La Gaceta 47 Lunes 09 de marzo 2009

DIRECTRIZ 001-2009 DEL 10/02/2009

MINISTERIO DE ECONOMA, INDUSTRIA Y COMERCIO

N 001-2009.El Ministro de Economa, Industria y Comercio en ejercicio de las facultades que le confieren
los artculos 28 inciso 2.a) de la Ley General de la Administracin Pblica, Ley N 6227 del 2 de mayo de 1978; los
artculos 3, 10 y 36 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley N 7202 del 24 de octubre del 1990, los
artculos 14, 15 y 17 del Reglamento a la Ley de Proteccin al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trmites
Administrativos, Ley N 8220 del 11 de marzo del 2002; el artculo 16 de la Ley General de Control Interno, Ley N
8292 del 31 de julio del 2002; el captulo 4, inciso 5 y captulo 5, inciso 6 del Manual de Normas Generales de
Control Interno para la Contralora General de la Repblica y las Entidades y rganos Sujetos a su Fiscalizacin; el
Cdigo Notarial, Ley N 7764 del 17 de abril de 1998, el artculo 1, inciso e) de la Ley de Defensa del Idioma
Espaol y Lenguas Aborgenes Costarricenses, Ley N 7623, del 11 de setiembre de 1996; la Directriz con las
Regulaciones Tcnicas sobre la Administracin de los Documentos Producidos por Medios Automticos; publicada
en La Gaceta N 221 de 11 de noviembre de 2004; la Directriz de la Direccin General del Archivo Nacional sobre
Uso de Papel y Tinta para la Produccin de Documentos con Valor Cientfico-Cultural de Conservacin Permanente,
publicada en La Gaceta N 65 de 1 de abril de 2004; y el Reglamento Interno del Archivo Central del Ministerio de
Economa, Industria y Comercio, Decreto Ejecutivo N 33398, del 26 de mayo del 2006.
Considerando:
1Que es imprescindible la estandarizacin de procedimientos en la produccin de los diferentes tipos
documentales, para realizar una eficiente automatizacin de la gestin documental en las instituciones estatales.
2Que la normalizacin de polticas, procedimientos y prcticas de la gestin documental promueve la
adecuada atencin y proteccin de los documentos y permite que la evidencia y la informacin que contienen, pueda
recuperarse de un modo ms eficiente y eficaz, adems de propiciar el aumento de la calidad en los procesos
institucionales.
3Que es indispensable el uso de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (TIC) en las
instituciones del Estado, para la trasferencia, uso, disposicin y aprovechamiento de la informacin de manera
eficiente y eficaz, ya que ambos exigen el acceso a la informacin, la rendicin de cuentas y la transparencia
administrativa, adems de la agilizacin de trmites.
4Que es necesario poner a disposicin de todos los funcionarios del Ministerio de Economa, Industria y
Comercio (MEIC), un instrumento que no solo normalice la produccin y facilite la gestin y organizacin de las
cartas, memorndum, certificaciones, circulares e informes, sino que adems garantice la eficiencia y eficacia de las
operaciones, el cumplimiento del ordenamiento jurdico- tcnico y el ejercicio del control en la tramitacin e
instruccin de los mismos.
Por tanto, emite la siguiente:

DIRECTRIZ N 001-2009
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN Y ORGANIZACIN
DE CARTAS, MEMORNDUMS, CERTIFICACIONES,
CIRCULARES E INFORMES PRODUCIDOS
EN EL MINISTERIO DE ECONOMA,
INDUSTRIA Y COMERCIO
Artculo 1Objetivo: Esta directriz tiene por objetivo, establecer los lineamientos para normalizar la
creacin, organizacin y control de las cartas, memorndum, certificaciones, circulares e informes generados por el
MEIC; as como facilitar el control interno sobre los mismos y garantizar la eficacia en todas las gestiones que
utilicen como recurso de informacin estos tipos documentales.

Artculo 2mbito de Aplicacin: La aplicacin, el cumplimiento y ejecucin de los lineamientos emitidos

a travs de la presente directriz son de carcter obligatorio para todos los funcionarios del MEIC. La Direccin de
Gestin de Informacin ser la responsable de capacitar a todo el personal para la correcta aplicacin y ejecucin de
la misma, como tambin el velar porque sta se ejecute a cabalidad.
Artculo 3Elaboracin de cartas:
1) Utilizacin y vigencia de cartas u oficios:
Las cartas u oficios son comunicaciones escritas, referente a los asuntos de las administraciones pblicas, tanto a
nivel externo como interno.
Se utilizarn nicamente para comunicaciones formales. En el mbito interno del MEIC solo se utilizarn para
comunicaciones a nivel poltico (Despachos Ministro y Viceministro), instancias asesoras (Auditora Interna,
Planificacin Institucional, Asuntos Jurdicos y el nivel directivo (Direcciones)).
Estos documentos poseen un alto valor probatorio y deben ser usados para la transmisin de rdenes o para informar
sobre actividades o funciones consideradas como vitales en cada una de las unidades administrativas.
Su valor administrativo y legal es de 5 aos a partir de la fecha en la cual fue producido, segn lo establecido en las
Tablas de Plazos de Conservacin de Documentos, aprobadas por la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin
de Documentos en el ao 2003.
2) Descripcin de las partes de una carta:
Partes de la carta tomando en cuenta la funcin lgica que cumple cada una dentro del proceso administrativo.
2.1 Membrete. Identifica a la unidad administrativa productora del documento y debe incluir la siguiente informacin:
a.

