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IMPLANTES S.A.

Mejoramiento de Procesos Logsticos

30 de noviembre de 2005

INDICE 1.INTRODUCCIN ..........................................................................................................................................3 2.LEVANTAMIENTO ......................................................................................................................................3 2.1 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ACTUALES ..........................................................................................3 2.2 ANLISIS DE BASE DE DATOS DE INVENTARIO ..........................................................................................6 2.3ANLISIS DE BASE DE DATOS DE PRSTAMOS (SALIDA DE CAJA DE INSTRUMENTAL A UNA CIRUGA)......8 3.DIAGNSTICO............................................................................................................................................11 3.1.ANLISIS ESTRATGICO...........................................................................................................................11 3.2.ANLISIS CAUSA-E ECTO DE PROBLEMTICA..........................................................................................1!

1. INTRODUCCIN La empresa Implantes S.A. suministra implantes e instrumental mdico para operaciones uir!r"icas# principalmente ciru"$as de %ombro# rodilla# cadera & columna. Sus proveedores son empresas e'tran(eras de alta tecnolo"$a con las cuales Implantes S.A. mantiene un acuerdo de distribuci)n e'clusiva para C%ile & Ar"entina. Implantes S.A. vende los implantes re ueridos en cada ciru"$a en la ue participa# & *acilita el instrumental necesario al ciru(ano# asistindolo con personal propio directamente en el pabell)n. +na ciru"$a de %ombre re uiere normalmente una ca(a de instrumental & un contenedor con implantes ,una amplia "ama de posibilidades-# mientras ue las ciru"$as m.s comple(as de cadera pueden re uerir %asta / ca(as de instrumental & dos o tres contenedores con implantes. Implantes S.A. tiene ventas anuales de alrededor de +S0 1 millones ,2001-# con tasas de crecimiento esperadas del 30 a 352 para los si"uientes 3 a3os# en un mercado en el ue alcan4a una participaci)n de apro'imadamente el 202. El modelo comercial imperante en el mercado es el de cobrar !nicamente por los implantes utili4ados en cada ciru"$a5 el instrumental utili4ado ,e'clusivo para los implantes de cada empresase considera un prstamo para el mdico & establecimiento# no cobr.ndose por su utili4aci)n. 2. LEVANTAMIENTO 2.1 Levantamiento de Procesos Act a!es

A continuaci)n se presenta el dia"rama de primer nivel para la Service C%ain de Implantes S.A.

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Dia"rama 6. Service C%ain Implantes S.A. 7odelo IDE80 primer nivel.


"O!-eti*& e trat.$ic& Venta

"P&l,tica )e in*entari& "Pre +/+e t& )e Venta "R&llin$ 0&reca t

A
"St&c4 )i /&ni!le "Or)en )e C&'/ra

"7i t%ric& Venta

1 Planificar Venta

"Gerencia Venta "Ne$&ci& /&tenciale "Pre +/+e t& )e Venta "R&llin$ 0&reca t

2 /r&*i &ria Planificar A!a teci'ient&

"Re$la )e c&'/ra

" Reali#ar $e ti%n c&'ercial


Re/. Venta

"S&licit+) )e cir+$,a

"St&c4 )i /&ni!le "5in tr+'ental e i'/lante 6

Si te'a CEO

3rea O/eraci&ne

"r)ene )e C&'/ra a Pr&*ee)&re

"I'/lante "In tr+'ental "Otr& "Re$la )e fact+raci%n

3 A!a tecer

"St&c4 )i /&ni!le

( Sati facer Or)en )e Ser*ici& "Detalle )e C&n +'& Para cir+$,a

O/eraci&ne Gerente General

8&)e$a

Si te'a CEO

1 0act+rar

"Re$la )e c&!ran#a "0act+ra /&r c&!rar

De /ac;& Si te'a CEO

3rea Re/. Venta O/eraci&ne

A i tente 8&)e$a 9+ir:r$ic& Si te'a CEO 3rea O/eraci&ne Si te'a CEO

"0&n)& c&!ra)&

2 C&!rar

"Or)en )e C&'/ra

3rea Re/. Venta O/eraci&ne

Prestamos

E# $% &%'$% ()*+),#&, (, -,(./)',# '/,0,1,#&, .%-% +#2 -, $2( (+'3/2.,(2(4 T%'$% 1. D,(./)3.)5# -, S,/0)., C6%)# I13$%#&,( S.A. Subproceso 6. 9lani*icar :entas Descripcin El ;erente de :entas# a partir de la in*ormaci)n %ist)rica# de los ob(etivos *i(ados por el Directorio# & de la in*ormaci)n de terreno entre"ada por los <epresentantes de :enta# con*ecciona en primer lu"ar un 9resupuesto Anual de :entas. Lue"o# mes a mes# "enera un rollin" *orecast ,pron)stico de %ori4onte trimestral ue se corri"e mes a mes-# el ue es utili4ado como %erramienta tanto para la "esti)n comercial como para la plani*icaci)n del abastecimiento. El sistema CE= utili4a el rollin" *orecast para# lue"o de revisar los stoc>s en bode"a# "enerar una su"erencia de plan de abastecimiento ,=rdenes de Compra provisorias7ensualmente# el .rea de =peraciones revisa las =C provisorias & con in*ormaci)n actuali4ada de inventarios# "enera las =C de*initivas# las ue pasan por la aprobaci)n del ;erente ;eneral. Con las =C aprobadas se reali4a la "esti)n de aprovisionamiento# la ue se reali4a por v$a area. El <epresentante de ventas reali4a visitas a los mdicos & mantiene contacto tele*)nico con sus secretarias# a partir de lo cual se mantiene al tanto de las potenciales ciru"$as. Al momento de ue el mdico decide pro"ramar la

