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UNIVERSIDAD VALLE DEL GRIJALVA CAMPUS: TUXTLA GUTIRREZ, CHIAPAS

ENSAYO DE PLANEACIN Y CONTROL

AUDITORA I

DOCENTE: HCTOR MANUEL PORTILLA GONZLEZ. DOCTORANTE EN ADMINISTRACIN

ALUMNO: SNCHEZ ROJAS GREGORIO LAE 6TO SEMESTRE, MIXTO DOMINGOS

TUXTLA GUTIRREZ, CHIAPAS 15 DE NOVIEMBRE DE 2013.

NDICE

INTRODUCCIN .................................................................................................... 3 PLANEACIN Y CONTROL ................................................................................... 4 LA IMPORTANCIA DEL CONTROL ........................................................................ 5 EL CONTROL EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO ............................................ 6 IMPLANTACIN DE CONTROLES ........................................................................ 6 LA PLANEACIN EN LA IMPLANTACIN DE CONTROLES................................ 8 EL ANLISIS E INTERPRETACIN DE CONTROLES. ......................................... 9 CONTROL DESDE EL PUNTO DE VISTA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS .......................................................................................................... 10 SU IMPORTANCIA ............................................................................................... 11 GENERALIDADES SOBRE CONTROL ................................................................ 12 ESTNDARES ...................................................................................................... 14 EL PROCESO DE CONTROL............................................................................... 15 CARACTERSTICAS DE UN BUEN CONTROL .................................................. 18 TIPOS ................................................................................................................... 18 LA EVALUACIN COMO ELEMENTO DE CONTROL ......................................... 21 CONCLUSIN ...................................................................................................... 22 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS ...................................................................... 23

INTRODUCCIN

La Teora Administrativa comprende varios factores que ayudan a que la organizacin se centre en el logro de sus objetivos y que sea por ello que busque la eficiencia, la eficacia y obtener as la productividad en su interior. Para ello es necesario tomar los subsistemas administrativos como entes que ayuden a que la puesta en marcha de esos objetivos sea la ms conveniente, para ello surge en primera instancia LA PLANEACIN, como recurso principal e inicial para la ejecucin de alguna estrategia. En este trabajo se pretende mostrar cmo ha evolucionado hasta nuestros das, la incidencia que tienen en ella varios factores y adems su relacin con otras reas, para ello es necesario comenzar diciendo que desde hace muchos siglos la planeacin se ha llevado a cabo as sea implcitamente, todo desde que el hombre ha tenido algo de racional.

La planeacin es la determinacin de lo que va a hacerse, incluye decisiones de importancia, como el establecimiento de polticas, objetivos, redaccin de programas, definicin de mtodos especficos, procedimientos y el establecimiento de las clulas de trabajo y otras ms. Es proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico.

Puede definirse como la evaluacin de la accin, para detectar posibles desvos respecto de lo planeado, desvos que sern corregidos mediante la utilizacin de un sistema determinado cuando excedan los lmites admitidos.

Lo que requiere tener conocimiento de las acciones que se ejecutan, la correlacin existente entre estas acciones respecto al objetivo y la eliminacin de los obstculos que puedan trabar el logro de las metas establecidas.

PLANEACIN Y CONTROL

El control es la fase del proceso administrativo que debe mantener la actividad organizacional dentro de los lmites permisibles, de acuerdo con las expectativas. El control organizacional est irremediablemente relacionado con la planeacin. Los planes son el marco de referencia dentro del cual funciona el proceso de control.

