ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO

FACULTAD DE ADMINSTRACIN DE EMPRESAS UNIDAD DE EDUCACIN A DISTANCIA LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORA. CONTADOR PBLICO AUTORIZADO C.P.A

MEMORIA TCNICA PREVIA AL OBTENCIN DEL TTULO DE: LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORA C.P.A.

TEMA:
Implementacin de un sistema manual de administracin de inventarios de mercadera de la empresa MEGACEN de la ciudad de Archidona, cantn Archidona. Provincia de Napo, perodo 2011. Autores : Edita Cristina Abril Bonilla

TENA ECUADOR 2012

i

CERTIFICACIN

Certifico que el presente trabajo investigativo de memoria Tcnica, ha sido revisado en su totalidad quedando autorizado para su presentacin.

Ing. Vctor Albn Vallejo TUTOR

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DERECHOS DE AUTORA

Edita Cristina Bonilla Abril, soy responsable de las ideas, doctrinas, resultados y propuestas expuestas en el presente trabajo de investigacin y, los derechos de autora pertenecen a la Escuela Superior Politcnica Chimborazo.

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AGRADECIMIENTO

Doy infinitamente gracias a Dios, fuente de inspiracin en mis momentos de angustia, esmero, dedicacin, alegras y tristezas que caracterizaron el transitar

por este camino qu8e hoy veo realizado.

Manifiesto mi ms sincero agradecimiento a la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo, prestigiosa institucin de mi patria que me abri sus puertas cuando era una adolecente para poder obtener una profesin.

A la facultad de Administracin de Empresas de la ESPOCH, al programa carrera, Licenciatura en Contabilidad y Auditora y a sus docentes, quienes con sus sabios conocimientos llenaron nuestros vacos preparndonos para una vida profesional.

Agradezco tambin la confianza y el apoyo de mi madre Blanca Abril y Widman Veloz, por que han contribuido positivamente para llevar a cabo esta difcil jornada.

EDITA BONILLA

iv

DEDICATORIA

A Dios porque me ha dado fortaleza para continuar cuando he estado a punto de caer.

A mi madre Blanca Abril, quien ha sabido formarme con buenos sentimientos, hbitos y valores, lo cual me ha ayudado a salir adelante buscando siempre el mejor camino.

De igual forma, a Widman Veloz ya que me ha dado aliento en cada momento de mi vida y su apoyo incondicional.

Y a todas las personas que de una u otra manera supieron darme una voz de aliento para continuar.

EDITA BONILLA

NDICE

Portada Certificacin Derechos de Autora Agradecimiento Dedicatoria Indice Resumen Summary Introduccin

i ii iii iv v vi ix x 1

CAPTULO I 1. MARCO CONTEXTUAL 1.1. Generalidades de la Empresa 1.1.1. Resea histrica 1.1.2. Misin 1.1.3. Visin 1.1.4. Valores corporativos 1.1.5. Objetivos organizacionales 1.1.6. Organigrama de la empresa 1.1.7. Funcin Administrativa

2 2 2 3 3 4 5 6

CAPTULO II 2. MARCO SITUACIONAL DE LA EMPRESA 2.1. Anlisis interno de la situacin actual 2.2. Anlisis externo
vi

9 11

2.3.

FODA

12

CAPTULO III 3. MARCO PROPOSITIVO 3.1. Datos informativos 3.2. Antecedentes de la propuesta 3.3. Justificacin 3.4. Objetivos 3.5. Anlisis de factibilidad 3.6. Modelo operativo de la Propuesta 3.6.1. Administracin de inventarios 3.6.2. Finalidad de la administracin de inventarios 3.6.3. Importancia 3.6.4. Mtodo de stock mximos y mnimos 3.6.5. Rotacin del inventario 3.6.6. Tcnicas de Administracin de inventarios 3.6.7. Tipos de inventarios 3.6.8. Control de Inventarios Justo a tiempo 3.6.9. Control interno sobre inventarios 3.6.10. Mtodo de valoracin de inventarios 3.6.11. Formatos para manejo de inventarios 3.6.11.1 Kardex 3.6.11.2. Orden de compra 3.6.12, Flujogramas 1. Flujo de adquisiciones 2. Flujo de Entrada de mercaderas bodega 3. Flujo de Salida de Mercaderas de bodega 3.6.12. Codificacin de mercadera 3.7. Aplicacin prctica

14 16 16 17 18 19 19 19 20 21 24 25 26 28 28 30 31 32 32 34 34 36 40 43 45

CAPTULO IV 4. ADMINISTRACIN DE LA PROPUESTA 4.1. Responsable 4.1.1. Funciones 4.2. Plan de monitoreo
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51 51 52

4.2.1. Cronograma de actividades

52

CAPTULO V 5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1. Conclusiones 5.2. Recomendaciones Bibliografa Webgrafa

53 54 55 56

ANEXOS Modelo de factura de la empresa Modelo de proforma de la empresa Factura de Proveedor Factura de venta de Megacen Imgenes de la empresa 58 59 60 61 62

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RESUMEN

La administracin de inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al momento de requerir su uso o venta, basados en polticas que permitan decidir cundo y en cunto reabastecer el inventario. La presente investigacin titulada Implementacin de un sistema manual de administracin de inventarios de mercaderas, orientada a mejorar la eficiencia del control de existencias de inventarios de la empresa Megacen en la ciudad de Archidona, ha sido creada bajo el criterio de optimizar recursos y procesos dentro del rea de estudio.

El sistema manual de administracin de inventarios, es entendido como un conjunto de procedimientos y determinacin de polticas que permitan manejar con alto grado de confiabilidad los movimientos, entradas, salidas, crditos entregados, recibidos, stocks, de mercadera existente en la empresa

ix

SUMMARY

INTRODUCCIN
La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicio; de aqu viene la importancia el manejo de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades. La obtencin de utilidades obviamente reside en gran parte de las ventas, ya que estas son el motor de la empresa, sin embargo, si la funcin del inventario no opera con efectividad esto causara a la misma que no obtenga un manejo contable que permita a la empresa mantener el control oportuno, as como tambin conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa, ventas no tendr material suficiente para poder trabajar, el cliente se siente inconforme y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no existiran ventas .El control de inventarios es uno de los aspectos de la administracin que en la micro y pequeas empresas es muy pocas veces atendido. En la actualidad MEGACEN, no cuenta con un sistema de administracin que le permita tener control sobre sus existencias de mercaderas, el manejo ha sido realizado de manera manual, emprica, lo que est generando que la informacin no sea real, confiable, adems de no estar actualizado, ni tampoco existe personal adiestrado en el manejo. La propuesta del Modelo de administracin de inventarios surge del inters por parte de los Propietarios de MEGACEN en implementar un sistema de administracin de inventarios de mercaderas., con dicho proceso se minimizaran las fallas detectadas en cuanto a la cantidad de trabajo al realizarse ms rpido y con mayor seguridad.

