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Vsquez , J.R. (2008).

Estudio para determinar la factibilidad del reemplazo del ERP Microsip por el ERP SAP Business One para resolver las necesidades de informacin financiera de Grupo Ursua. Recuperado de la base de datos de UESAN (025304)

ESTUDIO PARA DETERMINAR LA FACTIBILIDAD DEL

REEMPLAZO DEL ERP MICROSIP POR EL ERP SAP BUSINESS ONE PARA RESOLVER LAS NECESIDADES DE INFORMACIN FINANCIERA DE GRUPO URSUA

L.E.M. Jorge Ricardo Vsquez Snchez.

Colima, Colima, Mxico.

22. Abril. 2008

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NDICE 1. Resumen 2. Introduccin y el problema 3. Objetivos 4. Justificacin 5. Lmites y alcances del proyecto 6. Hiptesis 7. Marco terico 7.1 Historia de la evolucin de los sistemas ERP 7.2 ERP actual: Microsip 7.3 ERP SAP Business One 8. Propuesta metodolgica 9. Resultados 9.1 Diagnostico de las capacidades tcnicas y operativas (funcionamiento) del Sistema Microsip 9.2.- Identificacin de las reas de oportunidad del sistema Actual 9.3.- Identificacin de Beneficios del SAP BO 9.3.1- Entrevista con experto 9.3.2.- Caractersticas del SAP Business One: 10. Conclusiones y recomendaciones 10.1 Conclusiones 10.2 Recomendaciones 11. Bibliografa 12. Anexo 1 Cuestionario: rea de sistemas, diagnstico del sistema Microsip en Grupo Ursua. 13. Anexo 2 Cuestionario: Diagnstico del sistema Microsip en Grupo Ursua 14. Anexo 3 Entrevista personal 15. Anexo 4 Resultados del diagnstico del sistema Microsip en Grupo Ursua. 3 4 5 6 7 8 9 10 12 13 14 16 16 17 19 19 21 24 24 25 28 31 32 33 34

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1. RESUMEN

Hoy en da el manejo de la informacin, dentro de una organizacin, constituye una parte crucial para el desarrollo de las distintas actividades empresariales, y representa la base, en la que se sustenta, una eficaz toma de decisiones gerenciales, que permiten conducir con xito a las organizaciones en mercados altamente competitivos. El rol de los directores financieros de las empresas ha evolucionado a ser mayores tomadores de decisiones, y deben pasar menos tiempo en la recoleccin de la informacin, para enfocarse a los temas importantes como son, entre otros, el cumplimiento de las regulaciones, el anlisis del desempeo corporativo, el registro de las transacciones y el control de gastos y costos. Mientras ms tiempo le dedique a la administracin del desempeo corporativo, mayor ser los beneficios que le genere a la organizacin. En este mbito, los sistemas automatizados de recoleccin, procesamiento e interpretacin de la informacin se han convertido en la piedra angular para proveer a los gerentes, en forma oportuna y confiable, esa informacin necesaria para la toma de decisiones. Parte de la nueva gestin empresarial se basa en un adecuado anlisis de la informacin financiera de las organizaciones, lo que les permite consumar ventajas competitivas en los segmentos de mercado en los que se encuentran. El presente trabajo se basa en determinar la viabilidad de la implementacin del sistema ERP Business One (BO) en GRUPO URSUA, como reemplazo del sistema ERP Microsip, el cual debido a la expansin experimentada por la empresa ya no cumple con su propsito fundamental de reunir la informacin requerida para una asertiva toma de decisiones financieras, lo que deja en desventaja a dicha organizacin con respecto a sus competidores locales.

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2. INTRODUCCIN Y PROBLEMA

Una de las actividades de mayor importancia para el ser humano, as como para las empresas, es la toma de decisiones. Las decisiones que se toman continuamente, implican la seleccin de una o varias alternativas hacia la consecucin de un objetivo predeterminado. En el aspecto financiero, para tomar decisiones acertadas es indispensable contar con fuentes de informacin confiables; adems que hoy en da para que una organizacin sea competitiva, es fundamental que dicha informacin se pueda obtener oportunamente, para que las decisiones que se tomen, sean en el tiempo que la empresa lo requiera. Actualmente Grupo Ursua, empresa perteneciente a la industria llantera, donde su giro principal es la comercializacin de productos y servicios en este rubro; opera con el sistema ERP Microsip, el cual, debido al crecimiento experimentado por la empresa durante los ltimos dos aos, ya no cumple con la funcin de integrar la informacin generada en sus diferentes reas, lo que ha dificultado de los administradores cuenten con informacin oportuna y confiable para la toma de decisiones financieras. El sistema Microsip presenta problemas estructurales para soportar los nuevos requerimientos de almacenamiento y manejo de informacin de la empresa. Esto ha obligado a que la empresa haga, en repetidas ocasiones, inversiones costosas para la adecuacin parcial del sistema. Sin embargo, a pesar de haber realizado dichas inversiones, el sistema contina con baja confiabilidad, dejando de operar en forma repetitiva. El presente trabajo se basa en conocer los nuevos requerimientos de informacin por parte del Grupo Ursua y evaluar la factibilidad de remplazar el sistema ERP Microsip por el SAP BO para la generacin de informacin oportuna para la toma de decisiones financieras.

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3. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Investigar si es viable remplazar el ERP Microsip por el ERP Business One en Grupo Ursua, como el sistema generador de la informacin financiera; con la finalidad de mejorar la toma de decisiones financieras en forma oportuna y asertiva, buscando con ello el incremento de la competitividad de la empresa.

OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Generar un diagnstico sobre el funcionamiento que tiene el sistema actual con el que realiza sus operaciones Grupo Ursua Microsip para identificar las posibles problemticas del sistema para la generacin de la informacin financiera en forma oportuna. 2. Definir las reas de oportunidad del sistema actual 3. Identificar los beneficios que obtendra Grupo Ursua al implementar el SAP BO, como la ERP integradora de sus procesos administrativos, generando informacin oportuna para la toma de decisiones financieras

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4. JUSTIFICACIN

En la actualidad las organizaciones se enfrentan a un mundo ms competitivo por lo que es necesario que puedan reaccionar rpidamente y adaptarse a los cambios del entorno. La flexibilidad y adaptabilidad en las organizaciones se ve favorecida por medio de la implementacin de sistemas de informacin; el cual se puede definir como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen informacin para apoyar la toma de decisiones y el control de una organizacin. (Kenneth y Jane Laudon 2004).1 La alta competencia entre organizaciones se da en todos los mbitos de la vida econmica. Las organizaciones de todos los sectores productivos y comerciales se enfrentan a nuevos competidores nacionales y extranjeros; lo que hace necesario que las empresas busquen la consolidacin de ventajas competitivas que les permitan, en una primera instancia, permanecer en el mercado y posteriormente incrementar su participacin dentro de l. Las empresas de multiservicios automotrices, no se escapan a estas situaciones de alta competencia en el mercado, por lo que deben buscar alternativas que les permitan mejorar su eficiencia operativa, e incrementar la satisfaccin de sus clientes. En el caso especfico de Grupo Ursua, organizacin que se ha caracterizado como un grupo con alto sentido de innovacin en el servicio al cliente; hoy en da, tambin estn en la bsqueda de optimizar sus procesos de manejo de informacin, que les permita mejorar su competitividad, a travs de una mayor eficiencia operativa y una eficaz toma de decisiones financieras. La importancia de la implementacin del SAP BO radica en que ofrece una herramienta de gestin empresarial, que permitir evaluar en lnea la informacin generada en las diferentes estaciones de servicio, logrando un nivel operacional de alta eficiencia, y permitirle a la organizacin continuar con el ofrecimiento a sus clientes de servicios de alta calidad.

