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UNIVERSIDAD VALLE DEL GRIJALVA

CONTROL DE INVENTARIOS BIBLIOTECARIOS

ENSAYO CIENTIFICO.

Alumno: EMANUEL MNDEZ CRUZ

Asesor: LIC. MORENO TOAL CARMEN

Tuxtla Gutirrez, Chiapas a 03 de Diciembre de 2013

INDICE
Introduccin...4

Antecedentes.....5

Abstrac...........6 Anlisis de contenidos (Marco conceptual)..7

Anlisis de contexto nacional (marco normativo)..8

Anlisis crtico (marco referencial)...10

Conclusin...11

Fuentes de informacin....12

Anexos...13

INTRODUCCIN En este ensayo cientfico se habla acerca del Control de inventarios y como esta ha influido con su importancia y aportacin dentro del departamento bibliotecario El trabajo que se presenta a continuacin tiene por objetiv principal, trasmitir informacin precisa y fiable, en base a la cual el lector pueda formarse su propia opinin y extraer sus propias conclusiones. Se expresara desde un punto de vista muy particular tomando como referencias una serie de investigaciones que han sido abordados para que el lector tenga una fcil interpretacin acerca del tema y su desarrollo. Adems, se aade el dese de ampliar conocimientos y captar la curiosidad del lector en torno a las los procesos y mtodos en que se registran y ordenan los materiales bibliogrficos que son importantes para el conocimiento de los usuarios El objetivo de la Auditora realizada en la biblioteca Harvey Gutirrez lvarez consisti en la evaluacin, el fundamento del sector u rea, mediante la ubicacin de irregularidades o anomalas que pueden llegar a presentarse por algn dficit y el desarrollo del planteamiento de posibles alternativas de solucin. Como finalidad primordial es el apoyo a los niveles de supervisin para lograr un servicio ms (eficaz, eficiente, y efectivo), presentando los resultados que surjan al realizar la prctica de auditoria. En el desarrollo de la auditoria administrativa se pueden realizar diversos estudios especficos (como el organismo social, la estructuracin del rea) para as poder determinar a fondo y de manera oportuna las carencias o deficiencias que sean causantes de la problemtica (ejemplo: la ausencia de ejemplares, pocos das al prstamo de materiales, ubicacin del rea de trabajo, etc.) La Auditoria Administrativa proporciona, calidad y una opinin profesional de forma independiente relacionada al proceso administrativo de una empresa obtenida como, y como resultado de estudios e investigaciones y evaluaciones de carcter profesional, quedando bajo responsabilidad del individuo que tenga la autoridad de la unidad u organizacin, para poder ejecutar las sugerencias que se le proporcionen; entendiendo la responsabilidad. Puede implementar y ejecutar las recomendaciones con previa autorizacin del responsable de la funcin de dicha rea. .

Antecedentes Se estudian los datos y cifras contenidas en estos documentos con el propsito de establecer hechos sobre la auditora realizada al departamento de Biblioteca con respecto al control de inventarios. Como auditor para poder aplicar este mtodo fue necesario que la Biblioteca de la universidad valle del Grijalva me proporcionara la documentacin que se considero relevante por parte del rea a estudiar, dado a que por motivos de privacidad hay documentacin que es confidencial y al ser de naturaleza clasificada me delimitan a obtener datos necesarios, lo cual me faculto para tener acceso a las fuentes de informacin indispensables para cumplir el objetivo. En cuanto a la aplicacin de una base de datos en una biblioteca, se observa que se obtienen muchos beneficios, ya que agiliza los procesos que realizados manualmente tardaran ms tiempo. Se considera importante la aplicacin de un sistema de base de datos que generara los beneficios antes mencionados. Adems de que hipotticamente se reduce el trabajo a las personas encargadas de dicha biblioteca En cuanto al manejo de inventarios se mejora el control de los libros prestados, existentes; para saber cuntos libros disponibles se tienen para prstamos, en este caso una base de datos se actualiza automticamente despus de cada prstamo. Los programas de control de inventarios y material bibliogrfico cuentan con el formato de Excel Muestra los ejemplares que se encuentran dentro de las instalaciones, en el caso de El programa BDNET permite registrar los prestamos de manera interna y externa, as como renovar los libros que se solicitaron, permite integrar a nuevos usuarios y dar de baja a quienes egresan, tambin permite registrar materiales de nuevo ingreso siempre y cuando hayan pasado por los procesos de etiquetado y folio enmarcados por un numero de adquisicin nico que permitir su distincin entre los otro ejemplares del mismo ttulo. Es un poco ms complejo ya que maneja diversas operaciones como la bsqueda de matriculas de alumnos y esto permite saber la carrera que cursan, tambin la bsqueda de un material bibliogrfico el cual cuenta con 3 elementos importantes 1Autor, 2Titulo y el 3 el Tema. Para una bsqueda ms eficaz del material entre otras operaciones.

