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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA DE LA FUERZA ARMADA

NCLEO PORTUGUESA EXTENSIN TURN

Redaccin y documentacin bsica

Autores: Jos Rivero C.I: 19.053.013. Zoraima Escobar C.I: 21.564.438. Jomarssys Castillo C.I: Dilmaris Castillo C.I: Prof: Vicente Blanco.

Turn, Noviembre de 2013

Introduccin

La redaccin siempre ha jugado un papel importante en la elaboracin de documentos hoy en da, estos textos han sido la base de los estudios para los especialistas en el campo. Tanto as, que se convierte en una materia importante para ser profundizada en las mltiples ramas que esta genera. Cabe destacar, que la redaccin tiene distintos mtodos de expresin, donde una de ella es a travs de la documentacin; que no es ms que un canal donde se plasma lo que se quiere articular. Existen reglas y normas que en el presente trabajo desarrollaremos, enfocndonos ms en La Redaccin y Documentacin Militar. Como es bien sabido, en el mbito militar tiene ciertas desviaciones de oficio, Que se quiere decir con esto?, que adems de defender nuestra soberana, los intereses de la nacin, desarrollar una postura geopoltica internacional y dems afines, tambin se encaminan los que haceres diarios mediante mtodos rutinarios de comunicacin de ndole legal. Estos mtodos pueden ser oficios, memorndum, correspondencia militar, resueltos ministeriales, informes, entre otros. Cada uno de los mencionados, necesariamente tiene que tener su metodologa y una redaccin impecable para que el ente receptor pueda entender con claridad y no se mal interprete. La fluidez de la informacin deber ser caracterstica de un profesional militar, donde este sea conciso y prctico al momento de elaborar un documento, no puede procurar tener errores a la hora de redactar, ya que a la perspectiva de superiores o subordinados, la profesionalidad quedar en prejuicios viciosos.

Es por ello, que para desarrollar cierta astucia de escritura es aconsejable la lectura y, el estudio de la gramtica espaola (ejemplo: Signos de Puntuacin y Normas de Acentuacin) para que el competente posea capacidades de hacerse entender por cualquier medio que se disponga para expresar descifrablemente lo deseado.

REDACCIN Y DOCUMENTACIN BSICA Comunicacin Es el proceso mediante el cual transmitimos y recibimos datos, ideas, opiniones y actitudes para lograr comprensin y accin. Comunicacin oral La comunicacin oral es aquella que se establece entre dos o ms personas, tiene como medio de transmisin el aire y como cdigo un idioma. Cada vez que nos comunicamos hacemos uso de un lenguaje. Pero una forma muy particular de usar el lenguaje es la comunicacin oral que corresponde al intercambio de informacin entre las personas sin hacer uso de la escritura, de signos, de gestos o seales, sino utilizando nicamente la voz para transmitir una informacin. Tcnicas de la comunicacin oral * Sencillez en el discurso. * Empleo mnimo de palabras. * Hablar en forma concisa y lgica. * Fuerza expresiva. * Considerar que el que escucha es un ser humano. Comunicacin escrita La comunicacin escrita, a diferencia de la oral, no est sometida a los conceptos de espacio y tiempo. La interaccin entre el emisor y el receptor no es inmediata e, incluso, puede llegar a no producirse nunca, aunque

aquello escrito perdure eternamente. Por otro lado, la comunicacin escrita aumenta las posibilidades expresivas y la complejidad gramatical, sintctica y lxica con respecto a la comunicacin oral. Los medios escritos ms utilizados o ms vendidos son: Los libros, revistas, peridicos y la imprenta. Ventajas de la comunicacin escrita * La Comunicacin Escrita tiene Permanencia. Con esto nos referimos a que siempre poseemos la informacin en escritos para volverla a usar. * Reflexin antes de Escribir. Podemos pensar y definir bien lo que

queremos expresar antes de escribirlo definitivamente en un documento para posteriormente Utilizarlo. * Se Registra la Informacin. * Es Fuente de Consulta. Como se entiende, esta comunicacin siempre puede tener un uso posterior como medio de informacin ya que est escrita permanentemente. Desventajas de la Comunicacin Escrita * No hay retroalimentacin Inmediata. Es clara la diferencia entre la interactividad que hay en la comunicacin escrita y verbal en cuanto a un aprendizaje inmediato. * Puede haber una Interpretacin Equivoca del Mensaje. Como no existe una persona que explique el mensaje de la informacin o su contenido en esta como en la comunicacin verbal; esta se puede prestar a otros entendimientos que no sean los propuestos.