Kenneth y Jane Laudon (2004) Sistemas de informacin gerencial. 8 edicin. Mxico D. F. Mxico. Pearson

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5. LMITES Y ALCANCE DEL PROYECTO

A lo largo de la historia de la ciencia han surgido diversas corrientes de pensamiento tales como el empirismo, el materialismo dialctico, la fenomenologa, el estructuralismo, as como diversos marcos interpretativos como la etnografa y el constructivismo. Sin embargo, y debido a las diferentes premisas que las sustentan, desde la segunda mitad del siglo XX, tales corrientes se han polarizado en dos enfoque principales: el enfoque cualitativo y el cuantitativo.2 El enfoque cualitativo utiliza la recoleccin de datos sin medicin numrica para descubrir o afinar preguntas de investigacin en el proceso de interpretacin. En ste, en lugar de iniciar con una teora en particular, el investigar comienza examinando el mundo social y en este proceso desarrolla una teora consistente, denomina teora fundamentada. En la mayora de los estudios cualitativos no se prueban hiptesis, stas se generan durante el proceso y se van refinndose con forme se recaban ms datos.3 El enfoque cuantitativo usa la recoleccin de datos para probar hiptesis, con base en la medicin numrica y el anlisis estadstico, para establecer patrones de comportamiento y probar teoras. Los alcances de la investigacin cuantitativa, se pueden clasificar en cuatro grupos que son: exploratorios, descriptivos, correlacional y explicativos.4 Para efectos de esta investigacin se utilizar el enfoque cuantitativo con un alcance descriptivo, ya que, los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades, las caractersticas y los perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos, objetos, o cualquier otro fenmeno que se someta a un anlisis. Es decir, miden, evalan, o recolectan datos sobre diversos conceptos, aspectos, dimensiones o componentes del fenmeno a investigar. En un estudio descriptivo se selecciona una serie de cuestiones y se mide o recolecta informacin sobre cada una de ellas, para as describir lo que se investiga.5 Debido a lo mencionado anteriormente el anlisis del reemplazo del ERP Microsip por el Sap BO en Grupo Ursua, su estudio se limita en las siguientes reas funcionales del grupo: Direccin Operativa y Administrativa; Contabilidad; Compras y distribucin; Crdito y cobranza; Ventas y Sistemas.

Hernndez, R.; Fernndez C. y Baptista, Pilar (2006) Metodologa de la investigacin. Cuarta edicin. Mxico: Mc Graw Hill. 3 dem 4 dem 5 Idem

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6. HIPTESIS Anteriormente el Sistema SAP se empleaba principalmente en grandes corporaciones debido a su alto costo, sin embargo Sap ha desarrollado nuevas versiones aplicables a las pequeas y medianas empresas, con un costo ms bajo. Por lo que es importante plantear la siguiente hiptesis: Es factible remplazar el ERP Microsip por el ERP SAP Business One en Grupo Ursua, como el Sistema generador de la informacin en las reas administrativas: Direccin, Contabilidad, Compras y Distribucin, Crdito y Cobranza y Ventas; ya que, permite mejorar la toma de decisiones financieras en forma oportuna. Debido a lo anterior se plantean las siguientes preguntas de investigacin: Cules son los problemas a los que se enfrentan los usuarios del sistema Microsip? Cules son las reas de oportunidad que presenta el Microsip? Cules son las causas de las fallas del sistema ERP Microsip? Cules son los nuevos requerimientos de informacin financiera para Grupo Ursua? Qu ventajas ofrece SAP BO sobre Microsip?

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7. MARCO TEORICO De acuerdo a Kenneth C. Laudon (2004) Un sistema de informacin se puede definir como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una organizacin Los sistemas de informacin de finanzas y contabilidad permiten dar seguimiento a los activos financieros de la empresa y a los flujos de efectivo. Estos sistemas cumplen con diversos objetivos, dependiendo del nivel jerrquico de los administradores: A nivel estratgico establecen objetivos de inversin a largo plazo para la empresa y proporcionan pronsticos del desempeo financiero de la organizacin. Al nivel administrativo, ayudan a vigilar y controlar los recursos financieros de la empresa. En el nivel operativo, estos sistemas siguen el flujo de fondos de la empresa a travs de las diferentes transacciones de la empresa. (Kenneth y Jane Laudon, 2004). La importancia de estos sistemas para las organizaciones, radica en que en base al anlisis de la informacin financiera, se toman decisiones que maximizan la rentabilidad del negocio; adicionalmente la velocidad con que se toman estas decisiones permite a las empresas el obtener ventajas competitivas sobre los otros participantes en el mercado. En este mbito, podemos afirmar que la calidad de las decisiones de la gerencia est en funcin de la calidad de la informacin con que cuentan. Por lo que resulta vital para cualquier organizacin contar con informacin suficiente, actualizada y verdica en el momento oportuno, para que la toma de decisiones sea eficaz y poder competir con xito en un mercado cada vez ms competitivo. El nuevo entorno de negocios de la empresa, y el despliegue de las aplicaciones empresariales, requieren que las compaas piensen de manera ms estratgica en sus procesos de negocios; lo que representa la manera de organizar, coordinar y enfocar el trabajo para elaborar un producto o servicio valioso. Los procesos de negocios son flujos de trabajo concretos de materiales, informacin y conocimiento. Estos procesos de negocios de una compaa se pueden convertir en una fuente de fortalezas competitivas si le permiten innovar o funcionar mejor que sus competidores. (Kenneth y Jane Laudon 2004). Los sistemas empresariales, tambin conocidos como sistemas de planeacin de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en ingls), proporcionan una plataforma de tecnologa en la que las organizaciones pueden integrar y coordinar sus principales procesos internos de negocios. Generalmente, una organizacin grande tiene diversos tipos de sistemas de informacin que apoyan diferentes funciones, niveles de organizacin y procesos de negocios, pero no se comunican entre s. Esta fragmentacin de informacin genera un impacto negativo en la eficiencia y desempeo de los procesos de negocio de la organizacin. (Kenneth y Jane Laudon 2004).

