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INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO (PROCEDIMIENTOS)

INTRODUCCIN Las entidades dentro del proceso de disear el Sistema de Control Interno, tienen que elaborar sus procedimientos integrales (Manuales de Control Interno), los cuales son la base primordial para poder desarrollar adecuadamente sus operaciones o actividades, establecer responsabilidades de los funcionarios, informacin, medidas de seguridad y ob etivos que participen en el cumplimiento con la misin institucional propuesta !l Sistema de Control Interno aparte de ser una pol"tica de gerencia y siendo una e#igencia constitucional y legal, se constituye en las directrices principales de cualquier empresa para moderni$arse, cambiar y producir los me ores resultados, con calidad y eficiencia% !n ra$n de esta importancia que adquiere el Sistema de Control Interno para cualquier entidad, se &ace necesario &acer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcan$ar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y econom"a en todos los procesos% DEFINICIN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO (PROCEDIMIENTOS) !l manual de control interno ('rocedimientos) es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento detallado e integral que contiene, en forma ordenada y sistem(tica, instrucciones, responsabilidades e informacin sobre pol"ticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que reali$an en una entidad, en todas sus (reas, secciones, departamentos, servicios, etc% )equiere identificar y sealar *ui+n,, cuando,, como,, donde,, para qu+, , por qu+, de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos% OBJETIVOS, INTERNO POLTICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE CONTROL

!l desarrollo y mantenimiento de una l"nea funcional de autoridad para complementar los controles de organi$acin% -na definicin clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, as" como la actividad de la organi$acin, esclareciendo todas las posibles lagunas o (reas de responsabilidad indefinida% -n sistema contable que suministre una oportuna, completa y e#acta informacin de los resultados operativos y de organi$acin en el con unto% -n sistema de informacin para la direccin y para los diversos niveles e ecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, as" como para e#poner con claridad, cada uno de los procedimientos% La e#istencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como evaluacin y autocontrol que asegure un an(lisis efectivo y de m(#ima proteccin posible contra errores, fraude y corrupcin%

La e#istencia del sistema presupuestario que estable$ca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestin proyectada y los ob etivos futuros% La correcta disposicin de los controles validos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su e ercicio evitando la necesidad de controles superfluos as" como la e#tensin de los necesarios%

CONTENIDO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO SEGN LOS ELEMENTOS DE LA LEY 87 DE 199
)elacin con literales del art% . de la ley /0 de 1%223%

C456!5I74 7!L M85-8L 7! C456)4L I56!)54 1% ;% 3% .% 6itulo ::::::::::::: Cdigo ::::::::::::: Introduccin (!#plicacin) 4rgani$acin% (!structura Micro y Macro de la entidad) 7escripcin del 'rocedimiento < 4.1. 4b etivos de 'rocedimiento 4.2. =ase Legal (5ormas aplicables al procedimiento) 4.3. )equisitos, documentos y arc&ivo% 4.4. 7escripcin rutinaria del procedimiento u operacin y sus participantes (pasos que se deben &acer, cmo y porqu+) 4.5. >r(fica o diagrama de flu o del procedimiento (?er flu ograma) )esponsabilidad, autoridad o delegacin de funciones del proceso las cuales entraran a formar parte de los A manuales de funciones A en los que es establecer( como parte de las labores asignadas la responsabilidad establecida individualmente en los diferentes procesos% Medidas de seguridad y autocontrol, aplicables al procedimiento% Informe< !conmicos, financieros, estad"sticos, de labores y autocontrol ()ecomendaciones propias) Supervisin, evaluacin y e#amen, 8uto control de oficinas y entidades de control%

c, d% a% b, 9, l% b, 9, l% %

@%

f, &% &, l% &, %

B% 0% /%

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SU JUSTIFICACIN CON EL CONTENIDO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO. !stos Manuales de Control Interno, se desarrollaran para cada una de las actividades, (reas u operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y operativos, de acuerdo con los lineamientos y e#igencias establecidas en el art"culo .to de la ley /0 de 1223, dependiendo de estos elementos la aplicacin del contenido sealado anteriormente y por ente la ustificacin y que se resumen as"< 1) ;) 3) .) @) B) 0) !stablecer ob etivos% 7efinir pol"ticas, gu"as, procedimientos y normas% Sistema de organi$acin% Limitacin de autoridad y responsabilidad% 5ormas de proteccin y utili$acin de los recursos Sistema de m+ritos y sanciones para administracin del personal 8plicacin de recomendaciones%

