Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
ndice
RECORDANDO LO BSICO .................................................................................................................. 3
1.
FORMATO CONDICIONAL................................................................................................................... 39
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
alfredovela@revistafor macion.com_www.ticsyforma
comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesi
cion.com
gn.com
4.
5.
6.
HERRAMIENTAS DE DATOS............................................................................................................... 52
1.
2.
3.
4.
SEGURIDAD ......................................................................................................................................... 70
1.
alfredovela@revistafor macion.com_www.ticsyforma
comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesi
cion.com
gn.com
Recordando lo bsico
1.
Cinta de opciones
Contiene fichas, donde se organizan los comandos por grupos lgicos. No es posible sustituir la
cinta de opciones por las barras de herramientas y mens de las versiones anteriores, aunque s
es posible minimizar la cinta de opciones. En el desplegable de la barra de herramientas de
acceso rpido seleccione Minimizar la cinta de opciones.
1.1.
Ficha Inicio
Contiene los siguientes grupos:
Portapapeles
La flecha que se muestra en la parte inferior derecha, le permite acceder al panel del
portapapeles.
Fuente
alfredovela@revistafor macion.com_www.ticsyforma
comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesi
cion.com
gn.com
Alineacin
alfredovela@revistafor macion.com_www.ticsyforma
comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesi
cion.com
gn.com
El iniciador del grupo le permite acceder al cuadro de dilogo de Formato Celdas, en la pgina
Alineacin
Nmero
El iniciador del grupo le permite acceder al cuadro de dilogo de Formato Celdas, en la pgina
Nmero.
Estilos
Formato condicional: Resalta celdas interesantes, enfatiza valores poco usuales y visualiza
datos usando barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos basados en criterios.
Dar formato como tabla: Da formato rpidamente a un conjunto de celdas y lo convierte en
una tabla seleccionando un estilo de tabla predefinido.
Estilos de celda: Aplica rpidamente un formato a una celda con los estilos predefinidos.
Tambin puede definir estilos propios para las celdas.
Celdas
Modificar
celdas seleccionadas.
Rellenar:Continua un modelo en una o ms celdas adyacentes.
Borrar:Elimina todo de la celda o quita de manera selectiva el formato, el contenido, los
comentarios.
Ordenar y filtrar:Organiza los datos para facilitar el anlisis.
Puede ordenar los datos seleccionados en orden ascendente o descendente, o filtrar
temporalmente valores especficos.
Buscar y seleccionar: Busca y selecciona un texto,un formato o un tipo de informacin
especfico dentro del libro.
Tambin puede reemplazar la informacin con nuevo texto o formato.
1.2.
Ficha Insertar
Contiene los siguientes grupos:
Tablas
Insertar tabla dinmica: Resume los datos con una tabla dinmica, organizando y
resumiendo datos complicados, profundizando en los detalles.
Tabla:Crea una tabla para administrar y analizar datos relacionados. Las tablas permiten
ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja o ms, fcilmente.
Ilustraciones
Formas: Inserta formas, previamente diseadas como rectngulos, crculos, flechas, lneas,
smbolos de diagrama de flujo y llamadas.
Insertar grfico SmartArt: Inserta un grfico SmartArt para comunicar informacin
visualmente. Estos grficos incluyen listas grficas y diagramas de procesos, as como
grficos ms complejos, como por ejemplo diagramas de Venn y organigramas.
Captura. Inserta una imagen de los programas que no estn minimizados en la barra de
tareas. Permite recortar partes de la pantalla.
Grficos
Columna: Inserta un grfico de columna. Estos grficos se utilizan para comparar valores de
categoras.
Linea: Inserta un grfico de linea. Estos grficos se utilizan para mostrar tendencias en el
tiempo.
Circular: Inserta un grfico circular. Estos grficos muestran la contribucin de cada valor al
total.
Barra: Inserta un grfico de barras. Estos grficos son los mejores para comparar varios
valores.
rea: Inserta un grfico de rea. Estos grficos enfatizan las diferencias entre diferentes
conjuntos de datos en un periodo de tiempo.
Dispersin: Inserta un grfico de dispersin, conocido como XY. Estos grficos comparan
pares de valores
Otros grficos: Inserta un grfico de cotizacin, de superficie, de anillos, de burbuja o radial.
Minigrficos
Inserta hipervnculo, creando un vnculo a una pgina web, una imagen, una direccin de correo
electrnico o un programa.
Texto
Cuadro de texto: Inserta un cuadro de texto para colocarlo en cualquier lugar de la pgina.
Lnea de firma: Inserta una linea de firma que especifica la persona que debe firmar.
Insertar objeto: Inserta un objeto incrustado.
Smbolos
Ecuacin. Inserta ecuaciones matemticas comunes o permite crear ecuaciones propias con
la biblioteca de smbolos matemticos.
Smbolo: Inserta caracteres que no existen en el teclado, marcas de prrafo, etc..
1.3.
Temas
Temas: Cambia el diseo general de todo el documento, incluidos los colores, los efectos y
las fuentes.
Colores del tema: Cambia los colores del tema actual.
Fuentes del tema: Cambia las fuentes del tema actual.
Efectos del tema: Cambia los efectos del tema actual.
Configurar pgina
Mrgenes: Selecciona los tamaos de los mrgenes para todo el documento o para la
seccin actual.
Saltos: Especifica el inicio de una nueva pgina en la copia impresa. Los saltos de pgina se
insertan arriba y a la izquierda de la seleccin.
Fondo: Elige una imagen para el fondo de la hoja.
Imprimir ttulos: Especifique las filas y columnas que se repetirn en cada pgina impresa.
Ancho: reduce el ancho del resultado de impresin, para ajustarlo a un nmero mximo de
pginas.
Alto: reduce el alto del resultado de impresin, para ajustarlo a un nmero mximo de
pginas.
Escala: aumenta o disminuye el resultado de impresin en un porcentaje de su tamao real.
El ancho y el alto deben estar en automtico para que funcione esta caracterstica.
Opciones de hoja
Ver lneas de cuadrcula: Muestra las lneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar la
edicin y la lectura.
