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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA CONVENIO UCLA – LUZ

ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN ELDESPACHO Y TRANSPORTE DE CARBÓN ENCARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.
ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN ELDESPACHO Y TRANSPORTE DE
CARBÓN ENCARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.
LIC. EDGAR ANTONIO CORDERO

Maracaibo, 2005

i

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL ¨ LISANDRO ALVARADO ¨ LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA CONVENIO UCLA – LUZ ANÁLISIS

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL ¨ LISANDRO ALVARADO ¨ LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA CONVENIO UCLA – LUZ

ALVARADO ¨ LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA CONVENIO UCLA – LUZ ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL
ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL DESPACHO Y TRANSPORTE DE CARBÓN EN CARBONES DE LA
ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL DESPACHO Y TRANSPORTE DE
CARBÓN EN CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.
LIC. EDGAR ANTONIO CORDERO

Maracaibo, 2005

ii

ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL DESPACHO Y TRANSPORTE DE CARBÓN EN CARBONES DE LA
ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL
DESPACHO Y TRANSPORTE DE CARBÓN EN
CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.

ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL

DESPACHO Y TRANSPORTE DE CARBÓN EN CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A. Por: LIC. EDGAR A.
DESPACHO Y TRANSPORTE DE CARBÓN EN
CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.
Por: LIC. EDGAR A. CORDERO
Trabajo de grado aprobado
Mgs. Nereida Duque Vera
Tutor
Mgs. Abel Romero

Esp. Luisa Urbina

Maracaibo, 2 de Diciembre de 2005

DEDICATORIA

A mi amigo Chucho (Jesucristo) a su santa madre, por darme la vida y una
A mi amigo Chucho (Jesucristo) a su santa madre,
por darme la vida y una familia
hermosa y unida.
A mis hijas, Egdymar y Marianny
como estimulo a una continua labor de formación
académica, sin importar el tiempo de vida que se tenga, solo desearlo, pedirlo a mi
querido Chucho y lo obtendremos.
A mis Madres Yolanda e Ivon, Hermanos (en especial a Julio) y a mis
Sobrinos
como estimulo al crecimiento personal y profesional.
A
mi linda Cati, Arlenys Perea por ser el soporte sentimental que llena esos vacíos de
mi
corazón. Gracias amor.

En forma muy especial, a la memoria de mi Padre Tino, que partió de este mundo,

por hacerme sentir cada día de mi vida, lo importante que fui para él. Gracias Papa.

iv

Edgar Antonio Cordero

AGRADECIMIENTO

Agradezco a mi amigo Chucho (Jesucristo) por brindarme la oportunidad de la culminación de este
Agradezco
a
mi
amigo
Chucho
(Jesucristo)
por
brindarme
la
oportunidad
de
la
culminación de este Proyecto de Investigación.
A mi
asistente
estrella
e
invaluable
TSU
Omar
Machado
Chirinos,
por
su
desinteresado apoyo y colaboración en todos los detalles que llegaron a conformar
este gran proyecto de investigación.
A mis
compañeros
de
postgrado
Luis
Fuenmayor
y
Rafael
Villalobos
que
juntos
formamos
un
equipo
fuerte,
honesto
y
competidor, que fue capaz
de
enfrentar
y
vencer todas las adversidades presentadas.
Y de una manera muy especial a mi tutora de contenido, Mgs. Nereida Duque Vera y
su asistente Lic. Rixion Linares, por la paciencia y esfuerzo en que lográramos juntos

el éxito de este proyecto de investigación. Muchísimas gracias.

Edgar Antonio Cordero

v

INDICE PÁG. TÍTULO APROBACIÓN DEL TUTOR DEDICATORIA AGRADECIMIENTO INDICE INDICE DE CUADROS INDICE DE GRAFICOS
INDICE
PÁG.
TÍTULO
APROBACIÓN DEL TUTOR
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
INDICE
INDICE DE CUADROS
INDICE DE GRAFICOS
INDICE DE TABLAS
RESUMEN
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULOS
ii
iii
iv
v
vi
x
xi
xiii
xv
1
I
EL PROBLEMA
1.
PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
5
1.1.
FORMULACION DEL PROBLEMA
6
1.2.
SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA
7
2.
OBJETIVOS
7
2.1.
OBJETIVO GENERAL
7
2.2.
OBJTETIVOS ESPECIFICOS
7
3.
JUSTIFICACIÓN
8
4.
DELIMITACIÓN
9

vi

II MARCO TEÓRICO

1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN 11 2. BASES TEÓRICAS SISTEMA DE CONTROL INTERNO 14 2.1.
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
11
2. BASES TEÓRICAS
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
14
2.1.
14
2.2
2.3
REVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 15
OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO 15
2.4
CARACTERÍSTICAS
DEL
SISTEMA
DE
CONTROL
INTERNO
16
2.5
LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE
INTERNO
CONTROL
17
2.6
MEDIDAS PARA
INTERNO
LOGRAR
UN
BUEN
CONTROL
18
2.7
ANÁLISIS FODA. CONCEPTO.
19
2.8
OBJETIVOS DEL ANÁLISIS FODA
21
2.9
PROPÓSITOS DEL ANÁLISIS FODA
22
2.10
CONTROL INTERNO
23
2.11
PROPÓSITO DEL CONTROL INTERNO
25
2.12
OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
26
2.13
FINALIDAD DEL CONTROL INTERNO
26
2.14
MISIÓN DEL CONTROL INTERNO
27
2.15
ALCANCE DEL CONTROL INTERNO
27
2.16
ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
28
2.17
CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO
29
2.18
TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO
29

2.18.1

TÉCNICAS DE PREVENCIÓN

30

2.18.2

TÉCNICAS DE DESCUBRIMIENTO

30

2.19

CONTROLES EN AMBIENTES COMPUTARIZADOS

31

2.19.1.

CONTROLES DE USUARIOS

31

2.19.2.

CONTROLES DE PED

31

vii

2.19.3.

DIFERENCIA

ENTRE

LOS

CONTROLES

DE

USUARIO

Y PED

32

CONTROL INTERNO Y ÉTICA PROFESIONAL

 

32

EN

EL

AMBIENTE

DE

TRABAJO

QUE

2.20

2.21 DEBILIDADES

AFECTAN EL CONTROL INTERNO. CONDICONES 3. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS 4. DEFINICIÓN CONCEPTUAL Y
AFECTAN EL CONTROL INTERNO.
CONDICONES
3.
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS
4.
DEFINICIÓN
CONCEPTUAL
Y
OPERACIONAL
DE
LA
VARIABLE
4.1
CONTROL INTERNO
4.2
OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE
III MARCO METODOLÓGICO
1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
2 DISEÑO DE LA INVESTIGA CIÓN
3 POBLACIÓN
4 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE
DATOS
5 TRATAMIENTO ESTADÍSTICO DE LA INFORMACIÓN
6 VALIDEZ DEL INSTRUMENTO
7 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
IV ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
V CONCLUSIONES
VI RECOMENDACIONES

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ANEXOS

33

38

40

40

41

43

46

47

48

49

49

50

52

87

92

97

A CURRÍCULO VITAE DEL AUTOR

102

B INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE DATOS

103

viii

INDICE DE CUADROS

PÁG. Cuadro 1 Operacionalización de la Variable 41
PÁG.
Cuadro 1
Operacionalización de la Variable
41

ix

INDICE DE GRAFICOS

PÁG. Grafico 1 A Sistema de Control Interno 52 Grafico 2 A Grafico 3 A
PÁG.
Grafico 1 A
Sistema de Control Interno
52
Grafico 2 A
Grafico 3 A
Grafico 4 A
Grafico 5 A
Grafico 6 A
Grafico 7 A
Grafico 8 A
Grafico 1 B
Grafico 2 B
Grafico 3 B
Grafico 4 B
Grafico 5 B
Grafico 6 B
Grafico 7 B
Grafico 8 B
Sistema de Control Interno
Sistema de Control Interno
Sistema de Control Interno
Sistema de Control Interno
Sistema de Control Interno
Sistema de Control Interno
Sistema de Control Interno
Control Interno
Control Interno
Control Interno
Control Interno
Control Interno
Control Interno
Control Interno
Control Interno
53
55
56
57
58
59
60
62
63
64
65
66
67
68
69
Grafico
1
C
70
Grafico
2
C
71
Grafico
3
C
72
Grafico
4
C
73
Grafico
5
C
Grafico
6
C
Nivel de Confiabilidad
Nivel de Confiabilidad
Nivel de Confiabilidad
Nivel de Confiabilidad
Nivel de Confiabilidad
Nivel de Confiabilidad
75
76

x

Grafico

Grafico

Grafico 1 D Grafico 2 D Grafico 3 D Grafico 4 D Grafico 5 D Grafico 6 D

C

C

7

8

Nivel de Confiabilidad Nivel de Confiabilidad Análisis FODA Análisis FODA Análisis FODA Análisis FODA Análisis FODA Análisis FODA

77

77

79

80

81 82 83 84
81
82
83
84

xi

INDICE DE TABLAS

PÁG. Tabla 1 A Sistema de Control Interno 52 Tabla 2 A Tabla 3 A
PÁG.
Tabla 1 A
Sistema de Control Interno
52
Tabla 2 A
Tabla 3 A
Tabla 4 A
53
54
56
Tabla
5 A
57
Tabla
6 A
58
Tabla
7 A
59
Tabla
8 A
60
Tabla
1
B
61
Tabla
2
B
63
Tabla
3
B
64
Tabla
4
B
65
Tabla
5
B
66
Tabla
6
B
67
Tabla
7
B
68
Tabla
8
B
Sistema de Control Interno
Sistema de Control Interno
Sistema de Control Interno
Sistema de Control Interno
Sistema de Control Interno
Sistema de Control Interno
Sistema de Control Interno
Control Interno
Control Interno
Control Interno
Control Interno
Control Interno
Control Interno
Control Interno
Control Interno
69
Tabla
1
C
70
Tabla
2
C
71
Tabla
3
C
Nivel de Confiabilidad
Nivel de Confiabilidad
Nivel de Confiabilidad
Nivel de Confiabilidad
Nivel de Confiabilidad
72
Tabla
4
C
73
Tabla
5
C
74

xii

Tabla 6 C Tabla 7 C Tabla 8 C Tabla 1 D

Nivel de Confiabilidad Nivel de Confiabilidad Nivel de Confiabilidad Análisis FODA Análisis FODA Análisis FODA Análisis FODA Análisis FODA Análisis FODA

75

76

77

78

Tabla 2 D 80 Tabla 3 D 81 Tabla 4 D 82 Tabla 5 D
Tabla 2 D
80
Tabla
3 D
81
Tabla
4 D
82
Tabla
5 D
83
Tabla
6 D
84

xiii

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”

LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA

ESPECIALIZACIÓN EN CONTABILIDAD

MENCIÓN AUDITORIA

ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL DESPACHO Y TRANSPORTE DE CARBON EN CARBONES DE LA
ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL DESPACHO Y TRANSPORTE DE
CARBON EN CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.
Autor: Edgar Antonio Cordero
Tutor: Nereida J. Duque V.
RESUMEN
La presente investigación se orientó al análisis del control interno en el
despacho y transporte de carbón en Carbones de la Guajira, S.A. La metodología
utilizada fue de tipo documental-descriptiva, tipo Observacional y de campo, siendo
su diseño no experimental descriptivo. Para la técnica e instrumento de recolección
de datos se utilizó la técnica de encuesta y el instrumento de cuestionario, dirigido al
procedimiento de validación de cinco (5) sujetos. La población estuvo constituida
por cinco (5) empleados que están directamente relacionados con las actividades
administrativas y de control de la empresa. Posteriormente se llegó a las siguientes
conclusiones: Se observó que la empresa no cuenta con manuales de normas y
procedimientos, el Sistema de Control Interno para el pesaje y despacho del carbón,
nunca es evaluado por el Departamento de Contraloría de la empresa,
solo algunas

veces el inventario de cierre mensual es consistente con el registro de despacho de carbón, se evidenció que la labor desarrollada por la unidad de transporte y embarque no siempre es eficaz , que el equipo de trabajo de la mencionada unidad, no siempre posee buen grado de iniciativa propia y, como una debilidad del personal que labora en la unidad de despacho y transporte, que no siempre alcanza las metas establecidas. El estudio permitió establecer las siguientes recomendaciones: 1.Elaborar un Manual

de Normas y Procedimientos Administrativos. 2.Garantizar la existencia de la función de evaluación. 3. Establecer mecanismos y procedimientos que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable. 4. Disponer de mecanismos de verificación y evaluación permanentes del Control Interno. 5. Entrenamiento, incentivos, reconocimientos y creación de programas de ascenso al equipo de trabajo para alcanzar la eficiencia laboral, grado de iniciativa y logro de metas.

