Ej.: Cada artculo no perecedero (Coca-Cola) tendr su ficha y se registraran los movimientos (entradas y salidas).

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Suministrar previa entrega de vale de pedido los artculos solicitados por los distintos departamentos, No puede entrar nada sin vale de albarn, pero tampoco puede salir nada sin vale de pedido.

Manejo de historial de entradas y salidas. Uso del vale de compras. Manejo de la ficha de inventario permanente.

PLANIFICACIN DE TAREAS Y CONTROL Establecimiento de un horario de recepcin de mercancas de los proveedores. Establecimiento de un horario para que los distintos departamentos presenten los comprobantes de pedido y determinar la hora de recogida. Se establecer un turno de guardia, o si pasa algo para vender, se coge la llave con dos testigos y se rompe el cajetn y se registran las salidas. PERSONAL DE LA BODEGA

Jefe de Bodega

Ayudante de A yB

Ayudante de Suministro

Ayudante de Mantenimiento

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ACTIVIDADES DEL JEFE DE COMPRAS DEL ALBARN Realizacin del listado de mercado para comparar con la cocina. Reporte de compras diarias (resumen de todos los albaranes, indicando a que departamento se imputa la compra que entro Intervencin entre los albaranes y las copias de los reportes de compras diarias Vigilar el pedido

CAJA Todos los meses se debe hacer un inventario de la bodega. Tomar las fichas del inventario permanente y rellenar el inventario mensual Si existen bajas se comunica a la administracin del establecimiento para dar las bajas o Ej. Inventario 31 de Diciembre = Inventario del 1 Enero o Existencias iniciales + Compras Existencias finales = Lo que salido de la bodega (para consumo). RIESGOS Mercancas almacenadas = Dinero paralizado No compensa el espacio ocupado. Riesgo a perder las mercancas

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Es frecuente pagar masivamente los suministros a los proveedores (evitar ocupar espacio) y que los mismos sean suministrados segn pactos (tener en la bodega lo que se consume y que el proveedor mantenga el stock en el almacn). GESTIN Y VALORACIN DEL STOCK ndice de rotacin: Velocidad a la que rota nuestro inventario, agilizado este proceso por medio del uso de la informtica. Entre ms alto el ndice se mueve mucho mas Stock mnimo: Cantidad exigible de un producto en almacenamiento, que sea capaz de cubrir su demanda hasta el momento de reposicin o entrega, depende del consumo diario que se tenga y el tiempo de respuesta del proveedor. Stock de seguridad: Porcentaje de aumento en reserva sobre el stock mnimo, para evitar la ruptura del stock. Stock mximo: Representa el tope que se ha de almacenar de una mercanca dada, para evitar su deterioro y provocar los mnimos costes de depsito. SISTEMAS DE CONSERVACIN Y FRIO Las materias primas se pueden almacenar en Temperatura ambiente: productos no perecederos o con envase. Cmaras frigorficas: (frio positivo de 0 a 10 grados) se conservan los gneros perecederos y los alimentos ya cocinados que van a ser consumidos en un tiempo ms o menos limitado.

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El frio positivo es aplicado para Refrigeracin para carnes y pescados Refrigeracin para frutas y hortalizas Refrigeracin de elaboraciones bsicas y fundamentales de cocina. Refrigeracin de entremeses, tapas y productos similares. Refrigeracin de vinos, refrescos y agua. Refrigeracin de derivados lcteos. Refrigeracin de servicios de bar. Cmara de congelacin: (frio negativo por debajo de cero grados) se almacenan productos perecederos, de temporada que suelen ser caros. La criogenizacin o ultra congelacin es un mtodo de conservacin en el que efecta una rpida congelacin de los alimentos, en la que se forman pequeas capas cristalinas, generando as una menor alteracin en los alimentos en su regeneracin. PERFIL DEL JEFE DE BODEGA Incorpora el conjunto de desempeos y productos del trabajo que debe poseer un bodeguero. As mismo estas personas deben cumplir con las funciones como cotizar insumos y materiales, recibir, asegurar un stock permanente de productos, despachar y mantener un claro registro de las existencias. Es necesario asegurar que la carga almacenada permanezca en buen estado de conservacin, manejar sustancias corrosivas, agentes de clasificar los insumos y materiales de acuerdo con la normativa ambiental y de salud vigente, una fluida

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comunicacin con las distintas reas de la empresa, cumplimiento con las normas de higiene y seguridad, junto con una adecuada presentacin personal. Incluyendo en su perfil conocimientos, habilidades y destrezas de los Tcnicos de Nivel Superior en rea Administrativa, Contabilidad y Computacin.

PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIN DE BODEGAS

Para realizar una gestin eficiente en la Administracin de Bodegas se debe seguir procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carcter general, pudiendo existir otros especficos, segn el tipo de material y caractersticas propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento.

