ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS INFORMATICA APLICADA II

TEMA : DISENO DE DATOS RELACIONALES, CONCEPTUALIZACION, TIPO DE BASE DE DATOS, APLICACIN DE BASE DE DATOS, DATOS RELACIONALES

ING. RICHARD CAIZA

JERWIN CEVALLOS GABRIEL RIVERA IPIALES JENNIFER RODRIGUEZ

4to COMERCIO EXTERIOR

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Microsoft Access 2007

Una base de datos es un conjunto de informacin relacionada con un asunto o con una finalidad, tal como el seguimiento de los pedidos de clientes, una coleccin de msica, la organizacin de libros, etc. Se utiliza el programa Access, para administrar toda la informacin desde un nico archivo de base de datos. Dentro de este archivo, divida los datos separados en tablas. Vea, agregue y actualice los datos en las tablas mediante formularios en lnea; busque y recupere solamente los datos que necesite mediante consultas; y analice o imprima los datos mediante informes. Access es un completo y demandado programa informtico en entornos de empresa, que permite la creacin y gestin de bases de datos, as como su modificacin, control y mantenimiento.

BASES DE DATOS

Es un conjunto de datos que estn organizados para un uso determinado, una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar informacin. En las bases de datos, se puede almacenar informacin sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. DBMS

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Los programas ms conocidos para realizar bases de datos son: microsoft excel microsoft access

Tabla

Una tabla es un conjunto de datos sobre un tema especifico, como clientes, productos, artculos, etc. Lo ideal es utilizar una tabla independiente para cada tema, de esta manera se evita la duplicacin de datos.

Las tablas organizan los datos en columnas (campos) y Filas (registros). Como puede observar en el grfico un campo sera Apellido un registro de este campo sera Fuentes.

Consultas

Las consultas se usan para ver, cambiar y analizar datos de distintas maneras. El tipo de consulta ms comn es la consulta de seleccin. Una consulta de seleccin recupera datos de una o ms tablas usando los criterios que especifique y, a continuacin, los muestra en el orden deseado.

Formulario

Un formulario es una ventana en la cual se puede observar la informacin, crear botones para buscar, imprimir, eliminar, etc. a cada uno de estos botones se los denomina botones de control.

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La mayor parte de la informacin de un formulario proviene de un origen de registros, estos seran las tablas o las consultas de la base de datos

Informe

Un informe es una manera efectiva de presentar los datos por pantalla o impresora. Como tiene control sobre el tamao y el aspecto de todos los elementos de un informe.

La mayor parte de la informacin en un informe proviene de una tabla, consulta o instruccin SQL, que es el origen de los datos del informe. Consultas

Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes.

Mdulos

Los mdulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos Macros

Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programacin simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos.

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Tipos de relaciones de tabla

Existen tres tipos de relaciones de tabla.

Una relacin uno a varios

Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier nmero de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relacin entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relacin de uno a varios. Para representar una relacin de uno a varios en el diseo de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relacin y agrguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relacin. En este caso, por ejemplo, agregara un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominara Id. de cliente. Access utilizara entonces el nmero de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto.

Una relacin de varios a varios

Considere la relacin entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un nico producto puede aparecer en

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muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Adems, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relacin se denomina relacin de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relacin. Para representar una relacin de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unin, que divide la relacin de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relacin. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relacin varios a varios que se define mediante la creacin de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

Una relacin uno a uno

En una relacin uno a uno, cada registro de la primera tabla slo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relacin no es comn porque, muy a menudo, la informacin relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar

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informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relacin, ambas tablas deben compartir un campo comn.

Bases de datos relacionales

Llamamos base de datos relacional a una base de datos en la que cada registro de la base de datos contiene informacin relacionada con un tema y slo con ese tema.

Adems, los datos de dos clases de informacin (tales como clientes y pedidos) pueden ser manipulados como una nica entidad basada en los valores de los datos relacionados.

Por ejemplo, sera una redundancia almacenar el nombre y direccin de un cliente cada vez que ste hiciese un pedido.

Para que esto no ocurra, en una base de datos relacional, crearemos un campo que almacenar el nmero de cliente en la hoja de pedidos, y con este nmero podramos enlazar la informacin que ya tenemos del cliente.

Con solo un nmero con el que lo podamos identificar podemos tener toda la informacin del cliente contenida en la hoja de pedido. Esto nos ser realmente til cuando realicemos consultas o informes. En un sistema relacional, se tratan todos los datos en tablas.

