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ELABORADO POR:

MANEJO Y CONTORNO DE LOS ELEMENTOS DE PROJECT

Sandra Angamarca Ana Beltrn

FADE-LAB01
INFORMTICA APLICADA III
21/11/2013

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RECURSOS WEB Presentacin URL: Texto URL: Video URL: Presentacin Web URL:

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MANEJO Y CONTORNO DE LOS ELEMENTOS DE PROJECT 2007

Estos nos permiten configurar la presentacin en Microsoft Project para presentar de mejor manera los datos del proyecto de forma que resulte til a la hora de efectuar el seguimiento del proyecto. Por ejemplo, puede tener una vista que le ayude a efectuar el seguimiento del progreso; o una vista que muestre cmo se estn empleando los recursos de equipo, modificar un archivo para obtener una mejor presentacin con el fin de que el proyecto sea entendible, claro y conciso. Microsoft Project presenta la informacin acerca del proyecto, con grficos y textos, en distintos tipos de vista. Al abrir Microsoft Project aparecer un documento nuevo en la vista del Diagrama de Gantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco. Haga clic sobre el botn Cerrar para salir de la ventana de ayuda y mostrar la ventana de Project, tal como la que se muestra a continuacin:

En la parte superior se encuentran la barra de ttulo y las barras de herramientas. A la izquierda se encuentra la barra de vistas. En el centro se encuentra la vista del INFORMTICA APLICADA III ELEMENTOS DE PROJECT Pg. 2

ING. COMERCIO EXTERIOR FADE Diagrama de Gantt dividida verticalmente por una lnea. A la derecha de la lnea se encuentra el Grfico de Gantt con la Escala Temporal arriba y las barras de desplazamiento a la derecha y a la izquierda del mismo. A la izquierda de la lnea se encuentra la tabla de tareas que se muestra como una tabla de Excel donde cada columna tiene un nombre, y cada fila representa una tarea.

La Barra de Ttulo
Muestra el nombre de la aplicacin (Microsoft Project) y el nombre del proyecto activo. A la derecha se encuentran los botones de minimizar, maximizar y cerrar la ventana.

La Barra de Mens
Presenta los mens por medio de los cuales accedamos las diferentes opciones que ofrece Microsoft Project.

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Las Barras de Herramientas

Muestra los botones que permiten utilizar las diferentes opciones de Microsoft Project, de una manera ms rpida. Por defecto se muestran la Barra de Formato y la Barra Estndar. Nota: Si desea personalizar la barra de herramientas y ver todas las que estn disponibles, haga clic en el men Ver, seleccione Barras de Herramientas y luego Personalizar. Con las Barras de Herramientas logramos tener un rpido acceso a los comandos de uso ms frecuente contenidos en los diferentes mens de la Barra de Mens. Estas barras contienen comandos asociados a varios de los mens de la Barra de Mens, como la Barra de Herramientas Estndar:

La Barra Estndar
La Barra de Herramientas Estndar permite iniciar las tareas ms comunes tales como crear una nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar un archivo.

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ING. COMERCIO EXTERIOR FADE En la siguiente tabla se describen algunos de los elementos que se presentan en esta barra: Botn Nombre Nuevo Abrir Guardar Imprimir Vista Preliminar Ortografa Eliminar Tarea Cortar Copiar Pegar Copiar Formato Deshacer Insertar Hipervnculo Vincular Tareas Desvincular Tareas Dividir Tarea Descripcin Abre un archivo nuevo de Project Abre un archivo existente Guarda un archivo Imprime el documento Muestra la vista previa de un documento Realiza la correccin ortogrfica del proyecto Elimina la tarea seleccionada Corta el texto seleccionado y lo guarda en el portapapeles Copia el texto portapapeles seleccionado y lo guarda en el

Pega el contenido del portapapeles Copia el formato Deshace la ltima accin Inserta un hipervnculo de enlace con otro documento o pgina web Establece una relacin de dependencia fin a comienzo Elimina el vnculo entre dos tareas Divide el tiempo de una tarea en dos segmentos

Informacin de la Muestra el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea Tarea Notas de la Tarea Asignar Recursos Agrupar por Acercar Alejar Muestra la ficha Notas del cuadro de dilogo Informacin de la Tarea Abre el cuadro de dilogo Asignar Recursos Agrupa las tareas segn diversos criterios Aumenta la vista Reduce la vista

Ayuda de Muestra el asistente de Office Microsoft Project INFORMTICA APLICADA III ELEMENTOS DE PROJECT Pg. 5

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La Barra de Formato
La Barra de Herramientas de Formato permite aplicar formatos especficos a los diferentes elementos de las vistas de Microsoft Project.