Imprimir cuadrculas: Imprime las lneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar la
lectura.
Ver encabezados: Muestra los encabezados de fila (los nmeros) y de columna (las letras).
Imprimir encabezados: Imprime los encabezados de fila y de columna.
El iniciador del grupo le permite acceder al cuadro de dilogo Configurar pgina, en la pgina
Hoja
Organizar
Traer adelante: Trae el objeto seleccionado delante del resto de los objetos, para que
ninguna parte quede oculta debajo de otros objetos. Puede elegir adelantar un nivel el objeto
seleccionado.
Enviar atrs: Enva el objeto seleccionado detrs del resto de los objetos. Puede elegir llevar
un nivel hacia atrs el objeto seleccionado.
Alinear: Alinea los bordes de varios objetos seleccionados. Puede centrarlos o distribuirlos de
manera uniforme en la pgina.
Agrupar: Agrupa los objetos seleccionados para que puedan ser considerados un nico
objeto.
1.4.
Ficha Frmulas
Contiene los siguientes grupos:
Biblioteca de funciones
Insertar funcion: Edita la frmula de la celda actual, seleccionando las funciones y editando
los argumentos.
Suma:
Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente despus de las celdas
seleccionadas.
Usadas recientemente: Busca y selecciona de la lista de funciones usadas recientemente.
Financieras: Examina y selecciona de una lista de funciones financieras.
Lgicas: Examina y selecciona de una lista de funciones lgicas.
Texto: Examina y selecciona de una lista de funciones de texto.
Fecha y hora: Examina y selecciona de una lista de funciones de fecha y hora.
Bsqueda y referencia: Examina y selecciona de una lista de funciones de bsqueda y
referencia.
Matemticas y trigonomtricas: Examina y selecciona de una lista de funciones matemticas
y trigonomtricas.
Ms funciones: Examina y selecciona de una lista de funciones estadsticas, del cubo, de
informacin y de ingeniera.
Nombres definidos
Auditora de frmulas
Rastrear precedentes: Muestra flechas que indican las celdas que afectan al valor de
la celda seleccionada actualmente.
Rastrear dependientes: Muestra flechas que indican las celdas afectadas por el valor
de la celda seleccionada actualmente.
Quitar flechas: Quita las flechas trazadas por rastrear precedentes o por rastrear
dependientes.
Mostrar frmulas: Muestra la frmula en cada celda, en lugar del valor resultante.
Comprobacin de errores: Busca errores comunes en frmulas.
Evaluar frmula: Inicia el cuadro de dilogo Evaluar frmula, para depurar una
frmula, evaluando cada parte de la frmula individualmente.
Ventana inspeccin: Supervisa los valores de determinadas celdas al mismo tiempo
que se realizan cambios en la hoja.
Los valores se muestran en una ventana separada, que se mantiene visible
independientemente del rea que se muestre del libro.
Clculo
1.5.
Ficha Datos
Contiene los siguientes grupos:
Desde Access: Importa datos desde una base de datos de Microsoft Access.
Conexiones
Actualizar todo: Actualiza la informacin del libro que provenga de una fuente de datos.
Conexiones: Muestra todas las conexiones de datos para el libro. Las conexiones de datos
son vnculos a datos externos al libro que se pueden actualizar si los datos de origen
cambian.
Propiedades del rango de datos: Especifica la manera en que se actualizarn las celdas
conectadas a un origen de datos, los contenidos del origen que se mostrarn y la manera en
la que se controlarn los cambios en el nmero de filas o de columnas del origen de datos.
Editar vnculos: Muestra todos los archivos a los que est vinculado esta hoja de clculo,
para que actualice o quite los vnculos.
Ordenar y filtrar
Orden ascendente: Ordena la seleccin, para que los valores ms bajos se encuentren en la
parte superior de la columna.
Orden descendente: Ordena la seleccin, para que los valores ms altos se encuentren en
la parte superior de la columna.
Ordenar: Inicia el cuadro de dilogo Ordenar, para ordenar los datos basados en varios
criterios a la vez.
Filtro: Habilita el filtrado de celdas seleccionadas. Una vez activado el filtro haga clic en la
flecha del encabezado de columna para elegir un filtro.
Borrar: Borra el filtro y el estado de ordenacin del rango actual de datos.
Volver a aplicar: Vuelve a aplicar el filtro y ordenar en el intervalo actual. No se filtrarn ni
ordenarn los datos nuevos o modificados en la columna hasta que haga clic en Volver a
aplicar,
Avanzadas: especifica criterios complejos para limitar los registros que se incluirn en el
conjunto de resultados de una columna.
Herramientas de datos
Esquema
1.6.
Ficha Revisar
Contiene los siguientes grupos:
Revisin
Idioma
Cambios
Proteger hoja: Impide que se realicen cambios no deseados en los datos de una
hoja, especificando la informacin que se puede cambiar. Puede especificar una
contrasea para desproteger la hoja y permitir esos cambios.
Proteger libro: Restringe el acceso al libro, impidiendo que se creen nuevas hojas
u otorgando acceso slo a determinadas personas.
Compartir libro: Permite que varias personas trabajen sobre un mismo libro al
mismo tiempo. El libro se debe guardar en una ubicacin de red, donde varias
personas pueden abrirlo. Los lisbros que contienen tablas no se pueden compartir.
Proteger y compartir libro: Comparte un libro y lo protege al mismo tiempo con una
contrasea.
Permitir que los usuarios modifiquen rangos: Permite que personas concretas
editen rangos de celdas en un libro u hoja protegidos. Antes de utilizar este
comando, establezca la seguridad en la hoja con Proteger hoja.
Control de cambios: Selecciona el comentario siguiente en la hoja.
1.7.
Ficha Vista
Vistas de libro
Mostrar u ocultar
Zoom
Zoom. Abre el cuadro de dilogo de zoom, para especificar el nivel de zoom del
documento. Generalmente se utilizan los botones de control de zoom que
aparecen e n la parte inferior derecha de la pantalla.
100%. Pulse este botn para ver el documento al 100%.