1. Recibir los bienes, materiales y suministros, comprobando que correspondan a las cantidades y calidades establecidas en la orden de compra y factura o gua de despacho del proveedor, y rechazar productos que estn deterioros o no correspondan a la compra. 2. Informar al Departamento de Adquisiciones o al Jefe Administrativo segn corresponda, cualquier irregularidad en la recepcin. 3. Almacenar y resguardar los bienes y materiales en buenas condiciones de uso. 4. Informar a la Jefatura sobre situaciones anormales, tales como: problemas de seguridad, como por ejemplo, cerraduras en mal estado, puertas o ventanas que pueden ser violentadas o abiertas con facilidad, rejas en mal estado que impidan el ingreso de personas o animales al interior de las bodegas, instalaciones elctricas defectuosas, techos o cielos rotos que permitan el

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ingreso de aguas lluvias o humedad al recinto, mermas, prdidas, deterioros, peligros de contaminacin e incendio, etc. 5. Despachar los bienes y materiales, segn las cantidades y especificaciones establecidas en el documento "solicitud de abastecimiento" otro documento interno. 6. Mantener actualizados los registros de control de existencias de los bienes bajo su custodia.

ALMACENAMIENTO DE MATERIALES

No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadera, el encargado de bodega es responsable de la proteccin, cantidad y seguridad de los productos.

El objetivo fundamental de las siguientes normas es lograr:

Aprovechamiento adecuado del espacio fsico. Mayor rapidez de operacin. Control ms expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados.

Las normas que se deben tener siempre en cuenta son:

1 Para permitir que la recepcin, y la entrega de materiales sea fcil, rpida y

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segura, se deber disponer de un rea dotada con mesones a la entrada de bodega, que permitan efectuar la recepcin y despacho de los materiales.

2 En el almacenamiento se debe disponer de estantes y casilleros apropiados para los diferentes artculos y contar con pasillos entre las estanteras para un fcil manejo y transporte de los materiales.

3 Disponer medios de proteccin contra la contaminacin, daos y deterioros de los materiales producida por organismos vivos, como hongos, bacterias, roedores e insectos. 4 Disponer medios de proteccin contra daos y deterioros de los materiales y contar con extintores de incendios.

5 Se debern tomar especiales

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precauciones en el almacenamiento y manejo de los materiales con vigencia o duracin limitada, y aquellos que se alteran por la accin de la luz, calor y humedad. 6 Apile sobre Palletes, nunca directamente sobre el suelo, evita el dao de los envases y la absorcin de la humedad de los pisos. En el suelo puede apilar materiales a granel como arena, ripio, etc.

TIPOS DE DOCUMENTOS UTILIZADOS EN BODEGA (COPIAS)

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1.- rdenes de Compra

2.- Notas de pedido o entregas internas

3.- Guas de despacho del proveedor

4.- Guas de devolucin

5.- Guas de ingresos

6.- Tarjetas de registro de cada artculo (si las tuviera)

7.- Notas o solicitud de reposicin de stock.

8.- Notas o Guas de productos dados de baja.

Deber mantener al da todos los registros, de manera de mantener informado a todos los departamentos de la empresa y que tienen relacin con la bodega, como por ejemplo:

Compras.- Para que conozcan que materiales se necesita adquirir y en qu cantidad.

Contabilidad, para mantener actualizados los Costos de los volmenes disponibles en Bodega, como tambin de los productos dados de baja.

Control de inventario.- Para que conozcan todos los materiales que hay en bodega

Todo material dado de baja o por mermas deber quedar registrado en los documentos internos y ser firmada por el Jefe de Bodega.

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Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de materiales dentro de una Bodega.

INVENTARIO

Es aquella accin en la cual se realiza una revisin de los productos que pueden existir en una empresa, comprobando y realizando un conteo de los mismos y constatando su existencia fsica. El control de inventario se puede realizar por medio del uso de tarjetas de kardex. KARDEX IMPORTANCIA: Permite el control de existencias dentro de un almacn, empresa para la fabricacin. VENTAJAS: OFRECE Manejo de soluciones para la manipulacin de materiales. Mayor proteccin de los artculos almacenados. Mayor seguridad.

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Uso para oficina, empresa. Uso de software

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Netgrafa: Funciones del jefe de bodega http://es.slideshare.net/lauribethlopez/manualde-funciones-de-jefe-de-bodega

Administracin de bodegas
http://www.lacamara.org/website/images/Seminarios/Material/MARZO2011/madministracion-bodegas-29-03-11.pdf

Inventario y Bodegas
http://www.monografias.com/trabajos94/administracion-bodega-y-controlinventario/administracion-bodega-y-control-inventario.shtml

Kardex http://www.scribd.com/doc/91783730/KARDEX