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Metodologa de Digitalizacin de Documentos

Fecha: 16/06/2008

Referencia: Metodologa de Digitalizacin de Documentos_v1.3

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Ttulo de documento: Metodologa de Digitalizacin de Documentos

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Cdigo: Metodologa de Digitalizacin de Documentos Versin: 1.3 Fecha: 03/11/2008 Resumen de cambios:

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Ampliacin de conceptos y aclaraciones de las fases. Nuevo apartado Aproximacin a la digitalizacin

Control de difusin
Responsable: Antxon Larraaga Uyarra Aprobado por: Antxon Larraaga Uyarra Firma: Distribucin: Fecha:

Referencias de archivo
Autor: Beatriz Lampreabe Martnez

Nombre archivo: Metodologa de Digitalizacin de Documentos_1.3.doc Localizacin: SharePoint Proyectos III

Contenido
Captulo/seccin Pgina

1 2 3 4 5 6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9

Contexto Objetivos Alcance Conceptos bsicos Aproximacin a la Digitalizacin de documentos Fases del Proceso de Digitalizacin de documentos Identificacin de la documentacin a digitalizar Clasificacin Recogida, Transporte y Recepcin* (Opcional) Preparacin Digitalizacin Reconocimiento de datos Indexacin Control de calidad Firma del documento* (Opcional)

6 7 8 9 12 13 15 15 16 16 16 17 19 20 20 21 21 22 24

6.10 Carga de datos en el Archivo Digital 6.11 Archivo, Devolucin o Expurgo de la documentacin 7 8 Recomendaciones Tcnicas Generales Centro de Servicios Documentales

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Mapa de Agentes Anexos

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10.1 Ejemplo de Informe de Estadsticas: Digitalizacin de recetas 10.2 Ejemplo de Acuerdo de Confidencialidad

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Contexto

La digitalizacin de documentos es un proceso tecnolgico que permite, mediante la aplicacin de tcnicas fotoelctricas o de escner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital.

Actualmente existe una Metodologa de Digitalizacin de Servicios elaborada por la DOMA (Direccin de la Oficina para la Modernizacin Administrativa) cuyo objetivo es posibilitar la prestacin de servicios por medios telemticos con el fin de mejorar la relacin entre la ciudadana y la Administracin. La implantacin de esta metodologa se est llevando a cabo de forma paulatina, por lo que a da de hoy existen procesos que no estn integrados con la tramitacin telemtica, es decir, que gestionan documentacin en papel. Dentro de este contexto nace la metodologa de digitalizacin de documentos, para facilitar la automatizacin de los procesos de captura y la integracin de los sistemas de informacin. As mismo, gracias a la digitalizacin de documentos se permitir fomentar la utilizacin del Archivo Digital, como repositorio nico de documentos electrnicos del Gobierno Vasco.

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Objetivos

Los objetivos de definicin de la Metodologa de Digitalizacin de Documentos para el Gobierno Vasco son los siguientes: Unificar y estandarizar los procesos de digitalizacin que se llevan a cabo dentro del Gobierno Vasco. Facilitar y automatizar los procesos de captura, reduciendo al mximo el tiempo de operacin. Garantizar la calidad del proceso de digitalizacin. Es un objetivo claro de esta metodologa el asegurar que el proceso de digitalizacin se realiza con un alto nivel de calidad. Facilitar la integracin con el Archivo Digital. El proceso de digitalizacin descrito dentro de la metodologa de digitalizacin tendr en consideracin la carga de los documentos digitalizados en el Archivo Digital del Gobierno Vasco, teniendo en cuenta todos los requisitos definidos por ste para su almacenamiento. Cumplir con la normativa existente. Para ello se tendrn en cuenta, entre otros: Los principios dictados en la Ley 11/2007 de acceso electrnico: principios de accesibilidad, de interoperabilidad, de simplificacin administrativa (por el cual se reduzcan de manera sustancial los tiempos y plazos de los procedimientos administrativos), etc. Y el Decreto 232/2007 de medios, poniendo especial atencin al Artculo 36: Copia electrnica de documentos originales en papel y al Artculo 37: Compulsa electrnica de documentos originales en papel. Fomentar el uso de la digitalizacin para impulsar la implantacin de la e-Administracin Vasca. Encaminar al Gobierno Vasco hacia la obtencin de todos los beneficios que la digitalizacin proporciona (accesibilidad y explotacin de la informacin, reduccin de costes y tiempo, optimizacin de los recursos, reduccin del traslado del papel, evitar la manipulacin indebida de la documentacin, minimizar el deterioro del papel, etc.).

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Alcance

La digitalizacin de documentos tiene impacto en cuatro mbitos simultneamente: Proceso: adecuacin de los procesos de tratamiento de la documentacin para incluir las tareas de digitalizacin. Normativa: para la implantacin de la Metodologa de Digitalizacin de Documentos es necesaria la adaptacin de la normativa existente para incluir los procesos de digitalizacin dentro de la misma. Soporte tcnico: se deben habilitar las herramientas necesarias (hardware y software) para la realizacin de la digitalizacin de documentos. Cultura de la organizacin: es necesaria la comunicacin y difusin del cambio que supone la incorporacin de la digitalizacin de documentos en los procesos a la vez que la creacin de nuevos roles, tareas y responsabilidades.