En la siguiente tabla se describen algunos de los elementos que se presentan en esta barra: Botn Nombre Anular Sangra Aplicar Sangra Mostrar Subtareas Ocultar Subtareas Mostrar todas subtareas Mostrar niveles Fuente Tamao de Fuente Negrita Cursiva Subrayado Alinear Izquierda Centrar Alinear a la Derecha Filtro Autofiltro a Descripcin Anula la sangra aplicada a una tarea para situarla en un nivel superior del esquema Aplica una sangra a una tarea para situarla en un nivel inferior del esquema Muestra las subtareas de la tarea resumen seleccionada Oculta las subtareas de la tarea resumen seleccionada las Muestra todas las subtareas de todas las tareas resumen del proyecto Muestra las subtareas del nivel seleccionado Muestra el tipo de fuente seleccionada y permite cambiarla Muestra el tamao de fuente seleccionada y permite cambiarlo Pone en negrita el texto seleccionado Pone en cursiva el texto seleccionado Subraya el texto seleccionado la Alinea a la seleccionado izquierda el elemento del campo

Centra el elemento del campo seleccionado Alinea a la derecha el texto del campo seleccionado Aplica el filtro especificado por el usuario Activa o desactiva el autofiltro

Asistente para Activa el Asistente para dar formato a las estructuras Diagramas de Gantt del Diagrama de Gantt INFORMTICA APLICADA III ELEMENTOS DE PROJECT Pg. 6

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La cual nos permite configurar lo relacionado con el tamao, fuente y justificacin del texto utilizado en la Ventana de Vistas del Proyecto. Igualmente permite modificar la sangra de las tareas de forma tal de configurarla como una subtarea de otra.

El panel de la Gua de Proyectos

Es un panel de tareas que contiene enlaces que nos ayudan en la creacin de un proyecto nuevo, realizando una serie de preguntas relacionadas con los aspectos del proyecto como lo son las tareas y los recursos, por ejemplo. Este panel estar presente por defecto cada vez que iniciemos Microsoft Project 2007 con un proyecto en blanco (ejecutando la aplicacin desde el Men Inicio de Windows Programas Microsoft Office).

Cuando no est visible lo podremos presentar en la Ventana del programa de la misma forma que haramos con cualquier barra de herramientas, seleccionando la Barra de

Herramientas Gua de Proyectos desde la cual, al pulsar el primer cono a la izquierda,

se presentar el panel de tareas.

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Microsoft Project 2007 incorpora tambin el Panel de Tareas Nuevo Proyecto, el cual presenta enlaces y cuadros de texto que nos ayudarn a crear un nuevo archivo, bien sea empezando con un archivo en blanco o a travs de plantillas predefinidas. Este panel se presenta cuando seleccionamos la accin Nuevo desde el men Archivo.

La Barra de Vistas
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La Barra de vistas muestra los iconos de las vistas ms utilizadas, en los que puede hacer clic para mostrar la vista. Aparece a lo largo del borde izquierdo de la ventana de Microsoft Project y proporciona los medios adecuados para cambiar de vista con slo hacer clic en los iconos que aparecen en ella. Si la vista que desea mostrar no aparece en la Barra de vistas, haga clic en Ms vistas en la Barra de vistas y, despus, seleccione la que desee en el cuadro de dilogo Ms vistas. Si no desea que Microsoft Project muestre la Barra de vistas, haga clic en Barra de vistas en el men Ver. En la siguiente tabla se describe cada una de las vistas que aparecen en la Barra de vistas y muestra el icono de cada una de ellas. Nota: Esta tabla no contiene todas las vistas de Microsoft Project, nicamente las que se muestran en la Barra de vistas de manera predeterminada.

Vista

Nombre Calendario

Descripcin Calendario mensual que muestra las tareas y sus duraciones. Utilice esta vista de tareas para mostrar las tareas programadas en una semana o en un intervalo de semanas concretos. de Lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama que muestra tareas y duraciones en funcin del tiempo. Utilice esta vista de tareas para introducir y programar una lista de tareas. de Diagrama, anteriormente conocido como Diagrama de red, que muestra todas las tareas y sus dependencias. Utilice esta vista de tareas para crear y ajustar la programacin en formato de diagrama de flujo.

