Gestin Documental Inteligente en la Empresa y e-Administracin

Gestin Documental Inteligente en la Empresa y

e-Administracin
Athento vs. la problemtica y necesidades de gestin documental a las que se enfrenta la Empresa y la Administracin !blica diariamente.

"echa# $ulio%&'((

Yerbabuena Software Telfono: 902 995 246 http://www.yerbabuenasoftware.com/ yerbabuena yerbabuena.es

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roblemtica) necesidades y valores

Tra!"c"onalmente# la $est"%n !ocumental se ent"en!e como el !esarrollo !e t*cnicas basa!as en un trato f&s"co con el papel o en un software !e $est"%n !ocumental empresar"al cl's"co# como Sharepo"nt !e ("crosoft# )"le*et !e +,(# -.( !e /racle# /pen Te0t o 1ocumentum !e 2(. destinadas a clasificar) archivar) buscar) versionar y compartir documentos. 3ec"entemente# han aparec"!o en el merca!o tecnol%$"co nue4as compa5&as cuyo ob6et"4o pr"nc"pal es acercar las soluc"ones !e $est"%n !ocumental a prec"os m's ase7u"bles# s"n per!er cal"!a!# como es el caso !e 8lfresco# 9nowle!$etree o *u0eo. :ero estas soluc"ones s"$uen bas'n!ose en tcn"cas cl's"cas !e $est"%n !ocumental# es !ec"r# neces"tan !e la part"c"pac"%n humana para c"ertas act"4"!a!es como la clas"f"cac"%n o el "n"c"o !e proce!"m"entos !e tratam"ento !e un !ocumento. El +', de las organi-aciones que deciden implantar un sistema de gestin documental lo hacen) principalmente) como solucin al caos en la gestin de la informacin# muy por enc"ma !e otras ra;ones !e peso# como pue!e ser la re!ucc"%n !e costes. 2sto es !eb"!o a 7ue# hoy !&a# la sobrecar$a "nformat"4a e0"stente en las or$an";ac"ones es uno !e los mayores problemas !etecta!os en la soc"e!a! !e la "nformac"%n. 2l e0ceso !e "nformac"%n entrante en una ent"!a!# como consecuenc"a !el "ncremento mas"4o !e fuentes# entre otros aspectos# hace 7ue el crec"m"ento !el 4olumen "nformat"4o est muy por enc"ma !e la capac"!a! !e !esarrollo con la 7ue suelen contar los recursos humanos !e cual7u"er or$an";ac"%n. 1e hecho# aun7ue muchas or$an";ac"ones ut"l";an ya al$<n t"po !e soluc"%n !e $est"%n !es!e la 7ue po!er compart"r y or$an";ar la !ocumentac"%n# m's !e un 40= !e ellas p"ensan 7ue su "nformac"%n electr%n"ca >e0cluyen!o los e?ma"ls@ no es completamente acces"ble# correcta o conf"able. Aasta tal punto esto es as&# 7ue el +', de las organi-aciones asegura que es ms fcil locali-ar informacin !til en Internet que en sus propios sistemas. 24"!entemente# este t"po !e problem't"cas no se resuel4en <n"camente con la "mplantac"%n !e un software !e $est"%n !ocumental# s"no con el !"se5o !e espec&f"cas y costosas estrate$"as para la

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$est"%n empresar"al !e la "nformac"%n# 7ue "ncluyen tareas como el !"se5o !e los meta!atos !entro !e una ta0onom&a# el establec"m"ento !e un cua!ro !e clas"f"cac"%n# el !"se5o y protot"pa!o !e la "ntel"$enc"a !e ne$oc"o# o el !"se5o !e la ar7u"tectura or"enta!a a ser4"c"os# entre otros. Athento es una solucin de gestin documental que se construye a partir de la e.periencia de las soluciones de gestin clsicas) y que a/ade un factor de *.ito fundamental# un sistema de gestin inteligente. 1"cho s"stema nos perm"te !"sponer !e una clas"f"cac"%n y !"str"buc"%n autom't"ca !e la !ocumentac"%n. Y B7u s"$n"f"ca estoC pues 7ue tareas como el "n"c"o !e proce!"m"entos o la clas"f"cac"%n !e los m"smos no neces"tar&an "nter4enc"%n humana.

