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Ao de la Inversin para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria

Administracin Industrial

CURSO: ADMINISTRACIN DE EMPRESAS TEMA: CAPACITACIN Y EVALUACIN DE DE PERSONAL ALUMNA: REYES CHOCHOCA, SARA LUCA

SECCIN: 305 FECHA DE ENTREGA: 02-09-2013

201320

Auditora Administrativa

NDICE

Pgina 1. Resumen 2. Antecedentes 3. Qu es auditar? 4. Qu es la auditoria administrativa? 5. Objetivos de la auditoria administrativa: 6. Enfoque de la auditoria administrativa 7. El auditor 8. Caso prctico 9.Conclusin 3 4 5 5 5 6 10 16 17

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1.RESUMEN

La Auditoria Administrativa examen metdico y ordenado de los objetivos de una empresa de su estructura orgnica y de la utilizacin del elemento humano a fin de informar los hechos investigados. Su importancia: proporciona a los directivos de una organizacin un panorama sobre la forma como est siendo administrada por los diferentes niveles jerrquicos y operativos, sealando aciertos y desviaciones de aquellas reas cuyos problemas administrativos revelados exigen una mayor o pronta atencin. Toda auditoria se debe realizar con los principios de Objetividad, Responsabilidad, Integridad, Confidencialidad, Compromiso, Equilibrio, Honestidad, Institucionalidad, Criterio, Iniciativa, Imparcialidad, Creatividad.

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2. ANTECEDENTES
Con el propsito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a travs del tiempo, es conveniente revisar las contribuciones de los autores que han incidido de manera ms significativa a lo largo de la historia de la administracin. En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sent las bases para lo que l llam auditora administrativa, la cual, en sus palabras, consista en una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable. El atractivo por el tema se extiende al mbito acadmico y, en 1960, Alfonso Meja Fernndez, de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Auditora de las Funciones de la Gerencia de las Empresas, realiza un recuento de los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una auditora administrativa. Para 1962, Roberto Macas Pineda, de la Escuela Superior de Comercio y Administracin del Instituto Politcnico Nacional, dentro del programa de doctorado en ciencias administrativas, en la asignatura Teora de la Administracin, destina un espacio para presentar un trabajo de auditora administrativa. En 1966, Jos Antonio Fernndez Arena, presenta la primera versin de su texto La Auditoria Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditora administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia visin de la tcnica. Ms adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones: Agustn Reyes Ponce, en Administracin de Personal, dedica un apartado para tratar el tema, ofreciendo una visin general de la auditora administrativa, en tanto que William P. Leonard publica Auditora Administrativa: Evaluacin de los Mtodos y Eficiencia Administrativos, en donde incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecucin de la auditora administrativa. En 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditora Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditora administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas de informacin. En 1988, la oficina de la Contralora General de los Estados Unidos de Norteamrica prepara las Normas de Auditora Gubernamental, que son revisadas por la Contralora Mayor de Hacienda (entidad de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico), las cuales contienen los lineamientos generales para la ejecucin de auditoras en las oficinas pblicas. Al iniciarse la dcada de los noventa, la Secretara de la Contralora General de la Federacin se dio a la tarea de preparar y difundir normas, lineamientos, programas y marcos de actuacin para las instituciones, trabajo que, en su situacin actual, como Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, contina ampliando y enriqueciendo.

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3. QU ES AUDITAR?
Auditar proviene de la palabra audiogun, que significa escuchar. Por lo tanto Auditoria, es la accin de revisar o verificar lo ocurrido en la empresa, o u otro tipo de organizacin, referente a la administracin, el cumplimiento de las polticas, normas o reglamentos existentes que rigen el funcionamiento u operacin de la empresa, determinando en consecuencia las posibles desviaciones o irregularidades, de igual manera formular las observaciones y recomendaciones que cada caso requiere. Es el revisar y evaluar si los mtodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con polticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en operacin de los reportes y asegurar que la organizacin los est cumpliendo y respetando.

4. QU ES LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA?
Llamada tambin como auditoria integral u operativa. Se refiere al anlisis, revisin y verificacin de todas las operaciones ejecutadas en la empresa, en comparacin con lo planificado, con las normas existentes, polticas y acuerdos tomados que rigen las actividades de la organizacin, determinando los niveles de eficiencia y eficacia a travs de los resultados alcanzados.

