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El siguiente material de contexto para la Unidad 3, Actividad 4, Leccin evaluativa 1, es un extracto del documento propuesto por Universidad del

Valle, (2007). Manual de Interventora o Supervisin de Contratos u Ordenes Contractuales diferentes a Contratos de Obras, Cali, Colombia adaptado por Armando Fonseca Correa.

RESUMEN El presente manual tiene como propsito fundamental proporcionar a los funcionarios responsables de la Interventora o Supervisin de contratos u rdenes contractuales diferentes a obras de la Universidad del Valle, la informacin necesaria sobre las diferentes definiciones, reglamentaciones y controles que se aplican en el desarrollo del proceso de Interventora o supervisin de contratos. El manual se constituye as, en la herramienta bsica de trabajo del Interventor o Supervisor de Contratos, por cuanto resume el marco de actuacin establecido para el desempeo de sus funciones. 2.2 Objetivo de la Interventora y/o Supervisin La Interventora o Supervisin tiene como propsito hacerle seguimiento y control a la accin del contratista, para verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, como es el caso de las especificaciones tcnicas contratadas, supervisar la ejecucin del objeto establecido en cada uno de los contratos y teniendo en cuenta los recursos asignados al contrato. La Interventora es la supervisin, coordinacin y control realizado por una persona natural o jurdica, a los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo de un contrato o de una orden, llmese de servicio, consultora, obra, trabajo, compra, suministro, etc., que se ejerce a partir de la firma y

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perfeccionamiento del mismo, hasta la liquidacin definitiva, bajo la observancia de las disposiciones legales vigentes. 2.3 Perfil del Interventor o Supervisor La Interventora o Supervisin puede ser ejercida directamente por la Universidad a travs de sus funcionarios, o por contratistas que ejerzan actividades administrativas y/o tcnicas o contratados exclusivamente para la realizar determinada o determinadas interventoras, siempre y cuando esta funcin est permitida expresamente en el contrato o la Ley. La designacin se informar por escrito a quien habr de ejercerla o se le enviar copia del acta del Comit de Contratacin donde fue designado. La designacin del Interventor o Supervisor debe recaer en una persona idnea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventora o Supervisin. Para tal efecto, el funcionario responsable de designar al Interventor o Supervisor deber tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, as como la disponibilidad y logstica para desarrollar las funciones. La Interventora o Supervisin implica una posicin imparcial, por lo tanto, en la interpretacin del contrato y en la toma de decisiones la Interventora o Supervisin debe cumplir con los objetivos de su funcin detallados a continuacin: Controlar: Este objetivo se logra por medio de una labor de inspeccin, asesora, supervisin, comprobacin y evaluacin, con el fin de establecer si la ejecucin se ajusta a lo pactado. El control se orienta bsicamente a verificar que el Contratista cumpla con el objeto del contrato de acuerdo a las especificaciones tcnicas, las actividades administrativas, legales y presupustales o financieras establecidas en los contratos celebrados y dentro del plazo de ejecucin.

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Exigir: En la medida que la funcin de la Interventora o Supervisin encuentre que en el desarrollo de la relacin contractual no se est cumpliendo estrictamente con las clusulas establecidas en el contrato y en los trminos de la oferta del contratista, adquiere la obligacin de informar y exigir a las partes el debido cumplimiento de los trminos y condiciones contractuales y las garantas constituidas para dicho fin. Prevenir: El mayor aporte de este objetivo consiste en establecer que el control no est destinado exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones, sino a corregir los conceptos errneos, impidiendo que se desve el objeto del contrato. Para que la Interventora o Supervisin logre este objetivo se hace necesario que la designacin del Interventor o Supervisor y su actuacin sea previa a la ejecucin del contrato. Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control de la ejecucin del contrato para poder establecer su situacin y nivel de cumplimiento; esta realidad se concreta mediante la aplicacin de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo contratado, la solucin de los problemas y la absolucin de dudas; teniendo en cuenta las buenas relaciones en el trabajo. Para ello, la Interventora o Supervisin no deber desconocer los lmites de sus atribuciones, incursionando en campos donde los contratistas sean autnomos y adems se apersonar con diligencia de las solicitudes que deba atender. Son tambin objetivos de la Interventora o Supervisin los siguientes: - Asegurar mediante una Interventora o Supervisin eficiente, la calidad de la ejecucin del objeto del contrato. - Representar a la Universidad para la adecuada ejecucin de los contratos apoyndolo en la direccin y coordinacin del mismo sin ir en contra de la misin y los valores de la entidad.