01a plataforma Athento es para mi2

2n un rec"ente estu!"o !e la 8++(# !on!e part"c"paron or$an";ac"ones !e !"4ersos tama5os >!es!e las 7ue ten&an DD emplea!os hasta las 7ue !"spon&an !e m's !e D0.000@E !"4ersos 'mb"tos !e actuac"%n >locales# re$"onales y nac"onales@E !"ferentes sectores >f"nan;as# telecomun"cac"ones# manufactura# e!ucac"%n# "n$en"er&a# salu!# +T# transportes# construcc"%n# etc.@ y !"st"ntas ub"cac"ones $eo$r'f"cas >8mr"ca# 2uropa# 8ustral"a y 8s"a# entre otras@# se !emostr% 7ue tan s%lo un 5= !el total !e las or$an";ac"ones af"rmaba no tener "ntenc"%n futura !e "mplantar un $estor !ocumental para su empresa. Fo 7ue s"$n"f"ca 7ue ms del 3', de las organi-aciones) desarrolladas dentro de la sociedad de la informacin) consideran indispensable disponer de un gestor documental con aplicaciones prcticas que me$oren el acceso a contenidos en un entorno colaborativo. 2n este sent"!o# 8thento se presenta como un sistema de gestin documental que ofrece un enfoque puramente colaborativo.

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2ste t"po !e entornos t"enen la capac"!a! !e reportar a las or$an";ac"ones una $ran cant"!a! !e 4enta6as sobre su $est"%n !ocumental. 8s&# se establece lo s"$u"ente:

2l 60= !e las personas encuesta!as en un rec"ente estu!"o relac"ona!o con esta tem't"ca man"festaron 7ue traba$ar $unto con sus compa/eros les ayuda a desarrollar me$or sus funciones.

Fa reduccin de costes a los 7ue pue!e asp"rar cual7u"er or$an";ac"%n 7ue a!opte un enfo7ue colaborat"4o en el !esarrollo !e sus func"ones >en personal# 4"a6es e "nfraestructuras@ pue!e alcan;ar el G0=.

:or to!o esto# una plataforma de gestin documental colaborativa como 8thento ofrece a cual7u"er or$an";ac"%n las s"$u"entes pos"b"l"!a!es en el tratam"ento !e su !ocumentac"%n:

4atalogar los documentos rocesar su contenido# "n!epen!"entemente !e cu'l sea el or"$en !e estos !ocumentos >correo electr%n"co# esc'ner# fa0 u otros@. 5eali-ar actividades a partir del procesado y la catalo$ac"%n !e los m"smos# como por e6emplo# "n"c"ar proce!"m"entos !e contab"l";ac"%n sobre una factura nue4a# en4"ar una not"f"cac"%n !e f"nal";ac"%n sobre un proyecto a un cl"ente !eterm"na!o >por7ue ha lle$a!o el cert"f"ca!o !e real";ac"%n !e la <lt"ma entre$a@# o hab"l"tar espac"os !e traba6o para colabora!ores >para !ocumentos !e colaborac"%n entre partners@.

Archivar los documentos de forma automtica y en func"%n !e las neces"!a!es !e la empresa y !e los cr"ter"os le$ales e0"stentes en ca!a pa&s en cuanto a la preser4ac"%n !e los !ocumentos con car'cter le$al.

5ecuperar documentos archivados o almacena!os !e forma senc"lla# ut"l";an!o !"ferentes mo!elos !e na4e$ac"%n a tra4s !e los fon!os !ocumentales# as& como !"ferentes mo!elos !e b<s7ue!a.

