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CASO DE ESTUDIO VISIONCART

TARJETAS MAGNTICAS EN CRECIMIENTO

GESTIN DEL CAPITAL HUMANO Docente: J. Flix Hernndez Garay Integrantes: Alba Yazmn Gonzlez Hernndez Ana Isabel Martnez castillo Griselda De la cruz Hernndez Ftima Ramos Martnez Elvira Hernndez Hernndez Lorena Feliciano Antonio Tamazunchale, S.L.P. Septiembre del 2013

CASO DE ESTUDIO: VISIONCART. TARJETAS MAGNTICAS EN CRECIMIENTO El siguiente constituye un caso de estudio sencillo, elaborado con la finalidad de evaluar las funciones administrativas de Planeacin y Control en la organizacin presentada. Se presentan al final las preguntas que pueden guiar su anlisis y discusin. Arturo Moya es Gerente General de VisionCart: una pequea empresa dominicana que se dedica a la elaboracin de tarjetas magnticas, que pueden ser empleadas por instituciones financieras, empresas de telecomunicaciones y minoristas que ofrecen incentivos promocionales de venta. La empresa emplea un especialista que opera la mquina que elabora las tarjetas y un grupo de 3 diseadores grficos, quienes aportan el mayor valor a los productos comercializados. La ventaja competitiva de las tarjetas VisionCart radica en un cuidadoso diseo: atractivo y sugerente. Para los ciudadanos locales, el diseo en una tarjeta magntica puede tener poco o ningn valor, sin embargo, para los turistas que visitan la nacin, constituye un estmulo considerable, pues luego de consumir el crdito, pueden conservarla como un recuerdo. Esto ha conllevado a que las empresas de telecomunicaciones estn concibiendo esta prctica como elemento que favorece el incremento del valor agregado al servicio. Desde que VisionCart comenz sus operaciones en esta industria, Arturo Moya tuvo bien claro que para lograr diferenciarse de la competencia con un producto tan singular, slo sera posible contratando un equipo de diseadores grficos de prestigio nacional, que pudieran aportar sus nombres y reputacin al producto final. Esto permiti a la empresa ir incrementando tanto su imagen como la cartera de clientes de forma paulatina. Como todo negocio pequeo, la coordinacin del trabajo en VisionCart no presenta grandes complicaciones, sin embargo, debido al incremento de clientes, el equipo de diseadores ha solicitado al gerente general la contratacin de dos nuevos diseadores, ambos muy bien recomendados por los actuales. Arturo Moya no ha tomado an una decisin al respecto, pues esto representara unas erogaciones de efectivo para la empresa, que tambin son requeridas para la compra de una nueva mquina elaboradora de tarjetas. No obstante, est convencido que no ser cuestin muy compleja, pues siempre ha sido bueno en las matemticas y como l mismo afirma: todos los nmeros de esta compaa estn en mi cabeza.

Hace 15 das Arturo Moya recibi la visita de Mike Pyne, un gerente comercial de la subsidiaria dominicana de la empresa de telecomunicaciones AP & P. Mike Pyne estaba interesado en que VisionCart se convirtiera en suministrador de tarjetas telefnicas de la subsidiaria. Para ello solicit la presentacin de un proyecto de 25 diseos exclusivos para sus tarjetas. Arturo no vacil en acceder a la solicitud y convino los pormenores del asunto. Inmediatamente se reuni con el grupo de diseadores y les plante la necesidad urgente de poder brindar una oferta que enganchara al gerente de la AP & P. Por tanto, les pidi que enfocaran sus esfuerzos y sentidos hacia la tarea planteada. De ms estaba mencionar los resultados positivos que esto podra traer para la empresa y la remuneracin del trabajo del equipo. Los diseadores de la VisionCart actualmente estn trabajando en el diseo de tarjetas de dbito para el lanzamiento de un nuevo plan de ahorro de la Caja de Ahorros de Santo Domingo S.A. de C.V. Hoy en la maana, Arturo Moya recibi una llamada telefnica de la mencionada institucin financiera. El gerente comercial estaba extraado por no haber recibido an la propuesta de diseo de las tarjetas de dbito y solicit que la misma fuera presentada antes que finalizara la semana actual. Arturo se disculp y le asegur que cumpliran con su compromiso. Inmediatamente llam a su secretaria para que convocara una reunin urgente con el equipo de diseadores. El grupo no poda explicarse cul era la causa de tanta urgencia. Una vez en su oficina, Arturo explic, en un tono poco amable, el problema ocurrido. Les record que si la empresa quera crecer y consolidarse en el mercado, no podan ocurrir esta serie de problemas e informalidades con los clientes, y exigi que el responsable de tal situacin diera una explicacin al respecto. Todos los diseadores se miraron sin decir nada: todos se sentan responsables, pero ninguno se atreva a responder, pues a ninguno en particular se le haba delegado la responsabilidad de la tarea. Ante el silencio de todos, Miguel Paniagua pidi la palabra y record al gerente que todos estaban concentrados en el trabajo para la AP & P, pues l mismo haba planteado ste como un asunto de prioridad mxima, por lo que no haban tenido tiempo de concluir con el trabajo anterior, para el cul, adems, no se les haba fijado una fecha especfica de entrega. En ese momento la secretaria le pas una nota de una llamada acabada de recibir: La AP & P haba fijado la fecha de presentacin del proyecto para el Lunes a las 10:00 a.m. Mike Pyne ofreca esa fecha como nica alternativa por encontrarse presionado por un viaje de trabajo que iba a demandar su ausencia