2. 9lani*icar Abastecimiento 3. Abastecer

1. <eali4ar ;esti)n Comercial

-!-

5. Satis*acer =rden de Servicio para Ciru"$a

A. 8acturar B. Cobrar

operaci)n ,& reali4arla con Implantes S.A.-# el <epresentante de :entas se comunica con la Central de Implantes S.A.# donde se re"istra en un *ormulario manual la solicitud de ciru"$a & se veri*ica la disponibilidad de instrumental e implantes en el sistema. De no %aber problemas# se in"resa al sistema CE= la solicitud *ormal# lo ue "enera una reserva en el sistema. La solicitud de ciru"$a en el sistema "enera una reserva tanto de instrumental como de implantes. Al *inal de cada d$a# el .rea de =peraciones pro"rama el despac%o del d$a si"uiente# controlando el re"reso de las ca(as & contenedores & veri*icando la %ol"ura necesaria para ase"urar los despac%os del d$a si"uiente. Las ca(as ue retornan son revisadas por el .rea de ?ode"a & reubicadas en la ?ode"a. Al inicio de cada d$a# el .rea de ?ode"a# emite los detalles de materiales re ueridos desde el sistema CE= & prepara las ca(as de instrumental & contenedores con implantes# ue de(ar. disponibles para las camionetas de despac%o# ue reciben a primera %ora de =peraciones la ruta a se"uir. La camioneta se encar"a entonces de llevar las ca(as & contenedores a los Centros 7dicos especi*icados & de retirar las ue correspondan. En cada entre"a & retiro se reali4a un inventario completo de los contenidos. Al interior del Centro# la ca(a de instrumental se destina al laboratorio de esterili4aci)n# mientras ue el contenedor de implantes se env$a al .rea de 9abellones# a la espera de la ciru"$a. Al momento de la ciru"$a# una Asistente @uir!r"ica de Implantes S.A. participa en la operaci)n asistiendo al ciru(ano con los instrumentos e implantes re ueridos. Al *inal de la ciru"$a el instrumental es lavado en el Centro 7dico uedando listo para ser retirado. +na en*ermera del Centro 7dico emite una orden 7dica en la ue se detallan los insumos utili4ados# pe".ndose adem.s un stic>er por cada implante utili4ado. Esta =rden 7dica se "uarda en el contenedor de implantes el ue ueda entonces listo tambin para ser retirado. La en*ermera se comunica tambin con Implantes S.A. para in*ormar el detalle de los consumos. Lue"o del retorno del contenedor de implantes se in"resa al sistema CE= la di*erencia de stoc> producida.6 Con el in"reso de los implantes realmente utili4ados en cada ciru"$a# se corre en el sistema CE= un proceso mensual ue emite las *acturas por Centro 7dico. +na cobradora tele*)nica# con el apo&o de los <epresentantes de :enta cuando es necesario# reali4a la "esti)n de cobran4a de acuerdo a los pla4os acordados con cada Centro.

E# $% 3/,(,#&%.)5# %-7+#&% (, 1+,(&/% ,$ .%(2 -, +#% .)/+*8% % $% 9+, (, /,%$):5 (,*+)1),#&2 ,(3,.8;).2.

-<-

2.2 An"!isis de #ase de datos de inventario 9ara los si"uientes dia"ramas# se anali4) el comportamiento de los art$culos en stoc> tanto en bode"a propia como en consi"naciones# en trminos de n!mero de meses en los ue tuvieron movimiento ,entendiendo el movimiento como *acturaci)n & no solamente salida de bode"a-. La base de datos completa# considera los movimientos de inventario de los die4 primeros meses del a3o en curso. Dia"rama 2. Situaci)n de inventarios ?ienes de Consumo
SITUACION DE INVENTARIOS (01/05 - 10/05)
1,000 800 ITEMS 600 400 200 0 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 # MESES CON VENTA
MESES C/VENTA 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 TOTAL TOTAL VENTA MES ITEMS M USD VTA! 49 147 31 28 19 24 21 12 22 23 21 21 35 13 50 14 66 11 130 17 234 14 887 0 1,565 324,681 INVENTARIO M USD INV! 119 49 36 24 35 29 32 48 36 82 123 344 957,532 COSTO INVENTARIO M USD / A"O 0 1 2 2 4 4 5 9 8 20 34 103 192,280

400 300 200 100 0 1.000

O#S$ INCLU%E SOLO #IENES DE CONSUMO

El dia"rama 1 muestra la situaci)n de inventario de bienes de consumo ,implantes-. Como se puede apreciar# del total de 6.5A5 art$culos# apenas 1/ ,3#62 del total de art$culos & 62#52 del inventario- tienen un movimiento re"ular# presentando venta todos los meses del per$odo. En contrapartida un "ran n!mero de art$culos ,CCB# ue representan el 5A#B2 del total & el 35#/2 del inventario- no *ueron *acturados nunca# representando un capital totalmente inmovili4ado de +S0 311 mil. En un c.lculo simpli*icado# la curva actual de inventario de bienes de consumo de Implantes S.A. le est. si"ni*icando un costo de alrededor de +S0 6/2 mil D a3o. 2

Considera un costo anual de mantenci)n de inventario del 302# inclu&endo el costo de oportunidad del capital# todos los "astos asociados al almacenamiento & manipulaci)n# el espacio *$sico# las mermas por perecibilidad# obsolescencia o robo# etc .