Para conseguir sus objetivos la Metodologa de Digitalizacin de documentos define: Conceptos bsicos sobre digitalizacin de documentos Aproximacin a la digitalizacin de documentos Fases del proceso de digitalizacin de documentos Recomendaciones tcnicas generales Centro de Servicios Documentales Un mapa de agentes implicados en la digitalizacin de los documentos

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Conceptos bsicos

A continuacin se definen conceptos bsicos relacionados con la Metodologa de Digitalizacin de Documentos:

Archivo Digital: El Archivo Digital es un sistema de gestin de documentos electrnicos y sus metadatos, guardados con criterios de archivo, y gestionables mediante unos servicios web. El Archivo digital dar servicio a todos los Sistemas de Informacin del Gobierno Vasco que requieran funcionalidades de gestin documental, tanto si estos sistemas derivan de la tramitacin como de otros procesos de gestin que no estn originados en un procedimiento administrativo. Compulsa electrnica de documentos originales en papel: Segn el artculo 37 del Decreto 232/2007 (de medios electrnicos), imgenes electrnicas de los documentos aportados por la ciudadana, con su misma validez y eficacia, a travs de procesos de digitalizacin que garanticen su autenticidad, integridad y la conservacin del documento imagen, de lo que se dejar constancia. Los documentos obtenidos debern firmarse electrnicamente por el funcionario o autoridad que realice la compulsa, mediante los sistemas de firma electrnica previstos en este Decreto para la actuacin administrativa. mbito: documentos generados por terceros (Ciudadana, etc.). Copia autntica: Segn el artculo 36 del Decreto 232/2007 (de medios electrnicos), sobre copia electrnica de documentos originales en papel, Las copias realizadas por las entidades incluidas en el mbito de aplicacin de este Decreto, utilizando medios electrnicos, de documentos emitidos originalmente por dichas entidades en soporte papel tendrn la consideracin de copias autnticas, siempre que se haya comprobado su autenticidad y se aada la firma electrnica del rgano que hubiera emitido el documento original. mbito: documentos generados por la Administracin. Copia digitalizada: copia electrnica de documentos originales en papel, en la que no se garantiza su autenticidad ni que se encuentra firmada electrnicamente por el rgano que hubiera emitido el documento original. Datos significativos: son aquellos datos sobre los que se va a realizar tratamiento informtico y que se correspondern con los metadatos a incorporar al Archivo Digital y/o con los datos de negocio que maneja el sistema de informacin correspondiente. dokusi: DOkumentu KUdeaketa Sistema Integrala, Sistema Integral de Gestin Documental. Siguiendo las directrices del Modelo de Gestin Documental se ha implantado en el Gobierno Vasco un Sistema Integral de Gestin Documental. El elemento principal de dokusi es el Archivo Digital. Digitalizacin de documentos: tambin conocido como escaneo o captura de documentos. Es el proceso tecnolgico que permite, mediante la aplicacin de tcnicas fotoelctricas o de escner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital. Digitalizacin certificada: Segn el artculo 7.2 de la Orden EHA/962/2007 de 10 de abril, se entiende por digitalizacin certificada el proceso tecnolgico que permite, mediante la aplicacin de tcnicas fotoelctricas o de escner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estndares de uso comn y con un nivel de resolucin que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Escner: Perifrico que permite convertir un texto o una imagen en un conjunto de datos en formato electrnico. Existen diferentes clasificaciones para los escneres pero una de las ms comunes la que divide los escneres en tres grandes grupos: escneres de sobremesa, multifuncionales y escneres de alta

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produccin. Dentro de cada grupo hay gran cantidad de marcas y modelos, cada una con caractersticas y prestaciones especficas. Por ejemplo: facilidad de uso, opcin de obtener un nico fichero multipgina de un conjunto de pginas escaneadas, formatos del fichero de salida (PDF/A,), facilidad de integracin con otros sistemas, utilizacin o no de estndares, resolucin soportada, etc. FSD: Framework de servicios documentales. Es el conjunto de servicios mediante los cuales se puede utilizar las funcionalidades documentales que el Archivo Digital ofrece a todos los Sistemas de Informacin. Gua de Uso de Archivo Digital: documento que describe el funcionamiento y caractersticas tcnicas del Archivo Digital, as como las actividades para su integracin con otros sistemas de informacin. Hoja identificativa: hoja separadora que se genera por cada documento y que contiene los datos significativos del mismo. Hoja identificativa con cdigo de barras: hoja separadora que se genera por cada documento y que contiene los datos significativos del mismo, de manera visual y a su vez codificados en un cdigo de barras. ICR: tecnologa para convertir imgenes de caracteres en letra manuscrita, en caracteres capaces de ser interpretados o reconocidos por un ordenador. Metadatos: datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestin a lo largo del tiempo. Metodologa de Digitalizacin de Servicios: definida por la DOMA, tiene por objeto servir de gua en las diferentes fases del proceso de digitalizacin de los servicios, a fin de garantizar que se contemplan todos los aspectos de importancia y que se acometan de forma ordenada todas las actuaciones necesarias. OCR: tecnologa para convertir imgenes de caracteres en letra de mquina, en caracteres capaces de ser interpretados o reconocidos por un ordenador. PDF/A: (ISO 19005): se basa en la referencia de formato PDF de nivel 1.4 hecha por Adobe y que tiene como objetivo preservar y conservar la apariencia visual esttica de los documentos electrnicos a lo largo del tiempo. Las herramientas que a da de hoy estn disponibles para generar PDF/A son: Adobe Acrobat 8.0 professional, Open Office 3.0, Office 2007, escneres que incluyen software para permitir el formato de salida PDF/A y servidor de transformaciones avanzado de Documentum, que ser integrado en el Archivo Digital. Profundidad de bits: La profundidad de bits es determinada por la cantidad de bits utilizados para definir cada pxel. Cuanto mayor sea la profundidad de bits, tanto mayor ser la cantidad de tonos (escala de grises o color) que puedan ser representados. Las imgenes digitales se pueden producir en blanco y negro (en forma bitonal), a escala de grises o a color. Tipo documental: Unidad documental bsica, que preserva unas caractersticas estructurales similares derivadas del ejercicio de una misma funcin y producida por un determinado rgano o unidad en el desarrollo de una competencia concreta que viene regulada por una norma de procedimiento. Resolucin: La resolucin es la capacidad de distinguir los detalles espaciales finos. Por lo general, la frecuencia espacial a la cual se realiza la muestra de una imagen digital (la frecuencia de muestreo) es un buen indicador de la resolucin. Generalmente, pero dentro de ciertos lmites, el aumento de la frecuencia de muestreo tambin ayuda a aumentar la resolucin. Serie documental: conjunto de documentos o expedientes producidos en el desarrollo de una funcin o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento. AKS/SGA (Sistema de Gestin de Archivo): Es el sistema que gestiona la conservacin y el acceso a la informacin a lo largo del tiempo. El AKS/SGA automatiza los procesos de Archivo, para lo que facilita un Framework de Servicios de Archivo.

