PLANEACIN

HOY VEREMOS... PLANEACIN. TIPOS DE PLANES. PASOS DE LA PLANEACIN. ADMINISTRACIN POR OBJETIVOS. EJEMPLOS DE OBJETIVOS.
Hctor Rodrguez G. MBA, Negocios Internacionales Ingeniero Comercial hrodriguez@ucm.cl

PLANEACIN
Planeacin

Qu es la Planeacin?

La Planeacin consiste en definir las metas de la organizacin, establecer una estrategia general para alcanzarlas y trazar planes exhaustivos para integrar y coordinar el trabajo de la organizacin.
hay que hacerlo

! Se ocupa tanto de los fines Qu hay que hacer como de los medios Cmo
Metas Objetivos

Se usarn indistintamente ambos trminos

Misin Propsito

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4 Razones para Planear

Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algn mtodo 1. La planeacin marca una direccin. Cuando se sabe adnde se dirige la organizacin o la unidad de trabajo y qu deben aportar para alcanzar las metas, se puede coordinar las actividades, cooperar y hacer lo necesario para conseguir dichas metas. 2. La planeacin reduce la incertidumbre. Pues obliga a los gerentes a mirar hacia adelante, a anticipar los cambios, considerar los impactos de stos y preparar las respuestas que sean convenientes.

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4 Razones para Planear

3. La planeacin reduce los desechos y las redundancias. Cuando las actividades de trabajo se coordinan de acuerdo con planes establecidos, la redundancia se minimiza. Adems, la planeacin aclara cules son los medios y los fines, haciendo que las ineficiencias resalten. 4. La planeacin reduce establece criterios para controlar. Cmo sabramos que de verdad conseguimos algo, si no estamos seguros de qu es lo que tratamos de conseguir?. En la planeacin se establecen metas y planes, luego, mediante el control, comparamos el desempeo con las metas, identificamos las desviaciones importantes y emprendemos las medidas correctivas adecuadas.

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Tipos de Planes ! Propsitos o misiones ! Objetivos o metas ! Estrategias ! Polticas ! Procedimientos ! Reglas ! Programas ! Presupuestos

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Tipos de Planes ! Propsitos o misiones

Aqu se identifica la funcin o tarea bsica de la empresa, institucin o de una parte de sta. Toda organizacin sea del tipo que sea tiene una misin.

! El propsito de una empresa comercial es la produccin y distribucin ! El propsito de los tribunales es la interpretacin de las leyes y su
aplicacin. de bienes y servicios.

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Tipos de Planes ! Propsitos o misiones

! Que debe incorporar la declaracin de Misin?

Valores esenciales

Visin de futuro

Misin

mbito Geogrfico

Relaciones de los participantes

Direccin

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Tipos de Planes ! Propsitos o misiones

! Que debe incorporar la declaracin de Misin?

Our Roadmap starts with our mission, which is enduring. It declares our purpose as a company and serves as the standard against which we weigh our actions and decisions. To refresh the world... To inspire moments of optimism and happiness... To create value and make a difference.

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Tipos de Planes ! Objetivos o metas

Son fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra ndole. ! Representan no slo el punto terminal de la planeacin, sino tambin el fin que se persigue mediante la organizacin, la integracin del personal, la direccin y el control.

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Tipos de Planes ! Objetivos o metas

Objetivo de la Direccin
Necesitamos mejorar el desempeo de la compaa

Quiero ver una mejora significativa en las utilidades de esta divisin

Propsito socioeconmico, declaracin de principios

Aumentar las utilidades sin reparar en medios

Objetivo del Gerente de la Divisin

Obtener un 10% de rentabilidad al trmino del primer ao

No me preocupo por la calidad; slo me apuro

Objetivo del Gerente del Departamento Objetivo del Empleado

Aumentar en un 15% las utilidades de x primer ao Incrementar las ventas de cartera en 20%

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Tipos de Planes

! Estrategias

Es la determinacin de los objetivos bsicos a largo plazo de una empresa y la adopcin de los cursos de accin y la asignacin de recursos necesarios para su cumplimiento. Se pueden considerar como un plan de accin, ya que toman en cuenta las acciones o conductas de los competidores, que pueden afectar el logro de los objetivos de la empresa.

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Tipos de Planes

! Polticas

Se clasifican como enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en la toma de decisiones. Las polticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas, volviendo innecesario el anlisis de la situacin cada vez que se presenta. Adems unifican otros planes, permitiendo a los administradores delegar autoridad sin perder el control de las acciones de sus subordinados. Ej. El presidente de una empresa puede tener como poltica la prctica de contratar a los propios empleados de la empresa para los nuevos cargos (poltica de asensos)

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Tipos de Planes

! Procedimientos

Son guas para la accin y detallan de una manera exacta cmo debe ser realizada una actividad. Plan por medio del cual se establece un mtodo para el manejo de actividades futuras. Son secuencias cronolgicas de las acciones requeridas. Pueden cruzar divisiones y/o departamentos. Ej: Fabricante de computadores, Operaciones mdicas, etc.

