Manual de organizacin COODIMAS de R.

02-2013

UNIVERSIDAD DR JOSE MATIAS DELGADO

FACULTAD DE INGENIERIA

MANUAL DE FUNCIONES DE COOPERATIVA COODIMAS de R.L

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION
ING VICTOR RANDOLFO MONTOYA INTEGRANTES

Alvarenga Amaya, Alexia Michelle Colocho Aguirre, Madeline Noem Melndez Ramos, Rene Eliseo Montes Zaldvar, Pamela Elizabeth Vsquez Hernndez, Sandra Patricia

201100786 201101105 201101956 201100662 201100158

Antiguo Cuscatln, 5 Noviembre 2013

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INDICE

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA FUNCIONAL................................... 3

ORGANIGRAMA ............................................................................................................................... 4 FUNCIONES DE CADA UNA DE LAS UNIDADES ................................................................................ 5

DESCRIPTORES FUNCIONALES POR AREAS DE TRABAJO ............... 8

Unidad: Asamblea general ............................................................................................................. 9 Unidad: Junta de vigilancia .......................................................................................................... 10 Unidad: Consejo de administracin ............................................................................................. 11 Unidad:Auditoria externa............................................................................................................. 12 Unidad: Comit de creditos.......................................................................................................... 13 Unidad:Comit de moras ............................................................................................................. 14 Unidad: Gestion de cobros ........................................................................................................... 15 Unidad: Gerencia general ............................................................................................................. 16 Unidad: Contaduria general ......................................................................................................... 17 Unidad: Secretaria ........................................................................................................................ 18 Unidad:Departamento de servicios internos .............................................................................. 19 Unidad: Comit de educacin....20 Unidad: Auditoria interna..21

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA FUNCIONAL

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ORGANIGRAMA

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FUNCIONES DE CADA UNA DE LAS UNIDADES

Asamblea general Entidad rectora y encargada de administrar la institucin adems de organizar eventos concernientes a la responsabilidad social.

Consejo de administracin Entidad encargada de coordinar todas y cada una de las funciones respectivas de los comits y la Junta de Vigilancia, recibe informes de la Gerencia General y es la encargada de la aprobacin de los crditos de ms de US$2,500.

Junta de vigilancia Entidad que controla todas las actividades de la cooperativa y verifica que sta cumpla con las disposiciones reglamentarias y legales aplicables a las operaciones financieras, brindar orientacin y recomendacin con el propsito de cumplir con los objetivos trazados por el consejo de administracin.

Comit de crditos Entidad que se encarga de verificar y analizar los requisitos y garantas presentadas por los asociados antes de aprobar un crdito realizando una buena labor tcnica que garantice en la medida de lo posible que en el futuro no se presente saldo moratorio, informa al consejo de administracin cada tres meses de los movimientos crediticios realizados.

Comit de mora Entidad encargada de reducir al mximo el nivel de morosidad que tiene la cooperativa, manteniendo una cartera sana anual y llevando un estricto seguimiento en el control de la mora.
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Manual de organizacin COODIMAS de R.L Comit de educacin Entidad encargada del brindar apoyo a los asociados y sus familias proporcionando facilidades de educacin como lo son las becas.

Auditoria externa Entidad encargada de velar por el cumplimiento de las normativas internas de la empresa as como tambin de todo el tratamiento legal de la misma, registra normaliza y recomienda la solucin de irregularidades dentro de la empresa.

Gerencia general Entidad coordinadora de las actividades propias del negocio, presenta informes al Consejo de Administracin, as como tambin autoriza planillas, salarios y analiza informes financieros.

Contadura general Entidad que lleva los registros contables de la empresa, as como su control y actualizacin a su vez extiende los reportes financieros que la empresa necesita mensualmente para hacer sus respectivos anlisis.

Gestin de cobros Entidad que se encarga de analizar la factibilidad de otorgar los crditos solicitados por los clientes, lleva el control de asociados y elabora las planillas del Banco y del Fondo de Pensin para Lisiados de Guerra.

Gestin de mora Entidad encargada de realizar llamadas a los clientes que tienen sus saldos en mora, ejecutar las acciones respectivas de envo al departamento jurdico.

Control de asociados

Manual de organizacin COODIMAS de R.L Entidad encargada del control, orden y la distribucin de la documentacin necesaria a cada una de las unidades de apoyo.

Departamento de servicios internos Entidades encargadas de realizar las operaciones de limpieza, vigilancia y transporte de la organizacin.

Secretara Entidad encargada del recibo y despacho del efectivo dentro de la organizacin, y del papeleo y organizacin de la agenda del gerente general.