As como el control necesita de la planeacin para realizar su labor de medicin y evaluacin de los resultados que la organizacin espera, la planeacin lleva al interior de su proceso tpico, aparte de las premisas sobre el futuro y la programacin a plazo medio que integra los planes funcionales, la funcin administrativa de control, con el objetivo de mantener mediante este una revisin de las condiciones reales y comparndola con los resultados esperados. Aunque la planeacin y el control son frecuentemente separados desde el punto de vista conceptual con fines de discusin, en la prctica son inseparables. La prueba de un administrador es el resultado que obtiene; sus esfuerzos deben producir los resultados deseados. Para determinar esto necesita criterios mediante los cuales puedan evaluarse los resultados y, si es necesario, adoptar medidas correctivas para alcanzarlos. El control es funcin de todos los administradores, desde el gerente general hasta los supervisores de lnea, en todas las organizaciones. Algunos administradores, en particular los de los niveles inferiores, se olvidan de que todo encargado de la ejecucin de planes y objetivos se convierte en el principal responsable de llevar a cabo el control. Mc Gregor lo haca latente en su teora Y donde se aspira al Autocontrol. La Previsin y la Planeacin resulta ser un pre-requisito para un control efectivo. Es absurdo suponer que el control se puede lograr sin una planeacin. Si no existe planeacin no podr tenerse una comprensin predeterminada de los resultados que se desea.

LA IMPORTANCIA DEL CONTROL

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se estn llevando a cabo.

De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a travs de esta funcin que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.

Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsin. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estndares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.

Adems siendo el control la ltima de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentacin respecto a desviaciones significativas contra el desempeo planeado. La retroalimentacin de informacin pertinente a partir de la funcin de control puede afectar el proceso de planeacin.

EL CONTROL EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

La palabra control sugiere la idea de comprobacin, inspeccin, verificacin, revisin, supervisin, etc. El control es la funcin de administracin que cierra el proceso administrativo, es la consecuencia lgica del acto de administrar, es una funcin indelegable de todo cargo con responsabilidad de conduccin, ya que ambos conceptos estn unidos.

La organizacin, para ser tal, siempre debe de procurar:

a) Cuidar que sus planes y objetivos se cumplan, entre estos se encuentre el de aportar a la sociedad la satisfaccin de necesidades, objetivos sociales, objetivos econmicos el de satisfacer las necesidades de sus inversionistas, la responsabilidad ante el gobierno en sus impuestos y a la vez satisfacer las necesidades del pblico o sociedad en un precio que sea accesible, el saber balancear estos tres aspectos solo ser posible si se toma en cuenta el siguiente punto. b) Distribuir econmicamente; optimizando la utilizacin de sus recursos organizacionales.

IMPLANTACIN DE CONTROLES

Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener a la organizacin o sistema en buen camino. La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos:

Control como funcin coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir conductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer escndalos, etctera. Control como verificacin de alguna cosa, para apreciar si est correcto, como verificar pruebas o notas.
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Control como comparacin con algn estndar de referencia como pensar una mercadera en otra balanza, comparar notas de alumnos etctera. Control como funcin administrativa, esto es, como la cuarta etapa del proceso administrativo. Constituye la cuarta y ltima etapa del proceso administrativo. Este tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido, sealando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan. Establecimiento de Estndares: Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control.

Los estndares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la expresin de las metas de planeacin de la empresa o departamento en trminos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos. Los estndares pueden ser fsicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en trminos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros trminos de medicin.

Medicin de resultados: Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que estn haciendo los subordinados, la comparacin del desempeo real con lo esperado es fcil. Pero hay actividades en las que es difcil establecer estndares de control por lo que se dificulta la medicin. Correccin: Si como resultado de la medicin se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar. Retroalimentacin: Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la informacin obtenida causante del desvo.
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LA PLANEACIN EN LA IMPLANTACIN DE CONTROLES

El control puede ser analizado como el proceso de evaluacin tendiente a determinar la real o efectiva aplicacin del sistema de planeamiento integral establecido para la organizacin.

El establecimiento de normas de control, estndares o indicares de desempeo. Esta etapa se relaciona directamente con la fase de planeamiento. En esta ltima se definen los objetivos o acciones a realizar. La fase de control surge como la instancia necesaria para medir el cumplimiento de lo planeado. Se requiere entonces de la definicin de una base, un estndar o un indicador de la gestin. Es decir, el nivel de desempeo esperado (unidad de medida) para una accin o un objetivo.