/) Sistemas de informacin% 2) 'rocedimientos y normas% 1C) M+todos de Control y !valuacin de la gestin% 11) 'rogramas de induccin y capacitacin del personal% 1;) Simplificacin de normas y tr(mites de los procedimientos% FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 'ara la representacin gr(fica de la secuencia de los procedimientos o actividades que conforman el manual se utili$ar( los siguientes signos universales%

INICIO O FIN

Iniciacin o procedimiento s"mbolo%

terminacin al interior

del del

FUNCIONARIO RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIN ACTIVIDAD DE

!n la parte Superior nombre del ! cargo del responsable de la e ecucin de la actividad, en la parte inferior el nombre de la dependencia a que pertenece% LA Se describe en forma literal la operacin a e ecutar%

DECISIN

'regunta breve sobre la cu(l se toma alguna decisin%

ARC"IVO

8rc&ivo del documento%

CONECTOR ACTIVIDADES CONECTOR P#GINA DE FIN

DE Indicando dentro del procedimiento el paso siguiente a una operacin% (lleva en el interior la letra de la actividad)% DE -tili$ado para indicar que el procedimiento continDa en la p(gina siguiente%

FLEC"A INDICADORA DE Elec&a utili$ada para indicar la FRECUENCIA continuidad de las actividades dentro del procedimiento% DOCUMENTO 'ara indicar por e emplo un pedido, requisicin, factura, recibo, comprobante, correspondencia, etc% BLO$UE DOCUMENTOS 'ara indicar copias mDltiples%

REMISIN A PROCEDIMIENTO

OTRO Lleva el cdigo del procedimiento a seguir%

CINTA MAGN%TICA

-tili$ado cuando documento en (dis9ette)%

se genera un disco blando

TIRA DE SUMADORA

Informacin que genera una sumadora como parte de un proceso%

$UIENES DEBEN UTILI&AR (PROCEDIMIENTOS)

EL

MANUAL

DE

CONTROL

INTERNO

6odos los funcionarios de la entidad deber(n consultar este Manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado, e erciendo apropiadamente el autocontrolF adem(s de presentar sugerencias tendientes a me orar los procedimientos% Los efes de las diferentes dependencias porque podr(n evaluar ob etivamente el desempeo de sus subalternos y proponer medidas para la adecuacin de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y e#terno de la empresa para anali$ar resultados en las distintas operaciones% Los organismos de control tanto a nivel interno como e#terno, que facilitan la medicin del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que &an sido establecidos para prevenir p+rdidas o desv"os de bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los ob etivos institucionalesF estableciendo bases slidas para la evaluacin de la gestin en cada una de sus (reas y operaciones% RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS #REAS FRENTE AL MANUAL DE CONTROL INTERNO Corresponder( a los Gefes de (reas funcionales, frente a los Manuales de Control Interno< 7irigir su diseo, establecimiento, aplicacin y control% 'ropender por el cumplimiento y actuali$acin de los Manuales establecidos% 7etectar las necesidades de creacin y actuali$acin de procedimientos de acuerdo a nuevas normas y tecnolog"as, por medio de un seguimiento permanente% 'roponer a las oficinas encargadas, los cambios necesarios que lleven a la reestructuracin de las (reas y al cumplimiento de los ob etivos% O'()*+,-. /)0 L),12*13+)2*- /) P4-5)/+3+)2*-. Con el levantamiento de procedimientos por parte de los funcionarios se pretenden alcan$ar los siguientes ob etivos< Cumplir con el mandato constitucional y legal de implementar m+todos y procedimientos de Control Interno% Identificar los tramites de cada operacin% Identificar las funciones del personal en cada actividad, tramite, proceso, operacin o transaccin%

7eterminar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la duracin total del procedimiento% ! emplo< cuanto tiempo se gasta el tramite de un contrato, una cuenta, recepcin de suministros, etc%, !stablecer controles para fomentar la descentrali$acin y desconcentracin de funciones por medio de una adecuada segregacin y planeacin de las cargas de traba o% Eomentar la moderni$acin y simplificacin de los tramites, evitando demoras, pasos innecesarios y sobre todo costos in ustificados% !stablecer tiempos est(ndar o promedio para cada paso de un procedimiento, con el fin de detectar las dependencias que demoran los tramites sin usta causa% Sentar la base documental para la elaboracin de los manuales de Control Interno ('rocedimientos y Eunciones)% !stimular la innovacin, el constante perfeccionamiento y actuali$acin de los procedimientos !stablecer indicadores, est(ndares, "ndices o ra$ones v(lidos para evaluar la gestin