* Baja el Nivel de Interdependencia. * Fomenta el Aislamiento. Caractersticas de la comunicacin escrita A. Claridad. Podemos hablar de la claridad como una cualidad de la comunicacin escrita que es la distincin con que percibimos las sensaciones por medio de los sentidos o las ideas y todo esto por medio de la inteligencia. Es decir, escribir con un pensamiento transparente, comprensible, directo con los conceptos bien digeridos. La claridad es la exposicin limpia, correcta, es redactar un texto entendible sin que d lugar a dudas. B. Precisin. Es la obligacin o necesidad imprescindible que fuerza a ejecutar una cosa. Determinacin, exactitud rigurosa, puntualidad, concisin. Tal vez la brevedad y precisin en la expresin de los conceptos obligndonos a emplear nicamente las palabras que sean precisas y necesarias para expresar lo que queremos, es decir, expresar nuestros pensamientos con el menor nmero de palabras bien estructuradas. C. Sntesis. En el compendio de aspectos de un texto pero no de todos sino nicamente de lo ms importante, de las parte ms esenciales. La sntesis se realiza en base a las ideas principales del texto y con nuestras propias palabras.

D. Naturalidad. Con esto nos referimos a utilizar la lengua ms usual o ms habitual. Escribir con nuestro propio vocabulario sin rebuscamientos en el modo de proceder. E. Cortesa. Tratar con atencin y respeto a la persona a la cual le redactamos, lo corts no quita la sencillez, la cortesa es parte de la educacin y por lo tanto debemos de tenerla muy en cuenta. PRINCIPIOS DE REDACCIN Redaccin La Redaccin es poner en orden, reunir. Una buena redaccin ser la que respete la construccin sintctica, la ortografa y, en definitiva, las reglas gramaticales al uso, adems de dar estilo. La redaccin requiere de coherencia y cohesin textual. Dado que el orden de las palabras dentro de una oracin puede modificar la intencin del autor, es necesario que el redactor organice en su mente las ideas que desea trasladar al papel o a la computadora. Los tres principios fundamentales A la hora de redactar un escrito es necesario seguir unas pautas fundamentales para que nuestro mensaje llegue fcilmente al lector y cumpla sus objetivos. Existen tres principios muy elementales: concisin, claridad, sencillez.

Concisin Un mensaje conciso es necesariamente breve y directo; va derecho a

la esencia de los conceptos que quiere expresar. En general, lo mejor en emplear frases cortas que no superen las 20-25 palabras, y prrafos breves que no sobrepasen seis lneas. claridad La claridad en un escrito consiste en no dejar duda alguna sobre su significado. Conseguir una comunicacin escrita clara supone atender dos niveles: * Utilizar las palabras con propiedad, evitando los trminos ambiguos. * Utilizar frases con una construccin sintctica sencilla (sujeto, verbo y complementos). sencillez Escribir con sencillez supone huir de los trminos afectados y ampulosos en favor de aquellos que definen con mayor precisin la idea principal; huir de las frases enrevesadas, con demasiadas palabras y poco conceptos. La sencillez en el lenguaje requiere prctica y dominio, y est ligada al conocimiento mismo del lenguaje. DOCUMENTACIN Y CORRESPONDENCIA MILITAR Correspondencia militar es el conjunto de comunicaciones oficiales intercambiadas entre las dependencias militares o de stas con las autoridades civiles y entidades particulares, es como la actividad relativa al intercambio de papeles, cartas, telegramas, esquemas, tarjetas, peridicos, bultos, catlogos, entre otros por lo tanto es el medio ms eficaz y legal de