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Software de captura o digitalizacin: permite la digitalizacin de documentos en soporte papel, controlando los dispositivos de escaneo. Los softwares avanzados proporcionan adems funcionalidades como la extraccin automtica de datos de los documentos y el reconocimiento inteligente, mdulos para el Control de Calidad, herramientas para la exportacin los documentos, etc.

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Aproximacin a la Digitalizacin de documentos


Cuando un departamento se plantea digitalizar documentos, estos son, a modo de resumen, los aspectos fundamentales que debe tener en cuenta:

Seleccionar la documentacin a digitalizar y establecer el alcance de digitalizacin (decidir si todos los documentos van a ser digitalizados o no, finalidad de los documentos digitalizados, soporte del documento a digitalizar (tipo de papel, tamao del mismo), etc.).

Evaluar cundo y dnde se va a realizar la digitalizacin en base a criterios como el tipo de documentos y la necesidad de uso y acceso a los mismos.

Identificar si la captura de los documentos se realizar de forma unitaria (uno a uno) o de forma masiva (por lotes). Este es un aspecto clave, ya que condicionar notablemente el proceso de digitalizacin de documentos.

Indicar si la carga de documentos en el Archivo Digital se realizar de forma unitaria (uno a uno) o de forma masiva (por lotes). Este aspecto condicionar la integracin con el Archivo Digital.

Asimilar cada una de las actividades implcitas en las distintas fases del proceso de digitalizacin (ver apartado Fases del Proceso de Digitalizacin de documentos).

Decidir si va a externalizarse el servicio de digitalizacin y en ese caso, exigir a la empresa adjudicada que cuente con todos los aspectos de seguridad que permitan preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la informacin.

Establecer un programa de control de calidad, donde se definan en detalle todos los pasos para la comprobacin de que la digitalizacin es correcta as como los requisitos mnimos que deben cumplir las imgenes digitalizadas.

Determinar cmo se va a gestionar la documentacin original en papel tras la finalizacin del proceso de digitalizacin.

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Fases del Proceso de Digitalizacin de documentos

Todo proceso completo de digitalizacin, independientemente de las caractersticas especficas del mismo, de dnde se realice, de cmo se realice y de quienes sean las personas encargadas de llevarlo a cabo, cuenta con un conjunto de etapas claramente diferenciadas, con el fin de garantizar el xito del mismo. Estas fases se enumeran a continuacin: 1. Identificacin. 2. Clasificacin. 3. Recogida, Transporte y Recepcin* (fase opcional). 4. Preparacin 5. Digitalizacin o captura. 6. Reconocimiento de datos. 7. Indexacin. 8. Control de Calidad. 9. Firma* (fase opcional). 10. Carga al Archivo Digital. 11. Devolucin, Archivo o Expurgo.

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Grficamente se pueden representar de la siguiente manera:

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6.1

Identificacin de la documentacin a digitalizar

Cada departamento del Gobierno Vasco deber identificar la documentacin que desea digitalizar, ya que el tipo de documentacin a digitalizar es clave y determinante para el proceso de digitalizacin completo. Las tareas a realizar en la fase de identificacin de la documentacin a digitalizar son: Seleccionar la documentacin a digitalizar y establecer el alcance de digitalizacin. En la digitalizacin de todos los documentos que forman parte de un expediente o una serie, decidir si todos los documentos van a ser digitalizados o no. Indicar la finalidad de los documentos a digitalizar: copia digitalizada, copia autntica o compulsa. Identificar el soporte del documento a digitalizar (tipo de papel, tamao del mismo: A4, A3). Establecer la relacin entre los documentos y la tipologa y serie documentales del Archivo Digital. Determinar cundo y dnde se va a realizar la digitalizacin en base a criterios como el tipo de documentos y la necesidad de uso y acceso a los mismos.