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Dia"rama 3. Situaci)n de inventarios ?ienes de Consumo & ?ienes de Cambio


SITUACION DE INVENTARIOS (01/05 - 10/05)
2,500 2,000 ITEMS 1,500 1,000 500 0 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 # MESES CON VENTA
MESES C/VENTA 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 TOTAL TOTAL VENTA MES ITEMS M USD VTA! 49 147 32 28 19 24 21 12 22 23 20 21 35 13 48 14 67 11 130 22 241 25 2,321 0 3,005 340,538 INVENTARIO M USD INV! 119 49 36 24 35 29 32 48 38 99 146 1,063 1,718,828 COSTO INVENTARIO M USD / A"O 0 1 2 2 4 4 5 9 8 24 40 319 418,806

1,200 1,000 800 600 400 200 0

O#S$ INCLU%E #IENES DE CONSUMO % #IENES DE CAM#IO

El dia"rama 5 muestra la situaci)n de inventario tanto de bienes de consumo ,implantes-# como de bienes de cambio ,instrumental-. A u$# a!n cuando previsible# pues el instrumental no se vende# la situaci)n no de(a de ser dram.tica. Si se a"re"a entonces el instrumental# se lle"a a 2.326 art$culos , ue representan el BB#22 del total & el A6#C2 del inventarioue no *ueron *acturados nunca# representando un capital totalmente inmovili4ado de +S0 6#6 millones. En un c.lculo simpli*icado# esta distribuci)n actual del inventario de Implantes S.A. le est. si"ni*icando un costo de alrededor de +S0 16/ mil D a3o.

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1.000

2.$An"!isis de #ase de datos de %r&stamos 'sa!ida de ca(a de instr menta! a na cir )*a+ A continuaci)n se presenta el an.lisis de la base de datos de prstamos# para los 60 primeros meses del a3o en curso. Esta base representa con bastante certe4a# el nivel de actividad de la empresa. Dia"rama 1. 9rstamos acumulados por Centro
90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 13% 24% 34% 42% 49% 54% 58% 62% 66% 70% 73% 79% 75% 77% 81%
Centro HOSPITAL MILITAR GRAL L!IS " #LI$I#A AL%MA$A &% SA$TIAGO #LI$I#A SA$TA MARIA S A PO$TI"I#IA !$I'%RSI&A& #ATOLI#A #LI$I#A LAS #O$&%S S A #LI$I#A A'A$SAL!& S A HOSPITAL #LI$I#O !$I'%RSI&A& &% #HIL% HOSPITAL "!%R(A A%R%A &% #HIL% #LI$I#A &A'ILA ) S%R'I#IOS M%&I#OS S A PRO&!#TOS M%&I#OS PROM%&O$ #HIL% I$STIT!TO &% S%G!RI&A& &%L TRA*A+O &IPR%#A "O$&O HOSPITAL I$STIT!TO TRA!MATOLOGI#O &R T M!T!AL &% S%G!RI&A& # #H # #LI$I#A TA*A$#!RA Participacin 13% 11% 10% 8% 7% 5% 4% 4% 4% 4% 3% 2% 2% 2% 2%

El dia"rama 1 representa la distribuci)n acumulada de prstamos ,sumados para todo el per$odo-# se"!n Centro. Es as$ como el Eospital 7ilitar representa el 632 del total. En se"undo lu"ar aparece la Cl$nica Alemana con un 662# & as$ sucesivamente. En resumen# 65 Centros acumulan m.s del C02 de la actividad de Implantes S.A. Dia"rama 5. 9rstamos acumulados por 7dico
50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0%
Mdico GA*RI%L *ARO$ H!GO GO$(AL%( ' TORO SA%L(%R,"%LIP% ORR%GO L ,MARIO 'I#%$T% G!TI%RR%( MAR&O$%S P%T%RMA$$,RO&RIGO '%GA MA)%R,RA"A%L )A-%( &IA(, RO*%RTO LARRO$&O #AL&%R.$,/AG$%R M%LLA S#HMI&T, #LA!&IO TORR%S GAR%S%, #ARLOS A(AR SA*A,#AMILO R!I( +IM%$%(, "RA$#IS#O ORI(OLA MOLI$A,AL%+A$&RO "%R$A$&O OLA'ARRIA MATAS $ARA$+O, +OS0 "%R$A$&O SALI$AS RAMIR%(,L!IS 'I#%$T%LA 'IL#H%S, +!LIO RA"OLS &%L #A$TO, #LA!&IP P &!*O) !R*I$A,+AIM% #ATALA$ GO$(AL%(, +AIM% PA!LOS AR%$AS,+AIM% L!ART% %SPI$O(A, +OS0 MIG!%L I$"A$T% 'AL%$(!%LA GA$GAS,L!IS SA$ MART1$ M0$&%(,ALIRO &%'IA ARA'%$A, *ORIS %SPI$O(A LA'I$,GO$(ALO *%L%MMI R!*IO, MAR#OS IRI*ARRA TRI'%LLI,L!IS Participacin 3% 3% 3% 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2% 1% 1% 1% 1% 1% 1% 1% 1% 1% 1% 1% 1% 1% 1% 1%