La medicin del rendimiento real. En esta etapa del proceso se evala el grado de rendimiento real sobre los parmetros preestablecidos. Para ello se recurre a diferentes fuentes como: La observacin directa tiene como ventaja proveer informacin no filtrada a travs de otra persona. Sin embargo, demanda mucho tiempo y siempre estar sujeta a los sesgos personales del observador. Datos estadsticos: La accesibilidad actual de los sistemas informticos ha permitido expresar la informacin a travs datos estadsticos. Este recurso no se limita slo a datos numricos sino tambin grficos, diagramas de barras, entre otros. Si bien este tipo de informes permite visualizar rpidamente datos numricos, la informacin que ofrecen pasa a ser limitada al no poder informar sobre factores importantes de tipo subjetivos. Los informes verbales presentan como ventaja la rapidez y la posibilidad de retroalimentacin instantnea. Sin embargo, sus desventajas son semejantes a la observacin directa sumada a la imposibilidad de documentar la informacin. Los informes escritos, al igual que los estadsticos son ms lentos y ms formales. A menudo resultan ms completos que los verbales y permiten su archivo.

La comparacin del rendimiento real con un estndar. En esta etapa del proceso se determina el grado de variacin entre el rendimiento real y el estndar. En esta etapa es crtico para el administrador determinar el rango de variacin aceptable. Este parmetro fijado de antemano, permitir reconocer aquellas desviaciones que exceden dicho rango considerndolas significativas. El administrador considerar entonces aquellas desviaciones significativas en particular por la magnitud y direccin de esas variaciones.

La identificacin y el anlisis de las desviaciones (rendimiento real vs. estndar) Como producto de la comparacin se identifican las desviaciones significativas. La tarea del administrador requerir avanzar en el anlisis de la/s causa/s que dieron origen a esas desviaciones. Para ello deber valerse de herramientas y la informacin necesaria para identificar las causas ms probables. Esta tarea garantizar el diseo de acciones correctivas ms eficientes.

La definicin y de la/s accin/es correctiva/s. Identificadas y analizadas las desviaciones significativas, se avanza hacia el diseo e implementacin de las acciones correctivas. Por un lado, el administrador podr corregir el rendimiento real si la fuente de la desviacin ha sido la presencia de acciones de trabajo deficientes, o bien, podr tomar la decisin de revisar el estndar. Esta ltima accin puede darse cuando la desviacin identificada es resultado de la utilizacin de un estndar poco realista. En este caso, el objeto de accin correctiva es el estndar.

EL ANLISIS E INTERPRETACIN DE CONTROLES.

Objetivos: Cuyas Normas o estndares pueden ser cuantificados por medidas exactas. Subjetivos: Aquellos en cuyo anlisis ha de intervenir el juicio o apreciacin de carcter personal.

Mixtos: Sern aquellos que participan parcialmente de las caractersticas de los dos enunciados anteriormente.

Otra clasificacin: Controles de Ventas Controles de Produccin Controles Financieros y Contables. Controles de Administracin Controles Generales Control de Controles.

Control Interno: Es el conjunto de normas y procedimientos que estn incluidos en la estructura de una empresa y que tienen como objeto la comprobacin y

verificacin automtica de las personas y activos y por ltimo, la obtencin de la informacin real, oportuna, con el fin de lograr eficientemente las metas fijadas de antemano. En esta definicin encontramos como fines del control: a) Eficiencia b) Seguridad c) Informacin real y oportuna

CONTROL DESDE EL PUNTO DE VISTA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. (Henry Fayol).

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El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizacin y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado (George R. Terry). Implica la medicin de lo logrado en relacin con lo estndar y la correccin de las desviaciones, para asegurar la obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan. (Harold Koontz y Ciril ODonell).