Ventana
Nueva ventana. Abre una ventana que contengauna vista del documento actual.
Organizar todo. Coloca en mosaico todas las ventanas de los programas abiertos
en paralelo en la pantalla.
Inmovilizar paneles. Mantiene una parte de la hoja visible durante el
desplazamiento por la hoja.
Dividir. Divide la ventana en varios paneles ajustables que contengan las vistas
del libro. Se utiliza para ver distintas partes de un libro a la vez.
Ocultar. Oculta la ventana actual para que no se vea.
Mostrar ventana. Muestra las ventanas que se han ocultado con el botn Ocultar
ventana.
Ver en paralelo. Ver dos hojas de clculo en paralelo para poder comparar su
contenido.
Desplazamiento sincrnico. Sincroniza el desplazamiento de los dos documentos
para que para que se desplacen juntos.
Restablecer posicin de la ventana. Restablece la posicin de la ventana que se
est comparando.
Guardar rea de trabajo. Guarda el diseo actual de todas las ventanas como
rea de trabajo, para que se pueda restaurar ms adelante.
Cambiar ventanas. Cambia a una ventana abierta diferente.
Macros
Macros. Despliega el men que le permite grabar nuevas macros, ver las macros
ya creadas o cambiar el tipo de referencia que se emplear en la grabacin de
macro.
2.
Barra de frmulas
La parte izquierda muestra la posicin del cursor en el rea de trabajo, columna y fila. (En la
figura es la celda A1).
En la parte derecha muestra el valor constante o frmula utilizada en la celda activa.
Para escribir o modificar valores o frmulas, seleccione una celda, escriba los datos y, a
continuacin, presione ENTRAR. Tambin puede hacer doble clic en una celda para modificar
directamente los datos en ella. En el desplegable de la derecha
expandir el rea de la barra de frmulas.
puede
Para introducir una frmula, site el cursor en la celda donde quiera ver el resultado. Teclee el
smbolo = (igual), y escriba la frmula.
Si quiere introducir una funcin pulse el botn
que se encuentra en la barra de frmulas.
Tambin se utiliza la barra de frmulas para modificar el contenido de una celda:
Seleccione la celda y haga clic sobre la barra de frmulas y escriba una d entre la a y la o.
Si no visualiza la barra de frmulas, utilice la ficha Vista, y active la casilla Barra de frmulas.
3.
Cdigo
Significado
N
12
124
Agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del 5,3
separador, para alinear los decimales con formato de fuente de
8,25
ancho fijo,
Ejemplo
Formato
#.###
0000
# ?/??
Se ve
1.230
0012
0124
5 3/10
8 1/4
Porcentaje
0,12
0%
12%
Texto
012
012
Separador de miles
12000
#.
12
Separador de decimales
56,12
0,0
56,1
Das del 1 al 31
d/mm/aa
2/08/00
Dddd
Dddd/mm
Mircoles/08
Meses de 1 a 12
D/m/aa
2/8/00
Mmmm
Mmmm/aa
Agosto/00
Aaaa
Horas de 0 a 23
Minutos de 0 a 59
Segundos de 0 a 59
[h]:mm
[mm]:ss
[ss]
4.
Frmulas. Operadores
Una frmula es una ecuacin que realiza operaciones con los datos de una hoja de clculo. La
frmulas pueden realizar operaciones matemticas, como suma y multiplicacin, o pueden
comparar los valores de una hoja de clculo o combinar texto. Las frmulas pueden hacer
referencia a otras celdas en la misma hoja de clculo, a celdas en otras hojas de clculo del
mismo libro o a celdas en hojas de otros libros.
Para introducir una frmula, debe comenzar su escritura con el smbolo = / + , a continuacin
estn los operandos separados por diferentes operadores.
Operadores de clculo:
ARITMTICOS
Operador
RA
A
4.1.
Significado
Suma
Resta
Multiplicacin
Divisin
Exponente
Porcentaje
Igual a
Mayor que
<
Menor que
>=
<=
<>
Distinto de
&
Genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas
incluidas
OTROS
>
Los parntesis se utilizan para indicar la prioridad en el clculo de unos elementos sobre otros en
la misma frmula.
5.
Matemticas y trigonomtricas
Funcin
Resultado
=ABS(nmero)
=ALEATORIO.ENTRE(inferior;superior)
=COMBINAT(nmero;tamao)
=ENTERO(nmero)
=EXP(nmero)
=FACT(nmero)
=GRADOS(ngulo)
=LN(nmero)
=LOG(nmero;base)
=M.C.D(nmero1;nmero2;...)
=M.C.M(nmero1;nmero2;...)
=PI()
=POTENCIA(nmero;potencia)
=PRODUCTO(nmero1;nmero2)
=RADIANES(ngulo)
=RAIZ(nmero)
=REDONDEAR(nmero;n decimales)
=RESIDUO(nmero;divisor)
=SUBTOTALES(
=SUMA(nmero1;nmero2)
=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Estadsticas
Funcin
Resultado
=CONTAR(ref1;ref2;...)
=CONTAR.BLANCO(rango)
=CONTAR.SI(rango;criterio)
N de celdas del rango que coinciden con el criterio.
=CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1;criterio1; N de celdas que cumplen un conjunto de criterios.
rango2;criterio2;)
=CONTARA(valor1;valor2;...)
=DESVEST(nmero1;nmero2, ...)
=DESVIA2(nmero1;nmero2;...)
=MAX(nmero;nmero2;...)
=MEDIA.ARMO(nmero;nmero2;...)
=MEDIA.GEOM(nmero;nmero2;...)
=MEDIANA(nmero;nmero2;...)
=MIN(nmero;nmero2;...)
=MODA(nmero;nmero2;...)
=PERMUTACIONES(nmero1;tamao)
=PROMEDIO(nmero;nmero2;...)
=VAR(nmero;nmero2;...)