6% 3%

46% 45% 44% 44% 43% 42% 41% 40% 38% 37% 36% 35% 34% 33% 31% 30% 28% 27% 25% 24% 22% 20% 18% 16% 15% 13% 11% 8%

De i"ual *orma# el dia"rama 5 muestra la distribuci)n acumulada de prstamos se"!n mdico. En este caso el mdico ue m.s acumula movimiento pesa un 32 del total# & los primeros 30 mdicos de la lista no alcan4an al 502 del movimiento.

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Dia"rama A. Distribuci)n de prstamos por mes


Pr23ta453 M63 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0
392 293 209 411 391 374 399 419 334 345

%n 6r 5

"6 7r 6r 5

M ar 85

+; ni 5

+; 9i5

A7 ri9

El dia"rama A presenta la curva de demanda mes a mes. Se puede apreciar la notoria estacionalidad del verano & particularmente de *ebrero. =tro %ec%o interesante es ue no aparece claramente una tendencia al al4a durante el a3o ,lo ue s$ se ve en las ventas-. 8inalmente# del an.lisis del dia"rama puede postularse ue el l$mite de capacidad actual del sistema est. alrededor de los 100 prstamos mes# lo ue se anali4a en ma&or detalle en el dia"rama si"uiente. Dia"rama B. Eisto"rama de prstamos
Hi3t5<ra4a Pr23ta453
18 16 14

Frecuencia

12 10 8 6 4 2 0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 : 4 3 a: 3 5r

Prstamos

El dia"rama B muestra la *recuencia de prstamos por d$a5 es decir la primera columna indica ue %ubo uince d$as en el a3o con un prstamo# / d$as con 2 prstamos & as$ sucesivamente. Se puede postular ue la 4ona media del "r.*ico representa el sistema *uncionando a plena capacidad ,alrededor de 20 prstamosDd$a# lo ue cal4a con los 100 prstamosDmes del dia"rama A-5 m.s adelante encontramos una 4ona sobree'i"ida ,con %asta 30 & m.s prstamos diarios-5 & antes una 4ona de %ol"ura.

->-

A< 53 t5 S6 pt i6 4 7r 6 O ct ;7 r6

M a: 5

Dia"rama C. Distribuci)n de prstamos por d$a


Pr23ta453 =>a 25 20 15 10 5 0 L;n63 Mart63 Mi2rc5963 +;6?63 'i6rn63 S@7a=5 2,4 13,2 15,1 14,9 14,0

21,4

El dia"rama C muestra la distribuci)n de prstamos se"!n d$a de la semana ,todos los prstamos del a3o en curso-# con una car"ada estacionalidad el d$a martes ,122 m.s ue el mircoles & A22 m.s ue el lunes-. Dia"rama /. Distribuci)n de prstamos se"!n d$a para cada Centro
E=S9IFAL 7ILIFA< ;<AL. L+IS8. Ciru"$as prom edio.
CLINICA LAS C=NDES S.A. Cir u"$as pr om edio.

5#0 1#0 3#0 2#0 6#0 0#0 Lunes 2#2

1#A

13%

6 #A 6 #1 6 #2 6 #0 6 #2

6#1

6 #2 0#/ 0#B

7%

2#6 6 #6 0#A 0#0 7artes 7ircoles G ueves :iernes Sabado

0#C 0#A 0#1 0#2 0#0 Lunes 7artes

0#6

7ircoles

G ueves

:iernes

Sabado

CLINICA ALE7ANA DE SANFIA;= Cir u"$as prom edio.

CLINICA A:ANSAL+D S.A. Ciru"$as prom edio.

2#5 2#0 6#5 6#0 0#5 0#0 Lunes 7artes 6 #C 6 #5

2#0 6 #5

2#6

11%

6 #2 6 #0 0#C 0#A 0#1 0#A

6 #6 0#/ 0#C

5%

0#5

0#2

0#2 0#0 Lunes 7artes 7ircoles G ueves :iernes

0#6

7ircoles

G ueves

:iernes

Sabado

Sabado

CLINICA SANFA 7A<IA S.A. Cir u"$as pr om edio.

E=S9IFAL CLINIC=+NI:E<SIDADDE CEILE Cir u"$as prom edio.

