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PROCESO ADMINISTRATIVO

Se aplica a todo tipo de organizacin. Sus etapas son:

PLANEACION: es el proceso sistemtico y consciente de tomar decisiones acerca de las


actividades y metas que un individuo, grupo, unidad u organizacin perseguirn en el futuro. Es una toma de decisin al futuro lo ms especifica posible. Es determinar el estado deseado en el futuro para la organizacin. Principios de una buena planificacin: 1. Flexibilidad 2. Compromiso 3. Contribucin Limitaciones de la planificacin: 1. Poca exactitud 2. Cuando se tienen pocos antecedentes 3. No considerar lo evidente Una buena planeacin conlleva: 1. A una mejora en la toma de decisiones. 2. Un incremento en la rentabilidad. 3. Una disminucin en el riesgo e incertidumbre. -Sin un plan los administradores no pueden dirigir con confianza o esperar que otros lo sigan. -Sin planes, los administradores no puedan saber cmo organizar a la gente y los recursos. -Sin un plan los administradores y sus seguidores tienen muy pocas probabilidades de lograr sus metas o de saber cuando y donde se estn desviando de su camino.

TIPOS DE PLANES Planes estratgicos son diseados por los altos ejecutivos y administradores de mandos medios. Es el plan general de la organizacin. Planes operativos indican cmo sern implantados los planes estratgicos mediante las actividades diarias.

MISION: razn de ser de la empresa, el porque se cre la empresa. Es lo ms general y no puede cambiar durante el tiempo. VISION: es como se ve la empresa en el futuro, aproximadamente a 5 aos. Es el acotamiento de la misin. Puede cambiar con el correr de los aos. OBJETIVOS: son anuales y deben ser concretos para cumplir con la misin de la organizacin. Todo objetivo debe ser inteligente, y tener al menos 3 objetos: R: realizable E: especifico M: medible Meta: componente numrico del objetivo. ESTRATEGIAS: es un esquema que contiene la determinacin de los cursos de accin a seguir. Son los medios para alcanzar un fin POLITICAS: patrones o anunciados que ayudan a encauzar el pensamiento en la toma de decisiones. Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas, PROCEDIMIENTOS: consiste en secuencias cronolgicas de las acciones requeridas. Es algo que no se discute. REGLAS: exponen acciones u omisiones especificas, no sujetas a la discrecionalidad de las personas.

PROGRAMAS: son conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de accin dado. PRESUPUESTOS: todo plan o programa debe converger a lo financiero

ETAPAS DE LA PLANIFICACION
1. Atencin al contexto interno y externo ANALISIS FODA: -ambiente interno: Fortalezas y Debilidades -ambiente externo: Oportunidades y Amenazas 2. Establecimiento de objetivos y metas 3. Desarrollo de premisas o supuestos: pronostica condiciones internas y externas en que se operar 4. Identificacin de cursos de accin: es necesario identificar las mejores alternativas de accin 5. Evaluacin de alternativas 6. Seleccin de un curso de accin 7. Formulacin de planes de apoyo 8. Presupuestacin

ORGANIZACIN
La organizacin es determinar las funciones necesarias para lograr el objetivo, estableciendo la autoridad y asignando responsabilidad a las personas que tendrn a su cargo estas funciones. Diremos que la organizacin es el proceso de determinar las actividades y cargos necesarios dentro de la empresa, distribuyndolos de acuerdo con las mejores relaciones funcionales, definiendo claramente la autoridad, responsabilidad y deberes de cada trabajador para generar esfuerzos coordinados en pos de la consecucin de objetivos. FACTORES QUE INCIDEN EN EL PROCESO ORGANIZATIVO la estructura depende de la estrategia 1 estrategia: es el camino para llegar a cumplir el objetivo 2 medio ambiente: mientras ms estable, ms dura la estructura organizacional 3 tecnologa: con produccin automatizada o por proceso la estructura es ms compleja que una produccin artesanal Organizacin Formal: es aquella en donde se definen los cargos, las funciones y la relacin con la autoridad. Aqu encontramos el concepto de organigrama que es la representacin grafica de la empresa. La autoridad es el derecho otorgado (por la organizacin formal) a una persona para requerir de otra para que cumpla ciertos deberes con determinada cantidad de tiempo. ORGANIGRAMA Estructura Alta (tramos de control estrechos) VENTAJAS: -estrecha supervisin -estricto control -rpida comunicacin entre el subordinado y el jefe DESVENTAJAS: -muchos y excesivos niveles administrativos -altos costos a causa de los numerosos niveles -excesiva distancia entre el nivel ms bajo y el ms alto

