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INTRODUCCIN

El siguiente trabajo tiene como fin comprender la importancia que para nosotros como tecnlogos en el rea de gestin documental implica la tramitacin documental y el rea de correspondencia, puesto que son unas de las funciones principales que podramos estar desempeando en nuestra etapa practica, por lo cual es importante realizar un recorrido por las nociones de esta disciplina con el fin de irnos acercando y relacionando poco a poco con los diferentes trminos de la misma. Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente manual de correspondencia, en el cual definimos minuciosamente los conceptos y el paso a paso de cada uno de estos, relacionados con tramitacin documental y el rea de correspondencia.

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OBJETIVO GENERAL

Aprender sobre el manejo de la correspondencia recibida y despachada de una entidad, para un adecuado control de la misma teniendo en cuenta las normas vigentes para la competencia de Tramitar documentos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Disear e implementar los medios apropiados, como bases de datos y aplicativos que nos permitan un adecuado control sobre la recepcin, radicacin y distribucin de las comunicaciones. Homogenizar y normalizar la produccin de los documentos, en cuanto a su estructura, segn la normatividad vista en la competencia. Concientizarnos de la importancia que tiene el tramitar los documentos y as seguir afianzando el conocimiento para el desarrollo de la competencia.

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LITOARCHIVO S.A.S.

MANUAL DE CORRESPONDENCIA

TRAMITAR DOCUMENTOS

BOGOTA D.C. MARZO DE 2012


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MANUAL DE CORRESPONDENCIA

TRAMITAR DOCUMENTOS

ELABORADO POR: DIEGO RODRIGO CASTRO SUAREZ JAIME ENRIQUE PLAZAS MARTINEZ JULY PAOLA SUAREZ ARBOLEDA

SENA CENTRO DE GESTIN ADMINISTRATIVA TECONOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL 230561 JORNADA MADRUGADA BOGOT, D.C, NOVIEMBRE DE 2011
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LITOARCHIVO S.A.S

MANUAL DE CORRESPONDENCIA

TRAMITAR DOCUMENTOS

ELABORADO POR: DIEGO RODRIGO CASTRO SUAREZ JAIME ENRIQUE PLAZAS MARTINEZ JULY PAOLA SUAREZ ARBOLEDA

PRESENTADO A: FLOR ANGELA GUANA

SENA CENTRO DE GESTIN ADMINISTRATIVA TECONOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL 230561 JORNADA MADRUGADA BOGOT, D.C, NOVIEMBRE DE 2011
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1. CONSIDERACIONES GENERALES

Este manual es elaborado con el fin de dar a conocer la importancia de la tramitacin documental y el rea de correspondencia, la cual es la encargada de la administracin de los documentos y de todas las comunicaciones que se generan en desarrollo de las actividades que se realizan dentro de una organizacin. Permite el transporte y almacenamiento de las comunicaciones escritas, las cuales facilitarn, en el futuro, recuperar la informacin necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones en busca de alcanzar los objetivos misionales. Adems, integra el trabajo del personal de diferentes reas que elaboran y conservan, de acuerdo con lo establecido, los mensajes dentro del proceso de comunicacin interna y oficio. Teniendo en cuenta la normatividad vigente segn, la constitucin poltica Articulo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. Artculo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable. Decreto 2150 de 1995. Artculos 1, 11 y 32. Supresin de autenticacin de documentos originales y uso de sellos, ventanilla nica. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicacin y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

Este Manual tiene como objetivo principal, establecer los lineamientos que le permitan a la unidad de correspondencia cumplir con el propsito de administrar las comunicaciones de carcter oficial, contribuyendo con la
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normalizacin de los procesos de produccin, recepcin distribucin, seguimiento, conservacin y consulta de los documentos como parte integral de sus programas de gestin documental.