Palabras claves: Control Interno, Confiabilidad, FODA y Ética.

xiv

INTRODUCCIÓN

El proceso de producción de carbón en Mina Norte se realiza a cielo abierto y
El proceso de producción de carbón en Mina Norte se realiza a cielo abierto y
comprende las actividades de deforestación, perforación y voladura de estéril,
transporte de estéril, extracción, trituración y su transporte hasta los puertos de
embarques.
Las Operaciones de Mina que se realizan en Carbones de la Guajira a través
de la
Gerencia de Protección Integral,
comienzan con la solicitud del permiso al
Ministerio de Ambiente, para poder deforestar el área que se desea explotar, y una
vez obtenido, se procede al corte y almacenamiento de los árboles que son
inventariados, de obligatorio cumplimiento dada las normativas que establece el
Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales Renovables (MARN).
La deforestación consiste en la remoción de la capa vegetal que recubre la
superficie donde se ubica el manto de carbón a extraer, realizada por tractores, luego
es transportada a las escombreras de capa vegetal o directamente a los lugares que
son objeto de recuperación ambiental.
Luego se procede la extracción del carbón,
removiendo el estéril que recubre

el manto por el método convencional de arranque, es decir, por perforación y voladura. La perforación se realiza con máquinas perforadoras rotativas, cargando explosivos en los barrenos, mediante camiones mezcladores de explosivos. Después de efectuada la voladura del estéril se procede a su carga y transporte con un grupo de

palas hidráulicas y una flota de camiones roqueros (diseñados para cargar rocas y

1

carbón),

material volado.

los cuales son dirigidos hacia las escombreras en donde es depositado el

Posteriormente el

manto de carbón es destapado por tractores, que escarifican

y apilan el carbón para que unas palas mecánicas se encarguen de vaciarlo en los
y apilan el carbón para que unas palas mecánicas se encarguen de vaciarlo en los
camiones roqueros y llevarlos al área de trituración o al patio llamado de remanejo,
almacenándose de acuerdo a su calidad y vuelven a transportarse de esta área a los
puertos de embarque ubicados en el Bajo y Palmarejo, a través de gandolas de 45
toneladas métricas de capacidad, las cuales son sometidas a dos pesajes en una
balanza, primero vacía y después cargada del carbón a ser transportado.
Este
proceso
lo
inicia
el Departamento de Transporte y Embarque con el
pesaje de la gandola vacía (peso tara), registrándose los resultados a través del
Sistema de Pesaje de Gandola en una guía pre-numerada conforme a especificaciones
del Ministerio de Energía y Petróleo, luego se dirige al área de trituración o
almacenamiento de carbón para ser cargada, que una vez cargado el carbón, es
rociado con agua para evitar la contaminación de polvo en su recorrido hasta el
Puerto, proceso que produce un aumento del peso del carbón. La gandola cargada se
vuelve a pesar a su salida para registrar su peso bruto (Peso Tara – Peso Bruto = Peso
Neto de Carga).
Finalmente,
la gandola llega al puerto destino, donde nuevamente es pesada
en una balanza y el romanero registra en una nueva guía el peso de llegada, el cual
difiere con el presentado a la salida de la Mina.

Precisamente, para asegurar el cabal cumplimiento de los procesos antes expuestos se efectúa la presente investigación, que conduzcan a determina r los márgenes de errores razonables propios en el carbón en virtud de su granulometría, porcentaje de azufre, cenizas y poder calorífico.

2

Por tal motivo, la finalidad de esta investigación es

el análisis del Control

Interno en el despacho y transporte del carbón en Carbones de la Guajira, S.A.

Para

alcanzar

este

objetivo,

la

investigación

está

estructurada

en

cuatro

capítulos que representan las fases ejecutadas para el logro de este estudio. El Capítulo I
capítulos que representan las fases ejecutadas para el logro de este estudio.
El Capítulo I está dirigido al planteamiento del problema , el objetivo general y
los objetivos específicos del estudio, su justificación y delimitaciones.
El Capítulo II comprende el marco teórico del estudio, y en este orden, se
exponen los antecedentes de la unidad de análisis de la investigación y sus
fundamentos teóricos, revisiones bibliográficas existentes y seguidamente se expone
una breve referencia de los términos básicos para terminar con la presentación
conceptual y operacional de la unidad de análisis en estudio.
El Capítulo III describe los aspectos metodológicos que permiten al
investigador estudiar con propiedad la realidad vinculada al problema, determinando
el tipo de investigación, su diseño, la población a la cual se dirigen los instrumentos
para la recolección de datos, explicándose también las técnicas elegidas para la
interpretación de los resultados.
El
Capítulo
IV
comprende
la
presentación
y
discusión
de
los
resultados,
obtenidos de acuerdo con el contexto establecido anteriormente.

Finalmente,

la

investigación

culmina

con

la

presentación

de

las

conclusiones

correspondientes

a

los

objetivos

alcanzados,

actividades

realizadas

y

los

resultados

obtenidos.

3

CAPÍTULO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
CAPÍTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
CAPITULO I EL PROBLEMA. 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Debido al éxito obtenido por Carbones del
CAPITULO I
EL PROBLEMA.
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Debido al éxito obtenido por Carbones del Guasare, Carbones del Zulia
(CARBOZULIA), filial de PDVSA, se comienzan a realizar en 1991 estudios y
exploraciones con apoyo de empresas nacionales y extranjeras para determinar las
reservas carboníferas de la zona, dándose inicio al proyecto Mina Norte.
Mina Norte, después de la fase exploratoria finalizada en 1992, recopila la
información de las exploraciones, para establecer las reservas probadas y estimadas
del proyecto. Una vez determinadas las reservas, se comienza a tramitar la
permisología legal, ambiental y de minas, proceso que se inicia en 1993 y finaliza en
1994 con el otorgamiento del permiso ocupacional territorial.
Ya establecidos los requisitos legales, Carbones del Zulia (CARBOZULIA) y
Carbones del Mar (CARBOMAR) firmaron en junio de 1.994, un convenio
definitivo de asociación para la explotación de carbón en Mina Norte, dando origen a

Carbones de la Guajira S.A.(CBG) ubicado en el Municipio Páez del Estado Zulia, la cual fue constituida en agosto de 1994 para la exploración y explotación de yacimientos de carbón. De acuerdo con la distribución accionaría de CBG estipulada en el referido convenio, Carbozulia participa con un 36% y Carbomar con un 64%.

CBG tiene como misión “extraer, mercadear y comercializar carbón de acuerdo con la normativa legal en el ámbito nacional e internacional, preservando las

5

condiciones del medio ambiente y brindado un servicio eficaz, incluyendo la minería

y

el procesamiento, mercadeo y transporte del carbón, extraídos de los yacimientos de

la

zona Mina Norte.

En el mes de Abril del año 1.995 se da inicio al despacho de carbón
En el mes
de Abril del año 1.995 se da inicio al despacho de carbón desde la
boca de Mina Norte, donde las unidades se cargan en los patios de remanejo de
carbón, y el transporte o despacho corría por cuenta de las empresas negociadoras del
mineral (INTER AMERICAN COAL HOLDING Y GUASARE COAL
INTERNACIONAL), sin que esto ocasionara para Carbones de la Guajira, S.A., un
riesgo de control en las operaciones de despacho y transporte de la producción.
A partir del mes de octubre del año 2000,
Carbones de la Guajira, S.A. asume
la responsabilidad de despacho y transporte del carbón, surgiendo la necesidad del
Control Interno en estas áreas, como consecuencia de las diferencias que arrojan las
balanzas de pesajes que se realizan en la Mina antes de su salida, en relación a la de
su llegada en los Puertos. Asimismo, en las toneladas despachadas en la Mina y la
conciliación permanente con las cantidades recibidas por los Puertos El Bajo y
Palmarejo, adicionalmente la inconsistencia entre los valores de los inventarios
físicos y los teóricos en los cierres mensuales.
Por lo antes expuesto, se hace necesario analizar el sistema existente, para
llegar a conocer las diferencias y minimizar los márgenes de errores que son propios
en el carbón, por su granulometría, porcentaje de azufre, cenizas y poder calorífico.

1.1. FORMULACIÓN

DEL PROBLEMA

Una

vez

planteada

la

situación

y

conocido

el

propósito

del

estudio,

el

problema se formuló a través de la siguiente interrogante:

6

¿Cuál es el Sistema de Control Interno adecuado para el despacho y transporte del Carbón de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.?

1.2. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ¿Cuál es el sistema de Control Interno utilizado por Carbones de
1.2. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cuál
es
el
sistema de Control Interno utilizado por Carbones de la
Guajira, S.A. para el despacho y transporte del carbón de Mina a los Puertos Bajo
Grande y Palmarejo?
¿Cuáles son los Controles Internos aplicados en el despacho y transporte
del carbón en Carbones de la Guajira, S.A.?
¿Cuál es el nivel de confiabilidad entre las Unidades de Despacho en la
Mina de Carbones de la Guajira, S.A. y Recepción en los Puertos Bajo Grande y
Palmarejo?
¿Cuáles son las debilidades y fortalezas en el Sistema de Control Interno
del despacho y transporte del carbón en Carbones de la Guajira, S.A.?
2.
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
2.1.
OBJETIVO GENERAL
en
Carbón de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.
Analizar
el
sistema
de
Control
Interno
el
despacho
y
transporte
del

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

utilizado por Carbones de la

Guajira, S.A. en el despacho y transporte del carbón de Mina a los Puertos Bajo Grande y Palmarejo

Caracterizar

el

sistema

de

Control

Interno

7

Determinar los controles internos aplicados en el despacho y transporte del carbón a los Puertos Bajo Grande y Palmarejo.

Determinar el nivel de confiabilidad en el despacho y transporte de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.

Carbón

del

Analizar las fortalezas y debilidades del Sistema de Control Interno despacho y transporte del carbón
Analizar las fortalezas y debilidades del Sistema de Control Interno
despacho y transporte del carbón de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.
en
el
3. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
En virtud del problema planteado, Carbones de la Guajira, S.A., requiere del
análisis de control interno en el despacho y transporte del carbón, con el fin de
optimizar el proceso y detectar oportunamente las desviaciones que puedan colocar
en posición de riesgo su producción, y la responsabilidad de entrega final oportuna
del carbón en el mercado. Es por ello que, debe conocerse la situación actual de
dicho control interno y la estructuración o composición del sistema, así como las
variables que de una u otra forma inciden en el.
Estos aspectos representan hoy en día un valor teórico relevante, ya que
mediante un conocimiento pleno de las variables que conforman el sistema de control
interno en Carbones de la Guajira, S.A., pueden establecerse las estrategias que
permitan alcanzar las metas en la organización.

De lo anteriormente señalado, se desprende el valor social del estudio, ya que las empresas exportadoras de carbón optimizaran sus resultados conociendo sus debilidades en las áreas mas criticas involucradas en el proceso de control.

Cabe señalar, que desde el punto de vista metodológico, también conlleva un valor importante, en virtud de que pondrá de manifiesto algunos aspectos que

8

faciliten el control de una manera participativa, en donde todos los integrantes de la organización se sientan comprometidos con la preservación de un sistema que

asegure la eficiencia operativa con un sólido control interno.

Así mismo, esta investigación pretende ser un elemento motivador para que otros investigadores no solo
Así mismo, esta investigación pretende ser un elemento motivador para que
otros
investigadores
no
solo
establezcan
las
variables
de
control
necesario
en
las
organizaciones,
sino
que
les
inserten
en
los
procedimientos
operativos
para
que
a
mediano plazo formen parte de la cultura organizacional.
4.
DELIMITACIÓN
Para encausar la problemática objeto de estudio, la investigación se delimitará
en espacio, tiempo y contenido.
En el nivel espacial la
investigación
será realizada en las instalaciones de la
empresa Carbones de la Guajira, S.A. ubicada en la Mina Norte, Sector el Brillante
Jurisdicción de la Parroquia Elías Sánchez Rubio, Municipio Páez, Estado Zulia.
En el nivel temporal la investigación
hasta el 31 de octubre de 2005.
se
cumplirá
desde
el
1
de junio 2004
En cuanto a contenido el estudio se realizará
con los
datos e informes de
gestión
suministrados
por
el
Departamento
de
Control
Interno,
Auditoria
Interna,
y

Gerencia de Transporte y Embarque de Carbones de la Guajira, S.A., y los reportes de recepción en los Puertos El Bajo y Palmarejo.

9

CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
CAPITULO II MARCO TEÓRICO 1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN Investigaciones realizadas con anterioridad constituyen
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Investigaciones realizadas con anterioridad constituyen antecedentes
importantes al actual análisis, por estar relacionadas directamente con el sistema de
Control Interno, la cual es el objeto de estudio de la presente investigación, y entre
ellas se mencionan las siguientes:
Díaz, (1998), realizó un estudio sobre el Control Interno de Sistemas de
Información Computarizados de LUZ, cuyo objetivo fundamental se basó en el
diseño de un modelo de Control Interno de sistemas de información computarizados
para la Universidad del Zulia, que sirva de guía en materia de Control Interno a los
niveles gerenciales, los analistas de sistemas, los programadores, los entes de control
y los usuarios en el desarrollo, implementación y funcionamiento de los sistemas de
información computarizados.

La metodología utilizada fue de carácter descriptivo y analítica, y consistió en la elaboración de un análisis documental y bibliográfico y la realización de entrevistas a funcionarios vinculados a la materia estudiada, con el propósito de obtener la información necesaria para abordar el análisis objeto de estudio.

control

Los resultados de la investigación permitieron el diseño de un modelo de

ser simplista, y tenia una tendencia eminentemente

que

no

pretendió

11

operativa, se pretendió suministrar una alternativa de control aplicable en las condiciones actuales de la institución y de otras con características similares en el

área de sistemas de información.