Logotipo. En la parte superior izquierda se colocar el logotipo del MEIC, en la parte superior derecha el logotipo de
la unidad administrativa respectiva y en medio de stos dos elementos se indicar centrado el nombre completo de tal
unidad con letra mayscula. Debajo de stos tres elementos se colocar una lnea continua.

b.

Datos generales sobre la unidad administrativa. Se colocarn en la parte inferior centrado, bajo una lnea continua
los siguientes elementos:
Direccin
Apartado postal
Telfonos y fax
Direccin electrnica
Correo electrnico.
Cuando se trate de documentos internos el membrete se colocar nicamente en la primera pgina del documento,
mientras que en documentos externos debe incluirse en todas las pginas. ste membrete aplicar para todos los tipos
documentales que regula la presente directriz.

2.2 Fecha. Es un dato de importancia tanto para el remitente como para el destinatario. Las partes de la fecha se deben
indicar de forma numrica con el siguiente formato: AAAA-MM-DD, donde AAAA es el ao completo en el
calendario gregoriano, MM es el mes en el ao entre 01 (enero) y 12 (Diciembre), DD da entre 01 y 31; segn lo
indicado en la Norma ISO 8601 Elementos de datos y formatos de intercambio.
Ejemplo: 2008-03-11
2.3 Cdigo de referencia. Conocida como nmero de oficio, es una identificacin alfanumrica secuencial con que se
producen las cartas. Se coloca en la parte superior izquierda de la carta, despus de la fecha del documento. Esta
secuencia esta formada por tres o cuatro partes y separadas por guiones:
a. Las siglas de las unidades administrativas (las siglas de la direccin y seguido las siglas del departamento), las cuales
sern las siguientes:
- Ministro: DM

- Viceministro: VM
- Planificacin Institucional: PI
- Auditora Interna: AI
- Asuntos Jurdicos: AJ
- Comisin Nacional del Consumidor: CNC
- Direccin de Apoyo al Consumidor: DAC
- Dpto. Tcnico de Apoyo a la CNC: DETA
- Dpto. Polticas y Anlisis de Consumo: DEPAC
- Plataforma de Atencin al Consumidor: PACO
- Unidad Tcnica de Apoyo-Comisin para Promover la Competencia: UTA-COPROCOM
- Direccin de Competitividad: DICOM
- Direccin de Mejora Regulatoria y Reglamentacin Tcnica: DMRRT
- Departamento de Mejora Regulatoria: MR
- Departamento de Reglamentacin Tcnica: RT
- Direccin de Apoyo a la Pequea y Mediana Empresa: DIGEPYME
- Centro Regional de Apoyo a la Pequea y Mediana Empresa. Regin Huetar Caribe: CREAPYME/RHC
- Centro Regional de Apoyo a la Pequea y Mediana Empresa de la Regin Huetar Norte: CREAPYME/RHN
- Centro Regional de Apoyo a la Micro Pequea y Mediana Empresa Regin Pacfico Central: CREAPYME/RPC
- Centro Regional de Apoyo a la Micro Pequea y Mediana Empresa Regin Chorotega: CREAPYME/RCH
- Centro Regional de Apoyo a la Micro Pequea y Mediana Empresa Regin Brunca: CREAPYME-RBR
- Direccin Gestin de Informacin: DGI
- Departamento Gestin de Informacin: GI
- Departamento Gestin del Conocimiento: GC
- Departamento Servicios de Tecnologa y Comunicacin: STC
- Direccin Administrativa Financiera: DIAF
- Departamento de Proveedura: PROV
- Departamento de Recursos Humanos: RH
- Unidad Mdica: UM
- Departamento Servicios Generales: SG

- Departamento Financiero Contable: FC

- Oficina de Prcticas de Comercio Desleal y Medidas de Salvaguardia: OPCDMS
b. Las siglas de oficio: OF
c.

Nmero consecutivo anual de tres o ms dgitos (depende de la produccin documental de cada unidad
administrativa).

d. Ao abreviado en sus ltimos dos dgitos.

Ejemplo:

2008-03-11
DIGEPYME-OF-012-08

2.4 Destinatario. Se refiere al nombre de la persona o entidad a quien se dirige la carta. Comprende de tres a cinco lneas,
equilibradas en cuanto a su extensin. Consta de los siguientes datos:
a. Ttulo de cortesa seguido del nombre completo. No se utilizarn los ttulos acadmicos (Br., Prof., Lic., Dra.,
Master), nicamente Seor y Seora.
Ejemplo:

Seor
Eduardo Sibaja Arias

b. Nombre del Puesto que desempea el destinatario: Director, Directora, Ministro, Jefe, Encargado.
Ejemplo:

Seor
Eduardo Sibaja Arias
Viceministro

c. Nombre de la Unidad Administrativa y de la Organizacin (En el caso de cartas internas, no se coloca el nombre de la
organizacin, solo el nombre de la unidad administrativa).
Ejemplo:

Seor
Eduardo Sibaja Arias
Viceministro
Ministerio
Comercio

de

Economa,

Industria

Ejemplo:

Seor
Jorge Jimnez Espinoza
Presidente
Asociacin Ecologista Pachamama

2.5. Lnea de asunto o referencia. Se debe emplear para indicar en pocas palabras sobre que se trata su contenido. Se
ubica a dos espacios verticales despus del destinatario, justificado a la izquierda y en letra mayscula. El asunto va a
actuar como una palabra clave, la cual como mximo slo se pueden utilizar 2 trminos separados por comas.
Ejemplo:

Seor
Eduardo Sibaja Arias
Viceministro
Ministerio de Economa Industria y Comercio
Asunto: FUNDACIN CRUSA, PROYECTO
APOYO PYMES.