Varianza de la muestra
dados,
cuando
Bsqueda y referencia
Funcin
Resultado
=BUSCAR(valor_buscado;vector_comparaci
n;vector _resultado)
=BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_
en;indicador_filas;ordenado)
=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_
en;indicador_columnas;ordenado)
=COINCIDIR(valor_buscado;matriz_busca
da;tipo_coincidencia)
Texto
Funcin
Resultado
=CONCATENAR(texto1;texto2;)
=DERECHA(texto;num_caracteres)
=ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_t
exto;num_inicial)
=EXTRAE(texto;24osicin_inicial;num_cara
cteres)
=IZQUIERDA(texto;num_caracteres)
=LARGO(texto)
=MAYUSC(texto)
=MINUSC(texto)
=TEXTO(valor;formato)
Lgicas
Funcin
Resultado
=O(valor_logico1;valor_logico2;)
=Y(valor_logico1;valor_logico2;)
Informacin
Funcin
Resultado
=ESBLANCO(valor)
=ESNOD(valor)
=NOD(valor)
Fecha y hora
=AHORA()
=AO(num_serie)
=DIA(num_serie)
=DIAS.LAB(fecha
vacaciones)
inicial;
fecha
=DIASEM(num_serie)
=HOY()
=NUM.DE.SEMANA(num_serie;tipo)
1.
Si tuviese los datos en celdas y escritos anteriormente, puede seleccionar las celdas y utilizar
Insertar Tabla, obteniendo un resultado idntico.
2.
NOTA: Para
seleccionar
una tabla
site el
cursor en
una celda y
pulse
CTRL + E
3.
3.1.
3.2.
3.3.
Quitar duplicados
Si desea cambiar eliminar filas duplicadas en una hoja, entendiendo por tales las que repiten
datos en una o varias columnas que indique de una tabla, site el cursor en una celda de la tabla
y en la ficha Diseo de Herramientas de tabla, en el grupo Herramientas haga clic sobre
Quitar duplicados.
En el ejemplo mostrado se repiten por completo los datos de dos filas de la tabla
El botn Anular seleccin desmarca las casillas de cada uno de los campos de la tabla.
El botn Seleccionar todo marca las casillas de todos los campos de la tabla.
Si no marca todos los campos, se eliminarn las filas donde nicamente los campos marcados
se repitan.
3.4.
3.5.
3.6.
Funcin SUBTOTALES
Esta funcin realiza un clculo sobre datos de una lista o base de datos. Se escribe siguiendo
esta pauta:
=SUBTOTALES(Nmero_de_funcin;rango_de_celdas)
Nmero de funcin
Nmero de funcin
Funcin
101
PROMEDIO
102
CONTAR
103
CONTARA
104
MX
105
MN
106
PRODUCTO
107
DESVEST
108
DESVESTP
109
SUMA
10
110
VAR
11
111
VARP
Cuando tiene una lista filtrada y utiliza la herramienta de autosuma en una celda contigua a la
lista, en lugar de la funcin SUMA, PROMEDIO, utiliza SUBTOTALES.
4.
4.1.
4.2.
5.
6.
Minigrficos
Un minigrfico se inserta en una celda para analizar rpidamente una serie de valores.
Bajo el rtulo Grfica se desea mostrar mediante grfico las notas de cada alumno
6.1.
Insertar minigrfico
Seleccione el rango de celdas donde desea mostrar los minigrficos.
En la ficha Insertar, en el grupo Minigrficos, seleccione el tipo que desee para los mismos.
En el ejemplo, seleccione el rango de celdas donde se encuentran las notas de los alumnos.
6.2.
Eje, para cambiar los valores mnimo y mximo del eje vertical o dejarlo en automtico.
1.
Filtros automticos
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de
una lista. Una lista filtrada muestra slo las filas que cumplen el criterio que se especifique para
una columna. Esos criterios pueden tener que ver con los valores de los datos o con el color.
Site el cursor en una celda de la lista sobre la que quiere aplicar filtros y siga estos pasos ficha
Datos en el grupo Ordenar y filtrar haga clic en Filtro.
Aparecern las flechas de Autofiltro a la derecha de los rtulos de columna de la lista filtrada.
Haciendo clic en una de las flechas se muestra una lista de todos los elementos visibles y nicos
de la columna. Si selecciona un elemento de una lista de una
columna especfica, puede ocultar instantneamente todas las
filas que no contengan el valor seleccionado.
Excel indica los elementos filtrados con algunas pistas visuales: la
flecha de Autofiltro se transforma en un embudo. Los nmeros de
las filas filtradas son azules.
1.1.
Filtros de texto
Cuando la columna sobre la que aplica un filtro contiene valores
de texto, puede elegir entre:
1.2.
Filtros de nmero
Cuando la columna sobre la que aplica un filtro contiene valores numrcios, puede elegir entre:
Diez mejores
Muestra las n entradas de valor ms alto o de valor ms bajo de esa columna.
1.3.
Filtros de fecha
Cuando la columna sobre la que aplica un filtro contiene valores de numrcios con formato de
fecha, puede elegir entre:
Si elige Todas las fechas en el perodo, podr filtrar:
2.
Filtros avanzados
Permiten aplicar varios criterios a varias columnas y aplicar criterios con frmulas.
Para aplicar filtros avanzados los criterios se escriben de forma ordenada en celdas, y permiten
un nmero indeterminado de criterios sobre el mismo campo, adems de poder obtener el
resultado filtrado en un lugar diferente a la lista de datos.
Defina los criterios en un lugar aparte de la lista de datos, de manera que en una fila estn los
nombres de los campos a los que aplicar filtro y en la fila inmediata hacia abajo escribir los
criterios que desee para cada campo.
Todos los criterios que escriba en la misma fila se entiende que estn ligados por el operador Y,
se tienen que cumplir cada uno de ellos en un resgistro para que quede filtrado.
Si se utilizan filas diferentes para los criterios se entiende que estn ligados por el operador O,
se tiene que cumplir alguno de ellos o todos ellos a la vez.
Si desea obtener el resultado filtrado en un lugar diferente a la lista de datos inicial, debe copiar
los nombres de los campos que desee visualizar en otro lugar, no tienen que ser todos los de la
lista inicial, ni tampoco tienen que estar colocados en el mismo orden, pero si es de vital
importancia que los nombres de los campos sean iguales en ambos, con la misma escritura. Lo
mismo en el caso de los criterios.