2#5 2#0 6#5 6#0 0#5 0#0 Lunes 7artes 7ircoles 6 #5 6 #2 6 #6

6 #/

6 #C

10%

6 #0 0#C 0#A

0#/ 0#A

4%
0#C 0#5 0#1 0#2

0#A

0#1 0#2 0#0

G ueves

:iernes

Sabado

Lunes

7artes

7ircoles

G ueves

:iernes

Sabado

9=NFI8ICIA +NI:E<SIDAD CAF=LICA Ciru"$as prom edio.

E=S9 IFAL 8+E<HA AE<EA DE CEILE Ciru"$as pr om edio.

3#0 2#5 2#0 6#5 6#0 0#5 0#0 Lunes 0#B

2#5

8%
6#5 0#C 0#A 0#0

6 #1 6 #2 6 #0 0#C 0#A 0#1 0#2 0#0 Lunes 7artes 0#3 0#B

6 #2 6 #0

4%

0#1 0#0 7ircoles G ueves :iernes Sabado

7artes

7ircoles

G ueves

:iernes

Sabado

- 1? -

9ara pro*undi4ar en el an.lisis de la distribuci)n semanal de los prstamos# el dia"rama / muestra la distribuci)n por cada Centro. Dia"rama 60. Distribuci)n del tiempo de ciclo de prstamos
Tiempo de ciclo entre registro programacin prstamo y ocurrencia
1600 1400 1200 1000 800 714 600 400 262 200 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 382 279 139 150 105 1386

Frecuencia

71

17 12 34 27 28 30

13 10

10

D as anticipacin

8inalmente el dia"rama 60 muestra la distribuci)n del tiempo de ciclo# desde el re"istro de la pro"ramaci)n de ciru"$a en el sistema CE=# %asta la ocurrencia de la misma ciru"$a. Se aprecia ue la "ran ma&or$a de las ciru"$as son re"istradas con 6 d$a o menos de anticipaci)n a la ocurrencia# es decir# en la pr.ctica el C02 de los prstamos son tratados por Implantes S.A. con car.cter de ur"encia ,6 d$a o menos para pro"ramar-. Sin embar"o# de las conversaciones con el .rea Comercial & los propios clientes ,mdicos & Centros-# se estima ue la verdadera distribuci)n de ur"encias es e'actamente al revs# nunca m.s all. de un 202. $. DIA,N-TICO A continuaci)n se presenta la opini)n del e uipo de consultores acerca del desempe3o de los procesos lo"$sticos de Implantes S.A. Esta opini)n se basa *undamentalmente en el levantamiento de procesos reali4ados# la detecci)n de problemas en con(unto con el e uipo de traba(o interno# & la e'periencia de los consultores en procesos lo"$sticos de otras industrias. El dia"n)stico se %a separado en un an.lisis estrat"ico ,aun ue siempre re*erido a los procesos lo"$sticos- & un an.lisis detallado de la problem.tica ori"en de las debilidades detectadas. $.1. An"!isis Estrat&)ico

El si"uiente an.lisis 8=DA ,Fortale4as# portunidades# Debilidades# Amena4as-# permite con*ormar un cuadro de la situaci)n actual de los procesos lo"$sticos de Implantes S.A.# permitiendo de esta manera tomar decisiones acordes con los ob(etivos & pol$ticas *ormulados. Entre estas cuatro cate"or$as# tanto *ortale4as como debilidades pertenecen al .mbito interno de la or"ani4aci)n# por lo ue es posible actuar directamente sobre ellas. En

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cambio# oportunidades & amena4as se re*ieren m.s bien a la interacci)n de Implantes S.A. con el medio ambiente e'terno# donde en "eneral resulta m.s di*$cil poder intervenir. portunidades OMITIDAS para efectos del examen. Amena!as 1 Tendencia creciente a mayor peso de las reas de Abastecimiento de los Centros en decisiones de compra e incorporacin de nue os productos El peso espec$*ico de las .reas de Abastecimiento# *actor clave en el desarrollo de la industria del <etail# del Autom)vil# & otras# se est. trasladando a otros sectores. En el caso de las Cl$nicas & Eospitales# las .reas de Abastecimiento &a *orman parte de los Comits ue eval!an la entrada o permanencia de productos & proveedores. A pesar de ue# en "eneral# la opini)n de los mdicos si"ue siendo determinante en la utili4aci)n de productos uir!r"icos# el an.lisis de la con*iabilidad del proveedor# resorte del Centro# est. ad uiriendo "radualmente ma&or importancia. Tendencia de los Centros a reducir n"mero de pro eedores +na tendencia mundial en ;esti)n del Abastecimiento es la construcci)n de relaciones colaborativas entre proveedores & clientes para a uellos art$culos considerados estrat"icos para la operaci)n. Eso lleva de la mano la reducci)n del n!mero de proveedores# de manera de poder traba(ar con(untamente en estrate"ias de coordinaci)n# reducci)n de inventarios & ase"uramiento de la calidad. Tendencia de los Centros a aumentar restricciones en entre$as de productos La pro"ramaci)n de pabellones del Centro & los procesos relacionados ,esterili4aci)n# preparaci)n# lavado# etc.- ir.n empu(ando paulatinamente a los Centros a establecer ma&ores restricciones %orarias & de control de calidad al in"reso de productos a sus establecimientos. &osibilidad de cambios en normati as i$entes de controles al in$reso de productos al pa's Fal como ocurre en otros pa$ses# es esperable ue la normativa c%ilena evolucione %acia la imposici)n de ma&ores controles al in"reso de instrumental e implantes# %aciendo m.s lento & comple(o el proceso de abastecimiento.