CAPTULO I

1. 1.1.

MARCO CONTEXTUAL GENERALIDADES DE LA EMPRESA

1.1.1. RESEA HISTRICA

MEGACEN se crea en el mes de septiembre del 2010 No. RUC, obligado a llevar contabilidad, formada bajo la visin emprendedora de la Ing. Silvia Mayorga. En un principio se dedic nicamente a la comercializacin materiales de ferretera pero a medida del avance y crecimiento poblacional de la ciudad se increment todo lo relacionado a materiales de construccin, obteniendo la distribucin directa de mayoristas y fabricantes,. Con el fin de satisfacer las crecientes exigencias del mercado, su gama de productos y servicios se vuelve ms diversa. Como una empresa dinmica y cada vez ms consciente de las necesidades MEGACEN ha llevado a cabo diversos cambios con el objetivo de permanecer en el gusto de nuestros clientes.

1.1.2. MISIN

Ser una de las primeras empresas distribuidoras con mayor cobertura cantonal, MEGACEN se dedica a la comercializacin de artculos de ferretera y para el Cantn Archidona Provincia de Napo, las mismas que permiten participar en el favores de calidad y adecuado servicio para

materiales de construccin

utilizando personal capacitado mercado ofreciendo productos

satisfacer las necesidades de los clientes.

2

1.1.3. VISIN

Para el ao 2015 MEGACEN ser una empresa que comercialice y distribuya artculos de ferretera para los habitantes del Cantn Archidona de la

Provincia de Napo, mediante alianzas estratgicas obtener la Franquicia DISENSA, y ser una empresa reconocida, con personal tcnico y calificado, utilizando recursos modernos que contribuyen a un mejor servicio para satisfacer las necesidades de los clientes

1.1.4. VALORES CORPORATIVOS

Los valores son el conjunto de principios, creencias, reglas que regulan la gestin de la organizacin. Constituyen la filosofa institucional y el soporte de la cultura organizacional.

Respeto a las personas Visionarios e innovadores Orientacin al cliente Transparencia Calidad

Respeto a las personas La colaboracin en esta empresa se basa en el respeto mutuo, la imparcialidad, el reconocimiento del rendimiento y una comunicacin abierta y sincera.

Visionarios e innovadores Los colaboradores de esta empresa tienen la libertad de pensar nuevas ideas y de probarlas, sin haber de tener miedo a incurrir en errores. Deben aprovechar el cambio como oportunidad

Orientacin al cliente Nuestras estructuras, procesos y decisiones deben centrarse en las necesidades actuales y potenciales de los clientes externos e internos.

Transparencia Se requiere una comunicacin abierta hacia dentro y hacia fuera. Para poder tomar las decisiones correctas tambin deben debatirse los temas delicados

Calidad Significa cumplir y sobrepasar las expectativas del cliente; escuchndolo atentamente buscando conscientemente sus exigencias y tratando de satisfacerlas dentro del marco de la ley.

1.1.5. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES OBJETIVO GENERAL

El Objetivo principal es el de comercializar productos para la construccin y ferretera a precios justos y competitivos, ofreciendo variedad y atencin personalizada.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Tener precios competitivos Mantener proveedores calificados Disponer de variedad de productos Contar con personal capacitado Asesorar al cliente Tener una poltica de venta y posventa personalizada

1.1.6.

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

La organizacin del negocio est dado por

Cuadro No. 1 GERENTE GENERAL _ ----------CONTADOR

BODEGUERO

VENDEDORES

Elaborado por: Autora Fuente: MEGACEN

1.1.7. FUNCIN ADMINISTRATIVA

GERENTE PROPIETARIO CONTADOR EXTERNO BODEGUERO VENDEDORES

GERENTE PROPIETARIO

Funciones:

1.

La creacin un grupo de trabajo armnico donde el todo sea ms que la suma de sus partes. Una entidad productiva que rinda ms que la suma de los recursos incorporados a la misma.

2.

Ser proactivo, es decir, armonizar en todas las decisiones y todos los actos los requerimientos del futuro inmediato y a largo plazo.

3.

Ejecutar seis tareas bsicas: fijar objetivos; derivar metas en cada rea de objetivos; organizar tareas, actividades y personas; motivar y comunicar, controlar y evaluar; y, desarrollar a la gente y a s mismo.

CONTADOR Las funciones del contador al momento se limitan a realizar las obligaciones tributarias del negocio.

BODEGUERO

1.

Archivar en orden los pedidos del da.

2.

Tener conocimiento sobre los tipos de movimiento, para realizar correctamente el documento.

3.

Velar por el orden en la bodega, acondicionando los insumos o materiales que se encuentren en orden por gnero o cdigo.

4.

Velar por la limpieza de la bodega (estanteras, piso, baos e insumos).

5.

Velar porque no hayan roedores u otra plaga que destruya los insumos o materiales existentes.

6.

Envo de las guas de salida en orden correlativamente a administracin central, con la nota de envi respectiva.

7.

Revisin o conteo de algunos artculos en base al inventario fsico que tuvieron movimiento durante la semana.

VENDEDORES

1.

Atender amablemente a los clientes y responder a sus preguntas, contestar los telfonos y dar informacin requerida a las personas que llaman, tomar los mensajes y transferir las llamadas al personal indicado

CAPTULO II

2.

MARCO SITUACIONAL DE LA EMPRESA

2.1. ANLISIS INTERNO DE LA SITUACIN ACTUAL

MEGACEN, no dispone de sistema de administracin de inventarios con el cual registrar los movimientos que realiza con sus mercaderas, los procedimientos que se ejecutan en este momento responden a un conocimiento emprico de su propietaria, pero el mismo ha contribuido a que en muchos casos se inflen estos inventarios y en otras ocasiones no rotan y su almacenamiento sin organizacin no permite visualizar artculos que podran ser vendidos y no se los hace

La mala utilizacin de recursos econmicos por el desconocimiento en el manejo de los inventarios ha provocado prdida de recursos econmicos y de control.

El presente estudio pretende aportar un anlisis terico-prctico de la importancia de la implementacin de un sistema de administracin de inventarios

CAPACIDAD DE RECURSO HUMANO

Las personas que se encuentran al frente de MEGACEN son la Gerente Propietaria, un encargado de la bodega, dos vendedores, los cuales son de planta y perciben el sueldo bsico ms los beneficios de ley, Adems un
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profesional contable presta sus servicios externamente en la elaboracin , declaracin tributaria, no tiene una persona que asesore sobre el manejo de los inventarios.

CAPACIDAD TECNOLGIA El negocio cuenta con la tecnolgica elemental y necesaria que le permite operar. Equipos de computacin Internet para facilitar los contactos.

Se encuentran analizando la posibilidad de adquirir un paquete computarizado que les permita manejar y operar la mercadera en los puntos claves como son: Compras, ventas, devoluciones, krdex, inventarios.