Site finalmente el cursor en una celda de la lista y en la ficha Datos, dentro del grupo Ordenar
y filtrar, haga clic en Avanzadas
Ejemplos de criterios:
A
PAIS
PAIS
ITALIA
ITALIA
FRANCIA
PARTIC.
C
PAIS
ITALIA
>12
FRANCIA
D
PARTIC.
>10
<8
=B3>PROMEDIO($B$2:$B$15)
Formato condicional
El formato condicional le ayudar a resaltar celdas o rangos de celdas en funcin de una
condicin, de modo que si sta es verdadera se aplica el formato y si es falsa no se aplica.
En el formato condicional slo puede hacer referencia a celdas de la misma hoja de clculo.
Excel 2007 permite aadir barras de datos y gradientes junto a los datos para reflejar tendencias
y lmites. Tambin puede utilizar grupos de iconos que consiguen un mayor impacto visual.
BARRAS
GRADIENTE
GRUPOS
DE
ICONOS
1.
Valor de la celda
Texto especfico
Fechas
Celdas en blanco
Sin espacios en blanco
Errores
Sin errores
2.
3.
Barras de datos
Aplica a cada dato de las celdas seleccionadas una barra de un tamao en funcin del valor de
la celda.
Si marca la casilla Mostrar slo la barra se ocultan los valores de las celdas
4.
Escalas de color
Aplica a cada dato de las celdas seleccionadas una barra de un color, dentro del gradiente
definido en el cuadro de dilogo, en funcin del valor de la celda.
5.
Conjuntos de iconos
Aplica a cada dato de las celdas seleccionadas un icono, dentro de los definidos en el cuadro de
dilogo, en funcin del valor de la celda.
6.
7.
Administrar reglas
Si precisa aadir varias reglas a un rango, editar las reglas existentes, eliminar alguna de ellas, o
cambiar el orden en el que se aplican puede hacer uso del Administrador de reglas, que se
encuentra al final del desplegable de Formato condicional.
Podemos utilizarle para que el rango de celdas seleccionado -los conceptos B4:B9 -, tomen otros
colores para los diferentes tipos de IVA: verde para 0,16 y azul para los de 0,08
En ese caso agregaremos dos reglas, empleando cada vez el botn Nueva regla, se emplear
una frmula similar a la del apartado anterior, slo que en una de las nuevas se igualar a 0,16 y
en el botn formato aplicaremos el color verde, y para la segunda nueva regla igualaremos a
0,08 y aplicaremos con el botn formato el color azul.
El botn Aplicar, hace que se comprueben las reglas aplicando los formatos definidos con ellas,
manteniendo abierto el cuadro de dilogo del Administrador de reglas. El botn Aceptar, adems
cierra este cuadro de dilogo.
Para modificar una de las reglas, site el cursor sobre ella y pulse el botn Editar regla.
Para eliminar una de las reglas, site el cursor sobre ella y pulse el botn Eliminar regla
8.
En Ordenar segn, encontrar nuevas posibilidades adems de valores: Color de celda, color de
fuente, icono de celda.
Haga clic en el botn Opciones, para ordenar columnas en funcin del contenido de las filas o
cuando el primer criterio de ordenacin que utiliza, tiene valores que forman parte de una lista
personalizada y quiera emplear ese orden personalizado.
2.
Validacin de datos
Define qu datos son vlidos para celdas
individuales o rangos de celdas; restringe la
entrada de datos a un tipo particular como
nmeros enteros, nmeros decimales o texto y
establece lmites para las entradas vlidas.
Seleccione las celdas que tendrn los mismos
criterios de validacin y en la ficha Datos en el
grupo
Validacin de datos.
En la ficha Configuracin seleccione en el cuadro Permitir el tipo de datos que admitir (Fecha,
Hora, Nmero entero, decimal) o bien otro tipo de restriccin:
Lista para que admita exclusivamente un valor de la lista dada, mostrando en cada celda
seleccionada un cuadro combinado. En este caso deber indicar el rango de celdas en el que se
encuentra esa lista de valores, que debe estar en la misma hoja que las celdas a las que aplica
esta regla.
Longitud del texto, para limitar el nmero de caracteres que se introducen en la celda.
Personalizada, para determinar entradas de celda vlidas utilizando una frmula.
Para que aparezcan mensajes que describan cmo debe introducir los datos utilice las opciones
de la ficha Mensaje de entrada.
Para que aparezcan mensajes que describan el error cometido cuando no haya cumplido las
reglas de validacin, utilice las opciones de la ficha Mensaje de error.
Ejemplo: en la hoja siguiente se desea establecer una regla de validacin a las celdas donde
escribir las cantidades que lleva, de modo que la cantidad que lleva, sea inferior al 80% de la
diferencia entre los que ingresa y lo que lleva.
Para ello,seleccione el rango de celdas correspondiente a
Lleva y utilce Validacin de datos seleccione personalizada
y escriba la siguiente frmula:
3.
4.
5.
6.
Esquemas
Cuando los datos estn en forma de lista, Microsoft Excel puede crear un esquema que le
permita ocultar o mostrar niveles de detalle con un solo clic. Un esquema permite ver
rpidamente slo las filas o las columnas que proporcionan resmenes o ttulos de la hoja, o bien
mostrar las reas de datos detallados adyacentes a una fila o columna de resumen.
Un esquema puede tener varios niveles de detalle, cada uno de los cuales proporciona datos
sobre el nivel inmediatamente superior.
Encontrar los comandos correspondientes en la ficha Datos en el grupo Esquemas
6.1.
Esquema automtico
Le realizar correctamente si ha resumido datos mediante frmulas que contienen funciones
como SUMA o SUBTOTALES.
Site el cursor en una celda de la lista de datos que desee esquematizar y utilice el comando
Agrupar Autoesquema :
6.2.
Agrupar
Agrupando las filas o columnas de detalle, que su momento ocultar / mostrar.
