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Numerador automtico en Excel

inShare1 En ocasiones necesitamos implementar un numerador automtico en Excel el cual genere un nmero de factura, o un nmero de recibo o que simplemente lleve la cuenta de las veces que se ha abierto un libro. Aunque esta funcionalidad es muy simple, si eres de las personas que realiza esta accin continuamente, el hecho de automatizarla te ahorrar varios segundos, que con el tiempo se podran llegar a convertir en minutos o en horas. Otro beneficio de crear un numerador automtico en Excel es que nos aseguraremos de que dicho numerador siempre ser incrementado y no volveremos a olvidarnos de realizar dicha actualizacin.

Numerador automtico para facturas en Excel


Para nuestro ejemplo tomar como base una plantilla de factura de ventas disponible de manera gratuita en Office.com y que contiene el nmero de factura en la celda B9 tal como se muestra en la siguiente imagen:

Nuestro objetivo es hacer que el nmero contenido en dicha celda sea actualizado de manera automtica al momento de abrir el libro y para lograrlo debemos utilizar macros, pero en especial el evento Workbook_Open.

El evento Workbook_Open en VBA

Si eres nuevo en la programacin VBA solo debes saber que un evento nos ayuda a monitorear el momento exacto en el que ocurren las cosas dentro de Excel de manera que podamos ejecutar nuestro propio cdigo en el instante en que sucede dicho evento. El evento Workbook_Open nos permite ejecutar cdigo en el instante en que nuestro libro es abierto por lo que es el momento adecuado para actualizar de manera automtica la celda que contiene el nmero de factura. El cdigo que utilizaremos ser el siguiente:
Private Sub Workbook_Open()

Range("B9").Value = Range("B9").Value + 1

ThisWorkbook.Save

End Sub

La lnea 3 del cdigo hace el incremento en uno de la celda B9 y la siguiente lnea guarda el archivo de manera que el cambio se haga permanente. Este cdigo debe colocarse en el Editor de Visual Basic como parte de ThisWorkbook tal como se muestra en la siguiente imagen:

Al guardar el archivo y volverlo a abrir el cdigo se ejecutar automticamente y se incrementar en uno el valor de la celda B9.

Numerador semiautomtico en Excel


El cdigo de la seccin anterior funcionar perfectamente y realizar la actualizacin cada vez que se abra el libro de Excel sin realizar intervencin alguna, pero es posible que en ocasiones necesitemos abrir el archivo solo para

realizar alguna consulta y sin necesidad de incrementar el numerador. Si deseas solicitar la confirmacin del usuario antes de utilizar el numerador automtico, debemos modificar nuestro cdigo de la siguiente manera:
Private Sub Workbook_Open() 1

2 respuesta = MsgBox("Desea autoincrementar?", vbYesNo)

If respuesta = vbYes Then

Range("B9").Value = Range("B9").Value + 1

End If

ThisWorkbook.Save

10

11 End Sub

Al momento de abrir el libro se mostrar un cuadro de dilogo preguntando si deseamos utilizar el autoincremento y solo en caso de pulsar el botn Si se incrementar el valor de la celda B9.

El numerador automtico en Excel que he mostrado en este artculo realiza la actualizacin al momento de abrir el libro, pero puedes elegir cualquier otro evento de Excel para ejecutar el cdigo en otro instante. Por ejemplo, puedes elegir cualquiera de los siguientes eventos: Workbook_BeforeClose: se activa antes de cerrar el libro. Workbook_BeforePrint: se activa antes de imprimir. Workbook_BeforeSave: se activa antes de guardar. Descarga el libro de trabajo utilizado en este artculo y comprueba el funcionamiento del numerador automtico que acabamos de crear.