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DESCRIPTORES FUNCIONALES POR AREAS DE TRABAJO

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Unidad: Asamblea general

Objetivos: Ser el mximo organismo de autoridad que vela por la correcta ejecucin de cada unidad de la empresa, as como legislar y elegir las autoridades que ocuparan los cargos dentro de la empresa. Nivel de Autoridad: o Depende de: o Supervisa a: Consejo de administracin y junta de vigilancia. Funciones Generales Aprobar los estatutos, reglamentos y reformas, as como tambin autorizar ante las instancias correspondientes. Funciones Especficas o Conocer y aprobar los informes presentados por la Gerencia o Tomar medidas de control disciplinario si fuese necesario o Servir con ultima instancia en la resolucin de conflictos entre gerencias de la empresa o Aprobar los reglamentos internos o Verificar el cumplimiento de las normas de seguridad, as como mantenerse enterados de cualquier inconveniente dentro del rea de produccin.

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Unidad: Junta de vigilancia

Objetivos: Controlar todas las actividades de la cooperativa y verificar que sta cumpla con las disposiciones reglamentarias y legales aplicables a las operaciones financieras, brindar orientacin y recomendacin con el propsito de cumplir con los objetivos trazados por el consejo de administracin. Nivel de Autoridad: o Depende de: Asamblea general Funciones Generales Tiene a su cargo controlar el funcionamiento de la Cooperativa en lo econmico, social y cultural. Funciones Especficas o Cuidar el correcto funcionamiento y la eficiente administracin de la Cooperativa. o Sealar de acuerdo con el Consejo el procedimiento para que los socios puedan examinar los libros, inventarios y balances. o Vigilar por que los socios cumplan sus obligaciones estatutarias y no violen las normas legales. o La Junta de Vigilancia ser responsable del cumplimiento de sus funciones ante la Asamblea General de Socios a la cual rendir un informe.

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Unidad: Consejo de administracin

Objetivos: Coordinar todas y cada una de las funciones respectivas de los comits y recibir informes de la Gerencia General. Nivel de Autoridad: o Depende de: Asamblea general o Supervisa a: Comit de crditos, Gerencia y Comit de educacin Funciones Generales: El consejo de administracin, es el encargado de coordinar el desarrollo organizacional de la cooperativa, as como coordinar las funciones correspondientes a cada comit. Funciones Especficas: o Elaborar planes y proyectos para el desarrollo de las actividades econmicas y sociales de la Cooperativa. o Elaborar el presupuesto de ingresos y gastos del ejercicio econmico para el cual ha sido elegido. o Reglamentar de acuerdo con los Estatutos: Las sesiones del Consejo. Los servicios de la Cooperativa. Las ventas a crdito. La inversin de fondos. Las medidas de seguridad para los trabajadores. La inversin de fondos. La transferencia de certificados de aportacin. La fiscalizacin econmica por parte de los socios. Determina el sueldo del Gerente y dems empleados. Dicta las resoluciones y acuerdos de la Cooperativa. Decide sobre el retiro y admisin de socios. Determina la cuanta de la fianza que deben presentar el Gerente y el Tesorero. Supervisa el desempeo del personal y equipo de la Cooperativa.
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Unidad: Auditoria externa

Objetivos Averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella informacin producida por los sistemas de la organizacin. Nivel de autoridad o Depende de: Consejo de administracin o Supervisa a: Funcin general Examinar y evaluar cualquiera de los sistemas de informacin de la cooperativa y emitir una opinin independiente sobre los mismos. Funciones especificas o Revisar los sistemas de contabilidad y de control interno, recomendando las mejoras consecuentes. o Examinar la informacin financiera y de operacin. Esto puede incluir revisin de los medios usados para identificar, medir, clasificar y reportar dicha informacin y la investigacin especfica de partidas individuales incluyendo pruebas detalladas de transacciones, saldos y procedimientos. o Revisar la economa, eficiencia y efectividad de operaciones incluyendo los controles no financieros de la organizacin. Esto implica coordinar con el personal administrativo la ejecucin de actividades que permitan hacerle un seguimiento y evaluacin de la trazabilidad de las operaciones desde su inicio hasta su cierre. o Revisar el cumplimiento de leyes, reglamentos y otros requerimientos externos y las polticas y directrices de la administracin y otros requisitos internos.
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Unidad: Comit de crditos

Objetivos: Verificar y analizar los requisitos y garantas presentadas por los asociados antes de aprobar un crdito realizando una buena labor tcnica que garantice en la medida de lo posible que en el futuro no se presente saldo moratorio, informa al consejo de administracin cada tres meses de los movimientos crediticios realizados. Nivel de Autoridad: o Depende de: Consejo de administracin o Supervisa a: Comit de moras y Gestin de moras Funciones Generales Analizar la situacin de toda la cartera y tomar medidas en los casos necesarios. Funciones Especficas o Establecer polticas de crdito para ser aprobadas por la Junta de vigilancia o Aprobar los procedimientos de Crdito. o Aprobar operaciones de crdito directas e indirectas. o Asegurar la mxima agilidad y diligencia en todo el proceso de la gestin de crdito. o Supervisar constantemente la calidad de la cartera de crdito y la gestin de crdito. o Supervisar constantemente la calidad de la cartera de crdito y la gestin judicial. o Fijar parmetros para la clasificacin de crditos de acuerdo con modelos de riesgo internos con sus respectivas estimaciones.