CAPACIDAD FINANCIERA La capacidad financiera de MEGACEN, se establece mediante el resumen mensual de compras y ventas y en los mismos los ingresos superan a los egresos demostrando de este modo la ferretera dispone de una capacidad de reembolso y puede acceder a diversos crditos teniendo en cuenta siempre los gastos imprevistos.

CAPACIDAD DE COMPETITIVIDAD El negocio cuenta con un stock variado, que ofrece precios de acuerdo al mercado, facilidades de pago, y est registrado en el portal de compras pblicas lo cual le permite competir con negocios de la zona.
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2.2. ANLISIS EXTERNO

La falta de un sistema de control de inventarios repercute de manera negativa ya que en ocasiones puede ocasionar la no provisin a tiempo de mercadera o que esta no tenga la rotacin adecuada, o variacin de precios que por desconocimiento ocasiona la prdida de ventas.

INFLACIN

El aumento generalizado del nivel de precios de una economa, tiene efectos no neutrales en la economa. Esto significa que se producen efectos no solo en el nivel de precios, sino que tambin puede y suele afectar variables como la distribucin del ingreso, el nivel de crecimiento en diferentes reas econmicas y productivas.

Es preciso visualizar los porcentajes de inflacin en nuestro pas del ao 2011.

Cuadro No. 2
FECHA Noviembre-30-2011 Octubre-31-2011 Septiembre-30-2011 Agosto-31-2011 Julio-31-2011 Junio-30-2011 Mayo-31-2011 Abril-30-2011 Marzo-31-2011 Febrero-28-2011 Enero-31-2011 VALOR 5.53 % 5.50 % 5.39 % 4.84 % 4.44 % 4.28 % 4.23 % 3.88 % 3.57 % 3.39 % 3.17 %

Fuente: Banco Central de Ecuador

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DATOS DEMOGRFICOS

En el presente ao la poblacin es aproximadamente de 18.514 habitantes de raza mestiza y su poblacin indgena es el 85% pertenece al pueblo Quichua. En la parte urbana habitan los pobladores colonos.

Actualmente con el apoyo del gobierno al sector de la vivienda con programas de incentivo como el Bono de la vivienda, ha influido en el crecimiento de la demanda de materiales de construccin para dichas comunidades.

2.3. FODA
CUADRO No. 3 FORTALEZAS Conocimiento del mercado de la construccin Contar con personal para ser capacitado. Contar con capital propio Ubicacin estratgica OPORTUNIDADES Alianzas estratgicas. Competencia. niveles Crecimiento salariales. Calificacin portal de

compras pblicas.

DEBILIDADES Desconocimiento administracin inventarios Falta interna Prdidas por falta de de organizacin de de

AMENAZAS Polticas salariales. Competencia con buen manejo de inventarios Falta de financiamiento.
: MEGACEN : La Autora

asesoramiento.
Fuente Elaborado por

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CONCLUSIN DEL FODA

El anlisis de esta herramienta, nos permite evaluar las Fortalezas y Debilidades que estn relacionadas con el ambiente interno (recursos humanos, tcnicos, financieros, tecnolgicos, etc.) y Oportunidades y

Amenazas que se refieren al entorno externo (Microambiente: Proveedores, competidores, los canales de distribucin, los consumidores) de la empresa.

Las reas funcionales de Megacen tienen fortalezas y debilidades. Las fuerzas y debilidades internas, sumadas a las oportunidades y amenazas externas, as como un enunciado claro de la misin, son la base para establecer objetivos y estrategias.

Encontramos que sus principales fortalezas se encuentran en el tipo de negocio implantado, y en las necesidades actuales del mercado.

Su principal oportunidad se encuentra dada por las alianzas estratgicas, es decir por su nivel de competitividad y eficiencia.

La debilidad que marca a esta empresa estar manejando de manera emprica o por lgica su stock de mercaderas.

La amenaza que ms afectara a la organizacin es la inflacin y desempleo, puesto que estas variables afectan al consumo y preferencias de mercado.

13

CAPTULO III

3.

MARCO PROPOSITIVO

3.1.

DATOS INFORMATIVOS

TTULO Implementacin de un sistema manual de administracin de

inventarios de mercadera de la empresa MEGACEN de la ciudad de Archidona, cantn Archidona. Provincia de Napo, perodo 2011.

INSTITUCIN EJECUTORA ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO

BENEFICIARIOS MEGACEN Edita Bonilla Abril

UBICACIN Provincia de Napo, Cantn Archidona, Avenida Napo s/n, Interseccin Transversal 16

TIEMPO ESTIMADO PARA LA EJECUCIN 30 das

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FECHA DE INICIACIN Y CONCLUSIN 01 de diciembre al 31 de diciembre del 2011

EQUIPO TCNICO RESPONSABLE Estudiante Edita Bonilla Abril

COSTO: Cuadro No. 4

INGRESOS

ORDEN 01 TOTAL DE INGRESOS

CONCEPTO Aporte del estudiante

VALOR $. 1.150,00 $ 1.150,00

EGRESOS

ORDEN 01 02 03 04 07 TOTAL DE EGRESOS

CONCEPTO Copias y material papelera Recursos tecnolgicos Transporte Varios Libros y Material de consulta

COSTO $. 100,00 $. 600,00 $. 80,00 $. 120,00 $. 250,00 $. 1.150,00

Fuente: La Autora

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3.2.

ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA

El control que los negocios requieres al mantener un sistema de inventarios definido (existencia de bienes) para su venta o uso futuro es una prctica comn en el mundo de los negocios. En una empresa o negocio pequeo, el administrador puede llevar un recuento de su inventario y tomar estas decisiones. Sin embargo, como esto puede no ser factible incluso en empresas chicas, muchas compaas han ahorrado grandes sumas de dinero al aplicar la "administracin cientfica del inventario". Para el dueo de un negocio de venta de productos es importante saber que cuenta con unidades suficientes para cubrir su demanda y cualquier eventualidad que pueda aumentar las utilidades y para conocer de qu

manera puede disminuir sus costos por tener inventarios que cubran todas estas caractersticas.

3.3.

JUSTIFICACIN

El presente trabajo de investigacin est dirigido a la necesidad de MEGACEN con la implementacin de un sistema manual de Administracin de inventarios, ya que es de vital importancia por el monto de la inversin que generalmente se requiere, as como por la complejidad y grado de dificultad que implica una administracin financiera efectiva, la que tendr como finalidad mantener y/o aumentar la productividad de la empresa, ya que si no hay inventarios no hay ventas y si no hay ventas no hay utilidad que en cierto plazo llevara a cierre del negocio.

La aplicacin de la propuesta cosiste en desarrollar el sistema (conjunto de pasos y procedimientos ligados entre s que permita clasificar, codificar, y
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elaborar documentos bsicos e indispensables para el manejo de la bodega de mercadera

Para lograr este objetivo se utilizar los conocimientos tanto tericos como prcticos obtenidos en las aulas universitaria, ajustndolos a las necesidades del negocio, a fin de que la informacin que se genere sea reportada al propietario para que este a su vez pueda tomar decisiones sobre las cantidades que se manejan, el stock y la rotacin de las mismas.