Se concluyo que la única alternativa eficaz para prevenir daños en la organización vinculadas con
Se
concluyo
que
la
única
alternativa
eficaz
para
prevenir
daños
en
la
organización vinculadas con los sistemas de información, fue inicial en el corto plazo
un proceso de iniciación e implantación que contemplaba el adiestramiento del
personal y el diseño de políticas, normas y procedimientos de Control Interno de
sistemas de información computarizados.
Así mismo, el Diagnostico y diseño de un modelo de control para el recibo,
almacenamiento y despachos en los depósitos de proyectos de Maraven Barraquero.
Autores; Lic. Jersón A. Shallman J. y el Ing., Juan B. Escarazo F. Maracaibo Mayo
de 1995 para optar al titulo de Magíster.
Resumieron con que el recibo, almacenamiento y despachos de materiales es
un proceso operacional enmarcado dentro de la logística industrial que se realizo en
la industria petrolera y datan desde la llegada de las compañías trasnacionales, en
algún momento y como consecuencia de la falta de un modelo de control, estos
procesos sufrieron desviaciones que causaron un sobrecosto en las operaciones, bien
sea por demoras en los recibos y despachos, o por deficiencia en el almacenamiento.
El estudio tuvo como objeto
el diagnostico y diseño de un modelo de control
para el recibo y despachos de materiales, el cual fue elaborado como producto del

diagnostico de los procesos involucrados, teniendo como visión las actividades inherentes a los proyectos de la industria petrolera nacional.

La metodología empleada fue descriptiva, y según el propósito aplicada, ya que el diagnostico se realizo mediante análisis y revisión de los procesos a través de

12

las entrevistas realizadas a cada uno de los responsables de las actividades inherentes a la investigación.

De

las

conclusiones

obtenidas

se derivaron las recomendaciones a implantar

incluyendo el modelo de control objeto de esta investigación. Del mismo modo, se tomo la
incluyendo el modelo de control objeto de esta investigación.
Del
mismo
modo,
se
tomo
la
Evaluación
del
Control
Interno
de
los
inventarios en supermercados, realizado por la Lic. Adriana Morón Vásquez, en
Maracaibo noviembre de 1998, para optar al título de Especialista Mención Auditoria.
El propósito de la investigación consistió en analizar la eficiencia del sistema
de Control Interno, relacionados con los inventarios de un supermercado, con la
finalidad de proponer una estrategia de evaluación y seguimiento de los controles
internos de la empresa, que permitieran la definición de sus áreas criticas, lo cual
permitió a la gerencia analizar el desempeño de las operaciones relacionadas con tan
importante componente de sus estados financieros.
La
metodología
de
investigación
utilizada
fue
la
descriptiva,
basada
en
un
amplio análisis documental y bibliográfico, realizando entrevistas al personal de la
empresa vinculados al área estudiada que permitieran obtener información necesaria
para llevar a cabo el desarrollo del tema objeto de estudio.
Los resultados de la investigación mostraron como la existencia de un sistema
de
Control
Interno
débil
relacionado
con
los
inventarios, afectó el buen

funcionamiento de las operaciones de este tipo, haciendo que los resultados esperados en el año no sean los adecuados, y se tomen decisiones sobre situaciones que presentan errores y problemas de mala información.

La participación de la Gerencia en implementación de nuevos controles internos y en el seguimiento de los ya existentes, es de vital importancia para las

13

mejoras de sus operaciones. El empleo de nuevas estrategias para el manejo, control y

almacenamiento de las mercancías para la venta contribuyeron a fortalecer un buen

sistema de Control Interno. Las palabras claves fueron Ambiente de Control, Sistema

de Control Interno, e inventarios.

2. BASES TEÓRICAS Para la fundamentación teórica se realizó un análisis crítico de las nociones
2. BASES TEÓRICAS
Para la fundamentación teórica se realizó un análisis crítico de las nociones
del sistema de Control Interno que es la unidad analítica objeto de estudio de esta
investigación, la cual permite obtener mayores conocimientos relacionados con la
materia.
2.1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
CONCEPTO.
Dentro de esta perspectiva, Catácora (1996), señala que:
Un sistema de Control Interno se establece bajo la premisa del
concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer el
Control Interno diseña pautas de control cuyo beneficio supere el costo
para implementar los mismos.
De acuerdo al Investigador, el Sistema de Control Interno comprende el plan

de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de

una institución que le permitan preservar sus activos, verificar la confiabilidad de los

datos contables y determinar la ejecución adecuada de los procesos establecidos por

la alta Gerencia.

14

2.2.

REVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Según Moreno (2004), la revisión del sistema es:

Principalmente un proceso de obtención de información respecto a la organización y a los procedimientos establecidos, con objeto de que sirva como base para las pruebas de cumplimiento y para la evaluación del sistema. La información requerida para este objetivo se obtiene

normalmente a través de entrevistas con el personal apropiado del ente y mediante el estudio
normalmente a través de entrevistas con el personal apropiado del ente
y mediante
el
estudio
de
documentos
tales
como
manuales
de
procedimientos e instrucciones al personal.
La información relativa al sistema es documentada en forma de cuestionarios,
resúmenes de procedimientos, flujogramas o cualquier otra forma de descripción o
circuito administrativo y adaptándose a las circunstancias o preferencias del contador
público. Con el objeto de verificar la información obtenida, a veces se adopta el
procedimiento de seguir el ciclo completo de una o varias transacciones a través del
sistema. Esta práctica, además de ser útil para el propósito indicado, permite que las
partidas seleccionadas puedan ser consideradas como parte de las pruebas de
cumplimiento.
2.3. OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Sostiene Martínez (2003), que el auditor debe saber lo siguiente:
Cuáles son los objetivos que persigue cada control, o qué pretende
cada
control,
para
poder
Analizarlo
o
entenderlo,
y
así
poder
determinar
cuándo
ese
control
es
efectivo
o
simplemente
no
se

cumple, lo que significa que debe ir a la fuente del control.

Martínez (2003) con relación a este punto agrega que:

Conocer los objetivos

importante para poder controlar su funcionamiento, de los cuales cita cuatro:

sistema

resulta

del

del

control

interno

o

Protección de los activos del patrimonio.

o

Obtención de información adecuada.

15

o

Promoción de la eficiencia operativa.

o

Estimular la adhesión a las políticas de la dirección.

También menciona Martínez (2003) que:

El objetivo de un sistema de control interno es prever una razonable

seguridad (ya que esta no puede ser absoluta o total), de que el patrimonio esté
seguridad
(ya
que
esta
no
puede
ser
absoluta
o
total),
de
que
el
patrimonio
esté
resguardado
contra
posibles
pérdidas
o
disminuciones
asignadas
por
los
usos
y
disposiciones
no
autorizadas,
y
que
las
operaciones
o
transacciones
estén
debidamente
autorizadas
y
adecuadas o apropiadamente registradas, a fin de permitir o asegurar:
(a)
La preparación de los estados contables de acuerdo a normas contables.
(b)
Reportes o informes de gestión de realidad aceptable.
2.4.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Considera Moreno (2004), las siguientes características:
(a)
El
Sistema
de
Control
Interno
forma
parte
integrante
de
los
sistemas contable, financiero, de planeación, de información y
operaciones de la respectiva entidad;
(b) Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la
responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de
Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y
misión de la organización;
(c) En
cada
área
de la organización el funcionario encargado de
dirigirla es responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato
de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad;
(d) La
Unidad
de
Control
Interno
o
quien
haga
sus
veces
es
la
encargada de Analizar en forma independiente el Sistema de Control
Interno de la entidad y proponer las recomendaciones para mejorarlo;

(e)

Todas

las

transacciones

de

las

entidades

deberán

registrarse

en

forma

exacta,

veraz

y

oportuna

de

forma

tal

que

permita

preparar

informes operativos, administrativos y financieros.

16

2.5.

LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Para Moreno (2004), todo “sistema de Control Interno tiene limitaciones que

deben ser reconocidas. Siempre existe la posibilidad de que al aplicar procedimientos

de control surjan errores por una mala comprensión de las instrucciones, errores de juicio, falta
de control surjan errores por una mala comprensión de las instrucciones, errores de
juicio, falta de atención personal, falla humana, entre otras”.
Además, los procedimientos cuya eficacia se basen en la segregación de
funciones pueden eludirse como consecuencia de existir una confabulación de los
empleados implicados en el Control Interno. Igualmente, los procedimientos basados
en el objetivo de asegurar que las transacciones se ejecuten según los términos
autorizados por la administración del ente, resultarían ineficaces si las decisiones de
ésta se tomaran de una forma errónea o irregular.
Según página (www.monografias.com/trabajos16) (2004), menciona que:
Ningún sistema de Control Interno puede garantizar el cumplimiento
de sus objetivos ampliamente; de acuerdo a esto, el Control Interno
brinda una seguridad razonable en función de:
1. Costo beneficio
a) El
control
no
puede
superar
el
valor
de
lo
que
se
quiere
controlar.
2. La mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.
a) Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a
las extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa
responder.
3. El factor de error humano

4. Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.

a) Polución de fraude por acuerdo entre dos o más personas.

hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias.

17

No

2.6.

MEDIDAS PARA LOGRAR UN BUEN CONTROL INTERNO

Para Martínez (2003), en relación a este punto menciona que:

El Sistema de Control Interno de cada empresa está diseñado para satisfacer las necesidades específicas de sus objetivos de organización, operación y dirección, pero existen aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas, entre los cuales se encuentran los siguientes:

(a) Establecer líneas claras de responsabilidad. (b) Establecer procedimientos de control para procesar cada
(a)
Establecer líneas claras de responsabilidad.
(b)
Establecer
procedimientos
de
control
para
procesar
cada
tipo
de
transacción.
(c)
Subdivisión de funciones.
(d)
Realizar auditorias o comprobaciones internas.
(e)
Diseño adecuado de documentos y registros.
(f)
Las computadoras y el Control Interno.
(g)
El costo del control.
Martínez (2003) al respecto resalta que:
Es importante que exista en cuanto a las operaciones de ejecución,
autorización y control, una sólida y adecuada independencia entre: los
empleados, las secciones, los departamentos y las gerencias.
Llevado
este concepto al nivel individual, se tendría que: ninguna persona debe
controlar todas las fases de una operación, sin la intervención de unos
u
otros
individuos
que
provean
un
control
recíproco.
De
manera
contraria,
quien
manejara
las
operaciones
y
su
registro
al
mismo
tiempo, podría generar errores y fraudes cuyo descubrimiento sería
sumamente importante o muy difícil de detectar.
Es por ello que, según Martínez (2003), señala que:
Se hace evidente la necesidad de no realizar
en forma paralela las
funciones de operación y registro por una misma persona o sector,

pero se incorpora otro elemento que corre también paralelo a los mencionados, la custodia. Quien tenga a su cargo la función de

guardar o custodiar ya sea dinero u otro tipo de

bienes materiales, no puede ejercer las funciones de operación y de registro.

valores similares o

Una vez lograda la separación de funciones dentro del ente, se debe continuar

con la asignación de la responsabilidad

a

individuos

o

sectores,

con

el

fin

de que

18

ambos actúen de acuerdo con lo preescrito en las políticas emanadas por la dirección superior.

De esta manera, para asumir una responsabilidad, esta debe contener la necesaria autoridad proveniente o delegada del órgano superior inmediato al que recibe la responsabilidad. Ambos conceptos, responsabilidad y autoridad deben estar perfectamente definidos, y, en lo posible, expresadas por escrito en manuales, instrucciones, entre otros, perfectamente difundidas, para evitar todo tipo de conflicto o dualidad en cuanto a su interpretación.

Cuándo la dirección de un ente ha llegado a determinar: los objetivos a alcanzar o
Cuándo la dirección de un ente ha llegado a determinar: los objetivos a
alcanzar o cumplir; un adecuado plan de organización; delegación de funciones,
responsabilidad y autoridad; debe tener o contar con los medios de control necesarios
para que todo lo que ocurra en la vida diaria de la organización tienda al logro de los
objetivos y que, a su vez, todas las novedades, variaciones o alteraciones que sufre el
patrimonio, queden debidamente reflejadas dentro del sistema de información del
ente.
2.7. ANÁLISIS FODA. CONCEPTO.
El
término
FODA
es
una
sigla
conformada
por
las
primeras letras de las
palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, (en inglés SWOT:
Strenghts, Weaknesses, Oportunities, Threats).

Según D'andrea (2004), el análisis FODA “es una herramienta estratégica que se utiliza para conocer la situación presente de una empresa. Es una estructura conceptual que identifica las amenazas y oportunidades que surgen del ambiente y las fortalezas y debilidades internas de la organización”.

19

Para Correa (2004), el análisis FODA es:

Una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados. De entre estas cuatro variables, tanto fortalezas como debilidades son internas de la organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general resulta muy difícil poder modificarlas.

De acuerdo con el Uch Portal de Estudiantes de Recursos Humanos (2003), FODA es: La
De acuerdo con el Uch Portal de Estudiantes de Recursos Humanos (2003),
FODA es:
La sigla usada para referirse a una herramienta analítica que permite
trabajar con toda la información que se posea sobre un negocio, útil
para
examinar
sus
Debilidades,
Oportunidades,
Fortalezas
y
Amenazas. Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar
la interacción entre las características particulares del negocio y el
entorno en el cual éste compite. Tiene múltiples aplicaciones y puede
ser usado por todos los niveles de la corporación y en diferentes
unidades de análisis tales como producto, mercado, producto-mercado,
línea de productos, corporación, empresa, división, unidad estratégica
de negocios, entre otros.
Según Shapiro, autora de The Seven Deadly Sins of Business (Los siete
pecados capitales de negocios), citada por Hendricks (1999), manifiesta que:
Nadie sabe quién realizó el primer análisis SWOT, pero la técnica ha
tenido gran popularidad durante varias décadas. En los últimos años,
este reconocimiento ha sido opacado por técnicas más novedosas y de
moda, como el pronóstico de escenarios. Sin embargo, la complejidad
de estos métodos sofisticados no los hace mejores. Muchas veces se
piensa que si una cuestión
no es complicada,
no
es
válida. Pero la
verdadera ventaja del SWOT es que exige responder aspectos

fundamentales.