6.2

Clasificacin

Cada departamento del Gobierno Vasco deber clasificar y ordenar los documentos antes de proceder a su captura, no slo para garantizar el xito de la digitalizacin sino para facilitar las fases posteriores de la misma. Esto es, el modo de clasificacin determinar las siguientes fases del proceso de digitalizacin. La tarea a realizar en la fase de Clasificacin es: Identificar si la captura de los documentos se realizar de forma unitaria (uno a uno) o de forma masiva (por lotes): a) b) En el caso de captura unitaria bastar con realizar la ordenacin de los documentos. En el caso de captura de forma masiva se deber seleccionar el mecanismo de clasificacin, adems de la ordenacin unitaria de cada uno de los documentos. El mecanismo de clasificacin ms usual es la generacin de hojas identificativas con cdigos de barras, es decir, por cada documento la creacin de una hoja separadora que contenga los datos significativos del mismo. Los datos significativos son aquellos sobre los que se va a realizar tratamiento informtico y que se correspondern con los metadatos a incorporar al Archivo Digital y/o con los datos de negocio que maneja el sistema de informacin correspondiente. Est informacin adems estar codificada en un cdigo de barras, incluido en la hoja identificativa y que podr ser interpretado en fases posteriores de digitalizacin (ver fase de Reconocimiento de datos).

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dokusi proporcionar una utilidad para la generacin de las mencionadas hojas identificativas con cdigos de barras.

6.3

Recogida, Transporte y Recepcin* (Opcional)

Si el departamento del Gobierno Vasco decide ejecutar las siguientes fases del proceso de digitalizacin en un centro de digitalizacin, ya sea gestionado por la Administracin o por una empresa externa, se requiere la Recogida, el Transporte y la Recepcin de la documentacin antes de la siguiente fase. Esta etapa es opcional.

6.4

Preparacin

En esta fase se prepara la documentacin a capturar, revisando uno a uno los documentos, deshacindose de cualquier elemento que impida la gil captura de las mismas o que puedan entorpecer o imposibilitar el proceso de digitalizacin.

Las tareas ms significativas a realizar en la fase de Preparacin son: Quitar las grapas entre documentos, eliminar clips, despegar las pegatinas, etc Separar documentos con varias pginas unidas. Girar las pginas que se encuentren invertidas. Revisin de los documentos no estndar (sobres, etc.).

6.5

Digitalizacin

La fase de digitalizacin, tambin conocida como de captura o escaneo, es en la que se obtiene la imagen digital del documento original en soporte papel. Esta fase variar significativamente si los documentos se capturan uno a uno o si cada lote preparado se sita en la bandeja del escner para proceder a la captura de todo el conjunto de los documentos que componen el lote. Esta fase tiene una ndole tcnico importante (ver apartado Recomendaciones Tcnicas Generales), por lo que es necesario realizar durante la misma las siguientes tareas: Definir el formato del fichero que contiene la imagen digitalizada del documento original en papel. Para la carga de un documento en el Archivo Digital es recomendable que el formato final del mismo sea un PDF/A (con una o varias pginas). Establecer los parmetros de digitalizacin (resolucin, profundidad de bits, etc.).

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Garantizar el equilibrio entre una calidad visual aceptable para el usuario y el tamao del fichero. Decidir si se va a crear un nico fichero (con una o varias pginas) por cada documento original o varios ficheros (una por cada pgina). Para la carga de un documento en el Archivo Digital es necesario que se cree un nico fichero final (con una o varias pginas) por cada documento original a almacenar en el Archivo Digital, por lo que se recomienda que siempre que el software de digitalizacin proporcione esta opcin se haga uso de ella.

6.6

Reconocimiento de datos

La fase de Reconocimiento de datos est indiscutiblemente relacionada con la de digitalizacin (fase anterior) y en muchos casos se realiza simultneamente en el tiempo. El objetivo de la misma es la extraccin de la informacin relevante contenida en el propio documento, con el fin de facilitar su tratamiento posterior. Esta informacin constituir algunos de los metadatos a incorporar al Archivo Digital y/o los datos de negocio manejados por el Sistema de Informacin correspondiente. La tarea a realizar en la fase de Reconocimiento de datos es: Seleccionar el tipo de reconocimiento que va a llevarse a cabo. Existen dos tipos de reconocimiento de datos: a) Reconocimiento manual. Es el caso ms sencillo. Una vez digitalizado el documento se teclean los datos significativos que identifican al documento en la aplicacin de gestin correspondiente.

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La primera imagen representa el documento original en papel. En la segunda imagen se escanea el documento para obtener nicamente su imagen digital. Los datos significativos del documento son introducidos manualmente en el sistema de informacin pertinente. b) Reconocimiento automtico. En este tipo de reconocimiento se harn uso de tcnicas para la extraccin automatizada de los datos significativos del documento. Existen diferentes tcnicas para llevar a cabo un reconocimiento automtico: b1) Utilizacin de OCR: La tecnologa OCR proporciona la habilidad de convertir imgenes de caracteres en letra de mquina, en caracteres capaces de ser interpretados o reconocidos por un ordenador.