Diagrama Gantt

Diagrama red

Uso de tareas Lista de tareas que muestra los recursos asignados agrupados bajo cada tarea. Utilice esta vista para ver qu recursos se encuentran asignados a tareas especficas y para definir el perfil del trabajo. Gantt de Lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama que muestra seguimiento las barras de Gantt de lnea de base y de programacin de cada tarea. Utilice esta vista de tarea para comparar la programacin prevista con la actual. Grfico recursos Hoja recursos de Grfico que muestra la asignacin, los costos o el trabajo de los recursos. Utilice esta vista para mostrar informacin sobre un solo recurso o sobre un grupo de recursos a lo largo del tiempo. de Lista de recursos e informacin relacionada. Utilice esta vista de recurso para introducir y modificar informacin acerca del recurso en un formato similar al de una hoja de clculo. de Lista de recursos que muestra la asignacin, el costo informacin del trabajo de cada recurso a travs del tiempo. esta vista para mostrar informacin acerca del costo y asignacin de trabajo de cada recurso y para definir el perfil asignaciones. o la Utilice de la de las

Uso recursos

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La Ventana de Vistas del Proyecto

Es el rea en donde se realizar la introduccin y visualizacin de la informacin relacionada con el Proyecto Actual. Dada la naturaleza de relativa complejidad de la informacin que conforma un proyecto (Tareas, dependencias, uso de recursos, costos, etc.) Microsoft Project suministra una serie de Vistas del Proyecto cada una de las cuales permitir enfocarnos en determinados aspectos de dicho proyecto. Para movernos entre las distintas vistas del proyecto accederemos a las opciones del

men Ver de Microsoft Project, presentado en la figura siguiente y en la cual se

presenta como activa la vista de Diagrama de Gantt. En la misma figura veremos ejemplos de otras tres vistas disponibles.

Ntese que en la parte superior de algunas de las vistas en la Ventana de Vistas del Proyecto, est una escala que puede ser configurada para mostrar hasta tres niveles de escala de temporal. Para modificar el formato de la escala temporal se usar el dilogo Escala Temporal, al cual se accede al Pulsar dos veces el Botn Izquierdo del Ratn sobre la escala referida en alguna de las vistas que contengan una escala temporal. De este dilogo resaltaremos sus variables en la siguiente figura:

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La Escala Temporal
Algunas vistas disponen de una escala temporal en la parte superior que consta de dos componentes: una escala temporal principal en la parte superior y una secundaria debajo de sta. Las escalas principal y secundaria se pueden ajustar de forma independiente, lo cual permite ver el proyecto con el nivel de detalle deseado.

Las Barras de Desplazamiento

Microsoft Project muestra barras de desplazamiento horizontal y vertical de manera predeterminada.

La Tabla de Tareas y el rea de Grfico

La tabla de tareas muestra informacin acerca de las tareas del proyecto, por ejemplo, cundo comienzan y finalizan, su longitud y los recursos asignados a ellas. Cada columna corresponde con una caracterstica de la tarea, cada fila representa una tarea. La interseccin de una fila con una columna se reconoce como Campo. INFORMTICA APLICADA III ELEMENTOS DE PROJECT Pg. 11

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La parte de grfico muestra grficamente cada una de las tareas, generalmente en forma de barra de tarea. La posicin de la barra en la lnea de tiempo, as como su longitud, indica cundo comienza y finaliza esa tarea. Adems, la posicin de una barra de tarea en relacin a otra indica si las tareas se suceden o si se superponen.

Obtener Ayuda
Microsoft Project dispone del sistema de ayuda estndar de Microsoft, que incluye el Asistente de Office, de una ayuda en lnea y de las fichas de Contenido, Asistente para Ayuda e Indice.

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Adems Microsoft Project posee los elementos Vista Rpida, que muestra una visin global de sus capacidades, un Tutorial que gua al usuario paso a paso en la programacin de proyectos sencillos, y un Mapa del Proyecto que ofrece lineamientos generales de gestin de proyectos que pueden ser muy utiles en la formulacin, control y seguimiento de proyectos en general. A estos elementos de llega haciendo clic en el men Introduccin. (Ayuda) y seleccionando

Se pueden obtener todas las ayudas por medio de elegir los comandos del men Ayuda. Buena parte del contenido de este manual est basado en los elementos de ayuda nombrados de Microsoft Project.

