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Procedimiento para el Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de la infraestructura y equipo Referencia: ISO 9001:2008: 6.3, 6.

4 ISO 14001:2004: 4.4.6 Cdigo: ITTAP-AD-PO-001

Elabor

Revis

Mtro. Francisco Javier Unda Snchez Jefe del Depto. de Mantenimiento de Equipo

C.P. Ren Ozuna Snchez Subdirector de Servicios Administrativos I. T. de Tapachula

Aprob

Mtro. Miguel Cid del Prado Martnez Director del I. T. de Tapachula

Fecha de documentacin Nmero de Revisin:

30 noviembre - 2012 4

Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepcin del original.

Procedimiento para el Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de la Infraestructura y Equipo Referencia a la Norma ISO 9001: 2008 6.3, 6.4 ISO 14001:2004 4.4.6

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1.

Propsito
Mantener la infraestructura y equipo del Instituto Tecnolgico de Tapachula en condiciones para lograr la conformidad con los requisitos del Servicio Educativo.

2.

Alcance
Este procedimiento es aplicable para cubrir el servicio de mantenimiento de la infraestructura y equipo del Instituto Tecnolgico de Tapachula.

3.

Polticas de Operacin
3.1 Las Jefaturas de los Departamentos de: Mantenimiento de Equipo, Recursos Materiales y Servicios y Centro de Cmputo del Instituto Tecnolgico, junto con el Jefe/a del rea, realizan la verificacin de la Infraestructura y Equipo semestralmente. Las Jefaturas de los Departamentos de Mantenimiento de Equipo, Recursos Materiales y Servicios y Centro de Cmputo del Instituto, reciben de los Departamentos correspondientes, la solicitud de mantenimiento que estos requieran. Las Jefaturas de los Departamentos de Mantenimiento de Equipo, Recursos Materiales y Servicios y Centro de Cmputo del Instituto, elaboran un Programa de Mantenimiento Preventivo de la Infraestructura y Equipo, que ser considerado en el respectivo PTA y POA Departamental para la administracin de los recursos correspondientes. Las Jefaturas de los Departamentos de Recursos Materiales y Servicios, Mantenimiento de Equipo, Centro de Computo en el Instituto Tecnolgico, de acuerdo a los recursos financieros y humanos disponibles de la Institucin, realizan internamente o a travs de proveedores evaluados y seleccionados, el mantenimiento Preventivo y/o Correctivo segn sea el caso, de la infraestructura y Equipo que lo requiera de manera inmediata, usando la solicitud de mantenimiento ITTAP-ADPO-001-02. Se considerar Mantenimiento Preventivo todo aquel que se realice de acuerdo al Programa de Mantenimiento Preventivo, y Mantenimiento Correctivo todo aquel que se realice de acuerdo a una solicitud de servicio de mantenimiento debido a una contingencia fuera del Programa correspondiente que requiere atencin inmediata y que afecta la prestacin del servicio. Al elaborar el programa de mantenimiento preventivo y atender los mantenimientos correctivos que se soliciten, se deber priorizar la distribucin presupuestal de los recursos, para aquellas reas que impactan directamente en el logro de la conformidad con los requisitos del servicio educativo, por ejemplo: aulas, laboratorios, talleres, salas y equipos audiovisuales, Centro de Informacin, sanitarios entre otros. En el caso de hardware, material y equipo didctico del Instituto Tecnolgico debern realizar sus solicitudes de mantenimiento a los CRODES. Es responsabilidad de la organizacin cubrir los gastos de operacin para realizacin del mantenimiento prestado por los CRODES.

3.2

3.3

3.4

3.5

3.6

3.7

3.8

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4 Diagrama del procedimiento


Departamentos de: Mantenimiento de Equipo, Recursos Materiales y Servicios y/o Centro de Cmputo.
INICIO 1 Verifica infraestructura y equipo 2 Elabora Programa de Mantenimiento Preventivo Detecta falla o contingencia B Solicita mantenimiento correctivo

Jefaturas de Departamento o rea Mantenimiento Preventivo Mantenimiento Correctivo

SI

Es un mantenimiento Interno?