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Los sistemas ERP resuelven el problema, proporcionando un solo sistema de informacin para la coordinacin de los procesos de negocios clave en toda la organizacin. El software empresarial modela y automatiza muchos procesos de negocio, con el objetivo de integrar la informacin a travs de toda la organizacin. Mediante este software, la informacin que antes se encontraba fragmentada en diferentes sistemas, puede estar disponible para todos los sectores de la organizacin. (Kenneth y Jane Laudon 2004). El sistema empresarial rene informacin proveniente de los diversos procesos de la organizacin y los almacena en una sola base de datos, de donde los pueden accesar otras partes de la empresa. La importancia de los sistemas ERP radica en que la informacin est estructurada en torno a procesos de negocios que dan servicio a diversas funciones y pueden mejorar la elaboracin de informes y toma de decisiones administrativas, permitiendo el clculo automtico de indicadores clave para la conduccin de la organizacin. 7.1 Historia de la evolucin de los sistemas ERP Rondeau y Litteral (Rondeau, Litteral; 2001) describen como los sistemas de manufactura han evolucionado en su mejora por la productividad e integracin.6 Los sistemas de Control y Planeacin de Manufactura (MPC, Manufacturing Planning and Control) existieron desde los primeros das de la revolucin industrial, para automatizar varias tareas y mejorar la exactitud, confiabilidad y predicibilidad de la manufactura. Despus se le dio importancia al punto de reorden (ROP), estos sistemas se automatizaron con la introduccin de los mainframes a finales de 1950 e inicios de 1960. A mediados de los 60, los sistemas computarizados de Planeacin de Requerimiento de Materiales (MRP, Material Requirement Planning), empezaron lentamente a reemplazar los sistemas ROP como sistema de control de manufactura. Los sistemas MRP presentaron una clara ventaja ya que ofrecan una bsqueda hacia delante, un enfoque basado en la demanda para la planeacin y orden de la manufactura de productos y del inventario. Los sistemas MRP introdujeron herramientas de reportes de produccin bsicos computarizados, que se podan usar para evaluar la viabilidad de la agenda maestra contra la demanda de los materiales proyectada. A mediados de los 70 se estim que haba aproximadamente 700 usuarios de estos sistemas. A mediados de los 70, los sistemas de Manufacturing Resource Planning (MRP II), gradualmente empezaron a reemplazar los sistemas MRP como principal sistema de control de manufactura. Estos sistemas desarrollados con
Rondeau, Patrich y Litteral Lewis (2001) Evolution of manufacturing planning and control systems from reorder point to enterprise resource planning. Production and inventory management journal. Alexandria.
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las capacidades de administracin basados en la demanda de los MRP, agregando la capacidad de la planeacin de los requerimientos, (CRP), capacidades para crear una integracin. Por primera vez los sistemas MRP II hicieron lo posible para integrar ambos requerimientos de materiales y capacidad de produccin y las limitantes en el clculo de todas las capacidades de produccin. A finales de los 80 se estim que 10 mil empresas estaban usando los sistemas MRP II. La Tecnologa de Informacin que caracterizaba los ambientes de manufactura en los 60,70 y 80 estaba enfocada principalmente en automatizar el poder de la tecnologa que pudiera ser usada para hacer las grandes operaciones de manufactura ms eficientes. Los sistemas ROP, MRP y MRP II que eventualmente evolucionaron se caracterizaban por usar computadoras mainframe, bases de datos jerrquicas y sistemas de procesamiento de transacciones complejas, ajustndose principalmente hacia la administracin de un ambiente de produccin de pocos productos, con altos volmenes, bajo condiciones de demanda constante. Aunque la eficiencia era alta, estos sistemas eran a menudo inflexibles cuando vena la produccin de cantidades variables de ms productos del cliente en rdenes cortas. A finales de los 80 el crecimiento de la inestabilidad de la manufactura que enfrentaba Estados Unidos, las empresas podan directamente ligarse al natural cambio de tecnologa de informacin y el advenimiento de la competencia basada en el tiempo. La Tecnologa crea y transforma ambas opciones, la cual modifica el mercado a travs de cambios revolucionarios hacia las capacidades de los clientes y proveedores. Los avances rpidos de las tecnologas de informacin dejaron las viejas reglas de competencia y el duradero entendimiento de la relacin clienteproveedor obsoleto. Esta "nueva realidad" se traduce a la necesidad de un entorno de produccin dinmico en el cual los productos y procesos pueden cambiar semanalmente y las agendas de la produccin pueden cambiar diariamente. Los sistemas MRP-II requieren un alto grado de intervencin del humano, en hacer los ajustes apropiados a las agendas y en la determinacin de la secuencia ptima de las rdenes de manufactura que se adapten mejor al entorno dinmico y a menudo voltil. La solucin a este problema vino durante los principios de los 90, en la forma de ejecutar los sistemas de manufactura. La salida de los MES (Manufacturing Execution Systems), representan el desarrollo de una interfase crtica entre los sistemas MRP-II de las empresas y los sistemas de control. La contribucin ms importante de los sistemas MES es que unifica los procesos de manufactura centrales con un sistema de valor de entrega enfocado a los requerimientos y demanda de los clientes. Provee para la flexibilidad, la ejecucin de tiempo real, la retroalimentacin y control de un extenso rango de

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procesos relacionados con la manufactura, un mejor encuentro con los requerimientos futuros del mercado (Rondeau, Litteral; 2001). A finales de los 90 el incremento de los niveles de competitividad global combinados con los cambios del mercado y de la tecnologa, causaron que muchas empresas repensaran y reinventaran sus productos y servicios, incluyendo su estructura organizacional y controles operacionales. Las empresas que operan globalmente pronto se dieron cuenta que, entre ms flexible sea el desarrollo de recursos y mejor sea el enfoque para la extraccin del valor de su informacin mayor facilidad para alinear las empresas con las necesidades de los clientes.7 Aunque la introduccin de los sistemas MES mejor grandemente el grado de integracin vertical con las funciones de produccin de los 90, los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) generan un mejor grado de integracin horizontal de las empresas ahora. Los sistemas ERP marcan un punto significante en el desarrollo de los sistemas MPC ya que habilitan a las empresas hacia la directriz global de la mejora continua de los procesos de cadena con el proveedor, a travs de una administracin flexible con el cliente. El xito de la implementacin de un sistema ERP permite la identificacin e implementacin de un conjunto de las mejores prcticas, procedimientos y herramientas diseadas para lograr la excelencia organizacional a travs de la integracin funcional8. Los sistemas ERP prometen entregar un incremento en las ventas sobre sus predecesores MPR-II en la forma de una suite de productos integrados corriendo bajo una arquitectura comn de Tecnologas de Informacin que pueda ser altamente acoplada e integrada con cualquier otra aplicacin de los sistemas heredados (legacy).9 7.2 ERP Actual: Microsip: En 1986, se constituy en Torren, Coahuila, Aplicaciones y Proyectos Computacionales como empresa dedicada al desarrollo y comercializacin de sistemas computacionales administrativos empacados, con la finalidad de satisfacer la demanda de software requerido por las microcomputadoras que en esa poca salan al mercado.10 Bajo la marca registrada MICROSIP, se inici la venta de un sistema de contabilidad general y uno de cartera a travs de distribuidores de bienes y
Reary, B. (2000) The 360 degree customer, the performance advantage 10, no. 7. Mabert, V. Ashok, S. y Venketaramanan (2000). Enterprise resource planning Surrey on U. S. firms, Production and inventory management journal. 9 Laguna, M. (2004) Implementacin de los sistemas ERP en Monterrey, su impacto en la organizaciones y su relacin con la administracin estratgica. ITESM 10 Microsip, Historia, Informacin recuperada el 29 de febrero de 2008 de su sitio Web: http://www.microsip.com/historia.htm
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servicios informticos, prcticamente en forma local. La aceptacin de sus productos permiti a la marca penetrar en la ciudad de Monterrey, Nuevo Len, donde se visualiz la necesidad de complementar la oferta con aplicaciones para nminas y para manejo de almacenes y facturacin. El crecimiento de la industria informtica a fines de la dcada de los ochentas y lo favorable del tipo de cambio, permiti a miles de empresas utilizar la nueva tecnologa, resultando esto una excelente plataforma de lanzamiento para algunos fabricantes de programacin empacada.11 Microsip aprovech esa ventaja y en unos cuantos aos se proyect como lder en el norte del pas entre sus competidores. Estrategias como tomar a cuenta sistemas de la competencia, la aplicacin de esquemas tipo franquicia para la distribucin y el apoyo constante a instituciones educativas, permitieron a la marca abarcar gran parte del territorio nacional en muy corto tiempo12. 7.3 ERP SAP Business One. SAP es la cuarta compaa creadora de software para soluciones integrales en el mundo. Es una compaa alemana creada en 1972 que emplea a ms de 27 mil personas en 50 pases diferentes13. Algunas personas tienen la percepcin de que implementar el sistema SAP es inalcanzable por su alto costo y falta de recursos tecnolgicos y tcnicohumanos, sin embargo, desde hace algunos aos la empresa se ha focalizado en ofrecer soluciones accesibles y fciles de implementar a las Pymes, como el ERP Business One. El SAP Business One es un software de administracin de negocios basado en Microsoft Windows con herramientas de personalizacin, capacidad para integrarse a otros sistemas, obtener informacin de diferentes bases de datos y vincularlas en el escritorio, adems de que promete ser una inversin econmicamente aceptable. Bsicamente SAP ofrece soluciones a la medida de cada empresa que integran todos los procesos internos de una compaa, adems de conectar a la misma con otras empresas ya sea proveedores o clientes a travs de Internet, logrando incrementar sus ventas y utilidades.