T%CNICAS PARA REALI&AR EL LEVANTAMIENTOS DE PROCEDIMIENTOS 'ara &acer el levantamiento de los procedimientos que forman parte del Manual de Control Interno, se pueden utili$ar una o varias de las siguientes t+cnicas, as"< 1) !l efe de oficina, de las distintas dependencias de la empresa, en forma simult(nea, se reDne con todos los funcionarios de la misma, y nombrando un relator, comen$ar(n a describir en orden ascendente ( 1H% , ;H% I%%), cada una de las actividades que se reali$an ba o la responsabilidad individual, para cada uno de los procesos o tareas y se diligencia un JEormato KnicoL en borrador, por cada uno, de esta manera quedar( registrado el respectivo procedimiento en esa oficina, el que podr( continuar en una u otras oficina &asta su culminacin, distinguiendo claramente el inicio y el final de los mismos, seal(ndose un pla$o o fec&a fi a para ser entregados a los asesores o coordinadores de los manuales, paralelamente se anotaran los ob etivos, las medidas de seguridad y de proteccin, la base legal, los informes a elaborar para cada procedimiento, de orden financiero, econmico estad"stico o de labores del personal yMo ustificacin de las tareas, sealando el 7ocumento base o que es elaborado en el mismo momento, con sus respectivas copias y distribucin de las mismas, sealando su utili$acin que se &ace de +stas en las otras dependencias, se acompaar( una fotocopia, adem(s se indican los puntos de control, como se indica en este instructivo y se anali$ar(n sugerencias para simplificar el respectivo procedimiento, en sus distintos pasos o tareas, estos formularios ser(n revisados al final por los efes de oficina en coordinacin con los asesores o coordinadores de estas tareas &asta llegar al definitivo que se transcribir( por computadora y posteriormente se elaborar( la respectiva gr(fica o flu ograma e integrando con los dem(s elementos del Manual de Control Interno% ;) Se designar( a un funcionario dentro de la oficina quien conformar( tambi+n el grupo de apoyo, con un perfil definido por su destacada colaboracin, inter+s, criterios de estar de acuerdo con el cambio, etc% quien asumir( la tarea de &acer el levantamiento de los procedimientos en colaboracin con el coordinador o asesores, aplicando los par(metros sealados en el punto anterior, utili$ando siempre el formato Dnico, el cual &a prestado magn"ficos resultados, necesitando una revisin m(s detallada para evitar desviaciones o mentiras de las tareas que componen el procedimiento% 3) Los 8sesores o Coordinadores mediante Jentrevistas y encuestasL a cada uno de los funcionarios va diligenciando el formato Dnico , describiendo las tareas, buscando el orden y la base lgicas del mismo y aplicando todas las e#plicaciones sealadas en el primer punto de este tema%

.) 'aralelamente se utili$ar( la No a de )uta, como se e#plica m(s adelante del presente documento con car(cter obligatorias, sea la que fuere la t+cnica utili$ada, como elemento de confirmacin y comprobacin del respectivo procedimiento, y como resultado se podr(n &acer a ustes, previas las e#plicaciones ustificadas del caso% F625+-2). /)0 G467- D+4)5*+,-8 /) A7-9- 9 A.).-4 )2 )0 P4-5).- /) L),12*13+)2*-, R),+.+:2, A5*610+;15+:2 ) I370)3)2*15+:2 /) 0-. P4-5)/+3+)2*-. <6) 5-2=-4312 )0 M12610 /) C-2*4-0 I2*)42-> 8 continuacin se indican las funciones de los grupos utili$ados en estas labores de levantamiento, elaboracin, revisin, moderni$acin y actuali$acin de los Manuales de Control Interno o de procedimientos integrales, as"< E-5CI45!S 7!L >)-'4 7I)!C6I?4< La >erencia, incluy+ndose, designar( un grupo de nivel directivo para que supervise todas las tareas que esto origine como el levantamiento, la revisin, a ustes de los procedimientos y posteriormente su mantenimiento, de acuerdo con las orientaciones de 8sesores o Coordinadores encargados de estas labores y sus funciones son< 7irigir y supervisar el cumplimiento del levantamiento de los procedimientos por parte del >rupo de 8poyo, de los Gefes de 4ficina u otro m+todo que se utilice% Sealar las directrices y pol"ticas para el levantamiento de los procedimientos actuales% Controlar la e ecucin y cumplimiento del levantamiento de los procedimientos mediante un plan de traba o, teniendo en cuenta el tiempo y la calidad de las labores Canali$ar la recoleccin de los distintos procedimientos por cada (rea en las fec&as o pla$os establecidos E-5CI45!S 7!L >)-'4 7! 8'4O4< !star( integrado por un representante de cada (rea de la !mpresa segDn su organigrama, con un perfil del funcionario, as"< *ue se destaque por su colaboracin, inter+s, actitud positiva al cambio y la moderni$acinF las funciones de este grupo son< Con los Gefes de 4ficina yMo el funcionario respectivo levantar mediante formato Dnico los procedimientos actuales efectuando las verificaciones y correcciones de los mismos (en borrador)% 8catar y su etarse a la metodolog"a y orientaciones emanadas por los 8sesores y por estas instrucciones% 'roporcionar sugerencias y recomendaciones para la simplificacin, me oramiento y moderni$acin de los procedimientos, as" como el sealamiento de puntos de control% Llevar un registro e informar por escrito sobre los procedimientos que est(n ba o su cargo% 'roponer ob etivos, normas legales o base legal medidas de seguridad e informes a elaborar por cada uno de los procedimientos que conformen el Manual% E-5CI45!S 7!L >)-'4 8S!S4) 4 C44)7I5874)!S< Integrado por profesionales en diversas (reas, con e#periencia en la elaboracin e implantacin de Manuales de Control Interno, tendr( como funciones< !stablecer la metodolog"a, coordinar el levantamiento de procedimientos t+cnicos a cargo de los miembros del >rupo de 8poyo, as" como coordinar su actuali$acin, evaluacin, modificacin y posterior integracin en los Manuales de 'rocedimientos respectivos%