establecer contactos ya que es la palabra escrita que toma diferentes formas, que facilita y legaliza la situacin surgida del contacto que se establece. Aspectos En la elaboracin de la correspondencia es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos: Material: El aspecto material trata de la claridad y color del papel, color de la tinta, limpieza, orden y disposicin general, mrgenes, espacios, letras y nitidez de la impresin, lo cual influye poderosamente en el nimo del destinatario, por lo que habr de tenerse especial esmero en que la impresin sea siempre agradable. Gramatical: Est ligado a la pureza del idioma, pues, mientras ms apropiada sea la terminologa, ms fluidez habr en la expresin; la composicin ser ms fcil de entender y se mantendr la unidad en el escrito. Moral: Hay una serie de detalles que no deben olvidarse y que ataen los sentimientos humanos y provocan afecto, cario, amistad, cordialidad, gratitud, alegra, simpata, u odio (ningn odio es bueno), rencor, miedo, ira y antipata, todo lo cual induce a pensar en la cortesa, decencia y diplomacia como cualidades importantes. CLASIFICACIN DE LAS CORRESPONDENCIAS Se pueden clasificar atendiendo a las siguientes razones: Por el destino Pueden ser pblicas y privadas.

o Pblica Dirigida a informar al pblico en general, como son los emitidos, comunicados, aclaratorias, avisos, ttulos y diplomas. Los medios ms usados son los diarios, revistas, volantes, afiches, radio, televisin, entre otros. o Privada Dirigida a una persona, familia, entidad, etc., para su exclusivo conocimiento. Hay casos en que la privada puede llegar a ser pblica, segn el destino que posteriormente se le d; lo que quiere decir, que la clasificacin expuesta no es rgida. La privada, de acuerdo a su finalidad, se clasifica en: Particular, oficial y comercial. Particular o Personal: Trata asuntos entre parientes y amigos o entre una persona particulares y una oficina pblica .Se divide en particular, familiar y social; que corresponden a comunicaciones por razones de amistad, relaciones entre parientes y por razones de urbanidad e informacin social, respectivamente. Oficial: Es la que se cruzan entre s las diversas oficinas pblicas, relacionadas con la funcin pblica. Dentro de la correspondencia oficial se encuentra la diplomtica (correspondencia entre gobiernos). Comercial: Es la correspondencia que se cruzan entre s los comerciantes para sus negocios. Por su tramitacin o modo de envo:

De entrega personal o a la mano: Se utiliza al mensajero como medio de envo. Telegrfica: Se utiliza el Servicio Telegrfico o similar como medio de envo. Postal: Ordinaria o certificada, segn se desee o no, mejor seguridad en su entrega. Emplea el correo o servicio postal como medio de envo. Por su extensin: * Corta: hasta cien (100) palabras * Mediana: de cien (100) a doscientas (200) palabras * Larga: de ms de doscientas (200) palabras Las comunicaciones cortas y medianas pueden ser breves y urgentes. * Breves: son aquellas de poca extensin, tales como la esquela, el memorndum, entre otros. * Urgentes: son las que, adems de ser breves, se transmiten por medios especiales para su rpida entrega. Pertenecen a esta categora el telegrama, el radiograma, el cablegrama, el telefonema y el correo electrnico. Por su seguridad: La clasificacin de seguridad se efectuar de acuerdo al Reglamento para la Clasificacin, Seguridad y Manejo de las Informaciones, Documentos y Materiales Clasificados de la FANB, y se clasificarn en: o Secreto: Se asignar esta clasificacin a las informaciones,

documentos y materiales clasificados cuyo conocimiento o divulgacin

por parte de personas no autorizadas, puede causar serios daos colectivos o individuales a la Nacin Venezolana o a la Fuerza Armada Nacional Bolivariana. o Confidencial: Se asignar esta clasificacin, a las informaciones, documentos y materiales clasificados cuyo conocimiento o divulgacin por parte de personas no autorizadas, causen daos colectivos o individuales a la Nacin Venezolana o a la Fuerza Armada Nacional Bolivariana. o Reservado: Se asignar esta clasificacin, a las informaciones, documentos y materiales clasificados que deben ser mantenidos fuera del alcance de personas no autorizadas. ABREVIATURA Una abreviatura es una convencin ortogrfica para acortar la escritura de cualquier trmino o expresin. Se utilizan en la redaccin, para ser empleadas en los documentos campaa, tales como: planes de operaciones. rdenes, informes, archivos, calcos, croquis, cartas. Clasificacin Las abreviaturas se clasifican en simples, compuestas y comunes Simples: Que son las letras que corresponden al abreviar una palabra Ejemplo: Alc por alcance y Cia por compaa Compuestas: Estas, son Las formadas por la reunin de dos o ms abreviaturas simples. Ejemplo: Alcance Vertical se abrevia por: AIc Ver. Comunes: Se denominan as, todas aquellas que se emplean en los diferentes sistemas de pesos y medidas. Ejemplo: Kilmetro se abrevia por Km., tonelada Ton., etc.

