PROGRAMA DE ORDEN EN EL PUESTO DE TRABAJO EN INGENIERA

(Versin 1.51 de Agosto de 2012)

En nuestra empresa cada cosa esta en su lugar y eso nos facilita la labor de mantenimiento, la localizacin de documentos y la fcil reparacin o ajuste de mquinas.

PROGRAMA DE ORDEN EN EL PUESTO DE TRABAJO EN INGENIERA

. INTRODUCCIN Este material recopila las tcnicas bsicas que permiten implementar el programa de las 6 S en una organizacin de ingeniera que trabaja por proyectos.

El programa permite mejorar la calidad de los resultados, el tiempo para realizar las labores y el fcil reporte de resultados a la oficina principal. No es un requisito obligatorio para la certificacin en sistemas de gestin de la calidad, pero es un buen complemento. EL lector debe llevar a cabo el programa conforme se explica en cada pargrafo de este documento. El lapso que debe llevarse a cabo entre cada etapa puede ser desde una semana hasta un mes segn lo determine el lector conveniente, de acuerdo con su conocimiento de la cultura de la empresa.

NDICE INTRODUCCIN................................................................................. 2 NDICE ................................................................................................ 3 CAMPAA DE LAS SEIS "S" ............................................................ 4 MTODO DE LAS SEIS ESES ......................................................... 4 PRIMERA ETAPA ............................................................................. 5 SEGUNDA ETAPA ........................................................................... 6 TERCERA ETAPA ............................................................................ 7 CUARTA ETAPA .............................................................................. 7 ARREGLAR: FASES1 Y 2 ................................................................ 8 ORDENAR Y LIMPIAR: FASES 3, 4 Y 5 ........................................... 9 MANTENER: FASE 6.......................................................................10 HABITO: PERMANENTEMENTE ....................................................11 DISCIPLINA: PERMANENTEMENTE ..............................................12 BIBLIOGRAFA ....................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. DOCUMENTOS Y LIBROS ................ Error! Bookmark not defined.

CAMPAA DE LAS SEIS "S" La organizacin logra un primer nivel de calidad y disciplina si aplica las tcnicas descritas a continuacin. Esta es la mnima calidad interna que es necesario llevar a cabo para asegurar que exista un primer nivel de sistema de aseguramiento de la calidad que podemos clasificar como bsico. Puede emplear cada paso como una campaa semanal. MTODO DE LAS SEIS ESES

METODO DE LAS SEIS S

SEIRI - Arreglar SEITON - Orden SEISOU - Limpieza SEIKETSU - Mantenimiento SHUKAN - Habito SHITSUKE - Disciplina

El mtodo de las seis eses (6 S) es una tcnica japonesa basada en actividades que propenden por hacer que en cada rea de una empresa, el sitio de trabajo sea un lugar agradable y ordenado en dnde resulte fcil la consecucin de los objetos necesarios para llevar a cabo las labores. A travs de este mecanismo se pretende mejorar la eficiencia en el desarrollo de las labores por la ausencia de largos periodos de bsqueda de algunos elementos necesarios para realizar de manera eficiente las actividades.

Esta tcnica se constituye en una herramienta muy valiosa en una compaa que quiere dar paso a la implementacin de un programa de Calidad Total. Los aspectos que toca el mtodo de las seis eses estn basados en la realizacin de seis actividades generales a saber:

ORIGEN DE LAS SEIS S (TRADUCCIN)

SEIRI ARREGLO SEITON ORDEN SEISOU LIMPIEZA SEIKETSU MANTENIMIENTO SHUKAN HBITO SHITSUKE DISCIPLINA

La metodologa sigue (4) cuatro etapas:

PRIMERA ETAPA Fomentar en la Gerencia General el inters por realizar un Plan Piloto de accin en el proyecto que presenta un aspecto desagradable y de desorden a la vista. Normalmente, se toma un rea que carece de un espacio adecuado para realizar las actividades, sin ningn sistema de control, para llegar a comprometerlo para que al final de la prctica sean las personas que transmitan su experiencia a otros y sirvan a la vez de jueces de sus propias actividades.