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La pantalla de trabajo de Access

Barra de ttulo de la aplicacin

La barra de ttulo solo contiene el nombre de la aplicacin. La barra de ttulos contiene tambin los botones necesarios para el manejo de ventana (botones maximizar, minimizar y cerrar) La barra de men

Contiene las opciones que al ser pulsadas presentan distintos submenes, en las que se encuentran todas las funciones y comandos necesarios. La barra de herramientas

Se trata de una cinta o banda que contiene distintos conos que permiten ejecutar directamente los comandos y funciones ms usuales.

Pantalla Inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

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Pasos para crear una base de datos: 1. Inicio Todos los programas Microsoft Office Access 2007

2. Aparece la siguiente ventana:

3. Debemos hacer clic en base de datos en blanco.

4. Aparece la siguiente opcin en la cual debemos hacer clic en la carpeta amarilla de parte derecha.

5.Una vez que hicimos clic en la carpeta aparecer la siguiente opcin:

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6.Buscamos

la

carpeta

que

contiene el curso, la abrimos y guardamos nombre el archivo con y el por

correspondiente

ltimo aceptamos.

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7.Volvemos hacer clic en crear y se crear la base de datos.

8.Para crear una tabla

9.Para definir la estructura de una tabla, guardar y cerrar la tabla

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Creacin de consultas

1. Para Crear una consulta debemos dirigirnos al men crear Diseo de consulta.

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2. Nos va a aparecer la siguiente ventana

Debemos seleccionar las tablas que nos aparece en la ventana mostrar tablas y despus cerrar.

Recordar que nicamente se puede relacionar las que tiene la llave o clave, una vez hecho ese paso puedo desplazar al campo los datos que se necesitan para realizar la consulta.

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Creacin de formulario

Para crear un formulario o varios formularios debo tener en cuenta de que tabla voy a crear el formulario, una vez que tienen la tabla cliqueada deben dirigirse al men crear formulario y clic en ver vista de diseo para poder comenzar a crear los botones correspondientes. Creacin de informe

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Par la creacin de informes tengo que tener en cuenta las consultas o las tablas que fueron creadas en su momento.

Deben dirigirse al men crear informes, ver vista de diseo para poder realizar los cambios correspondientes. Por ejemplo: color de fondo, formato de letra, tamao de la letra, imagen, etc. La clave principal

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo.

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.

Hacer

clic

sobre

el

botn Clave

principal en

el

marco Herramientas de

la

pestaa Diseo

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A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.

Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botn anterior clave principal.

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Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.

Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo. Propiedades de los campos (de la tabla)

Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos las caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos

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definir una lista de valores vlidos para el campo, esta ltima pestaa est explicada en el tema 3 junto con el asistente de bsqueda. Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos. A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de datos.

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Tamao de campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255. Para los campos Numrico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y

2.147.483.647. Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y 1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -

4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb)

Los campos Autonumrico son Entero largo. A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.

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Propiedades de los campos Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe.

Se

puede

establecer

para

todos

los

tipos

de

datos

excepto

el Objeto

OLE y Autonumrico. Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son:

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Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos.

Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo monetario asignado en Windows como puede ser .

Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro.

Fijo: presenta los valores sin separador de millares.

Estndar: presenta los valores con separador de millares.

Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%).

Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica. Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo: lunes 21 de agosto de 2000.

Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago2000.

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Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo: 01/08/00.

Los

campos Texto y Memo no

disponen

de

formatos

predefinidos,

para

los

campos Texto se tendran que crear formatos personalizados. Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de formatos

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Mscara de entrada

Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____. Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn que

aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de mscaras de entrada

Para buscar en las consultas los diferentes datos que nos soliciten Como realizar bsquedas especiales (caracteres comodn)

El carcter ? equivale a cualquier carcter en esa posicin. Por ejemplo buscar ??ez encontrar a Gmez y a Lpez. Buscar a L?pe? encontrar a Lpez con o sin acento, con Z o con S.

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El carcter *equivale a cualquier cantidad de caracteres de cualquier carcter. Por ejemplo, buscar p* encontrar a Pez, a Prez, y cualquier otro que comience con p. Buscar *ez encontrar a todos los Prez, Lpez, Gmez, etc. Otros casos de uso de comodines y expresiones El carcter # representa cualquier nmero pero no una letra. Los corchetes ([]) se usan para buscar uno entre varios caracteres posibles. Se pueden exceptuar caracteres con el signo de admiracin (!).