Forta"e!as 1 Instrumental e implantes de alta calidad y reconocidos en el mercado De las reuniones sostenidas con el .rea comercial de Implantes S.A.# con mdicos & Centros# se a*ian4) la visi)n inicial de la calidad de los productos distribuidos por Implantes S.A.. (entas en sostenido crecimiento Las tasas de crecimiento de Implantes S.A.# superiores al 302 anual# son la principal "arant$a del buen pie en ue se encuentra la empresa. )uena relacin con pro eedores

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El an.lisis de sostenibilidad ue reali4a Implantes S.A.# %a permitido mantener el *oco en pocos & con*iables proveedores# lo ue %a "enerado una estrec%a relaci)n con ellos# premiada por los buenos resultados obtenidos. % *apide+ y flexibilidad para responder a ur$encias Del levantamiento de los procesos lo"$sticos# se prob) la rapide4 & *le'ibilidad de la or"ani4aci)n actual para responder a las ur"encias. -bicacin $eo$rfica cercana a los clientes en Santia$o La ubicaci)n actual presenta venta(as inme(orables en la distribuci)n en Santia"o# a no m.s de 30 minutos de cual uiera de los Centros clientes. )uena comunicacin entre las reas internas En la revisi)n de los procesos se %a observado en "eneral una buena comunicaci)n & nivel de relaciones entre las .reas internas. &ersonal experimentado y conocedor del ne$ocio La or"ani4aci)n# a o(os de sus clientes mdicos & Centros# muestra un alto "rado de conocimiento & e'periencia en el ne"ocio. &ersonal con sentido de compromiso por la empresa Se %a podido constatar un alto "rado de compromiso de las di*erentes .reas en el cumplimiento con sus clientes# &endo *recuentemente m.s all. de sus responsabilidades u obli"aciones.

&ersonal con poca resistencia al cambio Se %a percibido i"ualmente una buena disposici)n a entre"ar in*ormaci)n# a transmitir los problemas & a contribuir en el dise3o de me(oras en los procesos actuales. Debi"idades 1 2alta de formalidad en procesos lo$'sticos Desde la obtenci)n de la in*ormaci)n de una ciru"$a# %asta el despac%o & retiro de los productos# los procesos lo"$sticos de Implantes S.A. *uncionan en base a un es uema "eneral# sustentado en la buena voluntad de las personas# sin controles b.sicos & con .reas de responsabilidad ambi"ua. Cuando el sistema es e'i"ido# esta *alta de *ormalidad se traduce en errores e incumplimientos. 2alta de proceso de &ro$ramacin de Ciru$'as No e'iste un proceso *ormal de pro"ramaci)n de Ciru"$as# en el cual se realice un c%e ueo de capacidad de ca(as & otros recursos cr$ticos# & se pueda establecer *e%acientemente la *actibilidad o no de cumplir con una determinada solicitud. 2alta de orientacin al cliente Centro Implantes S.A. no %a reconocido la importancia ue tiene el Centro en su cadena lo"$stica. Adem.s de su peso como "enerador de ne"ocios ,el Centro ue "enera m.s actividad representa el 632# mientras ue el mdico ue m.s actividad "enera lle"a apenas a un 32-# es *undamental el rol del Centro en las disposiciones lo"$sticas de pro"ramaci)n de ciru"$as# recepci)n & entre"a de instrumental e implantes# in*ormaci)n de inventarios en consi"naci)n# etc.

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2alta de acuciosidad en administracin de in entario Los ba(os niveles de rotaci)n de inventario e'i"en una ma&or acuciosidad en el mane(o de los $tem# se"mentando las *amilias de implantes se"!n rentabilidad & rotaci)n# & redise3ando la pol$tica de consi"naciones. 2alta de proceso de Mantencin de Instrumental No e'iste un proceso *ormal de 7antenci)n del instrumental# ue estable4ca procedimientos claros en la detecci)n u ocurrencia de *allas# ni pro"ramas de mantenci)n preventiva# para uno de los principales activos de la empresa. $.2. An"!isis ca sa.e/ecto de %ro#!em"tica

A partir del entendimiento de los procesos & de los problemas detectados en con(unto con el e uipo de traba(o# el si"uiente paso *ue la elaboraci)n de un dia"rama causal# es decir se identi*icaron las relaciones causaIe*ecto entre los problemas %asta lle"ar a e'plicar la ma&or$a de los s$ntomas de mal *uncionamiento. El prop)sito de estos dia"ramas es lle"ar a las causas ra$ces# de manera de preparar lue"o iniciativas para removerlas# & ase"urar as$ ue los cambios producir.n me(oras en el *uncionamiento "lobal. 9or la e'tensi)n del modelo e'plicativo# *ue necesario dividirlo en los dia"ramas ue se presentan a continuaci)nJ Dia"rama 66. 6K Lrbol Causa E*ecto. Servicio al cliente