Reglas para emplear las abreviaturas Claridad: El empleo de las abreviaturas en un texto, tiene por objeto reducir su volumen. El empleo de abreviaturas poco usadas en la redaccin de un documento se traduce en confusin prdida de tiempo. Empleo de las maysculas. Abreviaturas simples.Se emplean maysculas cuando las

abreviaturas van al comienzo del perodo. Ejemplo: Caballera vista en bifurcacin 3, se abrevia por Cab vista bif 3. En todos los dems casos las abreviaturas simples se escriben con minsculas. Ejemplo: En la poblacin X se har la distribucin de vveres, se abrevia, por: En poblacin X se har dist vveres. Las abreviaturas compuestas siempre se escriben con maysculas,.. Clasificacin de seguridad Ser colocada en cada documento en la parte superior e inferior, en el centro de todas las pginas a un margen de uno y medio (1,5) centmetros del borde respectivo. DOCUMENTACIN DE UNIDAD BSICA Y UNIDAD FUNDAMENTAL Libro de Partes: Son aquellos libros que se llevan diariamente de todas las novedades y actividades realizadas por una unidad militar, tambin de los

requerimientos actividades realizadas por una unidad militar, tambin de los

requerimientos que la unidad puede llegar a necesitar , as en la industria se lleva un libro de que la unidad puede llegar a necesitar , as en la industria se lleva un libro de novedades en la parte de seguridad de plantas, plasmando todo lo que a en la parte de seguridad de plantas, plasmando todo lo que ha acontecido en una jornada laboral. Acontecido en una jornada laboral. Otra definicin, Es la comunicacin interna escrita entre dependencias u oficinas de un mismo comando y que al igual que el oficio, se utiliza para tratar asuntos oficiales que requieren una amplia exposicin. Instrucciones para su elaboracin: a. En el encabezamiento no se indica la fecha, ya que esta se coloca al final del cuerpo ocupando el mismo sitio sealado para el lema Dios y Federacin hacia el margen derecho. b. No lleva data de la Independencia y Federacin. c. La denominacin MEMORNDUM debe aparecer en la parte superior y central del cuerpo. d. No se coloca el lema Dios y Federacin. e. Del (para referirse al originador) Se colocar inmediatamente debajo de la denominacin MEMORNDUM el grado y cargo de quien elabora el documento. f. Al (para indicar el destinatario) Para colocar los datos del destinatario se colocar despus de los dos puntos que siguen a la preposicin AL, el grado y cargo del destinatario, en mayscula. g. Asunto Se indicar el objeto o motivo de la comunicacin en forma sintetizada.

h. Referencia Se escribir debajo de la palabra ASUNTO y con igual margen. En ella se indicar la comunicacin que dio origen o motivo a la correspondencia. i. Cuerpo o texto Debe contener una informacin completa y detallada del asunto a tratar, bien sea de origen o contestacin. Se empezar a escribir a tres (03) lneas debajo de lo indicado como referencia. El margen del cuerpo debe ser de dos (02) centmetros, con excepcin de la primera lnea de cada prrafo, la cual siempre se iniciar con una sangra de tres (03) centmetros del margen. j. La fecha de elaboracin se colocar al finalizar el texto, alineada con el margen derecho de la comunicacin. k. El nombre y el apellido de quien firma el memorndum, se escribe en mayscula. l. Si hubiese anexos, se citarn escribiendo en mayscula la palabras ANEXOS, seguida de la identificacin del documento en cuestin, teniendo cuidado de guardar el mismo margen del cuerpo y texto. m. Las inciales de quien orden la elaboracin del memorndum se indicar en primer trmino y luego separada por una lnea oblicua irn a continuacin en minscula, las del que transcribi el documento. Estas se colocarn debajo de la palabra ANEXOS, si los hubiere y/o a tres centmetros de la orilla inferior de la hoja. Solicitud: Es la comunicacin mediante la cual se gestiona un permiso, licencia, transferencia, etc.