3.4.

OBJETIVOS GENERAL Implementar de un sistema manual de administracin de inventarios de mercadera de la empresa MEGACEN de la ciudad de Archidona, cantn Archidona. Provincia de Napo, perodo 2011.

ESPECFICOS

- Realizar un diagnstico de la situacin de la empresa. - Estructurar el Sistema de Administracin de Inventarios - Conocer la dinmica y el proceso del manejo del sistema - Demostrar los beneficios de tener un sistema de administracin de inventarios

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3.5. NALISIS DE FACTIBILIDAD

FACTOR INFORMACIN

MEGACEN, por medio de la aprobacin de su gerente propietario proporcionar toda la informacin necesaria para el desarrollo de la investigacin, adicionalmente toda la informacin referente al temaser obtenida de libros, documentos en lnea, generalmente aceptados. as como tambin Principios de contabilidad

FACTOR ECNOMICO

Para la ejecucin de la investigacin se cuenta con un presupuesto de $1.150,00 (MIL CIENTO CINCUENTA DOLARES)

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3.6. MODELO OPERATIVO DE LA PROPUESTA

Para poder desarrollar el modelo operativo de la propuesta, se debe citar

conceptos bsicos necesarios, relacionados con el manejo del inventario de mercaderas.

3.6.1.ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotacin

y evaluacin del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo inventario tenga la empresa, ya que a travs de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o prdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situacin financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situacin.

3.6.2.FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

La administracin de inventario implica la determinacin de la cantidad de inventario que deber mantenerse, la fecha en que debern colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administracin de inventario:

MINIMIZACIN DE LA INVERSIN EN INVENTARIOS

El inventario mnimo es cero, a empresa podr no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayora de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y

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deben contar con inventarios para asegurar los programas de produccin. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso.

Si

AFRONTANDO LA DEMANDA la finalidad de la administracin de inventario fuera solo minimizar

las ventas satisfaciendo instantneamente la demanda, la empresa almacenara cantidades excesivamente grandes del producto y as no incluira en

los costos asociados con una alta satisfaccin ni la prdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estticos paralizando un capital que se podra emplear con provecho.

La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en trminos de la opcin entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere.

3.6.3.IMPORTANCIA
La administracin de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos bsicos:

1. 2. 3. 4.

Cuntas unidades deberan ordenarse en un momento dado. En qu momento deberan ordenarse el inventario. Que artculos del inventario merecen una atencin especial. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artculos del inventario.

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3.6.4.MTODO STOCKS MXIMOS Y MNIMOS

El proceso de planeacin de inventarios forma parte de un macro proceso de planeacin de la cadena de suministro y depende en gran medida de la estrategia de inventarios que se elija. Es importante contestar las siguientes preguntas para tener un buen control en el inventario:

1. Cunto inventario se debe tener? 2. Cada cundo se tiene que reponer este inventario? 3. Cmo se debe generar el requerimiento de reposicin?

Qu es el mtodo de mximos y mnimos? Tambin conocido como de cantidades fijas. Es un sistema desarrollando especficamente para alcanzar el control de los almacenes al da y lograr un inventario ptimo.

Los NIVELES MXIMOS de existencias se establecen lo bastante altos como para garantizar un suministro adecuado en todo momento durante el ciclo de pedidos, pero lo bastante bajos como para prevenir el exceso y derroche de existencias.

Los NIVELES MNIMOS de existencias se establecen al nivel ms bajo posible, pero, incluyen un margen de seguridad para prevenir que se agoten.

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El mnimo real difiere del terico, en donde: El mnimo terico debera ser igual a cero El mnimo real con previsin de reserva (mnimo de seguridad) a la cual se podr recurrir en caso de que las nuevas entregas se retrasen. Esto depende de la velocidad de consumo.

El sistema de mximos y mnimos supone el empleo de una REQUISICIN que representa la cantidad supuestamente ms conveniente por comprar El punto mximo del inventario se fijar como la suma del mnimo real ms la cantidad de la requisicin solicitada. El mnimo real significa establecer un mnimo por debajo del cual no se permitir que disminuyan las materias primas antes de que se efecte un nuevo pedido. El mnimo real seala la cantidad que puede ser necesitada mientras se consigna una nueva compra.

En conclusin Al retirar las existencias de almacn y disminuir el inventario mximo, se anota la cantidad de materiales que quedan en Almacn, hasta llegar al punto de recompra, y en este momento se solicitar a Compras, mediante una requisicin, los materiales que se necesiten.

Mientras se espera la llegada del nuevo material, las existencias irn disminuyendo hasta llegar al mnimo real, tambin llamado mnimo de seguridad.

Por ltimo, al momento de recibir los materiales e introducirlos al Almacn, se entiende que las existencias llegarn nuevamente a su punto mximo.

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FRMULAS MATEMTICAS PARA EL CLCULO DE MNIMOS Y MXIMOS

Cuadro No. 5 Pp = Cp x Tr + Em ; EM = CM x Tr + Em ; Em = Cm x Tr CP = EM E

SIMBOLOGA Significado de los smbolos: Pp = Punto de pedido Tr= Tiempo de reposicin de inventario (en das) Cp = Consumo promedio (diario) CM = Consumo mximo (diario) Cm = Consumo mnimo (diario) EM = Existencia mxima Em = Existencia mnima (o de seguridad) CP = Cantidad de pedido E = Existencia actual

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EJEMPLO: Digamos que queremos calcular los niveles ptimos de inventario del Cemento Rocafuerte, entonces tenemos que el tiempo de reposicin (Tr), es decir las veces que viene el camin a nuestra planta es de cada 15 das, y que de acuerdo a nuestra estadstica de venta anual, el da de mayor consumo fue de 25 quintales; el de menor consumo fue de 9 quintales y que en promedio la venta diaria fue de 17quintales, adems en el momento de hacer estas consideraciones la existencia en nuestra bodegas calculamos: Mtodo de mximos y mnimos era de 96 , entonces

1. Em = Cm x Tr Em = 9x 15 =>Em = 135 quintales

2. EM = CM x Tr + Em EM = 25 x 15 + 135 => EM = 510 quintales

3. Pp = Cp x Tr + Em Pp = 17 x 15 +135 =>Pp = 390 quintales 4. CP = EM E CP = 510 96 => CP = 414 quintales

3.6.5. ROTACIN DEL INVENTARIO1

Indica el nmero de veces que en promedio el inventario ha sido repuesto.