1.1 COMUNICACIONES INTERNAS

La comunicacin Interna es la comunicacin dirigida al cliente interno, esto es, al trabajador. Aumenta la satisfaccin entre el personal y por tanto la rentabilidad final. Es la herramienta clave para dar una respuesta innovadora a los cambios continuos que debe hacer frente tu empresa en el da a da y es tambin un valor aadido que produce beneficios. Aunque es una responsabilidad que es compartida por todos, debe ser asumida como compromiso de la alta direccin. Si la Gestin de la Comunicacin interna es hoy una herramienta institucionalizada en las grandes empresas espaolas, es porque est
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suficientemente contrastado con la experiencia que produce innumerables mejoras a la rentabilidad empresarial. Pero, de nada sirve implantar herramientas de comunicacin interna si stas no nacen de una autntica cultura empresarial convencida de la necesidad de comunicacin. Si esta filosofa no est implantada, las herramientas ms eficaces no servirn y lo nico que se habr conseguido es perder tiempo y dinero. En el transcurso de los aos veremos incrementar el protagonismo de esta actividad.

1.2 OFICIOS

Es una comunicacin oficial escrita que, por su naturaleza, es externa y se utiliza principalmente para dar un mensaje, suministrar informacin, consultar o enviar una respuesta a otras entidades o personas naturales o jurdicas, sobre asuntos especficos relacionados con las actividades de competencia de quien las expide. La facultad para firmar oficios le corresponde al Director General, al Secretario General, a los subdirectores, a los jefes de oficina y a los coordinadores de grupo. nicamente el original y las copias que se dirijan a otros destinatarios, se imprimirn en papel original impreso con el logotipo, la direccin, la misin del Instituto Nacional de Salud y el escudo de Colombia.

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2. ASPECTOS GENERALES DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y OFICIOS.

2.1. Contempla los lineamientos para el manejo de la comunicacin interna y externa de los formatos que se generan para el uso de todas las dependencias de la organizacin. 2.2. Que toda comunicacin externa debe ser generada con papelera membreteada nica y exclusivamente para uso de oficios y comunicaciones entre dependencias y nunca para uso personal. Se debe incluir el formato de la hoja de presentacin del envi de fax. 2.3. Que el pie de pgina debe estar compuesto por: direccin de la empresa, correo electrnico, fax, telfono, y las que se consideren necesarias. 2.4. Todos los documentos generados deben constar de las siguientes mrgenes: Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los mrgenes laterales sean simtricos a 3 cm. 2.5. La unidad de correspondencia debe corroborar que toda comunicacin interna o externa que se genera debe ir sin tachones ni enmendaduras, concisa y precisa y muy bien redactada. 2.6. Toda comunicacin que se genere debe tener original y mximo dos copias, La original para el destinatario una copia para la entidad que lo genera y otra copia para el archivo.
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2.7. Las comunicaciones que vayan con anexos deben ir numeradas y grapadas a la carta. 2.8. Verificar que la carta cuente con el nmero de copias que se indican en el original. 2.9. La unidad de correspondencia se hace totalmente responsable por las comunicaciones que han sido entregadas. 2.10. Se recomienda que toda comunicacin se escriba en una fuente clara, agradable a la vista del lector. La fuente debera ser homognea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresin, digitalizacin y microfilmacin. Los tamaos que se recomiendan estn entre los 10 y 12, utilizados en los procesadores de texto.

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3. ASPECTOS GENERALES DE ORGANIZACIN INTERNA DE LAS OFICINAS 3.1. Todas las oficinas debern organizar en su equipo de cmputo los archivos de manejo de correspondencia segn los siguientes parmetros: a. Abrir carpeta denominada correspondencia. b. Debe contener subcarpetas correspondientes al ao. c. Las carpetas a su vez deben contener todo lo relacionado con el trmite de correspondencia. 3.2. Para el control y seguimiento de la documentacin de correspondencia en trmite se debe asignar o crear un cdigo consecutivo interno que contiene: Inciales de la dependencia. Indicar si es correspondencia interna o externa. Consecutivo que corresponda a la comunicacin. En qu ao se genero.