2.6 Saludo. El saludo es una expresin de cortesa que se ubica antes del cuerpo o desarrollo de la carta. Se escribe dos
lneas verticales despus del destinatario. Se escribe con mayscula solo la primera letra del vocativo.
Ejemplo:

Estimado seor:
Estimada seora:

2.7 Texto o cuerpo. Es la parte ms importante de la carta porque contiene la informacin que se desea comunicar. Cada
prrafo debe estar separado por una lnea en blanco.
2.8 Despedida. Es una frase de cortesa que indica el final de la comunicacin. Se ubica dos lneas verticales despus de
finalizado el texto, al margen izquierdo o al centro segn el estilo de la carta. Se agregar una coma al final de la frase
de despedida, si el estilo de puntuacin usado es el estndar.
Ejemplo:

Atentamente,
Cordialmente,
Respetuosamente,

2.9 Firma. Se refiere al nombre de la persona con la competencia para firmar la comunicacin. Consta del nombre
completo (Nombre simple o compuesto, primer apellido y segundo apellido) y el cargo que desempea. Se realiza con
bolgrafo azul o negro. Se debe ubicar en el margen izquierdo.
nicamente los directores, jefes o responsables de unidades administrativas puede firmar este tipo documental, y
como mnimo, debe autorizar de forma escrita a otros funcionarios para que efecten esta accin, en caso de que no se
encuentre fsicamente disponible.
2.10 Sello. El sello de la unidad administrativa debe colocarse en la primera pgina del documento.
2.11 Adjuntos. La palabra adjunto se utiliza para indicarle al receptor de la comunicacin que junto con la carta se
acompaa otro documento como: facturas, catlogos, cheques, informes y otros.
Ejemplo:

Atentamente,

(firma)
Eduardo Sibaja Arias
Viceministro

Adjunto: Informe final proyecto

2.12 Copias. La palabra copia se utiliza para indicar a la persona o personas que tambin vincula la carta, a parte de su
destinatario oficial. Se escribe la abreviatura C de la palabra copia al marquen izquierdo, seguida de dos puntos, se
dejan dos espacios y se indica el nombre y cargo de la persona.
Ejemplo:

Atentamente,

(firma)
Eduardo Sibaja Arias
Viceministro

Adjunto: Informe Final del proyecto

C: Minor Carvajal, Auditor Interno.

Carlos Castro, Director Administrativo.

2.13 Registro del responsable. Se escribir en letras minsculas las iniciales de la persona que digit el documento.
2.14 Carta de dos o ms pginas. Si una carta sobrepasa una pgina, debe presentarse con un encabezamiento que
incluya la fecha, el cdigo de referencia y el nmero de la pgina en el margen izquierdo. Se ubica a cuatro lneas del
borde superior de la hoja.

2008-03-12
DIGEPYME-012-08
Pgina 2

En la ltima pgina del documento deber escribirse un prrafo completo y sin dividir la ltima palabra. Tampoco se
escribir en una pgina aparte solamente la firma, la despedida y las iniciales.

3. Cantidad de originales y copias que se producirn: Como mnimo, las cartas u oficios se deben de producir por
triplicado:
- Original: Dirigido al destinatario principal.
-

Copia 1: Consecutivo de cartas u oficios, el cul debe poseer el sello de original firmado del Director y el sello de la
unidad productora.

Copia 2: Archivo de gestin, el cul debe poseer el sello original firmado del Director y el sello de la unidad
productora; como tambin el sello de recibido de la unidad o entidad a la cual el documento fue dirigido.
Nunca se deben utilizar fotocopias del documento original con la finalidad de utilizar stas como originales, porque
toda unidad administrativa debe de garantizar el valor probatorio y la autenticidad de todos los documentos que
produce, por lo que el uso de los sellos es obligatorio.

4. Impresin, papel y tinta: Con relacin a calidad de papel a utilizar, as como la tinta se debe tomar en consideracin
lo estipulado en la directriz del uso de papel y tinta, aprobada por la Junta Administrativa del Archivo Nacional
(Publicada en La Gaceta N 65 de 01 de abril del 2004).
Se debe utilizar papel bond, color blanco con un gramaje de 75 gr/m, el denominado carta, tamao 21.5 x 28
centmetros (8 x 11 pulgadas). El tipo de letra aceptado ser de la clase ARIAL o TIMES NEW ROMAN (de
acuerdo al gusto) con una dimensin de 12 puntos y se deber utilizar espacio y medio en el interlineado. Los bordes
del texto sern: superior 2.5 cm, inferior 3 cm, izquierdo 3 cm y derecho 2.5 cm.
En cuanto a su impresin, debe ser usada las llamadas impresoras lser o de matriz de punto; para estampar sellos se
debe utilizar tinta que no se disuelva con el contacto del agua. De igual manera, polgrafos de buena calidad, color
azul o negro, mantener los documentos libres de anotaciones y de material que puedan daarlo, como clips o prensas
metlicas y ligas.
En caso de conservarse en soporte electrnico, debe cumplir con lo establecido en la Directriz con las Regulaciones
Tcnicas sobre la Administracin de los Documentos Producidos por Medios Automticos (Publicada en La Gaceta
N 221 de 11 de noviembre del 2004) y la Ley 8454 del 30 de agosto del 2005 de Firmas y Certificados Digitales y su
Reglamento.
5. Ejemplo de carta:

DIRECCIN GENERAL DE APOYO A LA PEQUEA Y MEDIANA EMPRESA

__________________________________________________________

2008-03-12
DIGEPYME-OF-012-08

Seor
Eduardo Sibaja Arias

Viceministro
Ministerio de Economa, Industria
y Comercio

Asunto: FUNDACIN CRUSA, PROYECTO APOYO PYMES.