Lrbol causaIe*ecto servicio al cliente


Impacto negati"o en ser"icio al cliente

Instrumental sucio$ incompleto$ en mal estado

Despac%os &uera de %orario

Falta de stoc# de ciertos insumos

!o a"iso a m .dico de &alta de insumos o instrumental

!o a"iso de Falta de stoc# en consignaciones

'ama incompleta de productos

(cuerdos Promedon)m .dico sin participaci%n ni conocimiento del centro

Causas que generan Falta de stock de ciertos insumos Causas que generan Despachos fuera de horario Causas que generan Instrumental sucio/ Incompleto/ En mal estado

Falta de coordinaci%n *peraciones$ Comercial

Proceso no de&inido

Pol,tica comercial+ ,alto costo de Mantener gama completa-

Pol,tica comercial+ <cliente es el M .dico=

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El instrumental sucioDincompleto & en mal estado# los despac%os *uera de %orario & la *alta de stoc> de ciertos insumos# "eneran un impacto ne"ativo en el servicio al cliente. As$ tambin contribu&e# el no aviso a los mdicos respecto a la *alta de insumos o instrumental# ue es "enerado por la *alta de coordinaci)n entre el Lrea de =peraciones & el Lrea Comercial. El no aviso de *alta de stoc> en consi"naciones# producido por procesos no de*inidos# (unto con la "ama incompleta de productos# debido a pol$ticas comerciales# se traducen en el impacto ne"ativo al cliente. 8inalmente los acuerdos de Implantes S.A. con los 7dicos# sin participaci)n del respectivo Centro# impactan en el servicio al cliente. Dia"rama 62. 2K Lrbol Causa E*ecto. Instrumental sucioDincompletoDen mal estado

Lrbol causaIe*ecto Instrumental sucioD incompletoD en mal estado


Instrumental sucio$ incompleto$ en mal estado

Instrumental sucio

Instrumental incompleto

Instrumental en mal estado

Con&usi%n de ca1as al interior del Centro

Falta de 0etroalimentaci%n so/re &alta de instrumental ,agra"ada por ,tem E.tra-

Falta de Formalidad en 0e"isi%n de Instrumental ,agra"ado por >tem e.tra-

Falta de Formalidad en 0e"isi%n de Instrumental

Falta de Capacitaci%n de Personal en 0e"isi%n de instrumental

Falta de 0e"isi%n al Interior del Centro

!o e.iste proceso &ormal de mantenci%n de instrumental

Falta de Capacitaci%n de Personal en Detecci%n de &allas

Falta de retroalimentaci%n so/re estado de instrumental

El instrumenta sucio es causado por la *alta de *ormalidad en la revisi)n del instrumental# por la *alta de capacitaci)n del personal ue permitan una revisi)n e*ectiva# & por *alta de revisi)n al interior del centro. El instrumental incompleto# tiene sus causas principales en la con*usi)n de ca(as al interior del Centro# por la *alta de retroalimentaci)n sobre *alta de instrumental ue es a"ravada en los casos ue se re uiere instrumental e'tra al >it com!n# & por la *alta de revisi)n del instrumental.

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El instrumental en mal estado# tiene sus causas principales en la *alta de procesos *ormales de mantenci)n de instrumental# *alta de capacitaci)n del personal en detecci)n de *allas# & *alta de retroalimentaci)n sobre el estado del instrumental. Dia"rama 63. 3K Lrbol causaIe*ecto. Despac%os *uera de %orario.

L rbol causaIe*ecto Despac%os *uera de %orario


Despac%o &uera de %orario

0etrasos en Cirug,as$ 0ecepciones$ retiros

Programaci%n muy a1ustada

Solicitudes urgentes

0etrasos en Procedimientos Centro

Pro/lemas Promedon *tros diagramas

Falta de proceso de programaci%n

Los retrasos en ciru"$as o en la recepci)n & retiro de instrumental# son principalmente producidos por retrasos en los Centros &Do por otros problemas en los procesos internos de Implantes S.A.# tal como se %a visto en los .rboles anteriores. Gunto con una pro"ramaci)n mu& a(ustada# las solicitudes ur"entes & los retrasos en ciru"$as# causan despac%os *uera de %orario. @ue# tal como se vio anteriormente# es causal de deterioro en el servicio al cliente.

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Dia"rama 61. 1K Lrbol causaIe*ecto. E'ceso o *alta de stoc> de ciertos insumos.