En: http://es.scribd.com/doc/58818514/44/Ingreso-a-bodega

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FRMULA ROTACIN DE INVENTARIO = INVENTARIO x 360 (das del ao) /COSTO DE VENTAS

Ejemplo: ROTACIN DEL INVENTARIO = 96 x 360 / 302= 114 veces se ha repuesto en inventario en el ao

Das de Rotacin del Inventario. Evala cuantos das podra la empresa operar sin reponer sus inventarios, manteniendo el mismo nivel de ventas. FRMULA: DAS DE ROTACIN = COSTO DE VENTAS / INVENTARIO Ejemplo: DAS DE ROTACIN = 302 / 96 DAS DE ROTACIN = 3,14

3.6.6. TCNICAS DE ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

El objetivo de la administracin de inventarios, igual que la administracin de efectivo, tiene dos aspectos que se contraponen .Por una parte, se requiere minimizar la inversin del inventario , puesto que los recursos que no se destinan a ese fin se puede invertir en otros proyectos aceptables de otro modo no se podran financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa
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cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de produccin y venta funcionen sin obstculos, como se ve, los dos aspectos del objeto son conflictivos.

3.6.7. TIPOS DE INVENTARIOS

El inventario es por lo general, el activo mayor en los balances de una empresa a si tambin los gastos por inventarios, llamados costos de mercancas vendidas, son usualmente los gastos mayores en el estado de resultado.

A aquellas empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser esta su principal funcin y la que da origen a todas las restantes operaciones, necesitan de una constante informacin resumida y analizadas sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de unas series de cuentas principales y auxiliares relacionadas con estos controles. Entre las cuentas podemos mencionar las siguientes:

Inventarios (inicial) Compras Devoluciones en compras Descuentos en compras Transporte en compras Gastos de compras Ventas Devoluciones en venta Descuento en ventas Transporte en ventas Inventario (final)
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INVENTARIO PERPTUO Es el que se lleva en continuo acuerdo con las exigencias en el almacn. Por medio de un registro detallado que puede servir tambin como auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsica.

INVENTARIO INTERMITENTES Este inventario se puede efectuar varias veces al ao. Se recurre a l, por razones diversas no se pueden introducir en la contabilidad del inventario contable permanente al que se trata de cumplir en parte.

INVENTARIO FINAL Este inventario se realiza al termino del ejercicio econmico, generalmente al finalizar el periodo y puede ser utilizado para determinar un nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de efectuadas las operaciones mercantiles de dichos periodos.

INVENTARIO INICIAL Inventario inicial: es el que se realiza al dar comienzos de las operaciones.

INVENTARIO FSICO Inventario fsico: es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas.

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Para el conteo de un Inventario actualmente se utilizan varios mtodos para determinar las cantidades fsicas de un inventario, muchos de los cuales requieren o permiten la utilizacin de un equipo de trabajo.

En el mtodo ms sencillo, un miembro de un grupo de trabajo cuenta, pesa, mide o hace el estimativo de la cantidad a otro miembro del grupo quien se encarga de anotarla en una hoja de inventario.

3.6.8. CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO

El control de los inventarios se realiza de diversas maneras:

Contable Fsico

Control contable. En este caso se aplicar mediante Krdex hasta que se adquiera sistemas computarizados,

Control fsico. Este debe ser seguro y eficiente para esto tendr que cumplir con ciertos requisitos como la fcil localizacin y un lugar de almacenamiento apropiado.

3.6.9. CONTROL INTERNO DEL SOBRE INVENTARIOS

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas

28

exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

1.

Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema se utilice

2.

Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque

3.

Almacenamiento

del

inventario

para

protegerlo

contra

el

robo, dao descomposicin.

4.

Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.

5.

Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario.

6.

Comprar el inventario en cantidades econmicas.

7.

Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, o cual conduce a prdidas en ventas.

29

8.

No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.

3.6.10.

MTODOS DE VALORACIN DE INVENTARIOS2

Los inventarios estn considerados por muchas empresas como un activo circulante muy significativo. La contabilidad de inventarios involucra importantes aspectos: dos

1. El costo del inventario comprado necesita ser determinado.

2. Dicho costo es retenido en las cuentas de inventario de la empresa hasta que el producto es vendido.

A continuacin se presentaran 2 mtodos de valoracin de inventarios que son los que comnmente se utilizan en las empresas:

http://www.loscostos.info/valinvent

30

Cuadro No. 6 MTODO DE VALORACIN INVENTARIOS Identificacin Cada artculo vendido y cada unidad que queda en el especifica inventario estn individualmente identificadas El flujo fsico real es irrelevante, lo importante es que el flujo de costos supone que los primeros artculos en entrar al inventario son los primeros en ser PEPS vendidos (costo de ventas) o consumidos (costo de produccin). El inventario final est formado por los ltimos artculos que entraron a formar parte de los inventarios. Este mtodo requiere calcular el costo promedio unitario de los artculos en el inventario inicial ms los compras hechas en el periodo contable. En base a este costo promedio unitario se determina tanto el costo de ventas (produccin) como el inventario final del periodo.

Promedio

3.6.11. FORMATOS

PARA

MANEJO

DE

INVENTARIO

DE

MERCADERAS
Los siguientes formatos de control, pueden ser usados libremente para el control de nuestro inventario. Dependiendo qu tantos aspectos queremos controlar, sern los formatos que necesitemos.

3.6.11.1.

KRDEX

Es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de la mercadera cuando se utiliza el mtodo de permanencia en inventarios, con este registro podemos controlar las entradas y salidas de las mercaderas y

31

conocer las existencias de todos los artculos que posee la empresa para la venta. Grfico No. 1 DISEO PROPUESTO
MEGACEN KARDEX DE MERCADERIA

CODIGO ARTICULO METODO DE CONTROL Fecha No. Doc DESCRIPCIO N CANT ENTRADAS P.UNIT P.TOTAL CANT SALIDAS P. UNIT P.TOTAL

U. MEDIDA CANT. MINIMA CANT. MAXIMA EXISTENCIAS CANT P. UNIT P.TOTAL

RESPONSABLE BODEGA

Elaborado por: La autora Fuente: Megacen

3.6.11.2.

ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra o tambin conocida como nota de pedido es un comprobante que sirve para saber qu artculos se han solicitado, a qu precio, qu cantidad, condiciones de pago, detalles de la entrega y cualquier otra informacin relacionada a la transaccin.

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Grfico No. 2 DISEO PROPUESTO

MEGACEN Ruc. 1500462038001

ORDEN DE COMPRA No. Proveedor : Fecha de pedido:. Fecha de pago:

Trminos de entrega: .