Estimado seor:

Le adjuntamos el informe final del proyecto denominado Apoyo a las Pequeas y Medianas Empresas, el cual fue
financiado por la Fundacin CRUSA. Dicho proyecto cumpli con todos los objetivos propuestos, y debido a su xito
le solicitamos interceder ante dicha fundacin para que se efecte el financiamiento de la segunda etapa del proyecto.

Le agradecemos el apoyo de su despacho.

Atentamente,

Ivannia Mata
Directora

Adjunto: Informe final proyecto

C: Minor Carvajal, Auditor Interno.

Archivo

__________________________________________________________
Direccin: Edificio del IFAM, Residencial Los Colegios.
Telfono: (506) 2235-2700 / Fax: (506) 2236-2800
Direccin electrnica: http://www.pyme.go.cr
Correo electrnico: digepyme@meic.go.cr
Apartado Postal: 10.216-1000
San Jos, Costa Rica
Moravia.
Artculo 4Elaboracin de Memorndum:
1. Utilizacin y vigencia de los memorndum:
Los memorndum se utilizarn nicamente para gestiones diarias de tipo administrativo, con poca importancia para la
toma de decisiones. Solo se utilizarn en el mbito interno del MEIC, con departamentos del rea Administrativa
Financiera, tales como Proveedura Institucional, Servicios Generales, Recursos Humanos y Financiero Contable.
Si por alguna razn, se quisiera comunicar con los departamentos mencionados con anterioridad un hecho de mucha
relevancia, de alta vigencia administrativa-legal, se deber utilizar la carta u oficio.
Su valor administrativo y legal es de 2 aos a partir de la fecha en la cual fue producido, segn lo establecido en las
Tablas de Plazos de Conservacin de Documentos, aprobadas por la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin
de Documentos en sesin 5-2003 del 23 de abril del 2003. Por consiguiente las unidades administrativas debern
analizar el uso de este tipo documental para acciones de muy poca relevancia.
2. Descripcin de las partes del memorndum:
2.1

Membrete. El mismo utilizado en las cartas u oficios.

2.2

Cdigo de referencia. Se colocar en la parte superior central del documento. Estar conformado por tres o cuatro
partes separadas por guiones:

a. Las siglas de la unidad administrativa (las siglas de la direccin y seguido las siglas del departamento).
b. Las siglas del memorndum: MEM
c.

Nmero consecutivo anual de tres o ms dgitos (depende de la produccin documental de cada unidad
administrativa).

d. Ao abreviado en sus ltimos dos dgitos.

Ejemplo:

DIGEPYME-MEM-012-08

2.3

Destinatario y remitente. Se indica de forma conjunta el destinatario y el remitente del memorndum, en el margen
izquierdo, utilizando las palabras PARA: y DE:, ambas en mayscula. Siempre hay que utilizar el nombre
completo (Nombre simple o compuesto, primer apellido y segundo apellido).
Ejemplo:

PARA: Eduardo Sibaja Arias

Viceministro

DE:

Ivannia Mata (firma)

Directora

2.4

Fecha: Al igual que el oficio, se utilizar el formato indicado en la norma ISO 8601, la cual se colocar despus de la
palabra FECHA: escrita en mayscula.
Ejemplo:

PARA:

Eduardo Sibaja Arias

Viceministro

DE:

Ivannia Mata (firma)

Directora

FECHA: 2008-03-12

2.5

Lnea de asunto o referencia. Constituye la sntesis del tema del memorando. Deben utilizarse como mximo 2
trminos (en letra mayscula) que hagan referencia directa al asunto principal del documento.
Ejemplo:

PARA:

Eduardo Sibaja Arias

Viceministro

DE:

Ivannia Mata

Directora

FECHA:

2008-03-12

ASUNTO: REQUISICIN 12560

2.6

Contenido. Se debe redactar el texto de forma clara, muy breve, directa y sencilla, omitiendo saludos y
presentaciones. El memorndum no debe de tener ms de 1 hoja.

2.7

Firma. Se debe colocar junto al remitente acompaada del sello de la unidad administrativa. Al igual que el oficio,
solo el Director, jefe o encargado de alguna unidad administrativa y las personas autorizadas por stos podrn firmar
un memorndum.

2.8

Adjuntos. La palabra adjunto se utiliza para indicarle al receptor de la comunicacin que junto con el memorndum
se acompaa otro documento como: facturas, requisiciones, cheques, informes y otros. Se colocan en la parte inferior,
en el margen izquierdo del documento.

2.9

Copias. La palabra copia se utiliza para indicar a la persona o personas que tambin vincula el memorndum, a parte
de su destinatario oficial. Se escribe la abreviatura C: en el margen inferior izquierdo, seguida de dos puntos, se
dejan dos espacios y se indica el nombre y cargo de la persona.

3. Cantidad de originales y copias que se producirn. Como mnimo, los memorndum se deben de producir por
triplicado:
- Original: Dirigido al destinatario principal. Debe poseer firma original y sello.
- Copia 1: Consecutivo de memorndum, el cual debe de poseer el sello de original firmado del Director y el sello de la
unidad productora.
-

Copia 2: Archivo de gestin, el cual debe de poseer el sello de original firmado del Director y el sello de la unidad
productora; como tambin el sello de recibido de la unidad o entidad a la cual el documento fue dirigido.
Nunca se deben utilizar fotocopias del documento original con la finalidad de utilizar stas como originales, debido a
que las unidades administrativas deben de garantizar el valor probatorio y la autenticidad de todos los documentos
que produce, por lo que el uso de los sellos es obligatorio.