20"sten abun!antes 4&!eos !emostrat"4os sobre la captura autom't"ca !e !atos en facturas# auto?et"7ueta!o !e !ocumentos# creac"%n !e worHflows autom't"cos en base al t"po !e !ocumento >7ue a su 4e; es reconoc"!o !e forma autom't"ca por 8thento@.I2JK

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0 ero qu* aporta la Gestin Documental Inteligente a mi organi-acin2

8thento es m's 7ue un s"stema !e $est"%n !ocumental# es un gestor documental inteligente. 2sto es as& por7ue:

2st' !"se5a!o para construir aplicaciones a!apta!as espec"almente a sus necesidades.

2st' basa!o en una arquitectura de componentes !"se5a!a para crecer con su or$an";ac"%n.

2s la base !e la $est"%n !ocumental "ntel"$ente 7ue neces"ta su empresa# ya 7ue act<a por s& m"sma y es capa; !e apren!er !e sus errores y !e retroalimentarse del feedbac6 del usuario.

2s una plataforma "ntel"$ente# en !ef"n"t"4a# por7ue t"ene un comportam"ento capa- de ayudar a su organi-acin a ser ms efica- en la gestin de la documentacin.

8 cont"nuac"%n# se muestran casos !e uso 7ue le perm"t"r'n compren!er las capac"!a!es !e un s"stema !e este cal"bre:

1os emails o cuestiones reali-adas por los clientes pueden ser inmediatamente entendidas y filtradas >!es!e la web o cual7u"er otra apl"cac"%n@ para 7ue los e0pertos a!ecua!os pue!an !ar respuesta.

7btener una respuesta adecuada y relevante cuando se reali-a una b!squeda# aun7ue los trm"nos ut"l";a!os pue!an tener !"ferentes s"$n"f"ca!os ? y perm"t"en!o 7ue estos resulta!os 4en$an !e m<lt"ples or&$enes# como anunc"os onl"ne# comentar"os# post !e tw"tter# "nformes y otros !atos no?estructura!os.

Anlisis de documentos# cate$or";ac"%n# au!"tor&a# etc. Identificar la informacin competitiva) las 'reas !e cr"s"s potenc"al y la "nformac"%n estrat$"ca tanto !es!e !ocumentac"%n "nterna como !es!e la web.

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Fa plataforma !e $est"%n !ocumental "ntel"$ente 8thento aporta en la actual"!a! esa func"onal"!a! 7ue la hace l&!er en el merca!o !e la $est"%n !ocumental. 4omo solucin de gestin documental inteligente entendemos aquella que aplica tecnolog8as semnticas para) no slo e.traer informacin del documento) sino tambi*n para a/adir informacin adicional sin que la aportacin humana sea necesaria. As8) podemos enla-ar el procedimiento completo de gestin de la documentacin) desde el momento de la captura hasta su destruccin o archivado) con el m8nimo esfuer-o humano. Fos benef"c"os 7ue proporc"ona este nue4o para!"$ma !e $est"%n !ocumental pue!e producir recortes en el tiempo de procesado de escaneado y digitali-acin de hasta un 3',. ID4K -n caso !e estu!"o real";a!o en el ("nnesota 1epartment of 3e4enue >(1/3@ ID5K# 7ue proporc"ona "nformac"%n sobre "mpuestos# !eclarac"ones y ser4"c"os !e pa$o a res"!entes !es4el% 7ue la "mplantac"%n !e una soluc"%n !e captura "ntel"$ente pro!u6o resulta!os e0traor!"nar"os en el ren!"m"ento !e los recursos# entre los 7ue !estacaron:

5educcin !el procesam"ento !e !eclarac"ones en papel !e J0?40 !&as a menos !e D0. 5educcin !el procesam"ento !e !eclarac"ones electr%n"camente !e D0 !&as a J

