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INTRODUCCIN Por lo general es una prctica en la profesin contable la sola presentacin de los estados financieros histricos a la gerencia o a las personas que toman las decisiones en una entidad lucrativa o no. Si bien es cierto que la presentacin oportuna de los mismos ayuda a elaborar el anlisis financiero para la toma de decisiones; no es suficiente, ya que su limitacin es no informar los sucesos futuros, no teniendo todos los elementos de anlisis para una decisin ms congruente. Las decisiones empresariales siempre se toman sobre los pronsticos de acontecimientos que se esperan que sucedan en el futuro; como es el caso de los inversionistas antes de invertir en una actividad econmica, analizan su inversin sobre una estimacin de supuestos mostrados en un flujo de caja proyectado, herramienta que permite conocer la rentabilidad del proyecto y la capacidad de recuperacin de la inversin. Una herramienta indispensable en toda organizacin para el control financiero es el presupuesto maestro, el cual lamentablemente no es utilizado en nuestro medio, debido a la improvisacin del quehacer empresarial, producto de la capacitacin no adecuada de algunos empresarios en temas de gestin financiera. Se podra decir que solo las grandes corporaciones logran la implantacin del presupuesto maestro y las dems empresas trabajan en base a expectativas del buen criterio de los empresarios o gerentes. La no implantacin del presupuesto maestro no significa que no se pueda predecirlos hechos financieros y econmicos de una empresa, ya que con proyecciones no muy complejas se puede estimar lo que suceder en una empresa despus de un determinado periodo basndose en una recoleccin de informacin interna de la empresa. Para que las polticas de financiamiento, inversin y gestin puedan practicarse de manera oportuna en bsqueda de la eficiencia en el manejo de los recursos, es necesario que los profesionales en la contabilidad presenten adicionalmente a los estados financieros mensuales, los estados financieros proyectados y el flujo de caja proyectado.
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ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros constituyen una representacin estructurada de la situacin econmica y del rendimiento financiero de la entidad, cuyo objetivo es suministrar informacin acerca de la situacin econmica, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad, que sea til a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar sus decisiones econmicas. Los Estados Financieros tambin muestran los resultados de la gestin realizada por los administradores con los recursos que se les han confiado. En ese sentido para cumplir con ese objetivo, los estados financieros suministran informacin acerca de los siguientes elementos de la entidad: a) Activos; b) Pasivos; c) Patrimonio neto; d) Gastos e ingresos, en los que incluyan las perdidas y utilidades; e) Otros cambios en el cambio del patrimonio neto; y, f) Flujos de efectivo Esta informacin, junto con la contenida en las notas, es de suma importancia para la empresa, pues ayudara a los usuarios a predecir los flujos de efectivo futuros y, en particular, la distribucin temporal y el grado de certidumbre de los mismos. ESTADOS FINANCIEROS PROYECTADOS Como se ha sealado, los Estados Financieros, muestran la situacin econmica financiera de la empresa, a una fecha dada, resultado de una serie de sucesos pasados. Siendo ello as, si bien estos estados brindan informacin relevante, poca informacin nos brinda sobre lo que podra suceder, en la empresa en el futuro. Bajo este concepto, y a fin de subsanar la falencia, surgen los Estados Financieros Proyectados. Los cuales pueden definirse como la proyeccin de las partidas que forman parte de un Estado Financiero, plasmado en el Estado de Resultados y en el Balance, presentado a un tiempo futuro. Ello significa que la proyeccin de Estados Financieros, que generalmente se le denomina Estados Financieros Proyectados o Proforma, se elaboran tomando como base los clculos estimados o Contabilidad y Finanzas Pgina 2
PROYECTADOS Como toda proyeccin, los EstadosFinancieros Proyectados se elaboran en base a estimados, proyecciones o presupuestos, los cuales han sido realizados tomando en consideracin el conocimiento del negocio y con las pautas que la Gerencia espera lograr. En este sentido, podramos decir que la base para elaborar los Estados Financieros Proyectados son los diversos presupuestos elaborados internamente por la organizacin, como lo son el presupuesto de de ventas, de cobranzas, de caja, de produccin, entre otros. Con esta informacin se elaboran tanto el balance y el Estado de Resultados proyectados. Es pertinente indicar que esta proyeccin es muy importante pues permitir analizar el efecto de las diversas decisiones polticas, respecto a la futuraposicin econmica y rentabilidad de la empresa. II. RAZONES PARA LA ELABORACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS PROYECTADOS Existen diversos motivos para elaborar los Estados Financieros Proyectados. Estas Razones son de orden financiero, econmico, entre otros. No obstante creemos que la principal razn radica en que los mismos nos pueden brindar informacin acerca de los probables resultados y condiciones financieras de la empresa en el futuro. Ello permitir a la gerencia conocer mejor la eficacia y la flexibilidad de la empresa y asimismo calcular el margen de la utilidad a futuro. Lo anterior nos lleva a concluir que, los Estados financieros proyectados tienen una gran importancia porque van a ser el marco econmico-financiero de referencia, del cual se va a guiar la empresa.