MODELO

DESCRICION DEL ARTICULO

CANTIDAD

PRECIO

TOTAL

SUBTOTAL TRANSPORTE 12% IVA TOTAL

Elaboradopor: Autora

33

3.6.12

FLUJOGRAMAS DE ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL MANEJO DE MERCADERIAS 1. FLUJO DE ADQUISICIONES DE MERCADERIAS

INICIO

EB ELABORA ORDEN DE COMPRA

GG AUTORIZA LA ORDEN DE COMPRA

DISPONIBLIDAD DE DINERO

NO

SI
GG PROCESO DE COMPRA (PROVEEDORES)

BB RECIBE PRODUCTOS

CC CONCILIA Y VERIFICA LA DOCUMENTACIN

CC GENERA PAGO (CHEQUE)

FIN
Diseo: La Autora

34

NOMENCLATURA: EB GG DC = = = Encargado de Bodega Gerente Departamento de Contabilidad

OBJETIVO Normar los procedimientos previos a la adquisicin de materiales o mercadera, desde el requerimiento (Bodega) , proceso de adquisicin y pago a proveedores. PROCEDIMIENTO 1. Encargado de Bodega, llena la forma Orden de Compra, para solicitar mercadera que se encuentre con baja existencia. 2. El Gerente (propietario), Autoriza la Orden de compra. 3. El Gerente constata disponibilidad de dinero para proceder con la aprobacin. 4. Gerencia aprueba el proceso de compra (solicitud y pedido a proveedores). 5. Realizado el pedido al proveedor, el encargado de Bodega recibe mercadera cotejando la Orden de compra, con la factura del proveedor. 6. Posteriormente el Contador coteja documentacin, previo al pago. 7. Revisada la documentacin y en conformidad de la misma, procede al pago (Elaboracin de cheque).

35

2.

FLUJO DE INGRESO A BODEGA3

FLUJO DE REGISTRO DE ENTRADAS DE MERCADERAS DE BODEGA Grfico No. 3

DOCUMENTO FUENTE FACTURA PROVEEDOR

INCORRECTO

EBCOTEJA FACTURA /ORDEN DE COMPRA

CORRECTO

EB REMITE COPIAS DOCUMENTO INGRESO A DC

EB ARCHIVO DE DOCUMENTACION GENERADA

Diseo: La Autora
3

En: http://es.scribd.com/doc/58818514/44/Ingreso-a-bodega

36

NOMENCLATURA: EB DC = = Encargado de Bodega Departamento de Contabilidad

OBJETIVO Efectuar el ingreso fsico de los materiales, mediante rdenes de compra. Los ingresos originados por compras de bienes, deben estar debidamente soportados con facturas, el bodeguero deber programar el recibo y entrega de los bienes.

PROCEDIMIENTO PARA INGRESOS POR COMPRAS a. Previa a la entrega de bienes por parte del proveedor, el bodeguero recibe del departamento de compras, el original y copia de la orden de compra, debidamente firmado y legalizado, para que realice el control del cumplimiento sobre los plazos de entrega por parte del proveedor y comunique en caso contrario, a la Gerencia Financiera.

b.

El bodeguero recibe del proveedor los bienes relacionados en la orden de compra o contrato, acorde con las especificaciones requeridas.

c.

Si la orden de compra incluye elementos con especificaciones tcnicas o especiales, se requerir en la entrega la presencia de un funcionario o tcnico que evale la entrega segn sea el caso, quien expedir un certificado de recibo a satisfaccin.

37

d.

Si el recibo a satisfaccin no se expide en el momento de la entrega de los bienes, por falta de documentacin u otros, el bodeguero elabora un acta de recibo provisional dejando constancia que los elementos quedan en depsito hasta tanto el tcnico expida la certificacin de recibo a satisfaccin, el acta debe ser firmada por el, proveedor, el tcnico y el bodeguero o supervisor. La entrega se perfecciona cuando el Bodeguero recibe los elementos y verifica que el contenido de la factura corresponda a las mismas especificaciones de la orden de compra y firma el original y la copia de la factura.

e.

El bodeguero expide el comprobante de ingreso (formato de ingreso) para legalizar la entrada de los bienes al almacn en original y dos (02) copias debidamente firmadas.

f.

Para el trmite de pago el bodeguero enva a la seccin de Contabilidad, el original de la factura, copia del documento que ordena la compra y, original y copia del comprobante de ingreso, por el cual se dar como el recibo a satisfaccin de los bienes adquiridos.

g.

Con base en el comprobante de ingreso, se realiza el registro en el sistema contable que la empresa posea o kardex manual, para cada uno de los elementos o artculos que ingresan a la bodega. Con el fin de llevar el control de calidad y elaboracin de los diferentes informes que solicitan los organismos de control.

38

Grfico No. 4 DISEO PROPUESTO

MEGACEN FERRETERIA Y MATERIALES DE CONSTRUCCION

COMPROBANTE DE INGRESO A BODEGA No. 001 DE PARA DETALLE CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD MEDIDA Fecha pedido o dev 19/12/2011 CANTIDAD Fecha de entrega 19/12/2011 P. UNIT Docum ento No, 80821 P.TOTA L

AUTORIZADO POR fecha y firma

ENTREGADO POR fecha y firma

RECIBIDO POR fecha y firma

Elaboraado: La autora

39

3.

SALIDA DE BODEGA4

FLUJO DE REGISTRO DE SALIDA DE MERCADERAS DE BODEGA Grfico No. 5

INICIO

DOCUMENTO FUENTE FACTURA DE VENTA MEGACEN

EB REALIZA: * DOCUMENTO DE EGRESO * REGISTRA EN KARDEX POR ARTICULO

EB ARCHIVO DE DOCUMENTACION GENERADA

EB REMITE COPIAS: DOCUMENTO EGRESO A DC

FIN

Diseo: La Autora

En: http://es.scribd.com/doc/58818514/44/Ingreso-a-bodega

40

NOMENCLATURA: EB DC = = Encargado de Bodega Departamento de Contabilidad

OBJETIVO La salida de mercaderas o bienes de la bodega puede originarse por entrega de materiales al almacn para, venta, bajas, donaciones.

PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE MERCADERA a) En la salida fsica de las mercaderas de la bodega, deber estar acompaada del comprobante de egreso, cesando de esta manerala responsabilidad directa por la custodia, proteccin y conservacin por parte del bodeguero y quedando bajo la responsabilidad del jefe del departamento a quien se le hace entrega.

b) El comprobante de egreso debe ser elaborado por el Bodeguero en forma simultnea a la entrega de los bienes, con base en la solicitud de pedido debidamente autorizada por el Jefe de Ventas. c) Con base en el comprobante de egreso, se realiza el registro en el Kardex manualmente si fuera el caso, o de lo contrario se ingresa al programa contable que la empresa posea, para cada una de

las mercaderas que egresan de la bodega, y se distribuyen as: El original para contabilidad, una copia para el usuario y una copia para el archivo de almacn. d) El comprobante de egreso debe tener la siguiente informacin bsica:

Numeracin en forma ascendente y continua.

41

Fecha de emisin. Qu departamento lo solicita. Documento Asociado. (factura de venta) Observaciones. Cdigo de nmero de placa, descripcin del bien (marca, modelo y nmero de serie, etc.), unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor total

Concepto de salida Firma del Bodeguero y firma del jefe de la dependencia que recibe con identificacin.