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- Informar a la Universidad sobre el avance, problemas y soluciones presentados en la ejecucin del contrato, a travs de informes semanales, mensuales o especiales a solicitud de la Universidad. - Efectuar un estricto control de la calidad de los bienes o servicios y ejecuciones realizadas por el contratista. - Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales logrando que se desarrollen los contratos, dentro de los cronogramas e inversin previstos originalmente. - Armonizar las actividades del contratante y el contratista para el logro del objetivo general del contrato, que satisfaga las necesidades de la comunidad. 3. RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR 3.1 Definicin de Interventora y/o Supervisin Se entiende por Interventora y/o supervisin el conjunto de funciones desempeadas por una persona natural o jurdica, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo en el desarrollo de un contrato, para asegurar su correcta ejecucin y cumplimiento, dentro de los trminos establecidos en las normas vigentes sobre la materia y en las clusulas estipuladas en el contrato. 3.2 Definicin de Interventor y Supervisor 3.2.1 Interventor Es la persona natural o jurdica, no vinculada laboralmente con la entidad o por un servidor pblico de la entidad, que representa a la Universidad en el contrato para ejercer la inspeccin y vigilancia de la correcta ejecucin del objeto contractual, dentro de los parmetros establecidos y requeridos por la Universidad.

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La Universidad puede contratar los servicios de una persona natural o jurdica para realizar la interventora del contrato, por decisin del Ordenador de Gastos. 3.2.2 Supervisor Servidor pblico vinculado laboralmente a la entidad, tiene por objeto vigilar, controlar y coordinar la ejecucin de interventoras externas contratadas por la Universidad, as como la prestacin de servicios derivados de la suscripcin de rdenes y de cualquier otra forma contractual que no requiera especficamente de interventoras internas o externas. 3.3 Funciones de la Interventora y/o Supervisin ASPECTO ADMINISTRATIVO 1. Elaborar las actas que se requieran durante la ejecucin del contrato. 2. Prestar apoyo al Contratista orientndolo sobre la mejor manera de cumplir sus obligaciones, informndolo sobre los trmites, procedimientos y reglamentos de la Universidad. 3. Emitir cuando sea el caso, concepto y recomendacin a la Universidad sobre la conveniencia de modificar o adicionar el contrato. 4. Hacer las recomendaciones que estime conducentes al mejor logro del objeto contractual, dando aviso a la Universidad de los eventos de incumplimiento que ameriten el ejercicio de las facultades contractuales de la Universidad. ASPECTO TCNICO 1. Verificar el cumplimiento de los cronogramas, establecidos en el contrato. 2. Efectuar seguimiento de cumplimiento de obligaciones contractuales mediante actas o informes de acuerdo a la naturaleza de los contratos.
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3. Verificar permanentemente la calidad de los servicios y bienes que se estipule en el contrato. 4. Coordinar el recibo a satisfaccin en cuanto a calidad, tiempo de entrega y servicio de los bienes o servicios adquiridos estipulados en el contrato. 5. En caso de que el contratista tenga bajo su responsabilidad equipos y elementos suministrados o comprados con cargo al contrato, verificar su estado y cantidad y coordinar el reintegro a la Universidad de los mismos. ASPECTO ECONOMICO 1. Rendir peridicamente a la Universidad, informes econmicos sobre el cumplimiento del contrato. 2. Verificar que los recursos pblicos que maneje el Contratista se encuentren debidamente utilizados. 3. Verificar que se efecte una adecuada programacin financiera del contrato. 4. Hacer seguimiento a la ejecucin financiera del contrato, verificando que se ajuste al plan de accin y al proyecto formulado. 5. Llevar el control de los dineros desembolsados durante el desarrollo del contrato. 6. Rendir el informe escrito sobre el comportamiento financiero del contrato. 7. Comunicar veraz y oportunamente la liberacin de los dineros que no sern utilizados durante la vigencia fiscal correspondiente, las adiciones y deducciones presupustales del contrato. ASPECTO LEGAL 1. Informar por escrito al Ordenador del Gasto y/o funcionarios competentes sobre la materializacin de las causales de terminacin, modificacin e
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interpretacin unilateral, para proceder a la aplicacin de las sanciones a que haya lugar o a la terminacin bilateral del contrato. 2. Requerir por escrito al contratista por todos los hechos que constituyan incumplimiento del contrato, cuya informacin servir de sustento para la posible aplicacin de multas. 3. Verificar la aprobacin de plizas y constancia del cumplimiento de las prestaciones sociales con el fin de autorizar la cancelacin del saldo adeudado a la terminacin del contrato. 4. Dar rpida y oportuna informacin a los organismos de control, a los superiores jerrquicos y organismos competentes acerca del proceso contractual. 5. Exigir peridicamente al contratista la acreditacin de los pagos a seguridad social y parafiscales durante la ejecucin del contrato y antes de su liquidacin. 3.4 Funciones Especficas del Interventor y/o Supervisor del Contrato 1. Verificar que el Contratista haya obtenido los permisos, licencias o autorizaciones que se requieren para el oportuno cumplimiento del contrato. 2. Llevar un control sobre la ejecucin y cumplimiento del objeto contratado y remitir a la instancia respectiva todo documento que se genere por las partes durante la ejecucin del mismo. 3. Suscribir el acta de iniciacin y terminacin de la ejecucin cuando se estipule en el contrato. 4. Informar y exponer los motivos por los cuales debe suspenderse o terminarse el contrato.