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anticipacin. Ello significa que al elaborar los Estados Financieros Proyectados se evita ser sorprendido con alguna baja de las utilidades o en caer en prdidas que pondran en peligro el futuro de la organizacin. Los Estados Financieros Proyectados ayudan a planear la situacin financiera de cualquier organizacin a un mediano plazo, antes del momento que los hechos ocurran, asimismo permiten analizar el efecto de diversas decisiones polticas, respecto a la futura posicin financiera de la entidad. Con los Estados Financieros Proyectados el gerente financiero puede tomar la decisin, respecto a si la utilidad que arroja el estado de resultados proyectado cumple con los objetivos trazados por la empresa, el cual es obtener la mxima rentabilidad sobre el capital aportado. La planeacin financiera es una funcin importante de la gerencia, que se traduce en gran parte en la preparacin de presupuestos. Por ello, los Estados Financieros proyectados ayudaran a cumplir con esa funcin. El presupuesto de caja es una proyeccin de los ingresos y egresos de efectivo, previstas durante un periodo presupuestado, siendo de gran utilidad para el gerente financiero, para establecer los niveles de recursos financieros, as como las posibles necesidades de financiamiento. Un factor muy importante para el desarrollo de ingresos de efectivo es el pronstico de ventas, el que puede basarse en criterios estadsticos, no estadsticos o mixtos. Por ello, con los Estados Financieros proyectados se obliga a la gerencia a definir una poltica de crdito y cobranzas establecidas por la organizacin, ya que con dicho dato se establecern los plazos de recuperacin de las cuentas por cobrar y se podr preparar el presupuesto de cobranza por ventas al crdito. Contabilidad y Finanzas Pgina 4
b) Se debe tener prudencia Para elaborar los estados financieros proyectados se debe tener cierta prudencia. Ello significa no fiarse mucho de los estados financieros proyectados porque pueda suceder que las drsticas medidas econmicas del gobierno generen un quebrantamiento de toda proyeccin y se tendra que cambiar en forma drstica, la poltica econmica de la empresa, que el gerente financiero adoptado con anticipacin. Para estos efectos se sugiere realizar las proyecciones en forma bimestral o trimestral de acuerdo a los ndices de inflacin; tambin se recomienda no apoyarse en sustentarse notoriamente en los estados financieros proyectados para tomaron anticipacin con las medidas econmicas en la organizacin. c) Se debe considerar la opinin de todos Al elaborar un presupuesto financiero es muy importante considerar la participacin de todos los involucrados el negocio, desde la gerencia pasando por el contador hasta el jefe de produccin, ellos nos permitir obtener informacin ms fiable. d) Deben ser flexibles Un presupuesto no puede ser rgido, sino todo lo contrario debe ser flexible. Esto significa como toda proyeccin o estimacin, puedan surgir elementos que obliguen a modificar los supuestos inicialmente considerados, los cuales deberan ser incorporados al presupuesto.
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VII.