1e esta forma# el !epartamento procesa el 95= !e las !eclarac"ones en un pla;o !e c"nco !&as# me6oran!o as& el ser4"c"o a los c"u!a!anos. Y e0"sten muchos m's e6emplos !e compa5&as y or$an";ac"ones cuyos resulta!os sat"sfactor"os# tras la "mplantac"%n !e la $est"%n !ocumental "ntel"$ente en sus empresas# las han hecho m's pro!uct"4as# I 4er referenc"as: 5# 6# L# G# 9 y D0K 3ec"entemente# ha s"!o "mplanta!o en un proyecto completo !e e0celentes resulta!os en la 1"recc"%n Meneral !e Tr'f"co# en colaborac"%n con el +lustre .ole$"o !e Mestores 8!m"n"strat"4os !e (a!r"!. I2D y 22K

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9o ya tengo procedimientos de gestin documental y un sistema de informacin...

Fa plataforma 8thento !e $est"%n !ocumental enca6a en cual7u"er s"stema !e "nformac"%n como una p"e;a !e Fe$o. Fas e0per"enc"as !e "nte$rac"%n con s"stemas e0"stentes en or$an";ac"ones y empresas !e muy !"4ersos tama5os han !a!o resulta!os !e "mplantac"%n en t"empos recor!. 2s espec"almente "nteresante el caso !e "nte$rac"%n !e 8thento con la plataforma (/81 >(o!elo /b6et"4o !e 8yuntam"ento 1"$"tal@ cuyo ob6et"4o es ofrecer soluc"ones !e tram"tac"%n electr%n"ca a 8yuntam"entos con recursos l"m"ta!os. 2sta "nte$rac"%n se real";% en la 1"putac"%n !e ('la$a en menos !e un mes# lo 7ue prop"c"% un ahorro sustanc"al en recursos. Fa e0"stenc"a !e proce!"m"entos fac"l"ta# a!em's# la "nte$rac"%n !e estos con el $estor !ocumental. Fos proce!"m"entos e0"stentes pue!en ser "mplementa!os en la plataforma# automat";a!os !entro !el proceso !e tratam"ento !ocumental# y conecta!o con las act"4"!a!es !e captura !e "nformac"%n y !e !"str"buc"%n !e la !ocumentac"%n a los !"st"ntos "nteresa!os. Fa ar7u"tectura !e la plataforma perm"te 7ue la "nte$rac"%n !e los proce!"m"entos tamb"n se resuel4a en unos t"empos "ncre&bles# lle$an!o a !"sponerse !e procedimientos listos para su e$ecucin en menos de dos semanas. IGK

otenciar la productividad con "irma Digital

2n cual7u"er a!m"n"strac"%n p<bl"ca# local# re$"onal o nac"onal# se prec"sa !e un elemento b's"co para la $est"%n !e cual7u"er !ocumento: la pos"b"l"!a! !e f"rmarlo. )"rmar un !ocumento trae cons"$o una ser"e !e aspectos le$ales 7ue la hacen un mecan"smo muy po!eroso para po!er a4an;ar en los proce!"m"entos a!m"n"strat"4os 7ue "n4olucran a m's !e una ent"!a!# f&s"ca o no: Autenticidad# la f"rma se suele real";ar frente a un tercero# !e conf"an;a# 7ue 4er"f"ca 7ue el proceso se ha real";a!o correctamente y 7ue se pue!e se$u"r a!elante. Integridad# la f"rma f&s"ca pue!e real";arse !e forma 7ue cual7u"er mo!"f"cac"%n al !ocumento sea f'c"lmente !etecta!a. rivacidad# la f"rma !"$"tal suele ser personal y !"f&c"lmente cop"able por terceras ent"!a!es# lo 7ue la hace totalmente pr"4a!a. E.igibilidad# las f"rmas 7ue se rubr"can en el papel son f'c"lmente 4er"f"cables por las ent"!a!es part"c"pantes.