ABSTRAC In this scientist essay talks about the inventory control and how this has influenced their importance and contribution within the library department The work presented below is primarily aimed to, convey accurate and reliable information, based on which the reader can form their own opinions and draw their own conclusions. Was expressed from a very particular point of view using as reference a series of investigations that have been addressed so that the reader has an easy interpretation on the subject and its development. Also adds wished to expand the knowledge and capture the reader's curiosity about the processes and methods that are recorded and sorted library materials that are important for understanding users

ANLISIS DE CONTENIDO (MARCO CONCEPTUAL) A continuacin se presentara en este segmento una descripcin detallada de cada uno de los elementos de la teora que ha sido directamente utilizada en el desarrollo de dicha investigacin, como tambin definir el significado de los trminos empleados con mayor frecuencia y sobre los cuales se dirigen las fases del conocimiento cientfico del tema. As mismo ayudar a la fcil comprensin del lector con la finalidad de poder aclarar alguna de sus dudas.
Las tcnicas a utilizar sern las siguientes: Tcnicas de investigacin Anlisis funcional Anlisis Operacional Anlisis de las condiciones de trabajo Mediante el uso de las siguientes herramientas: Gua de auditoria Cuestionario de auditora administrativa Cuestionario funcional Cuestionario de anlisis de procedimientos Cuestionario de anlisis de las condiciones de trabajo Diagramas de proceso y flujo organigramas grficas y estadsticas anlisis de tiempos y movimientos rendimiento de trabajo

En el desarrollo o aplicacin del control de inventarios dentro del departamento Bibliotecario se consideran los siguientes factores:
Entrevista con los responsables Aplicacin de las tcnicas de auditoria Capacitacin de documentacin necesaria Revisin, complementacin y depuracin de la informacin captada. Captacin de opiniones y sugerencias

Anlisis de contexto nacional (marco normativo)


Objetivo
Establecer los criterios para programar la adquisicin de la bibliografa requerida en cada Campus de acuerdo con la informacin proporcionada de cada programa de estudios a la SEP.

Alcance
Aplica para la Coordinacin Nacional de Biblioteca, Coordinacin Regional de Biblioteca, Bibliotecario, Responsable de cuenta corporativa de Acervo Bibliogrfico y Rector de Campus.

Glosario
Anexo 3 Anexo 4 Proveedor designado RVOE Sustituciones Formato oficial de la SEP para declarar el acervo bibliogrfico existente en la biblioteca para consulta del usuario. Formato interno establecido para el requerimiento de bibliografa. Es aqul que mediante concurso de licitacin es seleccionado por el Comit como proveedor de la bibliografa que requiere la Institucin. Registro de Validez Oficial de Estudios. Corresponde al material que el proveedor designado propone para reemplazar el material faltante (agotado, descatalogado o no localizado) de la solicitud inicial.

Objetivo

Establecer los criterios para el prstamo y devolucin del acervo bibliogrfico.

Alcance

Aplica para el Bibliotecario y el Usuario.

Novedades
No definido

Glosario

Estantera abierta Modalidad en la que el usuario puede accesar al catlogo bibliogrfico, identificar y tomar el libro de los estantes sin ayuda del bibliotecario. Estantera cerrada Modalidad en la que no se permite al usuario tomar el libro de los estantes directamente, por lo que requiere ayuda del bibliotecario.