NO 4 OO Aplica Instructivo de compras directas ITTAP-AD-IT-01 para la seleccin de proveedores 3 Asigna Orden de Trabajo Realiza Requisicin de Bienes y/o Servicios y Supervisa Verifica y Evala el Servicio de Mantenimiento

NO Registra mantenimiento realizado 6 SI Trmino

Libera

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5 Descripcin del procedimiento


Secuencia de etapas. 1. Verifica Instalaciones. Actividad 1.1 Realizar recorrido junto con jefatura del rea correspondiente con el fin de verificar las instalaciones. 1.2 1.3 1.4 Evaluar los espacios y equipos que necesitan mantenimiento. Llenar el formato ITTAP-AD-PO-001-01 con los hallazgos encontrados. Enviar solicitud de mantenimiento de aquellos hallazgos que no pueden atenderse de forma inmediata. Con base en la lista de verificacin de Infraestructura y equipo, y las solicitudes recibidas elaborar Programa de Mantenimiento ITTAP-ADPO-001-03 y Responsable Jefaturas de los Departamentos de Recursos Materiales y Servicios, Mantenimiento de Equipo y/o Centro de Cmputo Direccin, Subdirecciones y Jefaturas de Departamentos. Jefaturas de Departamentos de Recursos Materiales y Servicios y/o Mantenimiento de Equipo, Centro de Cmputo

2. Elabora Programa de Mantenimiento.

2.1

2.2 Determinar si el mantenimiento es interno o externo. SI es Interno pasa a la etapa 3. NO es Interno pasa a la etapa 4 A. Detecta falla o contingencia A1 Detectar la necesidad de mantenimiento correctivo al presentarse una falla contingente durante la operacin del equipo. A2 Revelar necesidad de mantenimiento a la infraestructura derivadas del deterioro o factores no considerados.

Jefatura de Departamento o rea

B. Solicita Mantenimiento.

B1 Elaborar solicitud de mantenimiento ITTAP-AD-PO001-02. B2 Entregar la solicitud de mantenimiento al Departamento de Recursos Materiales y Servicios, Mantenimiento de Equipo o Centro de Cmputo para que programe el servicio.

Jefatura de Departamento o rea.

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Secuencia de etapas. 3. Asigna Orden de Trabajo , realiza requisicin de Bienes y/o servicios y Supervisa Trabajos 3.1

Actividad Considerando el recurso humano disponible asignar Orden de Trabajo ITTAP-AD-PO-001-04. En base al Programa de mantenimiento Preventivo ITTAP-AD-PO-001-03, en el caso del mantenimiento preventivo. En el caso del mantenimiento correctivo la Orden de trabajo se elaborara en base a la solicitud de mantenimiento ITTAP-AD-PO-001-02 Elabora Requisicin de Bienes y/o Servicios ITTAP-AD-FO-003 y aplica el Instructivo de Compras Directas ITTAP-AD-IT-001 para abastecer los insumos requeridos en el mantenimiento. . Supervisa la realizacin del mantenimiento. Aplica Instructivo para la realizacin de compras directas ITTAP-AD-IT-01

Responsable Jefaturas de los Departamentos de Recursos Materiales y Servicios y/o, Mantenimiento de Equipo, Centro de Cmputo.

3.2

3.3

3.4 4. Solicita servicio externo 4.1

Jefaturas de los Departamentos de Recursos Materiales y Servicios y/o, Mantenimiento de Equipo, Centro de Cmputo. Jefe/a de Departamento o rea.

5. Verifica y Evala el Servicio de Mantenimiento.

5.1 5.2

Recibir reporte de servicio realizado por parte del encargado de efectuarlo. Verificar el servicio de mantenimiento SI es Satisfactorio firma de Vo.Bo. del formato ITTAP-AD-PO-001-04 y libera el trabajo, pasa a la etapa 6 NO es satisfactorio informa al rea prestadora del servicio quien verifica si es un mantenimiento interno o externo y regresa a la etapa 4. Cierra Orden de Trabajo de Mantenimiento, con fecha y firma en el registro correspondiente ITTAP-AD-PO-001-04. Enva copia al Departamento de Planeacin, Programacin y Presupuestacin para control de POA y PTA.

6. Registra Mantenimiento Realizado.

6.1

6.2

Jefaturas de los Departamentos de Recursos Materiales y Servicios y/o, Mantenimiento de Equipo, Centro de Cmputo.