UNA VISTA A MICROSOFT PROJECT 2010

Microsoft Project 2010 Nuevas Funcionalidades Interfaz de Usuario Microsoft (Cinta de Opciones). Ahora se tiene una localizacin de comandos similar a la que conocamos en Excel, Word y PowerPoint 2007, lo que le INFORMTICA APLICADA III ELEMENTOS DE PROJECT Pg. 13

ING. COMERCIO EXTERIOR FADE permitir encontrar sus herramientas favoritas de manera ms fcil con nuevos grficos y barras de herramientas y comandos organizados en pestaas y grupos:

Vista de Microsoft Office Backstage. Un sitio central para controlar sus proyectos. Guardar, Compartir, Imprimir o Publicar sus Proyectos desde una Ubicacin nica. Contiene los mismos comandos que el men Archivo anterior, tambin administre aqu sus conexiones de Project Server:

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Barra de Herramientas de Rpido Acceso. Permite agregar las nuevas funcionalidades y comandos que necesita en un slo lugar:

Comandos

con

Un

Clic

Derecho.

Permite

encontrar

comandos

ms

comnmente utilizados de manera rpida nicamente con Un Clic Derecho, dependiendo sobre qu parte se le da el clic derecho. Sobre una tarea:

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Sobre el rea del diagrama de Gantt para obtener la Ruta Crtica con Un Clic Derecho:

Copiado y pegado tipo Excel fcil y mejorado. Permite copiar a y desde Excel manteniendo el formato:

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La Vista de Escala de Tiempo (Timeline). Se despliega de manera automtica debajo de la Cinta de Opciones, nos muestra un resumen general y conciso de todo el proyecto. Se integran tareas con slo dar un dar un clic derecho o arrastrndolas y soltndolas. Se puede imprimir la escala de tiempo para un reporte resumido o copiar y pegar en otra aplicacin o en un correo electrnico:

La Escala de Tiempo maneja una vista Panormica que indica la porcin del cronograma que se est viendo en el diagrama de Gantt y se puede ajustar su escala usando la nueva barra de Zoom.

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Agregar Columnas Rpidamente. Slo seleccione el encabezado Agregar Nueva Columna y escriba o seleccione el nombre de una columna nueva o existente

Programacin Controlada por el Usuario o Tareas Programadas Manualmente. ste es un cambio importante en relacin a cmo se realiza la programacin del proyecto, las tareas ahora pueden no ajustarse de manera automtica a partir de cambios en sus dependencias o en el calendario del proyecto. Se puede activar la funcionalidad de Programacin Manual para tareas especficas o para el proyecto en su totalidad. De la misma forma, se puede activar la funcionalidad de Auto Programacin en proyectos o tareas en donde as se requiera.

Iniciar la Planificacin Inmediatamente INFORMTICA APLICADA III ELEMENTOS DE PROJECT Pg. 18

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Capturar Informacin de Alto Nivel

Transformarla en un Plan

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ING. COMERCIO EXTERIOR FADE Cambiar a Programada Automticamente para Tareas Especficas

Planificacin y Programacin ms flexibles

Tareas Desactivadas. Se ha incorporado una funcionalidad que permite desactivar tareas y aun as conservarlas en su programacin. Las tareas desactivadas conservan la informacin crtica y no se borran del proyecto, pero desaparecern del Organizador de Equipo y no afectarn a la disponibilidad de recursos, planificacin del proyecto, o cmo se programen otras tareas:

Organizador de Equipo Interactivo. sta es una de las mejores novedades de Project 2010. La vista de Organizador de Equipo le permitir interactuar con su INFORMTICA APLICADA III ELEMENTOS DE PROJECT Pg. 20

ING. COMERCIO EXTERIOR FADE cronograma de nuevas maneras; con un vistazo, sabr en qu trabaja cada miembro del equipo y podr transferir tareas de un miembro del equipo a otro. Vea y asigne trabajo de manera conveniente, cuando un recurso est sobre asignado, slo arrastre la tarea de un recurso a otro y la sobre asignacin desaparecer:

Sincronizacin con Share Point 2010. Si su organizacin cuenta con la aplicacin SharePoint, podr sincronizar Project 2010 con la Lista de Tareas de SharePoint:

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Guardar en SharePoint

Utilice Sincronizar Con Lista de Tareas de SharePoint

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