* La solicitud debe ser dirigida a la consideracin del superior inmediato solicitante, para que ste resuelva sobre el particular si est facultado para ello, o la tramita ante la superioridad respectiva siguiendo el correspondiente rgano regular, en cuyo caso, las autoridades intermediarias competentes emitirn su respectiva opinin (Favorable o desfavorable), hasta llegar al Comando autorizado para aprobarla o rechazarla. * Consta de los mismos componentes del oficio, incluyendo adems, en el trmino, despus de la firma del solicitante, las opiniones y firmas de los Comandos por los cuales pasa la solicitud, la resolucin y firma de la autoridad a quien corresponda decidir. * El superior por cuya autoridad pase una solicitud, tendr la obligacin de informar y opinar al respecto, con toda imparcialidad, en forma clara y precisa, sin poder retenerla por mayor tiempo que el absolutamente necesario para su tramitacin. Libro de entrevista al personal: Podemos definirlo como la tcnica para conocer y evaluar la personalidad, con mtodo cientfico trata de recoger informacin en relacin a finalidad; es considerado como un elemento imprescindible para la eleccin del candidato idneo para desarrollar una determinada ocupacin o para ocupar un puesto de trabajo esto es asentado por cada individuo en un libro para tener los conocimientos de las actitudes y habilidades de cada personal de la tropa administrando estos recursos dependiendo de las actividades a realizar por cada unidad. En las industrias las entrevistas son realizadas para que el individuo a seleccionar realice un trabajo predeterminado de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Memorndum: Es la comunicacin escrita interna entre dependencias u oficinas de un mismo comando y que al igual que el oficio, se utiliza para tratar asuntos oficiales que requieren una amplia exposicin.

Instrucciones para su elaboracin 1. En el encabezamiento no se indica la fecha, ya que esta se coloca al final del cuerpo ocupando el mismo sitio sealado para el lema DIOS Y FEDERACIN. 2. No lleva data de la Independencia y Federacin. 3. La denominacin MEMORNDUM debe aparecer en la parte superior y central del cuerpo. 4. No se coloca el lema DIOS Y FEDERACIN. 5. El nombre y el apellido de quien firma el memorndum, se escribe en mayscula. 6. Si hubiese anexos, se mencionarn escribiendo en mayscula la palabras ANEXOS, seguida de la identificacin del documento en cuestin, teniendo cuidado de guardar el mismo margen del cuerpo y texto. 7. Las inciales de quien orden la elaboracin del memorndum, se indicar en primer trmino y luego separada por una lnea oblicua irn a continuacin en minscula, las del que transcribi el documento. Estas se colocarn debajo de la palabra ANEXOS, si los hubiere y/o a tres centmetros de la orilla inferior de la hoja.

A continuacin, se presenta un ejemplo de memorndum:

REPBLICA DE VENEZUELA MINISTERIO DE LA DEFENSA EJERCITO

(1) CGEJ (2) CREJ

N 52-0208-1000-0000/

MEMORNDUM DEL: CNEL (EJ) COMANDANTE DE LAS RESERVAS .

AL :

TCNEL (EJ) JEFE DE LA SECCION DE OPERACIONES .

ASUNTO:

SUPERVISION DE LA INSTRUCCIN

REFERENCIA: P.A.V.

Tengo el agrado de dirigirme a Ud., en la oportunidad de hacer de su conocimiento, que a partir de la presente fecha, todos los sbados y domingos, deber efectuar inspeccin de control a los cursos que en la actualidad se estn dictando al personal de tropas de la reserva, segn programacin anexa, debiendo informar los resultados al Comandante y Segundo Comandante. Participacin que hago a Ud., consiguientes. para su conocimiento y dems fines

Caracas, 16 de Junio de 1.999

HUMBERTO S. JIMENEZ VILLARROEL

ANEXOS: Programa de Inspecciones. HSJV/isab 16JUL99.