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:o repudio# una !e los ob6etos m's "mportantes !e la f"rma es n"n$una !e las partes "mpl"ca!as pue!a recha;ar m's a!elante el conoc"m"ento !e las con!"c"ones o trm"nos 7ue se reco$en !entro !el prop"o !ocumento. ;odas estas cualidades deben ser igualmente vlidas en un documento firmado en digital. Aab"tualmente# se hace referenc"a a !os trm"nos 7ue pue!en ser confusos: la f"rma electr%n"ca y la f"rma !"$"tal. S%lo la se$un!a t"ene pos"b"l"!a!es !e ofrecer las cual"!a!es arr"ba !escr"tas. 1a firma electrnica se basa en la !"$"tal";ac"%n o escanea!o !e la f"rma or"$"nal !el "nteresa!o# o la foto !e !"cha f"rma. <na firma digital a5a!e "nformac"%n e0tra al !ocumento 7ue perm"te "!ent"f"car y autent"car al em"sor y sus !atos ut"l";an!o encr"ptac"%n !e cla4e p<bl"ca. :ue!en comb"narse ambas opc"ones# pero la se$un!a es obl"$ator"a para 7ue el !ocumento ten$a al$una 4al"!e; como !ocumento f"rma!o.

Y# Bpor 7u camb"ar !e un mecan"smo cl's"co 7ue parece estar func"onan!o a este nue4o mto!oC Senc"llamente por7ue# en real"!a!# el modelo clsico no funciona. Fas ent"!a!es p<bl"cas son las m's consc"entes !e la problem't"ca 7ue supone la f"rma f&s"ca. 2n este sent"!o# se sabe 7ue hasta un =', de usuarios que no tienen firma digital padecen parali-aciones de sus procesos por la necesidad de reali-ar una firma f8sica# lle$an!o hasta el 2J= los usuar"os 7ue 4en retrasa!os estos proce!"m"entos en m's !e una semana por este mot"4o. ID6K

:ero aun7ue al"$erar el proceso !e aprobac"%n y ahorrar t"empos en los procesos son los benef"c"os m's cons"!era!os por a7uellos 7ue ya "mplementaron un s"stema !e este t"po# hay m's ra;ones !e peso a tener en cuenta: el ahorro de costes es considerable. S%lo ten$amos en cuenta 7ue para el 6J= !e las or$an";ac"ones 7ue no !"sponen !e s"stemas !e f"rma !"$"tal# ms de la mitad de los documentos que se imprimen) se producen !nicamente para a/adir una firma. 1e hecho# se pro!ucen !e me!"a J.5 fotocop"as a!"c"onales o cop"as !e fa0 !e un !ocumento# s%lo por esta ra;%n.

2s tal el ahorro pro!uc"!o en recursos# 7ue el +>, de las organi-aciones que implementan gestin documental con firma digital recuperan su inversin en el primer a/o o antes. ID6K

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8thento por supuesto no po!&a !e6ar !e la!o esta "mportante neces"!a! a resol4er en las or$an";ac"ones# y para ello# !"spone !e !os caracter&st"cas 7ue la hacen <n"ca como plataforma !e $est"%n !ocumental: +mplementa una soluc"%n !e f"rma !"$"tal. :roporc"ona una capac"!a! "ncre&ble !e a!aptarse a herram"enas !e f"rma !e terceros. .omo e6emplo cabe !estacar la rec"ente "nte$rac"%n !e la plataforma con la conoc"!a herram"enta f"rma# !"spon"ble en el repos"tor"o !e software ab"erto para a!m"n"strac"ones p<bl"cas !e la Nunta !e 8n!aluc&a. Tamb"n se han real";a!o "nte$rac"ones con otros pro!uctos# como O&af"rma# plataforma !e )"rma y autent"cac"%n !"$"tal. ID9K .