de Repblica Dominicana por ms de un mes, y no quera delegar el examen de los diseos y la decisin final en ninguno de sus subordinados. Ante esta situacin, Arturo indag sobre el estado actual del proyecto AP & P, a lo que Miguel Paniagua nuevamente respondi que ste era un cliente muy meticuloso que demandaba esfuerzos especiales. Por esa razn se encontraban aproximadamente en un 50% de elaboracin. Adems, se atrevi a recordarle la imposibilidad de asumir tanto trabajo con un grupo de diseadores tan pequeo. Arturo Moya se qued pensativo mientras miraba por los cristales del ventanal de la sala de reunin. El proyecto de la AP & P resultaba muy importante para el futuro de su empresa. Por otra parte, el incumplimiento con uno de sus mejores clientes era algo imperdonable. En ese momento se dio cuenta que algo estaba fallando en la pequea empresa. Se dio la vuelta y exigi que antes de las dos de la tarde, cada diseador presentara en su oficina un informe bien detallado sobre el estado del cumplimiento de las tareas encomendadas.

Preguntas: Considera usted que la funcin de planeacin est siendo cumplida de forma correcta en VisionCart? Argumente. Cree usted que se puede ejecutar un control efectivo en VisionCart? Por qu? Qu recomendaciones hara al director de la empresa para poder responder a todos los clientes?

Solucin del Caso prctico:

1. ANALISIS FODA
ANLISIS DEL ENTORNO EXTERNO DE VISIONCART. La empresa VisionCart se localiza en la Republica dominicana de la cual se describe su entorno externo.

o Poltico: La Repblica Dominicana es una democracia representativa cuyos poderes se encuentran divididos en tres: Poder Ejecutivo, Poder Legislativo y Poder Judicial. El presidente y vicepresidente son elegidos por un perodo de 4 aos. Las elecciones congresionales y municipales son cada cuatro aos utilizando la segunda vuelta, mediando dos aos entre las elecciones presidenciales y las congresionales y municipales. Las elecciones se efectan el tercer domingo de mayo de cada cuatro aos, y sufragan las personas mayores de 18 aos con el documento nacional de identidad, o cdula de identidad y electoral. Anteriormente las elecciones se celebraban cada 16 de mayo.

o Socioeconmico: La poblacin de la Repblica Dominicana en 2007 se estim por las Naciones Unidas en 9.760.000, quedando en el puesto nmero 82 en poblacin entre las 193 naciones del mundo. En ese ao, aproximadamente el 5% de la poblacin tena ms de 65 aos de edad, mientras que el 35% de la poblacin era menor de 15 aos de edad. Haba 103 hombres por cada 100 mujeres en el pas en 2007. Segn la ONU, la tasa anual de crecimiento demogrfico para 2006-2007 fue del 1,5%, con una poblacin proyectada para el ao 2015 de 10.121.000. Se estim por el gobierno dominicano que la densidad de poblacin en 2007 era de 192 por km, y el 63% de la poblacin viva en zonas urbanas La Repblica Dominicana tiene la segunda economa ms grande (segn el Departamento de Estado de los Estados Unidos) en Amrica Central y el Caribe.76 Es el centro de mayores ingresos de los pases en desarrollo con un PIB per cpita de $ 9.208 en 2007, segn los trminos de la PPA,77 que es relativamente alto en Amrica Latina. En el trimestre enero-marzo de 2007, experiment un crecimiento excepcional de 9,1% en su PIB, lo cual estuvo por