METODOLOGA Con el ob eto de &acer e#pl"cita la metodolog"a para el Levantamiento de los 'rocedimientos, se indica a continuacin adicionalmente las reglas y los Eormatos, con su uso, diseados para tal fin y que son de obligatorio cumplimiento, en ra$n a que se deben unificar en toda la entidad% REGLAS PARA EL LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS 'ara el levantamiento de procedimientos se deben tener en cuenta las siguientes reglas< 1% DEFINIR EL LIMITE DEL PROCEDIMIENTO? !l inicio del procedimiento y el fin o terminacin% ! emplo< )ecibo de la madera para fabricacin del mueble (Inicio) y terminacin del producto para la ?enta (Ein del 'rocedimiento)% ;% NOMBRE DEL CARGO? 5ombre del cargo del funcionario responsable de acuerdo a la planta de personal% 3% Siempre iniciando la frase se debe usar el verbo en tercera persona% .% !n los pasos de decisin se utili$a el verbo en infinitivo% @% Se debe estudiar el nDmero de copias y su distribucin CP.dando su ustificacin especialmente por la utili$acin que se les d+ en cada oficina% B% EL GRUPO DE APOYO O LDER? Coordina a efes y funcionarios que tienen a su cargo el levantamiento de los procedimientos y se &acen equipos, con grupos especiali$ados% 0% DETERMINACIN DE OBJETIVOS Y METAS? Lo que se espera del respectivo procedimiento% /% Los procedimientos se &acen relacionar y referenciar utili$ando el formulario JDnicoL% 2% !l grupo de apoyo entregar( el procedimiento ya verificado con sus J7ocumentos 8ne#osL o Gustificativos% 1C% E@70+515+:2 /) 01. A4B=+51.? !laboracin de flu ogramas en borrador para pasar a revisar, estudiar y simplificar pasos o tr(mites% 11% Se reali$an entrevistas con los funcionarios que mane an los distintos aspectos o que participan en el procedimiento para verificar, conocer, aclarar dudas, recoger formatos, recomendaciones, ob etivos, clase de arc&ivos, conductas, ustificacin de los tr(mites mediante la respuesta a los siguientes interrogantes J!L '4)*-!, , C-8574,, 7457!,, *-!,, C4M4,% 1;% 7esarrollar y e ecutar las &o as de ruta para cada uno de los procedimientos, estableciendo las actividades, tr(mites y tiempo de e ecucin, acompaados de los documentos originales% (?er< No a de )uta) 13% 7eterminar si cada paso del procedimiento est( ustificado y esta agregando valor, as" que no sea repetitivo% COMO REVISAR LOS PROCEDIMIENTOS -na ve$ levantados los procedimientos y &ec&as las verificaciones, observaciones y entrevistas pertinentes, se procede a su revisin ba o el cumplimiento de estos pasos< 1% 6ener claridad de la estructura de la entidad a 5ivel >eneral y a 5ivel Individual, estudiar el organigrama% ;% 8nali$ar la secuencia del proceso y la relacin que se tenga con una o varias dependencias% ! emplo < contabilidad, tesorer"a, etc% 3% 8nali$ar la segregacin de funciones% Lo cual se lleva a cabo mediante la solucin al siguiente interrogante < C-8574 54 S! S!>)!>85 E-5CI45!S, C-8574 L4 N8C! 6474 -58 S4L8 '!)S458 8-64)IQ8, 8')-!=8, )!?IS8, !G!C-68, !6C%, .% 8nali$ar la responsabilidad de cada paso que se reali$a por cada funcionario% @% !studiar el listado de problemas P soluciones que recogieron en las encuestas y que tengan que ver con los procedimientos y cru$an dic&a informacin con los nuevos procedimientos%