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Si ingresamos 104 ?a?ta M*to *ero #a Mar[i][ao] s[aeiou] 1[!348] */*/67 Encontraremos 104 Carla, Marta, Palta Mosquito, Moto, Mosto, Monto 3 ero, Petrolero, Maletero, Cero 1a, 2a,5 Mario, Mara, Mara S seguida de cualquier vocal 11, 12, 15, 16, 17, 19 Todas las fechas de 1967

Cmo buscar en un campo con formato de fecha

Debemos escribir con el mismo formato en el que se muestran los datos en la tabla. Por ejemplo, 07/05/97 o 07-may-97, etc. Si desactivamos la casilla buscar los campos con formatos, podemos escribir 14-07-97 y buscar en columnas con formato de fecha 14-jul-97(fecha mediana). Otra manera de buscar la fecha es a travs de criterios lgicos complejos: Se utilizan los dos operadores lgicos enlazando condiciones simples. Por ejemplo, >#31/12/11# y <#01/01/12# De la misma forma se puede utilizar el operador lgico O para la seleccin de, por ejemplo, provincias: Corrientes O San Luis O La Pampa

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APLICACIONES DE LAS BASES DE DATOS Estas son algunas de las aplicaciones: 1. Banca: informacin de clientes, cuentas, transacciones, prstamos, etc. 2. Lneas Areas: informes, Clientes, horarios, vuelos, destinos, etc. (1ras bases distribuidas geogrficamente) 3. Universidades: inf. Estudiantes, carreras, horarios, materias, etc. 4. Transacciones de Tarjeta de Crdito: para comprar con tarjetas de crdito y la generacin de los extractos mensuales. 5. Telecomunicaciones: para guardar registros de llamadas realizadas, generar facturas mensuales, mantener el saldo de las tarjetas, telefnicas de prepago y almacenar informacin sobre las redes. USUARIOS DE LAS BASES DE DATOS: Podemos definir a los usuarios como toda persona que tenga todo tipo de contacto con el sistema de base de datos desde que ste se disea, elabora, termina y se usa. Ingenuo. Es el usuario ms bsico o aquel que interacta con el sistema a travs de las interfaces que proveen las aplicaciones (estructuradas). Ejemplo: un cajero de un banco. Programador de Aplicaciones. Es el constructor de los programas. Sofisticados. Es aquel que hace requerimientos de informacin no anticipados por las aplicaciones y por lo tanto, requiere de un lenguaje de consulta para interactuar con los datos. Administrador de Base de Datos. Es el responsable de la definicin lgica y fsica de los datos almacenados y de su contenido. LAS ETAPAS DE UNA APLICACIN DE BASES DE DATOS SON LAS SIGUIENTES: 1. Planificacin del proyecto. 2. Definicin del sistema. 3. Recoleccin y anlisis de los requisitos.

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4. Diseo de la base de datos. 5. Seleccin del SGBD. 6. Diseo de la aplicacin. 7. Prototipos. 8. Implementacin. 9. Conversin y carga de datos. 10. Prueba. 11. Mantenimiento. Estas etapas no son estrictamente secunciales. Tambin las relaciones binarias tienen aplicacin en el diseo de bases de datos:

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Las relaciones de equivalencias se usan para calcular las `` claves'' de la base de datos, es decir, aquellos campos que nos permiten identificar un registro de forma nica (el D.N.I. de una persona, por ejemplo).

Las relaciones de orden se usan para optimizar las bsquedas y consultas en la base de datos, ordenando previamente los registros con respecto a un campo.

Diseo de bases de datos relacionales: Principios bsicos de diseo Esquema El modelo relacional Cualidades de un buen diseo de base de datos Introduccin al modelo Entidad/Interrelacin (E/R) Proceso del modelo E/R Paso del modelo E/R al diseo de la base de datos Problemas al trabajar con bases de datos y ArcView

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El modelo relacional

Todos los datos se representan en tablas. Incluso los resultados de cualquier consulta son otra tabla. Las tablas estn compuestas por filas y columnas. Las filas y las columnas, en principio, carecen de orden (ejemplo: el orden en el que se muestren las filas y las columnas no importa).

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Las filas slo se ordenan si se le indica a la base de datos que lo haga, mediante el correspondiente comando. De no ser as, el orden ser arbitrario, y puede cambiar en caso de tratarse de una base datos dinmica.

El orden de las columnas lo determina cada consulta. Cada tabla tiene una clave primaria, un identificador nico, compuesto por una o ms columnas.

La mayora de las claves primarias estn formadas por una nica columna (ejem, CIUDAD_ID).

Para establecer una relacin entre dos tablas es necesario incluir, en forma de columna, en una de ellas la clave primaria de la otra. A esta columna se le llama clave secundaria.

Estos dos conceptos --clave primaria y secundaria-- son los ms importantes en el diseo de bases de datos. Es importante dedicarles tiempo, para entender bien en qu consisten y cmo funcionan.

Introduccin al modelo Entidad/Interrelacin (E/R)

El modelo Entidad/Interrelacin (E/R): un mtodo de diseo de bases de datos. Muestra de una versin simplificada. Representa los datos mediante una serie de entidades que disponen de atributos.

Una entidad es una clase de objetos o conceptos claramente identificable. Las entidades establecen interrelaciones con otras entidades.

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