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Universidad Modular Abierta Materia: Informtica II. Docente: Ing. Sergio Emstica Gua rctica !

" # de Microsoft A$$ESS %&#& Instrucciones: Lea cuidadosamente la gua y realice todos los pasos ah descritos

1. Elementos bsicos de Access 2010 (I)


1.1. Arrancar y cerrar Access 2010
eamos las dos !ormas bsicas de iniciar Access 2010. " Desde el bot'n Inicio situado# normalmente# en la es$uina in!erior i%$uierda de la pantalla. Al hacer clic sobre el bot&n Inicio se despliega un men'. (olocar el cursor en (odos los )rogramas# aparecer la lista de los programas $ue hay instalados en tu ordenador. Locali%a Microsoft *ffice y ha% clic en ella# luego pulsa sobre Microsoft Access# y se iniciar el programa. " Desde el icono de Access %&#& del escritorio.

)uedes iniciar Access 2010 ahora para ir probando todo lo $ue te e*plicamos. (uando realices los e+ercicios tambi,n puedes compaginar dos sesiones de la !orma $ue te e*plicamos a$u. )ara cerrar Access 2010# puedes utili%ar cual$uiera de las siguientes operaciones" .acer clic en el bot&n cerrar " )ulsar la combinaci&n de teclas ALT+F4. " .acer clic sobre la pesta/a Arc+ivo y pulsa el bot&n Salir

1.2. La pantalla inicial

Al iniciar Access aparece una )antalla inicial como ,sta# 0amos a 0er sus componentes !undamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms !cil entender el resto del curso. La pantalla $ue se muestra a continuaci&n (y en general todas las de este curso) puede no coincidir e*actamente con la $ue 0es en tu ordenador# ya $ue cada usuario puede decidir $u, elementos $uiere $ue se 0ean en cada momento# como 0eremos ms adelante.

1.1. Las barras


,a barra de (tulo

,a barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archi0o con el $ue estamos traba+ando en el momento actual. En el e*tremo de la derecha estn los botones para minimi-ar y cerrar . # ma.imi-ar/restaurar

,a barra de Acceso r)ido

,a barra de acceso r)ido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar o Des+acer .

Esta barra puede personali%arse para a/adir todos los botones $ue $uieras. eremos c&mo ms adelante. ,a $inta de o)ciones

,a cinta de o)ciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en )esta0as. Al hacer clic en una pesta/a accederemos a su !icha $ue contiene los botones y men's# organi-ados en categoras o gru)os. 2urante el curso utili%aremos continuamente esta cinta. )ara re!erirnos a un determinado bot&n necesitaremos saber en $u, pesta/a se encuentra y# para ms se/a# el grupo. 2e tal !orma $ue Inicio 3 orta)a)eles 3 egar sera la locali%aci&n e*acta del bot&n egar# $ue pertenece al grupo orta)a)eles de la pesta/a Inicio. Es importante $ue te !amiliarices con esta nomenclatura. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles# las reconocers por$ue tienen un color atenuado# gris. La cinta es dinmica y se comporta de !orma inteligente. Est dise/ada para simpli!icarte el traba+o# mostrando solamente a$uellas opciones $ue te sern 'tiles en cada pantalla. )ulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso )or teclado. 2e esta !orma aparecern pe$ue/os recuadros +unto a las pesta/as y opciones indicando la tecla (o con+unto de teclas) $ue debers pulsar para acceder a esa opci&n sin la necesidad del rat&n.

Es posible $ue# al pulsar la tecla lo $ue ocurra sea $ue se despliegue un submen'. En tal caso# aparecern nue0os caracteres para estas nue0as opciones. Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. )ara salir del modo de acceso )or teclado 0uel0e a pulsar la tecla ALT.

)ara ocultar 1 mostrar en un momento dado las fic+as de la cinta# si necesitas disponer de ms espacio de traba+o. )ara ello# debers hacer doble clic sobre cual$uiera de las pesta/as o utili%ar el bot&n situado en la parte derecha de la cinta . Las opciones 0ol0ern a mostrarse en el momento en el $ue 0uel0as a hacer clic en cual$uier pesta/a o pulses de nue0o el bot&n. ,a )esta0a Arc+ivo

La pesta/a Arc+ivo es especial y como tal# est destacada con un !ondo rosado. Al contrario $ue el resto de pesta/as# no des)liega una fic+a tpica de la cinta de opciones con +erramientas )ara modificar el documento # sino $ue despliega un men' con acciones relati0as al propio archi0o- Guardar# Im)rimir2 Abrir... En 0ersiones anteriores se encontraban en el bot&n 4!!ice. A este men' tambi,n puedes acceder desde el modo de acceso )or teclado tal y como 0imos para la $inta de o)ciones pulsando Alt + A. Este men' contiene dos tipos bsicos de elementos$omandos inmediatos. 5e e+ecutan de !orma inmediata al hacer clic sobre ellos. )or e+emplo# la opci&n Guardar para guardar el documento actual# o Salir para cerrar la aplicaci&n. 6ambi,n puede $ue algunas opciones muestren un cuadro de dilogo donde nos pedir ms in!ormaci&n sobre la acci&n a reali%ar como la opci&n Abrir.