Control de material de intendencia:

Esta palabra puede tener muchas acepciones, segn la institucin de la que estemos hablando, por ejemplo: Para la Marina significa todo lo relacionado a la administracin (oficinistas, papelera, etc.) Para el Ejrcito es toda la logstica necesaria para el funcionamiento de sus unidades (administracin, alimentacin, equipos, entre otros). Para algunas

dependencias de gobierno como en el sector salud, son las reas de limpieza (mantenimiento o limpieza). Entonces, la nota se puede referir a equipos o materiales de logstica.

Altas y bajas de la unidad:

Una unidad militar es un elemento de organizacin dentro de unas Fuerzas Armadas. Puede consistir en cualquier nmero desoldados, buques, Armadas. Puede consistir en cualquier nmero desoldados, buques, vehculos o aparatos areos (aviones o helicpteros). Ejrcitos, armadas y fuerzas areas se organizan jerrquicamente en grupos de distintos tamaos siguiendo funciones tcticas, organizativas y administrativas. Se llama unidad militar a una organizacin homognea que tiene integrada sus propias funciones de mando. La unin de varias unidades de menor entidad, junto con un elemento de mando y control, forma una unidad de mayor entidad (por ejemplo, las compaas suelen estar formadas por dos a cuatro secciones, y una plana mayor de compaa). Se conoce como unidades menores a las organizaciones de menor tamao (secciones, escuadras, pelotones y compaas), mientras que las organizaciones de mayor tamao (batallones y regimientos) son llamadas unidades mayores. La composicin especfica de una organizacin militar en un lugar y espacio determinados se conoce con el nombre de orden de combate. Slo las

fuerzas armadas de mayor tamao pueden tener organizaciones en los niveles superiores, y el nivel mximo vara entre las distintas armadas. En las unidades militares las bajas se presentas ante un conflicto as como por faltas a las normas y leyes militares, as como en las acciones de alto desempeo o bajo desempeo que debe realizar las unidades militares. Alta y baja de enfermera y hospital: Son los controles que deben ser seguidos desde el momento del ingreso de su recuperacin y salida, si fallece o vive subiendo y bajando la tasa de mortalidad y recuperacin de un hospital tambin cuenta con el personal mdico que tiene el riesgo de ser convertidos en pacientes del hospital. Control de entrega y recepcin de carnet de identidad militar: El Comandante de la Guarnicin velar porque los miembros de Fuerzas Armadas, as como el personal civil que labora dentro de jurisdiccin, porten siempre el correspondiente carnet de identidad, uniforme o traje civil en sus casos. El personal militar o civil a quien se le extrave un documento de identidad personal, deber comunicarlo de inmediato a su comando respectivo. Oficial de inspeccin: -Las inspecciones debern ser iniciadas de manera totalmente sorpresiva, sin previo aviso a los titulares o representantes legales de los permisos generales, con el objeto de que el resultado permita conocer la situacin real de la fabricacin de armas, material explosivo, instalaciones, medidas de seguridad y condiciones de trabajo de las personas fsicas y/o morales que cuentan con permiso general.

-Una vez que el inspector militar se presente ante los titulares o representantes legales de los permisos generales, de aqu en adelante denominados como "responsables de los permisos generales", establecer la coordinacin para fincar las bases de la inspeccin a realizar, entregndole, asimismo, la comunicacin emitida por el Comandante de la zona militar. A Los "responsables de los permisos generales", se les solicitara desde luego una copia del permiso vigente, e inicialmente efectuar a su comparacin con la documentacin proporcionada por el comandante de zona militar, verificando los siguientes aspectos: -Que el documento entregado corresponda efectivamente a una copia del permiso general vigente. -Existen libros con registros de compras y ventas, debidamente autorizados por la direccin general del registro federal de armas de fuego y control de explosivos, con las siguientes anotaciones: fecha y numero de oficio de autorizacin de la compra, razn social del proveedor o comprador y cantidad adquirida, verificando que se encuentren requisito conforme a las clusulas de su permiso general inicial. -Se cuente con la documentacin relacionada con las operaciones de fabricacin y comercializacin de los ltimos 5 aos, en orden cronolgico. -Que el permiso no se haya transferido ni aplicado a sucursales, verificando que el domicilio sea el mismo anotado en la revalidacin del permiso general. -Revisar que las facturas de compras efectuadas, cuenten con nmero defolio en forma progresiva y con el sello correspondiente.