PRESUPUESTOS PROYECTADOS
QUE
COMPRENDEN
LOS
ESTADOS
FINANCIEROS
PRESUPUESTO DE VENTAS Y COBRANZAS El presupuesto de ventas y cobranzas comprende la proyeccin de los ingresos que espera obtener la organizacin en el periodo de estudio. Comprende bsicamente la proyeccin de las ventas a efectuar, tanto aquellas que correspondan a operaciones al contado como aquellas al crdito.
PRESUPUESTO DE OTROS INGRESOS Este presupuesto, incluye los ingresos provenientes de operaciones extraordinarias realizadas por la empresa, como por ejemplo la venta de activos fijos, intangibles, acciones entre otros. As mismo poda incluir la proyeccin de los ingresos que
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PRESUPUESTO DE REMUNERACIONES POR PAGAR Este presupuesto comprende los gastos que realizara la empresa por su personal. Para estos efectos, primero se elabora la planilla de remuneraciones proyectada para despus en base a esta informacin, realizar el presupuesto del personal y de los tributos que afectaran dicha planilla.
PRESUPUESTO DE TRIBUTOS POR PAGAR Los tributos por pagar es un elemento importante en la elaboracin de los Estados financieros proyectados, porque principalmente afecta el flujo de caja del periodo proyectado. En este rubro se determinan los tributos que tendr que pagar la empresa asi como los pagos efectivamente realizados.
PRESUPUESTO DE GASTOS OPERATIVOS El presupuesto de gastos operativos comprende los gastos administrativos y de ventas propios para el funcionamiento del negocio.
PRESUPUESTO DE CAJA El presupuesto de caja o tambin llamado flujo de caja es uno de los elementos esenciales para elaborar los estados financieros proyectados, pues nos brinda el nivel de efectivo que debera tener la empresa al final del ejercicio proyectado.
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CASO PRACTICO
ENUNCIADO La gerencia de la empresa CORPORACION ANDES S.A.C. comercializadora del producto X planea aumentar su produccin para los primeros 4 meses del ao 2012 debido a que la temporada favorece el aumento de ventas. Para ello, ha designado al rea contabilidad, la elaboracin de los respectivos presupuestos, teniendo en cuenta los siguientes datos: Contabilidad y Finanzas Pgina 12
Datos complementarios: Saldo inicial de caja: 20000 soles que equivale al capital inicial. No se consideraran beneficios sociales. Un gerente cuya remuneracin es de 1000 soles. Todo el personal percibe ESSALUD, pero no estn acogidos a ningn rgimen pensionario. Los gastos por servicios pblicos se distribuyen 60% produccin, 20% administracin y 20% ventas. Dos vendedores cuya remuneracin es de 800 soles. Las ventas se realizan 90% al contado y 10% al crdito. El inventario inicial de productos terminados es de 500 unidades. El inventario inicial de materias primas es de 500 unidades. En enero se producen 600 unidades terminadas. En enero del 2012 se vendieron 600 unidades. En enero del 2012 se compraron 1000 unidades.
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Unid. Terminadas Ini. Produccin Disponible Unid. Vendidas Unid. Terminadas Fi.