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6 Marco Normativo
NOM 029 Mantenimiento de las instalaciones elctricas en los Centros de Trabajo Condiciones de Seguridad.

7 Referencias
Programa de Trabajo Anual del Instituto Tecnolgico de Tapachula (Vigente) Programa Operativo Anual del Instituto Tecnolgico de Tapachula (Vigente) ITTAP-AD-IT-01 Instructivo de Trabajo para la Realizacin de Compras Directas ITTAP-CA-MC-001 Anexo 8 Lista Maestra de Documentos de Origen Externo.

8 Referencias Registros
Formato para Lista de Verificacin de Infraestructura y equipo. Formato para Solicitud de Mantenimiento Correctivo. Formato para Programa de Mantenimiento Preventivo. Formato para Orden de Trabajo de Mantenimiento.

Tiempo de retencin
1 ao

Responsable de conservarlo
Departamento Responsable de realizar mantenimiento. Departamento Responsable de realizar mantenimiento Departamento Responsable de realizar mantenimiento Departamento Responsable de realizar mantenimiento

Cdigo de registro
ITTAP-AD-PO-001-01

1 ao 1 ao 1 ao

ITTAP-AD-PO-001-02 ITTAP-AD-PO-001-03 ITTAP-AD-PO-001-04

9 Glosario
Verificacin de Instalaciones. Actividad de inspeccin de la infraestructura de los espacios educativos . Infraestructura. Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento del Instituto Tecnolgico. Equipo. Maquinaria, mobiliario, herramientas, vehculos, enseres, material y equipo didctico laboratorios y dems objetos similares para la prestacin del servicio educativo en los

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10 Anexos
10.1 10.2 10.3 10.4 Formato para la Lista de Verificacin de Infraestructura y equipo Formato para Solicitud de Mantenimiento Correctivo Formato para Programa de Mantenimiento Preventivo Formato para Orden de Trabajo de Mantenimiento ITTAP-AD-PO-001-01 ITTAP-AD-PO-001-02 ITTAP-AD-PO-001-03 ITTAP-AD-PO-001-04

11 Cambios de esta Versin Nmero de revisin Fecha de actualizacin Descripcin del cambio
Como resultado del Informe de Auditora se llev a cabo la revisin total Se incluye la seccin de marco normativo Se realiz modificacin al formato Lista de Verificacin de Infraestructura y Equipo (ITTAP-AD-PO-001-01). Se actualizaron los cdigos de los formatos y pasaron de revisin 3 a revisin 4. Se incluyen requerimientos del SGA En reunin de la Alta Direccin se acord incluir portada a los procedimientos. Se hace uso del lenguaje incluyente En reunin de la Alta Direccin se acord que con el propsito de llevar un mejor control de los documentos internos controlados, se cambiara el cdigo SNEST-AC-PO-001por ITTAP-VI-PO-001, as como en nmero de revisin, iniciando en 1. (Dejando como referencia los 2 ltimos cambios que se hicieron al procedimiento como multisitio). Se desincorpora de mutisitios a individual. En el punto 3.1 dentro de la poltica de calidad se agrega y/o para que las actividades se realicen ya sea por el departamento de recursos materiales o de mantenimiento. En el punto 3.9 se elimina Se personifica el 3.10

30 noviembre - 2012

3 2

8 de julio de 2011 10 de Enero de 2011

09 de Agosto de 2010

31 de Agosto de 2009

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Nmero de revisin

Fecha de actualizacin

Descripcin del cambio


Se cambia el procedimiento de mantenimiento de la infraestructura a mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura y equipo. Se anexan las polticas de la 3.5 a la 3.10 Se hace presente la participacin de los CRODES en las polticas 3.9. y 3.10 Se modifica el mapa del procedimiento haciendo un apartado entre mantenimiento preventivo y/o correctivo, consecuentemente se modifica la descripcin de actividades. Se elimina en el apartado 7 la conservacin de los registros requisicin de bienes y/o servicios y el de orden compra ya que esos registros tienen un control en el Instructivo de Compras directas. Al glosario se agrega el concepto de equipo.

22 de marzo 2007

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Rev.4