La primera imagen representa el documento original en papel. En la segunda imagen se escanea el documento para obtener su imagen digital y a su vez se aplica una tcnica de reconocimiento de caracteres para extraer de forma automtica los datos significativos del mismo.

b2) Utilizacin de ICR: La tecnologa ICR proporciona la habilidad de convertir caracteres en letra manuscrita (no cursiva) en caracteres capaces de ser interpretados o reconocidos por un ordenador. Esta opcin es similar a la anterior. b3) Reconocimiento de cdigo de barras asociado al documento. En el caso de que se hayan generado hojas identificativas durante la fase de Clasificacin, con el objeto de clasificar la documentacin, se proceder al reconocimiento de los datos identificativos contenidos en las mismas. Grficamente podra representarse de la siguiente manera:

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La primera imagen representa la generacin de la hoja identificativa que adems de los datos significativos del documento impresos de manera legible y visible, incluye un cdigo de barras, que representa la informacin de esos datos. En la segunda imagen se escanea el cdigo de barras para extraer los campos significativos del documento as como el propio documento para obtener nicamente su imagen digital. En el caso de que el cdigo de barras (generado en la fase de Clasificacin), adems de los datos relevantes del documento, incluya todos los metadatos necesarios para su incorporacin al Archivo Digital, ya se dispone de toda la informacin necesaria para la siguiente fase.

6.7

Indexacin

En esta fase de Indexacin se rene toda la informacin identificativa de los documentos (muy relacionada con la fase de Clasificacin y con el resultado obtenido en la fase de Reconocimiento de datos) junto con la informacin necesaria para su incorporacin al Archivo Digital (como pueden ser, entre otros, el tipo documental y serie). Es decir, en esta etapa se debe obtener toda la informacin necesaria para la carga de la documentacin en el Archivo Digital, alguna implcita en el documento (por ejemplo nmero de expediente, fecha del documento, nmero de registro), otra explcita (por ejemplo tipo documental, serie). Toda esta informacin es necesaria para la fase de Carga de datos en el Archivo Digital y es relevante para la identificacin del documento y sus futuras consultas. Las tareas a realizar en la fase de Indexacin son: Reunir la informacin identificativa de los documentos: a) En el caso de que no se hayan obtenido todos estos datos de forma automtica en la fase de Reconocimiento de datos, se deber disponer de una interfaz para que se puedan introducir manualmente. b) En el caso de que se hayan obtenido todos estos datos de forma automtica en la fase de Reconocimiento de datos, no ser necesaria ninguna intervencin manual. Asegurar que se ha generado un nico fichero a almacenar en el Archivo Digital por cada documento original, ya sea de una o varias pginas. En caso de que en la fase de digitalizacin se haya decidido generar un documento por cada pgina, deber ejecutarse un proceso desarrollado para convertir todos los documentos correspondientes a cada pgina en un nico documento multipgina en formato PDF/A. dokusi proporcionar esta utilidad. Garantizar que el formato del fichero que contiene la imagen digital es PDF/A. En caso de que en la fase de digitalizacin se haya decidido generar un documento multipgina en un formato diferente a PDF/A, deber

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ejecutarse un proceso desarrollado para convertir el documento multipgina original a un documento multipgina en formato PDF/A. dokusi proporcionar esta utilidad.

6.8

Control de calidad

El control de calidad consiste en verificar que tanto la imagen digital como los datos significativos obtenidos en el proceso de digitalizacin son fieles al documento original en papel y cumplen con unos requisitos mnimos de calidad. El mismo abarca procedimientos y tcnicas para verificar la calidad, precisin y consistencia de los productos digitales. Si durante esta fase se determinara que la digitalizacin no ha sido correcta (por ejemplo, que el documento no es legible o no presenta la calidad mnima suficiente) se realizar una nueva captura.

Las tareas ms significativas a realizar en la fase de Control de Calidad son: Establecer un programa de control de calidad, donde se definan en detalle todos los pasos para la comprobacin de que la digitalizacin es correcta as como los requisitos mnimos que deben cumplir las imgenes digitalizadas. Definir el alcance del control de calidad. Determinar si se inspeccionarn todas las imgenes, o solamente un subconjunto de prueba. Determinar si el control de calidad se va a realizar de forma manual (visual), de forma automtica (software especfico para ello, comprobaciones de pginas en blanco y pginas muy oscuras en base al tamao del fichero, etc.) o de forma mixta (primer filtro de forma automtica y un segundo filtro de forma visual). Indicar las condiciones por las que se determina realizar una nueva digitalizacin del documento. Realizar seguimiento de digitalizacin. Para realizar el seguimiento de forma exhaustiva debern generarse informes de seguimiento de incidencias y estadsticas de digitalizacin (ver Anexo: Ejemplo de Informe de Estadsticas). En ellos se indicarn aspectos como nmero de documentos digitalizados, nmero de documentos con incidencias (por ejemplo, cuyo cdigo de barras de la hoja identificativa se presentaba roto o manchado, que no han podido cargarse en el Archivo Digital), nmero de documentos redigitalizados,... Adems se incluirn validaciones especficas del negocio como nmero de documentos repetidos (en base a algn dato considerado clave), nmero de documentos medios por expediente, nmero de documentos por procedimiento, etc.

6.9

Firma del documento* (Opcional)

Con el fin de dar una validez legal al proceso de digitalizacin y de cumplir con la normativa existente en temas como la compulsa o las creaciones de copias autnticas de documentos originales en papel, puede aparecer la necesidad de firmar los documentos resultantes de la digitalizacin. La tarea a realizar en la fase de Firma es:

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Decidir si los documentos van a firmarse, si se va a llevar a cabo con una firma de servidor (software) o con una firma cliente (tarjeta). Lo ms habitual es que: a) En caso de contar con un nmero reducido de documentos digitalizados se haga uso de la firma de cliente. b) En caso de contar con un nmero elevado de documentos digitalizados se haga uso de la firma de servidor.