4 Impresin, papel y tinta. Debido a la poca vigencia administrativa y legal que posee el memorndum, se puede
producir en papel econmico de baja calidad y gramaje, color blanco. Adems se pueden utilizar impresiones de baja
calidad, de inyeccin de tinta o de matriz.
5. Ejemplo de memorndum:

DIRECCIN GENERAL DE APOYO A LA PEQUEA Y MEDIANA EMPRESA

___________________________________________________________

DIGEPYME-MEM-012-08

PARA:

Francisco Cairol
Proveedura Institucional

DE:

Ivannia Mata (firma)

Directora

FECHA:

2008-03-12

ASUNTO: Requisicin N 12560

____________________________________________________________

Le remito la requisicin N 12560 para su tramitacin.

Adjunto: Requisicin N 12560

C: Archivo
____________________________________________________________
Direccin: Edificio del IFAM, Residencial Los Colegios.

Telfono: (506) 2235-2700 / Fax: (506) 2236-2800

Direccin electrnica: http://www.pyme.go.cr
Correo electrnico: digepyme@meic.go.cr
Apartado Postal: 10.216-1000
San Jos, Costa Rica
Moravia.
Artculo 5Elaboracin de Informes:
1. Utilizacin y vigencia de los informes. El informe es un instrumento tcnico de uso frecuente en las oficinas y
unidades administrativas, el cual se utiliza para informar sobre ejecucin de proyectos, estudios tcnicos, manuales,
actividades y procesos, entre otros.
Su vigencia administrativa y legal se encuentra relacionada con los expedientes a los cuales estos informes forman
parte. Es decir, estos tipos documentales tienen que ligarse a un expediente especfico y a otra documentacin tales
como certificaciones, correspondencia, entre otros. Por lo general su vigencia vara entre 2 a 15 aos dependiendo del
tipo de informe y la informacin que contenga.
2. Descripcin de las partes de un informe: El informe debe contar con portada, tabla de contenidos, introduccin,
desarrollo, conclusin, bibliografa y anexos y las pginas deben tener numeracin en la parte inferior derecha del
documento. Sin embargo, algunos de estos elementos tales como la tabla de contenidos, la introduccin, la
conclusin, la bibliografa y los anexos son opcionales. Es necesario aclarar que cuando se necesite enviar informes a
entidades nacionales e internaciones externas al MEIC, se debe respetar el formato que stas establecen para la
presentacin de informes.
2.1

Portada. La portada se debe colocar en la primera pgina del informe, la cual se estructura de la siguiente forma:

a. Membrete: El mismo utilizado en las cartas u oficios.

b. Procedencia: Indicar la entidad en mayscula resaltado en negrita.
Ejemplo:

MINISTERIO DE ECONOMA, INDUSTRIA

Y COMERCIO

c. Cdigo de referencia: Consta de la abreviatura de la unidad administrativa (las siglas de la direccin y seguido las
siglas del departamento), seguido de la abreviatura de informe INF, nmero consecutivo anual y los dos ltimos
dgitos del ao.
Ejemplo:

DIGEPYME-INF-102-08

d. Ttulo: Nombre completo del Informe, en letra mayscula.

Ejemplo:

INFORME PARA DETERMINAR TIPO

DE EMPRESAS

INFORME DE DIAGNSTICO DE LA
EMPRESA DETERGENTES SAN
RAMN S. A

e. Elaborado por: Nombre completo del autor del informe. No se indica el grado acadmico o ttulo de cortesa. Se
indica en mayscula.

ELABORADO POR: JORGE JIMENEZ

ESPINOZA

f. Revisado por: Nombre completo de la persona que revis el informe, en caso de que haya sido revisado, sino se puede
omitir. Se indica en mayscula.

REVISADO POR: OLGA MARA RODRGUEZ

BLANCO

g. Fecha del documento: La fecha como lo indica la norma ISO 8601.

2.2

Introduccin. De forma concisa, indicar cual razn u orden impulso efectuar dicho documento, como tambin indicar
su objetivo primordial. La introduccin debe indicar de forma resumida la informacin esencial que contendr el
informe. Se debe colocar en la segunda pgina del documento, justificado. La introduccin es un elemento opcional.

2.3 Desarrollo. Contiene el anlisis tcnico profesional efectuado por el funcionario responsable. Se coloca
inmediatamente despus de la introduccin, al margen izquierdo. Puede contener los apartados, ttulos o subttulos
que el autor considere convenientes, todos hacia el margen izquierdo.
2.4 Conclusin. Las conclusiones son todos aquellos aspectos derivados del desarrollo, los resultados obtenidos del anlisis
tcnico-profesional. Dentro de la conclusin se pueden tambin incluir las recomendaciones, segn sea la necesidad
de su autor. Es un elemento opcional.

2.5

Firma. Se colocar inmediatamente despus de la finalizacin de la conclusin del desarrollo del informe (si no
incluye conclusin), la cual se debe de efectuar con lapicero azul o negro. No se puede colocar en una hoja
independiente, debe de existir al menos un prrafo anterior que la acompae.

2.6

Sello. El sello de la unidad administrativa debe colocarse en la portada del documento.

2.7

Bibliografa. Si la persona responsable de realizar el informe utiliz material de apoyo tales como libros, leyes u
otros informes o documentos, se deben de mencionar en este apartado. Si no se utiliz material de apoyo, se puede
obviar este apartado.

2.8

Anexos. Incluir en este apartado cuadros estadsticos, grficos y toda aquella informacin complementaria que se
utiliz como referencia para efectuar el desarrollo. Es un elemento opcional.