Seleccione las filas o columnas que contienen datos de detalle. Por ejemplo, las filas del mismo
tipo (a )
Utilice el comando Agrupar Agrupar.
Haga lo mismo con cada tipo: filas.2 y 3. Despus con las filas 5 a 8.
Despus repita esta operacin con todo: filas 2 a 9. Columnas C y D.
6.3.
Desagrupar
Para desagrupar filas o columnas, seleccione esas filas o columnas y utilice el comando
Desagrupar Desagrupar.
6.4.
Eliminar un esquema
Site el cursor sobre cualquier celda de la lista de datos y utilice el comando Desagrupar
Borrar esquema.
7.
Subtotales.
Los subtotales permiten presentar la informacin de una lista de manera resumida, porque
altiempo que realiza clculos parciales y globales por los grupos que se indican, realiza un
esquema automtico de la hoja.
Para crar un subtotal ordene la lista por la columna por la que desee agrupar la informacin.
Seleccione una celda de la lista y en la ficha Datos , dentro del grupo Esquema, haga clic en
Subtotal.
subtotales, por esas columnas, teniendo especial cuidado en desmarcar la casilla Reemplazar
subtotales actuales en el segundo.
Si en esta lista desea obtener subtotales por cada localidad y dentro de cada localidad por juego,
debe ordenar en ese mismo orden.
Tras aplicar subtotales, se observa que Excel ha empleado la funcin SUBTOTALES para
realizar los clculos.
Herramientas de datos
1.
2.
Texto en columnas
Este comando permite convertir datos con estructura de texto a una estructura de tabla.
margarita;26;valladolid
ana;12;leon
juan;32;mucientes
pedro;24;meneses
La estructura de texto es una lista donde los campos pueden ser de ancho fijo o llevar un
smbolo de separacin, y en la hoja se muestran en diferentes filas en una nica columna.
Seleccione las celdas que desee transformar y utilice el comando Texto en columnas que
encontrar en la ficha Datos en el grupo Herramientas de datos.
En el asistente indique cmo son los datos originales y pulse el botn Siguiente. Si en el primer
paso marc Delimitados, en la segunda ventana deber indicar el separador. A continuacin el
tipo de datos que se obtendr en cada columna.
El resultado es que el texto se distribuye en el mismo nmero de filas y en tantas columnas como
el nmero de datos separado con delimitadores de una de las celdas originales.
3. Consolidar datos
Consolidar consiste en resumir la informacin de una o ms reas de origen y mostrarla en una
tabla.
En el proceso de consolidacin intervienen:
reas de origen, son los rangos de celda consolidados en el rea de destino que se especifique.
Las reas de origen pueden estar en cualquier hoja de clculo de un libro o en otros libros
abiertos o cerrados.
rea de destino, es el rango de celdas que se seleccionan para contener los datos resumidos en
una consolidacin. El rea de destino puede estar en la misma hoja de clculo que los datos de
origen o en otra hoja de clculo. Una hoja de clculo solamente puede contener una
consolidacin.
La funcin de resumen que desea que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos. Podr
elegir entre: Suma, Contar, Promedio, Mx, Mn, Producto, Contar nmeros, Desvest, Desvestp,
Var y Varp.
Los datos de estas dos hojas (ao-2005, ao-2006) se quieren consolidar en una hoja nueva
Situe el curso en la hoja nueva y utilice el comando Consolidar que encontrar en la ficha
Datos, en el grupo Herramientas de datos.
Seleccione la funcin de clculo con la que desea resumir los datos de las hojas que consolida.
Por cada rea de origen, indique el rango de celdas en Referencia y pulse el botn Agregar.
Si consolida por posicin es porque los datos ocupan las mismas posiciones en todas las reas
de origen. En la hoja de destino puede tener escritos los mismos rtulos y el cursor debera estar
inicialmente en la celda del primer resultado. En referencia basta con que seleccione el rango de
celdas de valores.
Si cambia los valores de alguna de las hojas de origen, debe repetir el proceso, aunque
encontrar que aparecen definidos los rangos de las reas de origen.
Si consolida por categora es porque los datos ocupan diferentes posiciones en las reas de
origen.
En ese caso, la hoja de destino no tendr rtulos y en referencia seleccionar rtulos y valores.
Adems marcar Usar rtulos de fila y columna.
Si cambian los datos de origen tampoco cambiara el resultado en la hoja resultante.
En el momento de crear la consolidacin debe marcar Crear vnculos con lo datos de origen
paara que se actualice.
4.
Introduccin al anlisis y si
El proceso de cambiar los valores de celdas para ver el modo en que afectan al resultado de las
frmulas se conoce como anlisis y si.
Excel brinda diferentes herramientas para ello.A continuacin se describen algunas de ellas.
4.1.
Uso de escenarios
Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda asocindoles a un rango de celdas, de
modo que si tiene varios escenarios para dicho rango, Excel podr reemplazar de forma
automtica en esas celdas los valores de uno u otro escenario para ver el modo en que afectan
al resultado de determinadas frmulas.
Se definen dos escenarios para las celdas C2:C5, uno con gastos_reales y otro con
gastos_minimos.
El resultado de la frmula de beneficios en B9 es diferente si se utiliza uno u otro.
Para definir un escenario se seleccionan las celdas que lo integran, siempre celdas cambiantes
que no contengan frmulas y un mximo de 32.
Cambie los valores de las celdas cambiantes y repita el proceso para definir el escenario de
gastos_minimos.
Desde el administrador de escenarios puede seleccionar uno de ellos y utilizar el botn Mostrar,
de manera que las celdas correspondientes reemplazan sus valores por los del nuevo escenario.
Si mas adelante elige le otro escenario y pulsa Mostrar vuelven a reemplazarse los valores de
las celdas, con lo que el resultado de los beneficios ha cambiado.
Puede elaborar un informe, para ello pulse el botn Resumen en el administrador de escenarios
La celda resultado es la que desea observar cmo cambia al cambiar el escenario, en nuestro
ejemplo es la de los beneficios C9. El informe lo muestra en una hoja nueva.
4.2.
