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MANUAL DEL SISTEMA DEL PROCESO DE VENTAS

Introduccin:

Este sistema consiste en agilizar los procedimientos correspondientes al rea de ventas de la empresa, limitando el ingreso solo a los trabajadores de dicha rea de la empresa mediante un cdigo de identificacin (Id) para que los trabajadores travs este sistema puedan registrar, buscar o analizar la informacin de los clientes como tambin de los trabadores. Est aplicacin tambin permite crear y archivar las proformas - rdenes de compra con las
especificaciones necesarias y pertinentes de la obra pedida por el cliente. As mismo los jefes de esta rea pueden aprobar o desaprobar la viabilidad tcnica y financiera de la obra descrita en la proforma de venta para que el sistema pueda guardar e imprimir comprobantes de pago para cada orden de compra que sea aprobada.

Pasos para acceder al sistema del proceso de ventas:

- Ingreso al sistema
Para ingresar al sistema del proceso de ventas es necesario que el usuario en el formulario Ingreso elija la ocupacin que le corresponde (Ingeniera o logstica) para que sea posible el ingreso a este.

- Acceso al sistema
Acceso al sistema Ingeniero: El ingeniero tiene que ingresar un cdigo de identificacin (Id) y una contrasea en el formulario AccesoIngeniero para acceder al sistema. Al ingresar estos datos el usuario debe hacer click en el botn entrar para pasar al siguiente formulario o por el contrario si el usuario no desea ingresar al sistema debe hacer click en salir.

Acceso al sistema Logstica: El encargado de logstica tiene que ingresar un cdigo de identificacin (Id) y una contrasea en el formulario AccesoLogistica para acceder al sistema. Al ingresar estos datos el usuario debe hacer click en el botn entrar para pasar al siguiente formulario o por el contrario si el usuario no desea ingresar al sistema debe hacer click en salir.

Inicio del sistema

Inicio del sistema Ingeniera El ingeniero accede al formulario InicioIngeniera el cual contiene una barra de herramientas para brindar las opciones como nueva orden de compra en la herramienta Inicio, la opcin de ver la informacin de los clientes o de los ingenieros en la herramienta Ver. El sistema tambin permite la opcin de revisar la viabilidad tcnica como tambin las proformas negadas y ofrece ayuda al usuario a travs del manual de usuario e informacin acerca del sistema.

Inicio del sistema Logstica El encargado de logstica accede al formulario InicioLogstica el cual contiene una barra de herramientas para brindar las opciones como nueva orden de compra en la herramienta Inicio, la opcin de ver la informacin del personal de logstica en la herramienta Ver. El sistema tambin permite la opcin de revisar la viabilidad financiera en la herramienta Revisar y por ltimo ofrece al usuario a travs de la herramienta Ayuda el manual de usuario e informacin acerca del sistema.

Procesos del sistema del proceso de ventas:

Clientes
El proceso Clientes inicia al ingresar a la opcin Clientes en la herramienta Ver. El formulario consiste en generar un nuevo cliente si es que an no ha sido registrado, ingresando los siguientes datos como cdigo, nombre, RUC y direccin. De esta manera el sistema puede guardar y buscar los clientes que hayan sido registrados para que el usuario analice los datos que requiera.

Nuevo proyecto
El proceso Nuevo proyecto inicia al ingresar a la opcin Nuevo proyecto en la herramienta Inicio. El formulario consiste en generar una nueva proforma ingresando los siguientes datos: cdigo de proforma, fecha, nombre del proyecto, cliente, ingeniero, descripcin, presupuesto, fecha de entrega, el estado tcnico y el estado financiero de la proforma. Este formulario realiza la accin de guardar la proforma o borrarla.

Revisin Tcnica
El proceso Revisin tcnica inicia al ingresar a la opcin Viabilidad Tcnica en la herramienta Revisar del formulario Inicio del sistema Ingeniera. El formulario permite que el ingeniero verifica los datos registrados en la proforma e ingrese el estado y la observacin tcnica pertinente, es decir aceptar o rechazar la proforma. Este formulario le permite al usuario guardar o borrar los datos ingresados.

Revisin Financiera
El proceso Revisin Financiera inicia al ingresar a la opcin Viabilidad Financiera en la herramienta Revisar del formulario Inicio del sistema Logstica. El formulario permite que el encargado de logstica verifique los datos registrados en la proforma e ingrese el estado y la observacin financiera pertinente, es decir aceptar o rechazar la proforma. Este formulario le permite al usuario guardar o borrar los datos ingresados.

Proformas Negadas
Si se rechaza tcnicamente o financieramente el proyecto, el ingeniero o el encargado de logstica mediante el formulario Proformas negadas pueden editar segn las observaciones tcnicas y financieras respectivamente que analicen. El formulario permite mandar otra vez el proyecto cuantas veces sea necesario con el botn guardar o de lo contrario eliminar el proyecto con el botn borrar.

Generar orden de compra


Este formulario permite al usuario ver cada uno de las proformas registradas. Si se aprueba la viabilidad financiera del proyecto se procede a guardar el proyecto como aprobado en el formulario Ver proforma y el rea de logstica generar la orden de compra haciendo click en el botn Generar orden de compra.

Comprobante de pago
Este formulario genera el comprobante de pago que el cliente va a utilizar para financiar la proforma, en el cual se vern los datos registrados como el nombre del proyecto, el cliente, presupuesto, fecha de entrega Y RUC del cliente jurdico, de esta manera se procede a la impresin del comprobante de pago a travs del botn imprimir.