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DIRECCIN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIN DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS SUBDIRECCIN DE ALMACENES, INVENTARIOS Y DESINCORPORACIN

LINEAMIENTOS PARA OTORGAR EN COMODATO BIENES INSTRUMENTALES Y DE CONSUMO DURADERO PROPIEDAD DEL INSTITUTO FEDERAL ELECTORAL

MAYO 2008

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NDICE I. II. III. MARCO JURDICO GLOSARIO BIENES SUJETOS A COMODATO 1. 2. 3. IV. Bienes instrumentales Bienes de consumo duradero Materiales Electorales

PGINA 3 4 6 6 6 6 7 7 8 9 9 10 10 10 12 12 15 16 17 18 18

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIN 1. 2. 3. 4. Solicitud del comodato Verificacin de bienes y adeudos Autorizacin de comodatos Dictamen de no utilizacin

V.

CONTRATO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Formalizacin de los contratos Trmites Valor de los bienes Obligaciones del comodatario Supervisin en el uso del material electoral Devolucin de los bienes Dao o extravo de bienes por parte del comodatario Terminacin del contrato de comodato Perodos de prstamos

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INTRODUCCIN: A fin de garantizar el cuidado y preservacin de su patrimonio establecer las actividades y procedimientos a realizar para poder otorgar en comodato los bienes instrumentales y de consumo duradero del Instituto Federal Electoral, con fundamento en los artculos 133 del Cdigo Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales y 48 del Reglamento Interior de este Instituto, la Direccin Ejecutiva de Administracin emite los presentes Lineamientos.

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I. MARCO JURDICO
El marco jurdico para la celebracin de contratos de comodato de bienes instrumentales y de consumo duradero propiedad del Instituto, es el siguiente: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos; Cdigo Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales; Cdigo Civil Federal; Cdigo Federal de Procedimientos Civiles; Ley General de Bienes Nacionales; Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos; Normas Generales para el registro, control, disposicin final y baja de bienes muebles del Instituto Federal Electoral; y Los acuerdos y resoluciones emitidos por los rganos de gobierno del Instituto que resulten aplicables.

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II. GLOSARIO
a) Acta de entrega-recepcin: Documento en el cual se hace constar la entrega y recepcin de los bienes o artculos por parte del Instituto hacia el comodatario y su devolucin; b)

rea(s) Central(es): Direcciones Ejecutivas y Unidades Tcnicas conocidas como rganos Centrales;

c)

Comit: El Comit de Bienes Muebles del Instituto Federal Electoral;

d)

Contrato de comodato: Manifestacin bilateral de voluntad, mediante el cual el Instituto (Comodante) concede gratuitamente el uso de sus bienes y/o artculos, por un tiempo determinado a terceros (comodatarios);

e)

Comodatario: Pueden ser Institutos Electorales de los Estados, Gobiernos de los Estados, de los Municipios, del Distrito Federal, o Delegaciones Polticas del Distrito Federal, Secretaras de Estado, Partidos Polticos, Agrupaciones Polticas Nacionales, Asociaciones Civiles, Sindicatos e Instituciones Educativas;

f)

DEA: La Direccin Ejecutiva de Administracin;

g)

DEOE: La Direccin Ejecutiva de Organizacin Electoral;

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h)

Instituto: El Instituto Federal Electoral;

i)

Junta Distrital: La Junta Distrital Ejecutiva;

j)

Junta Local: La Junta Local Ejecutiva;

k)

Lineamientos: Los lineamientos para otorgar en comodato bienes instrumentales y de consumo duradero, propiedad del Instituto Federal Electoral;

l)

Normas: Normas Generales para el registro, control, disposicin final y baja de bienes muebles del Instituto Federal Electoral;

m)

Subcomit: El Subcomit de Bienes Muebles de cada Junta Local Ejecutiva;

n)

Vocal Ejecutivo: El Vocal Ejecutivo de la Junta Local Ejecutiva.

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III. BIENES SUJETOS A COMODATO


1. Bienes instrumentales.- Los bienes muebles que estn registrados en el Sistema de Control de Inventarios, que no requiera el Instituto utilizar de manera permanente y que su prstamo no cause retraso en las actividades institucionales;

2.

Bienes de consumo duradero.- Los bienes/artculos que puedan ser utilizados y que ese uso no perjudique su reutilizacin para el Instituto, adems de que su prstamo no cause retraso en las actividades institucionales;

3.

Materiales Electorales.- Dentro de los bienes de consumo duradero estn considerados los materiales electorales conocidos como: urnas y canceles electorales porttiles, utilizados en los Procesos Electorales Federales.