Por otra parte, Shapiro citada por Hendricks (1999) menciona que:

Numerosos

empresarios

utilizan

este

análisis

para

descubrir

y

organizar factores

cruciales

así

como

para

determinar

el

éxito

o

fracaso de sus empresas. El análisis SWOT es fácil, intuitivo y rápido. Pero quizá su atributo más importante es que ayuda a recordar a los empresarios, siempre ocupados, los vínculos esenciales en situaciones

20

complejas. El SWOT da un marco de referencia para, al menos, tener la certeza de que no se escapen aspectos importantes.

Manifiesta

Lewis,

también

citado

por

Hendricks

(1999),

que

“es

necesario

realizar el análisis SWOT al preparar el plan comercial de cada año”.

Por su parte, Fry, igualmente nombrado por Hendricks (1999), considera que: El SWOT es un
Por su parte, Fry, igualmente nombrado por Hendricks (1999), considera que:
El SWOT es un buen instrumento para explicar la estrategia de la
empresa a inversionistas, clientes e interesados y en esencia, el mismo
consiste en una lluvia de ideas acerca de variables clave que afectan a
la compañía y lo recomienda al calcular los planes estratégicos para
uno o varios años y los destinados a hacer cambios en el ambiente de
la empresa.
2.8. OBJETIVOS DEL ANÁLISIS FODA
Según Glagovsky (2003) , el objetivo del Análisis FODA es:
Convertir los datos del universo (según lo se perciba) en información,
procesada y lista para la toma de decisiones (estratégicas en este caso).
En términos de sistemas, se tiene un conjunto inicial de datos
(universo a analizar), un proceso (análisis FODA) y un producto, que
es la información para la toma de decisiones (el informe FODA que
resulta del análisis FODA).
Continúa expresando dicho autor que, se tiene que distinguir en un sistema:
1. Lo relevante de lo irrelevante
2. Lo externo de lo interno
3. Lo bueno de lo malo

Además, con relación a este punto Glagovsky (2003), agrega que:

La relevancia es el primer proceso y funciona como filtro: no todo

merece ser elevado a componente del análisis estratégico. Es sentido

común

los órdenes de la vida es fundamental

distinguir lo relevante de lo irrelevante. En FODA este filtro reduce el

ya

que

en

todos

21

universo de análisis disminuyendo la necesidad de procesamiento (que no es poca cosa).

2.9. PROPÓSITOS DEL ANÁLISIS FODA

De acuerdo con D'andrea (2004), “el propósito fundamental de este análisis es potenciar las fortalezas
De acuerdo con D'andrea (2004), “el
propósito fundamental de este análisis
es potenciar las fortalezas de la organización” para:
(a)
Aprovechar oportunidades.
(b)
Contrarrestar amenazas.
(c)
Corregir debilidades.
Señala D'andrea (2004), que:
Las amenazas y oportunidades se identifican en el exterior de la
organización, en su contexto. Esto implica analizar:
(a) Los
principales
competidores
y
la
posición
competitiva
que
ocupa la empresa entre ellos.
(b)
Las tendencias del mercado.
(c)
El impacto de la globalización, los competidores internacionales
que ingresan al mercado local y las importaciones y exportaciones.
(d) Los
factores
macroeconómicos
sociales,
gubernamentales,
legales y tecnológicos que afectan al sector.
Así mismo sostiene D'andrea (2004) que:
Las fortalezas y debilidades se identifican en la estructura interna de la
organización. Para ello deben considerarse:
(a)
Calidad y cantidad de los recursos con que cuenta la empresa.
(b)
Eficiencia e innovaciones en las acciones y los procedimientos.

(c)

Capacidad de satisfacer al cliente.

De acuerdo con el Uch Portal de Estudiantes de Recursos Humanos (2003), el

Análisis FODA “debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito del

negocio. Deben resaltarse las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al

compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades

y amenazas claves del entorno”.

22

Para

los mencionados autores, lo anterior significa que el análisis FODA

consta de dos partes: una interna y otra externa.

(a)

La

parte

interna

tiene

que

ver

con las fortalezas y las debilidades de su

negocio, aspectos sobre los cuales se tiene algún grado de control.

(b) La parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que
(b) La parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas
que
debe
enfrentar
su negocio en el mercado seleccionado. Aquí se tiene que
desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para
minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales se tiene poco o
ningún control directo.
Así
mismo
sostienen
que,
para
las
Fortalezas
y
Debilidades
deben
considerarse áreas como las siguientes:
(a) Análisis
de
Recursos:
Capital,
recursos
humanos,
sistemas
de
información,
activos fijos, activos intangibles.
(b) Análisis
de
Actividades:
Recursos
gerenciales,
recursos
estratégicos,
creatividad
(c) Análisis
de
Riesgos: Con relación a los
recursos y
a
las
actividades de la
empresa.
Análisis
de
Portafolio:
La
contribución
consolidada
de
las
diferentes
actividades de la organización.
2.10. CONTROL INTERNO
 

Dentro

de

este

orden

de

ideas,

Catácora

(1996),

expresa

que

el

Control

Interno:

 

Es

la

base

sobre

el

cual

descansa

la

confiabilidad

de

un

sistema

 

contable,

 

el

grado

de

fortaleza

determinará

si

existe

una

seguridad

razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del Control Interno, o un sistema de Control

23

Interno

sistema contable.

poco

confiable,

representa

un

aspecto

negativo

dentro

del

Unido a esto, Poch (1992), expresa que "el control aplicado de la gestión tiene

por meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos".

Esto deduce la importancia que tienen los controles y en tal sentido, Leonard (1990), asegura
Esto deduce la importancia que tienen los controles y en tal sentido, Leonard
(1990), asegura que "los controles es en realidad una tarea de comprobación para
estar seguro que todo se encuentra en orden.".
Así mismo, considera que si los controles se aplican de una forma ordenada y
organizada, entonces existirá una interrelación positiva entre ellos, la cual vendría a
constituir un sistema de control sumamente más efectivo. Cabe destacar que el
sistema de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con
las expectativas planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen existir con el
fin de tomar medidas y así su reiteración.
Una vez que el sistema está operando, se requiere de una previsión sobre una
base de pruebas para ver si los controles previstos están operando como se planeó.
Por esto el Control Interno no puede funcionar paralelamente al sistema, por estar
estos íntimamente relacionados, es decir, funcionan como un todo, para lograr el
objetivo establecido por la organización.
La
Federación
de
Colegios
de
Contadores
Públicos
de
Venezuela
(1994),
define el Control Interno como:

El plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas

proteger

activos,

adoptadas

al

negocio,

para

y

salvaguardar

sus

verificar

la

exactitud

y

confiabilidad

de

los

datos

contables

y

sus

operaciones,

 

promover

la

eficiencia

y

la

productividad

en

las

operaciones

y

estimular

la

adhesión

a

las

prácticas

ordenadas

para

cada empresa.

 
 

24

Así mismo, Holmes (1994), lo define como "una función de la Gerencia que

tiene por objeto salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa, evitar

desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán

obligaciones sin autorización".

Con respecto al Control Interno para Redondo (1993), establece que "se debe hacer un estudio
Con respecto al Control Interno para Redondo (1993), establece que "se debe
hacer un estudio y una evaluación adecuada del Control Interno existente, como base
para determinar la amplitud de las pruebas a las cuales se limitarán los
procedimientos de auditoria".
Infiere el Investigador que el Control Interno es el sistema nervioso de una
empresa, ya que abarca toda la organización, diseñado únicamente para hacer frente a
las necesidades de una empresa específica. Incluye mucho más que sistema contable
y cubre cosas tales como: las prácticas de empleo y entrenamiento, control de calidad,
planeación de la producción, política de venta de auditoria interna. Toda operación
lleva implícito el Control Interno. El trabajador lo ejecuta sin percatarse de que es
miembro activo de su ejecución. Cuando se ejecuta un proceso el concepto de control
debe funcionar dentro de ella.
2.11. PROPÓSITO DEL CONTROL INTERNO
Según Meigs (1994), el propósito del Control Interno es:

Promover la operación, utilizar dicho control en la manera de impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la organización". De esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones, presentándose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa, viéndose afectado por el cumplimiento de los objetivos establecidos por la Gerencia.

25

2.12.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Según Moreno (2003), manifiesta que:

El Control Interno no es más que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de:

¸ Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que
¸ Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada
administración ante posibles riesgos que los afecten;
¸ Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las
operaciones promoviendo y facilitando la ejecución de las funciones y
actividades definidas para el logro de la misión institucional;
¸ Velar porque todas las actividades y recursos de la organización
estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad;
¸ Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión
organizacional;
¸ Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de
sus registros;
¸ Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y
corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que
puedan afectar el logro de sus objetivos;
¸ Garantizar
que
el
Sistema
de
Control
Interno
disponga
de
sus
propios mecanismos de verificación y evaluación;
¸ Velar
porque
la
entidad
disponga de procesos
de planeación y
mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional.
2.13. FINALIDAD DEL CONTROL INTERNO
Para Martínez (2003), señala que la finalidad del control interno es:
Comprobar si la organización encuentra, cumple o alcanza los
objetivos que persigue. Además, para que un plan de organización
satisfaga las necesidades de un control interno debe ser:

1. Simple: en su estructura básica, en su interpretación y desde el punto de

vista de su costo, es decir, del factor económico.

2. Ágil o flexible: que permita modificaciones debido a los cambios,

provenientes del mundo dinámico donde se desarrolla, y que pueda asimilar

sin dañar lo que perdura, expresado en otras palabras sería, adaptarse a los constantes cambios que fluctúan en la vida diaria de la organización.

3.

Imperativo:

el

plan

debe

permitir

la

implantación

de

líneas

de

actividad, responsabilidad y control.

 

26

2.14. MISIÓN DEL CONTROL INTERNO

Para Catácora (1996) , el Control Interno tiene como misión “ayudar en la consecución de
Para Catácora (1996) , el
Control
Interno
tiene
como
misión
“ayudar
en
la
consecución de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las
metas específicas planteadas que sin duda alguna mejorará la conducción de la
organización, con el fin de optimizar la gestión administrativa ”.
Sin embargo, es importante señalar que, para que un Control Interno rinda su
cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, ágil, flexible, adaptable, eficaz, objetivo
y realista. Todo esto tomando en cuenta que la clasificación del mismo puede ser
preventiva o de detección para que sea originaria.
2.15. ALCANCE DEL CONTROL INTERNO
Al respecto Martínez (2003), manifiesta que:
El
alcance
de
Control
Interno
está
dado
por
todo
el
ámbito
de
la
empresa, y los problemas que se generan al controlar las actividades
que tienen origen en los distintos sectores de la organización, según las
tareas que estos desarrollan, como, por ejemplo: las funciones de
registro, fabricación, ventas, compras, despacho, tesorería, finanzas,
entre otras.
Así mismo, señala que el método de control existente en las empresas incluye

la comparación de una actuación real, con una acción pronosticada, tal como un

objetivo, estándar de actuación o regulación previa. En cada caso o situación, el

sistema, método o procedimiento debe prever la posibilidad de practicar un control o

análisis de lo que está sucediendo y, en caso de encontrar diferencias, desvíos o

errores, poder obtener la explicación lógica de por qué esos hechos ocurrieron, y,

finalmente, tratar de adoptar las medidas correctivas correspondientes.

27

2.16. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos, debe por lo menos implementar los siguientes
Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos, debe por lo menos
implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del Control
Interno:
(a) Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como especificas, así
como la formulación de planes operativos que sean necesarios;
(b) Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la
ejecución de los procesos;
(c)
Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes;
(d)
Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad;
(e)
Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos;
(f)
Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y
sanciones;
(g) Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de Control
Interno;
(h) Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión
de las entidades;
(i) Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión
y el control;
(j)
Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión;
(k)
Establecimiento de programas de in ducción, capacitación y actualización de

directivos y demás personal de la entidad;

(l)

Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

2.17.

CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO

28

De acuerdo con lo mencionado Martínez (2003), los Controles Internos

pueden clasificarse de la siguiente manera:

(a) Por Objetivos: salvaguardia de activos, confiabilidad de los registros

contables; preparación oportuna de la información financiera contable; beneficio y minimización de costos innecesarios, evitar expansión al riesgo no

intencional, prevención o detención de errores e irregularidades; aseguramiento de que las responsabilidades delegadas
intencional, prevención o detención de errores e irregularidades;
aseguramiento de que las responsabilidades delegadas han sido descargadas;
descargo de responsabilidades legales.
(b) Por
jurisdicción:
Control
Interno
contable;
Control
Interno
administrativo.
(b.1) Control Interno Contable: Consiste en los métodos,
procedimientos y plan de organización que se refieren sobre todo a la
protección de los activos y asegurar que las cuentas y los informes
financieros sean contables. Son las medidas que se relacionan
directamente con la protección de los recursos, tanto materiales como
financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los
registros y la confiabilidad de la información contable.
(b.2) Control Interno Administrativo: Son procedimientos y métodos
que
se
relacionan
con
las
operaciones
de
una
empresa
y
con
las
directivas, políticas e
informes
administrativos.
Son
las
medidas
diseñadas para
mejorar
la
eficiencia
operacional
y
que
no
tiene
relación directa con la confiabilidad de los registros contables.
(c)
Por métodos: controles preventivos; controles de detección.
(d)
Por naturaleza: controles organizativos, controles de desarrollo de
sistemas; controles de autorización e información, controles del sistema de
contabilidad; controles adicionales de salvaguardia; controles de supervisión
de la administración; controles documentales.
2.18. TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

Las técnicas de Control Interno pueden clasificarse ligeramente en técnicas de

prevención y de descubrimiento.