El control para la Administracin tiene tres elementos: 1) Normas que representan una actuacin deseada. Estas pueden ser tangibles o intangibles, vagas o especficas, pero si los interesados no entienden los resultados esperados se crean confusiones. 2) Comparacin de los resultados efectivamente logrados contra las normas. De esa comparacin surge una evaluacin, hecha por alguien competente que luego informa a la Direccin Superior con autoridad para tomar las decisiones correctivas. 3) Acciones correctivas, que como resultado de la evaluacin realizada rectifican los errores detectados para obtener los resultados planeados. Esta tipo de control, si bien tiende a hacerse "Normativo" por el tipo de sancin que implican los incumplimientos, es en definitiva "Utilitario" y refleja el concepto del control administrativo en su forma ms amplia. Primero existe una norma, luego una comparacin entre plan y accin, una evaluacin de los desvos y luego la correccin de la autoridad competente.

SU IMPORTANCIA

Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

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Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organizacin. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atencin del pblico. Surgen materiales y tecnologas nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La funcin del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que estn afectando los productos y los servicios de sus organizaciones. Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseo, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administracin japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organizacin debera ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarn, prefirindolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control. Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia contempornea hacia la administracin participativa tambin aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad ltima de la gerencia. Por el contrario, cambia la ndole del proceso de control.

GENERALIDADES SOBRE CONTROL

Para el Administrador la funcin de Control es el asegurar que las operaciones que se estn realizando estn de acuerdo con lo Planeado y Organizado, Control
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es un americanismo que indica la accin y efecto de controlar; Controlar es un verbo que significa: Supremaca Gobierno, manejo o direccin Examinar y

censurar con autoridad suficiente, formando un juicio, con el cual estaremos aprobando, reprobando o corrigiendo , lo que no estuviese en forma o a modo debido

Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeo contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estndares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeacin debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, stos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas, despus se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.

Propsito y funcin del control. El propsito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan xito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales. La funcin de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los planes trazados se implanten en forma correcta. La funcin de control consta de cuatro pasos bsicos:

Sealar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de produccin de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores. Checar el desempeo a intervalos regulares (cada hora, da, semana, mes, ao.) Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios.

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Si existiera alguna variacin, tomar medidas o una mayor instruccin, tales como una nueva capacitacin o una mayor instruccin. Si no existe ninguna variacin, continuar con la actividad.

ESTNDARES

Los estndares son aquellas normas usuales, los propsitos, los objetivos, a alcanzar, las metas a alcanzar y aquellos ndices que integran los planes, y todo dato o cifra que pueda emplearse como medida para cumplirlas, son considerados como estndares. Estas medidas son indispensables para el control, ya que indican la manera en que deseas que se ejecute una actividad. En la prctica, son los objetivos declarados y definidos de la organizacin y por esa razn los estndares deben abarcar las funciones bsicas y reas clave de los resultados logrados.

Caractersticas de los estndares. Realistas Dinmicos Medible Concertado Importancia de los Estndares Es importante para el logro de la eficiencia y la eficacia. Fuentes de los estndares La experiencia La evaluacin El mtodo cientfico Los Estndares son criterios con los que se mide el desempeo real o esperado.

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La capacidad para seleccionar los puntos crticos de Control es una de las artes de la Administracin, lo da la experiencia, observacin personal. Con estos Estndares los Administradores, podrn manejar un mayor nmero de subordinados Aumentando su tramo de Control Aplicando INDICADORES la estadstica, la intuicin, la

EL PROCESO DE CONTROL

Cmo se controla Los diversos niveles, dentro de la pirmide organizativa de cargos-funciones, utilizan en distinta medida los sistemas de control definidos anteriormente. El Nivel Inferior controla basado bsicamente en el contacto personal y ayudado, en proporciones variables, en canales informales, segn la personalidad del supervisor. El Nivel Medio o de jefatura departamental, debe ajustar su comportamiento a los parmetros fijados por la Direccin Superior, para ello recibe informacin por la va jerrquica. Utiliza el mrgen de discrecionalidad que se le ha otorgado para ajustar la actividad al estndar fijado. Revisa personalmente los problemas que salen de las normas y resuelve en consecuencia. Pero no interviene personalmente en todo el proceso como en el nivel inferior, sino que lo hace por excepcin ante casos determinados, o por intervenciones sorpresivas para controlar el grado de cumplimiento de las normas por parte de los supervisores a su cargo.