La cantidad de material electoral destinada para conceder en prstamo en cada Entidad Federativa, ser el 20% del total de las existencias en cada una de sus Juntas Distritales. Para ello, cada Junta Distrital dispondr de la cantidad de materiales que representen este porcentaje de sus existencias, el cual se tendr identificado y ser siempre el mismo que se utilice para atender las solicitudes de prstamo. En caso de que este material no se devuelva o se devuelva daado, la cantidad disponible en la Junta Distrital para futuros prstamos disminuir en el porcentaje de la no devolucin.

Agotado este porcentaje, no se atender ninguna solicitud posterior.

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IV. PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIN


1. SOLICITUD DEL COMODATO

La solicitud de comodato deber reunir los siguientes requisitos:

a)

Elaborarse por escrito en papel membreteado del organismo solicitante de que se trate, cuyo contenido deber apegarse al modelo del anexo uno de los presentes Lineamientos;

b)

Dirigida al Secretario Ejecutivo, o al titular de la Direccin Ejecutiva de Administracin del Instituto o al Vocal Ejecutivo, ya sea de la Junta Local, o de la Junta Distrital;

c)

Firmada por el titular del organismo solicitante, o por su representante legal con facultades suficientes para ejecutar y celebrar contratos de comodato;

d)

Indicar la cantidad de bienes solicitados en comodato, el tiempo que los requiere y el uso que le dar a los bienes;

e)

Aceptar en ese mismo escrito que la entrega y devolucin de los bienes la realizar en el lugar que le indique el Instituto y que el traslado de los bienes, ser por su cuenta;

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f)

Presentar la solicitud con un mnimo de diez das hbiles de anticipacin, a la fecha en que se requieran los bienes.

2.

VERIFICACIN DE BIENES Y ADEUDOS

Una vez recibida la solicitud debidamente requisitada, se enviar a la DEA a efecto de que sta verifique que el Instituto cuenta con los bienes requeridos en comodato, que el solicitante no tenga adeudo pendiente por incumplimiento de un contrato de comodato anterior. Una vez verificado lo anterior, presentar el asunto al Comit para su autorizacin.

Si la solicitud es de material electoral, la DEA consultar existencias con la DEOE.

Si la solicitud es recibida en la Junta Local o en la Junta Distrital, stas debern verificar que cuentan con los bienes requeridos en comodato y debern consultar a la DEA que el solicitante no tenga adeudo pendiente por incumplimiento de un contrato de comodato anterior. En ese caso, la Junta Local y la Distrital a travs de aquella, enviar tanto la solicitud como el resultado de la verificacin a la DEA, para que se presente el asunto al Comit para su autorizacin.

En todos los casos, cuando el solicitante tenga adeudo anterior, no se le dar trmite a su solicitud y el rea que la recibi le notificar por escrito esta resolucin.

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3.

AUTORIZACIN DE COMODATOS

Con base en la DCIMA QUINTA de las Normas, el comodato de bienes instrumentales y de consumo duradero es autorizado por el Comit; no obstante lo anterior, especficamente para atender solicitudes de comodato de material electoral recibidas por las Juntas Locales o Distritales, el Comit autoriz la instalacin y funcionamiento de Subcomits en cada una de las Juntas Locales, los cuales conocern, analizarn y, en su caso, autorizarn el comodato de estos materiales, una vez que cuente con el Manual de Integracin y Funcionamiento autorizado por el Comit y se hayan instalado formalmente.

4.

DICTAMEN DE NO UTILIZACIN

Para efecto de otorgar en comodato los bienes muebles del Instituto se requiere que el rea de oficinas centrales correspondiente, la Junta Local o la Junta Distrital que los tienen bajo su resguardo, manifiesten por escrito la no utilizacin de los mismos y que de momento no son necesarios para el servicio del Instituto.

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V. CONTRATO
1. FORMALIZACIN DE LOS CONTRATOS

a)

Los contratos de comodato sern firmados por el Secretario Ejecutivo, con la participacin del Director Ejecutivo de Administracin, en su caso, con la participacin del Vocal Ejecutivo de la Junta Local que tramit la solicitud del comodato y por el representante legal del comodatario.

b)

Si se trata de comodato de material electoral tramitado ante las Juntas Locales, el contrato respectivo ser firmado por el Vocal Ejecutivo, el Vocal de Organizacin Electoral de la Junta Local y en su caso, el Vocal Ejecutivo Distrital que recibi la solicitud del comodato, as como por el representante legal del comodatario.

2. a)

TRMITES

La autorizacin o la no autorizacin del Comit o Subcomit ser notificada por escrito por el Secretario Ejecutivo de dichos rganos Administrativos Colegiados al rea central, a la Junta Local o a la Junta Distrital que tenga a su cargo el trmite de la solicitud de comodato y en l se indicar los datos de la sesin y el nmero de Acuerdo que le recay a la resolucin.