6.10

Carga de datos en el Archivo Digital

Una vez que se dispone de todos los metadatos necesarios para cargar el documento (datos reunidos en la fase de Indexacin) y el propio fichero que contiene la imagen digital del mismo, se puede proceder a la carga de toda esta informacin en el Archivo Digital. Se debe tener en cuenta que: a) En el caso de realizar todo el proceso completo de digitalizacin para un cada documento, la carga en el Archivo Digital ser realizada por la aplicacin de negocio, la cual se encontrar a su vez integrada con el software de captura. Dicha aplicacin de negocio se comunicar con el Archivo Digital, haciendo uso de su framework de servicios documentales (FSD). b) En caso de captura masiva ser el software de digitalizacin el que o bien se encuentre integrado con el Archivo Digital para realizar directamente su almacenamiento o bien genere, en un soporte de almacenamiento (por ejemplo DVD), la informacin necesaria para su incorporacin al Archivo Digital, cumpliendo con la estructura adecuada para el mismo. As mismo, si se llega a esta fase con un conjunto de documentos digitalizados, sin que el software de captura se encuentre integrado con el Archivo Digital, se deber generar igualmente la estructura adecuada para su almacenamiento masivo. En todos estos casos se har uso del proceso de carga masiva que proporciona el Archivo Digital para el almacenamiento de un lote de documentos, cuya estructura se encuentra definida en la Gua de Uso del Archivo Digital. 6.11 Archivo, Devolucin o Expurgo de la documentacin

Terminado el tratamiento de digitalizacin y la carga en el Archivo Digital se llega a esta fase final del proceso completo de digitalizacin donde la documentacin en papel tiene que ser archivada, devuelta o expurgada, segn corresponda en cada caso. Las tareas ms significativas a realizar en esta fase son: Determinar cmo se va a gestionar la documentacin original en papel tras la finalizacin del proceso de digitalizacin (Archivo, Devolucin o Expurgo). Llevar a cabo las acciones necesarias para su Archivo, Devolucin o Expurgo.

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Recomendaciones Tcnicas Generales

Independiente del escenario en que lleve a cabo la digitalizacin y con el objetivo de cumplir con todos los requisitos de digitalizacin de esta metodologa se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones: El Estudio de formatos de documentos electrnicos del dokusi recomienda utilizar el formato de conservacin a largo plazo, es decir PDF/A, para realizar las copias electrnicas de documentos originales en papel. As, el PDF/A ser el formato final de la imagen digital a almacenar en el Archivo Digital, sin que esto limite el uso de otros formatos intermedios. dokusi proporcionar una utilidad para la conversin de un documento multipgina en un formato diferente a PDF/A a un documento multipgina en formato PDF/A.

Se deben tener en cuenta los principios establecidos por el Archivo Digital, que son los que se detallan a continuacin: La serie documental y la tipologa documental son datos obligatorios para que un documento en el Archivo Digital sea almacenado. Es necesario, por lo tanto, conocer la tipologa documental definida por la DOMA y las series documentales asociadas a los documentos que van a incorporarse al Archivo Digital, definidas por el Archivo General. El procedimiento administrativo, si procede, es un dato que deber indicarse al Archivo Digital (metadato ejgv_procedimiento). ste ser proporcionado por la DOMA. Se deber crear un nico fichero a almacenar en el Archivo Digital por cada documento original, ya sea de una o varias pginas. Es decir, si se ha digitalizado un documento que tiene 10 pginas se crear un nico fichero electrnico, en formato PDF/A con paginacin, que contendr internamente las 10 pginas. Este requisito est en lnea con la definicin de imagen fiel e ntegra, en el artculo tercero de la Resolucin de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, que dicta: Se entender por imagen un nico fichero digital distinto para cada factura, ya sea de una o varias pginas dokusi proporcionar utilidades para facilitar que se genere por cada documento papel original un nico fichero multipgina en formato PDF/A. El Archivo Digital proporciona un Proceso de Importacin Masiva que permite el almacenamiento masivo de documentos de diferentes aplicaciones en el Archivo Digital. Este proceso tiene como objetivo facilitar la migracin de gran volumen de documentos de un Sistema de Informacin al Archivo Digital. El Proceso de Importacin Masiva tiene definido una interfaz que recibe como parmetro de entrada un fichero XML con la informacin estructurada para almacenar en el Archivo Digital.

Resolucin y Profundidad de bits: Elegir una resolucin que sea suficiente para capturar los ms sutiles detalles requeridos por el grupo de documentos originales que se van a escanear. Se deber comprobar que la resolucin no limitar el uso que se pretende conseguir para las imgenes digitales. Adems, se debe establecer la resolucin en el nivel elegido para todo el conjunto de documentos originales con el objetivo de evitar la revisin de documento por documento. Elegir una profundidad de bit que est en consonancia con las caractersticas de los documentos originales y con el nivel necesario para transferir el contenido informativo: escaneo binario para

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documentos textuales que consistan en imgenes en negro sobre papel blanco; escaneo en escala de grises (8 bits) para documentos que contengan informacin significativa en escala de grises (incluidas las anotaciones a lpiz en el texto) y para materiales fotogrficos; escaneo en color para documentos que contengan informacin en color, especialmente cuando se necesiten copias facsmiles de gran calidad.
a)

Para la digitalizacin de documentacin general, se recomienda la utilizacin de una resolucin mnima de 300 ppp. y en una escala de 256 gamas de grises. Para la digitalizacin de documentacin histrica, se recomienda la utilizacin de una resolucin mnima de 400 ppp. y en una escala de 256 gamas de grises.

b)

Llevar a cabo un equilibrio entre una calidad visual aceptable para el usuario y el tamao del fichero de modo que el ordenador pueda acceder al mismo en un tiempo aceptable.