debajo del 10,9% del ao anterior en el mismo perodo. El crecimiento fue impulsado por las importaciones, seguido por las exportaciones y las finanzas. El sector servicios en general ha experimentado un crecimiento en los ltimos aos. Las Zonas de Libre Comercio y el turismo son los sectores de exportacin de ms rpido crecimiento. El turismo inmobiliario represent US $ 1,5 mil millones en ganancias para el 2007.78 Las remesas de los dominicanos que viven en el extranjero ascendieron a casi US $ 3,2 mil millones en 2007.76 Repblica Dominicana posee numerosos lugares de inters turstico que son visitados por millones de turistas al ao provenientes de Estados Unidos, Canad, Europa, Latinoamrica, entre otros. La Repblica Dominicana se ha convertido en una gran atraccin turstica en las ltimas dcadas; por su belleza, ambiente de paraso tropical, su localizacin, el carisma de su gente, entre otras cosas. Entre sus principales zonas tursticas estn Punta Cana, Bvaro, Uvero Alto, Puerto Plata, Bayahibe, Sosa, Cabarete, Ro San Juan, Saman, Las Terrenas, Santo Domingo, Juan Dolio, Boca Chica, Jarabacoa, Constanza, La Romana, Baha de las guilas (Pedernales), Barahona, entre otras.

o Tecnolgico: Desafortunadamente, la repblica Dominicana no est muy desarrollada en cuanto a tecnologa, el servicio elctrico falla mucho, aunque si hay buenas redes de transporte, la mayora a travs de carretera.

o Ecolgico: Actualmente la mayora de las empresas buscan ser socialmente responsables y cuidar el medio ambiente, pues en aos anteriores la republica dominicana fue catalogada como una de las ms contaminadas.

ANLISIS DEL ENTORNO INTERNO DE VISIONCART. VisionCart es una pequea empresa dominicana que se dedica a la elaboracin de tarjetas magnticas, que pueden ser empleadas por instituciones financieras, empresas de telecomunicaciones y minoristas que ofrecen incentivos promocionales de venta. La empresa emplea un especialista que opera la mquina que elabora las tarjetas y un grupo de 3 diseadores grficos, quienes

aportan el mayor valor a los productos comercializados. La ventaja competitiva de las tarjetas VisionCart radica en un cuidadoso diseo: atractivo y sugerente. Para lograr diferenciarse de la competencia con un producto tan singular, el gerente supo que slo sera posible contratando un equipo de diseadores grficos de prestigio nacional, que pudieran aportar sus nombres y reputacin al producto final. Esto permiti a la empresa ir incrementando tanto su imagen como la cartera de clientes de forma paulatina. Sin embargo, debido al incremento de clientes se ha solicitado la contratacin de dos nuevos diseadores. MATRIZ FODA

FORTALEZAS * Personal altamente capacitado * Diseos atractivos y exclusivos. * Buena cartera de clientes.

DEBILIDADES * Poco personal de diseo. * Falta de infraestructura de produccion * Falta de planeacin

OPORTUNIDADES * Nuevos clientes. * Buen turismo en la ciudad. *Buen posicionamiento AMENAZAS * Competencia. * Poca Tecnologa.

2. FILOSOFA DE LA EMPRESA
Nuestra Misin es la gua de todas nuestras acciones. El perseguir su logro da con da y el que diariamente avancemos en Nuestros Propsitos constituye nuestra razn de ser como empresa. Nuestros Principios y Valores son los que nos dan la Personalidad, la forma de ser. Los Valores slo se entienden en conjunto como un complemento integral. Representamos a cada uno de los Valores con los colores primarios y secundarios. En el centro de todos, como principio fundamental, est la Persona, origen y fin de nuestra accin. 2.1 Principios y Valores de VisionCart

3. MISIN
Brindamos al cliente tarjetas magnticas con los mejores diseos y elaboradas con la mejor calidad en toda la regin dominicana.

4. VISIN
Ser una empresa lder en la venta de tarjetas magnticas, elaboradas con los mejores diseos y con la mejor calidad en la regin dominicana y a nivel mundial.