FORMATO Grfico No. 6 DISEO PROPUESTO

MEGACEN Ferretera y materiales de construccin COMPROBANTE DE EGRESO DE BODEGA De Para Detalle CODIGO DESCRIPCION UNIDAD MEDIDA ENTREGA FECHA DE ENGTREGA CANTIDAD P. UNIT P.TOTAL DEVOLUCION No. Doc.

AUTORIZADO POR

ENTREGAD O POR fecha y firma

RECIBIDO POR

fecha y firma
Elaborado por : Autora

fecha y firma

42

3.6.12.

CODIFICACIN DE MERCADERA (ARTCULOS)

La codificacin es una consecuencia de la clasificacin de los artculos. Codificar significa representar cada artculo por medio de un cdigo que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de nmeros y letras. Los sistemas de codificacin ms usadas son: cdigos alfabticos, numricos y alfanumricos.

El sistema numrico es el ms utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de informacin e ilimitado nmero de artculos que abarca.

Para el caso de MEGACEN hemos aplicado el sistema numrico, organizando los artculos en forma alfabtica y dando la numeracin segn el artculo.

EJEMPLO: A ABRAZADERA 2 5/4 001.01.01 001.01.02 Abrazadera 2 1/2 Abrazadera 5/8 = = = = 001 01 01 02

B BROCA RHINO 3/16

= = =

002 01 01

43

5/32 9/64 002.01.01 002.01.02 002.01.03

= = BROCA RHINO 3/16 BROCA RHINO 5/32 BROCA RHINO 9/64

02 03

44

3.7.

APLICACIN PRCTICA

Con fecha 15 de diciembre se solicita mercadera a la empresa NOVACERO, para lo cual se realiza la siguiente orden de compra.

MEGACEN Ruc. 1500462038001

ORDEN DE COMPRA No. 001 Proveedor : NOVACERO Fecha de pedido:15 DE DICIEMBRE 2011 Fecha de pago: CRDITO 30 DAS C/E

Trminos de entrega: En bodega de Megacen

MODELO

DESCRICION DEL ARTICULO VC SISMORESISTENTE A42 8MM X 12 VC SISMORESISTENTE A 42 10MM X 12 VC SISMORESISTENTE A 42 12MMX12 VC SISMORESISTENTE A 42 14 MMX12

CANTIDAD 422 405 376 69

PRECIO 4,94 7,72 11,11 15,11

TOTAL 2.084,68 3.126,60 4.177,36 1.042,59 11.477,45

SUBTOTAL TRANSPORTE 12% IVA TOTAL

1.253,34 12.115,60

Elaborado por: Bodeguero

Autorizado por: Silvia Mayorga

Recibido por:Bodeguero

45

REGISTRO DE INGRESO A BODEGA

Con fecha 19 de diciembre del 2011 Megacen compra a Novacero, segn factura No. 003-001-00-0080821, los siguientes artculos

422 405 276 69 50

Varilla Cismoresistente A42 08 mm x 12m Varilla Cismoresistente A42 10 mm x 12m Varilla Cismoresistente A42 12 mm x 12m Varilla Cismoresistente A42 14 mm x 12m Varilla Cismoresistente A42 16 mm x 12m

a $ 4,94 a $ 7,72 a $11,11 a $15,11 a $19,74

PASO No. 1 ELABORACIN COMPROBANTE DE INGRESO A BODEGA

MEGACEN

Ferretera y materiales de construccin COMPROBANTE DE INGRESO A BODEGA DE PARA DETALLE CODIGO 019.01.01 019.01.02 019.01.03 019.01.04 019.01.05 NOVACERO MEGACEN Compra crdito 30 das DESCRIPCION DEL ARTICULO VC SISMORESISTENTE A42 8mm x12 VC SISMORESISTENTE A42 10mm x12 VC SISMORESISTENTE A42 12mm x12 VC SISMORESISTENTE A42 14mm x12 VC SISMORESISTENTE A42 16mm x12 UNIDAD MEDIDA unid. unid. unid. unid. unid. Fecha pedido o dev 19/12/2011 CANTIDAD 422 405 376 69 63 No. 001 Fecha de entrega 19/12/2011 P. UNIT 4,94 7,72 11,11 15,11 19,74 Documento No, 80821 P.TOTAL 2.085 3.127 4.177 1.043 1.244

AUTORIZADO POR Silvia Mayorga fecha y firma

ENTREGADO POR Novacero fecha y firma

RECIBIDO POR E. Bodega fecha y firma

46

PASO No. 2

CLCULO DE CANTIDAD MNIMA Y MXIMA Tiempo de reposicin (Tr), es decir las veces que viene el camin a nuestra planta es de cada 15 das, y que de acuerdo a nuestra estadstica de venta anual, el da de mayor consumo fue de 40 varillas; el de menor consumo fue de 18 varillas y que en promedio la venta diaria fue de 29varillas, adems en el momento de hacer estas consideraciones la existencia en nuestra bodega era de 125 varillas, entonces calculamos: Mtodo de mximos y mnimos

1. Em = Cm x Tr Em = 18x 15 =>Em = 270 varillas

2. EM = CM x Tr + Em EM = 40x 15 + 270=> EM = 870varillas

3. Pp = Cp x Tr + Em Pp = 29x 15 +270 =>Pp = 705 varillas 4. CP = EM E CP = 870 125 => CP = 745 varillas

47

PASO No. 3 REGISTRO EN LA TARJETA KARDEX MTODO PROMDIO PONDERADO

MEGACEN KARDEX DE MERCADERA

CODIGO ARTICULO

Fecha
01/12/2011 19/12/2011

U. MEDIDA unidad CANT. VC SISMORESISTENTE A42 8mm x12 MINIMA 270 CANT. MAXIMA 870 ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS No. DESCRIPCION P. P. Doc CANT P.UNIT P.TOTAL CANT UNIT P.TOTAL CANT UNIT P.TOTAL TF Inventario Inicial 125 4,44 555 CI.01 Compra S.F.80821 422 4,94 2084,68 547 4,83 2639,68

019.01.01

RESPONSABLE BODEGA

48

REGISTRO DE EGRESO DE BODEGA

Con fecha 25 de diciembre se vende segn factura No. 002-001-0004203, al seor Francisco Simbaa

10 varillas sismo resistentes de 8mm x 12 a$ 5,55 2 libras de clavos 2

PASO No. 1

ELABORAR DOCUMENTO DE EGRESO

MEGACEN

COMPROBANTE DE EGRESO DE BODEGA De Para Detalle CODIGO 019.01.01 003.01.01 Bodega Almacen venta segn factura No. 4203 DESCRIPCION ENTREGA FECHA DE ENGTREGA UNIDAD MEDIDA Unida Lbs CANTIDAD 10 2 P. UNIT X DEVOLUCION 25/12/2011 P.TOTAL 48,26 1,62 No. Doc. 001