Ejemplo: RH-01-0001-12 (interno) RH-02-0001-12 (externo)

3.3. Para la gestin documental de la correspondencia tramitada se deben seguir los siguientes parmetros en los que se refiere a la organizacin de carpetas internas Correspondencia interna enviada. Correspondencia interna recibida. Correspondencia externa enviada.
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Para la correspondencia externa recibida, se abrirn las carpetas requeridas segn los temas o asuntos manejados por cada oficina. Las carpetas se marcarn con los siguientes datos: - Nombre de la oficina o coordinacin. - Nombre de los asuntos que se manejan al interior de las - coordinaciones u oficinas, segn el caso. - Nombre de la carpeta: Correspondencia interna enviada, - Correspondencia interna recibida, Correspondencia externa enviada. - Ao. - Si son varias carpetas, por ejemplo 3, se debe marcar cada una - con la siguiente nomenclatura: 1/3, 2/3 y 3/3. Al interior de cada carpeta, los documentos se deben archivar de acuerdo con los siguientes parmetros: a) Correspondencia interna enviada: por el nmero consecutivo interno de la oficina. b) Correspondencia interna recibida: por orden cronolgico. c) Correspondencia externa enviada: por el nmero consecutivo interno de la oficina. d) Correspondencia externa recibida: respectiva, por orden cronolgico. en la carpeta del asunto

Para el envi de la correspondencia al archivo central las carpetas se deben organizar as: Correspondencia interna enviada: por orden cronolgico.

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Los horarios para la recepcin correspondencia sern de la siguiente manera: Correspondencia externa recibida de 8 am a 12 pm Correspondencia externa enviada de 1 pm a 3 pm Correspondencia interna enviada de 8 am a 12 pm

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4.1 PROCEDIMIENTO DE RECEPCION Nombre: proceso de recepcin Dependencia: correspondencia Objetivo: descripcin del proceso de la recepcin de los documentos. RESPONSABLE DIAGRAMA DE FLUJO Actividades(descripcin de actividad)

REGISTROS

Recepcionista

La unidad de correspondencia recibe los documentos externos

Comunicaciones sin firma, sin nombre del responsable ser remitida sin radicar a la oficina de su competencia.

recepcionista

Se hace la revisin de los documentos que ingresan a la entidad para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite.

Registro de correspondencia recibida

Se imprime rotulo de radicacin y se consigna en la planilla de registro y radicacin. Excluye de radicacin la correspondencia de carcter informativo libros, peridicos, revistas que no hayan sido remitidas con una comunicacin. Clasificar y organizar los documentos recibidos y los ubica en las unidades de conservacin destinadas para cada dependencia.

Analistas

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4.2. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Nombre: proceso de registro Dependencia: correspondencia Objetivo: descripcin del proceso de la registro de los documentos. DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO

RESPONSABLE

Actividades(descripcin de actividad)

REGISTROS

RECEPCION NO VERIFICAR SI REVISION Y RADICACION

Recepcin de la documentacin oficial.

Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.

recepcionista

Se hace la revisin de los documentos que ingresan a la entidad para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite. Se registran los datos de origen de la correspondencia.

Registro de correspondencia recibida

REGISTRO DE DATOS

ASISGNACION CONSECUTIVO

Asignacin de consecutivo a las comunicaciones.

CONTROL DE RESPUESTA

Analista

Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de documentos recibidos y enviados.

FIN

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4.3 PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCION Nombre: proceso de distribucin Dependencia: correspondencia Objetivo: descripcin del proceso de la distribucin de los documentos. DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO

RESPONSABLE

Actividades(descripcin de actividad)

REGISTROS

CLASIFICACION

Clasificacin de comunicaciones.

IDENTIFICACION NO ENRUTAMIENTO

Analistas

Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a las dependencias.

Control de rutas de distribucin.

Enrutamiento a la dependencia competente o redireccionamiento a la unidad de correspondencia para su nuevo enrutamiento.