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Tipos de Planes

! Regla

Aqu se exponen acciones u omisiones especficas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona. Son planes ms simples. Ej: No fumar

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Tipos de Planes

! Programas

Son un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de accin dado.

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Tipos de Planes

! Presupuestos

Es un programa en cifras Constituyen otro tipo de plan. Concretamente, representan una declaracin de los resultados que se espera conseguir, los que pueden ser expresados en trminos financieros (por ejemplo, en pesos) o en trminos de otras unidades (unidades de productos, horas-hombres, etc.)

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Tipos de Planes

! Qu hace una buena Administracin?

Una buena administracin, exige que en la planificacin se utilicen diferentes tipos de planes, de acuerdo a las necesidades de la empresa. Por lo tanto, se debe pensar en los procedimientos para implementar polticas, tanto de las estrategias que se utilizarn para alcanzar los objetivos fijados para la empresa, como de los presupuestos, a distintos niveles y grados de amplitud, es decir, presupuestos generales para la empresa y, particulares para las diferentes unidades administrativas. En resumen, una buena planificacin usa todos estos instrumentos y establece, desde luego, la coordinacin entre ellos.

PLANEACIN

COMPARACIN DE ALTERNATIVAS CON BASE EN LAS METAS PROPUESTAS Qu alternativa nos ofrece mayores posibilidades de cumplir nuestras metas al menor costo y mayores ganancias?

Pasos de la Planeacin
ATENCIN A LAS OPORTUNIDADES A la luz de: El Mercado Competencia Deseos de los clientes Nuestras fortalezas Nuestras debilidades ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS O METAS

ELECCIN DE UNA ALTERNATIVA Seleccin del curso de accin que seguiremos FORMULACION DE PLANES DE APOYO Como planes para: Compra de equipo Compra de materiales Contratacin y capacitacin de empleados Desarrollo de un nuevo equipo CONVERSIN DE PLANES EN CIFRAS MEDIANTE LA REALIZACIN DE PRESUPUESTOS Desarrollo de presupuestos como: Volumen y precio de ventas Gastos de operacin necesarios para los planes Inversiones en bienes de capital

Dnde quisiramos estar y qu desearamos hacer y cundo

CONSIDERACIN DE PREMISAS DE PLANEACIN

En qu condiciones (internas o externas) operarn nuestros planes?

IDENTIFICACIN DE ALTERNATIVAS

Cules son las alternativas ms promisorias para el cumplimiento de nuestros objetivos?

PASOS DE LA PLANEACIN
ATENCIN A LAS OPORTUNIDADES A la luz de: El Mercado Competencia Deseos de los clientes Nuestras fortalezas Nuestras debilidades ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS O METAS

Se debe siempre hacer un anlisis preliminar de posibles oportunidades futuras y advertirlas clara y totalmente, identificar su posicin a la luz de sus fortalezas y debilidades. Determinar qu problemas se desean resolver y por qu y especificar qu se quiere ganar.

Dnde quisiramos estar y qu desearamos hacer y cundo

Se deben establecer objetivos para toda la empresa y posteriormente para cada una de las unidades de trabajo subordinadas, tanto para el largo como para el corto plazo. Jerarqua de objetivos.
Es importante que todos los involucrados en la planeacin estn de acuerdo con las premisas, puesto que mientras mayor sea el acuerdo de los encargados de la planeacin, ms coordinada ser sta. Adems se deben considerar los pronsticos en el desarrollo de las premisas. Cul ser el volumen de ventas? Cules sern los precios? Los Costos? Cmo se nanciar? Las condiciones polticas-sociales? etc

CONSIDERACIN DE PREMISAS DE PLANEACIN

En qu condiciones (internas o externas) operarn nuestros planes?

IDENTIFICACIN DE ALTERNATIVAS

Cules son las alternativas ms promisorias para el cumplimiento de nuestros objetivos?

Se deben buscar y examinar cursos de accin alternativos. Lo ms comn no es encontrar alternativas contingentes, sino reducir su nmero a n de analizar las ms promisorias. Analizar ventajas y desventajas.

PASOS DE LA PLANEACIN
COMPARACIN DE ALTERNATIVAS CON BASE EN LAS METAS PROPUESTAS Qu alternativa nos ofrece mayores posibilidades de cumplir nuestras metas al menor costo y mayores ganancias?

En esta etapa se evalan las alternativas ponderndolas a la luz de las premisas y metas. Puede ocurrir que una alternativa aparezca como ms rentable que la otra, pero al mismo tiempo requiera mayor desembolso de capital y un largo periodo de recuperacin. Otra puede ser menos redituable, pero con menor riesgo u otra puede representar mejor los objetivos de la compaa.