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Centro de Servicios Documentales

Si se decide llevar a cabo la digitalizacin en un Centro de Servicios Documentales es recomendable que la empresa adjudicada cuente con los aspectos de seguridad que permitan preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la informacin y por lo tanto, proporcione las siguientes caractersticas:

Cumplimiento del Cdigo de buenas prcticas para la Gestin de la Seguridad de la Informacin, idntico a la Norma Internacional ISO/IEC 17799:2000.

Normas y medidas de seguridad exigibles que minimizan los siguientes riesgos: Robo. Incendio. Exposicin a daos por agua. Riesgos elctricos. Radiaciones electromagnticas. Riesgos por desastres naturales.

Disponer de un sistema de seguridad fsica con las siguientes medidas para autorizados, daos e interferencias contra los locales:

Barreras fsicas Puerta de entrada al recinto nica y controlada por seguridad. Entrada al edificio controlada por seguridad. Entrada de transportes a la zona de almacn diferenciada del resto. Almacn aislado y cerrado con un nico acceso desde el rea de tratamiento. Centro de tratamiento propiamente dicho, cerrado y aislado del resto de dependencias. Circuito cerrado de cmaras de seguridad fuera y dentro del edificio.

Sistema de seguridad coordinado y supervisado por la empresa de seguridad externa. Alarmas. reas aisladas de carga y descarga. Control de acceso del personal y visitantes a las instalaciones.

Proporcionar normas y procedimientos para la proteccin adecuada sobre todos los activos del centro, la informacin fsica (documentos), la informacin digital (informacin almacenada) y los medios de produccin:

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Albaranes de entrada/salida. Cualquier movimiento de documentos entre las instalaciones del cliente y el centro de digitalizacin debera estar controlado, previa notificacin, mediante un inventario de cajas expresado en el albarn asociado a cada transporte, por duplicado y firmado por ambas partes. Gestin de almacn. Para controlar todas las operaciones de entrada, salida, localizacin, espacio disponible, reubicacin,... de los documentos. Aplicacin de trazabilidad de la documentacin, para conocer la ubicacin exacta de los documentos en todo momento.

Contar con medidas para reducir los riesgos de errores humanos, robos, fraudes o mal uso de las instalaciones:

Establecer acuerdos de confidencialidad (ver Anexo: Ejemplo de Acuerdo de Confidencialidad) Ubicacin fsica diferente y diferenciada para cada proyecto de digitalizacin. Identificacin. Cada persona estar obligada a llevar de forma visible durante su estancia en el edificio la tarjeta de identificacin. Control de accesos a la informacin y las aplicaciones, facilitando a cada perfil el acceso a aplicaciones y datos precisos para el desempeo de su tarea de forma segura (usuarios y contraseas personalizadas). Seguimiento de accesos y usos del sistema.

Contar con medidas para reducir los riesgos de errores humanos, robos, fraudes o mal uso de las instalaciones: Cumplimiento del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el nuevo Reglamento de desarrollo de la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos de carcter personal. Este nuevo Reglamento desarrolla especficamente, y entre otras cosas, el tratamiento de los datos de carcter personal en ficheros en soporte papel. Proporcionar arquitectura y equipamiento software y hardware especfico: Servidores y puestos de produccin integrados en una red local propia, aislada de cualquier otra por cuestiones de seguridad de la informacin tratada. Servidor exclusivo para cada proyecto. Puestos de trabajo sin dispositivos activos de conexin externa (grabadores de CD, puertos USB, etc) que pudieran ser utilizados para extraer informacin del sistema. Software homologado para la digitalizacin certificada de facturas. Procesos que realizan la destruccin certificada de documentos.

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Equipos de alta produccin. Todos los medios fsicos y lgicos que componen la arquitectura del sistema debern tener un mantenimiento ante incidencias proporcionado directamente por el fabricante con un tiempo de respuesta mximo de 24 horas.

Elaborar informes de seguimiento de incidencias y estadsticas de digitalizacin.

Contar con referencias contrastadas de grandes proyectos de digitalizacin.

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Mapa de Agentes

El mapa de agentes define los rganos del Gobierno Vasco que estn involucrados en el proceso de digitalizacin de documentos y sus responsabilidades dentro de los mismos. Los agentes mencionados se enumeran a continuacin: a) El Departamento u Organismo Autnomo responsable de la documentacin a digitalizar Ser el responsable del proceso de captura y de cada una de sus fases. Por lo tanto, le corresponder: Iniciar el proceso de digitalizacin de documentos. Definir los puestos de trabajo necesarios para la ejecucin de las fases de digitalizacin. Promover el cambio organizativo y cultural necesario para la implantacin del proceso de digitalizacin. De esta manera: Llevar a cabo las acciones divulgativas sobre el proceso de digitalizacin de documentos. Organizar la formacin que se considere necesaria.

Realizar los desarrollos necesarios para la integracin de sus aplicaciones de gestin con el software de digitalizacin y /o con el Archivo Digital. Liderar el seguimiento y evaluacin del proceso de digitalizacin.

b) DIT/EJIE Definir e impulsar la Metodologa de Digitalizacin de Documentos. Participar en el anlisis, diseo, desarrollo e implantacin de los desarrollos que surjan para la implantacin de la Metodologa de Digitalizacin de Documentos. Asesorar en la integracin de los sistemas de informacin con las herramientas de digitalizacin. c) Archivo, DOMA y DAEAC Colaborar y dar soporte en las distintas etapas de digitalizacin.