El contacto personal y la va informal son ms frecuentes a nivel inferior y ms cerrado en el nivel medio, la presencia fsica del supervisor es permanente con el lugar de trabajo, mientras que el jefe departamental utiliza la recorrida peridica y breve como medio de control.

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Qu se controla

1) Los Bienes, propiedad de la Organizacin, son los recursos materiales e inmateriales de propiedad de la empresa. El control se dirige a preservar la integridad de los mismos mediante su custodia y a obtener el mximo rendimiento reduciendo su inmovilizacin o uso improductivo. 2) Las personas integrantes de la Organizacin, ligadas a la misma por diversos nexos jurdicos. Aqu el control trata de mantener todos los puestos adecuadamente cubiertos para que las actividades se desenvuelvan fluidamente y se pueda obtener de los recursos humanos un rendimiento acorde a su capacidad y remuneracin. 3) Las actividades, principales y conexas, desarrolladas por la Organizacin para el logro de sus objetivos. Las primeras, que tienden directamente a la consecucin de sus fines y las segundas, que tienden a actuar en apoyo de las primeras cuidando la existencia misma de la Organizacin o estableciendo las condiciones bsicas para que aquellas puedan desarrollarse.

Instrumentos de medicin o de control

El soporte o instrumento fsico que se utilizar como vehculo de la informacin para el control puede adoptar diversas formas o maneras, que admiten las siguientes clasificaciones: Una primer distincin que cabe adoptar es la de separar entre medios sistemticos de control, a los cuales se denominar Instrumentos, y medios accidentales de informacin, como las comunicaciones verbales no rutinarias, memorndums, etc. que por su carcter asistemtico no adquieren el status de instrumentos de uso cotidiano. Luego, dentro de los Instrumentos, se pueden efectuar otras dos grandes divisiones:

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Los de control de progreso, tienen como objetivo alertar sobre el momento en que es necesaria una decisin. No contienen informacin sobre la actividad en s, sino con su desarrollo temporal. Son instrumentos de este tipo: a) La Agenda: es el ms simple, sirve para ubicar en el tiempo a cada acto de toma de datos. b) Los Archivos: de comprobantes o carpetas ordenadas para poner de manifiesto los papeles faltantes o las fechas o situaciones sobre las cuales hay que pedir informacin. c) Las planillas de asuntos en trmite: sirven para reunir informacin sobre un proceso complejo, a efectos de poder seguir su progreso o trmite. d) Los grficos de control de progreso: (Grficas de Gantt), En un eje de coordenadas se sealan sobre el eje horizontal el tiempo y sobre el vertical los asuntos a controlar.

Los instrumentos informativos de control propiamente dichos, a diferencia de los anteriores que se refieren a cundo se cumple el proceso, estos atienden a cmo se desarrolla el mismo, incluyendo datos necesarios sobre la medida en que se cumplen los procesos bajo control. Son instrumentos de este tipo: a) Los reportes diarios o informes de actividad diaria: rene datos referidos a una actividad determinada para poder seguirla durante un corto perodo de tiempo. P.ej.: Saldos de Caja, de Recaudacin, Pagos, etc. b) Las planillas o formularios informativos: contienen una serie de datos homogneos sobre un aspecto sujeto a control, que pueden ser de perodos sucesivos o de una sola vez. P. Ej.: planillas de control presupuestario. c) Los grficos: que permiten una rpida visualizacin de las series bajo control. Dentro del nombre Grficos se incluyen a: Los grficos cartesianos, los grficos de barras, los grficos circulares d) Los informes de auditora operativa: que posibilitan mantener bajo control las operaciones de varios sectores de la organizacin, habitualmente se utilizan
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planillas o grficos, pero se hace hincapi en la rutina de recepcin de informes estructurados segn un patrn o modelo a travs de los cuales se conocen los hechos anormales, los procesos o cosas revisadas, su intensidad y

recomendaciones de cambio.