ELECCIN DE UNA ALTERNATIVA Seleccin del curso de accin que seguiremos

Este es el punto de accin denominado toma de decisin. Puede darse el caso que en la etapa anterior se recomienden dos cursos de accin, de modo que el administrador puede tomar la decisin de encausar ambos a la vez.

FORMULACION DE PLANES DE APOYO Como planes para: Compra de equipo Compra de materiales Contratacin y capacitacin de empleados Desarrollo de un nuevo equipo CONVERSIN DE PLANES EN CIFRAS MEDIANTE LA REALIZACIN DE PRESUPUESTOS Desarrollo de presupuestos como: Volumen y precio de ventas Gastos de operacin necesarios para los planes Inversiones en bienes de capital

Ocurre en la mayora de los casos que se requieren planes derivados para apoyar el plan bsico. Es muy raro que la planicacin concluya con la toma de decisiones.

El ltimo paso constituye la presupuestacin de los planes. El presupuesto general de una empresa representa la suma total de sus ingresos y egresos, utilidades o supervit, recordar el efectivo e inversiones de capital. Los presupuestos departamentales deben estar en relacin con los del presupuesto general.

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Objetivos / Metas

Administracin por Objetivos

! Qu es la Administracin por Objetivos (APO)?

Es un Sistema de la Administracin en el que los empleados y sus jefes determinan las metas especficas de desempeo, revisan peridicamente el progreso hacia tales metas, y se distribuyen las recompensas de acuerdo con ese progreso.

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Objetivos / Metas

Administracin por Objetivos

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! Qu es la Administracin por Objetivos (APO)?

Revisar la misin de la Organizacin

Pasos para la jacin de metas

Caractersticas de las metas bien diseadas

Evaluar los recursos disponibles

Estn escritas en trminos de

Determinar las metas individuales o con comentarios de otros 4 Escribir las metas y comunicarlas a quienes tienen que saberlas 5 Revisar los resultados y ver si se consiguieron las metas

Son medibles y cuantificables Sealan claramente sus plazos Son difciles pero asequibles Se ponen por escrito Se comunican a todos los
miembros de la organizacin

resultados ms que de acciones.

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Objetivos / Metas

Administracin por Objetivos

! Qu es la Administracin por Objetivos (APO)?

Necesitamos mejorar el desempeo zonal y hacer frente al concurso de resultados trimestral.

Metas Regionales para: Consumo, Colocaciones, FFMM, Dep. a Plazo, Fondos Vista. Las metas son: 30 ctas. 60 mm consumo, 100 m ptos. comerciales, 48 m UFs,
Ok, pero si hay cumplimiento al 150% de las metas, las comisiones deben ser superiores en un 10% al trimestre anterior.

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Objetivos / Metas

Administracin por Objetivos

Pros

! Qu es la Administracin por Objetivos (APO)?

! Se pueden producir ineficiencias en cuanto a la
Contras
enseanza de la filosofa de la APO. Se debe explicar en detalle. ! Se pueden producir fallas al ofrecer pautas de desarrollo de objetivos a quienes los formulan, pues se debe tener claridad de los objetivos organizacionales y las actividades de mis reas que aportan a ella. ! El excesivo nfasis en los resultados puede incurrir en conductas poco ticas para lograr los objetivos. ! Se corre el riesgo de subrayar los objetivos a corto plazo a expensas de la solidez de la organizacin a largo plazo.

! Precisin de los roles y estructuras

organizacionales y de la delegacin de autoridad en consonancia con los resultados esperados de las personas que ejercen las funciones respectivas. ! Mejoras en la planeacin gracias a la planeacin orientada a los resultados ! Estimula el compromiso personal tanto con los objetivos propios como con los objetivos organizacionales ! Desarrollo de controles eficaces, por ende, permite medir resultados y emprender acciones correctivas.

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Objetivos / Metas

Administracin por Objetivos

Objetivos no verificables
Obtener ganancias razonables Mejorar la comunicacin Elevar la productividad del departamento de produccin

! Qu es la Administracin por Objetivos (APO)?

Objetivos verificables
Obtener un rendimiento sobre la inversin del 12% al trmino del ao fiscal en curso Publicar un boletn mensual de 2 pginas a partir del 1 de julio del 2008 que implique no ms de 40 horas de trabajo de tiempo de preparacin (tras el primer nmero) Incrementar la produccin en 5% para el 31 de diciembre de 2008, sin costos adicionales y manteniendo el nivel actual de calidad Disear e impartir un curso interno de fundamentos de administracin de 40 horas de duracin por concluir el 2 de octubre de 2008 que implique no mas de 200 horas de trabajo para el personal de desarrollo administrativo y con la aprobacin del examen (especificado) por al menos 90% de los administradores Instalar un sistema de control computarizado en el departamento de produccin para el 31 de diciembre de 2008 que requiera no mas de 500 horas de trabajo de anlisis de sistemas y que opere con no ms de 10% de tiempo de falla durante los 3 primeros meses ni ms de 2% en adelante

Desarrollar mejores administradores

Instalar un sistema de cmputo