2.18.1. TÉCNICAS DE PREVENCIÓN

29

Son las que están destinadas a proporcionar seguridad razonable de que únicamente se reconocen y procesan transacciones válidas. Como ejemplo de

técnicas de prevención pueden citarse:

(a) Autorización supervisora de las transacciones de ajustes;

(b) Procedimientos de contraseña para restringir el acceso a terminales en línea, programas de computadoras
(b) Procedimientos de contraseña para restringir el acceso a terminales en línea,
programas de computadoras y archivos;
(c)
Balance, transacción por transacción, en un sistema en línea;
(d)
Verificación y validación de lo s datos entrados en un sistema de computador;
(e)
Exploración de datos para ver que sean razonables antes de su entrada en un
sistema;
(f)
Segregación y rotación de los deberes de entrada y procesamiento; y
(g)
Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepción.
2.18.2.
TÉCNICAS DE DESCUBRIMIENTO
Son
las
que
están
destinadas
a
proporcionar
certeza
razonable
de
que
se
descubren los errores e irregularidades.
Como ejemplos pueden incluirse:
(a) Conciliación de informes de balance por lote con registros cronológicos
mantenidos por los departamentos originarios;
(b)
Conciliación de conteos cíclicos del inventario con los registros permanentes;
(c)
Llevar cuenta del uso de formas prenumeradas;
(d)
Revisión y aprobación de informes de mantenimiento ( "era y es") del archivo
maestro;

(e)

Auditoria interna;

(f)

Comparación con planes y presupuestos de los resultados que se informan;

(g)

En transacciones contables, conciliación con el mayor general de los saldos de

los mayores auxiliares;

(h)

Conciliación de las cantidades de enlace que salen de un sistema y entran a otro;

y

30

(i)

Revisión de los registros cronológicos de transacciones y de acceso en línea.

2.19. CONTROLES EN AMBIENTES COMPUTADORIZADOS

De acuerdo a Autor Anónimo “www.monografias.com/trabajos16” (2004), se pueden dividir en Controles de usua
De
acuerdo
a
Autor
Anónimo “www.monografias.com/trabajos16”
(2004),
se
pueden
dividir
en
Controles de usua rio y de
procesamiento electrónico de datos
(PED).
2.19.1.
CONTROLES DE USUARIOS
Es
un
control
manual,
debido
a
que
su
realización
no
utiliza
funciones
y
programas computarizados. El control esta diseñado para verificar el resultado de
procesos computarizados, aunque su modo de realización es manual. Un ejemplo de
ello ocurre cuando el Departamento de Facturación envía al PED para que procese la
información.
2.19.2. CONTROLES DE PED
Tales controles contienen cuatro componentes:
(a) Procedimiento de Acceso y de Desarrollo. Estos dos procesamientos generan

información inherente que se produce en los intercambios.

(b) Procedimiento de Seguimiento. Este sistema asegura que los errores y asuntos

identificados, sean investigados y resueltos apropiadamente.

(c)

Funcionamiento de los Programas de Controles

(d)

Los mecanismos de control deben funcionar en función al objetivos en que

estos fueron creados.

31

2.19.3. DIFERENCIA ENTRE LOS CONTROLES DE USUARIO Y PED

En un control de usuario la atención del auditor debe centrarse en los procedimientos de
En
un
control
de
usuario
la
atención
del
auditor
debe
centrarse
en
los
procedimientos de indagación y cumplimiento de detalles sobre las tareas que
desarrolla el personal responsable del control.
Pero si el control lo hace un PED, entonces se deben analizar los componentes
de procedimiento de acceso y desarrollo de sistemas y cambios en el sistema y en los
programas.
2.20. CONTROL INTERNO Y ÉTICA PROFESIONAL
La s normas éticas y su cumplimiento juegan un papel importante en el sistema
de control interno. El no acatarlas conduce al desvío de recursos, divulgación de
información confidencial y otros hechos delictivos. Aquí la labor del contador es un
factor determinante ya que transciende a la sociedad y por ende a su desarrollo.
Con relación a este aspecto Martínez (2003) señala que:
La ética profesional está definida como un conjunto de normas que
orientan la
conducta de los miembros de una determinada profesión.
Además, agrega que existen dos
teorías que están siendo utilizadas

para la solución de los problemas éticos de la contabilidad: la teoría del utilitarismo y la teoría de las reglas deontológicas. El utilitarismo se basa en el mejor criterio que beneficia a una mayor cantidad de personas (énfasis en la consecuencia de la acción y no en las reglas), ya en la visión deontológica prevalece el énfasis en las acciones del profesional y no en las consecuencias propiamente dichas.

Continúa expresando Martínez (2003), lo siguiente:

32

La conducta ética es el cemento que une las partes al todo. Forma

código de todas las profesiones. Es fácil tomar decisiones comportamiento ético y uno no ético pero desdichadamente

parte del

ante

muchas veces existen situaciones que están en la frontera de la ética, surge el conflicto si existe presión para llevar a cabo la acción.

un

Agrega que el Sistema de Control Interno se desarrolla y vive dentro de la organización,
Agrega que el Sistema de Control Interno se desarrolla y vive dentro de la
organización, con procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su
estructura interna y comportamiento; además debe contar con un grupo humano
idóneo para las funciones a cumplir, este debe estar equipado con los medios o
adelantos tecnológicos adecuados.
Consiste en unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del
individuo, fijando puntos estratégicos donde practicar el control, para vigilar su
cumplimiento o rendimiento en forma esporádica y concentrarse en los desvíos o
excepciones a lo predeterminado, para analizarlo en cuanto a su magnitud e
importancia, en ultima instancia, realizar una acción que tienda a corregir sus desvíos
o irregularidades.
2.21. DEBILIDADES EN EL AMBIENTE DE TRABAJO QUE AFECTAN EL
CONTROL INTERNO. CONDICIONES.
Según Cartategui (2003), manifiesta lo siguiente:

Las condiciones específicas que se señalan a continuación, podrían indicar la presencia de debilidades en el ambiente del Control Interno, que aún cuando no las abarque todas, el auditor debe considerar:

(a)

Estilo de trabajo de la administración.

(b)

Estructura orgánica de la institución o entidad.

(c)

Métodos para asignar autoridad y responsabilidad.

(d)

Seguimiento y sistematicidad.

(e)

Efectividad del trabajo de Auditoria interna.

(f)

Política laboral.

33

(g) Métodos de control sobre el cumplimiento de la legislación establecida

y regulaciones.

(a)

Estilo de Trabajo de la Administración

El estilo de trabajo de la administración se refleja en los controles internos y en
El estilo de trabajo de la administración se refleja en los controles internos y
en todo el ambiente general del funcionamiento en una entidad determinada, teniendo
en cuenta este precepto las debilidades en este aspecto se pueden reflejar en:
a. La falta de administración en los controles internos y en el ambiente de control
donde funcionan estos.
b. Mostrar una actitud agresiva o poco racional para la toma de decisiones o ante
los riesgos que se presenten, que pueden reflejarse también desde el punto de vista
contable.
c. Una administración resistente y justificativa ante las recomendaciones de los
auditores internos, tanto en tareas de la contabilidad, como de control administrativo
u
otros.
d.
Lentitud para dar respuesta ante situaciones de crisis en las áreas económica,
financieras y administrativas.
e. El empleo y elaboración de informaciones imprecisas o poco confiables.
Ejemplo: Balances y estados financieros, entre otros.
f. Inestabilidad y falta de atención al personal de las áreas económicas y
administrativas.
g. Sobrevaloración o subestimación de los estados financieros y los resultados
que estos arrojan y falta de análisis objetivo de los mismos.

h. Falta de claridad, honestidad o celeridad durante el ejercicio de la auditoria,

debido a falta de documentación, respuestas evasivas o desconocimiento.

a. Estructura Orgánica de la Institución.

34

Cuando la estructura orgánica es inapropiada y no está acorde con el objeto social y los objetivos generales y específicos para los que fue creada, sucede que no

podrá responder a las complejidades de sus funciones y operaciones, por tanto:

a. Inhibe la segregación de funciones para lo que fue creada.

b. Impide el inicio, registro y mantenimiento de las operaciones y la custodia sobre los
b. Impide el inicio, registro y mantenimiento de las operaciones y la custodia
sobre los activos.
c. Cuando se producen cambios de estructura administrativa, pueden derivarse de
éstos desorden en la organización.
d. Los nuevos cambios en la estructura pueden ocasionar que las
responsabilidades operativas no coincidan con la división de las funciones.
e. La delegación de la responsabilidad y autoridad es inapropiada.
f. La falta de definición y comprensión de la autoridad existe en todos los niveles
de la organización.
g. La incompetencia o falta de experiencia del personal de las áreas económicas y
otras, sobre quien recae la responsabilidad del registros de las operaciones.
h. Falta de supervisión y control del trabajo que se realiza.
i. Exceso de carga de trabajo.
j. Procedimientos no establecidos o inadecuados.
k. Actividades dirigidas y controladas por una sola persona.
o Métodos para asignar Responsabilidad y Autoridad.
a. Cuando las estructuras de una institución no son adecuadas, se dificulta o se

hace imposible la asigna ción correcta de las responsabilidades y con ello la

delegación de la autoridad, en especial para aquellos asuntos relacionados con:

objetivos, metas y funciones operativas.

b. No permite la descripción correcta del trabajo de sus especialistas y la

adecuación de las funciones y responsabilidades de cada uno.

o Seguimiento y Sistematicidad.

35

Son condiciones que pueden afectar el Control Interno, toda vez que señalan debilidades que por sí solas afectan directamente los resultados y eficiencia del

trabajo, entre ellas se pueden señalar:

La administración no está suficientemente clara del control que debe ejercer en la ejecución de
La administración no está suficientemente clara del control que debe ejercer en
la ejecución de las distintas actividades.
a.
b. Los métodos para el control administrativo son inadecuados para investigar las
situaciones imprevistas o inusuales y decidir las acciones oportunas para
corregirlas.
c. La administración carece de la suficiente visión para ocuparse de que se
cumpla con efectividad la política establecida para el desarrollo del trabajo en
cuanto a los sistemas contables y el Control Interno.
d. La administración no le da el debido tratamiento a las notificaciones que se le
hacen por parte de inspectores y auditores, ya sean internos o externos, incluyendo
aquellas derivadas de errores y deficiencias detectadas que puedan llegar a
constituirse en graves violaciones.
e. La administración no confecciona plan de medidas, por tanto no existe
tampoco el seguimiento que debe derivarse del mismo.
f. No se cumple el plan de medidas planteado por la administración y no se le da
seguimiento e información de su cumplimiento como está establecido.
o Efectividad del Trabajo de Auditoria Interna.
Cuando este no cumple las directivas, normas y principios, sucede que:

a. El proceso de exploración de un trabajo de auditoria,

suficientemente profundo, para que permita al auditor interno concentrarse en los objetivos que se propone.

b. Las auditorias propuestas, no han tenido el enfoque adecuado hacia las áreas

de más complejidad.

lo

no

existe

o

no

es

36

c.

Los auditores se hacen responsables de toma de decisiones operativas para

poder controlar el trabajo en las áreas contables o administrativas objeto de

auditoria, contrarias a sus funciones de contrapartida.

d. No se cumple con rigor lo establecido en las resoluciones, referida a las

Normas de Auditoria que miden el trabajo a ejecutar. e. Los procesos de supervisión y
Normas de Auditoria que miden el trabajo a ejecutar.
e. Los procesos de supervisión y revisión no existen o son inapropiados, o no se
revisan las conclusiones y el informe.
f. Los papeles de trabajo, programas de auditoria y demás evidencias del trabajo
realizado son incompletos y no logran servir de soporte a los resultados.
o Política Laboral.
Cuando
no
se
cumplen
los
reglamentos
establecidos
en
la
selección
del
personal especializado, se pueden valorar las siguientes debilidades:
a. La selección del personal es inadecuada.
b. Son insuficientes los procedimientos para avalar el acceso de los nuevos
trabajadores, promociones, traslados, etc.
c. No existen o son insuficientes los programas de capacitación técnica y
superación profesional.
d. No existe claridad en el calificador del cargo y contenido de trabajo, como
obligación al acceder a una plaza técnica o administrativa.
e. Los trabajadores no conocen los procedimientos y regulaciones establecidas
para sus áreas o la institución.
f. No se controla el trabajo de los técnicos, especialistas y otros por sus

respectivos jefes intermedios, ni de éstos por los principales administrativos.

37

3.

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS

AMENAZAS: Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización. Correa, Fernando

(2004). AUDITORIA: Examen objetivo, sistemático, profesional e independiente, aplicado a una organización por un
(2004).
AUDITORIA: Examen objetivo, sistemático, profesional e independiente, aplicado a
una organización por un auditor competente. Cepeda, G. (1997).
CARBÓN: Mineral proveniente de restos de vegetación acumulados como plantas
en pantanos o en lagunas. La acumulación de limos y otros sedimentos, junto con
movimientos en la corteza terrestre enterraron estos pantanos y turberas. A medida
que iban quedando enterradas, las plantas fueron sometidas a elevadas temperaturas y
presiones, las cuales causaron cambios físicos y químicos en la vegetación,
transformándolas, con el correr de los tiempos en carbón. Franco Sepúlveda,
Giovanni (2004).
CONTROL: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las
activ idades planificadas. Permite mantener a la organiza ción o sistema en buen
camino. Fontt, I. (2001).
DEBILIDADES: Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable
frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen,
actividades que no se desarrollan positivamente, entre otras. Correa, Fernando

(2004).