3. Cantidad de originales y copias que se producirn: Como mnimo, los informes se deben de producir por
triplicado:
- Original 1: Dirigido al destinatario principal. Debe poseer firma original y sello.
- Original 2: Se colocar en el Archivo de Gestin, en el expediente correspondiente
- Copia: Para el consecutivo de informes. No es necesario que est firmado ni sellado.
4. Impresin, papel y tinta. Con relacin a calidad de papel a utilizar, as como la tinta se debe tomar en consideracin
lo estipulado en la directriz del uso de papel y tinta, aprobada por la Junta Administrativa del Archivo Nacional
(Publicada en La Gaceta N 65 de 1 de abril del 2004).
Se debe utilizar papel bond, color blanco con un gramaje de 75 gr/m, el denominado carta, tamao 21.5 x 28
centmetros (8 x 11 pulgadas). El tipo de letra aceptado ser de la clase ARIAL o TIMES NEW ROMAN (de
acuerdo al gusto) con una dimensin de 12 puntos y se deber utilizar espacio y medio en el interlineado.
Los bordes del texto sern: superior 2.5 cm, inferior 3 cm, izquierdo 3 cm y derecho 2.5 cm.
En cuanto a su impresin, debe ser usada las llamadas impresoras lser o de matriz de punto; para estampar sellos se
debe utilizar tinta que no se disuelva con el contacto del agua. De igual manera, polgrafos de buena calidad, color
azul o negro, mantener los documentos libres de anotaciones y de material que puedan daarlo, como clips o prensas
metlicas y ligas.
En caso de conservarse en soporte electrnico, debe cumplir con lo establecido en la Directriz con las Regulaciones
Tcnicas sobre la Administracin de los Documentos Producidos por Medios Automticos (Publicada en La Gaceta
N 221 de 11 de noviembre del 2004) y la Ley 8454 del 30 de agosto del 2005 de Firmas y Certificados Digitales y su
reglamento.
5.1 Ejemplo de informe:
5.1.1

Portada

DIRECCIN GENERAL DE APOYO A LA PEQUEA Y MEDIANA EMPRESA

___________________________________________________________
MINISTERIO DE ECONOMA, INDUSTRIA Y COMERCIO

DIGEPYME-INF-102-08

INFORME DE DIAGNSTICO DE LA EMPRESA DETERGENTES SAN RAMN S. A.

ELABORADO POR: JORGE JIMENEZ ESPINOZA

REVISADO POR: OLGA MARA RODRGUEZ BLANCO

FECHA: 2008-03-12
____________________________________________________________
Direccin: Edificio del IFAM, Residencial Los Colegios.
Telfono: (506) 2235-2700 / Fax: (506) 2236-2800
Direccin electrnica: http://www.pyme.go.cr
Correo electrnico: digepyme@meic.go.cr
Apartado Postal: 10.216-1000
San Jos, Costa Rica
Moravia
5.1.2

Tabla de contenido, introduccin, desarrollo y conclusin.

____________DIGEPYME-INF-102-08____________
1.
2.
3.
4.

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN:
DESARROLLO:
CONCLUSIN:

(Firma)
5. ANEXOS
Artculo 6Emisin de certificaciones:

1. Utilizacin de las certificaciones. Las certificaciones son documentos solicitados por el administrado con el fin de
tener un respaldo probatorio por parte de la administracin de una calidad, estatus o actividad determinada.
2. Descripcin de las partes de una certificacin:
2.1

Membrete. El mismo que se indica para las cartas u oficios.

2.2

Cdigo de referencia. Identificacin alfanumrica secuencial. Se coloca en la parte superior al centro de la

certificacin, despus del membrete. Esta secuencia esta formada por tres o cuatro partes separadas por guiones:

1. Las siglas de la unidad administrativa (las siglas de la direccin y seguido las siglas del departamento.
2. Las siglas de certificacin: CER
3. Nmero consecutivo anual de tres dgitos o ms dgitos (depende de la produccin documental de cada unidad
administrativa).
4. Ao abreviado en sus ltimos dos dgitos.
Ejemplo:

DIGEPYME-CER-012-08

2.3

Nombre y apellidos del funcionario. Al inicio la certificacin se debe indicar el nombre y los apellidos del
funcionario que emite la certificacin, con letra mayscula y centrado.

2.4

Nombre del puesto que desempea el funcionario. Seguidamente del nombre y apellidos del funcionario se debe
indicar el nombre del puesto que desempea en la institucin, con letra mayscula y centrado.

2.5

Certifica. En ste apartado se debe sealar todos los datos que se pretenden certificar. Es oportuno aclarar que una
certificacin puede ser literal o en lo conducente. Es decir, si es una copia o certificacin parcial, debe advertirse bajo
responsabilidad del funcionario que se trata de una transcripcin en lo conducente y que lo omitido no modifica,
altera, condiciona, restringe ni desvirta lo transcrito.

2.6

Lugar y fecha. Como conclusin se expresar la conformidad con la escritura original, el lugar, la hora y la fecha de
expedicin. Igualmente, se debe indicar el nombre y los apellidos del solicitante.

2.7

Firma. El funcionario con la competencia para firmar la certificacin autorizar el documento con su firma. Se realiza
con bolgrafo azul o negro.
Solo los directores, jefes o encargados de unidades administrativas pueden firmar este tipo documental, y como
mnimo, debe autorizar de forma escrita a otros funcionarios para que efecten esta accin, en caso de que no se
encuentre fsicamente disponible.

2.8

Sello. El sello de la unidad administrativa debe colocarse en la primera pgina del documento.