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Unidad: Comit de moras

Objetivos Reducir al mximo el nivel de morosidad que tiene la cooperativa, manteniendo una cartera sana anual y llevando un estricto seguimiento en el control de la mora. Nivel de autoridad o Depende de: Comit de crditos o Supervisa a: Gestin de moras Funcin general Buscar solucin a los problemas de morosidad de la Cooperativa de acuerdo con las facultades que el Consejo de Administracin le haya conferido. Funciones especificas o Mantener el ndice de morosidad en niveles aceptables: igual o menor que el promedio de la banca nacional. o Conocer el estado de los crditos que tengan cualquier tipo de morosidad. o Dar seguimiento a los procedimientos de cobro establecidos y emitir sugerencias para su mejor efectividad. o Conocer las cartas de los asociados que se refieran a prstamos en mora y proponer al Consejo de Administracin, alternativas de solucin. o Dar seguimiento a los prstamos reclamados por va judicial, manteniendo estrecha comunicacin con los abogados contratados para ello, y otras que el Consejo de Administracin establezca

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Unidad: Gestin de cobros

Objetivos o Mantener un efectivo control de las operaciones en proceso de Cobro Administrativo y judicial. o Establecer los controles necesarios para mantener un adecuado seguimiento de los procesos de la oficina de Cobro Administrativo y Judicial. o Actualizar constantemente la Base de Datos (sistema ntegro) de COODIMAS de R.L con el fin de poder acceder a informacin real de los socios y clientes. Nivel de autoridad o Depende de: Comit de crditos o Supervisa a: Funcin general Entidad que se encarga de analizar la factibilidad de otorgar los crditos solicitados por los clientes, lleva el control de asociados y elabora las planillas del Banco y del Fondo de Pensin para Lisiados de Guerra. Funciones especificas o Desarrollar la gestin de cobro en las etapas de monitoreo del estado de pago por contribuyentes, notificacin, gestin de cobro administrativo e iniciacin del cobro judicial; a partir del estricto control de la situacin actual de los clientes con respecto a las fechas de pago, la comunicacin oportuna a los clientes sobre sus obligaciones. o Revisin, recuperacin, gestin de traspasos, prescripcin, desbloqueos, bloqueos de los clientes. o Tramitar los expediente de los clientes para trmite judicial.

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Unidad: Gerencia general

Objetivos Coordinar las actividades propias del negocio, presentar informes al Consejo de Administracin, as como tambin autorizar planillas, y analizar informes financieros. Nivel de autoridad o Depende de: Consejo de administracin o Supervisa a: Departamento de crditos, Departamento de servicios internos. Funcin general Liderar el proceso de planeacin estratgica de la organizacin, determinando los factores crticos de xito, estableciendo los objetivos y metas especficas de la empresa. Funciones especificas o Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de accin. o Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles. o Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas. o A travs de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de accin a corto, mediano y largo plazo. o Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada rea funcional liderada por su gerente. o Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa. o Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar sus capacidades. o Ejercer un liderazgo dinmico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias determinados. o Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos organizacionales. o Supervisar el producto terminado, evaluando cada una de sus partes e inspeccionando la calidad de este.

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Unidad: Contadura general

Objetivos Planificar, organizar, dirigir y controlar el proceso contable, suministrando informacin confiable y oportuna para la toma de decisiones y cumplimiento de obligaciones. Nivel de autoridad o Depende de: Gerencia general o Supervisa a: Funciones o Preparar y mantener los registros contables y sistemas de control interno. o Proporcionar a los niveles de direccin, herramientas de gestin con informacin precisa y oportuna sobre presupuestos, costos, seguros, impuestos u otra informacin requerida. o Controlar los gastos y aplicar eficazmente las normas internacionales de contabilidad y sistemas de control de costos para salvaguardar los intereses econmicos de la empresa. o Mantener registros de control para asegurar, que los compromisos y gastos de la empresa se mantengan dentro de los planes y autorizaciones financieras. o Asesorar al Jefe de planta, Gerente de ventas sobre las oportunidades y situaciones especiales donde debe efectuarse reduccin de costos. o Revisar los contratos de produccin del cliente para poder hacer un balance de presupuesto. o Tener registrados los saldos actuales de cada cuenta otorgada a cada unidad de la empresa. o Verificar que el saldo global pueda cubrir cualquier inconveniente en la empresa. o El Gerente de prstamo es quien realiza la presentacin del proyecto junto con su cotizacin, adems de encargarse de la negociacin con el cliente en cuento a precio y crdito. o Presentacin y venta de los productos y servicios por medio de tcnicas de negociacin. o Realizar tcnica de ventas de prstamos. o Disear estrategias de venta de prstamos. o Responder reclamos. o Tener el conocimiento de la ficha tcnica de los productos.