Su importancia: proporciona a los directivos de una organizacin un panorama sobre la forma como est siendo administrada por los diferentes niveles jerrquicos y operativos, sealando aciertos y desviaciones de aquellas reas cuyos problemas administrativos revelados exigen una mayor o pronta atencin.

5. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA:

Control: Orientan los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. Productividad: Dirigen las acciones para optimizar el beneficio de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa establecida por la organizacin. Organizacin: Determinan que su curso apoye la definicin de la competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. Servicio: Representan la manera en que se puede comprobar que la organizacin posee un proceso que la enlaza cualitativamente y cuantitativa con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. Calidad: Orientan que tienda a elevar los niveles de desempeo de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos- con el fin de producir bienes y servicios altamente competitivos.

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Cambio: Transforman en un instrumento que hace ms transparente y receptiva a la organizacin (flexibilidad.) Aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional con el fin de que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

6. ENFOQUES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA


Se han efectuado diversos intentos con el fin de crear marcos de referencia para la auditora administrativa, a continuacin se describen los ms sobresalientes. El enfoque de Leonard. (Management Audit 1960) De acuerdo a este autor el propsito y las finalidades de la auditora administrativa son sacar a la luz irregularidades o deficiencias en cualquiera de los elementos examinados e indica, a la vez, posibles mejoras en las operaciones. La naturaleza de las tareas de auditora administrativa es tal, que se convierte en un servicio especializado prestado a la direccin superior, distinto de cualquier otro tipo de asesoramiento. En otras palabras, se trata de un verdadero servicio de consultora de direccin perteneciente a la empresa. El alcance de la auditora es total, puede comprender una determinada funcin o actividad, un departamento o grupo de departamentos, una divisin o grupo de divisiones o la empresa en su totalidad. Factores a revisar o evaluar: Los elementos o factores en los mtodos de administracin que exigen una constante vigilancia, anlisis y evaluacin son los siguientes:

* Planes y Objetivos. * Estructura Orgnica. * Polticas y Prcticas. * Sistemas y Procedimientos. * Mtodos de Control. * Medios de Operacin. * Potencial humano y elementos Fsicos empleados

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El Enfoque Burton John (1968) Burton es uno de los autores ms recientes y se enfrenta a las dificultades que implica tratar de enmarcar nuevas actividades a las que el desarrollo moderno obliga a enfrentar. Considera como aspectos esenciales de la auditora administrativa los siguientes: Criterios generales de actuacin: La auditora administrativa debe versar sobre algo objetivo y mensurable; debe referirse al presente y al pasado pero no sobre el futuro. Debe producir un resultado que sea comprensible y til para las diversas categoras del pblico interesado. Dictamen del auditor administrativo: Burton estima que es prematuro aun sugerir un modelo de dictamen, pero considera que este debera incluir tres secciones bsicas: Alcance, evaluacin de la actuacin gerencial pasada y evaluacin de la actuacin gerencial actual. Este autor estima que se producir un cambio gradual y voluntario por parte de la direccin general de las empresas, en el sentido de solicitar este tipo de servicios. Progresivamente evolucionaran hacia la publicacin del dictamen del auditor administrativo en su memoria anua, lo cual presionara moralmente a directivos de otras empresas a proceder de manera similar, permitiendo el desarrollo de la auditora administrativa.

Enfoque del Anlisis Factorial (1962) Este enfoque trata el anlisis de los factores que influyen en la administracin de un organismo social, y son los siguientes: a. Medio Ambiente. b. Poltica y Direccin. c. Productos y Procesos. d. Financiamiento. e. Medios de Produccin. f. Fuerza de Trabajo. g. Suministros. h. Actividad productora. i. Mercado. j. Contabilidad y estadstica.

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Enfoque de Norbeck (1970) Norbeck asienta algunos lineamientos generales sobre la actuacin del auditor interno, en su funcin de consultor de empresas. En sntesis recomienda el siguiente esquema para una Auditora Administrativa.

1. Estudio preliminar. 2. Anlisis de los resultados del estudio inicial. 3. Auditora a fondo.

Enfoque de Fernndez Arena (1972) La propuesta de este autor combina un anlisis de los objetivos, recursos y del proceso administrativo, y el esquema de estudio comprende:

1. Los objetivos de la empresa. a) De servicio. b) Social c) Econmico. 2. La Direccin (en sus niveles existentes) 3. Los recursos. a) Humanos b) Materiales c) Tcnicos. 4. El proceso administrativo. a) Planeacin. b) Implementacin. c) Control.