Bsqueda de objetivo
La bsqueda de objetivose utiliza cuando sabe el resultado que desea obtener en una frmula
pero no est seguro de los valores que deben tener las celdas de las que depende esa frmula.
Slo funciona con una variable.
En el ejemplo la bsqueda de objetivo la realizaremos con la variable de los ingresos.
Tablas dinmicas
En este captulo se describe cmo crear, modificar, eliminar, actualizar, ... grficos dinmicos e
informes de tabla dinmica.
Un informe de tabla dinmica es una tabla interactiva que resume, o ejecuta una comprobacin
cruzada, de grandes volmenes de datos. Podr girar sus filas y columnas para ver diferentes
resmenes de los datos originales, filtrar los datos mostrando diferentes pginas, o ver en
pantalla los detalles de determinadas reas de inters.
1.
COLUMNA
FILA
DATOS
Campo de Pgina, es una campo de una lista que se utiliza para filtrar los datos resumidos por el
elemento seleccionado en ese campo. Al seleccionar otro elemento de un campo de pgina, la
tabla dinmica cambiar para mostrar los datos resumidos asociados a ese elemento.
Campos de fila se utilizan para agrupar los datos de la lista por ese campo, mostrando el
resultado de esa agrupacin como encabezados de fila.
Campos de columna se utilizan para agrupar los datos de la lista por ese campo, mostrando el
resultado de esa agrupacin como encabezados de columna.
Campo de datos, generalmente resumen datos numricos, pero tambin puede contener texto.
De forma predeterminada se resumen con la funcin Contar, aunque se puede cambiar a otra
funcin. Las funciones de resumen a utilizar en una tabla dinmica:
Suma
Suma de valores.
Contar
Promedio
Mx
Valor mximo
Mn
Valor mnimo
Producto
Contar nm
El nmero de filas que tienen datos numricos. Funciona como la funcin CONTAR de
la hoja de clculo.
Desvest
Estimacin de la desviacin estndar de una poblacin, donde la muestra son todos los
datos que van a resumirse.
Desvestp
Estimacin de la desviacin estndar de una poblacin, donde la muestra son todos los
datos que van a resumirse y stos son el total de la poblacin.
Var
Estimacin de la varianza de una poblacin, donde la muestra son todos los datos que
van a resumirse.
Varp
Varianza de una poblacin, donde la muestra son todos los datos que van a resumirse
y estos son el total de la poblacin.
2.
Mostrar en pantalla el cuadro de dilogo, donde deber indicar la procedencia de los datos a
resumir y analizar. Especifique el rango de la lista, donde estn los datos que pretende resumir.
Como Microsoft Excel utiliza los datos de la primera fila de la lista para los nombres del campo,
esa lista deber contener rtulos de columna.
Indique dnde desea colocar la tabla dinmica. (Se recomienda en hoja nueva).
Le llevar a una hoja nueva donde le mostrar el esquema de los elementos de la tabla dinmica
y la lista de campos a la derecha, con diferentes paneles que le ayudarn a disearla.
Si arrastra un campo de la lista al rea de filtro de informe, ser para obtener un campo de
pgina, que le permitir filtrar la tabla por dicho campo.
Si arrastra un campo de la lista al rea de Rtulos de columna, ser para obtener en la tabla
tantas etiquetas de columna como grupos diferentes se puedan hacer por ese campo.
Si arrastra un campo de la lista al rea de Rtulos de fila, ser para obtener en la tabla tantas
etiquetas o campos de fila, como grupos se puedan hacer en ese campo.
Si arrastra un campo de la lista al rea de valores, ser para que en la tabla, para cada grupo
originado por el cruce de columna y fila realice un clculo con los valores que encuentre para ese
campo.
Por omisin, en DATOS, suma los valores existentes en ese campo para cada cruce, excepto si
el campo es texto que cuenta. Para cambiar el clculo y el rtulo haga clic en el desplegable que
presenta ese campo en el rea de valores y en el men seleccione Configuracin de campo de
valor.
Muestra todos los datos en el rea de datos como la diferencia entre el valor del
Campo base y el Elemento base especificados.
% de
Muestra todos los datos del rea de datos como un porcentaje del valor del Campo
base y del elemento base especificados.
% de la diferencia de
Presenta todos los datos en el rea de datos como la diferencia entre el valor del
Campo base y del Elemento base, como un porcentaje de los datos base.
Total en
% de la fila
Presenta los datos en cada fila como un porcentaje del total de cada fila.
% de la columna
Presenta los datos en cada columna como un porcentaje del total de cada columna.
% del total
Presenta los datos en el rea de datos como un porcentaje del total general de todos
los datos de la tabla dinmica.
Indice
Presenta los datos utilizando los siguientes clculos: ((valor en celda) x (Suma total de
sumas totales)) / ((Suma total de fila) x (Suma total de columna)
3.
Le mostrar un cuadro de dilogo con varias fichas, donde podr establecer caractersticas de
formato, clculo, etc.
4.
5.
En el cuadro de dilogo marque la opcin Utilice una fuente de datos externa, y pulse el botn
Elegir conexin.
Pulse el botn Examinar en busca de ms, si no tiene ninguna conexin establecida con el libro
actual, y en el cuadro de dilogo siguiente localice el archivo de base de datos al que desee
conectarse.
Le mostrar un cuadro de dilogo similar al anterior para que seleccione la tabla a la que desee
conectarse.
Despus le mostrar el esquema de tabla dinmica y la lista de campos a la derecha, para que
haga su diseo
6.
6.1.
Frmulas
Elemento calculado
Elemento de una tabla que utiliza una frmula
creada
por
el
usuario.
Los
elementos
calculado
siga
estos
pasos:
Herramientas
de
Tabla
dinmica
6.2.
Campo calculado
Para insertar un campo calculado1 en una
tabla dinmica, site el cursor sobre la tabla
dinmica y siga estos pasos: Herramientas
deTabla
dinmica
Herramientas
Opciones
Frmulas
Campo
calculado.
En el cuadro Nombre, escriba un nombre
para el campo calculado. En el cuadro
Frmula, escriba la frmula para el campo.
