Manuel Lugo Snchez

Hojas de calculo Una hoja de clculo (o programa de hojas de clculo) es un software a travs del cual se pueden usar datos numricos y realizar clculos automticos de nmeros que estn en una tabla. Tambin es posible automatizar clculos complejos al utilizar una gran cantidad de parmetros y al crear tablas llamadas hojas de trabajo. Adems, las hojas de clculo tambin pueden producir representaciones grficas de los datos ingresados: * histogramas * curvas * cuadros de sectores * ...

Por lo tanto, la hoja de clculo es una herramienta multiuso que sirve tanto para actividades de oficina, que implican la organizacin de grandes cantidades de datos, como para niveles estratgicos y de toma de decisiones al crear representaciones grficas de la informacin sintetizada. Las hojas de clculo principales Las compaas de software han creado muchas hojas de clculo. Las ms importantes son: * Microsoft Excel: paquete de oficina Microsoft Office. Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.

Ttulo de fila: Est siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante nmeros, que en el caso de Excel 97 van desde el 1 hasta el 65.536.

Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical.

Ttulo de columna: Est siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras,

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que en el caso de Excel 97 van desde la A hasta la IV. Luego de la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y as sucesivamente.

Celda: Es la interseccin de una fila y una columna y en ella se introducen losgrficos, ya se trate de texto, nmeros, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la interseccin de la fila 29 con la columna F, se denomina F29. Funciones: Suma, Promedio,Maximo, Minimo, Contar

Funcin SUMA La funcin suma es una de las ms usadas, prueba de esto es que Excel tiene un icono especial para efectuar sumas rpidas, con esto quiero decir que no hace falta poner =SUMA() para efectuar la suma de un cierto rango, lo que por cierto ahorra tiempo y evita errores, este icono se llama auto suma y para usarlo basta con seleccionar el rango que queremos sumar hacer clic en y el resultado aparece en la celda inmediatamente inferior al rango, aunque si queremos el resultado en otro lado basta con seleccionar la celda, luego el rango que queremos sumar, Enter y listo.

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Fijmonos en la barra inferior de Excel y veremos siempre la suma, el promedio y cuantas celdas se seleccionaron para efectuar la suma.

Si tenemos varias columnas, seleccionamos esas columnas dejando espacio para poner los totales y luego aplicamos autosuma

Si no seleccionamos nada Excel interpreta que lo que queremos sumar es la secuencia de nmeros puesta verticalmente u horizontalmente (tiene que estar activa una cela en la columna o fila respectivamente), en estos casos inserta automticamente la funcin suma con los rangos que interpreta queremos sumar, para obtener la suma solo nos falta apretar ENTER, para aclarar las cosas veamos los siguientes grficos.

Apretamos ENTER y obtenemos la suma

Y si la secuencia es horizontal

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apretamos ENTER y obtenemos la suma

Tambin podemos utilizar la auto suma para obtener sub totales por ejemplo si tenemos la siguiente tabla

seleccionando los rangos de cada subtotal apretando la tecla control

y obtenemos los subtotales apretando e icono de autosuma

En Excel 2007 aparece en la solapa Inicio y en Excel 2003 en la barra iconos. Pero la funcin suma es mucho ms que una suma rpida, esta entrega la suma de los valores que estn en las celdas a que hacen referencia los argumentos y estos pueden ser: un valor numrico, la referencia o el nombre de una celda, la referencia o el nombre de un rango, una frmula matemtica o una funcin. =SUMA(parametro-1, parametro-2,parametro-3,.............,parmetro-n..)

donde se ve que la expresin =SUMA(A1:C4;E1;230;E4*F4) ubicada en la celda A7 devuelve la suma de las celdas 1- A1,B1,C1,A2,B2,C2,A3,B3,C3.A4,B4,C4 2- La celda E1 3- El nmero 230 4- El producto de las celdas E4 y F4

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Los totales se hacen con auto suma y el total final con =SUMA(d4;-E4) Ejemplo:

Seleccionar la celda B14, que est en blanco, excepto por el resaltado verde. Pretenderemos que este es un buen lugar para algunos totales nuevos. Hacer un clic en el botn Autosuma.