Enfoque Cervantes Abreu S. (1977) La Auditora administrativa surgi de la necesidad por parte de la direccin superior de tener un control administrativo y no slo el contable y financiero, como tradicionalmente vena ocurriendo.

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Este autor sugiere que la realizacin de la auditora administrativa debe llevarla a cabo un equipo de especialistas profesionales en coordinados por un licenciado en administracin, auxiliados por el personal de la empresa. Para Cervantes Abreu el desarrollo de la auditora administrativa comprende cuatro pasos: * Recoleccin de informacin y verificacin de datos. * Estudio de la organizacin y coordinacin de las funciones de la empresa. * Revisin y evaluacin de control interno. * Informe y recomendacin. Enfoque de J. Rodrguez Valencia Este autor considera que la auditora administrativa tiene como objetivo principal: proporcionar un panorama administrativo general del organismo social que se audita, sealando el grado de efectividad con que opera cada una de las unidades administrativas. Actualmente la tarea del profesional de la administracin consiste en determinar las ineficiencias existentes, elevar soluciones y prestar colaboracin a la empresa para su efectivizacin. Esta actividad se realiza con el siguiente mtodo propuesto: 1. Estudio preliminar 2. Planeacin de la auditora administrativa. 3. Investigacin y examen de los elementos. 4. Anlisis y evaluacin de la informacin obtenida. 5. Informe de auditora administrativa. 6. Implantacin de las recomendaciones.

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7. EL AUDITOR
Definicin Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditora habitualmente con libre ejercicio de una ocupacin tcnica. Funciones generales Para ordenar e imprimir cohesin a su labor, el auditor cuenta con un una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organizacin. Las funciones tipo del auditor son: o Estudiar la normatividad, misin, objetivos, polticas, estrategias, planes y programas de trabajo. o o o Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria. Definir los objetivos, alcance y metodologa para instrumentar una auditoria. Captar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados. o o o o Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargas de trabajo. Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de informacin. Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo. Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de filiacin, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras. o Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organizacin o Analizar la estructura y funcionamiento de la organizacin en todos sus mbitos y niveles o o Revisar el flujo de datos y formas Considerar las variables ambientales y econmicas que inciden en el funcionamiento de la organizacin.

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o o o

Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de oficina. Evaluar los registros contables e informacin financiera. Mantener el nivel de actuacin a travs de una interaccin y revisin continua de avances.

Proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional.

o o

Disear y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria. Conocimientos que debe poseer

Preparacin Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde con los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitir interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearn durante su desarrollo. Atendiendo a stas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formacin: Acadmica o Estudios a nivel tcnico, licenciatura o postgrado en administracin, informtica, comunicacin, ciencias polticas, administracin pblica, relaciones industriales, ingeniera industrial, sicologa, pedagoga, ingeniera en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseo grfico. o Otras especialidades como actuara, matemticas, ingeniera y arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitacin que les permita intervenir en el estudio. Complementaria Instruccin en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros. Emprica Conocimiento resultante de la implementacin de auditoras en diferentes instituciones sin contar con un grado acadmico.

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Adicionalmente: o Deber saber operar equipos de cmputo y de oficina, y dominar l los idiomas que sean parte de la dinmica de trabajo de la organizacin bajo examen. Tambin tendrn que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en su cultura. o Una actualizacin continua de los conocimientos permitir al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su funcin en forma prudente y justa.

Habilidades y destrezas En forma complementaria a la formacin profesional, terica y/o prctica, el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su carcter. La expresin de estos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en particular, sin embargo es conveniente que, quien se d a la tarea de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las siguientes caractersticas: ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ Actitud positiva Estabilidad emocional Objetividad Sentido institucional Saber escuchar Creatividad Respeto a las ideas de los dems ~ ~ Mente analtica Conciencia de los valores ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ Capacidad de negociacin Imaginacin Claridad de expresin verbal y escrita Capacidad de observacin Iniciativa Discrecin Facilidad para trabajar en grupo Comportamiento tico

propios y de su entorno

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Experiencia Uno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las caractersticas del equipo, es el relativo a su experiencia personal de sus integrantes, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que se emplean para determinar la profundidad de las observaciones. Por la naturaleza de la funcin a desempear existen varios campos que se tienen que dominar: o o o o o Conocimiento de las reas sustantivas de la organizacin Conocimiento de las reas adjetivas de la organizacin Conocimiento de esfuerzos anteriores Conocimiento de casos prcticos Conocimiento derivado de la implementacin de estudios organizacionales de otra naturaleza. o o Conocimiento personal basado en elementos diversos Responsabilidad profesional

El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y tcnicas que habr de aplicar en una auditora, as como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes. Para ste efecto, debe de poner especial cuidado en: o o o o o Preservar la independencia mental Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional adquiridas Cumplir con las normas o criterios que se le sealen Capacitarse en forma continua Tambin es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su autonoma e imparcialidad al participar en una auditora.