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Unidad: Secretara
Objetivos: Encargarse del papeleo y organizacin de la agenda del gerente general y de las diferentes actividades de la cooperativa. Nivel de autoridad o Depende de: Gerencia General o Supervisa a: Funcin general: Ejecutar funciones regulares y ocasionales de la cooperativa, responder a las necesidades de los departamentos de naturaleza financiera. Funciones especficas: o Coordinar las labores de secretariado general de la gerencia y dems departamentos si lo hubiere. o Archivar y custodiar la documentacin original de socios, clientes y de la cooperativa. o Archivar las correspondencias expedidas y emitidas, as como los expedientes de crditos. o Actuar como recepcionista de socios, clientes y llamadas telefnicas. o Tramitar invitaciones para reuniones de los consejos. o Recibir y realizar llamadas, tomar mensajes, recibir o despachar correspondencias, recortar peridicos y publicaciones de inters de la cooperativa y de los negocios financieros en general. o Asignar al personal de conserje las labores de limpiezas, servicios de mensajera y transporte. o Controlar al personal de seguridad de la cooperativa.

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Unidad: Departamento de Servicios Internos

Objetivos: Realizar las actividades internas de mantenimiento a travs de una auditoria externa, la cual ser la encargada de las actividades de limpieza, transporte y vigilancia de la cooperativa. Nivel de autoridad o Depende de: Gerencia General o Supervisa a: Auditoria externa Funcin general: Realizar las operaciones de limpieza, vigilancia y transporte de la organizacin.

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Unidad: Comit de Educacin

Objetivos o Dar a conocer y lograr la comprensin de los asociados actuales y potenciales los fundamentos sociales; los valores y los principios; los mtodos y los procedimientos que deben aplicarse en cooperativismo, para obtener los mejores resultados en la administracin y direccin superior de la cooperativa, y en su gestin empresarial. o Facilitar herramientas de desarrollo familiar como lo son becas para hijos de los asociados etc. Nivel de autoridad o Depende de: Consejo de administracin o Supervisa a: Funcin general o Atender las necesidades de capacitacin de los miembros de cuerpos directivos sobre las materias inherentes a las funciones que desempeen. o Brindar apoyo a los asociados y sus familias proporcionando facilidades de educacin como lo son las becas. Funciones especificas o Elaborar y presentar al Consejo de Administracin un plan de trabajo para el periodo. El mismo deber estar acompaado del correspondiente presupuesto de gastos. o Ejecutar el plan de trabajo aprobado por el Consejo de Administracin. o Organizar y desarrollar programas de educacin cooperativa por iniciativa propia y la coordinacin con otras entidades e instituciones afines. o Promover y realizar tantas actividades educativas como sea posible, de inters para los socios como para la comunidad en que la cooperativa desarrolla sus actividades. o Disponer de los fondos que le hayan sido asignados, previa aprobacin del Consejo de Administracin.

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Unidad: Auditoria interna

Objetivos: Fiscalizar todas las operaciones realizadas por la cooperativa. Nivel de autoridad o Depende de: Comit de educacin o Supervisa a: Funciones: o Revisar el sistema de contabilidad y los controles internos que sean elaborados por el contador. o Recomendar las modificaciones necesarias a los sistemas de contabilidad y a los controles internos. o Revisar todas las operaciones que comprometan directamente a la cooperativa, as como todas sus erogaciones de fondos que por cualquier forma y concepto se realicen. o Realizar auditoras detalladas de ingresos y egresos. o Participar en el levantamiento de inventario o Verificar los Estados Financieros, en cuanto a contenido, presentacin, revisin y anlisis de cuentas. o Certificar los estados financieros que mensualmente sean emitidos por los departamentos correspondientes. o Velar por que se mantenga al da y archivados en condiciones de seguridad, todos los registros, plizas de seguros, documentos y memorias de la cooperativa. o Velar porque se d fiel cumplimiento a la ley orgnica de la cooperativa y a su reglamentacin interna, as como a las disposiciones legales relativas a la publicacin de los estados financieros, compra y venta de activos, arrendamiento de muebles o inmuebles y cualquier otra operacin.

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