Lrbol causaIe*ecto E'ceso o *alta de stoc> de ciertos insumos


E.ceso de stoc# de ciertos insumos Falta de stoc# de ciertos insumos

Di&erencias a &a"or entre lo re5uerido y lo disponi/le

Di&erencias en contra entre lo re5uerido y lo disponi/le

(largamiento De tiempo de ciclo

Pol,tica de consignaciones

Faltas de acuciosidad en adm. de in"entario

Pron%sticos detallados poco certeros

Pol,tica de Stoc# muy a1ustada

3aria/ilidad ocasional en el a/astecimiento ,e1. 4uracanes-

En ocasiones2 compra se detiene por negociaciones Con pro"eedor

0e"isi%n &,sica antes de Colocar *C

(lta "aria/ilidad de la demanda

Presi%n por in"entarios m,nimos ,alto "alor de insumos-

In"entario descuadrado

Falta de Formalidad en re"isi%n de Entradas$salidas

+n e'ceso de stoc> de ciertos insumos# es producido por di*erencias a *avor entre lo re uerido & lo disponible. Esto !ltimo# producido por instrumental e implantes en consi"naciones# *altas de acuciosidad en la administraci)n del inventario# & los pron)sticos detallados poco certeros# principalmente por la alta variabilidad de la demanda. +na *alta de stoc> de ciertos insumos# es producido por di*erencias en contra entre lo re uerido & lo disponible. Causado# al i"ual ue en el e'ceso de insumos# por pron)sticos detallados poco certeros# adem.s por pol$ticas de stoc> mu& a(ustadas causado por la presi)n por inventarios m$nimos. La presi)n por inventarios m$nimos responde principalmente al alto valor de los instrumentales e implantes. =tra causal de *alta de stoc># es el alar"amiento de tiempo de ciclo en las compras# ocasionado en al"unas oportunidades por ne"ociaciones lentas con proveedores & la necesidad de revisiones *$sicas del inventario causado por el inventario descuadrado & la *alta de *ormalidad en revisi)n de los movimientos en bode"a.

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Dia"rama 65. 5K Lrbol causaIe*ecto. Capacidad del Instrumental.

Lrbol causaIe*ecto Capacidad del instrumental


Capacidad limitada de instrumental

Estacionalidad de Cirug,as

Cirug,as urgentes

(gendamiento tard,o de cirug,as programadas

Falta de proceso de programaci%n

0etraso en registro de Programaci%n de cirug,a

Falta de &ormalidad en a"iso de cirug,a

Falta de &ormalidad en registro de cirug,a

Fanto el instrumental como los implantes tienen una limitada disponibilidad. El instrumental limitado# es causado por una *uerte estacionalidad en la pro"ramaci)n de las ciru"$as. Adem.s# se presentan ciru"$as con car.cter de ur"ente. =tra causa# radica en las pro"ramaciones de las ciru"$as# las cuales son in"resadas al sistema & procesadas con mu& poca anticipaci)n. El si"uiente "r.*ico muestra ue de un total de 3B16 prstamos re"istrados desde enero %asta mediados de noviembre del presente a3o# 2600 prstamos tuvieron a lo m.s 6 d$a de anticipaci)n entre el re"istro de la pro"ramaci)n & la ocurrencia de sta.

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Dia"rama 6A. AK Lrbol causaIe*ecto. Costo de =peraci)n.

Lrbol causaIe*ecto Costo de operaci)n


(umento del costo de operacin

0iesgo de prdidas en 6odega y Distri/ucin

0iesgo de prdida de insumos e Instrumental en Centros

0iesgo de mala utili7acin de Insumos$instrumental En Centros

0emitos no &acturados

0eproceso de &acturas

Duplicidad de despac%os

Falta de &ormalidad En ingreso de personal a 6odega

Falta de Formalidad en re"isi%n de Entradas$salidas a 6odega

Falta de &ormalidad en procedimientos en caso de prdidas

Falta de &ormalidad en procedimientos en caso de mala utili7acin

Errores En procesos

Salen productos sin "alori7aci%n Falta de &ormalidad en coordinacin *peraciones$ Comercial Falta de &ormalidad en procesos internos

Falta de &ormalidad en procesos internos

La *alta de *ormalidad en el in"reso de personal a bode"a & en la revisi)n del movimiento ue sale e in"resa# causan un ries"o de prdidas en bode"a ue se traducen en un aumento del costo de operaci)n. El ries"o de prdidas de insumos e instrumental en Centros# el ries"o de la mala utili4aci)n de estos# los remitos no *acturados# reprocesos de *acturas & la duplicidad de despac%os son los principales causantes del aumento del costo operacional. Entre las ra$ces de esta problem.tica se repite nuevamente la *alta de *ormalidad en procesos internos. 8inalmente se representa a continuaci)n el .rbol causaIe*ecto con la problem.tica "eneral. El e*ecto *inal se descompone en un impacto ne"ativo en el *lu(o de ca(a & un impacto ne"ativo en el resultado del ne"ocio. Las causas principales al impacto en el *lu(o de ca(a# son el e'ceso de stoc> de ciertos insumos & el cliente de "obierno con ciclos de pa"o lar"o. A su ve4# el impacto en el resultado del ne"ocio# es causado por el impacto ne"ativo en ventas & un aumento en los costos de operaci)n# ambos producidos por un deterioro en la ima"en de la empresa.

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Dia"rama 6B. Dia"rama "eneral causaIe*ecto

9roblem.tica "eneral
Impacto negati"o en el &lu1o de ca1a Impacto negati"o en el resultado del negocio

E.ceso de stoc# de ciertos insumos

Clientes de go/ierno con ciclos de pago largos

Impacto negati"o en "entas

(umento en costo de operacin

Deterioro de Imagen de la empresa

Problemas Que generan aumento del costo

Falta de stoc# de ciertos insumos

Capacidad limitada de instrumental

Impacto negati"o en ser"icio al cliente

Problemas que generan Exceso o falta de tock de ciertos insumos

Problemas que limitan la capacidad del instrumental

Problemas que generan Impacto negativo en servicio al cliente

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