5. OBJETIVOS ESTRATGICOS
OBJETIVO GENERAL Disear y producir tarjetas magnticas con delineaciones exclusivas que satisfagan plenamente las necesidades de cada cliente.

OBJETIVOS ESPECFICOS Contratar ms personal de diseo, designar equipos de trabajo y asignarles pedidos de los clientes para que se trabaje en armona. Capacitar al personal y procurar que se desarrolle y realice plenamente para que se orienten a aprender y mejorar continuamente. Definir una programacin de procesos y tiempos de diseo y produccin. Asegurar la operacin en un adecuado ambiente de control (informacin, sistemas y confianza), participacin y autocontrol. Atender a los clientes en tiempo y forma, estar en contacto con ellos pues son nuestra razn de ser.

PLANEACIN ESTRATGICA VisionCart es una empresa dominicana compuesta por un Gerente General, un especialista que opera la mquina que elabora las tarjetas y un grupo de 3 diseadores grficos. Recientemente, el Gerente General, Arturo Moya, recibi la visita de Mike Pyne, un gerente comercial de la subsidiaria dominicana de la empresa de telecomunicaciones AP & P. quien estaba interesado en que VisionCart se convirtiera en suministrador de tarjetas telefnicas de la subsidiaria. Para ello solicit la presentacin de un proyecto de 25 diseos exclusivos para sus tarjetas. Inmediatamente, Arturo Moya se reuni con el grupo de diseadores y les plante la necesidad urgente de poder brindar una oferta que enganchara al gerente de la AP & P. Por tanto, les pidi que enfocaran sus esfuerzos y sentidos hacia la tarea planteada. Los diseadores de la VisionCart actualmente estaban trabajando en el

diseo de tarjetas de dbito para el lanzamiento de un nuevo plan de ahorro de la Caja de Ahorros de Santo Domingo S.A. de C.V. pero tuvieron que enfocarse al proyecto de la AP & P. Arturo Moya recibi una llamada telefnica de la Caja de Ahorros de Santo Domingo S.A. de C.V. El gerente comercial de esta institucin financiera estaba extraado por no haber recibido an la propuesta de diseo de las tarjetas de dbito y solicit que la misma fuera presentada antes que finalizara la semana actual. Arturo Moya convoc al personal a una reunin y quiso saber las razones por las cuales no se estaba cumpliendo con los clientes como corresponda y Miguel Paniagua explic que el mismo Arturo pidi que se enfocaran los esfuerzos en los diseos de AP & P., y que al ser poco personal el trabajo resulta ser demasiado. El gerente saba que el proyecto de la AP & P resultaba muy importante para el futuro de su empresa. Por otra parte, el incumplimiento con uno de sus mejores clientes era algo imperdonable. En ese momento se dio cuenta que algo estaba fallando en la pequea empresa.

Las conclusiones surgidas de la informacin que se tena se mencionan a continuacin: Debido a la creciente demanda de los productos de VisionCart se requiere contratar ms personal de diseo (dos personas) para que el trabajo se distribuya y se realice eficaz y eficientemente. Hace falta definir las funciones de cada empleado de la empresa y establecer cursos de capacitacin para su mejora y desarrollo dentro de la compaa. Se necesita estructurar un manual de procedimientos y de funciones para que se establezcan los procesos de diseo y produccin. Establecer prioridades de proyectos adecuadamente sin descuidar los que se estn realizando actualmente. La mayor necesidad recae en el funcionamiento de los recursos humanos con los que cuenta la organizacin.

Despus de analizar las conclusiones, Arturo Moya establece que los objetivos a corto y mediano plazo deben ser los siguientes: Contratar ms personal de diseo, designar equipos de trabajo y asignarles pedidos de los clientes para que se trabaje en armona.

Capacitar al personal y procurar que se desarrolle y realice plenamente para que se orienten a aprender y mejorar continuamente. Definir una programacin de procesos y tiempos de diseo y produccin. Asegurar la operacin en un adecuado ambiente de control (informacin, sistemas y confianza), participacin y autocontrol. Atender a los clientes en tiempo y forma, estar en contacto con ellos pues son nuestra razn de ser.