*)ci'n 3ue muestra ms informaci'n. Algunas opciones lo $ue hacen es mostrar ms opciones en la %ona derecha de la 0entana. )or e+emplo# la opci&n Informaci'n $ue muestra in!ormaci&n de la base de datos abierta o 4eciente $ue muestra un listado de las 'ltimas bases de datos utili%adas. Al hacer clic en una de estas opciones# se colorear con un color rosado intenso# para $ue sepamos $ue se trata de la opci&n acti0a.

,a barra de estado

,a barra de estado se encuentra en la parte in!erior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicaci&n# proporciona distinta in!ormaci&n seg'n la pantalla en la $ue estemos en cada momento. )or e+emplo a$u nos indica $ue tenemos la tecla de teclado num,rico pulsada ( Bloq Num)# $ue estamos en la 0ista 5o6a de datos y podemos cambiar la 0ista a 5o6a de datos# (abla dinmica# Grfico dinmico y Dise0o con los cuatro botones $ue aparecen a la derecha. Los nombres de los botones se muestran en un pe$ue/o cuadro in!ormati0o al de+ar el cursor sobre uno de ellos# de !orma $ue no es necesario $ue los memorices. (on el uso ya irs aprendiendo la !orma de los botones $ue ms utilices.

Unidad %. $rear2 abrir 1 cerrar una base de datos 7I8


2.1. (onceptos bsicos de Access 9ase de datos
7na base de datos es un con6unto de datos $ue estn organi-ados )ara un uso determinado y el con+unto de los programas $ue permiten gestionar estos datos es lo $ue se denomina 5istema 8estor de 9ases de 2atos. Las bases de datos de Access 2010 tienen la e*tensi&n .A$$D9 para $ue el ordenador las recono%ca como tal. (asi todos los sistemas de gesti&n de base de datos modernos almacenan y tratan la in!ormaci&n utili%ando el modelo de gesti'n de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional# los datos se organi-an en (ablas. Las tablas almacenan in!ormaci&n sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa# o los pedidos reali%ados por cada uno de ellos: las tablas se relacionan de !orma $ue a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener in!ormaci&n sobre los pedidos de ,stos.

(ablas de datos
7na tabla de datos es un ob+eto $ue se de!ine y utili%a )ara almacenar los datos. 7na tabla contiene informaci'n sobre un tema o asunto particular# como pueden ser como hemos 0isto antes# clientes o pedidos. Las tablas contienen cam)os $ue almacenan los di!erentes datos como el c&digo del cliente# nombre del cliente# direcci&n#... ; al con+unto de campos para un mismo ob+eto de la tabla se le denomina registro o fila# as todos los campos de un cliente !orman un registro# todos los datos de otro cliente !orman otro registro#... 5i consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa# una tabla de CLIENTES podra ser$am)os $'digo 4egistro # 4egistro % 4egistro : 4egistro ; 1 2 1 = !ombre Luis @arta Arancisco @ara A)ellidos 8rande Lilos Aran 2ardeno Cuan L&pe% .uesca 9ue0o Direcci'n (< 8ermanas# 21 (< @ayor# 1= (< alle# B> (< Aranciscano# >? $. . =>?21 =>>2B =>>2B =>B21

2.2. (rear una base de datos


)ara crear una nue0a base de datos debemos.acer clic sobre la opci&n !uevo de la pesta/a Arc+ivo.

5e mostrarn las distintas opciones para nue0os archi0os en la %ona de la derecha. La opci&n 9ase de datos en blanco es la $ue debe estar seleccionada si $ueremos partir de cero# aun$ue tambi,n podramos partir de una base e*istente o de una plantilla.

Eli+as la opci&n $ue eli+as# un poco ms a la derecha 0ers un panel con una 0ista pre0ia y las opciones necesarias para especi!icar el !ombre de arc+ivo y Ubicaci'n de la nue0a base de datos. Dsto es as por$ue# al contrario $ue en otros programas como Eord# Access necesita crear y guardar el archi0o antes de empe%ar a traba+ar. Fo se puede ir reali%ando la base de datos y guardarla cuando est, lista.

)ara cambiar la ubicaci'n establecida por de!ecto (la carpeta Mis documentos)# ha% clic en la pe$ue/a carpeta $ue hay +unto a la ca+a de te*to 5e abrir el siguiente cuadro de dilogo.