DOCUMENTOS VARIOS Oficio:

Es la comunicacin escrita para tratar asuntos oficiales, que requiere de exposicin amplia, entre dependencias que se encuentran ubicadas en localidades diferentes. Instrucciones para su elaboracin. El Oficio estar compuesto por las siguientes partes: 1. Encabezamiento. Estar integrado por: a. Membrete. Ir impreso a cinco espacios tanto del margen como del

borde superior izquierdo. Su contenido ser repartido en cuatro lneas y bsicamente contar los siguientes escritos: REPUBLICA DE VENEZUELA, MINISTERIO DE LA DEFENSA, EJRCITO y a continuacin el nombre de la dependencia superior a la que origina el documento y el del originador. (Ejemplo. BRIBLIN, GACLA-91). b. Lugar y fecha de expedicin. Esta informacin ser colocada en el

espacio debajo del nmero de archivo. Slo se escribir a maquina el lugar, mes y ao de elaboracin, ya que en la mesa de parte corresponder la colocacin del da de expedicin. c. Data. Se colocar el ao transcurrido desde la Independencia y la

Federacin, centrados debajo del dato anterior. d. Nmero de oficio. Los datos de referencia del documento se colocarn

en un recuadro impreso en la parte superior derecha y consta de Nro. de

archivo, donde se colocar el Nro. de identificacin de la unidad que elabora el documento y Nro. De serial, espacio en el cual le ser colocado el nmero que en forma creciente le asigne la mesa de partes para el control interno. e. Dependencia (para referirse al originador) Se colocar

inmediatamente debajo del lugar y fecha de expedicin el nombre de la dependencia que elabora el documento. f. Al (para indicar el destinatario) Para colocar los datos del destinatario,

existe un recuadro impreso en la parte superior izquierda, inmediatamente debajo del membrete, en el cual se colocar despus de los dos puntos que sigue AL, el grado y cargo del destinatario, en mayscula. Se utilizar la abreviatura A/C, que significa a cargo, mencionando a continuacin la dependencia respectiva, cuando el oficio trate de materia sobre la cual existe delegacin de firma por orden de la autoridad superior, en cuyo caso la correspondencia deber ser entregada directamente a la dependencia subalterna correspondiente. En la lnea inmediata inferior a dos espacios del grado y del cargo del destinatario, se colocar CIUDAD o PRESENTE, cuando la comunicacin es de entrega local, en caso contrario pondr en mayscula el nombre de la localidad del destinatario. g. Asunto. Se indicar el objeto o motivo de la comunicacin en forma

sintetizada. h. Referencia. Se escribir a cuatro espacios debajo de la palabra

ASUNTO y con igual margen. En ella se indicar la comunicacin que dio origen o motivo a la correspondencia.

2.

Cuerpo o texto. Debe contener una informacin completa y detallada del asunto a

tratar, bien sea de origen o contestacin. Se empezar a escribir a ocho (08) espacios debajo de lo indicado como referencia. El margen del cuerpo debe ser de diez (10 ) espacios, con excepcin de la primera lnea de cada prrafo, la cual siempre se iniciar con una entrada de doce (12) espacios de margen. 3. Trmino. Estar integrada por: a. b. c. d. e. 4. El lema DIOS Y FEDERACION Nombre, grado y cargo del originador que firma el documento. Inciales del redactor y transcriptor. Fecha de elaboracin del oficio. Anexos. Acuse de recibo. En la parte inferior de la hoja, se encuentra impreso un espacio para marcar la hora, da, mes y ao de recepcin y firma del receptor; este tipo de acuse de recibo es utilizado en los casos de entrega personal, sea para control interno, o en los casos en que el oficio no amerite el acuse de recibo con un nuevo documento. A continuacin se presenta un ejemplo de cmo redactar un oficio:

REPBLICA DE VENEZUELA 19JUL99 MINISTERIO DE LA DEFENSA EJERCITO FEDERACION

LUGAR Y FECHA: CARACAS,

DATA:

189

INDEPENCIA.