SI ENTREGA

Patinadores y mensajeros

Entrega de correspondencia a la dependencia competente.

Registro de correspondencia recibida

REGISTRO DE CONTROL

Planilla de registro de control de correspondencia recibida.

FIN

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5. MODELOS DE DOCUMENTOS 5.1 MEMORANDOS El memorando se utiliza para comunicaciones internas entre las diferentes dependencias. Al igual que en la carta y en todos los documentos institucionales, la fuente de letra usada es Arial y el tamao puede ser 12 puntos, segn las necesidades. Aplicando las dimensiones establecidas anteriormente, los memorandos deben tener la siguiente distribucin: PARTES DEL MEMORANDO CDIGO: Consignar los nmeros que identifican la dependencia productora, justificados a la izquierda y a una (01) interlnea de la margen superior. CIUDAD Y FECHA: Debajo del Cdigo. Consignar nicamente el nombre de la ciudad en que se produce la comunicacin seguida de coma (,). La fecha es registrada exclusivamente por la oficina de archivo y correspondencia. TTULO: Se escribir a tres (03) interlneas de la ciudad y fecha la palabra memorando en mayscula sostenida centrada y en negrilla. DATOS DEL DESTINATARIO: A tres (03) interlneas del ttulo justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla despus de la palabra para: consignar la sigla de seor(a) o doctor(a) y los nombres y apellidos del empleado a quien va dirigido el memorando. En la lnea siguiente, debajo del nombre, sin negrilla, iniciando con mayscula, escribir el cargo o la oficina en la que se encuentra el empleado. DATOS DE LA DEPENDENCIA REMITENTE: A una (01) interlnea de los datos del destinatario, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla despus de la palabra de: consignar el nombre de la dependencia productora del memorando.
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REFERENCIA: A una (01) interlnea de los datos del remitente, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla despus, consignar sntesis del tema del memorando. En caso de corresponder a una respuesta debe citar el nmero y la fecha de la comunicacin a la que se refiere. TEXTO: Se inicia a una (01) interlnea de la referencia y se escribe a una (01) interlnea entre renglones y a dos (02) entre prrafos. Debe redactarse en forma clara, breve, directa, sencilla y corts; omitiendo temas personales y tratando, en lo posible, un solo tema por memorando. DESPEDIDA: A una (01) interlnea despus del texto se escribe una expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o una frase de cortesa terminada en punto (.) NOMBRE DEL REMITENTE: A cuatro (04) interlneas de la despedida escribir, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla el nombre del empleado autorizado para firmar las comunicaciones de la dependencia productora. ANEXOS: A dos (02) interlneas del nombre del remitente, Iniciando con Mayscula despus de la palabra Anexos: consignar con claridad el nmero de folios o el tipo de anexo. COPIAS: A dos (02) interlneas, de los anexos, despus de las letras cc; en minscula y al frente, consignar los nombres, apellidos y dependencia de la persona que la debe recibir. En caso de enviarse varias copias se registrarn por separado a una (01) interlnea de la anterior. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: A una (01) interlnea de las copias, registrar en letra Arial 8, en mayscula sostenida, las inciales de la(s) persona(s) que proyectaron el memorando seguidas del signo (/) y en minsculas el nombre y la inicial del apellido del empleado que lo transcribe. Para una mejor interpretacin de la forma como se debe elaborar el memorando, ver anexo 1.