PASO A SEGUIR: Seleccionar un Proyecto como piloto. En ella se presenta el nivel de desorden existente en una fecha y luego se presenta en una segunda fecha la el nuevo orden alcanzado. SEGUNDA ETAPA Reunir al personal del proyecto escogido para que sea informado sobre el plan a seguir, el tiempo de ejecucin y el coordinador encargado de llevar a cabo la actividad, esto se har con un enfoque de Gerencia Participativa en el cual cada miembro del grupo tiene especial importancia para el xito del programa, de esta manera cualquier decisin que se tome ser el resultado del consenso de todos los participantes. Los participantes se les asigna tiempo de su semana laboral para lograr llevar a cabo el aseo y cambio del rea de trabajo para que se convierta en un modelo. Procure que no sea necesario invertir casi dinero. Por ejemplo si se requiere una estantera para colocar herramienta, hgala con la madera de las estibas y de los embalajes que llegan a la empresa. Fomente el reciclaje y las soluciones de bajo costo. Las personas deben tomar conciencia de la importancia de tener sus reas de trabajo aseadas y con todos sus implementos cerca y en lugares visibles. Procure que se hagan breves charlas de 10 minutos unas tres veces en la misma semana que estn arreglando su rea para reforzar la importancia de lo que se est llevando a cabo.

Durante la segunda etapa, ser la propia gerencia general la encargada de evaluar los resultados obtenidos a medida que se vayan realizando las actividades. TERCERA ETAPA Acudir directamente al sitio de trabajo para detectar el estado actual de las instalaciones y la forma en que se estn desarrollando las labores. Para poder cuantificar el xito del programa se recomienda documentar el estado actual del rea de trabajo a travs de una serie de fotografas que capten los aspectos a corregir, en su lugar podr realizarse una grabacin de vdeo del entorno de trabajo. Cualquiera sea el mecanismo usado la informacin debe estar de manera permanente a disposicin de las personas que all trabajan, lo cual se puede hacer colocando en una cartelera las fotografas o pasando en los horarios de descanso la grabacin realizada. Haga una lista de chequeo sobre lo que ser evaluado en las visitas: reas demarcadas Todo etiquetado: producto aprobado, rechazado, Basuras clasificadas y recogidas a diario. Uniformes en buen estado Personal empleando los equipos de seguridad industrial. Registros de calidad a diario diligenciados en letra legible. Extintores debidamente cargados, con fecha de vencimiento clara y despejada su rea de maniobra. Todas las toma corrientes en buen estado, limpias y marcados los voltajes. Hojas de vida de mantenimiento de los equipos al da y plan de mantenimiento. Herramientas bsicas en cada puesto de trabajo al alcance de la mano. CUARTA ETAPA Esta considera bsicamente el desarrollo del programa en el cual se establecer el siguiente cronograma de accin:

CRONOGRAMA

ARREGLAR ORDENAR LIMPIAR MANTENER CREAR EL HABITO EN LA GENTE VOLVER DISCIPLINA EN LA EMPRESA ARREGLAR: FASES1 Y 2 Para ello se debe en primera instancia colocar en lugar visible la actividad que se esta realizando, para que sea un medio sugestivo de compromiso de todo el personal con algn tipo de lema, tal es el caso de: TODOS VAMOS A ARREGLAR LAS INSTALACIONES EN LAS LABORAMOS. Adems de: 1. Tirar lo que no sea til 2. Guardar en estantes o archivadores aquello que se utiliza a veces. 3. Dejar lo que se utiliza de manera frecuente lo ms cerca posible al sitio de trabajo. 4. Llevar a la bodega principal aquello que rara vez se utiliza. 5. Arreglar los pequeos desperfectos, tal como los bombillos fundidos, las carteleras cadas, los escritorios rotos, las baldosas levantadas, los grifos de agua con fugas. 6. Clasificar los elementos que se tienen en los sitios de trabajo de acuerdo con su naturaleza y uso. 7. Reciclar 8. Cada proyecto solo contrata los equipos por el tiempo realmente necesario.

ORDENAR Y LIMPIAR: FASES 3, 4 Y 5 Al igual que en el caso anterior se debe reemplazar el lema por uno nuevo que tenga alusin a la nueva fase de trabajo que se est llevando a cabo, por ejemplo: LA LIMPIEZA Y EL ORDEN HARN DEL PROYECTO, UN SITIO AGRADABLE DE TRABAJO. UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR. Las actividades de orden deben pretender cubrir los siguientes aspectos: 1. definir un lugar fijo para los tiles de trabajo, las herramientas, los equipos y los instrumentos usados para el desarrollo de las actividades. Un lugar visible, cmodo, preferiblemente construido por los propios trabajadores con materiales reutilizables: cajas de madera de material importado, madera de estibas deterioradas, tubos retirados del servicio, estantera instalada y todos esos materiales que solo requieren un poco de trabajo. 2. Sealizar de manera adecuada los espacios con letreros que correspondan a la identificacin del departamento, por ejemplo en la puerta de entrada de la oficina colocar: RESIDENTE, de igual manera se debe demarcar las reas de trnsito libre y circulacin restringida, los sitios dnde se prohbe fumar o comer, los sitios dnde se encuentran los servicios de aseo. 3. Retirar todos aquellos objetos que se encuentren dificultando el paso de las personas o los vehculos o que generen posibilidades de accidentes. Asegurar consignas de seguridad industrial empleando el documento: BRIEFINGS.doc 4. Instalar a le entrada de cada obra un mapa general de la distribucin de la obra, la ubicacin de cada departamento, dnde estn descritos los accesos y salidas de cada sector y el sitio de encuentro en caso de emergencia. Las actividades de limpieza contemplan la elaboracin de un lema: ASEO ES SALUD y las siguientes acciones:

10

1. Eliminar el polvo, las basuras, los desechos, los regueros de materiales o de aceite y en general todo aquello que genere mala apariencia del sitio. 2. Asear, lavar o pintar los sitios que presenten un estado deteriorado. Aunque un campamento es temporal, debe ser habitable y un lugar de trabajo amable. 3. Recoger y colocar en su lugar las piezas o tiles que se encuentran tiradas en cualquier lugar. 4. Solucionar los pequeos desperfectos que se presenten en las mquinas, equipos o dispositivos. Todo equipo debe de estar en ptimas condiciones para poder realizar la operacin para la cual fue diseado. Todo el personal propio y contratista debe tener sus implementos de seguridad y sus afiliaciones al da.

MANTENER: FASE 6 En esta etapa se insistir en cada persona sobre la importancia de mantener el orden y aseo logrado hasta la fecha en la empresa, haciendo uso del mensaje general: LO DIFCIL NO FUE HACERLO; ES MANTENERLO. AYDANOS Es importante recalcar a cada empleado la importancia de mantener la por estacin de cada sitio de trabajo despejado, libre de incomodidades, en orden, aseado y una presentacin personal agradable y limpia. 1. Involucrar alas personas en el programa que desarrolla la empresa. 2. Ofrecer a cada participante los medios para realizar sus labores en las condiciones deseadas. Cumpliendo con este cronograma se notar fcilmente la transicin entre un sitio desordenado y en apariencia estrecho a uno ordenado, limpio y agradable, con espacio suficiente para desarrollar la labor, lo que motiva al trabajador y por lo tanto aumentar los rendimientos de

11

produccin de cada individuo y disminuir los riesgos de accidentalidad en la empresa. Aspectos que los ver no slo las personas que trabajan en el rea sino en general todos los miembros de la organizacin y por supuesto la Gerencia de la empresa. Para realizar todos esos cambios, cmo los otros que exige un proceso de Calidad Total es importante generar en cada persona compromisos consigo mismo y con su alrededor, a travs de la Gerencia Participativa lo que implementar en las personas una idiosincrasia de trabajo en grupo que le permitir a los participantes en el Plan Piloto compartir sus experiencias con el resto de las reas para que el trabajo en ellas d resultados prsperos en ms corto tiempo. A partir de este momento el rea se encontrar en capacidad de cumplir con las dos (2) ltimas actividades que sern de carcter permanente.

HABITO: PERMANENTEMENTE Es necesario que las actividades realizadas anteriormente se conviertan en una costumbre de actuar de todo el personal de la empresa, esto estar dado en la medida en que se revisen y corrijan los detalles que rodean el trabajo de manera frecuente, constante para con el tiempo lograr que se haga de manera permanente. Hbito quiere decir que se hace una actividad en forma igual, casi sin pensar, sin reflexionar. Se posee una costumbre de aplicarlo en todos los proyectos. HACER LAS COSAS BIEN ES NUESTRA RESPONSABILIDAD. HAGAMOS DE ESTE COMPROMISO PARTE DE NUESTRA VIDA

Elabore un tablero en el cual cada rea de trabajo sea calificada cada semana sobre su nivel de cumplimiento de las buenas prcticas de industria. Eso desata una sana competencia que obliga al personal a realizar la operacin de mantener y adquirir el hbito.

12

DISCIPLINA: PERMANENTEMENTE Para lograr mantener los resultados se requiere de la participacin de todos los miembros de una organizacin basados en los siguientes principios: LA MEJOR MANERA DE EVITAR UN INCIDENTE, ES HACER TODO COMO SE DEBE 1. No se puede asegurar el logro de un objetivo si no se tiene la seguridad de que cada quin hace lo que debe. 2. El xito depender de que se usen correctamente las herramientas, equipos, tiles y en general los elementos de seguridad. 3. Todos y cada uno de los involucrados en el proceso deben respetar y cumplir las normas y estndares establecidos, tal es el caso de los horarios de asistencia al trabajo, las llegadas tarde y las salidas temprano de las oficinas, los manuales de funciones y los manuales de procedimiento. 4. Todos los individuos pertenecientes a una organizacin deben guardar las mnimas normas de urbanidad y respeto por el otro. Cada contratista debe recibir una induccin de por lo menos medio da antes de iniciar operaciones para garantizar su integracin a una obra.