ÉTICA: Parte de la filosofía que trata de la moral y de las obligaciones del hombre. El Auditor cuenta con su propia ética profesional para el desarrollo de sus funciones. Cepeda, G. (1997).

38

FORTALEZAS: Son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se

controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, entre otras. Correa, Fernando (2004).

MINERÍA A CIELO ABIERTO: Se refiere a una minería en superficie donde se extrae un
MINERÍA A CIELO ABIERTO: Se refiere a una minería en superficie donde se
extrae un mineral en incremento de la economía de acuerdo a su profundidad.
Franco Sepúlveda, Giovanni (2004).
OPORTUNIDADES: Son aquellos factores que resultan positivos, favorables,
explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que
permiten obtener ventajas competitivas. Correa, Fernando (2004).
PROCEDIMIENTOS: Establecen el orden cronológico y la secuencia de
actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. Por lo tanto
un procedimiento muestra como deben hacerse las labores, en que momento hacerlas
y quien debe realizarlas. Moreno (1994).
UNIDAD ESTRATÉGICA DE NEGOCIOS (UEN): Es un solo negocio de la
empresa o un conjunto de sus negocios relacionados entre sí, al que la empresa puede
hacerle planeamiento separadamente del resto de la compañía, tiene sus propios
competidores y se encuentra a cargo de un gerente responsable de su operación y de
sus resultados económicos, a quien la casa-base le asigna objetivos de planeación
estratégica y recursos apropiados. Uch Portal de estudiantes de recursos humanos

(2003).

39

4.

DEFINICIÓN CONCEPTUAL Y OPERACIONAL DE LA VARIABLE.

4.1. CONTROL INTERNO.

DEFINICIÓN CONCEPTUAL. Conceptualmente se define el Control Interno como el plan de organización de todos
DEFINICIÓN CONCEPTUAL. Conceptualmente se define el Control
Interno como el plan de organización de todos los métodos y medidas coordinadas
adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y
confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la
productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas
para cada empresa. Fuente: Federación de Colegios de Contadores Públicos de
Venezuela (1994).
DEFINICIÓN OPERACIONAL. Operacionalmente es el mecanismo
tendiente a verificar si el sistema de control interno establecido en el plan de
organización adoptado por la empresa para proteger y salvaguardar sus activos,
verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones,
promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a
las prácticas ordenadas para cada empresa, se cumplen.
4.2.- OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE.
La
operacionalización
de
la
variable
con
sus
dimensiones,
indicadores y

técnicas de recolección de datos, continuación:

se

muestra en el

40

Cuadro 3

que

se presenta a

Cuadro 1

OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE

Objetivo General: Analizar el Control Interno en el despacho y transporte del carbón de Mina
Objetivo General: Analizar el Control Interno en el despacho y transporte del
carbón de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.
TÉCNICAS
VARIABLE
OBJETIVOS
DIMENSIONES
INDICADORES
RECOLEC-
CION DE
ESPECIFICOS
DATOS
Caracterizar
el
sistema
de
Control
Interno
Mecanismos
utilizado
por
Carbones
Sistema de
Revisión
de
la
Guajira, S.A. en
Control Interno
Características
el
despacho
y
Limitaciones
transporte
del
carbón
Medidas
de
Mina a los Puertos
Bajo
Grande
y
Palmarejo
CONTROL
Determinar
los
controles
internos
Clasificación
Entrevistas
INTERNO
aplicados al
despacho
Controles
Objetivos
y
y transporte del carbón
internos
Elementos
Observación
a los Puertos Bajo
Finalidad
Grande y Palmarejo.
Determinar
nivel
de
confiabilidad
en
Nivel de
Etica Profesional
Técnicas de C.I.
sistema de despacho en
confiabilidad
la
Mina y recepción en
el
Puerto.
Analizar fortalezas y
debilidades del sistema
de control interno en el
despacho y transporte
Fortalezas y
Análisis Foda
Debilidades
de
carbón
de
Mina
a
Puerto.
Fuente: (Cordero, 2005).
41
CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
CAPITULO III MARCO METODOLÓGICO Las bases metodológicas implican para el investigador el cumplimiento de un
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
Las bases metodológicas implican para el investigador el cumplimiento de un
proceso ordenado orientador del estudio con el fin de establecer los hechos y
fenómenos que caracterizan al objeto y constituyen el soporte fundamental de la
investigación. En consecuencia, en el marco metodológico del objeto de estudio se
explican los procedimientos y técnicas utilizadas en la ejecución de la investigación.
1. TIPO DE INVESTIGACIÓN.
Para llevar a cabo la labor de indagación y dilucidar el problema planteado, se
realizo una investigación de tipo documental-descriptiva, por cuanto fue
indispensable la revisión de fuentes documentales primarias referidas al área,
especialmente libros de Auditoria y de las fuentes secundarias, que aportan
información derivada de las fuentes primarias, tales como ponencias e
investigaciones diversas de Internet.

En este sentido, la investigación documental como proceso científico es definida por Fino y Nava (1996), como “un proceso sistemático de búsqueda, selección, lectura, registro, organización, descripción, análisis e interpretación de datos extraídos de fuentes documentales existentes en torno a un problema, con el fin de encontrar respuestas e interrogantes planteados en cualquier área del conocimiento humano”.

43

En virtud de que este estudio hará uso de información documental extraída de

libros y otros documentos o trabajos, se asume que esta investigación es de tipo

documental, la cual es descrita por Tamayo (1995) como “un estudios interesados en

extraer información y conclusiones, basándose en fuentes, documentos o medios

bibliográficos”. Así mismo, la presente investigación es de tipo descriptiva y Méndez (1998), afirma que
bibliográficos”.
Así mismo, la presente investigación es de tipo descriptiva y Méndez (1998),
afirma que “el estudio descriptivo identifica características del universo de
investigación, señala formas de conducta actitudes del universo investigador,
establece comportamientos completos, descubre y comprueba la asociación entre
variables de una investigación”.
Igualmente, la investigación desarrollada de acuerdo a Dankhe, (1986), citado
por Hernández y Otros, 1998), fue de tipo Descriptivo, por cuanto:
Busca especificar propiedades importantes de personas, grupos,
comunidades, empresas o cualquier otro fenómeno que sea sometido a
análisis.
Desde el punto de vista científico, describir es medir,
en un
estudio descriptivo se seleccionan una serie de cuestiones y se miden
cada una de ellas independientemente para, de esta manera, describir
lo que se investiga.
Así
mismo,
Sabino
(1992),
expone
que
“la
preocupación
primordial
de
la
investigación
descriptiva,
radica
en
describir
alguna
característica
fundamental
de
conjuntos
homogéneos
de
fenómenos,
utilizando
criterios
sistemáticos
que
permitan
poner de manifiesto su estructura o comportamiento”.

Según Chávez (1994), “cuando el estudio se determina con base al problema

que se desea resolver, los objetivos que se pretendan lograr y la disponibilidad de

recursos con que se cuentan, estamos en presencia de una investigación Descriptiva”.

investigación se dispuso a Analizar el Control Interno en el

despacho y transporte del carbón en Carbones de la Guajira, S.A. y de esta manera

En la presente

44

siguiendo lo expuesto por Chávez (1994), “se orienta a recolectar información

relacionada con el estado real de las personas, objetos, situaciones o fenómenos, tal

como se presentan en el momento de su recolección”.

La finalidad de los estudios documentales es recolectar información a partir de documentos escritos y
La finalidad de los estudios documentales es recolectar información a partir de
documentos escritos y no escritos, susceptible de ser analizados y pueden clasificarse
como investigaciones cualitativas o cuantitativas.
El presente estudio es una investigación documental de carácter cualitativa y
Chávez (1994), considera que:
La investigación documental de carácter cualitativa, se fundamenta en
la revisión bibliográfica.
En
la gran mayoría de los casos, se base en
contenido de orden teórico, en los cuales se deben reflejar las
posiciones coincidentes y contradictorias de los enfoques o tendencias
analizadas, así como la posición independiente del investigador .
Según (Chávez, 1994) la investigación es de tipo Observacional y se define
como “el estudio en el cual el investigador solo puede descubrir o medir el fenómeno
estudiado, no puede modificar o voluntad ninguno de los factores que intervienen en
el proceso”.
Asimismo, de acuerdo a Namhira y Otros, (1984), citado por Chávez, (1994),
según “el período en que se recolecto la información, la investigación fue
Retrospectiva, ya que la información existe, por lo que se tomo información pasada,
buscando conceptualizarla”.

Por otro lado, esta investigación se considera de campo por cuanto se realiza

en el mismo lugar donde se encuentra la población analizada, asimismo, se

desarrolla mediante la extracción de los datos en el ambiente laboral donde se

desarrollan los hechos a lo cual, Hurtado de Barrera (1998), agrega que “el estudio de

campo comprende el trabajo investigativo donde se producen los hechos”.

45

A este respecto, Arias (1991) indica que “la investigación de campo consiste

en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos sin

manipular o controlar variable alguna”.

Es por ello que la presente investigación se considera de campo por que se recoge
Es por ello que la presente investigación se considera de campo por que se
recoge la información en Carbones de la Guajira, S.A., con el fin de obtener de
manera más tangible el conocimiento, tal y como expone Arias (1991), “quien
plantea que estas son investigaciones que se realizan en el propio sitio donde se
encuentra el objeto de estudio. Ello permite el conocimiento más a fondo del
problema por parte del investigador y puede manejar los datos con más seguridad”.
2. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN.
Este estudio presenta un diseño No Experimental Descriptivo, ya que no se
pretende establecer controles entre las variables, sino describir el comportamiento de
las mismas. Por la evolución del fenómeno es Transaccional, ya que es este estudio
se mide una vez la variable.
En tal sentido, según Hernández, Fernández y Batista. (1998):
Los Diseños No Experimental Descriptivo tienen por objeto indagar la
incidencia y los valores en que se manifiesta una o más variables, es
decir, la investigación se centra cual es el nivel o estado de una o
diversas variables en un momento dado.

Una investigación se dice que es Transaccional o Transversal, de acuerdo a

Hernández y Otros (1991), “cuando los datos son recolectados en un solo momento,

en un tiempo único, siendo su propósito describir la variable y analizar su incidencia

en un momento dado”.

46

Por lo tanto, esta investigación se tipifica como Transversal, por cuanto la variable será medida en una sola oportunidad, obviando situaciones anteriores o

posteriores al objeto de estudio.

Chávez (1994) afirma que la investigación Transversal es aquel “estudio que mide una vez la
Chávez (1994) afirma que la investigación Transversal es aquel “estudio que
mide una vez la variable. Se miden los criterios de unos o mas grupos de unidades en
un momento dado, sin pretender Analizar la evolución de sus unidades”.
3. POBLACIÓN
La población de estudio constituye el universo de la investigación sobre el
cual se pretende generalizar los resultados, además de estar constituidas por
características que le permiten distinguir los sujetos unos de otros.
Según
Chávez
(1994)
“la
población
de
un
estudio
es
el
universo
de
la
investigación sobre la cual se pretende generalizar los resultados. Esta constituida por
características o estratos que permiten distinguir en sujetos unos a otros”.
Según Tamayo y Tamayo (1994), “la población es la totalidad del fenómeno a
estudiar en donde las unidades de población poseen una característica común, la cual
se estudia y da origen a los datos de la investigación”.
De esta manera, la población de esta investigación estuvo constituida por

cinco (5) empleados, pertenecientes a los departamentos de transporte y embarque, administración, contabilidad y control interno, distribuidos en la forma siguiente, un (1) jefe de contabilidad, un (1) jefe de Transporte y Embarque, un (1) jefe y un (1) auxiliar de control interno, un (1) jefe de administración de control interno.

47

Por consiguiente, la población es considerada finita y accesible, siendo esta la

razón por la cual no fue necesario determinar una muestra.

4. - TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS. De acuerdo con Arias (1997), las
4. - TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS.
De acuerdo con Arias (1997), las técnicas de recolección de datos son:
Las distintas formas, maneras de obtener informaciones, es decir, se
explica
el
procedimiento,
lugar
y
condiciones
de
las
mismas.
Son
ejemplos
de
técnicas
de
observación
directa,
la
cual
en
sus
dos
modalidades (entrevistas y cuestionarios), el análisis documental, el
análisis de contenido.
Según Bavaresco (1997) “Las técnicas de recolección de datos conducen a la
verificación del problema planteado, es decir, la técnica descansa en observación bien
sea directa (simple o experimental), documental o bibliografía mediante encuestas
(cuestionario, entrevistas y escala de actitudes)”.
De acuerdo a Sierra (1995), expone que:
La
observación
directa
es
la
inspección
y
estudio
realizado
por
el
investigador,
mediante
el
empleo
de
sus
propios
sentidos,
específicamente de la vista, con o sin ayuda de aparatos técnicos de los
casos
y
hechos
de
interés
social
tal
como
son
o
tiene lugar
espontáneamente en el tiempo, y con arreglo de las exigencias de la
investigación científica.
Al respecto Ander (1975), señala que:

La entrevista estructurada toma la forma de un interrogatorio en el cual las preguntas se plantean siempre en el mismo orden y se formulan con los mismos términos. Se realizan sobre la base de un formulario previamente preparado y estrictamente normalizado.

los

Se

objetivos

empleo la técnica de encuesta y

específicos

de

la

el instrumento de cuestionario, ajustado a

además

del

análisis

documental;

éste

investigación,

48

último incluyó la revisión del material bibliográfico y tesis anteriores referidas al objeto de estudio propuesto.