3. Cantidad de originales y copias que se producirn: Como mnimo, las certificaciones se deben de producir por
triplicado:
- Original: Dirigido al destinatario principal.
-

Original Firmado: Archivo de gestin, el cual debe de poseer el sello de original firmado del Director y el sello de la
unidad productora; como tambin el sello de recibido de la persona, unidad o entidad a la cual el documento fue

dirigido. Cada certificacin se debe de archivar en un expediente respectivo, con toda la documentacin que sustento
su creacin.
- Copia: Consecutivo de certificaciones.
4. Impresin, papel y tinta: Con relacin a la calidad de papel a utilizar, as como la tinta se debe tomar en
consideracin lo estipulado en la directriz del uso de papel y tinta, aprobada por la Junta Administrativa del Archivo
Nacional (Publicada en La Gaceta N 65 de 1 de abril del 2004).
Se debe utilizar papel bond, color blanco con un gramaje de 75 gr/m, el denominado carta, tamao 21.5 x 28
centmetros (8 x 11 pulgadas). El tipo de letra aceptado ser de la clase ARIAL o TIMES NEW ROMAN (de
acuerdo al gusto) con una dimensin de 12 puntos y se deber utilizar espacio y medio en el interlineado.
Los bordes del texto sern: superior 2.5 cm, inferior 3 cm, izquierdo 3 cm y derecho 2.5 cm.
En cuanto a su impresin, debe ser usada las llamadas impresoras lser o de matriz de punto; para estampar sellos se
debe utilizar tinta que no se disuelva con el contacto del agua. De igual manera, polgrafos de buena calidad, color
azul o negro, mantener los documentos libres de anotaciones y de material que pueda daarlo, como clips o prensas
metlicas y ligas.
En caso de conservarse en soporte electrnico, debe cumplir con lo establecido en la Directriz con las Regulaciones
Tcnicas sobre la Administracin de los Documentos Producidos por Medios Automticos (Publicada en La Gaceta
N 221 de 11 de noviembre del 2004) y la Ley 8454 del 30 de agosto del 2005 de Firmas y Certificados Digitales y su
reglamento.
5. Ejemplo de certificacin:

DIRECCIN GENERAL DE APOYO A LA PEQUEA Y MEDIANA EMPRESA

____________________________________________________________
DIGEPYME-CER-008-2007
IVANNIA MATA SOLS
DIRECTORA DE LA DIRECCIN GENERAL DE APOYO A LA PEQUEA Y MEDIANA EMPRESA
CERTIFICA:
Que la empresa VENTANERAS Y ACCESORIOS IBRICOS, S. A., cdula jurdica nmero 3-101-121321
clasifica como PEQUEA EMPRESA del sector INDUSTRIAL, dedicada a la fabricacin de marcos de puertas y
ventanas de aluminio.

Dada en la ciudad de San Jos, a las treces horas y veinte minutos del trece de noviembre de dos mil ocho, a solicitud
de la seora Mara Teresa Bermdez Muoz.
____________________________________________________________
Direccin: Edificio del IFAM, Residencial Los Colegios.

Telfono: (506) 2235-2700 / Fax: (506) 2236-2800

Direccin electrnica: http://www.pyme.go.cr
Correo electrnico: digepyme@meic.go.cr
Apartado Postal: 10.216-1000
San Jos, Costa Rica
Moravia.
Artculo 7Creacin de circulares:
a. Utilizacin y vigencia de circulares. Las circulares son comunicaciones escritas realizadas por los superiores de un
departamento, direccin o despacho, referente a disposiciones de acatamiento obligatorio por parte de sus subalternos,
como tambin para informar asuntos que afectan a todos los funcionarios o de importancia considerable.
Estos documentos solo se utilizarn en el mbito interno del MEIC, su valor administrativo y legal no podr ser
inferior a 5 aos, por lo que su unidad productora definir en las Tablas de Plazos de Conservacin de Documentos,
su vigencia administrativa y legal mxima definitiva.
b. Descripcin de las partes de una circular. Las partes que conforman una circular son las siguientes:
2.1

Membrete. El mismo utilizado para las cartas u oficios.

2.2

Fecha. El mismo tipo de fechas, acorde la Norma ISO 8601.

2.3

Cdigo de referencia. Identificacin alfanumrica secuencial con que se producen las circulares. Se coloca en la
parte superior izquierda de la circular, despus de la fecha del documento. sta secuencia est formada por tres o
cuatro partes separadas por guiones:

a. Las siglas de la unidad administrativa (las siglas de la direccin y seguido las siglas del departamento).
b. Las siglas de circular: CIR
c. Nmero consecutivo anual de tres dgitos o ms dgitos (depende de la produccin documental de cada unidad
administrativa).
d. Ao abreviado en sus ltimos dos dgitos.
Ejemplo:

2008-03-11
DGI-CIR-012-08

2.4

Destinatario. El destinatario en las circulares siempre va dirigido a un grupo de personas, es decir, siempre tiene que
redactarse en plural, siguiendo el mismo formato definido para las cartas. Es ste aspecto se podr utilizar el lenguaje
inclusivo, nicamente con los siguientes smbolos: /, (). Ejemplo: Estimados/as compaeros/as o Estimados(as)
compaeros(as).
Ejemplo:

Seores (as)
Funcionarios
Direccin de Gestin de Informacin

2.5

Lnea de asunto o referencia. El mismo definido para las cartas.

2.6

Saludo. El mismo definido para las cartas, con la excepcin de que siempre se tiene que redactar en plural.

2.7

Cuerpo o texto. Es la parte ms importante de la circular porque contiene la informacin que se desea comunicar.
Cada prrafo debe separarse por una lnea en blanco.

2.8

Despedida. El mismo formato definido para las cartas.

2.9

Firma. Se refiere al nombre de la persona con la competencia para firmar la circular. Consta del nombre completo
(Nombre simple o compuesto, primer apellido y segundo apellido) y el cargo que desempea. Se realiza con bolgrafo
azul o negro. Se debe ubicar en el margen izquierdo.
nicamente los directores, jefes o responsables de unidades administrativas pueden firmar este tipo documental.