B% 8nali$ar los documentos< formas que se utili$an, informacin que contiene, nDmero de copias, distribucin, usos, arc&ivo, consulta, cuantificacin de la cantidad de documentos procesados, formas de manipulacin, firmas, sellos, personas que intervienen ustificando su participacin, respondiendo que informes se producen con base en la informacin de los mismos% 0% !studiar que los espacios usados para los equipos sean suficientes y se adapten a las necesidades t+cnicas, por e emplo computadoras o equipos especiales /% Identificacin de los procesos< s" son manuales o por computadora, evalu(ndolos especialmente con tendencia a que al m(#imo las labores se sistematicen% 2% 8nali$ar los resultados que produ$can las No as de )uta las cuales se pondr(n en funcionamiento a partir del levantamiento de los procedimientos% 1C% Se elabora un =anco de datos sobre< Medidas de Control Interno y de Seguridad por (reas% 'rocesos o grupos% Cuestionarios< base para la evaluacin del Control Interno como apoyo de un verdadero autocontrol% 11% 7efinicin de informacin que se producir(, de orden financiero, estad"stico, econmico y t+cnico% 1;% Sistemati$acin que se est( aplicando en el procedimiento en la !ntidad% 13% )eali$ar e ercicios de Jlluvia de ideasL con los funcionarios para conocer formas o sugerencias que lleven a la simplificacin y me oramiento de los procedimientos% T%CNICAS PARA EL DISECO Y MANEJO DE LOS PUNTOS DE CONTROL EN CADA UNO DE LOS PROCEDIMIENTOS La tendencia actual en el mane o de los procedimientos es eliminar por todos los medios ese paradigma originado en el famoso control previo, que esta mandado a recoger o sea mediante el control c&equeador y revisiones con c&ulos y sellos, es decir donde otro funcionario revisa al anterior para determinar si se reali$aron las tareas o labores correctamente o se cumplieron los requisitos tanto de documentos, como de firmas, sellos o dem(s elementos erradamente utili$ados en el pasado, por el contrario lo que se debe aplicar en una gestin administrativa moderna es e#igir que cada funcionario asuma con autoridad, seriedad sus obligaciones y funciones, responsabili$(ndose de lo que le toca &acer, y &aci+ndolo bien, a tiempo, con calidad y productividad es decir que las cosas se cumplieron con eficiencia% 'or estas ra$ones es que en el sealamiento de los 'untos de Control, adem(s de las Medidas de Seguridad o 'reventivas, se deben cumplir las siguientes recomendaciones< 1% -na buena t+cnica de control es e#igir dentro del respectivo procedimiento, datos o informes que se puedan comprobar y reconfirmar para un an(lisis de resultados, por e emplo diseando metas en cifras, "ndices o indicadores y compararlos con los mismos datos reales o e ecutados, determinando variaciones e investigando sus causas y efectos, manteniendo una permanente informacin estad"stica de los mismos y sus tendencias% ;% 4tro elemento de Control es verificar o cru$ar los datos e informes entre sus distintas fuentes% para comprobar su e#istencia real y su legalidad, por e emplo, '8)8 !E!C6-8) !L 6)RMI6! 7! -5 >I)4 4 C85C!L8CIS5 , se debe confrontar o cru$ar los datos y cuentas con el 8lmac+n o Inventarios para determinar que los elementos se recibieron o llegaron realmente y comprobar que e#iste la cuenta por pagar actualmente por que no se &a pagado y una ve$ &ec&as estas tareas se proceder( a continuar con el tr(mite correspondiente% 3% !n todo procedimiento se debe anali$ar y reali$ar la segregacin de funciones para que un solo funcionario sea e#clusivamente el que registre, autorice, gire y controle f"sicamente los bienes o elementos de la empresa, con el fin de garanti$ar la globalidad y comprobacin autom(tica de las tareas como se indic en el punto anterior, rompiendo as" e#clusividades o dictaduras administrativas en los procedimientos administrativos y operativos en general debi+ndose