Para poder lograr tales objetivos y as cumplir con nuestra misin, VisionCart se basar en las siguientes estrategias que marcaran su curso de accin: Planificar cada pedido, estableciendo tiempos para cada fase de la elaboracin de las tarjetas. Contratar los dos diseadores nuevos para poder formar equipos de trabajo, delegarles proyectos de diseo de acuerdo al pedido de cada cliente y dividir el trabajo equilibradamente entre los miembros de cada equipo para cumplir con todos los requerimientos de los clientes. Incentivar al personal por cada pedido que se elabore en tiempo y forma.

El personal con el que se cuenta representa la parte ms importante de VisionCart sus principales caractersticas son:

Arturo Moya es el Gerente General, se preocupa por atender a tiempo a sus clientes sin embargo pierde la compostura cuando algo no se cumple en torno a lo laboral. Sin embargo, habiendo organizacin puede desarrollar sus funciones adecuadamente y lograr el xito de la empresa. La empresa emplea un especialista operador de la mquina que elabora tarjetas. Adems se cuenta con un grupo de 3 diseadores grficos, quienes aportan el mayor valor a los productos comercializados. Son de gran prestigio en su labor, sin embargo es un grupo muy pequeo para todos los proyectos que la empresa acepta por parte de sus clientes.

Ante esta situacin el Gerente General considera necesario contratar nuevos diseadores y asignarles responsabilidades y objetivos especficos que deber cumplir cada una de las personas. Los dos nuevos diseadores debern integrarse al equipo de trabajo y se formarn grupos de accin por proyecto, dependiendo de la prioridad que tenga cada uno, para que se pueda asignar el trabajo equilibradamente y por ende cumplir con los pedidos de los clientes.

Las decisiones que se tomaron para mejorar la situacin actual se mencionan en los apartados siguientes: Se contratarn dos nuevos diseadores para ampliar el equipo de trabajo y abarcar ms proyectos. El gerente general elaborar un anlisis de puestos para que el personal sepa que funciones debe realizar, as como la programacin calendarizada de las actividades a realizar. Capacitar al personal para que sepa cules son las funciones que debe realizar y los tiempos a considerar en la realizacin del proceso de los proyectos, desde el pedido hasta su entrega. Al tomar cada pedido o proyecto de los clientes se establecer la prioridad que tiene para poder cumplir con los tiempos y la exclusividad requeridos. Se brindarn incentivos al personal por cada logro que se alcance, ejemplo: aumento en el % de ventas, en los clientes, proyectos realizados, etc.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA La estructura organizativa de VisionCart se comprende en un modelo de organizacin funcional, pues se centra en las funciones bsicas, estructuradas a travs de departamentos. Como se menciona en el caso, VisionCart cuenta con un gerente general y su secretaria, un especialista que opera la mquina que elabora las tarjetas y un grupo de 3 diseadores grficos Despus de ver tal informacin se deduce que los departamentos existentes en VisionCart son los siguientes: 1. 2. 3. 4. Gerencia General Secretaria Diseo Produccin

El Organigrama en la situacin actual de VisionCart se detalla a continuacin:

Gerente General Secretaria Diseo Produccin

Sin embargo, las necesidades de la empresa son muchas y la mayora referentes a su capital humano. Es por ello que se plantea una posible estructura organizativa en la que se integre personal administrativo de Capital Humano y finanzas (RH), as como de mercadotecnia (Mkt), tambin se propone que en el Depto. De Produccin se integren tanto diseadores como operadores de mquinas de tarjetas. Visto tal punto se procede a integrar los departamentos en el organigrama como se muestra a continuacin:

ANLISIS Y DESCRIPCIN DE PUESTOS DE TRABAJO EN VISIONCART PUESTO: CLAVE DEL DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO: MQUINAS O HERRAMIENTAS. JERARQUA Y CONTACTOS PUESTOS INFERIORES O SUPERIORES PUESTOS AFINES NUMERO DE TRABAJADORES NOMBRE Y FIRMA DEL ANALISTA NOMBRE Y FIRMA DEL SUPERVISOR FECHA DEL ANLISIS

ENCABEZADO

DESCRIPCIN GENRICA DESCRIPCIN ESPECFICA

EXPLICACIN DEL CONJUNTO DE ACTIVIDADES DEL PUESTO.

EXPOSICIN DETALLADA DE LAS OPERACIONES QUE REALIZA CUALQUIER TRABAJADOR EN UN PUESTO DETERMINADO.