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Impedimentos Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen especficamente en el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeo, destacando las siguientes: o Vnculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organizacin que se va a auditar o o o o Inters econmico personal en la auditora Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas Relacin con instituciones que interactan con la organizacin Ventajas previas obtenidas en forma ilcita o antitica

Los segundos estn relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a cabo su funcin de manera puntual y objetiva como son: o Injerencia externa en la seleccin o aplicacin de tcnicas o metodologa para la ejecucin de la auditora. o o o Interferencia con los rganos internos de control Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditora Presin injustificada para propiciar errores inducidos

En estos casos, tiene el deber de informar a la organizacin para que se tomen las providencias necesarias. Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su funcin est sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas profesionales tales como: Objetividad.- Mantener una visin independiente de los hechos, evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga. Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos oportuna y eficientemente.

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Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones. Confidencialidad.- Conservar en secreto la informacin y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos.

Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organizacin para la que presta sus servicios.

Equilibrio.- No perder la dimensin de la realidad y el significado de los hechos. Honestidad.- Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.

Institucionalidad.- No olvidar que su tica profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organizacin a la que pertenece.

Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada. Iniciativa.- Asumir una actitud y capacidad de respuesta gil y efectiva. Imparcialidad.- No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su objetividad al margen de preferencias personales.

Creatividad.- Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.

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CASO PRCTICO
Se realizo una auditoria administrativa a la empresa OPPA, con la finalidad de encontrar aspectos deficientes, para as formular, a partir de lo observado, propuestas de mejora para la empresa. Antes de conocer el problema actual debemos conocer a la empresa encargada IMPRESIN DE CALENDARIOS mecnicas. En el diagnostico inicial demostr, como problema genrico del negocio, conflictos en el aspecto de la comunicacin y en segundo plano pero no menos importante se detectaron problemas en la etapa de organizacin, debido a la falta de manuales administrativos, no cuenta con una estructura orgnica completamente definida .Segn el cuestionario aplicado a los empleados de la empresa se pudo detectar lo siguiente: El 62% de los empleados saben de los manuales administrativos y los objetivos pero no conocen el contenido que en ellos hay, es por ello que se sugiere realizar una restructuracin de los manuales para actualizarlo de acuerdo a las necesidades der la empresa, as mismo difundir su contenido. Los parmetros de medicin de los objetivos son las estadsticas de la ventas y de produccin, as lo reflej el 51% de los empleados. El principal obstculos para una coordinacin entre empleados es, como ya se haba la falta de comunicacin, para lo cual sugerimos OPPA, dirigida a toda clase de clientes, desde comercios hasta

mencionado en el diagnostico inicial, es

elaborar canales de comunicacin, estos al elaborar los manuales de organizacin se pueden proponer ciertas tcnicas para evitar los malentendidos en la organizacin y los conflictos relacionados con la toma de decisiones y la participacin de los empleados. La informacin recabada nos indica que el ambiente de trabajo dentro de la empresa es bueno, que los empleados se siente satisfechos realizando sus labores y en lo general no se presentan

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conflictos en la realizacin de sus actividades, todo se puede comprobar con los porcentajes de el cuestionario aplicado en l nos indica que el 57% de los empleados estn a gusto, el 100% lo considera como un buen lugar de trabajo y el 100% que no se presentan conflictos, en cuanto a este aspecto la empresa se encuentra bien, no hay sugerencias. Los principales problemas como ya se ha mencionado con el de motivacin y principalmente el de comunicacin al igual ya se dieron sugerencias necesarias para el mejoramiento de la empresa.

CONCLUSIN
La auditoria administrativa abarca una revisin de objetos, planes y programas de la empresa ; su estructura orgnica y funciones; sus sistemas , procedimientos y controles ;el personal y la instalaciones de la empresa y el medio en el que se desarrolla, en funcin de la eficiencia de la operacin y el ahorro en costos. La auditora realizada a esta empresa arrojo desde aciertos hasta desaciertos, los cuales servirn para corregir da a da cada aspecto, siendo ese es el fin de la auditoria administrativa. Gracias a la auditoria se sabr los puntos dbiles de la organizacin y gracias a ello como corregirlos.

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