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10.1

Anexos
Ejemplo de Informe de Estadsticas: Digitalizacin de recetas

A continuacin se muestra un ejemplo de un informe mensual de estadsticas de una digitalizacin masiva de recetas llevada a cabo en un Centro de Servicios Documentales. Cada mes dicho centro emite un informe de estadsticas la Colegio Oficial de Farmacuticos que contiene la informacin que se presenta a continuacin:

1.

Nmero de recetas digitalizadas, agrupadas por varios criterios:

Nm. de Recetas Recetas Osakidetza Recetas otras CCAA Total

%/total recetas dig.

Nm. de Recetas Recetas Seguridad Social Recetas otras Mutualidades Total

%/total recetas dig.

Nm. de Recetas Recetas mecanizadas Recetas manuales Total

%/total recetas dig.

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2.

Nivel de mecanizacin:

Nm. de Recetas Recetas con codificacin datos paciente Recetas sin codificacin datos paciente Total

%/total recetas dig.

Nm. de Recetas Recetas con cdigo de prescripcin Recetas sin cdigo de prescripcin Total

%/total recetas dig.

3.

Coincidencias entre medicamento prescrito y dispensado:

Nm. de Recetas Recetas con coincidencia prescrito-dispensado Recetas sin coincidencia prescrito-dispensado Total

%/total recetas dig.

4. Comparacin entre digitalizadas y recetas facturadas (dato proporcionado por el Colegio Oficial de Farmacuticos)

Nm. de Recetas Recetas digitalizadas Recetas facturadas Diferencia 2/4 Metodologa de Digitalizacin de Documentos 29/31

5.

Incidencias

5.1. Recetas cuyo cdigo de recetas no ha sido identificado:

Datos Receta

Farmacia

Causa Cdigo receta roto

Total

5.2. Recetas no identificadas en su cdigo por el Colegio Oficial de Farmacuticos:

Cdigo receta

Datos Receta

Total

5.3. Recetas duplicadas:

Cdigo receta

Farmacia

Datos Receta

Total

5.4. Recetas sin cupn precinto:

Cdigo receta

Farmacia

Datos Receta

Total

3/4

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5.5. Recetas con ms de 4 cupones precinto:

Cdigo receta

Farmacia

Datos Receta

Total

5.6. Recetas fuera de fechas:

Recetas cuya fecha de prescripcin no se encuentra dentro del mes actual.

Cdigo receta

Fecha prescripcin

Total 4/4

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10.2

Ejemplo de Acuerdo de Confidencialidad

D/D _________________________________________________, con D.N.I. __________ y adscrito/a a _________________________________________________, en relacin con la contratacin administrativa relativa al Servicio xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx por el presente documento RECONOCE:

1. Que, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 10 de la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de Diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal, en el caso de que las funciones que desarrolle o los trabajos que realice conlleven su alta como usuario del sistema informtico, adquiere el compromiso de utilizar las aplicaciones con los fines exclusivos de gestin para los que sea autorizado y est obligado a guardar el secreto profesional sobre los datos a los que tenga acceso o tenga conocimiento, siendo responsable de la custodia de los documentos fsicos y accesos a los ficheros informticos mediante su contrasea personal y el cdigo de acceso facilitado. 2. Que el incumplimiento de las obligaciones indicadas, el acceso a la informacin por usuario no autorizado, la asignacin de procesos o transacciones no necesarios para la funcin encomendada y la falta de custodia o secreto de la identificacin personal, dar lugar a la exigencia de responsabilidades en el marco de las establecidas por dicha Ley, as como a responsabilidades de cualquier otra naturaleza, incluso penales. 3. Por tanto, deber guardar el ms absoluto secreto y confidencialidad, no comentando ningn tipo de informacin a la que acceda, con terceras personas, incluso con los propios familiares u otros miembros de la citada Administracin, que no estn asignados al trabajo profesional realizado. Este compromiso de secreto profesional se entender vigente an en el supuesto de causar baja en la empresa o ser desasignado para tales trabajos. Especial atencin deber darse a no comentar con miembros del equipo de trabajo, en lugares pblicos como ascensores o restaurantes, temas relacionados con el proyecto o entidad administrativa beneficiaria de los mismos. 4. Asimismo, no har ni utilizar copias ilegales de cualquier tipo de software, titularidad de la entidad o proveedores, bajo ningn concepto, y deber guardar por tiempo indefinido la mxima reserva y no divulgar a terceros, en todo o en parte, ningn dato o informacin acerca de productos informticos, herramientas, soluciones y software bajo titularidad o propiedad de la entidad o de proveedores, o sobre el que una u otros tengan cualquier tipo de derechos de explotacin o comercializacin de uso. 5. Por ltimo, deber restituir al finalizar su asignacin a los trabajos, y en todo caso al trmino de la relacin laboral, toda la documentacin referente a los mismos tales como propuestas, informes, etc. Queda expresamente prohibida la utilizacin para fines particulares o ajenos a la finalidad de los trabajos, de cualquier material o informacin referente a los trabajos y proyectos internos o externos de la misma.

En ________ a __ de _______ de 2008

Firma:

Metodologa de Digitalizacin de Documentos

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