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5. Tener conocimiento de los Trminos de referencia o Pliego de Instrucciones, de la propuesta ganadora y del contrato o documento equivalente (Orden Contractual). 6. Velar porque el Contratista tenga listo todo el equipo y materiales que est obligado a suministrar por su cuenta, desde la iniciacin de los trabajos e inspeccionar y controlar la calidad de estos y su utilizacin. 7. Coordinar con otras dependencias de la Universidad las actividades que incidan en la normal ejecucin del contrato y proyectos. 8. Suministrar al Contratista toda la informacin que se relacione con el contrato y que este requiera para la ejecucin del mismo. 9. Tramitar la autorizacin de ingreso a la Universidad al Contratista y su personal. Cuando haya cambios del personal del Contratista estos tambin deben ser reportados a la Seccin de Seguridad y Vigilancia. 10. Dar el debido curso por escrito y con la mayor brevedad posible a la correspondencia dirigida por el Contratista. 11. Vigilar que el Contratista ejecute el contrato de acuerdo con las normas y especificaciones contenidas en el contrato y dems documentos que hacen parte del mismo. 12. Solicitar al Contratista los informes y explicaciones que requiera para el cumplimiento de su actividad. 13. Exigir al Contratista la ejecucin idnea y oportuna del objeto del contrato 14. Emitir cuando sea el caso, concepto y recomendacin a la Universidad sobre la conveniencia de modificar o adicionar el contrato.

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15. Acreditar ante la Universidad cuando sta se lo exija, el desarrollo de su labor, as como las metodologas, pruebas o ensayos en que funda sus observaciones. 16. Llevar el control y suministrar la informacin oportunamente requerida por los Entes de Control y otras entidades cuando as se amerite. 3.5 Responsabilidades del Interventor y/o Supervisor El Interventor y/o Supervisor responder fiscal, Disciplinaria, Civil y penalmente por sus acciones u omisiones en la actuacin contractual en los trminos de la Constitucin y la Ley. La Universidad se abstendr de designar como Interventor o Supervisor a quien se encuentre en situacin de conflicto de inters definido, ticos y de conducta que pueden afectar el servicio imparcial y objetivo de la Interventora y/o Supervisin. A los Interventores y/o supervisores les aplican las siguientes prohibiciones: 1. No podr ser Interventor y/o Supervisor el servidor que se encuentre incurso en cualquiera de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o impedimento respecto del Contratista, segn lo previsto en el Estatuto de Contratacin de la Universidad, a excepcin de la prevista en el artculo 14 , numeral 1, literal e). 2. Tener Parentesco, afecto o inters econmico con el Contratista y en general, cualquier clase de motivacin que impida una intervencin objetiva. 3. Disponer para uso personal o de terceros de los bienes, como equipos o muebles, que sean entregados en propiedad a la Universidad con ocasin del contrato. 4. Autorizar cambios o especificaciones en el contrato que impliquen mayores cantidades de dinero con los cuales se modifique el valor, plazo u objeto del contrato.
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5. Permitir la iniciacin del objeto materia del contrato con antelacin a la fecha estipulada en el mismo y previo cumplimiento de los requisitos legales y fiscales para su ejecucin. 6. Solicitar y/o recibir directa o indirectamente, para si o para un tercero, ddivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas del contratista. 7. Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relacin con el contrato u orden contractual 8. Exonerar al contratista de sus obligaciones. 9. Autorizar la ejecucin de objetos diferentes al estipulado en el contrato u orden contractual. 10. Conceder plazo adicional para la ejecucin del contrato u orden contractual por fuera de los plazos contractuales.

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