segregar m(s especialmente en aquellos casos en que se tengan incidencias en el mane o de recursos y bienes de f(cil vulnerabilidad, por e emplo< dinero, bienes, elementos de altos costos o precios en el mercado, etc% .% Incluirse dentro de la obligacin de elaborar informes de labores, la cuantificacin o sea, en cifras de las diferentes tareas que reali$a cada uno de los funcionarios, lo cual permitir( obtener datos estad"sticos como tendencias, variantes, "ndices, indicadores, indicadores de productividad y calidad de las diferentes tareas, as" como de los servicios, y de esta informacin se &ar(n evaluaciones por parte de los superiores o efes que sirvan de base para determinar resultados y muestras que lleven a reconocimientos como premios, tanto en especie como en dinero tales como< primas de rendimiento de productividad, seleccin del me or empleado, etc% @% )eali$ar permanentemente reuniones de los efes con sus respectivos funcionarios, en una din(mica de Jlluvia de ideasL, que originen medios para establecer medidas de seguridad y de control, las cuales ser(n seleccionadas, entre las me ores ideas, las cuales igualmente ser(n base para el reconocimiento de premios, m+ritos, ascensos, reconocimientos, etc%, aclar(ndose que las ideas seleccionadas deber(n ser comprobadas o verificadas para ponerlas en funcionamiento% PLANILLA N-> P4-5)/+3+)2*-. 1? F-431*2+57141 )0 L),12*13+)2*/) 0-.

FEC"A DEL LEVANTAMIENTO? PROCEDIMIENTO? PASO FUNCIONARIO N-> RESPONSABLE DEPENDENCI A

PAGINA NO>? DESCRIPCIN

CDIGO? FORMATO

!ste formato Dnico, ya probado en diferentes entidades, con magn"ficos resultados, se recomienda utili$arlo obligatoriamente para unificarlos en toda la empresa, su implantacin facilita la consulta de informacin y control sobre los procedimiento% !st( integrado por las siguientes casillas< D)7)2/)25+1< 5ombre de la dependencia que tiene ba o su responsabilidad la e ecucin del procedimiento% N-3'4) /)0 P4-5)/+3+)2*-< 5ombre o denominacin que permite al usuario obtener una idea general de la naturale$a del procedimiento y su respectivo cdigo% P1.- N-> < Se define el orden lgico que ocupa cada actividad dentro de la estructura del procedimiento 1o, ;o,%5o% F625+-214+- R).7-2.1'0)< !l cargo, del funcionario que tiene ba o su responsabilidad la e ecucin de una o varias actividades del procedimiento% D)7)2/)25+1<

-nidad organi$acional a la que pertenece el funcionario responsable de la e ecucin de la actividad que conforma el procedimiento% D).54+75+:2 /) 01. A5*+,+/1/).< 8cciones que agregan valor y que en su con unto conforman la estructura del procedimiento% Cada una de estas actividades es reali$ada por el funcionario responsable definido anteriormente y se diligencia de acuerdo con las pautas que se dan a continuacin< Limitar el procedimiento< Indicar como paso 5o% 1 el procedimiento anterior o actividad que precede y como ultimo paso el procedimiento o actividad subsiguiente% ! emplo < paso 5o% 1 y 5o%1C de la planilla 5o%1 5omenclatura< 'ara indicar el origen y las copias de un documento se usaran las siguientes convenciones (CPn)% ! emplo< recibo de ca a en original y cuatro copias se indicar( como (CP.) )ecibo de Ca a% Copia cuarta de comprobante de pago se indicar( (.) Comprobante de pago% Comen$ar la descripcin del paso con verbo en tercera persona del singular% ! emplo< diligencia, verifica, arc&iva, etc% !structura de '(rrafos >enerales< Son aquellos que corresponden a pasos o tramites normales o regulares< !laboracin de un documento, diligenciamiento de un formato, etc% La redaccin de estos p(rrafos se iniciar( con un verbo en tercera persona del singular, y si es necesario modificar o especificar la accin, se utili$aran los gerundios correspondientes% ! emplo< JSelecciona coti$aciones para la ad udicacin enviando oportunamente los soportes a la >erencia% !structura de un p(rrafo de decisin< !n su primera parte es similar a un p(rrafo general, terminando con la frase y TdeterminaU% La segunda parte describe las dos alternativas de la decisin% Se inicia con verbo en infinitivo y se indica la situacin y la condicin de cada una% ! emplo < (indicando el tiempo utili$ado) PASO NO> 3 FUNCIONARIO DEPENDENCIA RESPONSABLE Gefe de 4ficina de 4ficina de >estin y >estin y 8utocontrol 8utocontrol DESCRIPCIN Mantener actuali$adas las bases de datos sobre los indicadores necesarios en cada (rea de la Secretar"a FORMATO

!structura de un p(rrafo de distribucin de documentos< Cumple con las mismas reglas del p(rrafo general, solo que se mencionaban las copias de los documentos y sus destinatarios% ! emplo< (indicando el tiempo utili$ado) FUNCIONARIO DEPENDENCIA DESCRIPCIN FORMATO RESPONSABLE 7irector de 6alento 7ireccin de !#pedir certificados de Numano 6alento Numano servicio y salario que le soliciten

PASO N-> .