?odelo de @oftAare 1ibre

Fa elecc"%n !el mo!elo !e software l"bre para esta plataforma no se hace arb"trar"amente. 2l 64= !e las or$an";ac"ones 7ue "mplantar'n un s"stema !e $est"%n !ocumental lo hacen cons"!eran!o soluc"ones !e software l"bre# pr"nc"palmente por ra;ones como el ahorro !e costes# la se$ur"!a! o la fac"l"!a! !e uso. 8!em's# el software l"bre perm"te 7ue ste me6ore en cuanto a usab"l"!a!# ren!"m"ento y# en $eneral# respecto a cual7u"er factor# $rac"as a la e0per"enc"a 4olca!a en las comun"!a!es !e !esarrollo 7ue se comparten con el ob6et"4o !e ofrecer los m's altos n"4eles !e cal"!a! y sat"sfacc"%n a las empresas y or$an";ac"ones 7ue las ut"l";an. 2stas comun"!a!es $arant";an# a!em's# la pos"b"l"!a! para estas or$an";ac"ones y empresas !e acce!er a $ran 4ar"e!a! !e pos"bles pro4ee!ores# e4"t'n!oles blo7ueos entre cl"entes y pro4ee!ores >4en!or locH?"n@ I20K.

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04unto tiempo toma la implantacin de la plataforma Athento2

Fa "mplantac"%n !e la plataforma 8thento se $est"ona s"$u"en!o meto!olo$&as '$"les !e !esarrollo e "mplantac"%n. 2sto $arant";a 7ue en cortos per"o!os !e t"empo >!es!e 2PJ semanas@ se pue!e tener func"onan!o y pro!uc"en!o una apl"cac"%n !e $est"%n !ocumental. Fa meto!olo$&a !e traba6o !e Yerbabuena Software# basa!a en meto!olo$&as '$"les como S.3-(# perm"te e6ecutar las a!aptac"ones al func"onam"ento !e la or$an";ac"%n conforme se neces"ten# y conforme se pue!an "r a6ustan!o al presupuesto en ca!a momento. 2sto $arant";a una perfecta comunin entre la organi-acin y su gestor documental. Yerbabuena Software proporc"ona a!em's a su or$an";ac"%n estrate$"as !e me!"c"%n y e4aluac"%n !el esta!o actual !e su s"stema !e $est"%n !ocumental# !e forma 7ue se pue!an real";ar ob6et"4as e4aluac"ones per"%!"cas sobre la me6ora 7ue est' obten"en!o con respecto a anter"ores me!"c"ones# en aspecto tan cr&t"cos como la real";ac"%n !e un flu$o de traba$o documental) la b!squeda de informacin interna o la firma electrnica de e.pedientes compuestos por documentos.

9erbabuena @oftAare es Gestin Documental Inteligente

Yerbabuena Software es una empresa !e!"ca!a en e0clus"4a al !esarrollo e "mplantac"%n !e software !e $est"%n !ocumental. .omo consultora "n!epen!"ente# s"$ue crec"en!o !es!e su nac"m"ento# tanto en n<mero !e cl"entes# como en facturac"%n. S"ta en ('la$a >:ar7ue Tecnol%$"co !e 8n!aluc&a@# la empresa ha ab"erto se!e rec"entemente en Se4"lla# (a!r"! y S"l"con Oalley >2sta!os -n"!os@. 8s"m"smo# posee acuer!os !e partners estrat$"cos en 4ar"as ;onas !e 2spa5a# as& como en otros pa&ses !e 2uropa y Fat"no 8mr"ca. Aasta la fecha# los !esarrolla!ores e "n$en"eros !e Yerbabuena Software han traba6a!o conc"en;u!amente en la aportac"%n !e 4alor e "nno4ac"%n a las plataformas !e $est"%n !ocumental con las 7ue ha traba6a!o !es!e 2005# contan!o as& con reconoc"m"entos como el Sello 2ureHa al proyecto *u0eo 20D0# :royecto !e colaboracin internacional en IBD con la empresa francesa *u0eo# el prem"o 8rco +r"s >200L@ o el prem"o 8n!aluc&a Soc"e!a! !e la +nformac"%n >200G@# otor$a!o por la Nunta !e 8n!aluc&a como empresa m's "nno4a!ora.

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5eferencias#
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
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