VC SISMORESISTENTE A42 8mm x12 Clavos de 2 1/2*

4,83 0,81

AUTORIZADO POR Silvia Mayorga fecha y firma

ENTREGADO POR E. Bodega fecha y firma

RECIBIDO POR Vendedor fecha y firma

49

PASO No. 2

REALIZA EL REGISTRO EN TARJETA KARDEX Para demostracin se registra el primer artculo

MTODO PROMDIO PONDERADO

MEGACEN KARDEX DE MERCADERA CODIGO ARTICULO Fecha
01/12/2011 19/12/2011 25/12/2011

019.01.01 VC SISMORESISTENTE A42 8mm x12 No. Doc TF CI.01 CE. 01 DESCRIPCION Inventario Inicial Compra S.F.80821 venta segn factura No. 4203 ENTRADAS P.UNIT P.TOTAL 422 4,94 2084,68 10 4,83 48,26 SALIDAS CANT P. UNIT P.TOTAL

CANT

U. MEDIDA unidad CANT. MINIMA 270 CANT. MAXIMA 870 EXISTENCIAS CANT P. UNIT P.TOTAL 125 4,44 555 547 4,83 2.640 537 4,83
2.591

RESPONSABLE BODEGA

50

CAPTULO IV

4. 4.6.

ADMNISTRACIN DE LA PROPUESTA RESPONSABLE: Edita Cristina Bonilla Abril

4.1.2. FUNCIONES

Realizar el anlisis de la situacin actual de la empresa: Se procede a visitar la empresa y mantener una entrevista con la gerente, a fin de conocer de primera mano la informacin referente a la situacin actual.

Realizar el anlisis de la situacin legal de la empresa Solicitar la informacin legal como: constitucin, ruc, etc, para analizar la documentacin existente. Investigar sobre documentacin relacionada al tema Revisar libros, artculos, sitios web que tengan relacin con el tema de estudio.

Asesorar a la gerencia de Megacen sobre los beneficios de implementar un sistema de control de inventarios. Mantener una conversacin con la gerencia, a fin de informar el beneficio de la propuesta y los pasos que esta implica.

Elaborar la propuesta Realizar la investigacin, plasmar la informacin y la propuesta.

Presentar los resultados de la propuesta a la empresa. Al finalizar el estudio presentar la propuesta terminada a la empresa y asesorar su funcionamiento, aplicacin y beneficios.
51

4.2.

PLAN DE MONITOREO

4.2.1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Cuadro No. 7
No. Actividad Responsable y lugar Edita Bonilla Archidona Edita Bonilla Archidona ENERO - FERBRERO 1 sem 2 sem 3 sem 4 sem 5 sem X

1 Visita a Megacen

2 Analizar situacin Megacen

3 Revisar documentacin, libros, Edita Bonilla Manuales, pginas web, etc, para Tena sustentar invenstigacin

4 Asesorar a la Gerencia Megacen Edita Bonilla - Gerente X sobre beneficios de la investigacion 5 Elaborar la propuesta Edita Bonilla- Tutor Tena - Riobamba Edita Bonilla - Tutor Tena- Riobamba Edita Bonilla - Tutor Tena - Riobamba Edita Bonilla - Tribunal

6 Presentar los resultados de la investigacin 7 Revisin y cambios

8 Defensa trabajo Investigacin

52

CAPTULO V 5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1. CONCLUSIONES
1. La empresa goza de prestigio y reconocimiento en el entorno que se desenvuelve, los mritos que posee se debe a que los contratos de provisin de materiales de ferretera y construccin se han ejecutado con satisfaccin de las instituciones con las cuales se contrata y la variedad de productos con que cuenta para cubrir las necesidades de los clientes.

2. Megacen no dispone de un control y manejo de inventarios

3. Existe mercadera que est obsoleta o no tiene suficiente rotacin.

4. No existe ningn procedimiento que permita tener un manejo eficiente de la inversin en adquisicin, almacenamiento, stock, rotacin, etc.

5.2. RECOMENDACIONES

1. Seguir manteniendo y consolidando el prestigio adquirido durante el tiempo de funcionamiento de la empresa.

2. Poner en prctica la propuesta, ya es de vital importancia por lo que requiere de mucha atencin en la empresa, pues desde aqu se debera manejar la bodega y la provisin de materiales
53

3. Al aplicar las frmulas de clculo tanto de los mnimos y mximos, como la rotacin del inventario permitir optimizar recursos y tener una bodega con stock suficiente para cubrir los requerimientos del mercado. 4. Con la comprensin del proceso que se desea mejorar, en el campo del control de inventarios, se debe considerar los siguientes aspectos:

Qu artculos inventariar. Cunto y cundo pedir Recibir, almacenar y despachar materiales cuando sea requerido. Llevar registros de las cantidades y valores del inventario Identificar y reducir el inventario de lenta rotacin y/o obsoleto. Planear los niveles de inversin en inventario. Controlar los niveles y los flujos del inventario.

54

Bibliografa

CORDERA, Martn Jos, GESTION DE CONTABILIDAD Ediciones Pirmides, Madrid1994.2. FINNEY, Harry A. Y MILLER,CURSO DE CONTABILIDAD, (Tomo III).3. GARCIA, T. (2005). Etapas del Proceso Investigador. Poblacin y Muestra. Almendralejo, Espaa. GUAJARDO, C Gerardo, CONTABILIDAD FINANCIERA, Mxico, 2da. Ed. Editorial McGraw-Hill, 1995.4. HERNNDEZ, S.; FERNNDEZ C. y BAPTISTA L. (2003). Metodologa de la investigacin. Tercera Edicin. McGraw-Hill. Mxico. IBARRA, J., PEREIRA, G. y MRQUEZ, M. (2004). Propuesta para el
diseo de un sistema automatizado que lleve el control efectivo en forma del proceso de inscripcin en la escuela tcnica comercial "Luis Razetti"

MC GRAW, Hill, CONTABILIDAD, (La base para las decisiones Gerenciales). 1997. Octava Edicin Autores: Meigs & Meigs

55

Webgrafa
http://admindeempresas.blogspot.com/2007/12/sistema-abc-decontrol-de-inventarios.html http://www.momografias.com/apa.shtml6.http://www.investigacionoperaciones.com/Modelo%20Inventarios.htm http://www. es.scribd.com/doc/58818514/44/Ingreso-a-bodega www.monografias.com/costosAutor: Marco Antonio Dell'Agnolo demarco@sinectis.com.ar

56

ANEXOS

57

ANEXO 1 FACTURA DE LA EMPRESA

58

ANEXO 2 PROFORMA DE LA EMPRESA

59

ANEXO 3 FACTURA DE PROVEEDOR

60

ANEXO 4 FACTURA DE VENTA DE MEGACEN

61

ANEXO 5 IMAGENES DE LA EMPRESA

62

63

64

65

66

67