F-431*-? !s la columna donde se relacionan los documentos que se generan en la actividad desarrollada conforme a la nomenclatura e#plica% Se deben incluir todos los formatos, fotocopias, desprendibles de sumadora, tiquetes, reportes de fa#, dis9ettes y cualquier soporte escrito o magn+tico descrito en el procedimiento%

Con la finalidad de agili$ar la lectura, el an(lisis del procedimiento y destacar las actividades que conforman los puntos o momentos de control, se &an diseado las convenciones que a continuacin se presentan< P>C> P62*- /) C-2*4-0< 8ctividad del procedimiento encaminado al logro de los ob etivos propuestos, mediante la verificacin y evaluacin del cumplimiento de los requisitos establecidos por la(s) autoridad (es) competente (s), y que generalmente debe ser mediante comprobacin, o verificacin autom(tica (e emplo< Listado de 'roveedores pendientes para cancelar una cuenta por pagar y evitar doble pago% (O>N>)< 4riginal y 5o% de copias del documento que se genera en la e ecucin de la actividad% FORMATO N-> D? F62/13)2*15+:2 BB.+51 /)0 74-5)/+3+)2*-

FUNDAMENTACIN DEL PROCEDIMIENTO 1> PROCEDIMIENTO ? D> OBJETIVOS ? > BASE LEGAL ? E> MEDIDAS Y POLTICAS DE SEGURIDAD Y DE AUTOCONTROL ? F> INFORMES? G> FORMATOS Y DOCUMENTOS? Se registrar( en este formato informacin b(sica del procedimiento, que incluye los siguientes aspectos< D)7)2/)25+1< 5ombre del (rea que tiene ba o su responsabilidad la e ecucin del procedimiento% P4-5)/+3+)2*-< 5ombre o denominacin que permite al usuario tener una idea general de la naturale$a del procedimiento% O'()*+,-.< 7escripcin del (los) fin (es) que se persigue (n) a trav+s de la e ecucin del procedimiento% B1.) L)A10< Leyes, 7ecretos, )esoluciones y normas que soportan legalmente la e ecucin del procedimiento% Su consulta es necesaria si se quiere profundi$ar en los aspectos de tipo legal que lo conforman el procedimiento y para reali$ar reformas a la estructura del mismo% M)/+/1. 9 P-0H*+51. /) S)A64+/1/ 9 /) A6*-5-2*4-0< Medidas que permiten salvaguardar los bienes y recursos de la entidad de situaciones irregulares como el despilfarro, la malversacin y el &urto% 8s" mismo, todas las pol"ticas tendientes a incrementar la eficiencia y eficacia del procedimiento% I2=-43).< )eportes o datos que permitan detallar el empleo de los recursos y el alcance de las actividades reali$adas, incluyendo "ndices, ra$ones aplicables% F-431*-. 9 D-563)2*-.< 7e traba o que se elaboran o participan para desarrollar el procedimiento%

FORMATO N-> 15*610>

? S6A)4)25+1. ) +/)1. 7141 3-/)42+;14 )0 74-5)/+3+)2*-

SUGERENCIAS E IDEAS PARA MODERNI&AR EL PROCEDIMIENTO ACTUAL N-> DESCRIPCIN

!n este formato se anotar( en forma numerada las sugerencias que los funcionarios consideren convenientes para me orar, moderni$ar y simplificar los diferentes procedimientos levantados%

REGISTRO DE PROCEDIMIENTO LEVANTADOS RESPONSABLE? IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII CARGO ? IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII FEC"A DE ENTREGA? IIIIIIIIIIII N-> NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

1> N-3'4) /)0 4).7-2.1'0)? 5ombre del funcionario que adquiri el compromiso de levantar los procedimientos% D> C14A- /)0 4).7-2.1'0)? 5ombre del cargo de la persona que fue encargada para levantar el procedimiento% > F)5J1 /) )2*4)A1? Eec&a en la cual se presentan los procedimientos al grupo de Control Interno% E> N-3'4) /)0 74-5)/+3+)2*-? Indicar el nombre de todos los procedimientos levantados% HOJA DE RUTA