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5.2 OFICIOS Es una comunicacin escrita de carcter externo, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplear para responder oficios, suministrar informacin y presentar solicitudes fuera de la entidad. Podrn ser dirigidas a personas naturales y/o jurdicas y entidades con las cuales se intercambia informacin. PARTES DEL OFICIO CDIGO: Consignar los nmeros que identifican la dependencia productora, justificados a la izquierda y a una (01) interlnea de la margen superior. El cdigo debe corresponder a la firma autorizada. CIUDAD Y FECHA: Debajo del Cdigo. Consignar nicamente el nombre de la ciudad en que se produce la comunicacin seguida de coma (,). La fecha es registrada exclusivamente por la unidad de correspondencia y archivo DATOS DEL DESTINATARIO: A tres (03) interlneas de la ciudad, justificado a la izquierda, consignar la palabra seor(a) o doctor(a), ingeniero, licenciado, etc., segn el caso. No debe utilizar negrilla, subrayar o utilizar abreviaturas. En el espacio siguiente, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla, escriba los nombres y apellidos de la persona a quien va dirigido el oficio. En la lnea siguiente, debajo del nombre, sin negrilla, iniciando con mayscula, escribir el cargo o la oficina en la que se encuentra el empleado. Debajo del cargo, en mayscula sostenida y negrilla, escriba la denominacin Razn Social de la Entidad. Seguidamente, sin negrilla, escriba la direccin lo ms completa posible yen la lnea siguiente, sin negrilla, anunciar el domicilio o ciudad an tratndose de correspondencia local. Escriba el nombre de departamento o pas cuando va dirigida a otro lugar. ASUNTO O REFERENCIA: A una (01) interlnea de los datos del destinatario, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla despus de la palabra referencia consignar sntesis del tema del oficio. En caso de corresponder a una respuesta debe citar el Nmero del radicado de CORPOICA de la comunicacin a la que se refiere (Su oficio 154 RADICADO CORPOICA 21215). Utilice en lo posible mximo seis (06) palabras que expresen el contenido del
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oficio. SALUDO: (EXPRESIN OPCIONAL) A una (01) interlnea de la Referencia o asunto, sin negrilla e indicando con mayscula escribir por Ej.: Cordial saludo doctor Camacho:, Respetada doctora Margarita. No olvide que a los hombres seles refiere por el apellido y a las mujeres por el nombre. TEXTO: Se inicia a una (01) interlnea de la referencia o del saludo si se utiliza, y se escribe a una (01) interlnea entre renglones y a dos (02) entre prrafos. Debe redactarse en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes; omitiendo temas personales y tratando, en lo posible, un solo tema por oficio. DESPEDIDA: A una (01) interlnea despus del texto se escribe una expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o una frase de cortesa terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboracin). NOMBRES Y APELLIDOS DEL REMITENTE: A cuatro (04) interlneas de la despedida escribir, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla el nombre del empleado autorizado para firmar las comunicaciones de la dependencia productora es decir la firma correspondiente al cdigo anunciado. El remitente es el Director de la dependencia, director centro de investigacin, y director estacin experimental y jefe de unidad local. CARGO: En la lnea siguiente al nombre y apellidos del remitente, justificado a la izquierda, con mayscula inicial sin negrilla, escribir el cargo o la dependencia del remitente ANEXOS: A dos (02) interlneas del cargo, Iniciando con Mayscula despus de la palabra Anexos: consignar con claridad el nmero de folios o el tipo de anexo. COPIAS: A dos (02) interlneas de los anexos, despus de las letras cc; en minscula y al frente, consignar los nombres, apellidos y dependencia de la persona que la debe recibir. En caso de enviarse varias copias se registrarn por separado a una (01) interlnea de la anterior. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: A una (01) interlnea de las copias, registrar en letra Arial 8, en mayscula sostenida, las inciales de la(s) persona(s) que proyectaron el oficio seguidas del signo (/) y en
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minsculas el nombre y la inicial del apellido del empleado que lo transcribe. Para una mejor interpretacin de la forma como se debe elaborar el oficio, ver anexo 2.