El

instrumento

que

se

utilizo

estuvo

basado

en

el

cuestionario,

con

30

(treinta) ítems que comprenden preguntas cerradas, todas presentaron cuatro (4) alternativas de respuestas: Siempre -
(treinta) ítems que comprenden preguntas cerradas, todas presentaron cuatro (4)
alternativas de respuestas: Siempre - Casi siempre - Algunas veces - Nunca. (Ver
Anexo No. 1.)
Como
expone
Finol
(1993),
la
investigación
de
tipo
de
análisis
documental,
“es
aquella
consistente
en
el
manejo
y
procesamiento
de
materiales
bibliográficos,
específicamente
libros
y
otros,
en
los
cuales
la
lectura
constituye
la
base
de
su
análisis”.
5. TRATAMIENTO ESTADÍSTICO DE LA INFORMACIÓN
Para
procesar
la
información,
se
emplearon análisis cualitativos y
cuantitativos de los datos, que se realizaron a través de estadísticas descriptivas,
promedios, porcentajes, basándose en cuestionarios formulados a las personas
encuestadas.
6. VALIDEZ DEL INSTRUMENTO

Para la validación del cuestionario, es decir, probar la exactitud con la cual los instrumentos miden realmente lo que se pretende medir, se utilizó la técnica de juicio de expertos. En tal sentido se consultaron cinco especialistas en el área.

“la validez del

contenido se refiere al grado con el que el ins trumento diseñado refleja el dominio

Sobre

esta

materia,

Hernández

y

otros

(1999)

señalan

que

49

especifico del contenido de lo que se pretende medir en la investigación objeto de

estudio”.

Por su parte Chávez (1998), describe la validez del contenido como:

La correspondencia del instrumento con su marco teórico, por lo que no expresa en términos
La correspondencia del instrumento con su marco teórico, por lo que
no expresa en términos de índice numérico, dado que se basa en la
necesidad
de
discernimiento
y
juicios
independientes
entre
expertos,
quienes
analizan
cuidadosamente
y
críticamente
la
totalidad
de
los
reactivos de acuerdo con el área especifica del contenido teórico.
7. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Según Chávez (1998), expone que:
En la investigación del tipo cualitativo es necesario el tratamiento de la
información estadística de los datos. En este orden, cuando se elaboró
el estudio estadístico de los datos se incluyó la información tal cual
como fue
emitida
por
la
población,
de
acuerdo
a
su
respectiva
interpretación, fundamental especialmente en la calidad de la misma.

50

CAPITULO IV ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
CAPITULO IV
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
CAPÍTULO IV ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS Una vez culminada la etapa de recolección de información
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Una vez culminada la etapa de recolección de información se procedió a la
elaboración técnica con la finalidad de dar a los datos recopilados las características
necesarias para la obtención de interpretaciones significativas para la investigación.
Dimensión: Sistema de Control Interno (A)
Indicador: Revisión
Ítems N° (1) ¿El sistema de control interno adoptado por la institución le permite
verificar oportunamente la confiabilidad del despacho en las unidades de transporte?
Tabla No.
1
A
c) Algunas
Items
a) Siempre
b) Casi Siempre
Veces
d) Nunca
Total
fi
%
Fi
%
fi
%
fi
%
1
2
40,00%
3
60,00%
0,00%
0,00%
5
4
a) Siempre
3
b) Casi Siempre
2
c) Algunas Veces
d) Nunca
1
0
Pregunta Items
Grafico 1 - A
Frecuencia

52

Interpretación:

De los 5 entrevistados, 2 contestaron siempre y 3 casi siempre, es decir que el 40 % de los entrevistados considera que el sistema de control interno adoptado por la institución, siempre le permite verificar oportunamente la confiabilidad del despacho en las unidades de transporte, lo que quiere decir que esta práctica permite considerar el sistema de despacho de las unidades de transporte, dentro de las pruebas de cumplimiento, según lo establecido por Moreno (2004).

De acuerdo con la opinión del autor de ésta investigación, el hecho de que el
De acuerdo con la opinión del autor de ésta investigación, el hecho de que el
60% de los entrevistados contestan la opción casi siempre, significa que el sistema de
control interno adoptado por la institución debe reforzarse con nuevos mecanismos
alternos que le permita verificar oportunamente las unidades de transporte.
Dimensión: Sistema de Control Interno (A)
Indicador: Revisión
Ítems N° (2) ¿Existen manuales de normas y procedimientos de control para el
proceso del pesaje y despacho del carbón en la empresa?
Tabla No.
2
A
b) Casi
c) Algunas
Items
a) Siempre
Siempre
Veces
d) Nunca
Total
fi
%
fi
%
fi
%
fi
%
2
2 40,00%
0,00%
3 60,00%
0,00%
5

4

3 2 1 0 Pregunta Items Grafico 2 - A Frecuencia
3
2
1
0
Pregunta Items
Grafico 2 - A
Frecuencia
4 3 2 1 0 Pregunta Items Grafico 2 - A Frecuencia a) Siempre b) Casi
a) Siempre

a) Siempre

b) Casi Siempre

b) Casi Siempre

c) Algunas Veces

c) Algunas Veces

d) Nunca

d) Nunca

4 3 2 1 0 Pregunta Items Grafico 2 - A Frecuencia a) Siempre b) Casi

53

Interpretación:

De los 5 entrevistados, 3 contestaron algunas veces y 2 casi siempre, es decir que el 60 % considera que existen algunas veces manuales de normas y procedimientos de control para el proceso del pesaje y despacho del carbón en la empresa. Al respecto, Moreno expone que la revisión del sistema es principalmente un proceso de obtención de información respecto a la organización y a los procedimientos establecidos, con objeto de que sirva como base para las pruebas de cumplimiento y para la evaluación del sistema. La información requerida para este objetivo se obtiene normalmente a través de entrevistas con el personal apropiado del ente y mediante el estudio de documentos tales como manuales de procedimientos e instrucciones al personal.

Según la opinión del autor de este estudio, considera que si el 60% de los
Según la opinión del autor de este estudio, considera que si el 60% de los
entrevistados que respondió la opción algunas veces, significa que las bases para las
pruebas de cumplimiento y evaluación del sistema están referenciadas sobre la
experiencia y la rutina diaria y no sobre manuales de normas y procedimientos de
control para el proceso del pesaje y despacho del carbón en la empresa.

Dimensión: Sistema de Control Interno (A) Indicador: Objetivos Ítems N° (3) ¿El sistema de control interno para el pesaje y despacho del carbón permite cotejar las unidades despachas en minas con las unidades recibidas en puerto?

Tabla No.

3

A

     

b) Casi

c) Algunas

   

Ítems

 

a) Siempre

Siempre

 

Veces

d) Nunca

Total

fi

%

fi

%

fi

%

fi

%

3

3

60,00%

 

0,00%

1

20,00%

1

20,00%

5

54

4 a) Siempre 3 b) Casi Siempre 2 c) Algunas Veces d) Nunca 1 0
4
a) Siempre
3
b) Casi Siempre
2
c) Algunas Veces
d) Nunca
1
0
Pregunta Items
Grafico 3 - A
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre, 1 algunas veces y 1 nunca,
es decir que el 60 % considera que el sistema de control interno para el pesaje y
despacho del carbón siempre permite cotejar las unidades despachas en minas con las
unidades recibidas en puerto y al respecto, Martínez agrega que conocer los objetivos
del sistema del control interno resulta importante para poder controlar su
funcionamiento, y dentro de los cuales cita la protección de los activos del
patrimonio, la obtención de información adecuada, la promoción de la eficiencia
operativa y Estimular la adhesión a las políticas de la dirección.
A este respecto, el autor de esta investigación opina que el 20% de los
entrevistados que contesto algunas veces y el 20% que respondió la opción nunca, al
observar estos resultados se evidencia que en un 40% no esta promovida la eficiencia
operativa que proporcione la estimulación a la corrección oportuna de desviaciones,
por lo tanto el sistema de control interno habrá que reforzarlo.
Frecuencia

Dimensión: Sistema de Control Interno (A) Indicador: Objetivos Ítems N° (4) ¿El proceso del pesaje y despacho del carbón en la empresa, está establecido en forma clara y precisa?

55

Tabla No.

4

A

     

c) Algunas

   

Items

 

a) Siempre

b) Casi Siempre

 

Veces

d) Nunca

Total

fi

%

Fi

%

fi

%

fi

%

4

2

40,00%

1

20,00%

2

40,00%

 

0,00%

5

3 a) Siempre b) Casi Siempre 2 c) Algunas Veces 1 d) Nunca 0 Pregunta
3
a) Siempre
b) Casi Siempre
2
c) Algunas Veces
1
d) Nunca
0
Pregunta Items
Grafico 4 - A
De los 5 entrevistados, 2 contestaron que siempre, 2 algunas veces y
1
casi
siempre, es decir que el 40% siempre y otro 40% algunas veces, considera que el
proceso del pesaje y despacho del carbón en la empresa, está establecido en forma
clara y precisa.
De acuerdo con la opinión del autor de este estudio, considera que el 40% de
los entrevistados que respondió la opción algunas veces, al observar dichos resultados
se demostró que el proceso del pesaje y despacho del carbón en la empresa, no está
establecido en forma clara y precisa, por lo cual deberá complementarse con una
explícita distribución de funciones de cada cargo en el proceso.
Frecuencia

Dimensión: Sistema de Control Interno (A) Indicador: Características Ítems N° (5) ¿El sistema de pesaje y despacho del carbón está integrado con el Sistema Contable de la empresa?

56

Tabla No.

5

A

     

b) Casi

c) Algunas

   

Ítems

 

a) Siempre

Siempre

 

Veces

d) Nunca

Total

fi

%

fi

%

fi

%

fi

%

5

3

60,00%

 

0,00%

 

0,00%

2

40,00%

5

4 a) Siempre 3 b) Casi Siempre 2 c) Algunas Veces d) Nunca 1 0
4
a) Siempre
3
b) Casi Siempre
2
c) Algunas Veces
d) Nunca
1
0
Pregunta Items
Grafico 5 - A
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre y 2 nunca, es decir que el
60% considera que el sistema de pesaje y despacho del carbón está integrado con el
Sistema Contable de la empresa, para lo cual considera Moreno que el sistema de
control interno tiene como característica la de formar forma parte integrante de los
sistemas contable, financiero, de planeación, de información y operaciones de la
respectiva entidad.
Según
la
opinión
del
autor
de
este
estudio,
indica
que
el
40%
de los
entrevistados que contesto la opción nunca, al presenciar dicho resultado se constato
que el sistema de pesaje y despacho del carbón, no está integrado al sistema contable.
Lo cual puede estar subsectible al error humano denotando una debilidad en el
sistema, y los datos y/o registros no están procesados con exactitud y se requiere de
un chequeo final antes de ser registrado en la contabilidad.
Frecuencia

57

Dimensión: Sistema de Control Interno (A) Indicador: Características

Ítems N° (6) ¿El sistema de control interno para el pesaje y despacho del carbón es evaluado periódicamente por el Departamento de Contraloría de la empresa?

Tabla No. 6 A c) Algunas Ítems a) Siempre b) Casi Siempre Veces d) Nunca
Tabla No.
6
A
c) Algunas
Ítems
a) Siempre
b) Casi Siempre
Veces
d) Nunca
Total
fi
%
Fi
%
fi
%
fi
%
6
1
20,00%
1
20,00%
1
20,00%
2
40,00%
5
3
a) Siempre
b) Casi Siempre
2
c) Algunas Veces
1
d) Nunca
0
Pregunta Items
Grafico 6 - A
De
los 5 entrevistados, 1 contesto que siempre, 1 casi siempre, 1 algunas
veces y 2 nunca, es decir que el 40% considera que el sistema de control interno para
el pesaje y despacho del carbón nunca es evaluado por el Departamento de
Contraloría de la empresa, para lo cual considera Moreno que la Unidad de Control
Interno o quien haga sus veces es la encargada de analizar en forma independiente el
Sistema de Control Interno de la entidad y proponer las recomendaciones para
mejorarlo.
Frecuencia

de esta investigación, que el 40% de los

entrevistados que respondió la opción nunca, con dicho resultado se constato que el

sistema de pesaje y despacho del

Departamento de Contraloría de la empresa. Esto a su vez no permite hacer

es evaluado periódicamente por el

A

este

respecto

opina

el

autor

carbón,

no

58

correcciones ni recomendaciones oportunas para su mejora, igualmente cabe destacar que las verificaciones o confirmaciones pueden no resultar eficientes ya que son

detectadas en periodos diferentes a su ocurrencia sin aportar valor agregado a las mismas.