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Microsip, Historia, Informacin recuperada el 29 de febrero de 2008 de su sitio Web: http://www.microsip.com/historia.htm. 12 dem 13 Pgina oficial de SAP Mxico, consultada en el sitio Web: www.sap.com/mexico

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8. PROPUESTA METODOLOGICA La presente investigacin, es realizada mediante el enfoque cuantitativo, por medio de un estudio descriptivo. VARIABLES: Infraestructura Soporte tcnico Requerimientos del Sistema Procesamiento de la informacin Facilidad en el manejo de la informacin Generacin de la informacin financiera

MUESTRA, INTRUMENTOS Y CARACTERSTICAS DE LA APLICACIN Para los fines de la presente investigacin la eleccin de la muestra ser en forma dirigida14; donde se empleara el criterio para seleccionar a los miembros de la poblacin que sean buenos prospectos para la obtencin de la informacin15; dicha seleccin se encuentra integrada por los siguientes departamentos de la empresa: Direccin, Ventas, Contabilidad, Compras y Distribucin, Crdito y Cobranza, y Sistemas. El mtodo de recoleccin de la informacin esta integrado en tres fases: 1. Deteccin de las capacidades tcnicas y operativas del Sistema Microsip: En esta fase se proceder a emplear como mtodo de recoleccin de datos el cuestionario16, que ser enviado va correo electrnico, y en algunos casos aplicados personalmente con dos vertientes: a. Con el departamento de Sistemas: Debido a que no se tiene conocimientos sobre las posibles opciones de respuesta se emplearan preguntas abiertas para conocer las caractersticas tcnicas del Microsip (Ver Anexo 1 el diseo del instrumento).

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Hernndez Sampiere, R. (2006) Metodologa de la investigacin, 4. Edicin, Mc Graw Hill, Mxico, pp. 262 15 Kotler, P. (2003), Fundamentos de Marketing, 6. Edicin, Pearson Prentice Hall, Mxico pp. 172 16 Hernndez Sampiere, R. (2006) Metodologa de la investigacin, 4. Edicin, Mc Graw Hill, Mxico, pp. 310

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b. Con el persona de cada rea administrativa que utiliza el Microsip (Ver Anexo 2 el diseo del instrumento) i. Contabilidad: 6 personas ii. Crdito y Cobranza: 3 personas iii. Direccin: 2 persona iv. Ventas: 13 personas v. Compras y Distribucin: 5 personas Total de cuestionarios a 29 personas. 2. Identificacin de las reas de oportunidad del sistema Actual: En esta fase se realizara la recoleccin de la informacin mediante entrevistas personales17 con los lderes de las reas funcionales de la empresa, siendo un total de 7 entrevistas. (Ver Anexo 3 el diseo del instrumento) 3. Despus de la deteccin de las reas de oportunidad, se proceder a identificar las caractersticas del SAP BO que puedan satisfacer las necesidades de dichas problemticas, por medio de datos secundarios18, como lo es informacin documental referente al SAP BO, as como tambin una entrevista con un experto en el SAP en el estado de Colima.

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Hernndez Sampiere, R. (2006) Metodologa de la investigacin, 4. Edicin, Mc Graw Hill, Mxico, pp. 335 18 Hernndez Sampiere, R. (2006) Metodologa de la investigacin, 4. Edicin, Mc Graw Hill, Mxico, pp. 385

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9. RESULTADOS 9.1.- Diagnostico de las capacidades (funcionamiento) del Sistema Microsip 9.1.1.- Capacidades Tcnicas De acuerdo al cuestionario aplicado al rea de Sistemas de Grupo Ursua, se obtuvo lo siguiente: 1. El sistema Microsip requiere mayor estabilidad en su manejador de base de datos para que no este presentando fallas a los usuarios. 2. Actualmente este sistema deja de operar, en promedio, una vez al da, y hasta cuatro veces por da en los cierre de mes, que comprenden los das 29 al 3 de cada mes. La razn por la cual falla el sistema es porque se satura el manejador de base de datos, o el manejador de licencias, ya que por cada movimiento que se realice, el sistema checa si se trata de un usuario valido. Si esto se multiplica por todos los usuarios del sistema, provoca que la capacidad de procesamiento del sistema se vea rebasada 3. La infraestructura con que cuenta el Microsip para su operacin, es: a. En el servidor: Un procesador Xeon 3.0, memoria RAM de 4 GB, un disco duro de 60 GB, Internet empresarial y Windows Server estndar. b. En cada sucursal: Procesador Celeron 2.0, memoria Ram de 512 MB, disco duro de 20GB, Internet 1MBPS y Windows XP. 4. La conectividad entre la matriz y los centros de servicio es: a. Matriz: Internet empresarial DSL 162KBPS (Directo) b. Sucursal: Internet infinitum 1024KBPS 9.1.2.- Capacidades Operativas En el cuestionario que se levanto a la muestra mencionada en la propuesta metodolgica se obtuvieron los siguientes resultados (Ver Anexo 4 las grficas de las mismas): El 100% de los encuestados conoce el sistema Microsip, por lo tanto, este resultado nos indica que no habr ningn conflicto en contestar los siguientes reactivos. A la pregunta: Con qu frecuencia es la interaccin que tiene usted con el Microsip?; el 63% nos manifest que su interaccin es diario el 31% ms de tres veces al da y el 3% sucesivamente 1 a 3 y 4 a 5 veces por semana. Slo el 10% no ha tenido problemas tcnicos en la operacin del Microsip. Del 90% que ha tenido problemas tcnicos el 81% nos indicaron que los problemas que tienen es de lentitud en la operacin y el 19% en acceso lento al Microsip. tcnicas y operativas