2eberemos utili%ar la barra de direcciones superior o e*plorar las carpetas desde el panel i%$uierdo para situarnos en la car)eta en 3ue 3ueramos guardar la base de datos. ; en el cuadro !ombre de arc+ivo podrs escribir el nombre. Luego# hacer clic en Ace)tar. 5e cerrar el cuadro de dilogo y 0ol0ers a la pantalla anterior. )ulsar el bot&n $rear para crear la base de datos. Automticamente se crear nuestra nue0a base de datos a la cual Access asignar la e*tensi&n .A$$D9. Es el mismo !ormato $ue se utili%aba en 4!!ice 200?# por lo $ue no presentan problemas de compatibilidad. )or de!ecto# Access abrir una nue0a tabla llamada Tabla1 para $ue puedas empe%ar a rellenar sus datos.

7na tabla es el elemento principal de cual$uier base de datos ya $ue todos los dems ob+etos se crean a partir de ,stas. 5i obser0as esta 0entana# a la i%$uierda aparece el anel de navegaci'n# desde donde podremos seleccionar todos los ob+etos $ue sean creados dentro de la base de datos. 2e entrada s&lo encontraremos la Tabla1 $ue se crea por de!ecto. )uedes ocultar el panel haciendo clic en el bot&n *cultar . 2esplegando la cabecera del panel puedes seleccionar $u, ob+etos mostrar y de $u, !orma.

2.1. (errar la base de datos


5e puede cerrar una base de datos de 0arias !ormas" En la pesta/a Arc+ivo# . " 4 bien cerrar Access. 4b0iamente la base tambi,n se cerrar. elegir la opci&n $errar base de datos

2.=. Abrir una base de datos


)odemos abrir una base de datos ya e*istente de di!erentes !ormasDesde la )esta0a Arc+ivo < Abrir

Desde las teclas r)idas CTRL+A o ALT+A. En ambos m,todos se abrir el cuadro de dilogo Abrir para $ue selecciones el archi0o $ue $uieres abrir-

2ebers situarte en la carpeta donde se encuentre la base y hacer doble clic sobre el archi0o o bien seleccionarlo y pulsar el bot&n Abrir. Desde la )esta0a Arc+ivo < 4eciente En la opci&n 4eciente encontrars una lista de los 'ltimos archi0os abiertos# al igual $ue en el m,todo anterior. .a% clic en la $ue $uieras abrir.

Desde el acceso r)ido a las =ltimas bases abiertas: Fada ms abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opci&n en Inicio < (odos los rogramas# aparecer la !icha Arc+ivo desplegada. En ella encontrars una lista de las cuatro 'ltimas bases de datos abiertas# e*actamente igual $ue en el m,todo anterior# pero directamente en Archi0o# sin tener $ue pulsar 4eciente.

.a% clic sobre la $ue $uieras abrir. 2esde Arc+ivo 3 4eciente (el m,todo $ue hemos 0isto anteriormente) podemos con!igurar cuntos elementos 0eremos en el acceso rpido. )or de!ecto son 4# pero podemos cambiarlo hasta un m*imo de 17. Fo es recomendable incluir muchas# por$ue puede resultar molesto un listado demasiado e*tenso. 6ambi,n podemos eliminar este indicando $ue $ueremos mostrar 0 elementos o bien desacti0ando la casilla de 0eri!icaci&n.

.ay $ue tener en cuenta $ue# tanto en la lista de archi0os recientes como en su acceso rpido# al hacer clic en un elemento se abrir con el nombre y ubicaci&n $ue tena la 'ltima 0e% $ue se abri&. Esto $uiere decir $ue no es GinteligenteG. 5i le cambias el nombre a una base de datos o la trasladas a otra carpeta# la lista $uedar desactuali%ada y al tratar de abrir una base se mostrar un mensa+e indicando $ue no es capa% de encontrar el archi0o. 5i ocurre esto# debers utili%ar cual$uiera de los dos primeros m,todos y buscar manualmente el archi0o en su actual carpeta contenedora.

)ara practicar los conceptos de esta unidad didctica reali%a el E+ercicio de crear# abrir y cerrar una base de datos.

E6ercicios unidad %: $rear2 abrir 1 cerrar una base de datos


5i no tienes abierto Access 2010# brelo para reali%ar los e+ercicios planteados a continuaci&n.

E+ercicio 1- (oncesionario
1. (rear una carpeta llamada Mis Bases en el disco duro no tan a la vista. 2. (rear una base de datos en la carpeta Mis ejercicios del Mis Bases con el nombre Concesionario. 1. (errar la base de datos anterior.

4. Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis Bases del disco duro.
B. ol0er a cerrarla.

E+ercicio 2- (lnica
1. (rear una base de datos en la carpeta Mis Bases del disco duro con el nombre
Clnica. 2. (errar la base de datos anterior.

3. Abrir la base de datos Clnica de la carpeta Mis Bases del disco duro.
=. ol0er a cerrarla.