CARACTERSTICAS DE UN BUEN CONTROL

Los sistemas de control, para lograr un uso ptimo, deben poseer ciertas caractersticas, que son las siguientes: 1. Deben ser oportunos. Un control es oportuno cuando se dispone de l en el momento apropiado. 2. Seguir una estructura orgnica. La funcin de control puede sustituir una estructura orgnica. 3. Ubicacin estratgica. No es posible fijar controles para cada aspecto de un organismo, aun cuando ste sea de pequea o de mediana magnitudes. Por tanto, es necesario establecer controles en ciertas actividades de la operacin siguiendo un criterio estratgico. 4. Un control debe ser econmico. Este punto se refiere al aspecto de que cuando hay un control excesivo, este punto puede ser gravoso y provocar un efecto sofocante en el personal. 5. Revelar tendencias y situaciones. Los controles que exponen la situacin actual de una fase especfica de una actividad son relativamente fciles de preparar, ya que slo son necesarios los controles que muestren peridicamente la actividad por controlar. Aunque tales mediciones muestran una visin de la situacin presente, no revelan necesariamente la tendencia de la ejecucin.

TIPOS DE CONTROL.

El margen de discrecionalidad dentro del cual se mueven las acciones de control guarda relacin funcional con la ubicacin del sujeto de control dentro de la
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organizacin y las caractersticas de la informacin a recibir. En funcin de ello, se pueden distinguir tres tipos de control:

El simple o interno: que se establece creando pautas de organizacin para que en forma conjunta con la ejecucin del trabajo operativo de las unidades de organizacin, se establezcan controles por oposicin de intereses y se creen registros o archivos susceptibles de ser controlados. Este tipo de control se establece sobre las operaciones rutinarias y se localiza en los niveles inferiores de la pirmide cargos-funciones. Dentro de este tipo de control simple se ubican las "Normas de Control Interno", que son las reglas prescritas por la Organizacin tendientes a preservar su patrimonio mediante una adecuada vigilancia de sus bienes y la regulacin de las actividades a que se dedica. El operativo o por realimentacin u homeosttico: se caracteriza por la existencia de pautas o metas dentro de las cuales el sistema debe funcionar, al apartarse de ellas se determina una accin correctiva para que el proceso vuelva a desarrollarse dentro de los lmites de tolerancia fijados. Este tipo es realizado por la gerencia media o las jefaturas departamentales que se ubican a continuacin de los niveles superiores de la organizacin. El Superior o Gerencial: cuya caracterstica saliente es que no est sujeto a pautas preestablecidas, sino que como consecuencia de la informacin recibida se van tomando las decisiones que fijan las polticas o futuros curso de accin. Sin embargo, puede establecerse un Sistema de Control Superior, previendo un esquema de informacin dirigida a la Direccin Superior de la organizacin con el propsito de permitirle evaluar la marcha y el desarrollo de los programas y polticas en vigencia. La estructuracin de un sistema de este tipo se logra sobre la base de un "Manual de Control Superior", que debe reunir en un slo cuerpo orgnico: 1.- Los cuadros, grficos y dems instrumentos informativos que fueran diseados para la organizacin.

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2.- La designacin de responsables de reunir y presentar la informacin en tiempo y forma, as como la debida especificacin de las tareas o funciones para lograrlo. 3.- El cronograma de preparacin, presentacin y circulacin de todos los instrumentos informativos que forman el "Manual".

La direccin superior puede instrumentar controles de tres tipos bsicos

1. antes de que una actividad comience 2. mientras esta tiene lugar 3. Posterior a la actividad. En la figura siguiente se muestra la funcin de control y la descripcin de los tipos de control, adaptado de Donelly,Gibson e Ivancevich (fundamentos de la direccin, UTEHA, p.12)
RECURSOS Recursos Humanos. Recursos Financieros.