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El 31 % nos expresa que el Microsip No le ofrece toda la informacin que necesita para el desarrollo de su trabajo. En la pregunta El Microsip cuenta con los reportes que necesitas para la integracin de la informacin de tu departamento?; el 41% nos respondi que no. El 79% de la muestra nos indica que el Microsip si les proporciona la informacin en tiempo Real El 17% nos manifiesta que la informacin que tienen en el Microsip no es la misma a la que tienen fsicamente. Respecto a la flexibilidad del programa para proporcionar informacin de acuerdo a las necesidades especificas de cada rea; el 62% lo considera con la flexibilidad suficiente, mientras que el 38% no lo considera flexible. El 90% de los encuestados consideran que actualmente si pueden hacer uso del sistema Microsip en cualquier momento y con buena velocidad 9.2.- Identificacin de las reas de oportunidad del sistema Actual La segunda etapa de la investigacin consinti en entrevistar a los mandos gerenciales, quienes son los responsable de los resultados de la organizacin, de igual manera se entrevist a los dos directores con que cuenta la organizacin, los cuales son gerente administrativo y gerente operativo. La finalidad de estas entrevistas es identificar el grado de eficiencia y eficacia de la informacin que les proporciona el sistema Microsip para la toma de decisiones financieras. En general los entrevistados coinciden con que el sistema Microsip no les satisface las necesidades de informacin para una eficaz toma de decisiones: La Gerente de contabilidad, la C. P. Celia Jacobo Castillo requiere un sistema que le emita reportes financieros, que incluyan flujos de efectivo, estados de origen y aplicacin de recursos, as mismo, reportes que sirvan de base para cumplir con las obligaciones fiscales de la empresa. Actualmente, se tiene que reprocesar la informacin en Excel para cubrir con estas necesidades y algunos otros reportes los tienen que ejecutar a mano. En el caso de la Sra. Gloria Luz Meneses Rosales, gerente de crdito y cobranza, requiere de generar reportes de recuperacin de cartera por sucursal, que le permita tener la informacin con oportunidad y rapidez, en su experiencia ella tiene la percepcin que el sistema actual les hace

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perder mucho tiempo, ya que, para generar un reporte, se tienen que consultar varios mdulos del Microsip y reprocesar la informacin en Excel. Por su parte el C.P. Aldo Pacheco Trujillo, gerente de compras y distribucin requiere la obtencin de reportes, con informacin fidedigna, para un mejor manejo de inventarios; su principal inconveniente es que, de acuerdo a su percepcin necesita invertirle mucho tiempo para elaborar los reportes que requiere, ya que el sistema Microsip no los genera directamente. Adicionalmente, requiere nuevas aplicaciones que le permitan conocer la demanda por lneas de productos, sucursales y hasta por productos especficos.; de igual manera requiere llevar informacin precisa de la rotacin de inventarios, entrega de mercancas y control de inventarios. El gerente de Operaciones, el Lic. Jos Carlos Comparan, requiere la generacin de reportes que le permitan llevar comparativos de las ventas netas contra las presupuestadas y margen de utilidad. Para el director Operativo, el C. P. Vctor Ursua, la empresa necesita, adems de un sistema integrador que permita obtener los reportes en forma oportuna y confiable, un sistema ERP con aplicaciones CRM que permitan llevan un seguimiento post venta; que cuente con una base de datos robusta, permitindole a la organizacin, el seguimiento de cerca de cada uno de los clientes, llevando la estadstica en los servicios que se le han ofrecido, y fomentar la venta a travs de la generacin de avisos cuando estn prximos los servicios complementarios para las unidades de cada uno de ellos. El director administrativo y financiero, el Lic. Guillermo Ursua, necesita la informacin financiera de toda la organizacin en forma condensada, y de manera oportuna, como base para una asertiva toma de decisiones; la cual no es proporcionada por el sistema actual Microsip, ya que, primeramente no integra la informacin de manera satisfactoria y en segundo lugar los reportes que genera este sistema ya son obsoletos para las necesidades actuales de la direccin administrativa. Todos ellos coinciden en que los requerimientos de informacin han ido aumentando a la par del crecimiento de la organizacin. Y requieren tener un sistema integrador eficiente, con un reporteador capaz de generar los informes en forma oportuna que cada uno de ellos necesita para una adecuada toma de decisiones. Coinciden tambin, en que el sistema ERP Microsip ya se quedo corto para dar cumplimiento a las nuevas exigencias de la organizacin. Adicionalmente, todos ellos invierten tiempo, de manera excesiva, para poder integrar la informacin, la cual la tienen que integrar en forma independiente al sistema Microsip; lo cual se traduce en una ineficiencia organizacional.

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De acuerdo al gerente/asesor de tecnologas de informacin, el Ing. Jos Andrs Gonzlez Mora, el principal problema del sistema Microsip es su sistema de bases de datos libre FIREBIRD el cual presenta un problema de goteo de memoria, es decir, que cada vez que un usuario abre un modulo, o utiliza los servicios del manejador, abre un gran nmero de recursos, pero al salir, no cierra todos y esto con el nmero de usuarios que actualmente tiene el grupo, se vuelve un problema, sobre todo los fines de mes, ya que todos, adems de su trabajo ordinario, intentan generar reportes de fin de mes, lo que lo vuelve demasiado lento. De acuerdo a su percepcin, el sistema Microsip es funcional para microempresas, sin embargo, en Grupo Ursua, su capacidad ya se vio rebasada debido al incremento de los usuarios del sistema.

9.3.- Identificacin de Beneficios del SAP BO 9.3.1- Entrevista con experto En esta tercera etapa se realiz la entrevista con el Ing. Salvador Vargas Michel Jefe del departamento en Ingeniera de Sistemas de Ternium, empresa minera del Estado de Colima y que desde 1992 implement el Sistema SAP en sus operaciones, a continuacin de expresan los resultados de la misma: 1.- Con qu sistema ERP trabajaba anteriormente la planta? No haba ERP, se trabajaba con un sistema propio, una base de datos de IBM, a partir del 1992, implementaron el SAP, no metieron todos los mdulos sino arrancaron con el de Contabilidad y Costos. La decisin de implementar el SAP, fue debido a la necesidad de integrar todos los procesos de la empresa en un solo producto. Siendo eficiente en integrar las operaciones productivas localizadas en tres estados de la republica mexicana. 2.- Cules fueron los principales problemas al implementarlo? Resistencia al cambio, problemas con la gente. Costos tremendos: Se increment el costo por que tuvieron que adaptar el SAP con la operacin del negocio, y debido a que SAP te pide que se adapte el Negocio al Sistema SAP, por que la garantas del mismo se basa en las mejores prcticas del SAP Costo en entrenar a la gente. Rechazo del sistema SAP, porque para que verdaderamente integre la informacin debe saberse planear, y definirle lo que se requiere; y la idiosincrasia que tenamos no era muy afn a planear correctamente.