Para utilizar los datos de un campo en la
frmula, elija un campo en la lista Campos, e y, a continuacin, haga clic en Insertar campo.
Para modificar un campo calculado, utilice el mismo comando y en el cuadro Nombre, seleccione
el campo; realice las modificaciones en la frmula y pulse el botn Modificar.
Para eliminar un campo calculado, utilice el mismo comando y en el cuadro Nombre, seleccione
el campo y pulse el botn Eliminar.
6.3.
Campo de una tabla que utiliza una frmula creada por el usuario. Pueden realizar clculos utilizando otros campos de la
tabla dinmica.
6.4.
Grfico dinmico
Cree una tabla dinmica, teniendo en cuenta que los campos de fila sern campos de categora
en el grfico y los campos de columna sern campos de serie en el grfico slo existen estos
campos si el informe de tabla dinmica tiene un formato sin sangra -.
Con el cursor sobre la tabla dinmica siga estos pasos: Herramientas de Tabla dinmica
Opciones Herramientas Grfico dinmico.
El resultado es similar a cualquier otro grfico, salvo que muestra un panel de filtros del grfico
dinmico, que le permite:
En los campos de leyenda (series), mostrar / ocultar series.
En los campos de eje (categoras), mostrar / ocultar puntos de las series.
En Filtro de informe, aplica el filtro sobre el grfico.
Auditora de frmulas
En la ficha Frmulas encontrar el grupo Auditora de frmulas.
Con las herramientas que brinda podr realizar una revisin sobre los clculos realizados en la
hoja activa.
1.
Rastrear precedentes
Muestra flechas que indican las celdas que afectan al valor de la celda seleccionada
actualmente. Para rastrear las celdas que proporcionan directamente valores a la frmula de la
celda activa, haga clic de nuevo en el botn Rastrear precedentes.
2.
Rastrear dependientes
Muestra flechas que indican las celdas afectadas por el valor de la celda seleccionada
actualmente. Para agregar niveles adicionales de dependientes indirectos, haga clic de nuevo en
el botn Rastrear dependientes.
3.
Quitar flechas
Quita las flechas trazadas por rastrear precedentes o por rastrear dependientes.
4.
Mostrar frmulas
Muestra la frmula en cada celda, en lugar del valor resultante.
5.
Comprobacin de errores
Busca errores comunes en frmulas.
6.
Evaluar frmula
Inicia el cuadro de dilogo Evaluar frmula, para depurar una frmula, evaluando cada parte de
la frmula individualmente.
A medida que pulsa el botn Evaluar sustituye la referencia subrayada por el valor
correspondiente.
A medida que pulsa el botn Paso a paso para entrar va mostrando las frmulas de las celdas
precedentes
7.
Ventana inspeccin
Supervisa los valores de determinadas celdas al mismo tiempo que se realizan cambios en la
hoja.
Los valores se muestran en una ventana separada, que se mantiene visible independientemente
del rea que se muestre del libro.
Seguridad
Para asegurar el trabajo realizado en Excel, evitando cambios indeseables, puede emplear
diferentes herramientas que encontrar en la ficha Revisar
1.
1.1.
2.
Cuando marca la casilla Estructura, impide cambios en las propiedades de las hojas que
componen el libro, tales como:
Si marca la casilla Ventanas, no muestra los iconos del borde superior derecho de la ventana,
con el fin de impedir acciones como: Maximizar, restaurar, minimizar o cerrar.
Debe escribir contrasea. Le mostrar un segundo cuadro de dilogo paraconfirmar la
contrasea
3.
4.
Pulse el botn Nuevo para indicar el rango que se desbloquear con contrasea cuando la hoja
est protegida. Debe confirmar la contrasea.
Despus puede seguir definiendo nuevos rangos para desbloquear con otras contraseas
En este ejemplo, pueden definirse rangos para los diferentes profesores que imparten las
asignaturas. Una vez definidos todos, pulse el botn Aplicar.
Despus pulse el botn Proteger hoja, para que slo el que ha diseado la hioja pueda cambiar
estas caractersticas definidas.
Guarde el libro y cierre. Cuando abra el libro de nuevo, si trata de modificar una celda includa en
alguno de esos rangos, le solicitar contrasea.
De ese modo se asegurar que las notas slo las escribir el profesor de esa asignatura y no
puede escribir en cualquier otra por error.
Para eliminar estos rangos que se desbloquean de forma restringida debe desproteger la hoja.
Despus, utilice el mismo comando que em`le para definirlos y en el cuadro de dilogo
seleccione cada rango por su nombre y pulse el botn Eliminar.
5.
Si marca la casilla Se recomienda slo lectura, cuando abra el archivo le mostrar un cuadro de
dilogo similar a ste
Macros
Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un mdulo de
Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario ejecutar la tarea. Cada vez que
se grabe una macro, sta se almacenar en un nuevo mdulo adjunto a un libro. En definitiva es
un conjunto de instrucciones que sirven para automatizar procesos.
Puede crear macros con el Editor de Visual Basic y/o con la grabadora de macros. Esta ltima
permite crear la macro, grabando cada accin que realiza desde el momento que se pone en
funcionamiento. Con frecuencia se comienzan las macros con la grabadora y se complementan
con el Editor de Visual Basic.
Si selecciona celdas mientras est grabando una macro, sta graba referencias absolutas de
celda.
Utilice Vista Macros Macros Usar referencias relativas.
Si desea visualizar el cdigo de la macro, utilice el Editor de Visual Basic.
2. Seleccione la macro.
3. Pulse el botn Agregar.
Si desea otra imagen para el botn, seleccione la macro en el cuadro derecho pulse Modificar
Para cambiar el nombre que mostrar al posicionar el cursor sobre el botn, escriba en el
cuadro Nombre para mostrar.
5. Eliminar/Modificar macro
Para eliminar o modificar una macro siga Vista Macro Ver macros
Seleccione la macro y pulse el botn Eliminar para eliminar la macro, o el botn Modificar para
acceder a la ventana del editor de Visual Basic, donde modificar el cdigo de la macro.