140

(1) CGEJ REFERIRSE A: (2) CREJ SERIAL:

AL

CONTESTAR

N ARCHIVO: 52-0208-1000-0000

DEPENDENCIA: SECCION PERSONAL

AL CIUDADANO:

ASUNTO: SOLICITUD DE EXPEDIENTE

TCNEL (EJ) COMANDANTE DEL 112 BIMEC. ARAMENDI. A/C PERSONAL REFERENCIA: P.A.V. MARACAIBO EDO. ZULIA

Tengo el agrado de dirigirme a Ud., en la oportunidad de solicitar sus buenos oficios a fin de remitir a este Comando el expediente de unidad del MAY(EJ) GUSTAVO RONDON LOZADA, Cdula de Identidad Nro. 9.035.888, quien recientemente fue transferido de esa unidad bajo su digno comando para el Comando de las Reservas del Ejrcito. Solicitud que hago a Ud., para su conocimiento y dems fines consiguientes.

DIOS Y FEDERACION

HUMBERTO SIMON JIMENEZ VILLARROEL CORONEL (EJ) COMANDANTE DE LAS RESERVAS DEL EJRCITO

HSJV/cepf 19JUL99 1
MANANA

ACUSE DE RECIBO 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 D M A ______________ Firma FIRMA

TARDE

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

______________ _ FIRMA

Acta.

Es el documento elaborado para dejar constancia de actos del servicio de cierta importancia, como transmisin de mando, reuniones, convenios, acuerdos, etc. El acta puede hacerse a mquina o manuscrita en libros destinados a este fin. El acta escrita a mquina consta de las siguientes partes:

* Encabezamiento: Incluye el membrete de la dependencia, ubicando en la parte superior izquierda del documento, el nmero correspondiente, a seis (6) espacios del membrete y la nominacin ACTA en la parte central de dos (2) espacios debajo del nmero.

* Cuerpo: Incluye el mapa, la fecha y hora correspondiente, los nombres y apellidos de los participantes y la narracin exacta de los hechos que motivan el acta. Comenzar a cuatro (4) espacios debajo de la

denominacin, siguiendo las mismas reglas del oficio, respecto al margen y entrada.

* Trmino: Incluir la firma de todos aquellos que aparecen citados en el texto. El acta manuscrita debe ceirse en las reglas equivalentes a las ya descritas.

Punto de cuenta o cuenta breve. Es la comunicacin escrita usada para presentar ante un Comando Superior uno o ms problemas cuya exposicin requiera un planteamiento y anlisis de corta o regular amplitud y presenta recomendaciones que facilitan la decisin inmediata del Comandante o Jefe. Se podr presentar ms de un problema en cada forma, pero debern ser agrupados en las reas especficas de Estado Mayor a que se refiere. Instrucciones para su elaboracin. a. El encabezamiento estar compuesto por las siguientes partes: 1) Membrete (colocando hasta la unidad o dependencia remitente). 2) Nmero de cuenta presentada. 3) Al: Destinatario. 4) Fecha de elaboracin. b. El cuerpo est representado por cuatro partes destinadas a cubrir los siguientes puntos: 1) N: espacio destinado para colocar en forma correlativa el nmero de puntos a tratar.

2) Asunto: Este subttulo abarcar la exposicin del asunto o problema planteado con un corto anlisis razonado del problema. 3) Recomendacin: En este aspecto se escribir la Forma de Accin que a juicio del originador sea la ms apropiada para darle solucin al problema. Al finalizar su exposicin colocar centrado su Nombre y Apellido, grado y cargo. 4) Decisin: Es el espacio destinado para que el Jefe o Comandante destinatario asiente su criterio sobre el problema planteado. Al finalizar su decisin colocar centrado su Nombre y Apellido, grado y cargo. A continuacin se presenta un ejemplo de puntos de cuentas:

Conclusin

Cabe destacar, que la correspondencia militar est presente en nuestras distintas reas de trabajo y que su importancia radica, en establecer comunicacin con algn otro individuo, dependencias civiles o militares, que puede encontrarse ya sea cerca o lejos pero dentro de nuestro pas o al exterior. Al igual es importante, elaborar un mensaje escrito con un objetivo predeterminado y con unas ideas claras y concretas para que sea inteligible por el destinatario para que no exista confusin o duda alguna. Para finalizar, en todo momento debemos exteriorizar nuestras habilidades y capacidades de redaccin como herramienta lingstica y de comunicacin.