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3.- Cules son las ventajas del SAP? 1. Su mayor ventaja es que integra PROCESOS: Lo que haces en un lado puedes usarlo en otro 2. Permite explorar la informacin en forma vertical: Lo mismo te da para la parte operativa. Tambin lo puedes ver en la junta de accionistas 3. Permite manipular la informacin y presentarla acore al nivel de organizacin por medio de discriminacin de informacin 4. Te permite trabajar con softwares externos para procesar la informacin pues posee una base de datos robusta, permitiendo el uso de aplicaciones como lo son DATAMINING, CRM, etc. 5. Permite calcular indicadores para cada uno de los departamentos y de la totalidad de la empresa, a fin de facilitar la conduccin de la misma. 4.- Cul es el beneficio de SAP? El beneficio es intangible, ya que se tiene que valorar cuanto le cuesta a la empresa tener o no tener la informacin 5.- Cules son las desventajas que tuvieron con el SAP? Choque cultural La infraestructura puede ser muy alta si es que no cumple desde un principio con los requerimientos del SAP Se requiere a una persona al 100% con el conocimiento de todo el negocio para que pueda hacerse cargo de administrar el SAP y dar solucin a los problemas e forma rpida Costos en la capacitacin estratosfricos Requiere de mantenimiento y actualizacin Requiere fuertes inversiones en mdulos complementarios. Los directivos deben definir adecuadamente los indicadores que requieren para que sea una herramienta til, el software por si solo no te proporciona los indicadores de gestin. 6.- El Sap ofrece la versatilidad suficiente para generar reportes de acuerdo a las necesidades de cada uno de los departamentos? Si ofrece la versatilidad de generar la informacin, se puede extraer informacin de la base de datos del SAP y procesarla ya sea en lenguaje ABAP o con programas SQL 7.- El SAP se vuelve lento una vez que hayan ingresado varios usuarios en forma simultnea? El SAP no se vuelve lento, el problema sera del Hardware, ya que el Software es eficiente.

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8.- Cmo podemos identificar la plataforma tecnolgica que requiere Grupo Ursa para que el SAP funcione adecuadamente? Es importante que en Grupo Ursua hagan un estudio de todas las unidades que tiene actualmente, hacer un diagnstico tcnico, as como tambin de las capacidades del personal que operara el SAP. Este diagnostico tcnico debe incluir el estudio de la infraestructura actual para la comunicacin entre las distintas sucursales. 9.- En concusin, recomendara a Grupo Ursua implementar el SAP como el ERP de reemplazo del sistema actual Microsip? Definitivamente, el implementar el SAP, es una buena decisin, si es que valoran tener la informacin oportuna para la toma de decisiones. 9.3.2.- Caractersticas del SAP Business One: Sap Business One es un sistema ERP desarrollado para solucionar la integracin de la informacin en la pequeas y medianas empresas. Gracias a su completa funcionalidad de negocios, brinda pleno control sobre la informacin y las actividades de la empresa. Asumiendo el manejo de la informacin crtica para la misin organizacional. SAP Business One proporciona caractersticas nicas, tales como navegacin inteligente de datos, poderosas herramientas de anlisis, alertas en lnea, contabilidad en mltiples divisas y plena integracin con otras aplicaciones.19 SAP Business One permite tener acceso instantneo a la informacin crtica de la empresa en el momento en que se requiera. Esta aplicacin cubre todas las operaciones principales, otorgndole una visin clara, que permite tomar decisiones acertadas. Con SAP Business One, virtualmente todos los aspectos de la empresa incluyendo reas como administracin, gestin de la relacin con el cliente, operaciones, distribucin y finanzas se tornan ms giles.20 Las principales funcionalidades del SAP BO son se describen a continuacin21: En temas Contables y Financieros Contabilidad Financiera: Permite manejar todas las transacciones financieras incluyendo el Libro Mayor general, asientos del diario,

SAP Business One, informacin recuperada el 10 de abril de 2008 del sitio Web: http://www.bexap.com/Business-One.pdf 20 SAP BO, informacin recuperada el 10 de abril de 2008 de su sitio Web: http://www.sap.com/mexico/solutions/sme/businessone/index.epx 21 dem.

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presupuestos, adems de la preparacin y el mantenimiento de cuentas en un solo sistema, con herramientas e informes detallados. Presupuestos: Administra la creacin de presupuestos, su asignacin y distribucin. Proporciona un registro de sus presupuestos, informes y alertas que notifiquen a los usuarios responsables cada vez que una transaccin supere el lmite del presupuesto mensual o anual. Bancos: Registra todos los procesos bancarios, como cobranzas en efectivo, liberado de cheques, depsitos, pagos por adelantado, pagos con tarjeta de crdito y conciliacin de cuentas. Informes financieros: Provee de informes financieros fciles de usar, incluyendo balances, balances de resultados, anlisis del flujo de caja, informes de transacciones, comparaciones de mltiples perodos e informes de presupuestos.

Gestin de la Relacin con el Cliente (CRM) Gestin de oportunidades de venta Controla todo el proceso de ventas a lo largo de sus distintas etapas. Rastrea las oportunidades de ventas y sus actividades, analiza los resultados y hace proyecciones de los ingresos potenciales. Es posible monitorear y analizar las oportunidades de ventas por medio de informes de ventas y tableros. Servicio y soporte al cliente: Permite que el equipo de servicio y soporte al cliente administre sus garantas, contratos de servicio, gestione las llamadas relativas a un servicio y tenga un seguimiento de todas las actividades que impliquen una interaccin con el cliente. Gestin de socios comerciales (Business partners): Da la facilidad de gestionar los datos maestros de sus revendedores y socios de los canales incluyendo anlisis de perfiles, resmenes de contactos, balances, as como tambin el anlisis de las posibles ventas para rastrear signos de posibles negocios y oportunidades. Operaciones y Distribucin Ventas y entrega: Este sistema genera cotizaciones, ingresa pedidos de clientes, establece entregas, actualiza niveles de stock, genera informes sobre los actuales saldos de los clientes y gestiona toda su facturacin y sus cuentas por cobrar. E-commerce: Permite a la organizacin establecer su propia tienda online" totalmente integrada con inventario y asuntos financieros, incluyendo un catlogo online, un carro de compras, procesamiento y

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notificacin de pedidos, herramientas de configuracin de cliente y servicios online. Compras: Gestiona y mantiene los contactos con sus proveedores y sus transacciones, incluyendo el tema de las rdenes de compra, actualizaciones de las cantidades en stock, clculo del valor de productos importados, devoluciones y crditos y procesamiento de pagos. Gestin de inventario: Gestiona los niveles de inventario, gestin de tems, listas de precios, acuerdos de precios especiales, transferencias entre depsitos y transacciones de stock. Planificacin de produccin: Gestiona los requisitos de material de produccin que permite a los usuarios definir un escenario de planificacin en cinco simples pasos y as predecir la demanda basndose en las proyecciones. Administracin y Generacin de Informes Gestin de recursos humanos: Permite capturar la informacin pertinente sobre cada empleado y cuente con un lugar donde mantener y gestionar registros y datos de sus empleados. Alertas automticas: Permite definir las alertas para cada usuario y procesos de flujo de trabajo exclusivos estableciendo aprobaciones, procedimientos y pasos que se inicien automticamente cuando ocurra un evento determinado. Tableros e informes Crea informes y tableros intuitivos para cada aspecto de su empresa, incluyendo clientes y proveedores, ventas, flujo de caja, contabilidad, stock de depsito, ajustes financieros, precios y actividades de clientes.