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b)

El rea central o la Junta Local responsable del trmite del comodato elaborar el contrato correspondiente en tres tantos y recabar las firmas de los representantes del comodatario. Dicho contrato deber elaborarse con base en el modelo previamente autorizado por la Direccin Jurdica.

Posteriormente, enviar a la DEA los tres tantos del contrato firmado para recabar la firma de su titular y tramitar la firma del Secretario Ejecutivo del Instituto. En el caso de tratarse de un contrato enviado por la Junta Local, ser la DEA quien tramite la firma del Secretario Ejecutivo.

Tratndose de materiales electorales se estar a lo dispuesto en el inciso b) del apartado anterior.

c)

El rea central entregar al comodatario un ejemplar del contrato firmado y enviar otro a la Direccin Jurdica del Instituto; as mismo dar aviso al Comit para su seguimiento.

La DEA enviar a la Junta Local dos ejemplares del contrato para que sta a su vez le entregue uno al comodatario.

d)

Una vez que el contrato est firmado por el comodatario, el rea central, la Junta Local o la Junta Distrital, dar aviso al rea en donde se encuentren los bienes, para que proceda a la entrega de los mismos a travs del acta de entrega-recepcin correspondiente; y

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e)

Si los bienes son material electoral, y la solicitud se recibi en la Junta Distrital o en la Junta Local, sta ser la instancia responsable de su presentacin ante el Subcomit y en caso de aprobarse, tambin lo ser de la elaboracin del contrato respectivo, as como de recabar las firmas, y de dar aviso al Subcomit sobre la conclusin del trmite correspondiente.

3.

VALOR DE LOS BIENES

Para efectos del pago de los bienes en los casos de no devolucin o de deterioro, el valor de los mismos que se establecer en el contrato, ser el proporcionado por la Direccin de Recursos Materiales y Servicios a travs de la Subdireccin de Adquisiciones; en cuanto a los materiales electorales dicho valor ser proporcionado por la DEOE.

4.

OBLIGACIONES DEL COMODATARIO

a)

El comodatario, con sus propios medios, recoger y entregar los bienes en la fecha y lugar que se sealen en el contrato y en el acta de entrega-recepcin respectivos.

b)

El material electoral no deber modificarse por el comodatario en ninguna de sus partes.

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c)

Utilizar los bienes en comodato, nicamente para el objeto sealado en el contrato de conformidad con su solicitud, por lo que el comodatario no podr conceder a un tercero el uso de los mismos.

d)

Poner toda la diligencia en la conservacin de los bienes, pues en todo caso, ser responsable del deterioro y/o prdida de los mismos por culpa o negligencia; as mismo, si los emplea por un tiempo mayor al acordado o les da un uso diverso al convenido, ser responsable an cuando sobrevengan por caso fortuito o fueza mayor.

El comodatario estar obligado a cubrir el monto que se cuantifique por la prdida, el deterioro o la no devolucin de los bienes, considerando que deber pagar el valor de los mismos as como una cantidad adicional por concepto de pena convencional.

Para tal efecto, se determinar el porcentaje a aplicar como pena convencional atendiendo a los supuestos siguientes: Cuando por negligencia o culpa del comodatario, los bienes sean entregados con un deterioro que haga imposible su utilizacin para el comodante, el primero estar obligado a cubrir el valor de los mismos establecido en el contrato y un 20% (veinte por ciento) adicional calculado sobre el total de los bienes deteriorados.

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Cuando por negligencia o culpa del comodatario, se pierdan parte o la totalidad de los bienes dados en comodato, estar obligado a cubrir el valor de stos establecido en el contrato, ms un 30% (treinta por ciento) calculado sobre el valor total de los bienes perdidos. Cuando el comodatario devuelva los bienes fuera del plazo acordado, estar obligado a cubrir el 10% (diez por ciento) del monto total de los mismos establecido en el contrato. e)

Una vez utilizados los bienes para los fines establecidos en el contrato, el comodatario se obligar a regresarlos en el lugar donde los recibi en el plazo convenido en el contrato; en cuanto a materiales electorales dicho plazo no ser mayor a 7 das naturales posteriores al da de su evento, el cual deber estar establecido en la vigencia pactada en el contrato.

f)

Una vez vencida la fecha lmite para la devolucin de los bienes otorgados en comodato sin que dicha obligacin se haya cumplido, el rea central o la Junta Local responsable del trmite del comodato, requerir por escrito al comodatario el pagar al Instituto todo bien que no sea devuelto o que se encuentre en condiciones que no sea susceptible de emplearse en su uso ordinario y correcto funcionamiento, de acuerdo a lo establecido en el contrato.