Prstamo externo Prstamo del libro para uso fuera de las instalaciones del Campus. Prstamo interno Sancin administrativa Sancin econmica Prstamo de libro para su uso dentro de las instalaciones del Campus. Suspensin del servicio de prstamo al usuario por haber entregado el libro fuera del tiempo establecido. Reparacin de daos, reposicin de libro o pago de multa por parte del usuario derivado del incumplimiento con las condiciones de entrega.

Anlisis crtico (marco referencial)

Anlisis del Sistema


Modelos de Objetos (Identificacin de clase de objetos)

El modelo de objetos debe ser conciso en la representacin adecuada de solo aquellos objetos que sean importantes o imprescindibles en el desarrollo de la aplicacin, por ello en este modelo sern excluidos aquellos que sean comunes para cualquier aplicacin es decir aquellos que son predeterminados del lenguaje, solo se resaltaran las clases que definen el sistema de control de prstamos y consulta a ficheros de la biblioteca "Harvey Gutirrez lvarez" de la universidad valle del Grijalva. Preparacin de un diccionario de datos. En el diccionario de datos se describen las clases y objetos del sistema de control de prstamos y consultas a ficheros de la biblioteca, como se emplean, que pueden hacer y porque lo hacen, es explicado a continuacin: Personas: Almacena los datos de todas las personas vinculadas al sistema. Usuarios: contiene la informacin de aquellas personas que se sirven del sistema para realizar sus consultas y pedir prestados el material bibliogrfico de la biblioteca " Harvey Gutirrez lvarez" Operadores: Almacena la informacin del personal encargado de manejar el sistema, estos se clasificaran segn el nivel de acceso que ellos posean, y sern los responsables de realizar todas las actividades de prstamos y control del sistema automatizado Textos: Guarda la informacin de los textos disponibles en la biblioteca Prestamos: Son todos los datos donde se guardan cada uno de los procesos en los cuales se ha hecho entrega de un texto bibliogrfico a cualquier usuario. Multa: Almacn de datos de los usuarios que han tomado textos bibliogrficos en prstamo y que no han realizado la entrega de estos en el tiempo estipulado por la biblioteca.

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Conclusin Debido a la necesidad de mejoras en los sistemas de control de datos y a la prdida de tiempo que significa llevar este control manual, la implantacin del sistema automatizado para controlar el servicio de prstamos y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Harvey Gutirrez lvarez" del instituto universitario "UVG, se traduce en una mejora significativa en la calidad de este servicio. El hecho de que el sistema maneje el registro de los textos mediante la codificacin decimal Dewey, hace que nuestra biblioteca se coloque a la altura de los estndares de operatividad de otras bibliotecas automatizadas que se rigen por el mismo sistema de codificacin, la restriccin del uso de este servicio a personas que no estn registradas en el har que el material bibliogrfico este ms seguro, ya que este solo podr ser consultado por personas que estn registradas en el sistema y a su vez no presenten multas, ya que con el control de multas implcito en el sistema es ms fcil y efectivo el control de aquellos estudiantes que presentan multas, esto remarcado con la posibilidad de obtener reportes impresos de textos, multas, usuarios y personal, lo cual hace ms fcil la tarea de verificacin del material que posee la biblioteca En consecuencia al creciente aumento de la necesidad de automatizacin, la implantacin del sistema automatizado para controlar el servicio de prstamos y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Harvey Gutirrez lvarez" del instituto universitario "UVG", permite a los encargados de la biblioteca contar con una poderosa herramienta de trabajo la cual aminorara su carga y har ms fcil el cumplimiento de sus funciones.

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Fuentes de informacin

http://app.vlex.com/#account/login http://uvg.edu.mx/ http://www.aliatuniversidades.com.mx/bibliotecasdigitales/ http://virtual-book.net/portal/ http://www.aliatuniversidades.com.mx/bibliotecasdigitales/index.php?option =com_content&view=article&id=360&Itemid=97 - Bibliotechnia http://www.aliatuniversidades.com.mx/bibliotecasdigitales/index.php?option =com_content&view=article&id=51&Itemid=71 RTM (Red Tercer Mileno)

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ANEXOS

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