Mientras el personal Trabaja

Despus de que el personal trabaja

*Recursos Materiales. *Recursos Tcnicos.

Precontrol

Control Incurrente

Control retroalimentario

1. El precontrol. Se refiere antes de que el trabajo sea ejecutado.1

EL precontrol elimina desviaciones significativas antes de que ocurran. Al respecto la

direccin superior crea polticas, procedimientos, programas encaminados a eliminar el comportamiento que causara resultados en el trabajo. El precontrol se centra en la eliminacin de los problemas previstos a futuro.

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2. El control concurrente. Este se realiza a medida en que el trabajo est siendo ejecutado. El control incurrente no solo se relaciona con el desempeo humano, sino tambin con reas tales como el rendimiento del equipo de trabajo o de un departamento. 3. Control retroalimentarlo. Esta se centra en el desempeo organizacional pasado, es decir, se basa en la retroalimentacin. El control tiene lugar despus de la accin.

LA EVALUACIN COMO ELEMENTO DE CONTROL

Establecer controles involucra un marco de incertidumbre en cuanto a los resultados finales. Debido a esa incertidumbre, la administracin ha llegado a la conclusin de que conviene efectuar revisiones peridicas de los diversos controles. Por tanto, habr que dar contestacin a las interrogantes siguientes: El o los controles operan como se esperaba? La inversin en los controles es compensada con los resultados alcanzados? Ser necesario efectuar una revisin del sistema de control? Qu medidas hay que tomar para estudiar los controles?

En el momento de elaborarse y de ser puestos en prctica, los sistemas pueden ser apropiados y funcionar satisfactoriamente, pero con el tiempo y sobre todo debido a los cambios de importancia que experimente la organizacin, siempre encontraremos la necesidad de realizar modificaciones en los sistemas.

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CONCLUSIN

El ensayo realizado ha sido de suma importancia, ya que nos hace mencin de la importancia que tiene la planeacin y el control dentro de una estructura organizacional, la planeacin nos sirve para tener un buen control de nuestras operaciones. La planeacin y el control estn muy relacionados, porque el proceso administrativo est en constante cambio o retroalimentacin, el control nos ayuda a evaluar los avances o retrasos, regular actividades de acuerdo a los requisitos de los planes y asegurar el cumplimiento de los objetivos bsicos de la organizacin.

El control dentro de una organizacin son de tres tipos: Fsico, Material o Simblico. Se dice que es Fsico cuando la aplicacin de la sancin afecta al cuerpo humano. Es Material cuando se usan recompensas para el logro de objetivos, que pueden ser cosas o servicios, y no se dan cuando no se alcanzan esos objetivos. Se denomina control utilitario y su principal smbolo es el dinero. Es Simblico cuando se busca la obediencia a travs de la adhesin de los individuos a un credo, idea u otro smbolo.

En resumen podemos decir que en la administracin y en nuestra vida diaria siempre tenemos presente la planeacin, el proceso que vamos a seguir para llevar a cabo un trabajo o cualquier otra cosa y durante este proceso llevamos a cabo el control, de ver o revisar nuestro plan y de esta manera detectar desviacin de nuestro objetivo y de esta manera corregirlo mediante algn sistema determinado.

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

COLEGIO DE CONTADORES PBLICOS DE MXICO. Presidente: CPC Manuel C. Gutirrez Garca. El Material aqu reproducido es propiedad del CCPM, queda estrictamente prohibida su reproduccin total o parcial sin previa autorizacin por escrito. DERECHOS RESERVADOS Prohibida su

reproduccin total o parcial.

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http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capitu lo4/Pages/4.6/46Relacion_planeacion_control.htm

http://www.cali.gov.co/publicaciones.php?id=29226

RUIZ de Velasco, Auditoria Administrativa, Mxico. Editorial Banca y Comercio, 2002.

CONLA, Cdigo de tica, Mxico. ACAFSA, Thompson Learning, 2000.

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