MOVIMIENTO DE MATERIAS PRIMAS ENERO 500 1000 1500 600 900 FEBRERO 900 1050 1950 650 1300 MARZO 1300 1100 2400 700 1700 ABRIL 1700 1150 2850 750 2100 TOTAL 4400 4300 8700 2700 6000
PRESUPUESTO DE VENTAS ENERO FEBRERO 600 700 120000 140000 141600 165200 36000 MARZO 800 160000 188800 42000
PRESUPUESTO DE COBRANZA DE VENTAS ENERO FEBRERO 127440 148680 14160 127440 162840 MARZO 169920 16520 186440 ABRIL 191160 18880 210040 TOTAL 637200 49560 686760
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PRESUPUESTO DE MATERIAS PRIMAS ENERO 25000 50000 75000 30000 45000 FEBRERO 45000 52500 97500 32500 65000 MARZO 65000 55000 120000 35000 85000
PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA ENERO FEBRERO 600 650 36000 39000 MARZO 700 42000
PRESUPUESTO DE COSTOS INDIRECTOS ENERO FEBRERO 10000 10000 7000 7000 8000 8000 9000 9000 34000 34000 20400 20400 MARZO 10000 7000 8000 9000 34000 20400
PRESUPUESTO DE COSTOS DE VENTAS ENERO FEBRERO 75000 71400 30000 32500 36000 39000 20400 20400 86400 91900 161400 163300 90000 105000 MARZO 58300 35000 42000 20400 97400 155700 120000
150.00 TOTAL 240400 135000 162000 81600 378600 619000 450000 Pgina 15
Prod. Term. Inicial Materia Prima Mano de Obra Costo Indirecto COSTO PRODUCCION Disponible COSTO DE VENTAS Contabilidad y Finanzas
PRESUPUESTO DE GASTO DE VENTAS (OPERATIVO) ENERO FEBRERO MARZO 6800 6800 6800 1600 1600 1600 144 144 144 8544 8544 8544 ABRIL 6800 1600 144 8544 TOTAL 27200 6400 576 34176
PRESUPUESTO DE GASTO DE VENTAS (FINANCIERO) ENERO FEBRERO MARZO 6800 6800 6800 1600 1600 1600 144 144 8800 9544 10144 ABRIL 6800 1600 144 10744 TOTAL 27200 6400 432 33600
PRESUPUESTO DE GASTO ADMINISTRATIVOS (OPERATIVO) ENERO FEBRERO MARZO 6800 6800 6800 1000 1000 1000 90 90 90 7890 7890 7890 ABRIL 6800 1000 90 7890 TOTAL 27200 4000 360 31560
PRESUPUESTO DE GASTO ADMINISTRATIVOS (FINANCIERO) ENERO FEBRERO MARZO Contabilidad y Finanzas ABRIL TOTAL Pgina 16
ESTADO DE GANANCIAS Y PRDIDAS VENTAS COSTO DE VENTAS UTILIDAD BRUTA GASTO DE OPERACIN GASTO DE VENTAS GASTOS ADMINISTRATIVOS UTILIDAD DE OPERACIN GASTOS EXTRAORDINARIOS UTILIDAD ANTES DE P. PARTICIPACIN DE TRAB. UTILIDAD ANTES I.R. IMPUESTO A LA RENTA UTILIDAD NETA 30% 10% -34176 -31560 192264 0 192264 -19226 173038 -51911 708000 450000 258000
121126 FLUJO DE CAJA (FINANCIERO) ENERO FEBRERO 24840 162840 10000 197680 MARZO 33346 186440 219786 ABRIL 43952 210040 253992 TOTAL 122138 686760 818898
INGRESOS SALDO INICIAL COBRANZAS PRESTAMO TOTAL INGRESOS EGRESOS PAGO MAT. PRIMA PAGO MANO DE Contabilidad y Finanzas
50000 36000
52500 39000
55000 42000
57500 45000
122600 164334 175834 24840 33346 43952 FLUJO DE CAJA (OPERATIVO) ENERO FEBRERO MARZO
ABRIL
TOTAL
INGRESOS SALDO CAJA INICIAL PRESUPUESTO VENTAS TOTAL INGRESOS COSTOS COSTO DE VENTAS UTILIDAD BRUTA GASTOS DE VENTAS GASTOS ADMINISTRA. UTILIDAD OPERATIVA SALDO CAJA
90000 50000
105000 68566
120000 92132
135000 120698
450000 331396
8544 7890
8544 7890
8544 7890
8544 7890
34176 31560
33566 33566
52132 52132
75698 75698
104264 104264
265660 515736
ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA ACTIVO Efectivo Cuentas por cobrar Contabilidad y Finanzas PASIVO 66658 21240 Tributos por pagar 52145 Pgina 18
Bibliografa
Contabilidad y Finanzas
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CPC FLORES SORIA, Jaime. Flujo de Caja y el Estado de Flujo de Efectivo. Edit. Centro de Especializacin en Contabilidad y Finanzas E.I.R.L. Lima.
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