Excel estima que usted quiere sumar los nmeros que estn arriba de la celda seleccionada y hasta B6, la prxima celda en blanco. Abarca el rango B7:B13 con un borde de guiones que titilan. La frmula es mostrada tanto en la barra Frmula como en la celda. Si fuera necesario se superpondr con otras celdas mientras se est trabajando. Todas las frmulas deben empezar con un signo = .

Funcin PROMEDIO La funcin PROMEDIO () sirve para obtener el promedio o media aritmtica de un conjunto de valores. Como argumentos puede tener celdas individuales y/o rangos de celdas que tengan valores numricos.

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Ejemplo: =PROMEDIO.SI(rango;criterio; [rango_promedio]) Esta expresin podemos traducirla como: =PROMEDIO.SI(grupo de celdas donde se buscar el criterio

seleccionado;condicin a promediar; ["grupo de celdas donde se aplicar el promedio de acuerdo al criterio evaluado"])

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FUNCIN CONTAR

En este artculo se describen la sintaxis de la frmula y el uso de lafuncin CONTAR de Microsoft Office Excel. Esta funcin es una combinacin de las funcines CONTAR y SI , tiene dos argumentos, el primero es el rango cuyas celdas se desean contar y el segundo es el criterio que determina que celda sera contada o no

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Descripcin

La funcin CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros y cuenta los nmeros dentro de la lista de argumentos. Use la funcin CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de nmero de un rango o matriz de nmeros. Ejemplo: con esta misma tabla podramos preguntar cuntos hombres hay

FUNCIN MNIMO

MIN: Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. La funcin MIN la podemos hallar dentro de las funciones Estadsticas como se aprecia en la imagen:

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Nmero1, nmero2 son de 1 a 255 nmeros de los que se desea encontrar el valor mnimo.

A considerar

Los argumentos pueden ser nmeros, o nombres, matrices o referencias

que contengan nmeros.

Se tienen en cuenta los valores lgicos y las representaciones textuales de

nmeros escritos directamente en la lista de argumentos.

Si el argumento es una matriz o una referencia, slo se utilizarn los

nmeros contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarn por alto las celdas vacas, los valores lgicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia.

Si los argumentos no contienen nmeros, MIN devuelve 0. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir

a nmeros provocan errores. Ejemplo:

En una tabla tenemos una serie de artculos de los cuales queremos solo obtener el valor mnimo del artculo, esto seria muy tedioso hacerlo de forma manual y ms aun si son numerosos valores as que con la funcin MIN simplificamos esta tarea

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y ahorramos tiempo para realizar otras tareas, veamos la solucin de este ejemplo mediante la siguiente imagen:

Como se aprecia en la imagen el resultado para cada artculo solo es el valor mnimo de la fila seleccionada.

FUNCIN MXIMO

MAX: Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores. La funcin MAX la podemos hallar dentro de las funciones Estadsticas como se aprecia en la imagen:

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Nmero1, nmero2 son de 1 a 255 nmeros de los que desea encontrar el valor mximo.

A considerar

Los argumentos pueden ser nmeros, o nombres, matrices o referencias

que contengan nmeros.

Se tienen en cuenta los valores lgicos y las representaciones textuales de

nmeros escritos directamente en la lista de argumentos.

Si el argumento es una matriz o una referencia, slo se utilizarn los

nmeros contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarn por alto las celdas vacas, los valores lgicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia.

Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir

a nmeros provocan errores. Ejemplo: En una tabla tenemos una serie de artculos de los cuales queremos solo obtener el valor mximo del artculo, esto seria muy pesado hacerlo de forma manual y ms aun si son numerosos valores y a travs de la funcin MAX podemos facilitar en gran manera esta tarea, veamos la solucin de este ejemplo mediante la siguiente imagen:

Manuel Lugo Snchez

Como se aprecia en la imagen el resultado para cada artculo solo es el valor mximo de la fila seleccionada. No dudes en poner en prctica estas funciones ya que con ellas obtendrs ahorrar tiempo que puedes invertir en otras actividades. Les dejamos anexos los archivos con los que preparamos este artculo, en versiones para Excel 2007 y Excel 2003, para que puedan aplicar sus propias prcticas ensayando con los datos de los mismos o aplicando sus propios datos.