Estructura Plana (tramos de control amplio) VENTAJAS: -mayor delegacin de los trabajos -posee trabajadores ms calificados -promueve la comunicacin y el trabajo en equipo DESVENTAJAS: -hay riesgo en la prdida de control por parte del jefe -tendencia de jefaturas a convertirse en cuellos de botella en las decisiones -se requiere, para este tipo de estructuras, jefaturas muy bien entrenadas o capacitadas (es ms costoso) ORGANIZACIN INFORMAL: diremos que es una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organizacin formal, pero que surgen espontneamente de la interaccin entre personas. EJ: equipos de futbol, grupos de baile, etc. Esta organizacin potencia y ayuda al cumplimiento de objetivos.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN 1. Divisin del trabajo: todo supervisor y empleado debe ocupar un cargo por tareas homogneas o a fines de manera de lograr la especializacin 2. Jerarqua: niveles dentro de la organizacin 2.1 Cadena de mando: todas las ordenes o instrucciones de las jefaturas deben recorrer secuencialmente los eslabones o niveles de la estructura jerrquica (organigrama) 2.2 Unidad de mando: por cada tarea, asignacin o proyecto solo debe tener un jefe. 2.3 Tramo o Amplitud de control: es el lmite mximo de personas que puede tener a su cargo un supervisor. Factores que influyen en los tramos de control Complejidad del trabajo, Similitud del trabajo, Proximidad geogrfica de los supervisores, Las capacidades de los empleados, La capacidad de la direccin y Tecnologa (con mayor tecnologa permite mejorar la supervisin, implica tramo de control ms amplio) 3. Descentralizacin: todo trabajador debe recibir en igual magnitud responsabilidad y autoridad, adems el jefe puede delegar parte de la autoridad pero nunca la responsabilidad. 4. STAFF y Lnea: Se llama STAFF a aquellas funciones que contribuyen a que el personal de lnea trabaje con mayor eficacia asesorando a las distintas reas. Ej: asesores jurdicos, relaciones pblicas, actividades de desarrollo, etc. Se llamar lnea a todo cargo que cause un impacto directo en el cumplimiento de los objetivos del negocio. De lo anterior se desprende que en la funcin de lnea se considera la autoridad.

COMUNICACIN:

Proceso comunicacional: en caso de problemas de ejecucin, la culpa recae en el emisor y no en el receptor. EMISOR CANAL RECEPTOR

significado/

codificacion

mensaje

decodificacion/ comprension

ejecucion

BARRERAS DE LA COMUNICACIN: 1. Falta de planeacin: no usar el canal o el momento adecuado 2. Supuestos confusos: creer que por el solo hecho de enviar un mensaje el receptor comprender y/o ejecutar la accin 3. Distorsin semntica: no expresar en forma especifica o clara lo que se quiere informar/ejecutar. 4. Barreras ideomaticas 5. Transmisin defectuosa 6. Sobrecarga de informacin

LIDERAZGO: el jefe manda, el lder influye 1. Liderazgo situacional: -democratico -paternalista -autocratico -laisser faite (dejar hacer) 2. Rejilla de Blake y Manton CONTROL: el control es un proceso que determina lo que se est realizando (la direccin) con lo planificado y aplicar medidas correctivas necesarias para lograr el objetivo. El controles la funcin administrativa que mide y corrige el desempeo para garantizar la consecucin de objetos organizacionales.

NIVELES DE CONTROL: Nivel Institucional Nivel Intermedio Nivel Operacional Control Estratgico Control Tctico Control Operacional nfasis en la eficacia, incluye a toda la empresa, dirigido al largo plazo dirigido al mediano plazo incluye los departamentos/reas dirigido al corto plazo, incluye cada operacin, nfasis en la eficiencia

PRINCIPIOS GENERALES DEL CONTROL: 1. De autocontrol: cada persona debe autocontrolarse 2. De excepcin: debe controlarse las actividades organizacionales ms crticas o importantes 3. De economa: el acto de controlar (o el sistema de control que se ocupe) no debe ser ms costoso que la actividad a la cual se le aplica el control. ETAPAS DE CONTROL: 1. Establecer objetivos y estndares: CALIDAD calidad del producto ndice de mantenimiento ndice atencin al cliente n de empleados volumen de produccin % rotacin de inventario t de permanencia de los empleados t procesamiento de los pedidos costo almacenamiento de materias primas costo procesamiento pedido

CANTIDAD

TIEMPO COSTO

2. Evaluar el desempeo actual: Eficiencia: x 100

Eficacia:

x 100

Calidad: adecuacin de las especificaciones o cumplimiento del mismo 3. Comparacin desempeo actual con lo esperado (objetivos) 4. Adoptar la accin correctiva necesaria El control busca alcanzar 2 finalidades: a) Correccin de fallas: este control busca detectar errores, desvos o fallas y asi tomar medidas correctivas para subsanarlo o corregirlo b) Prevencin de nuevas fallas: al corregir las fallas el control debe, adems, indicar las acciones necesarias para evitarlos en el futuro.