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5.

SUPERVISIN EN EL USO DEL MATERIAL ELECTORAL

a)

La Junta Local implementar con su Junta Distrital, una estrategia el da del evento del comodatario, para corroborar que el material se utiliz para los fines establecidos en el contrato.

b)

En el caso de que el comodatario destinara el material electoral para fines distintos a los que fueron previstos en el contrato respectivo, estar obligado a devolverlo en las mismas condiciones en que lo recibi, inmediatamente que se lo requiera la Junta Local.

c)

Si se presentara el supuesto anterior, el rea central o la Junta Local, segn sea el caso, solicitar por escrito al comodatario un cheque certificado o de caja como pago de la pena convencional, por incumplimiento del contrato. El pago ser por el 100% (cien por ciento) del costo de los materiales electorales sealados en el contrato, (en el que ya est incluido el Impuesto al Valor Agregado), como pago por el incumplimiento del contrato en la clusula correspondiente.

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6.

DEVOLUCIN DE LOS BIENES

a)

El rea del Instituto que reciba los bienes, elaborar un acta de entrega-recepcin, con motivo de la entrega de los mismos por parte del comodatario. En dicha acta deber asentarse el nmero de bienes que se reciben as como el estado fsico en que se encuentran, especificando si tienen deterioro mayor al de su uso normal y dems circunstancias que se consideren necesarias y relevantes al caso.

b)

El rea central o la Junta Local, notificar por escrito a la DEA en un plazo no mayor a tres das hbiles sobre esta recepcin, anexando copia del acta firmada con motivo de la devolucin de los bienes a fin de informar al Comit sobre la devolucin de los mismos y la terminacin del comodato.

Para el caso de materiales electorales se agregar una copia para la DEOE.

c)

Si el comodato fue autorizado por el Subcomit de la Junta Local, la accin contemplada en el inciso anterior se llevar a cabo ante ese Subcomit.

d)

Si el comodatario realiza la devolucin de los bienes en fecha posterior a la indicada en el contrato de comodato suscrito, se le aplicar la penalizacin establecida en estos Lineamientos as como en el citado contrato.

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7.

DAO O EXTRAVO DE BIENES POR PARTE DEL COMODATARIO

a)

El rea central, la Junta Local o la Junta Distrital correspondiente, verificar si existen faltantes y/o bienes en mal estado, de acuerdo a la devolucin de los mismos.

b)

En caso de que existan faltantes y/o bienes en mal estado, el rea central o la Junta respectiva, notificar por escrito al comodatario esta circunstancia en un plazo no mayor a 7 das naturales a la fecha de devolucin establecida en el contrato; en esa notificacin le incluir el monto que deber pagar por la prdida o deterioro causado, y la fecha lmite que tiene para cubrir dicho adeudo.

El costo unitario que deber cubrir el comodatario en estos casos, estar claramente sealado en el contrato de comodato correspondiente.

El comodatario deber efectuar el pago mediante cheque certificado o de caja a favor del Instituto en un plazo no mayor a 7 das naturales posteriores a la fecha de notificacin de su adeudo y, de no hacerlo, el Instituto proceder a ejercer las acciones legales que correspondan.

c)

El pago que deba efectuar el comodatario para cualquiera de los casos anteriormente descritos, se har conforme a lo establecido en el contrato de comodato.

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8.

TERMINACIN DEL CONTRATO DE COMODATO

Las causas de terminacin del comodato son:

a) b) c) d) e)

El cumplimiento del plazo fijado por las partes; Por cumplimiento del objeto del contrato; Por dar un uso distinto a los bienes objeto del comodato; Por la necesidad urgente e imprevista del Instituto para utilizar los bienes prestados; Cuando sin permiso del comodante el comodatario conceda el uso de los bienes objeto del comodato a un tercero; y

f)

Por la prdida de los bienes por caso fortuito o fueza mayor.

9.

PERIODOS DE PRSTAMOS

a)

No se dar trmite a las solicitudes de comodato de bienes, a partir del mes de agosto del ao previo a la eleccin federal y hasta la conclusin de dicho proceso electoral.

b)

No se concedern materiales electorales en comodato, cuando la fecha programada para su utilizacin involucre el plazo establecido en el prrafo anterior, cualquiera que sea la fecha de la solicitud.
ELABORACIN REVISIN AUTORIZACIN

LIC. EMMA YOLANDA COLLADO GNTHER SUBDIRECTORA DE ALMACENES, INVENTARIOS Y DESINCORPORACIN

LIC. GUSTAVO OROZCO ARROYO DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

LIC. MIGUEL FERNANDO SANTOS MADRIGAL DIRECTOR EJECUTIVO DE ADMINISTRACIN