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10. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

10.1 Conclusiones Actualmente las empresas se enfrentan diariamente a distintos retos que tienen que ver con la permanencia del negocio, la definicin de estrategias y la puesta en marcha y control de dichas estrategias, donde se debe dedicar ms tiempo al anlisis del negocio, asegurndose que las estrategias tomadas conduzcan al logro de los objetivos establecidos; para lograrlo es importante que cuente con una perspectiva global de la organizacin. No tener un desempeo adecuado hace vulnerable a la organizacin frente a su competencia y al mercado en general. Por ello, la labor de un director financiero debe tener mayor incidencia en las decisiones que impliquen anlisis del desempeo, a fin de implementar acciones concretas para lograr los objetivos organizacionales. Los sistemas ERP deben ser una herramienta eficaz que les permita tener el panorama completo de la organizacin, generando con ello incrementar la agilidad para la toma de decisiones financieras, para definir acciones correctivas o anticiparse a los eventos. Esta visibilidad de la organizacin es fundamental para asegurar que las estrategias y las iniciativas estn alineadas a la visin de la empresa. El sistema ERP Microsip, que actualmente emplea Grupo Ursua no tiene la capacidad de procesamiento de informacin que requiere la empresa, debido a cantidad de usuarios que lo operan, y a la infraestructura propia del sistema, por lo que resulta ineficiente para la integracin de las operaciones de la empresa. Adicionalmente, su reporteador no es flexible para generar los reportes que requieren las reas administrativas; y los tomadores de decisiones financieras emplean mucho tiempo para generar los reportes necesarios para la toma de decisiones. Lo anterior pone en desventaja a Grupo Ursua contra su competencia, quienes ya operan sistemas ERP ms eficientes. Debido a las caractersticas que tiene el sistema SAP BO, y las funcionalidades que proporciona a las pequeas y medianas empresas, se afirma la hiptesis de que si es factible remplazar el ERP Microsip por el ERP SAP Business One en Grupo Ursua, como el Sistema generador de la informacin en las reas administrativas: Direccin, Contabilidad, Compras y Distribucin, Crdito y Cobranza y Ventas; ya que, permite mejorar la toma de decisiones financieras en forma oportuna; ya que este sistema permite integrar los procesos, proporcionando un acceso rpido y en tiempo real a la informacin localizada en cualquier punto del sistema.

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Con SAP BO se eliminar la problemtica de la generacin de reportes requeridos por la administracin por dos razones principalmente: Este sistema tiene amplia capacidad para integrar exitosamente la informacin generada en los diferentes departamentos de la organizacin, presentando una alta disponibilidad para el procesamiento de datos independientemente de la fecha y usuarios conectados al sistema, eliminando los problemas de lentitud de procesamiento. El reporteador con que cuenta el SAP BO es flexible para generar los reportes que cada departamento requiere, siendo capaz de resumir la informacin de acuerdo a las necesidades de la alta gerencia, proporcionndoles los indicadores de gestin empresariales. Esto debe mayor eficientemente eficacia de la toma de decisiones, al contar con informacin oportuna y veraz. En la actualidad, para la toma de decisiones empresariales la visin contable ya no es suficiente, es necesario ver hacia delante; por que cabe resaltar la ventaja del sistema SAP BO de su compatibilidad tecnolgica para interactuar con otras aplicaciones empresariales a fin de constituir una herramienta poderosa de gestin; siendo posible llevar indicadores en lnea del desempeo real de la organizacin. Adicionalmente SAP BO es escalable para los futuros crecimientos que tenga Grupo Ursua, y es factible la instalacin de mdulos adicionales para satisfacer las nuevas necesidades de informacin de los directivos financieros. Esto significa el dejar de hacer cuantiosa inversiones para hacer funcional el sistema, tal como est sucediendo actualmente en Grupo Ursua.

10.2 Recomendaciones

Es necesario, que todas las reas que tienen ingerencia en la toma de decisiones financieras de la empresa, conozcan la informacin e indicadores que requieren para su gestin, ya que, al momento de realizar el sondeo sobre la deteccin de necesidades en las entrevistas, se detect lo antes mencionado como un rea de oportunidad fundamental para la implementacin de un nuevo sistema SAP BO, siendo esto una de las sugerencias que se obtuvieron en la entrevista con el experto en SAP, el Ing. Salvador Vargas Michel. La justificacin de la inversin debe considerar la compra del software, haciendo una deteccin del nmero de licencias requeridas para la empresa y el costo de la capacitacin de los usuarios. La cual deber compararse contra el costo de no contar con la informacin oportuna o la toma de decisiones equivocadas.

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Algunas reas tpicas de beneficio pueden incluir: Productividad Racionalizar los procesos de negocio permitiendo a los empleados lograr ms en menos tiempo. Costos de mano de obra Automatizar algunas aplicaciones ayuda a administrar de mejor forma los recursos humanos para soportar su negocio. Rendimiento financiero La elaboracin de reportes financieros precisos acelera las cuentas por cobrar o brindarle un panorama ms preciso de su hoja de balance a corto y largo plazo. Administracin de inventario Controlar correctamente el inventario acelera las rotaciones de inventario y reducir el monto que gasta en productos de movimiento lento. Determinacin de precios Los reportes financieros en tiempo real brindan una visin ms clara de sus costos globales y ayudan a mejorar los mrgenes sobre los productos o servicios. Ganancias por cliente Al usar CRM para reconocer las necesidades de los clientes, es posible aumentar las ganancias por cliente, o reducir las tasas de rotacin de clientes. Mantenimiento y soporte tecnolgico Es posible gastar menos dinero en mantener sistemas legacy desactualizados, y mejorar sus resultados finales. Mejoras de procesos Existe la posibilidad de eliminar ciertos costos gracias a la automatizacin, por ejemplo, la facturacin electrnica puede reducir las facturas de papel, los costos de correo e incluso algunas tarifas de depsitos bancarios. Grupo Ursua debe hacer un estudio de la plataforma tecnolgica requerida para el funcionamiento correcto del SAP BO, y en caso de ser necesario la actualizacin del hardware y los sistemas de comunicacin, est inversin deber considerarse como parte de la inversin inicial de la implementacin

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Para la implementacin exitosa de BO en Grupo Ursua, como medio para optimizar la administracin y control de los procesos del negocio, se plantea el desarrollo de la siguiente estrategia de implementacin: Optimizar el diseo y la operacin de los procesos del negocio que sern controlados y administrados por medio del sistema, para aprovechar al mximo las mejores prcticas de negocio incorporadas en el diseo de este mismo. Establecer los controles necesarios dentro de cada uno de esos procesos administrativos, para garantizar la oportunidad y veracidad de la informacin que genere el Sistema. Crear conciencia dentro del personal de la empresa, de la importancia que tiene la colaboracin Inter-departamental, para la correcta operacin del ERP SAP BO y para un desempeo ms eficaz de sus funciones. Proporcionar a quienes vayan a ser usuarios del Sistema, la capacitacin necesaria, no slo para que puedan operarlo en forma adecuada, sino para que comprendan a fondo qu es lo que tienen que hacer, por qu y cules son las consecuencias de lo que hacen. Para lograr una adecuada administracin del proceso de cambio, es necesaria la participacin de todo el personal involucrado en este proyecto, de forma tal que la implantacin se lleve a cabo.

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11. BIBLIOGRAFA

REFERENCIAS IMPRESAS

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Kenneth y Jane Laudon (2004) Sistemas de informacin gerencial. 8 edicin. Mxico D. F. Mxico. Pearson

Kotler, P. (2003), Fundamentos de Marketing, 6. Edicin, Pearson Prentice Hall, Mxico.

Laguna, M. (2004) Implementacin de los sistemas ERP en Monterrey, su impacto en la organizaciones y su relacin con la administracin estratgica. ITESM

Laudon, K. & Laudon, J. (2004) Sistemas de Informacin Gerencial. 8 ed. Mxico: Pearson - Prentice Hall

Mabert, V. Ashok, S. y Venketaramanan (2000). Enterprise resource planning Surrey on U. S. firms, Production and inventory management journal.