D)=+2+5+:2? !s un documento diseado para efectuar el seguimiento evaluacin y control de las diferentes operaciones o procedimientos (ingresos, contratos, ventas, pago de facturas, produccin, etc%,), reali$adas en una o varias dependencias, relacionando las (reas y los funcionarios participantes, el tiempo del tr(mite respectivo y las recomendaciones y observaciones reali$adas al mismo% OBJETIVOS? !l establecimiento de la No a de )uta se propone los siguientes ob etivos< 1% Identificar los tr(mites de cada operacin ;% Indicar las funciones de los empleados relativas a determinadas operaciones% 3% !stablecer las responsabilidades de los funcionarios frente a una actividad% .% 7eterminar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer el tiempo total en proceso% ! emplo< Cu(nto tiempo se gasta en el tr(mite de una cuenta desde el momento en que es presentado por el interesado &asta el giro y entrega de la misma% @% Servir de base para establecer controles como la segregacin funcional y el establecimiento de responsabilidades para cada empleado que participe en los procedimientos% LA "OJA DE RUTA E INSTRUCCIONES PARA SU DILIGENCIAMIENTO "OJA DE RUTA (1) (3) C47I>4

(;) ')4C!7IMI!564 6)8MI6! (0) 8C6I?I787


'aso 7escripci Cdigo Cargo (2)

(.) E!CN8 I5ICI8L (@) E!CN8 EI58L (B) 74C-M!564 =8SIC4 5o (1;) M!7ICI45 7!L 6)8MI6! (/) 7!'!57!5CI8 (1C) I5>)!S4 P )!6I)4
6iemp o real Da Hora 6iemp o normal Da Hora 7ependenci a Da Hora (13) Observaciones y recomendacione s

Eec&a Nora (11) (mmMdd) (&&Mmm) Eirma del funcionario responsable

1 ; 3 . @ B 0 / 2 1C

NOTA? *-I!5 !56)!>8 C4L4C8 L8 EI)M8 O *-I!5 )!CI=! EI)M8 (1F) REVISADO POR? IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII (1G) APROBADO POR? IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII (17) V>B> RESPONSABLE? IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII 1> D> > E> F> NK3)4-? Coloque el nDmero consecutivo de las diferentes &o as de ruta% P4-5)/+3+)2*-? Seale el nombre del procedimiento% C:/+A-? Seale el cdigo o nDmero de identificacin del respectivo procedimiento% F)5J1 /) I2+5+15+:2? Indique el d"a, mes y ao en el cual se inicia el procedimiento% F)5J1 /) T)43+215+:2? Indique el d"a, mes y ao en el cual se termina el procedimiento%

G> 7> 8> 9> 1L> 11> 1D>

1 >

1E>

1F> 1G> 17>

D-563)2*- 'B.+5- 2K3)4-? Seale el documento b(sico con su nDmero% ! emplo< Comprobante de ca a 5o% CCC1F factura comercial 5o% C;33% A5*+,+/1/? 7escriba la accin que reali$a en el tr(mite respectivo% ('aso del procedimiento)% Con la implantacin de los nuevos procedimientos se imprimir(n &o as de ruta con el procedimiento incluido% D)7)2/)25+1? )elaciona el nDmero que corresponda de acuerdo con la codificacin interna% C14A-? Indique el cargo del funcionario principal que efectDa la operacin% I2A4).-M4)*+4-? 8note el d"a, mes y &ora en que se recibe yMo retira el documento base del proceso con la &o a de ruta% F+431 /)0 =625+-214+- 4).7-2.1'0)? Se anota como garant"a que la labor y los registros corresponden a las anotaciones &ec&as% M)/+5+:2 /)0 T4B3+*)? !ste campo ser diligenciado por la oficina asignada para tal fin, anotando el tiempo real (d"as y &oras) frente a los tiempos normales previamente determinando cuanto dura cada actividad y la operacin total% O'.)4,15+-2). 9 R)5-3)2/15+-2).? Se indican las observaciones que el funcionario considere necesarias% ! emplo< Las e#plicaciones al procedimiento por sus demoras, devoluciones, sealando las causas y formulando las recomendaciones para &acer m(s (gil y eficiente la tramitacin% T-*10? !ste campo ser( diligenciado a nivel interno, por la oficina asignada para tal fin (4ficina de 4rgani$acin y M+todos), a nivel e#terno por los organismos de planeacin y control% Se anotar( la sumatoria de los tiempos de tramitacin% R),+.1/- 7-4? Muestra la firma del funcionario que aprueba el contenido y diligenciamiento del procedimiento que refle a en la &o a de ruta% A74-'1/- 7-4? Muestra la firma del funcionario que aprueba el contenido y diligenciamiento del procedimiento que refle a en la &o a de ruta% R).7-2.1'+0+/1/? La responsabilidad del tr(mite de la &o a de ruta es del efe de la oficina donde se inicia el proceso, quien debe dar las instrucciones para el adecuado uso de la misma% !l efe de la dependencia donde finali$a el tr(mite o procedimiento estar( a cargo de remitir la &o a de ruta a la dependencia que sea asignada%