2.10 Sello. El sello de la unidad administrativa debe colocarse en la primera pgina del documento.
2.11 Adjuntos. El mismo formato definido para las cartas. En el caso de las circulares, el adjunto responder a un
documento que sustente las disposiciones contenidas en la circular, tales como copias de decretos o leyes,
resoluciones, entre otros.
2.12 Copias. El mismo formato definido para las cartas.
2.13 Registro del responsable. Se escribir en letras minsculas las iniciales de la persona que digit el documento.
2.14 Carta de dos o ms pginas. El mismo formato definido para las cartas.
3. Cantidad de originales y copias que se producirn: Como mnimo, las circulares se deben de producir por
duplicado:
-

Original: Documento que tiene que ser recibido y firmado por todas las personas a las cuales se dirige, el mismo debe
colocarse en el archivo de gestin una vez finalizada su divulgacin. Deber estar firmado por el jefe o director, con
el sello original de la unidad productora.

Copia: Consecutivo de circulares, el cual debe de poseer el sello de original firmado del Director y el sello del
departamento o direccin.
Nunca se debe fotocopiar el documento original con el fin de entregarlo a cada una de las personas involucradas en la
circular. Para evitar lo anterior, la circular original debe ir rotando por todo el departamento o direccin (para ste
efecto se puede utilizar el correo electrnico). Las personas que lean la circular, estn en la obligacin de firmar dicho
documento en la parte trasera de este.
Artculo 8Registro de la documentacin:

1.

Documentos enviados. Cada tipo documental regulado en la presente directriz (cartas, memorndums,
certificaciones, circulares e informes), tendrn un registro independiente, con el fin de crear controles que permitan
accesar de forma rpida la informacin que contienen. Los registros, permiten a la administracin un control formal

de los documentos producidos y del trmite y gestin al cual responden, sin la necesidad de consultar directamente al
documento.
Los elementos mnimos que se deben de registrar son los siguientes:
- N de Consecutivo: Indicar el nmero consecutivo completo.
- Destinatario: Nombre de la persona y entidad a la cual va dirigido el documento.
- Fecha: Fecha de emisin del documento.
- Asunto: Indicar un pequeo resumen o palabras claves del contenido del documento.
El funcionario responsable de aplicar dichos registros, tendr la libertad de escoger el medio ms idneo, ya sea
manual o automatizado, siempre y cuando se garantice que dicho registro estar siempre actualizado, debidamente
resguardado y deber tener como mnimo los elementos descritos con anterioridad.
En el momento que la Direccin de Gestin de Informacin sistematice los registros de entradas y salidas de
documentos, deber aplicarse en el mbito institucional de forma obligatoria.
2. Documentos recibidos. Los documentos recibidos debern registrarse igual que los documentos producidos por las
unidades administrativas.
Los elementos mnimos que se deben registrar son los siguientes:
-

N de registro: Nmero consecutivo que se colocar en la parte trasera del documento, con el fin de tener una
referencia de su registro. Este es un nmero consecutivo del 1 al infinito que se registrar anualmente.

- Productor: Nombre de la persona y entidad productora del documento.

- Fecha: Fecha de emisin del documento.
- Asunto: Indicar un pequeo resumen o palabras claves del contenido del documento.
-

Documentos relacionados: Si se recibe un documento externo, el cual hace referencia a un oficio, certificacin o
informe producido en el MEIC, se debe anotar en este campo.
El funcionario responsable de aplicar dichos registros, tendr la libertad de escoger el medio ms idneo, ya sea
manual o automatizado, siempre y cuando se garantice que dicho registro estar siempre actualizado y debidamente
resguardado.
En el momento que la Direccin de Gestin de Informacin sistematice los registros de entradas y salidas de
documentos, deber aplicarse en el mbito institucional de forma obligatoria.
Artculo 9Archivo de gestin. Toda la documentacin producida por cada una de las unidades
administrativas del MEIC se centralizar en un archivo de gestin debidamente organizado, de acuerdo a los
lineamientos establecidos por la Direccin de Gestin de Informacin y el Archivo Central.
El archivo de gestin deber ser responsabilidad de al menos un funcionario, el cual se encargar de clasificar
y ordenar los documentos, llevar los registros mencionados en el Artculo 8, controlar los cdigos de referencia de
las cartas, memorndum, informes, circulares y certificaciones, rotular el mobiliario y velar porque toda la
documentacin se encuentre accesible.
Todo aquel funcionario que necesite algn documento custodiado en el Archivo de Gestin, lo deber solicitar
al funcionario responsable, ya que ste es el nico autorizado en accesar, facilitar y manipular los documentos.
Una vez que no se utilicen los documentos originales y copias, stos debern ser entregados al responsable del
archivo de gestin, para garantizar que stos se archiven en su lugar respectivo. Esto con el fin de evitar la prdida o
extravo de informacin.

Artculo 10.Disposiciones finales. La presente directriz es de acatamiento obligatorio para todos los
funcionarios del MEIC. La Direccin de Gestin de Informacin tendr la responsabilidad de verificar su
cumplimiento en todas las unidades administrativas del MEIC.
Artculo 11.Derguese la Directriz N 002-2008, publicada en La Gaceta del 18 de agosto del 2008.
Artculo 12.Rige a partir de su publicacin en el Diario Oficial La Gaceta.
Dado en San Jos, a los diez das del mes de febrero del dos mil nueve.
Marco A. Vargas Daz, Ministro de Economa, Industria y Comercio.1 vez.(O. C. N 93088).C-601370.
(15903).