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Reary, B. (2000) The 360 degree customer, the performance advantage 10, no. 7.

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REFERENCIAS ELECTRONICAS

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Microsip, Historia, Informacin recuperada el 29 de febrero de 2008 de su sitio Web: http://www.microsip.com/historia.htm

SAP BO, SAP, informacin recuperada el 06 de Abril de 2008 de su sitio Web: http://www.sap.com/mexico/smallbusiness/solutions/overview/index.epx

SAP, Wikipedia, informacin recupera el 06 de Abril de 2008 de su sitio Web: http://es.wikipedia.org/wiki/SAP

SAP Business One, informacin recuperada el 10 de abril de 2008 del sitio Web: http://www.bexap.com/Business-One.pdf

SAP, Soluciones para Industria: Adaptadas a su sector y negocio, informacin recuperada el 28 de Marzo de 2008 de su sitio Web: http://www.sap.com/mexico/industries/pdf/Corporativo-ind.pdf

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ANEXO 1
CUESTIONARIO REA SISTEMAS DIAGNOSTICO DEL SISTEMA MICROSIP EN GRUPO URSUA OBJETIVO: Identificar el funcionamiento tcnico y operativo que tiene el sistema Microsip como generador de la informacin para Grupo Ursua INSTRUCCIONES: A continuacin conteste a las preguntas que vienen debajo, No hay preguntas correctas o incorrectas, stas preguntas reflejan su opinin por lo cul se le solicita de respuesta acorde a su experiencia en cada uno de los planteamientos. 1. Cules son los requerimientos tcnicos del sistema Microsip, de acuerdo al crecimiento que ha experimentado la empresa y a los nuevos requerimientos de procesamiento de informacin?

2. Que infraestructura requiere el Microsip para su operacin? 3. Cul es la capacidad actual de almacenamiento de informacin? 4. Actualmente el Microsip cumple con todos los requerimientos de la empresa? 5. Con que frecuencia se cae el sistema Microsip? 6. Cules son las fallas por las que se cae el sistema? 7. Cuales son las limitantes para que el sistema funcione en ptimas condiciones? 8. Cul es la capacidad de los servidores? 9. El Sistema puede trabajar cuando todos los usuarios estn conectados al mismo tiempo? 10. Cul es la infraestructura de comunicacin entre la matriz y los centros de servicio? 11. Cules son los procesos que requieren de una mayor capacidad de sistema? 12. Es escalable el sistema Microsip? 13. Existe alguna alternativa definitiva con microsip para satisfacer los requerimientos de informacin de la empresa, evitando el estar haciendo parches peridicamente? Cules? 14. Desde su perspectiva Microsip representa la mejor alternativa de sistema ERP para Grupo Ursua? por qu?

Gracias por tu participacin, es muy importante para la realizacin de la investigacin!

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ANEXO 2
CUESTIONARIO DIAGNOSTICO DEL SISTEMA MICROSIP EN GRUPO URSUA OBJETIVO: Identificar el funcionamiento tcnico y operativo que tiene el sistema Microsip como generador de la informacin para Grupo Ursua INSTRUCCIONES: A continuacin conteste a las preguntas que vienen debajo, No hay preguntas correctas o incorrectas, stas preguntas reflejan su opinin por lo cul se le solicita de respuesta acorde a su experiencia en cada uno de los planteamientos. Departamento / Sucursal: Lugar y fecha:

1. Conoce el sistema Microsip? SI

NO

2. Con qu frecuencia es la interaccin que tiene usted con el Microsip? 1 a 3 veces por 4 a 5 veces Diario semana por semana 3. Ha tenido problemas tcnicos en la operacin del Microsip? SI NO

Ms de 3 veces al da

4. Cules han sido los problemas que ha tenido? Acceso lento mala prdida de lentitud conectividad informacin operacin Otros: _____________________________________________________ 5. El Microsip le ofrece toda la informacin que necesitas para desarrollar tu trabajo? SI NO

en

6. El Microsip, cuenta con reportes que necesitas para la integracin ptima de la informacin tu departamento? SI NO 7. El Microsip te proporciona la informacin en tiempo real? SI NO 8. La informacin que tengo en el Microsip, es la misma que tengo fsicamente? SI NO 9. El Microsip es lo suficientemente flexible para proporcionar informacin de acuerdo a las necesidades especficas de mi rea o departamento? SI NO 10. Actualmente con el Microsip se puede hacer uso del sistema en cualquier momento y con buena velocidad? SI NO Gracias por tu participacin, es muy importante para la realizacin de la investigacin!

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ANEXO 3
ENTREVISTA PERSONAL Algunas de los cuestionamientos son abiertos debido a que se desconocen las reas de oportunidad que visualizan los lideres de equipo de las reas funcionales de la organizacin.

1. Considera qu el Microsip satisface las necesidades de informacin en tu departamento? Si No 2. Cree qu existen reas de oportunidad para mejorar el sistema de informacin que se tiene actualmente? Si Cules? No 3. Cules son los problemas, a los que usted se enfrenta, con el actual sistema de informacin Microsip?

4. Considera que los problemas del sistema actual de informacin han ido creciendo en forma proporcional al crecimiento de la empresa? Por qu? Si No 5. En su departamento se requiere de nuevas aplicaciones del sistema de informacin? Si Cules? No 6. Conoce cuales son los indicadores de tu departamento? Si Cules? No (pase a la pregunta 8) 7. Estos indicadores son alimentados por el Microsip? Si No 8. Desde su perspectiva, cuales son las desventajas del sistema ERP Microsip?

9. Para el buen desempeo de su departamento es importante el manejo de la informacin financiera oportunamente para la toma de decisiones? Por qu? Si No 11. El Microsip me da la suficiente informacin para realizar una toma de decisiones efectiva SI NO 12. Si pudiera cambiar el Microsip por otro sistema, qu procesos necesita que tenga dicho sistema para la optimizacin de la informacin para la toma de decisiones de su departamento?

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ANEXO 4

1.- Conoce el sistema Microsip?

0%

100% Si No

2.- Con qu frecuencia es la interaccin que tiene usted con el Microsip?


3% 31% 3%

63%

1 a 3 veces por semana

4 a 5 veces por semana

Diario

Ms de tres veces al da

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3.- Ha tenido problemas tcnicos en la operacin del Microsip?


10%

90%

si

no

4.- Cules han sido los problemas que ha tenido?

19%

81%

Acceso lento

Lentitud en la operacin

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5. El Microsip le ofrece toda la informacin que necesitas para desarrollar tu trabajo?

31%

69%

Si

No

6.- El microsip, cuenta con los reportes que necesitas para la integracin ptima de la informacin de tu departamento?

41%

59%

Si

No

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7.-Microsip te proporciona la informacin en tiempo real?

21%

79%

Si

No

8.- La informacin que tengo en el Microsip, es la misma que tengo fsicamente?


17%

83%

Si

No

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9.- Microsip es lo suficientemente flexible para proporcionar informacin de acuerdo a las necesidas especficas de mi rea o departamento?

38%

62%

Si

No

10.-Actualmente con el microsip se puede hacer uso del sistema en cualquier momento y con buena velocidad?

10%

90% Si No

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