5.3 CIRCULARES Es una comunicacin escrita interna o externa de carcter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido. Se elabora cuando se dirige a ms de tres (03) destinatarios, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Corporacin, as como las normas generales, cambios, polticas y asuntos de inters comn. CARCTERSTICAS: Debe elaborarse en papel bond tamao carta a espacio sencillo. El logotipo debe mantener los colores originales o de lo contrario imprimirse solamente e color negro. Debe elaborarse un (01) original nicamente y solicitar la numeracin en la unidad de correspondencia y Archivo, quien se encarga de realizar su trmite en forma independiente al SISAD. El original reposar en el consecutivo de circulares. La Circular no debe registrarse con copias, se anuncian en los destinatarios. Para evitar confusiones de los destinatarios, evite colocar cdigos internos, siglas, mensajes o dibujos que no sean los de la plantilla establecida. MRGENES: Superior e izquierda 3 cm, Inferior y derecha 2 cm. Encabezado y Pie de Pgina 1.5 cm FUENTE: Se utilizar preferiblemente letra Arial 12 FIRMA: La firma o autgrafo debe hacerse con bolgrafo de tinta negra. PARTES DE LA CIRCULAR CDIGO: Consignar los nmeros que identifican la dependencia productora, justificados a la izquierda y a una (01) interlnea de la margen superior. El cdigo debe corresponder a la firma autorizada. CIUDAD Y FECHA: Debajo del Cdigo. Consignar nicamente el nombre de la ciudad en que se produce la comunicacin seguida de
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coma (,). La fecha es registrada exclusivamente por la unidad de correspondencia y archivo TTULO: Se escribir a tres (03) interlneas de la ciudad y fecha la palabra circularen mayscula sostenida centrada y en negrilla. DATOS DE LOS DESTINATARIOS: A tres (03) interlneas del ttulo justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla despus de la palabra PARA: consignar nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurdicas, etc. A quienes va dirigida la comunicacin. DATOS DE LA DEPENDENCIA REMITENTE: A una (01) interlnea de los datos del destinatario, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla despus de la palabra DE: consignar el nombre de la dependencia productora de la Circular. ASUNTO O REFERENCIA: A una (01) interlnea de los datos del remitente, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla despus de la palabra. REFERENCIA: consignar sntesis del tema de la circular. En lo posible no debe exceder de seis (06) palabras. TEXTO: Se inicia a una (01) interlnea de la referencia y se escribe a una (01) interlnea entre renglones y a dos (02) entre prrafos. Debe redactarse en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes; omitiendo temas personales y tratando, en lo posible, un solo tema por circular. DESPEDIDA: A una (01) interlnea despus del texto se escribe una expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o una frase de cortesa terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboracin). NOMBRE DEL REMITENTE: A cuatro (04) interlneas de la despedida escribir, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla el nombre del empleado autorizado para firmar las comunicaciones de la dependencia productora. El remitente es el Director de la dependencia, El Asesor o el Coordinador del Grupo de Trabajo o el Jefe del Centro de Investigacin, Estacin Experimental y/o Unidad Local. ANEXOS: A mnimo dos (02) interlneas del nombre del remitente,
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Iniciando con Mayscula despus de la palabra Anexos: consignar con claridad el nmero de folios o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: A mnimo dos (02) interlneas de los anexos, registrar en letra Arial 8, en mayscula sostenida, las inciales de la(s) persona(s que proyectaron la circular seguidas del signo (/) y en minsculas el nombre y la inicial del apellido del empleado que lo transcribe. Para una mejor interpretacin de la forma como se debe elaborar la circular, ver anexo 3.

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6. ANEXOS

MEMORANDO Cdigo

Lugar y fecha de elaboracin

PARA: DE: ASUNTO:

Texto con saludo incluido --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Texto -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Despedida: ----------------------------------

Remitente

Anexos: (opcional) Copia: (opcional) Transcriptor:

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OFICIO ---------- (1 Interlnea) Cdigo (Dependencia persona que firma) Ciudad de Origen, ------------------- (3 Interlneas) ---------Doctor (a) NOMBRES Y APELLIDOS Cargo DENOMINACIN O RAZN SOCIAL DE LA ENTIDAD Direccin Domicilio ---------- (1 Interlnea) ASUNTO O REF: SU OFICIO RADICADO CORPOICA N ----------------- (1 Interlnea) Saludo (Opcional) --------- (1 Interlnea) Texto ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (1 Interlnea entre renglones) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (2 Interlneas entre prrafos) ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (1 Interlnea) Despedida, ------------------- (4 Interlneas) ------------------NOMBRE DEL REMITENTE Cargo
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---------- (2 Interlneas) Anexos: Nmero (xx) folios. ------------------- (2 Interlneas) cc Nombre y Apellidos / Dependencia --------- (1 Interlneas) Nombre y Apellidos / Dependencia ---------- (1 Interlnea) Cdigo Ciudad, ---------------------------- (3 Interlneas) CIRCULAR ------------------- (3 Interlneas) ---------PARA: NOMBRE DE CARGOS, GRUPO DE PERSONAS NATURALES O JURDICAS, ETC. --------- (1 Interlnea) DE: DEPENDENCIA PRODUCTORA ---------- (1 Interlnea) REF.: SNTESIS DEL CONTENIDO ---------- (1 Interlnea) Texto --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (1 Interlnea entre renglones) ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (2 Interlneas entre prrafos) ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ (1 Interlnea) Atentamente, ------------------- (4 Interlneas) ------------------NOMBRE DEL REMITENTE ------------------- (2 Interlneas) Anexos: Nmero (xx) folios. ------------------- (2 Interlneas)
INICIALES NOMBRES Y APELLIDOS /nombre e inicial del apellido

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7. GLOSARIO

ACRNIMO: Vocablo conformado por diferentes letras inciales y no inciales de una razn social. o Ejemplo: CONFACUNDI: Caja Compensacin Familiar de Cundinamarca. ACTA: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunin o situacin especfica. ANEXO: Documento o elemento que se adjunta a la comunicacin o al informe, sirve para complementar y aclarar. ASUNTO: Sntesis del contenido de la comunicacin. CARGO: Nombre de la posicin que ocupa la persona responsable de expedir el documento. CARTA: Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones entre organizacin y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre organizaciones y sus empleados. CERTIFICADO: Documento de carcter probatorio, pblico y privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. CIRCULAR: Comunicacin escrita de inters comn, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especfico de personas tanto interna como externadamente. CDIGO: Sistema convencional que identifica el departamento, el rea o la seccin que produce el documento con sus respectivas series, hace referencia a la identificacin numrica, alfabtica,
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alfanumrica y otros, de la dependencia en la organizacin, seguida de la serie documental, en caso de que exista. CONCLUSIONES: Juicio crtico y razonado del anlisis sobre los resultados del informe, presentado de manera directa clara, concisa y l CONSTANCIA: Documento de carcter probatorio, que no requiere solemnidad. COPIA: Fiel reproduccin del documento. DESTINATARIO: Persona a quien va dirigida la comunicacin. ENCABEZADO: Ttulo de la comunicacin que se realiza, lnea de identificacin para indicar la continuidad del documento. ESTILO: Distribucin de las diferentes lneas que conforman la comunicacin. INFORME: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos. INTERLNEA: Distancia vertical entre los renglones. INTERLNEA LIBRE: Rengln sin escritura. LNEAS ESPECIALES: Lneas de anexos, copia e identificacin del transcriptor. LOGOTIPO: Smbolo que identifica a la organizacin. MEMBRETE: Inscripcin impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurdica. MEMORANDO: Comunicacin escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.
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MODELO: Esquema de distribucin de zonas que le permite la organizacin la diagramacin de su papelera. OBJETIVO: Describe la finalidad del informe corto. RAZN SOCIAL: Nombre que identifica a una organizacin. REDACTOR: Persona comunicacin. que genera y plasma ideas en una

REMITENTE: Nombre, apellidos y cargo del firmante. SIGLA: Abreviatura conformada por las letras inciales de cada palabra de una razn social. SOBRE: Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envo. TRANSCRIPTOR: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicacin. ZONA: Espacio predeterminado para la ubicacin de un conjunto de datos impresos o escritos.

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