Dimensión: Sistema de Control Interno (A) Indicador: Medidas Ítems N° (7) ¿El Departamento de Contabilidad
Dimensión: Sistema de Control Interno (A)
Indicador: Medidas
Ítems N° (7) ¿El Departamento de Contabilidad registra exacta y oportunamente los
despachos de carbón a puerto según las guías de carga emitidas por el sistema de
pesaje?
Tabla No.
7
A
b) Casi
c) Algunas
Ítems
a) Siempre
Siempre
Veces
d) Nunca
Total
fi
%
fi
%
fi
%
fi
%
7
3
60,00%
0,00%
1
20,00%
1
20,00%
5
4
a) Siempre
3
b) Casi Siempre
2
c) Algunas Veces
1
d) Nunca
0
Pregunta Items
Grafico 7 - A
Frecuencia

De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre, 2 algunas veces y 2 nunca, es decir que solo el 60% considera que el Departamento de Contabilidad registra exacta y oportunamente los despachos de carbón a puerto según las guías de carga emitidas por el sistema de pesaje, para lo cual considera Martínez, que el Sistema de Control Interno de cada empresa está diseñado para satisfacer las necesidades

59

específicas de sus objetivos de organización, operación y dirección, pero existen aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas, entre los cuales se

encuentra el establecimiento de transacción.

procedimientos de control para procesar cada tipo de

De acuerdo con la opinión del autor de este estudio, el 20% de los entrevistados
De
acuerdo
con
la
opinión
del
autor
de
este
estudio,
el
20%
de los
entrevistados que contesto algunas veces y el otro 20% que respondió la opción
nunca, al observar estos resultados se demostró que un 40% el Departamento de
Contabilidad, no estaría registra exacta y oportunamente las guías de carga emitidas
por el sistema de pesaje, así mismo el registro del despacho lo toma directamente de
las cifras reportadas por la respectiva unidad de transporte y embarque.
Dimensión: Sistema de Control Interno (A)
Indicador: Medidas
Ítems N° (8) ¿Son conciliadas las cantidades de toneladas métricas registradas en las
guías de despacho con las facturas emitidas por las empresas transportadoras del
carbón?
Tabla No.
8
A
b) Casi
c) Algunas
Ítems
a) Siempre
Siempre
Veces
d) Nunca
Total
fi
%
fi
%
fi
%
Fi
%
8
4
80,00%
0,00%
1
20,00%
0,00%
5
6
a) Siempre
4
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
2
d) Nunca
0
Pregunta Items
Grafico 8 - A
Frecuencia

60

De los 5 entrevistados, 4 contestaron que siempre y 1 algunas veces, es decir que el 80% considera que siempre son conciliadas las cantidades de toneladas

métricas registradas en las guías de despacho con las facturas emitidas por las empresas transportadoras del carbón, para lo cual Martínez, plantea que el Sistema de Control Interno de cada empresa está diseñado para satisfacer las necesidades específicas de sus objetivos de organización, operación y dirección, pero existen aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas, entre los cuales se encuentra la de realizar auditorias o comprobaciones internas.

Con relación a este ítem, el investigador de este estudio opina que el 20% de
Con relación a este ítem, el investigador de este estudio opina que el 20% de
los entrevistados que respondió la opción algunas veces, al obtener este resultado se
evidenció que se debe ampliar las comprobaciones y/o verificaciones internas en las
conciliaciones de las cantidades de toneladas métricas registradas en las guías de
despacho con las facturas emitidas por las empresas transportadoras del carbón,
igualmente deben conciliarse los reportes que soportan cada factura para documentar
las comprobaciones.
Dimensión: Control Interno (B)
Indicador: Debilidades ambiente de trabajo
Ítems N° (1) ¿La guía de despacho es un mecanismo administrativo y este es regulado
y controlado eficientemente por el Ministerio de Industrias Básicas y Mineras
(MIBAM)?

Tabla No.

1

B

     

c) Algunas

   

Items

 

a) Siempre

b) Casi Siempre

 

Veces

d) Nunca

Total

fi

%

Fi

%

Fi

%

fi

%

1

4

80,00%

1

20,00%

 

0,00%

 

0,00%

5

61

6 a) Siempre 4 b) Casi Siempre c) Algunas Veces 2 d) Nunca 0 Pregunta
6
a) Siempre
4
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
2
d) Nunca
0
Pregunta Items
Grafico 1 - B
De los 5 entrevistados, 4 contestaron que siempre y
1 algunas veces, es decir
que el 80% considera que la guía de despacho es un mecanismo administrativo y este
es regulado y controlado eficientemente por el Ministerio de Industrias Básicas y
Mineras (MIBAM) y Cartategui (2003) argumenta que “cuando los reglamentos,
circulares, leyes y decretos leyes son ignorados por los directivos y especialistas, se
convierte en una de las debilidades que afectan el control interno en un ambiente de
trabajo”.
Según
la
opinión
del
autor
de
esta
investigación, considera que con el
resultado obtenido del 20% de los entrevistados que contesto casi siempre, se
presencio que no debe estarse cumpliendo con todo lo reglamentado en la ley de
minas referente a las guía de despacho. Así mismo, es necesario aclarar que se le
debe dar cumplimiento sin ignorar decretos ni providencias especiales y no crear
debilidades en el ambiente de trabajo.
Frecuencia

Dimensión: Control Interno (B) Indicador: Objetivos Ítems N° (2) ¿El sistema de despacho de carbón dispone de mecanismos de verificación y evaluación del proceso?

62

Tabla No.

2

B

     

c) Algunas

   

Items

 

a) Siempre

b) Casi Siempre

 

Veces

d) Nunca

Total

fi

%

fi

%

Fi

%

fi

%

2

2

40,00%

1

20,00%

2

40,00%

 

0,00%

5

3 a) Siempre b) Casi Siempre 2 c) Algunas Veces 1 d) Nunca 0 Pregunta
3
a) Siempre
b) Casi Siempre
2
c) Algunas Veces
1
d) Nunca
0
Pregunta Items
Grafico 2 - B
De los 5 entrevistados, 2 contestaron que siempre, 2 algunas veces y 1 casi
siempre, es decir que un 40% considera que siempre y otro 40% admite que algunas
veces el sistema de despacho de carbón dispone de mecanismos de verificación y
evaluación del proceso, para lo cual Moreno plantea que el Control Interno que no es
mas que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad
de Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
A este respecto, opina el investigador de este estudio que con el resultado
obtenido del 40% de los entrevistados que respondió la opción algunas veces, se
demostró que no esta garantizado los mecanismos para la correcta verificación y
evaluación del proceso, así mismo queda a la discrecionalidad de los administradores
de la unidad de despacho y transporte de carbón las correcciones en el proceso sin
una evaluación objetiva del mismo.
Frecuencia

63

Dimensión: Control Interno (B) Indicador: Objetivos

Ítems

evaluación histórica y estadística?

(3)

¿El

registro

automatizado

de

las

guías

de

despacho,

permite

la

Tabla No. 3 B c) Algunas Items a) Siempre b) Casi Siempre Veces d) Nunca
Tabla No.
3
B
c) Algunas
Items
a) Siempre
b) Casi Siempre
Veces
d) Nunca
Total
fi
%
Fi
%
Fi
%
fi
%
3
2
40,00%
1
20,00%
2
40,00%
0,00%
5
3
a) Siempre
2
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
1
d) Nunca
0
Pregunta Items
Grafico 3 - B
Igual al ítems 2
De
acuerdo
con
la
opinión
del
autor
de
esta
investigación,
el
resultado
obtenido del 40% de los entrevistados que contesto la opción algunas veces, significa
que no esta garantizado la correcta evaluación histórica y estadística del registro
automatizado de las guías de despacho, lo cual ocasiona una desventaja para la
organización por no estar coordinada con su plan de proceso.
Frecuencia

Dimensión: Control Interno (B) Indicador: Objetivos Ítems N° (4) ¿Existe un backup oportuno de los registros del sistema de despacho de carbón en CBG?

64

Tabla No.

4

B

     

b) Casi

c) Algunas

   

Items

 

a) Siempre

Siempre

 

Veces

d) Nunca

Total

fi

%

fi

%

fi

%

fi

%

4

3

60,00%

 

0,00%

2

40,00%

 

0,00%

5

4 a) Siempre 3 b) Casi Siempre 2 c) Algunas Veces 1 d) Nunca 0
4
a) Siempre
3
b) Casi Siempre
2
c) Algunas Veces
1
d) Nunca
0
Pregunta Items
Grafico 4 - B
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre y
2 algunas veces, es decir
que el 60% considera que siempre existe un backup oportuno de los registros del
sistema de despacho de carbón en CBG. y al respecto Moreno señala que el Control
Interno que no es mas que un plan de organización de todos los métodos coordinados
con la finalidad de definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y
corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el
logro de sus objetivos.
Con relación a este ítem, el investigador de este estudio opina, que con el
resultado obtenido del 40% de los entrevistados que contesto la opción algunas veces,
se evidencio que el backup oportuno de los registros del sistema de despacho de
carbón debe garantizarse al 100%, para no afectar el logro de objetivos y la no
aplicación de este sistema de protección de registro de despacho, lo cual colocaría en
riesgo los planes trazados en el proceso por la empresa.
Frecuencia

65

Dimensión: Control Interno (B) Indicador: Objetivos

Ítems N° (5) ¿Se planifica la carga del despacho de carbón en el departamento?

Tabla No. 5 B c) Algunas Items a) Siempre b) Casi Siempre Veces d) Nunca
Tabla No.
5
B
c) Algunas
Items
a) Siempre
b) Casi Siempre
Veces
d) Nunca
Total
fi
%
fi
%
fi
%
fi
%
5
3
60,00%
1
20,00%
1
20,00%
0,00%
5
4
a) Siempre
3
b) Casi Siempre
2
c) Algunas Veces
1
d) Nunca
0
Pregunta Items
Grafico 5 - B
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre, 1 casi siempre
y
1 algunas
veces, es decir que el 60% considera que siempre se planifica la carga del despacho
de carbón en el departamento y al respecto, Mor eno manifiesta que el Control Interno
que no es mas que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la
finalidad de garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión
organizacional.
Frecuencia

del autor de esta investigación, considera que con el

resultado

veces, con este resultado se constato que al no planificarse el 100% de la carga del despacho de carbón en el departamento, afecta el logro de objetivo arriesgando los

compromisos

comercializadoras.

los clientes, mediante las empresas

entrevistados que respondió la opción algunas

Según

la

opinión

del

obtenido

40%

de

los

de

venta

pactados

con

66

Dimensión: Control Interno (B) Indicador: Alcance

Ítems N° (6) ¿Se analizan las desviaciones entre lo planificado y lo ejecutado de la carga de despacho del carbón?

Tabla No. 6 B c) Algunas Items a) Siempre b) Casi Siempre Veces d) Nunca
Tabla No.
6
B
c) Algunas
Items
a) Siempre
b) Casi Siempre
Veces
d) Nunca
Total
fi
%
fi
%
fi
%
fi
%
6
3
60,00%
1
20,00%
1
20,00%
0,00%
5
4
a) Siempre
3
b) Casi Siempre
2
c) Algunas Veces
1
d) Nunca
0
Pregunta Items
Grafico 6 - B
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre, 1 casi siempre
y
1 algunas
veces, es decir que el 60% considera que se siempre se analizan las desviaciones entre
lo planificado y lo ejecutado de la carga de despacho del carbón y en atención a esto,
Frecuencia

Moreno señala que constituye un método de control en las empresas, la comparación de una actuación real con una acción pronosticada, tal como un objetivo, estándar de actuación o regulación previa. En cada caso o situación, el sistema, método o procedimiento debe prever la posibilidad de practicar un control o análisis de lo que está sucediendo y, en caso de encontrar diferencias, desvíos o errores, poder obtener la explicación lógica de por qué esos hechos ocurrieron, y, finalmente, tratar de adoptar las medidas correctivas correspondientes.

67

A este respecto, opina el investigador de este estudio que el resultado obtenido el 20% de los entrevistados que contesto la opción algunas veces, dicho resultado

indica que no se analiza los eventos sucedidos entre lo planificado y ejecutado de la
indica que no se analiza los eventos sucedidos entre lo planificado y ejecutado de la
carga del despacho de carbón, y no se puede prever una práctica adecuada de control
que permita obtener un análisis lógico y adoptar medidas correctivas y oportunas que
no afecte el logro de objetivo.
Dimensión: Control Interno (B)
Indicador: Objetivos
Ítems N° (7) ¿Existe un mecanismo de control que permita el registro oportuno de las
gandolas despachadas que resultan volcadas en la vía ante de su destino?
Tabla No.
7
B
b) Casi
c) Algunas
Items
a) Siempre
Siempre
Veces
d) Nunca
Total
fi
%
fi
%
fi
%
fi
%
7
3
60,00%
0,00%
2
40,00%
0,00%
5
4
a) Siempre
3
b) Casi Siempre
2
c) Algunas Veces
1
d) Nunca
0
Pregunta Items
Grafico 7 - B
Frecuencia

De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre

y

2 algunas veces, es decir

que el 60% considera que siempre existe un mecanismo de control que permita el registro oportuno de las gandolas despachadas que resultan volcadas en la vía ante de su destino. Al respecto cita Moreno que el Control Interno que no es mas que un

68

plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.

De acuerdo con la opinión del autor de esta investigación, el resultado obtenido del 40%
De acuerdo con la opinión del autor de esta investigación, el resultado
obtenido del 40% de los entrevistados que respondió la opción algunas veces,
mediante dicho resultado se evidenció que no existe un mecanismo de control que
permita el registro oportuno de las gandolas despachadas que resultan volcadas en la
vía ante de su destino, y con este porcentaje no se podría garantizar la oportunidad y
confiabilidad de la información y sus registros.
Dimensión: Control Interno (B)
Indicador: Objetivo
Ítems N° (8) ¿El inventario de cierre mensual es consistente con el registro de
despacho de carbón?
Tabla No.
8
B
b) Casi
c) Algunas
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